Cmo crear tablas dinmicas en Excel

Las tablas dinmicas son cuadros interactivos que le permiten al usuario agrupar y
resumir cantidades grandes de informacin en un formato conciso y tabular que permite
generar reportes y analizar los datos de una manera ms sencilla. Este tipo de tablas
estn disponibles en varios programas para hojas de clculo y pueden organizar, contar
y totalizar la informacin. Excel te permite arrastrar y soltar la informacin que
necesites en las casillas adecuadas para crear fcilmente una tabla dinmica, la cual da
la oportunidad de filtrar y ordenar los datos con el fin de encontrar patrones y
tendencias.

Parte 1 de 3: Crea una tabla dinmica

Abre la hoja de clculo que quieras usar para crear la tabla dinmica. La
tabla dinmica te permite crear reportes visuales a partir de la informacin de
una hoja de clculo. Adems, puedes hacer clculos sin tener que ingresar
frmulas o copiar el contenido de las celdas. Necesitars una hoja de clculo con
varios datos para crear una tabla dinmica.

o Tambin puedes crear una tabla dinmica en Excel a partir de la

informacin de una fuente externa (como Access). Puedes insertar la
tabla dinmica en una hoja de clculo nueva de Excel.
2.

Asegrate de que la informacin tenga los requisitos necesarios para crear

una tabla dinmica. En ocasiones la tabla dinmica no ser la funcin que
quizs necesites. Para aprovechar las caractersticas de este tipo de tablas, la hoja
de clculo debe cumplir con algunos requisitos bsicos:[1]

o La hoja de clculo debe tener al menos una columna con valores

repetidos. Esto bsicamente significa que al menos una columna debe
tener datos repetidos. En el ejemplo que se mostrar a continuacin, la
columna del "tipo de producto" tendr dos valores: "Mesa" o "Silla".

o Debe incluir informacin numrica. Esto es lo que se comparar y

totalizar en la tabla. En el ejemplo siguiente, la columna de "ventas"
contendr los datos numricos.
3.

Inicia el asistente de tablas dinmicas. Haz clic en la pestaa "Insertar" en la

parte superior de la ventana de Excel y presiona el botn "Tabla dinmica" que
se encuentra al lado izquierdo de la banda.

o Si vas a usar Excel 2003 o una versin anterior, haz clic en el men de
Datos y selecciona Tabla dinmica y reporte de tabla dinmica...
4.

Selecciona la informacin que quieras usar. Por defecto, Excel seleccionar

toda la informacin que se encuentre en la hoja de clculo activa. Puedes hacer
clic y arrastrar el recuadro de seleccin para elegir una parte especfica de la
hoja de clculo o puedes especificar un rango de celdas manualmente.

o Si vas a usar una fuente de informacin externa, haz clic en la opcin

"Utilice una fuente de datos externa" y presiona el botn "Elegir
conexin". Busca la conexin a la base de datos que se encuentre en tu
computador.
 5.

Selecciona la ubicacin de la tabla dinmica. Despus de seleccionar el rango

de celdas, elige en la misma ventana la opcin para ubicar la tabla dinmica. Por
defecto, Excel pondr la tabla en una hoja de clculo nueva, lo cual te permite
alternar entre los datos y la tabla por medio de las pestaas en la parte inferior de
la ventana. Tambin puedes poner la tabla dinmica en la misma hoja que la
informacin, lo que te permite elegir la celda en la que quieras colocarla.[2]

o Cuando elijas las opciones que quieras, haz clic en "Aceptar". La tabla
dinmica aparecer y la interfaz del programa cambiar.

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Parte 2 de 3: Configura la tabla dinmica

1.

Aade un campo de fila. Cuando crees la tabla dinmica, bsicamente estars

ordenando la informacin en filas y columnas. Los campos que agregues y las
reas donde lo hagas determinarn la estructura de la tabla. Para insertar la
informacin, arrastra un campo del listado correspondiente que se encuentra a la
derecha de la ventana al rea de las filas de la tabla dinmica.

o Imagina que tienes una empresa que vende dos productos: mesas y sillas.
Por lo tanto, tienes una hoja de clculo con las cifras (ventas) de ventas
cada producto (tipo de producto) en tus cinco tiendas (tienda). Supn que
quieres ver cuntos productos se vendieron en cada tienda.

o Arrastra el campo de la tienda desde el listado correspondiente al rea de

las filas de la tabla dinmica. La lista de las tiendas aparecer organizada
en filas.
2.

Aade un campo de columna. Al igual que las filas, las columnas te permiten
organizar y mostrar la informacin. En el ejemplo anterior, el campo de la tienda
se agreg al rea de las filas. Para ver la cantidad de productos que se vendieron
de acuerdo a su tipo, arrastra el campo de tipo de producto al rea de las
columnas.
3.

Aade un campo de valor. Cuando tengas trazado el orden de la tabla, podrs

aadirle informacin para que la muestre. Haz clic y arrastra el campo de las
ventas al rea de los valores de la tabla dinmica. Vers que la tabla mostrar la
informacin de las ventas de ambos tipos de producto en cada una de las tiendas,
con una columna de totales a la derecha.[3]

o En todos los pasos anteriores puedes arrastrar los campos a las casillas
correspondientes que se encuentran a la derecha de la ventana (debajo
del listado de campos), en vez de llevarlos directamente a la tabla.
4.

Aade varios campos a una sola rea. En las tablas dinmicas puedes agregar
varios campos a una sola rea, lo que te permite controlar minuciosamente la
manera en la que se muestra la informacin. Siguiendo el ejemplo anterior,
imagina que fabricas varias clases de mesas y sillas. En la hoja de clculo
registras si el artculo es una mesa o una silla (tipo de producto) y el modelo
exacto del producto vendido (modelo).

o Arrastra el campo del modelo al rea de las columnas. En las columnas

ahora aparecern de forma desglosada las ventas por modelo y tipo de
producto. Puedes hacer clic en la flecha que se encuentra junto al nombre
del campo en las casillas de la esquina inferior derecha de la ventana
para cambiar el orden de las etiquetas. Selecciona "Subir" o "Bajar" para
mover los campos.
5.

Cambia la manera en la que se muestran los datos. Puedes cambiar la manera

en la que se muestran los valores de la tabla haciendo clic sobre el cono de la
flecha ubicado al lado de los campos en el rea de los valores. Selecciona
"Configuracin de campo de valor" para cambiar la forma en la que se calculan
los valores. Por ejemplo, puedes mostrar los valores en trminos de porcentajes
en vez de usar totales o promediar los datos en lugar de sumarlos.

o Para aprovechar esta caracterstica, puedes agregar el mismo campo

varias veces al rea de los valores. En el ejemplo anterior se mostraba el
total de las ventas para cada tienda. Al aadir un segundo campo de las
ventas, puedes cambiar la configuracin para que ste muestre el
porcentaje de las ventas totales.
6.

Aprende algunas maneras de manipular los valores. Cuando cambies la

manera en la que se calculan los valores, tendrs varias opciones para elegir
dependiendo de tus necesidades:

o Suma. Es la opcin predeterminada para los campos de valores. Excel

totalizar todos los valores que se encuentren en el campo seleccionado

o Cuenta. Con esta opcin contars el nmero de celdas que contienen

datos en el campo seleccionado.

o Promedio. Podrs calcular el promedio de todos los valores en el campo

seleccionado.
 7.

Aade un filtro. En el rea de los "filtros" puedes incluir campos para filtrar
grupos de informacin, lo cual te permite navegar a travs de los resmenes de
datos que se muestran en la tabla dinmica. Los campos que se incluyan en esta
rea funcionarn como los filtros del reporte. Por ejemplo, si pones el campo de
la tienda en el rea de los filtros en vez del rea de las filas, podrs elegir cada
tienda para ver los totales individuales de las ventas o analizar varias tiendas al
mismo tiempo.

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Parte 3 de 3: Usa la tabla dinmica

1.

Organiza y filtra los resultados. Una de las caractersticas principales de la

tabla dinmica es la capacidad de organizar los resultados y ver reportes
dinmicos. Puedes ordenar y filtrar cada etiqueta haciendo clic en el botn de la
flecha que se encuentra junto a su encabezado. Despus podrs organizar la lista
o filtrarla para que muestre algunos datos especficos.[4]
2.

Actualiza la hoja de clculo. La tabla dinmica se actualizar automticamente

cuando modifiques la hoja de clculo de origen. Esta caracterstica es excelente
para supervisar las hojas de clculo y hacerle seguimiento a los cambios.
3.

Hazle cambios a la tabla dinmica. Es increblemente fcil cambiar la

ubicacin y el orden de los campos de una tabla dinmica. Prueba a arrastrar los
campos a reas diferentes para crear una tabla dinmica que se ajuste
precisamente a tus necesidades.

o El nombre de "tabla dinmica" proviene de esta caracterstica. Mover la

informacin a lugares diferentes se conoce como "dinamizar", ya que
cambias el orden en el que se muestran los datos.
 4.

Crea una grfica dinmica. Puedes crear una grfica dinmica que muestre un
reporte visual que se actualice automticamente a partir de una tabla dinmica
completa, lo cual hace que el proceso de crear grficos sea muy rpido.

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Consejos
Tendrs ms opciones para importar la informacin con la funcin de "Obtener
datos externos" que se encuentra en la pestaa de datos. Dichas opciones
incluyen conexiones a bases de datos de Office, archivos de Excel, bases de
datos de Access, archivos de texto, nombres de origen de datos de ODBC,
pginas web, cubos OLAP y archivos con formatos XML o XLS. Despus
podrs usar la informacin de la misma manera que un listado de Excel.

Si aplicaste un filtro automtico a la hoja de clculo (se encuentra en la pestaa

de "Datos" y el botn de "Filtro"), tienes que deshabilitarlo antes de crear la
tabla dinmica. No tendrs problemas si habilitas el filtro nuevamente luego de
crear la tabla.