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Contenido

INTRODUCCION................................................................................................... 2
1. La comunicacin interna............................................................................3
1.1. Plan de Comunicacin Interna de Construcciones y soluciones CP. 3
1.2. Objetivos............................................................................................. 4
2. Seleccin de Medios.................................................................................. 5
3. Planificacin de Acciones...........................................................................5
3.1. Anlisis previo de la comunicacin existente......................................5
3.2. Realizar un Diagnstico de la Situacin de comunicacin...................6
3.3 Establecer Una Lnea de Accin..............................................................6
3.3. Disear el Plan de Comunicaciones interno........................................7
4. Cronograma Plan de Comunicaciones.......................................................7
5. Establecimiento de Responsabilidades....................................................11
6. Seguimiento............................................................................................ 11
7. Analisis breve de la actividad partiendo de los contenidos especificados
en los elementos de competencia 2.............................................................11
INTRODUCCION

Con la realizacin de este Plan de Comunicaciones interna, se pretende dar a


conocer cules son las necesidades comunicacionales que tiene la empresa
Construcciones y Soluciones CP propietaria de una de las marcas ms
reconocidas a nivel nacional y mundial, que suple las necesidades al ramo de la
construccin, gran generadora de empleo directo e indirecto, caracterizada por
ofrecer a sus clientes los mejores productos.

Se han dado cuenta que cun importante es para nuestras vidas la comunicacin,
ya que todo lo que emprendemos ya sea la terea ms simple requiere actos
comunicacionales, sobre todo en la actualidad, en que estos actos son de suma
importancia para la empresa, puesto que todas las funciones administrativas
involucran alguna forma de comunicacin, ya sea para planear, dirigir, organizar o
controlar de forma directa o indirecta, siempre van a estar en comunicacin con
otros y a travs de otros. Una comunicacin efectiva es la base para construir las
bases de una organizacin
1. La comunicacin interna

Una excelente comunicacin interna de una empresa u organizacin se muestra


como eje fundamental en el desarrollo de las relaciones de trabajo, a la vez que
favorece la mejora de los procesos y la motivacin de las personas que la
integran; debe ser un proceso de intercambio permanente y dinmico entre los
miembros de la organizacin se trata de involucrar en lugar de convencer o
imponer, de fomentar la toma de decisiones a partir de la experiencia de sus
propios integrantes y de contar con el personal, como el recurso estratgico para
la concesin de los objetivos marcados y el cumplimiento de su Misin y Visin.

1.1. Plan de Comunicacin Interna de Construcciones y soluciones CP


1.2. Objetivos

a. Compartir la informacin necesaria para reforzar su nueva estructura


organizativa y garantizar la calidad de sus productos y el servicio al cliente

b. Propiciar entre todo el personal el desarrollo de una visin comn, acerca


de su poltica organizacional y empresarial.

c. Mantener oportuna y adecuadamente informado al personal, acerca de los


cambios en el nuevo entorno que incidan en el funcionamiento de la
empresa.

d. Establecer canales de comunicacin bidireccionales que permitan sentar


las bases para el mantenimiento de un clima de trabajo.

1.2.1. Objetivos especficos

a. Utilizar diferentes herramientas de investigacin tanto para diagnosticar el


inicio del proceso, la situacin existente en materia de comunicaciones en
la empresa, como para evaluar al final del mismo, los resultados obtenidos
con los esfuerzos de la mejora.

b. Propiciar la identificacin de los colaboradores con la organizacin, y por lo


tanto, el orgullo y sentido de pertenencia, difundiendo los elementos de la
cultura corporativa (misin, visin, valores).

c. Asegurar que todo el personal que integran la organizacin reciban


informacin relevante, suficiente, confiable y oportuna sobre el entorno, la
empresa y sobre su trabajo; son muchas las cosas que los colaboradores
necesitan saber para sentirse parte de la organizacin y para desempear
efectivamente sus tareas.

d. Favorecer la integracin de la organizacin con y entre sus colaboradores,


fortaleciendo la comunicacin vertical, horizontal y diagonal, fomentar el
trabajo en equipo, propiciar el rompimiento de las barreras existentes entre
las reas y niveles, y crear un clima de colaboracin y apoyo para el
cumplimiento de los objetivos comunes.
2. Seleccin de Medios

Teniendo en cuenta que existen diferentes tipos de comunicacin organizacional


como la comunicacin formal en donde los mensajes siguen los caminos oficiales
dictados por la jerarqua y especificados en el organigrama de la empresa, por
regla general, estos mensajes fluyen de manera descendente, ascendente u
horizontal. La comunicacin descendente en donde se envan los mensajes de la
gerencia a los subordinados con el fin de proporcionar instrucciones suficientes y
especficas de trabajo.

Por lo anterior, y considerando que la empresa Construcciones y Soluciones


CP es el resultado de la fusin de dos organizaciones, la forma eficaz y rpida
de tener la informacin necesaria para su direccin inicialmente se bebe utilizar la
comunicacin Ascendente por considerar que es aquella que va del
subordinado a los superiores, con el principal beneficio de esta comunicacin es el
de ser el canal por el cual la administracin conocer las opiniones de los
subalternos en todos sus procesos de produccin y administrativos; al igual algo
importante que le permite tener una informacin sobre el clima laboral actual de la
empresa si se tiene en cuenta que el material humano es la base fundamental de
toda organizacin.

3. Planificacin de Acciones

3.1. Anlisis previo de la comunicacin existente

En esta fase inicial, la organizacin debe investigar las necesidades de


informacin/comunicacin para lo cual se debe respondes las siguientes
preguntas.
a) Cul es la sensibilizacin existente sobre la importancia de la
comunicacin interna en el trabajo?
b) Estn bien identificadas las demandas/ofertas informativas?
c) Existe una implicacin por parte de la nueva direccin de la empresa?
d) Existen problemas en el sistema de comunicacin actual es decir no llega
a todo el mundo, se hace un mal uso del mismo,etc.
e) Son adecuados los canales y medios existentes de comunicacin?

Para esto, se lleva a cabo un anlisis inicial de los siguientes factores

La oferta y demanda de comunicacin a travs de la recogida de


informacin con el personal (mtodos informales, dilogos en secciones de
formacin, herramientas de feedback a partir de reuniones informativas etc.
y formales como seccin, estudios especficos.
Los documentos generados en la organizacin como el material normativo
o de difusin de empleados.
Los responsables de las tareas de comunicacin
Las relaciones entre los grupos que existen en la organizacin.
El contenido y la forma de los mensajes trasmitidos.
Los flujos y recursos de comunicacin
Las estrategias de la organizacin
La voluntad y capacidad de actuacin de la gerencia.

3.2. Realizar un Diagnstico de la Situacin de comunicacin

Una vez concluido el anlisis anterior, se analiza el material obtenido, identificando


cuales son:

Los actores generadores y receptores de la informacin


Los flujos informativos
El volumen y tipo de informacin que reciben y generan dichos flujos
Las demandas potenciales de comunicacin, personas implicadas
Puntos fuertes y dbiles de la comunicacin.

3.3 Establecer Una Lnea de Accin

Como respuesta a aquellos aspectos de la comunicacin identificados como


puntos crticos, se definen orientaciones que denotaran la importancia y la
necesidad de operar sobre determinados puntos, estableciendo una prioridad en
funcin de su importancia.

3.3. Disear el Plan de Comunicaciones interno

En dicho plan deben quedar incluidos los objetivos, metas y resultados esperados

4. Cronograma Plan de Comunicaciones

Teniendo en cuenta que la empresa Construcciones y Soluciones CP se


constituy legalmente en el mes de noviembre del ao de 2012 se da inicio a un
cronograma. Para desarrollar el plan de comunicaciones a partir del mes de Enero
de la vigencia de 2013 y tratndose de un proyecto de plan de comunicaciones se
anotan fechas supuestas.

VIGENCIA 2013
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Marzo
Enero

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Interna
realizacin
de la
encuesta en
el plazo
previsto
5. Establecimiento de Responsabilidades

El responsable de la Unidad de Comunicaciones, ser la encargada de velar por el


cumplimiento del cronograma, sin que esto conlleve que tenga que realizar de
manera directa las tareas planteadas, para las que ya se han asignado
responsables; este seguimiento se har con el respaldo de la Gerencia, quien visa
el presente documento y a quien comunicaran peridicamente los resultados de
su cumplimiento semestralmente en el primer ao y anualmente en los siguientes,
a menos que hubiera alguna circunstancia extraordinaria que as lo requiera.

6. Seguimiento

La implementacin de este plan de comunicaciones deber estar acompaado de


un control peridico y una retroalimentacin constante utilizando para esto,
cuestionarios, entrevistas etc. Con el propsito de identificar posibles desviaciones
y poder introducir mecanismos de correccin si fuere necesario.

Este seguimiento sirve adems para medir la efectividad de las acciones de


comunicacin interna emprendidas e investigar cules son los canales ms
adecuados con el fin de mejorar las actuaciones diseadas.