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INTRODUCTION AUX BASES DE DONNES

AVEC MICROSOFT ACCESS 2007

Objectifs
Savoir interprter une modlisation de donnes en entits-associations
Comprendre la structure relationnelle d'une base de donnes
Connatre les lments d'une base (tables, requtes, formulaires et rapports) et
matriser les principales manipulations dans loutil Access

Niveau de comptences en pr-requis


Pas de connaissances particulires

Ce document d'enseignement est diffus librement, pour usage individuel.


Il est librement tlchargeable sur le site de l'auteur *.
Michel Cartereau - Septembre 2012

AgroParisTech - UFR d'informatique - 16, rue Claude Bernard - F 75231 PARIS CEDEX 05
michel.cartereau @ agroparistech.fr - Tlphone : +33 1 44 08 16 80
* http://www.agroparistech.fr/mmip/mc/
INTRODUCTION

Systme dinformation

Bases de donnes

Ralisation

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INTRODUCTION AU SYSTME D'INFORMATION

EXEMPLE D'ORGANISATION

VENTE DE PRODUITS (FRUITS, LGUMES) PAR UNE COOPRATIVE


Produits achets un producteur et revendus des clients
DIFFRENTES ACTIVITS
Achat de lot un producteur, vente de produit un client,
suivi de l'volution des stocks, etc.
INFORMATIONS
Identification des produits avec prix de vente, d'achat et quantits,
coordonnes des producteurs et des acheteurs, etc.

UN SYSTME D'INFORMATION

UNE REPRSENTATION OPRATIONNELLE DE LA RALIT


Donnes (informations associes aux activits de l'organisation)
+
Outils (manipulation des donnes, aide la dcision)

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SYSTME D'INFORMATION : RALISATION

AUTOMATISATION DU FONCTIONNEMENT D'UNE ORGANISATION

UNE APPLICATION SUR LE POSTE DE TRAVAIL


Manipulations via un formulaire

RLE PRIMORDIAL DES DONNES

LA BASE DE DONNES
Ensemble structur d'informations cohrentes et prennes,
correspondant ici aux activits d'une organisation

MODLISATION DES DONNES


Analyse des informations manipules dans l'organisation avec
reprsentation formelle de leur nature et leur structuration

IMPLMENTATION DES DONNES


Utilisation d'un systme de gestion de base de donnes (SGBD),
avec des outils pour la manipulation des donnes

PRSENTATION ICI DU CAS D'UNE PETITE BASE AVEC L'OUTIL ACCESS

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SYSTME D'INFORMATION : VUE PRATIQUE

A QUELLES SITUATIONS DE LA COOPRATIVE CELA CORRESPOND ?

PRINCIPALES ACTIVITS

DU CT DES FOURNISSEURS
Enregistrement d'un nouveau lot, fournisseur ou produit
DU CT DES CLIENTS
Enregistrement d'une vente, d'un nouveau client,
EN INTERNE
Mise jour du prix d'un produit, rapports, tat du stock, etc.

SUIVI GNRAL

EXEMPLES DE QUESTIONS
Quel est le prix du kilogramme de pomme ?

Quelle est l'adresse de De La Rue ?

Y-a-t-il des choux de Chine en stock ? Et combien ?

A qui correspond le numro de tlphone 01.44.08.16.01 ?

Combien de lgumes sont rpertoris ?

Quand est-ce que King King a livr des carottes ?

Combien de lots de brocolis a-t-on enregistr cette anne ?

Quelle est le poids moyen des ventes de panais ?

Y-a-t-il un fruit dont le prix dpasse 10 euros ?

Quels sont les producteurs situs dans les Yvelines ?

Quel est le plus gros stock de produit actuel ?

LE SYSTME D'INFORMATION DOIT RPONDRE TOUS LES BESOINS, QUI


DOIVENT TRE EXAMINS AVANT SA CRATION ( ANALYSE DES BESOINS )

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EXEMPLES DE MANIPULATION

CAS DACTIVITS DE LA COOPRATIVE

LISTE DES PERSONNES (ACHETEURS ET-OU PRODUCTEURS)

ENREGISTREMENT DUN NOUVEAU PRODUIT

MODIFICATION DES COORDONNES DUNE PERSONNE

ETAT DU STOCK

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PRINCIPES DES BASES DE DONNES

Modlisation des donnes

Modle entit-association

Modle relationnel

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MODLISATION DES DONNES
QUELLES SONT LES INFORMATIONS MANIPULES ?

MODLISATION

DONNES : INFORMATIONS CORRESPONDANT DES LMENTS RELS


exemples : un client, un produit, un fournisseur, un lot, une vente
INVENTAIRE DES LMENTS RELS ( ENTITS )
liste des donnes lmentaires 1 rattaches ( attributs )
exemple : produit avec numro, nom, type (lgume ou fruit), prix
REPRSENTATION DE CHAQUE INFORMATION ( FORMAT )
utilisation de types de donnes lmentaires (texte, nombre, etc.)
exemple : le nom d'un produit est un texte
IDENTIFICATION DE DPENDANCES ENTRE ENTITS ( ASSOCIATIONS)
exemple : une vente s'applique un seul produit et un seul client,
avec une date et un prix associs

LA MODLISATION DES DONNES INTERVIENT DANS LA PREMIRE TAPE


DE LA CONCEPTION DU SYSTME D'INFORMATION
(MODLE CONCEPTUEL ENTIT-ASSOCIATION 2 PRSENT ICI)

1 Une donne lmentaire ou atomique, correspond une valeur simple (nombre, texte, date, etc.) et non
pas une valeur multiple (liste, ensemble, etc.)
2 En anglais : entity-relationship model, traduit aussi par modle entit-relation

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DONNE DU PRODUIT
MODLISATION DE L'ENTIT PRODUIT 1

COMMENT REPRSENTER UN PRODUIT ?

DE QUOI A-T-ON BESOIN ?


Le nom du produit, exemple : carotte
Connatre son type, lgume ou fruit, exemple : lgume
Connatre son prix de vente (1 kilogramme), exemple : 1 euro

COMMENT IDENTIFIER UN PRODUIT DE MANIRE UNIQUE ?


Identification possible avec son nom mais risque d'ambigut,
donc plus fiable avec un numro d'ordre associ

REPRSENTATION PAR LES ATTRIBUTS


1) numro : nombre entier, l' identificateur 2
2) nom : texte
3) type : texte, soit LEGUME, soit FRUIT
4) prix : nombre 2 dcimales, exemple : 1,00 (1 euro)

MODLISATION
Reprsentation de l'entit produit

Conventions du modle entit-association 3:


entit rectangle, attribut ovale, identificateur soulign

1 La reprsentation est bien sr simplifie ici, dans le cadre de cette prsentation.


2 Dans le modle entit-association , l' identificateur identifie de manire unique et invariable une
entit ; il correspond un ou plusieurs attributs.
3 Schma ralisable avec le logiciel Dia gratuit et libre pour Windows et Linux, avec le jeu de symboles
ER du modle entit-association , et disponible en : http://live.gnome.org/Dia

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MODLISATION D'UNE ENTIT
EXEMPLE DU PRODUIT

LISTE DES ATTRIBUTS


ensemble des donnes lmentaires caractristiques de l'entit
principaux types de donne possibles :
une valeur numrique avec ou sans partie dcimale,
ventuellement une valeur montaire
un texte libre (taille maximale fixe en nombre de caractres),
ou un libell parmi quelques valeurs possibles
une date et-ou une heure

DTERMINATION DE L'ATTRIBUT IDENTIFICATEUR


il sert identifier de manire unique un exemplaire de l'entit,
il est toujours connu et il ne peut pas tre modifi (invariable)
cet attribut identificateur consiste prfrentiellement en un code
ou sinon, de manire gnrale, on prend un numro d'ordre

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DONNE DE LA PERSONNE
UNE PERSONNE EST SOIT UN PRODUCTEUR, SOIT UN ACHETEUR

COMMENT REPRSENTER UNE PERSONNE ?

DE QUOI A-T-ON BESOIN ?


La nom de la personne
exemple : De La Rue
Connatre son adresse dont notamment le code postal et la ville,
exemple : 80, bd. J. Jaurs - 92110 - Clichy
Connatre son numro de tlphone
exemple : 01.47.15.30.00

COMMENT IDENTIFIER UNE PERSONNE DE MANIRE UNIQUE ?


Identification avec un numro d'ordre associ

REPRSENTATION PAR LES ATTRIBUTS


1) numro : nombre entier, l' identificateur
2) nom : texte
3) adresse : texte
4) code postal : texte
5) ville : texte
6) tlphone : texte

MODLISATION
Reprsentation de l'entit personne

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ENTITS ET BASE DE DONNES
CAS DES ENTITS PRODUIT ET PERSONNE

TRADUCTION D'ENTIT DANS LA BASE DE DONNES


Dfinition d'une table 1 pour une entit, avec une colonne 2 par
attribut et une ligne par lment de donne ( n-uplet 3)
L'identificateur est appel la clef
Le schma de la table indique le nom de la table et la liste des
attributs, avec la spcification des caractristiques de chacun :
- indication si c'est une clef
- type de ses valeurs ( domaine )

SCHMA DE LA TABLE PRODUIT


1) numero : nombre entier (clef)
2) nom : texte, d'au plus 40 caractres
3) type : texte, soit LEGUME, soit FRUIT
4) prix : nombre 2 dcimales

SCHMA DE LA TABLE PERSONNE


1) numero : nombre entier (clef)
2) nom : texte, d'au plus 40 caractres
3) adresse : texte, d'au plus 60 caractres
4) code_postal : texte, de 5 caractres
5) ville : texte, d'au plus 40 caractres
6) telephone : texte, de 14 caractres

UNE BASE DE DONNE EST UN ENSEMBLE DE TABLES

1 Une table est aussi appele une relation (vocabulaire du modle relationnel)
2 Un attribut s'appelle aussi un champ ; ici, un nom d'attribut dans la table est par prcaution not sans
accents et en remplaant tout espace par un trait de soulign ( _ ) afin d'viter des anomalies dans les
traitements informatiques
3 L'lment de la table ou n-uplet s'appelle aussi un enregistrement, et tuple en anglais.

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TABLES PRODUIT ET PERSONNE
EXEMPLES DE REPRSENTATION DANS LA BASE DE DONNES

EXEMPLE POUR LA TABLE PRODUIT

produit

numero nom type prix

LEGUME FRUIT

1 CAROTTE X 1,00

2 BROCOLIS X 2,00

3 PANAIS X 3,00

4 KIWI X 2,20

5 CHOU DE CHINE X 2,50

6 POMME X 1,60

7 POIRE X 1,90

EXEMPLE POUR LA TABLE PERSONNE

personne

numero nom adresse code_postal ville telephone

1 DE LA RUE 9, rue Convention 93100 MONTREUIL 01.48.70.60.00

2 KING KING 1, place d'Italie 75013 PARIS 01.44.08.13.13

3 LILI 3, rue Rsistance 95200 SARCELLES 01.34.38.20.00

4 CESAR 80, bd. J. Jaurs 92110 CLICHY 01.47.15.30.00

5 TAO 1, avenue de Paris 78000 VERSAILLES 01.30.97.80.00

6 MOMO 6, place Gambetta 75020 PARIS 01.43.15.20.20

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DONNE DE LA VENTE
LA VENTE D'UN PRODUIT UNE PERSONNE

COMMENT REPRSENTER UNE VENTE ?

CARACTRISATION D'UNE VENTE


Association entre entits : un produit est vendu une personne, une
date, avec une quantit, et un prix ventuellement diffrent du prix du
produit (exemple : rduction)
Identification impossible de manire unique avec ces informations :
identification par un numro d'ordre

REPRSENTATION
Association entre un produit et une personne avec les attributs :
1) numro : nombre entier, l' identificateur
2) quantit : nombre entier de kilogrammes achets
3) prix : nombre 2 dcimales du prix pay
4) date : de la vente

MODLISATION DE L'ASSOCIATION VENTE


Dtermination du nombre d'associations possibles ( cardinalit) pour
chacune des entits, sous la forme minimum : maximum
Exemple : un produit peut ne pas tre vendu ou tre vendu N fois 1
soit la cardinalit 0:N

Conventions du modle entit-association :


relation losange avec les attributs propres de l'association et avec
les cardinalits notes sur les branches d'entits

1 N dsigne ici un nombre non limit a priori, c'est--dire plusieurs fois.

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ASSOCIATION VENTE ET BASE DE DONNES
CAS DE L'ASSOCIATION DE LA VENTE

TRADUCTION DANS LA BASE DE DONNES


Dfinition d'une table pour l'association, o chaque entit implique est
reprsente par sa clef ; ici, clefs d'entits associes : numro de
produit et numro de personne (l'acheteur)
Schma de la table vente :
1) numero : nombre entier (clef)
2) produit : numro d'identification dans la table produit
3) acheteur : numro d'identification dans la table personne
4) quantite : nombre entier de kilogrammes achets
5) prix : nombre 2 dcimales du prix pay en centimes
6) date : de la vente

EXEMPLE DE DONNES
Exemple : vente n 1 de 30 Kg de brocolis Lili le 27/12/2005 au prix de
1 90 le kilogramme

vente
numero produit acheteur quantite prix date
1 2 3 30 1,90 27/12/2005
2 3 3 3 2,50 28/12/2005

produit
numero nom type prix
LEGUME FRUIT
1 CAROTTE X 1,00
2 BROCOLIS X 2,00

personne
numero nom adresse code_postal ville telephone
1 DE LA RUE 9, rue Convention 93100 MONTREUIL 01.48.70.60.00
2 KING KING 1, place d'Italie 75013 PARIS 01.44.08.13.13
3 LILI 3, rue Rsistance 95200 SARCELLES 01.34.38.20.00

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ASSOCIATION ET BASE DE DONNES
TRADUCTION DANS LE MODLE RELATIONNEL

CAS GNRAL D'UNE ASSOCIATION SANS CARDINALIT 1:1


Association reprsente par une table, o chaque entit implique dans
l'association y est reprsente par sa clef en tant qu'attribut
Exemple : association est vendu

CAS PARTICULIER D'ASSOCIATION CARDINALIT MAXIMALE DE 1 (0:1 OU 1:1)


Association reprsente dans l'entit cardinalit 1:1,
par l'identificateur de l'autre entit lie en tant qu'attribut
Exemple : association fournit

CLEF PRIMAIRE ET CLEF TRANGRE


La clef reprsentant une entit dans la table d'une association est
appele clef trangre par opposition la clef primaire
servant d'identificateur dans la table de l'entit 1
Exemple : acheteur est une clef trangre dans la table vente,
numro est la clef primaire dans la table personne

UNE ASSOCIATION EST REPRSENTE EN GNRAL PAR UNE TABLE,


SAUF DANS LE CAS OU UNE DES BRANCHES PORTE UNE CARDINALIT 1:1

1 Une clef trangre est aussi appele clef externe et une clef primaire clef de relation

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DONNE DU LOT
UN LOT CORRESPOND ICI UN SEUL PRODUIT

COMMENT REPRSENTER UN LOT ?

CARACTRISATION D'UN LOT


Une entit en double association avec produit et personne : un lot
contient un produit, et il est fourni par une personne (producteur)
Il faut aussi connatre la taille initiale du lot, la taille du reste (pas encore
vendu), la date de la fourniture et le prix d'achat (pour 1 kg)
Exemple : lot de 450 Kg de carottes entirement vendus, fourni par De
La Rue le 29 dcembre 2005 au prix de 0,70 le kg

COMMENT IDENTIFIER UN LOT DE MANIRE UNIQUE ?


Impossible de manire unique avec les informations
identification par un numro d'ordre

MODLISATION

CAS PARTICULIER D'ASSOCIATIONS AVEC UNE CARDINALIT 1:1


UN LOT EST COMPOS D'EXACTEMENT 1 PRODUIT,
UN LOT EST FOURNI PAR EXACTEMENT 1 PRODUCTEUR

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LOT DANS LA BASE DE DONNES
ENTIT lot EN ASSOCIATION
AVEC produit ET personne

REPRSENTATION

REPRSENTATION DANS LA BASE DE DONNES


Associations fournit et compose avec une cardinalit 1:1
Schma de la table lot :
1) numero : nombre entier unique d'identification (clef)
2) produit : numro d'identification dans la table produit
3) producteur : numro d'identification dans la table personne
4) taille_initiale : nombre entier de kg (taille la livraison)
5) taille_reste : nombre entier de kg (pas encore vendus)
6) prix : nombre 2 dcimales, correspondant au prix d'un kilogramme
achet au producteur
7) date : de la fourniture

EXEMPLE DE DONNES
Le lot n 1 : 450 Kg de carottes entirement vendus, achets au prix de
70 centimes le kilogramme, le 29 dcembre 2005 De La Rue

lot
numero produit producteur taille_initiale taille_reste prix date
1 1 1 450 0 0,70 29/12/2005
2 3 2 100 0 3,00 29/12/2005
3 1 2 300 110 0,60 30/12/2005

produit
numero nom type prix
LEGUME FRUIT
1 CAROTTE X 1,00
2 BROCOLIS X 2,00

personne
numero nom adresse code_postal ville telephone
1 DE LA RUE 9, rue Convention 93100 MONTREUIL 01.48.70.60.00
2 KING KING 1, place d'Italie 75013 PARIS 01.44.08.13.13
3 LILI 3, rue Rsistance 95200 SARCELLES 01.34.38.20.00

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MODLISATION DE LA COOPRATIVE

MODLE DE DONNES

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EXERCICE DE MODLISATION

1) Un lot peut tre vrifi une ou plusieurs fois par un employ


(ventuellement diffrent chaque fois) afin de dterminer son tat
gnral (bon, dgrad ou perdu) ; un employ est caractris par sa
fonction et son poste tlphonique.
Exemple : le lot n 1, vrifi le 30/12/2005 comme bon par Joyeux puis
dgrad le 3/1/2006 par Lapin.
Proposer une modlisation de l'employ et puis de la vrification

2) La cooprative offre des promotions sous la forme d'un panier de 2


produits, avec un prix attractif au kilogramme
Exemple : le panier pure hivernale , 3,2 euros,
compos de 1 Kg de carottes et de 1 Kg de panais
a) Proposer une modlisation de ce panier

b) Quelles sont les consquences sur les autres entits ?

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REDONDANCE ET DPENDANCE FONCTIONNELLE
DUPLICATION INUTILE DE DONNES

CAS DE REDONDANCE

EXEMPLE
On dfinit un rfrent unique pour toute personne enregistre, qui
correspond un employ de la cooprative en contact avec elle,
identifi par le nom de cet employ et son poste tlphonique
Si on rajoute ces attributs dans la table personne :
personne
numero nom ... telephone referent poste
1 DE LA RUE ... 01.48.70.60.00 GERARD 223
2 KING KING ... 01.44.08.13.13 GARANCE 222
3 LILI ... 01.34.38.20.00 GARANCE 222

on voit apparatre rapidement une duplication d'information inutile et


dangereuse car si par exemple le poste tlphonique d'un rfrent
change, il faut alors rpercuter la modification chaque rptition
CONSQUENCES
Gchis de mmoire en cas de rptitions nombreuses
Risques levs d'incohrence lors de mises jour incompltes
ANALYSE
Cas gnral de dpendance fonctionnelle entre 2 attributs d'un
enregistrement : la connaissance de la valeur du premier attribut
entrane la dtermination du second attribut de manire unique
Exemple : si on connat le nom du rfrent, on peut trouver le poste
SOLUTION
Elimination des dpendances fonctionnelles par dcomposition de
l'entit en plusieurs entits ; exemple :

LA REDONDANCE EST A PRIORI UN DFAUT DANS UNE BASE DE DONNES

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INCOHRENCE ET INTGRIT RFRENTIELLE

CAS O LES DONNES ENREGISTRES SONT INCORRECTES

CAS D'INCOHRENCE

EXEMPLE
Cas o un lot fait rfrence un produit non enregistr

lot
numero produit producteur taille_initiale taille_reste prix date
1 1 1 450 0 0,70 29/12/2005
2 3 2 100 0 3,00 29/12/2005
3 1 2 300 110 0,60 30/12/2005

produit
numero nom type prix
LEGUME FRUIT
1 CAROTTE X 1,00
2 BROCOLIS X 2,00
4 KIWI X 2,20

CAUSE POSSIBLE
Suppression de l'enregistrement n 3 dans la table produit

MODLISATION

EXEMPLE
Toute rfrence un produit doit exister dans la table produit

CONTRAINTE D'INTGRIT RFRENTIELLE


Toute valeur d'une clef trangre doit exister pour la clef primaire

LA COHRENCE EST UNE QUALIT INDISPENSABLE DES BASES DE DONNES

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EXERCICE DE MODLISATION

DANS LE CADRE DU SYSTME D'INFORMATION DE LA COOPRATIVE,

INDIQUER LES CONTRAINTES D'INTGRIT RELATIONNELLE

EXISTE-T-IL D'AUTRES CONTRAINTES DE COHRENCE ? LESQUELLES ?

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CRATION D'UNE BASE DE DONNE AVEC ACCESS

Loutil Access

Cration d'une base

Dfinition d'une table

Types de donnes

Ajout et mise jour de donnes

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MICROSOFT ACCESS
UN SYSTME DE GESTION DES BASES DE DONNES (SGBD)

UN LOGICIEL DE MICROSOFT
payant, pour Windows, dans Office professionnel 1

prsentation ici des bases de la version 2007


GESTION VIA UNE INTERFACE GRAPHIQUE INTGRE
organisation relationnelle des donnes dans des tables de la base
manipulations via des formulaires et visualisation via des tats
rcupration des donnes via des requtes
possibilit de programmation ( macros ) en Visual basic

1 Access absent de Office en version famille, tudiant et PME.

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CRATION D'UNE BASE
CAS DE LA BASE POUR LA COOPRATIVE

CRATION DE LA BASE

bouton puis commande Nouveau

choisir ensuite le dossier d'accueil et


indiquer le nom du fichier,
exemple : coop.accdb
valider avec le bouton CRER

Passage automatique au remplissage dune nouvelle table

Annuler ce mode en cliquant sur le bouton X droite de TABLE1

UNE BASE SOUS ACCESS EST ENREGISTRE DANS UN FICHIER UNIQUE


AVEC L'EXTENSION .aacdb 1

1 Dans le cas d'Access 97/2000/2003, l'extension est .mdb (Microsoft data base )

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CRATION D'UNE TABLE : DBUT ET CLEF
CAS DE LA BASE coop
LANCEMENT DE LA PROCDURE DE CRATION
onglet CRER UNE TABLE puis CRATION DE TABLE

DFINITION DU CHAMP DE LA CLEF


saisie du nom de champ 1 puis choix du type NUMROAUTO 2

marquage du champ en tant que clef de la table par


la commande CRATION CLEF PRIMAIRE

TOUTE TABLE DOIT COMPORTER UNE CLEF PRIMAIRE DANS ACCESS 1

1 Le nom d'un champ ne doit pas tre trop long (taille maximale de 64) et ne peut pas comporter certains
symboles ( . " ! `[ ] ) ; il est sage de n'utiliser que des lettres (sans accents) avec des chiffres
(mais pas en dbut) et ventuellement le trait de soulign ( _ ).
2 Le type NumroAuto correspond la fixation automatique par Access de la valeur du champ de la clef
pour tout nouvel enregistrement, en squence sans reprise d'un numro dj utilis.

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CRATION D'UNE TABLE : TEXTE ET LISTE
DFINITION D'UN CHAMP DE TEXTE
saisie du nom de champ puis choix du type TEXTE
fixation du nombre maximal de caractres (TAILLE DU CHAMP 1) et
indication de l'obligation d'une valeur non vide pour la cohrence
(NULL INTERDIT OUI, et CHANE VIDE AUTORISE NON)

DFINITION D'UN CHAMP AVEC UNE LISTE DE VALEURS POSSIBLES


type TEXTE avec fixation de la liste des valeurs via l'onglet LISTE DE CHOIX
avec les rglages de AFFICHER LE CONTRLE ZONE DE LISTE, ORIGINE
SOURCE LISTE VALEURS et dans CONTENU les valeurs possibles
spares par un point-virgule ( ; )

1 Une clef primaire est gnralement dfinie sur un champ unique (exemple : numero ) mais peut dans
certains cas s'appliquer plusieurs champs identifiant conjointement de manire unique chaque
enregistrement dans la table

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CRATION D'UNE TABLE : MONTAIRE ET FIN
DFINITION D'UN CHAMP MONTAIRE 2
saisie du nom de champ puis choix du type MONTAIRE
indication de l'obligation d'une valeur non vide pour la cohrence, avec
une valeur nulle par dfaut d'indication
(VALEUR PAR DFAUT 0, NULL INTERDIT OUI)

FIN DE LA CRATION

Enregistrer via le bouton du menu rapide en haut gauche,


ou via la commande au menu Office, en fixant le nom de la table

CRATION DU 1ER LMENT DE LA BASE COOP : LA TABLE PRODUIT

1 Le type Texte autorise une valeur jusqu' 255 caractres au maximum ; au-del, le type Mmo
permet l'enregistrement d'un texte jusqu' 64 000 caractres.
2 Correspond une valeur exprime dans l'unit montaire dfinie sur le poste ( en France)

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CRATION D'UNE TABLE : NUMRIQUE ET DATE
DFINITION D'UN CHAMP NUMRIQUE
saisie du nom de champ puis choix du type NUMRIQUE
conservation du sous-type ENTIER LONG propos (TAILLE DU CHAMP),
d'une valeur nulle par dfaut d'indication (VALEUR PAR DFAUT 0) et
indication de valeur obligatoire (NULL INTERDIT OUI)

DFINITION D'UN CHAMP DE DATE


saisie du nom de champ 1 puis choix du type DATE
indication du format (abrg, exemple : 26/09/2012),
de l'obligation d'une valeur non vide pour la cohrence,
avec une valeur nulle par dfaut d'indication
(VALEUR PAR DFAUT 0, NULL INTERDIT OUI)

1 Le champ ne peut pas s'appeler exactement date , d'o ici le nom la_date

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TYPE DE DONNES DANS ACCESS
DTERMINATION LORS DE LA CRATION D'UNE TABLE

VALEURS NUMRIQUES

Sans partie dcimale : Numrique puis Taille du champ


entier (de - 32 767 + 32 768) ou
entier long (de - 2,1 milliards + 2,1 milliards)
Avec partie dcimale : Numrique puis Taille du champ
dcimal (de - 1028 + 1028, avec tous les chiffres significatifs) ou
rel simple (de - 1038 + 1038, 7 chiffres significatifs) ou
rel double (de - 10308 + 10308, 15 chiffres significatifs)
Cas particulier de valeur montaire : Montaire
(de - 1015 + 1015, avec 4 chiffres significatifs aprs la virgule)
Cas particulier de numro d'ordre fix automatiquement : NumroAuto
(de 1 2,1 milliards)

TEXTES

Texte court : Texte (taille limit fixe, 255 caractres au maximum)


avec possibilit d'une liste de valeurs via Liste de choix
Texte long : Memo (65 535 caractres au maximum)

DATES ET HEURES

Horodate (date et heure ensemble) : Date/Heure avec en option


prsentation rglable via Format dans l'onglet Gnral

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AJOUT DE DONNES
INSERTION D'ENREGISTREMENT DANS UNE TABLE DE LA BASE

OUVERTURE DE LA TABLE

Double-clic sur le nom de la table

REMPLISSAGE DE LA TABLE

Saisir successivement les donnes pour chaque enregistrement


en laissant Access fixer automatiquement la valeur de la clef,
et en passant la zone suivante avec les touches ENTRE ou TAB

Terminer la saisie en refermant la fentre

DANS LE CAS D'UN CHAMP DE TYPE NUMROAUTO, ACCESS FIXE SA VALEUR

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MISE JOUR DE DONNES
MODIFICATION OU SUPPRESSION DANS UNE TABLE DE LA BASE

MODIFICATION D'UN ENREGISTREMENT


Ouvrir la table et effectuer la modification

Terminer la mise jour en refermant la fentre

SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT


Ouvrir la table, reprer la ligne de l'enregistrement puis
cliquer avec le bouton droit sur son bord gauche

Commande SUPPRIMER L'ENREGISTREMENT

Confirmer enfin la demande de suppression

La clef d'un enregistrement supprim n'est pas rutilise pour


un nouvel enregistrement afin d'viter une confusion

IL PEUT DONC Y AVOIR DES VALEURS ABSENTES POUR UNE CLEF SI NUMRO,
EXEMPLE : 1 3 4 5 6 ... (2 SUPPRIM)

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 33


EXERCICES SUR LA CRATION D'UNE BASE

1. Reprendre la modlisation ralise pour la cooprative et crer la base


avec les tables pour les produits, personnes, lots et ventes.

2. Est-ce qu'une table doit obligatoirement comporter une clef primaire ? Une
clef correspond-elle exactement un champ de la table ?

3. Comment fixer la taille maximale d'un champ de texte ? Quels sont les
types correspondants utilisables dans Access ?

4. Citer 4 types principaux pour la dfinition d'un champ dans une table avec
Access.

5. Quelles sont les possibilits dans Access pour assurer que la valeur d'un
champ est toujours dfinie ? Comment fixer une valeur particulire en cas
d'absence de dfinition dans un champ ?

6. Quelle est l'utilit du type de champ NumroAuto ? Comment sont


dtermines ses valeurs ?

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 34


INTERROGATION D'UNE BASE DE DONNE

Requtes de recherche

Critres simples : comparaison, correspondance,


prsence

Critres avancs : combinaisons, calculs, alternatives

Complments sur les requtes : doublons, tri, limitation,


oprations, regroupements

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 35


RECHERCHE DE DONNES : REQUTE
RECHERCHE SIMPLE D'ENREGISTREMENTS DANS UNE TABLE DE LA BASE

PRPARATION D'UNE REQUTE DE RECHERCHE

1) CRATION DE LA REQUTE
Onglet CRER puis bouton CRATION DE REQUTE

2) INDICATION DE LA TABLE CONCERNE


Slectionner la table puis cliquer sur le bouton AJOUTER

UNE RECHERCHE S'EFFECTUE VIA UNE REQUTE

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 36


RECHERCHE DE DONNES : REQUTE (SUITE)
EXEMPLE N 1 : TROUVER TOUS LES LGUMES
EXPRESSION DE LA RECHERCHE

3) INDICATION DES DONNES AFFICHER


Rgler CHAMP produit.* pour voir tous les champs en rsultat 1
et vrifier que AFFICHER est bien coch pour la colonne

4) INDICATION DU CRITRE DE RECHERCHE


Ici afin d'obtenir tous les lgumes, ajouter le champ type
dcocher AFFICHER, et CRITRES taper la valeur LEGUME 2

LANCEMENT DE LA REQUTE DE RECHERCHE

5) Bouton

Pour revenir la dfinition de la requte, bouton

UNE RECHERCHE RENVOIE DES DONNES SOUS LA FORME D'UNE TABLE

1 On peut bien sr ne demander afficher que certains champs et non l'ensemble de l'enregistrement
2 Aprs la saisie de valeur de texte, Access ajoute automatiquement les apostrophes (") autour

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 37


REQUTE : CRITRES SIMPLES
EXPRESSIONS LMENTAIRE DE CRITRES

NOTATIONS DE VALEURS
texte 1 entre guillemets (" 2), nombre entier, dcimal (,) ou en notation
scientifique (e), date entre dises (# 3) avec sparation de jours, mois et
anne par la barre oblique (/) ou un trait d'union (-), heure avec
sparation de minute et seconde par deux-points (:),
valeur inexistante (null), logique (vrai, faux), choix (oui, non)
exemples : "LEGUME" legume -5 1,12e5 #30/6/2009#

COMPARAISON AVEC UNE VALEUR


galit 4 (=), diffrence (<>), infrieur (<), infrieur ou gal (<=),
suprieur (>), suprieur ou gal (>=)
exemples : >= 10 < #30/6/2009# = "CHOU" <> "chou"

CORRESPONDANCE AVEC UN TEXTE GNRIQUE : comme motif


o motif peut contenir un ou plusieurs caractres gnriques 5 :
* (aucun ou toute suite de caractres),
? (un caractre quelconque et un seul)
# (un chiffre quelconque et un seul, dans du texte)
exemples : comme "*CHOU*" comme "fran?oise"

COMPARAISON SELON UN INTERVALLE : entre valeur1 et valeur2


s'applique des valeurs numriques, de date ou de texte 6
exemples : entre 1 et 5 entre "a" et "i"

PRSENCE DANS UNE LISTE : in(valeur1;valeur2 ...)


exemple : in("panais";"carotte";"poireau")

VALEUR ABSENTE : est null


avec la possibilit d'inversion : est pas null

1 Access ne fait pas la diffrence entre les lettres minuscules et majuscules lors d'une recherche
2 Ajout automatique des guillemets autour d'un texte si pas d'ambigut
3 L'encadrement d'une date par des dises (#) est facultatif si pas d'ambigut
4 En l'absence de notation d'une comparaison, c'est l'galit qui est alors applique
5 Pour utiliser un symbole gnrique comme vritable symbole chercher (par exemple l'astrique), il faut le
noter entre crochets ([ ]) ; exemple : [*]
6 Ordre lexicographique des symboles (selon l'alphabet informatique, chiffres avant lettres)

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 38


REQUTE : CRITRES AVANCS
EXPRESSIONS PLUS COMPLEXES DE CRITRES

COMBINAISON LOGIQUE
conjonction (et), disjonction (ou), ngation (pas)
exemple : comme "*chou*" et pas "*bruxelle*"

VALEUR ISSUE D'UN CALCUL


oprations arithmtiques (+ - * /) et parenthsage (),
avec possibilit d'utiliser des fonctions 1
exemples : 55 * 1,196 racine(500)

REPRISE D'UN CHAMP DE L'ENREGISTREMENT


le champ doit tre prsent dans une colonne de la requte
notation du nom du champ entre crochets : [nom]
exemple : > [prix_achat] * 1,4

CALCULS SUR LES DATES ET HEURES


valeur d'une date considre comme un nombre de jours,
avec la date du jour dsigne par Date()
valeur d'une heure considre comme un nombre de secondes, avec
l'heure courante dsigne par Temps()
exemple : Date() - 60 (60 jours avant aujourd'hui)

CRITRES ALTERNATIFS
plusieurs critres o l'un au-moins doit tre vrifi,
nots en utilisant les lignes supplmentaires libelles par OU :
exemple : prix de lgume suprieur 1 ou de fruit suprieur 2

1 Liste des fonctions dans l'aide d'Access ou manipulable via le gnrateur d'expression (cf. page 40)

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 39


REQUTE : ASSISTANCE
ASSISTANCE POUR LA SAISIE D'UN CRITRE

MENU SPCIFIQUE
clic-droit dans la zone du critre et commandes CRER ou ZOOM

CRER : GNRATEUR D'EXPRESSION


saisie assiste des comparaisons, fonctions et calculs

ZOOM 1
agrandissement de la zone de saisie du critre

1 Raccourci au clavier pour obtenir le zoom : MAJUSCULE+F2

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 40


REQUTE : COMPLMENTS
COMPOSANTS OPTIONNELS DE LA REQUTE
VALEURS DISTINCTES
limination de doublons dans les rsultats : 1

(ou clic droit dans le fond du panneau de la requte et PROPRITS)


puis rglage de la zone VALEURS DISTINCTES
exemple : demande de valeurs distinctes

LIMITATION
1
limination de doublons dans les rsultats :
(ou clic droit dans le fond du panneau de la requte et PROPRITS)
puis rglage de la zone PREMIRES VALEURS
exemple : au plus les 5 premiers rsultats

Voir aussi le bouton de paramtrage de la requte :


TRI
classement des rsultats selon un ou plusieurs champs (tri successif
dans l'ordre des colonnes de la requte)
exemple : tri par type croissant puis par nom croissant

1 Attention ne pas appliquer cette commande lorsqu'une cellule de champ est slectionne car on obtient
alors les proprits du champ et non pas celles de la requte.

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 41


REQUTE : OPRATIONS
CALCULS PARTICULIERS SUR LES DONNES

PRINCIPE D'UNE OPRATION 1


Rsultats sous la forme de calculs effectus sur une colonne
des donnes extraites de la base par la requte
Composante supplmentaire d'une requte obtenue,
en considrant un champ en colonne dans la requte,
via clic-droit dans le panneau de la requte et TOTAUX, ou bouton

COMPTAGE DE DONNES
Nombre d'enregistrements : opration COMPTE

TOTAL
Somme des valeurs des enregistrements : opration SOMME

STATISTIQUES SIMPLES
Extrema : oprations MIN et MAX
Moyenne : opration MOYENNE
Ecart-type et variance : oprations CARTTYPE et VAR

LE RSULTAT DE L'OPRATION EST TOUJOURS SOUS LA FORME D'UNE TABLE

1 Une opration dans une requte est aussi appele une agrgation de donnes

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 42


REQUTE : REGROUPEMENTS
CALCULS SUR LES DONNES REGROUPES

PRINCIPE D'UN REGROUPEMENT


Regroupement des donnes extraites de la base par la requte
selon les diffrentes valeurs d'un champ avant calcul
Opration particulire : REGROUPEMENT

EXEMPLES
Comptage des produits par type

Nombre de de lots et taille globale par date

CHAQUE COLONNE DE LA REQUTE DOIT TRE UNE OPRATION

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 43


REQUTE : EXPRESSIONS DE CALCUL
CALCULS PARTICULIERS SUR LES DONNES

PRINCIPE DU CALCUL DANS UN CHAMP


Champ spcial ( calcul ) avec la double indication d'un nom et d'une
expression de calcul
Notation particulire dans la ligne du CHAMP :
1) nom de nouveau champ, termin par deux-points ( : )
2) calcul sous la forme d'une expression 1, avec :
noms de champ indiqus entre crochets ( [ ] )
calculs arithmtiques (+ - * /)

EXEMPLE
Retraits effectus sur chaque lot :
retraits: [taille_initiale]-[taille_reste]

1 Prsentation simplifie ici des possibilits du langage Visual basic pour Access ; possibilit d'utilisation d'un
assistant ddi (clic-droit dans la zone du champ puis, au menu, CRER)

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 44


REQUTE : RCAPITULATIF
PRINCIPALES CARACTRISTIQUES D'UNE REQUTE SIMPLE

limitation oprations
excution proprits

table associe

oprations, gnrateur d'expression, zoom, proprits


dans le menu contextuel d'un critre

slection d'un colonne par clic sur le bord suprieur

avec la possibilit d'effacer, de couper ou de dplacer


via le menu contextuel (clic-droit)

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EXERCICES SUR LES REQUTES SIMPLES

Dans la base de la cooprative, crer les requtes afin d'obtenir :

1. Les enregistrements correspondant aux fruits

2. Le nom des produits avec un prix d'au-moins 2 euros

3. La liste du nom et du prix des produits classs par type

4. Les 3 dernires ventes

5. Les lots livrs dans la priode des 7 derniers jours

6. Les ventes effectues un prix entre 2 et 5 euros, classes par date

7. Le nombre de personnes enregistres habitant Paris

8. Pour chaque produit, le total du stock et le nombre de lots correspondant

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 46


RELATIONS ET JOINTURES

Relations entre tables

Intgrit relationnelle

Jointure

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 47


RELATIONS ENTRE LES TABLES
TRADUCTION DES ASSOCIATIONS MODLISES

DMARRAGE
onglet OUTILS BASES DE DONNES, bouton

MISE EN PLACE DES TABLES


Ajouts successifs de toutes les tables de la base impliques dans des
associations l'aide de la bote AFFICHER LA TABLE (slection de la table
puis bouton AJOUTER), avec possibilit de rarrangement en faisant
glisser le titre d'une table

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 48


RELATIONS ENTRE LES TABLES (SUITE)
INDICATION D'UNE RELATION ENTRE DEUX TABLES
slectionner et faire glisser le champ d'une clef trangre vers
la table contenant la clef primaire associe
exemple : produit de lot vers la table produit

cocher ensuite APPLIQUER L'INTGRIT RFRENTIELLE et valider

notification de la relation par un trait reliant les champs des 2 clefs

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RELATION 1 PLUSIEURS
CAS DU PRODUIT CONSTITUTIF DUN LOT

ASSOCIATION CARDINALITS 0:N ET 1:1


exemple : un produit compose 0 ou N lots et
un lot est compos dun produit unique

RELATION DANS ACCESS


proprit de la relation entre produit et lot (double-clic sur le lien)

note avec le lien aux cardinalits 1 et 1

1 Le symbole dsigne linfini en mathmatiques.

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CONTRAINTE DINTGRIT RFRENTIELLE
MCANISME DE GARANTIE DE LA COHRENCE DES DONNES

PROPRIT DUNE RELATION DANS ACCESS


exemple : relation entre produit et lot

MISE EN APPLICATION SOUS LA FORME DE CONTRLES


la valeur de la clef trangre doit exister dans la clef primaire
exemple : refus de lajout dun lot pour un produit inexistant

LINTGRIT RFRENTIELLE EST UN MCANISME UTILE

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OPRATION DE JOINTURE
CAS D'INFORMATIONS RPARTIES DANS PLUSIEURS TABLES

EXEMPLE
Liste des numros de lots avec date de vente et nom du vendeur

lot
numero produit producteur taille_initiale taille_reste prix date
1 1 1 450 0 0,70 29/12/2005
2 3 2 100 0 3,00 29/12/2005
3 1 2 300 110 0,60 30/12/2005

+
personne
numero nom adresse code_postal ville telephone
1 DE LA RUE 9, rue Convention 93100 MONTREUIL 01.48.70.60.00
2 KING KING 1, place d'Italie 75013 PARIS 01.44.08.13.13
3 LILI 3, rue Rsistance 95200 SARCELLES 01.34.38.20.00

numero de lot date de lot nom de personne


1 29/12/2005 DE LA RUE
2 29/12/2005 KING KING
3 30/12/2005 KING KING

JOINTURE DE TABLE
regroupement de champs correspondant une mme donne

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 52


JOINTURE AVEC ACCESS
CAS DE LA LISTE DES LOTS AVEC NOMS DU PRODUIT ET DU VENDEUR

Jointure sur 3 tables : lot, personne et produit


1) ajout des tables dans la requte (avec rappel automatique des relations)
2) indication de champ soit par choix de la table et du champ dans la grille,
soit en faisant glisser son nom de la table vers la colonne de la grille

A noter : prfixage d'un nom de champ par le nom de sa table dans le cas o
ce nom apparat dans une autre table afin d'viter une ambigut
exemples : produit.nom et personne.nom

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 53


EXERCICES SUR LES JOINTURES

Dans le cadre du systme d'information de la cooprative :

1. Comment obtenir le nom des acheteurs de chou de Chine ?

2. Calculer le nombre et le poids total des livraisons pour chaque produit

3. Y-a-t-il des produits provenant de Paris ? Si oui, lesquels ?

4. Comment obtenir la liste trie des noms de fruits pour lesquels il y a des
lots puiss ?

5. Quels sont les prix moyens dachat et de vente des choux ?

6. Peut-on connatre les acheteurs des lgumes fournis par King King ?

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 54


FORMULAIRES

Cration d'un formulaire simple

Cas de donnes issues de plusieurs tables

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 55


FORMULAIRE : CRATION
EXEMPLE DE CONSTRUCTION RAPIDE D'UN FORMULAIRE DE SAISIE DU PRODUIT
PARTIR D'UN FORMULAIRE CRE AUTOMATIQUEMENT PAR ACCESS

DMARRAGE DE LA CRATION DU FORMULAIRE


Slectionner d'abord la table des donnes (ici produit) puis
dans l'onglet CRER cliquer sur le bouton FORMULAIRE

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 56


FORMULAIRE : MODES D'AFFICHAGE
VISUALISATION DU FORMULAIRE AUTOMATIQUE AVEC LES DONNES
Formulaire oprationnel : passage l'enregistrement suivant ( ), ajout
d'un nouvel enregistrement ( ) etc., sur la barre en bas gauche

Visualisation en mode formulaire

MODIFICATION DU FORMULAIRE
Passage en mode cration via le bouton AFFICHAGE

Alternatives : clic-droit sur l'intitul du formulaire ou barre en bas droite

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 57


FORMULAIRE : TRANSFORMATION D'UNE ZONE
ZONE DE SAISIE DU TYPE DE PRODUIT
transformation en liste droulante par clic-droit dans la zone
puis la commande REMPLACER PAR et ZONE DE LISTE DROULANTE

Vrification en mode formulaire :

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 58


FORMULAIRE : AJOUT DE BOUTON DE COMMANDE
BOTE OUTILS
palette des diffrents lments
composant un formulaire :
dans l'onglet CRATION,
le groupe CONTRLES
BOUTON DE SAUVEGARDE DE L'ENREGISTREMENT

cliquer sur le bouton ou dans la bote outils


puis cliquer l'endroit voulu dans le formulaire
et faire-glisser pour fixer sa taille puis relcher

choisir OPRATIONS SUR ENREG. et SAUVEGARDER UN ENREGISTREMENT


puis passer l'tape suivante avec le bouton SUIVANT

choisir une image puis achever l'opration avec le bouton TERMINER


procder de mme pour le bouton de fermeture, en choisissant
OPRATION SUR FORMULAIRE et FERMER UN FORMULAIRE

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 59


FORMULAIRE : ENREGISTREMENT
PROPRITS DU FORMULAIRE
slection du formulaire en entier par clic sur le carr l'origine des rgles
puis dans l'onglet CRATION, bouton FEUILLE DE PROPRITS

fixation du titre de la bote de saisie la proprit LGENDE


la proprit SOURCE indique la table o s'enregistrent les donnes,
ici c'est la table produit
ENREGISTREMENT DU FORMULAIRE
bouton en haut droite ou alors fermer la bote du formulaire
(bouton X droite de l'intitul), puis indiquer le nom du formulaire

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 60


FORMULAIRE : CAS DU LOT
DONNES CONCERNANT EN FAIT PLUSIEURS TABLES

produit
numero nom ...

1 CAROTTE ...
2 BROCOLIS ...
liste des produits
personne
numero nom ...
1 DE LA RUE ...
2 KING KING ...
3 LILI ...
4 JOSETTE ...
liste des personnes

enregistrement (ou mise jour) du lot :


lot
numero produit producteur taille_initiale taille_reste prix date
1 1 1 450 450 0,70 20/09/2012

produit et producteur : enregistrement du numro et non pas du nom

CERTAINES DONNES NE SONT PAS SAISIES PAR L'UTILISATEUR MAIS


DPENDENT D'UN DE SES CHOIX ET PROVIENNENT ALORS D'UNE TABLE

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 61


FORMULAIRE : CAS DU LOT (SUITE)
CONSTRUCTION DU FORMULAIRE PARTIR DE REQUTES

PROVENANCE ET DESTINATION DES DONNES


a) Tables des produits et des personnes
listes des noms de produit et de producteur pour la saisie
besoin de disposer pour chaque nom dans une liste, du numro
correspondant pour enregistrement comme clef secondaire
b) Table des lots
enregistrement de toutes les informations sur un lot

PRINCIPE DE RALISATION POUR UNE LISTE DES NOMS


1) Utilisation d'une requte pour construire la liste, avec le nom (pour
affichage) et le numro associ (pour enregistrement)
requte pour les noms de personne
liste_nom_num_personne
avec le nom en colonne n 1
et le numro en n 2

2) Transformation de la zone du formulaire en liste droulante avec un


double paramtrage pour l'affichage et l'enregistrement :
a) liste des donnes issue dune requte, avec affichage de noms
b) numro associ enregistr aprs choix d'un nom par l'utilisateur
Exemple de la zone de liste du producteur : affichage de la liste des
noms mais enregistrement du numro associ au nom choisi

MCANISME SUBTIL : REQUTE ET PARAMTRAGE DE LA ZONE DE LISTE

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 62


FORMULAIRE : CAS DU LOT (FIN)
CAS DE LA ZONE DU PRODUCTEUR DANS LE FORMULAIRE DUN LOT
(FORMULAIRE CR AU PRALABLE AVEC LA ZONE DE LISTE DROULANTE)

PARAMTRAGE DE LA ZONE DE LISTE DROULANTE


Via les proprits du champ du formulaire :
slection du champ puis FEUILLE DE PROPRITS dans l'onglet CRATION
ou clic-droit dans le champ puis PROPRITS au menu

Proprits dans longlet DONNES


SOURCE CONTRLE : champ de la table o s'enregistre la donne, ici
c'est le champ producteur
CONTENU : choix de la requte, ici liste_nom_num_personne
ORIGINE SOURCE : TABLE/REQUTE
COLONNE LIE : colonne dans les rsultats de la requte qui contient la
valeur enregistrer, ici la 2e correspondant au numro

Proprits dans longlet FORMAT


NBRE COLONNES : nombre de donnes d'un rsultat de la requte
afficher dans la zone du formulaire,
ici 1 seule, c'est--dire la premire 1 correspondant au nom

1 Access prend automatiquement en compte le nombre de colonnes indiques partir de la premire dans le
rsultat de la requte

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 63


EXERCICES SUR LES FORMULAIRES

Dans le cadre du systme d'information de la cooprative :

1. Construire un formulaire pour la saisie d'une personne

2. Pour la saisie d'une vente et d'un lot, construire le formulaire associ en


dfinissant au pralable une requte afin d'obtenir les donnes
ncessaires chaque cas.

3. A quoi correspond la proprit SOURCE pour un formulaire ? et SOURCE


CONTRLE pour une zone de saisie ?

4. Quelles sont les proprits d'une zone de liste modifiable utiles pour y
associer en donnes les rsultats d'une requte ?

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 64


ETATS

Cration rapide d'un tat

Personnalisation d'un tat

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 65


ETAT : CRATION
CONSTRUCTION RAPIDE D'UN TAT POUR LA LISTE DES PERSONNES

DMARRAGE DE LA CRATION DE L'TAT


1) Slection de l'origine des donnes, ici la table personne
2) Onglet Crer, bouton ETAT

UN TAT REPOSE SUR DES DONNES ISSUES D'UNE TABLE OU D'UNE REQUTE

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 66


ETAT : MODIFICATIONS
PERSONNALISATION DU CONTENU DE L'TAT

MODIFICATION DE L'TAT
Passage en mode cration via AFFICHAGE dans l'onglet ACCUEIL

la mise en page d'un tat se dcompose en plusieurs parties :

- en-tte et pied d'tat : textes placs respectivement au dbut et la


fin du document

- en-tte et pied de page : textes placs respectivement au haut et en


bas de chaque page du document

- dtail : partie principale du document, rpte pour chaque


enregistrement de la table de donnes associe l'tat

RETOUCHE D'UN LIBELL

slectionner l'lment du formulaire au libell par un clic


dessus (apparition de carrs sur les bords du cadre)

mise en forme 1 possible quand slectionn via la barre d'outils


spcialise du groupe POLICE dans l'onglet CRER

cliquer l'intrieur pour modifier son texte


et terminer par la touche ENTRE

1 La mise en forme s'applique toujours globalement au texte, et non pas une partie seulement.

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 67


ETAT : MODIFICATIONS (SUITE)

CHAMP DE DONNE
pour supprimer l'lment dun champ de donne
(exemple : telephone), slection puis touche SUPPR
pour insrer un champ dans ltat :
a) demander la liste des champs via le bouton
AJOUTER DES CHAMPS EXISTANTS dans
l'onglet CRER
b) slectionner un champ dans la liste et le
faire ensuite glisser pour le dposer
l'endroit voulu sur l'tat : insertion du libell
avec la zone de la valeur

AJOUTS D'LMENT COMPLMENTAIRE


Groupe CONTRLE dans l'onglet CRER

Principaux lments complmentaires (ou contrles ) :

libell (texte) : icne

image (fichier) : icne

trait ou rectangle : icnes ou

REDIMENSIONNEMENT D'UN LMENT


slectionner puis faire glisser un bord ou un coin
via le carr noir correspondant (flche double)

DPLACEMENT D'UN LMENT


slectionner puis faire glisser le gros carr 1 en haut
gauche (flche quadruple)

1 Si ce carr est invisible, il y a un effet de disposition actif qui empche le dplacement ; cet effet s'efface
par clic-droit puis DISPOSITION SUPPRIMER

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 68


ETAT : REGROUPEMENT
REGROUPEMENT SELON UN CHAMP AU SEIN DE L'TAT

EXEMPLE
Ventes avec regroupement par lgume et ensuite tri par date

ETAT AVEC REGROUPEMENT


1) cration automatique de l'tat partir d'une requte jointure
2) bouton REGROUPER ET TRIER de l'onglet CRER, puis en dessous de
l'tat, bouton AJOUTER UN GROUPE pour dfinir le champ de regroupement
(ici le nom de produit)
3) dplacement du champ de regroupement (ici le nom de produit) dans
l'en-tte de groupe par couper-coller (via le clic-droit), avec annulation
pralable de sa disposition si besoin
4) bouton AJOUTER UN TRI pour le tri sur la date de la vente

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 69


ETAT : EXPRESSIONS
CALCULS SUR LES DONNES OU VALEURS PARTICULIRES

NOTATION D'UNE EXPRESSION


Introduction au sein d'un lment de texte de l'tat
Syntaxe des expressions 1 :
- dbut de l'expression marqu par le symbole gal (=)
- texte littral not entre guillemets (")
- collage de textes avec le symbole &
- notation d'un champ de donne par son nom entre crochets ([ ]) avec
la possibilit de calculer le total dans le cas de regroupement avec la
fonction Somme()
- calculs arithmtiques (+ - * /)
- paramtres particuliers comme [Page] et [Pages] pour dsigner
respectivement le numro de la page courante et le nombre total de
pages dans le document
- fonctions comme DATE() pour la date courante, Temps() pour l'heure
courante, ou Maintenant() pour les deux la fois
Utilisation de l'assistant du gnrateur d'expression : slection de
l'lment puis AFFICHAGE PROPRITS puis dans l'onglet DONNES
slection du paramtre SOURCE CONTRLE et clic sur

EXEMPLES
1) Cas du pied de page avec la date et la pagination
=Maintenant() ="Page " & [Page] & " sur " & [Pages]

affichera :
06/07/2009 17:10:15 Page 1 sur 2

2) Cas de la valeur totale d'une vente


=[quantite]*[prix] & " "

affichera (cas d'une vente de 5 Kg 3 / Kg): 15

3) Cas de la somme des tailles restantes des lots par produit


expression placer dans l'en-tte de groupe de l'tat
=Somme([taille_restante])

affichera (total de 350) : 350

1 Version du langage Visual basic pour Access

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 70


EXERCICES SUR LES TATS

Dans le cadre du systme d'information de la cooprative :

1. Construire l'tat des produits.

2. Construire l'tat des ventes avec le regroupement par produit et le calcul


de la valeur d'une vente.

3. Construire l'tat des lots avec un double regroupement : principal sur le


produit, secondaire sur le fournisseur. Ajouter ensuite le calcul du stock
restant pour chaque produit.

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 71


EXEMPLE D'APPLICATION DANS ACCESS

Formulaire gnral

Macro

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 72


FORMULAIRE GNRAL
MANIPULATIONS GNRALES DU SYSTME D'INFORMATION

PLUSIEURS TYPES D'LMENTS


1) Boutons pour l'affichage d'un tat
association avec les tats dj construits
2) Boutons pour l'ajout d'un enregistrement
association avec les formulaire de saisie dj construits
mais avec positionnement sur un nouvel enregistrement
3) Liste droulante pour slectionner un enregistrement, avec le bouton
de commande associ pour la mise jour de l'enregistrement choisi
zone de liste droulante construire l'aide de requte existante
et association avec le formulaire de saisie dj construit mais pour
l'enregistrement slectionn

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 73


CRATION DU FORMULAIRE GNRAL
CAS DE FORMULAIRE SANS DONNES ASSOCIES

1) Dans la rubrique FORMULAIRES de la fentre de la base, commande


CRER UN FORMULAIRE EN MODE CRATION

2) Dans la fentre de cration apparue, redimensionner rapidement la


zone grise dlimitant le formulaire en tirant dans un coin

3) Enregistrer via le bouton du menu rapide en haut gauche,


ou via la commande au menu Office, en fixant le nom du formulaire

4) Vrifier la prsence de la bote outils au panneau CONTRLES dans


l'onglet CRATION de OUTILS DE CRATION DE FORMULAIRE

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 74


BOUTON ASSOCI UN TAT
L'TAT DOIT TRE DFINI AU PRALABLE

CRATION DU BOUTON DE COMMANDE

cliquer sur le bouton ou dans la bote outils puis


cliquer l'endroit voulu et faire-glisser pour fixer sa taille
DFINITION DU RLE DU BOUTON
choisir d'abord OPRATIONS SUR TAT et APERU D'UN TAT

puis l'tape suivante, indiquer l'tat appropri (ici celui des personnes)

et l'tape suivante,fixert le libell du bouton (TEXTE) et terminer

NE PAS OUBLIER DE VRIFIER LE BON FONCTIONNEMENT DU BOUTON


EN PASSANT EN MODE D'EXCUTION VIA AFFICHAGE MODE FORMULAIRE

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 75


MACRO ASSOCIE UN AJOUT
BESOIN D'UTILISER UN COMPOSANT SPCIAL : UNE MACRO

RLE DE LA MACRO
petit programme pour provoquer ici l'ouverture du formulaire de saisie en
ajout d'un nouvel enregistrement

CRATION DE LA MACRO
dans l'onglet CRER, bouton MACRO

ensuite choisir l'action OUVRIRFORMULAIRE


avec les proprits :
NOM FORMULAIRE : celui du formulaire associ un produit
MODE DONNES : choisir AJOUT

terminer en fermant la bote et en enregistrant la macro avec un intitul


explicite

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 76


BOUTON ASSOCI UN AJOUT
MACRO D'AJOUT DFINIE AU PRALABLE

DFINITION DU RLE DU BOUTON DE COMMANDE


crer le bouton, choisir la catgorie DIVERS et EXCUTER UNE MACRO

puis indiquer la macro correspondante

et enfin fixer le libell du bouton

NE PAS OUBLIER DE VRIFIER LE BON FONCTIONNEMENT DU BOUTON


EN PASSANT EN MODE D'EXCUTION VIA AFFICHAGE MODE FORMULAIRE

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 77


ZONE DE LISTE DROULANTE
DONNES DE LA LISTE ISSUES D'UNE TABLE OU
D'UNE REQUTE DFINIE AU PRALABLE

CRATION DE LA ZONE DE LISTE

choisir dans la bote outils des contrles le bouton


a) valider l'option
JE VEUX QUE LA LISTE
MODIFIABLE RECHERCHE
LES VALEURS DANS UNE
TABLE OU REQUTE

b) indiquer la requte
(ou la table) qui
fournira les donnes
de la liste

c) indiquer les champs


des donnes placer
dans la liste
droulante

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 78


ZONE DE LISTE DROULANTE (SUITE)

d) fixer si besoin un tri

e) ajuster si besoin la
largeur des colonnes

f) indiquer ensuite quel


champ sera retenu
comme valeur aprs une
slection dans la liste

g) terminer en
retouchant si besoin le
libell (tiquette) qui
apparatra devant la liste

en mode cration :

et en fonctionnement :

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 79


MODIFICATION APRS CHOIX DANS UNE ZONE
CAS DE LA MODIFICATION DE L'ENREGISTREMENT
CHOISI AU PRALABLE DANS LA LISTE DROULANTE

1) ATTRIBUTION D'UN NOM LA ZONE DE LISTE


Slection de la zone de liste puis
AFFICHAGE PROPRITS et dans
l'onglet AUTRES, fixer le nom la
proprit NOM

2) CRATION D'UNE MACRO SPCIFIQUE


Action OUVRIRFORMULAIRE avec indication du formulaire en question et
avec indication de l'enregistrement choisi en CONDITION WHERE par
l'expression suivante :
[produit]![numero]=[Formulaires]![Formulaire_general]![choix_numero_produit]

qui peut tre fabrique en s'aidant du gnrateur d'expression :

3) CRATION DU BOUTON DE COMMANDE


bouton auquel est associ la macro cre prcdemment

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 80


FINALISATION DU FORMULAIRE

MISE EN FORME COMPLMENTAIRE

Illustration Intitul (outil )


(outil )

Cadre : rectangle (outil )


avec un intitul plac dessus
ACTIVATION AUTOMATIQUE
Cration dune macro avec le nom prcis AUTOEXEC
et laction OUVRIRFORMULAIRE suivie de AGRANDIR

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 81


RSUM GNRAL
RALISATION DUNE BASE DE DONNE AVEC ACCESS

UNE TAPE PRLIMINAIRE : LA MODLISATION


examen approfondi des donnes du systme dinformation
conception dun modle avec les entits, attributs et associations
UNE CONSTRUCTION PROGRESSIVE : LA BASE DE DONNE
mise en place des tables de la base
dfinition des relations entre les tables
criture des requtes de manipulation des donnes
ralisation des formulaires et des tats
programmation complmentaire de macros

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 82


COMPLMENTS

Echanges entre Access et Excel

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 83


ECHANGES D'ACCESS VERS EXCEL : EXPORT
TRANSFERTS DE DONNES D'UNE TABLE VERS UNE FEUILLE DE CALCUL

EXPORTATION DE DONNES VERS UNE FEUILLE DE CALCUL


Cration d'un classeur Excel partir des donnes d'une table,
avec une feuille de calcul unique
Slectionner une table dans le panneau gauche de navigation,
puis clic-droit et la commande EXPORTER EXCEL,
ou dans l'onglet DONNES EXTERNES, groupe EXPORTER, bouton EXCEL

Rgler TYPE DE FICHIER CLASSEUR EXCEL 97 - EXCEL 2000 (*.XLS)


et cocher EXPORTER LES DONNES AVEC LA MISE EN FORME...
(largeurs de colonne ajustes et types de donnes conservs)
A l'tape suivante, ne pas cocher a priori ENREGISTRER LES TAPES...

Les noms de champs sont automatiquement repris en 1re ligne


Nom de la feuille cre identique celui de la table exporte

CRATION D'UNE FEUILLE DE CALCUL SIMILAIRE LA TABLE EXPORTE

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 84


ECHANGES D'EXCEL VERS ACCESS : IMPORT
TRANSFERTS DE DONNES D'UNE FEUILLE DE CALCUL VERS UNE TABLE

IMPORTATION DE DONNES PARTIR D'UNE FEUILLE DE CALCUL

Cas d'ajout des donnes de la feuille une table existante :


les colonnes doivent correspondre la structure de la table, et
dans le cas d'une clef valeur automatique (type NUMROAUTO),
laisser les cellules correspondantes vides dans la feuille de calcul

Exemple de feuille de calcul correspondant des personnes :

Dans l'onglet DONNES EXTERNES, groupe IMPORTER, bouton EXCEL

choisir le fichier des donnes, cocher AJOUTER UNE COPIE en


slectionnant la table de destination, puis passer l'tape suivante

ATTENTION LA CORRESPONDANCE DES CHAMPS ENTRE FEUILLE ET TABLE !

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 85


ECHANGES D'EXCEL VERS ACCESS : IMPORT (SUITE)
Si le classeur contient plusieurs feuilles de calculs indiquer alors la feuille
contenant les donnes importer

passer ensuite l'tape suivante

Vrifier la bonne correspondance des collonnes avec les champs de la table

passer ensuite l'tape suivante

Confirmer finalement l'importation dans la table

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 86


INDEX
-, 38, 39 Chane vide autorise, dpendance
", 38, 70 28 fonctionnelle, 21

#, 38 champ, 12 domaine, 12
DATE, 30 doublons, 41
, 50
LISTE DE VALEURS, e, 38
&, 70 28
cartType, 42
(), 39 Mmo, 29
enregistrement, 12
*, 38, 39 MONTAIRE, 29
nom, 27 entier, 31
/, 38, 39
NUMRIQUE, 29, 30 entier long, 31
:, 38
TEXTE, 28, 29, 30 entit, 9, 10
;, 28
champ calcul, 44 entits, 8
?, 38
champ, prfixage, 53 entre, 38
[ ], 38, 39, 70
Classement, 41 et, 39
[Page], 70
clef, 12, 27, 33 tat, 66
[Pages], 70
clef trangre, 16, 49, 51 dtail, 67
+, 39
clef primaire, 16, 28, 49, pied, 67
<, 38 51 tat, champ de donne,
<=, 38 cohrence, 51 68
<>, 38 Colonne lie, 63 tat, dplacement, 68
=, 38, 70 comme, 38 tat, en-tte, 67
>, 38 Comptage, 42 tat, image, 68
>=, 38 Compte, 42 tat, libell, 68
Afficher le contrle, 28 Condition Where, 80 tat, rectangle, 68
association, 15, 16, 48 Contenu, 28, 63 tat,
attribut, 10 redimensionnement,
contrainte d'intgrit
68
attributs, 8 rfrentielle, 22
tat, trait, 68
autoexec, 81 Crer, 40
Excel, 84, 85
bote outils, 59, 74 Critres alternatifs, 39
exportation, 84
bouton de commande, date courante, 70
59 expression, 70
Date(), 39, 70
ajout, 77 faux, 38
Date/Heure, 31
tat, 75 fonction, 39
dates, 39
cardinalit, 14, 16, 50 format, 8
dcimal, 31

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 87


formulaire, 56 modle entit-relation, 8 requte, 36
proprits, 60 modification, 33 saisie, 56
Formulaire, 74 Montaire, 31 SGBD, 25
gnrateur d'expression, Moyenne, 42 Somme, 42
40, 80
Nbre colonnes, 63 Somme(), 70
heure courante, 70
ngation, 39 source, 60
heures, 39
Nom, 80 Source contrle, 63
identificateur, 10
non, 38 suppression, 33
importation, 85
null, 38 systme d'information, 3
in, 38
Null interdit, 28, 30 table, 9, 12
incohrence, 22
Numrique, 31 Taille du champ, 28, 30
infini, 50
NumroAuto, 27, 31 Temps(), 39, 70
insertion, 32
n-uplet, 12 Texte, 31
intgrit rfrentielle, 49,
opration, 42 texte littral, 70
51
Origine source, 28, 63 Total, 42
jointure, 52, 53
ou, 39 Tri, 41
Lgende, 60
oui, 38 tuple, 12
Limitation, 41
OuvrirFormulaire, 81 types de donne, 10
Liste de choix, 28
pas, 39 valeur atomique, 8
liste droulante, 62, 78
Premires lignes, 41 Valeur par dfaut, 30
Liste valeurs, 28
recherche, 36 Valeurs distinctes, 41
macro
redondance, 21 Var, 42
ajout, 76
Maintenant(), 70 rel double, 31 vrai, 38
Majuscule+F2, 40 rel simple, 31 Zone de liste, 28, 63
Max, 42 regroupement, 43, 69, zone de liste modifiable,
70 58
Memo, 31
relation, 8, 12, 48 Zoom, 40
Min, 42
Relation 1 plusieurs,
mode cration, 57, 67 50
Mode Formulaire, 57

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 88


SOMMAIRE
INTRODUCTION..........................................................................................2
Introduction au systme d'information ................................................3
Systme d'information : ralisation ....................................................4
Systme d'information : vue pratique .................................................5
Exemples de manipulation .................................................................6
PRINCIPES DES BASES DE DONNES ...........................................................7
Modlisation des donnes..................................................................8
Donne du produit ..............................................................................9
Modlisation d'une entit ..................................................................10
Donne de la personne ....................................................................11
Entits et base de donnes ..............................................................12
Tables produit et personne ..............................................................13
Donne de la vente ..........................................................................14
Association vente et base de donnes.............................................15
Association et base de donnes ......................................................16
Donne du lot ...................................................................................17
Lot dans la base de donnes ...........................................................18
Modlisation de la cooprative .........................................................19
Exercice de modlisation .................................................................20
Redondance et dpendance fonctionnelle .......................................21
Incohrence et intgrit rfrentielle ................................................22
Exercice de modlisation .................................................................23
CRATION D'UNE BASE DE DONNE AVEC ACCESS .....................................24
Microsoft Access ..............................................................................25
Cration d'une base .........................................................................26
Cration d'une table : dbut et clef ...................................................27
Cration d'une table : texte et liste ...................................................28
Cration d'une table : montaire et fin .............................................29
Cration d'une table : numrique et date .........................................30
Type de donnes dans Access ........................................................31
Ajout de donnes .............................................................................32
Mise jour de donnes ....................................................................33
Exercices sur la cration d'une base ................................................34
INTERROGATION D'UNE BASE DE DONNE ..................................................35
Recherche de donnes : requte .....................................................36
Recherche de donnes : requte (suite) ..........................................37
Requte : critres simples ................................................................38
Requte : critres avancs ...............................................................39
Requte : assistance ........................................................................40
Requte : complments ...................................................................41
Requte : oprations ........................................................................42
Requte : regroupements.................................................................43
Requte : expressions de calcul ......................................................44
Requte : rcapitulatif ......................................................................45
Exercices sur les requtes simples ..................................................46

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 89


RELATIONS ET JOINTURES ........................................................................47
Relations entre les tables .................................................................48
Relations entre les tables (suite) ......................................................49
Relation 1 plusieurs .......................................................................50
Contrainte dintgrit rfrentielle ....................................................51
Opration de jointure ........................................................................52
Jointure avec Access .......................................................................53
Exercices sur les jointures ................................................................54
FORMULAIRES.........................................................................................55
Formulaire : cration ........................................................................56
Formulaire : modes d'affichage ........................................................57
Formulaire : transformation d'une zone ............................................58
Formulaire : ajout de bouton de commande.....................................59
Formulaire : enregistrement .............................................................60
Formulaire : cas du lot ......................................................................61
Formulaire : cas du lot (suite) ...........................................................62
Formulaire : cas du lot (fin)...............................................................63
Exercices sur les formulaires ...........................................................64
ETATS ....................................................................................................65
Etat : cration ...................................................................................66
Etat : modifications ...........................................................................67
Etat : modifications (suite) ................................................................68
Etat : regroupement .........................................................................69
Etat : expressions .............................................................................70
Exercices sur les tats .....................................................................71
EXEMPLE D'APPLICATION DANS ACCESS ....................................................72
Formulaire gnral ..........................................................................73
Cration du formulaire gnral .........................................................74
Bouton associ un tat ..................................................................75
Macro associe un ajout ...............................................................76
Bouton associ un ajout ................................................................77
Zone de liste droulante ...................................................................78
Zone de liste droulante (suite) ........................................................79
Modification aprs choix dans une zone ..........................................80
Finalisation du formulaire .................................................................81
Rsum gnral ...............................................................................82
COMPLMENTS .......................................................................................83
Echanges d'Access vers Excel : export ............................................84
Echanges d'Excel vers Access : import ............................................85
Echanges d'Excel vers Access : import (suite) .................................86

Introduction aux bases de donnes avec Access - Page 90