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OBJETIVOS.
TIPOS DE DIAGRAMAS
UTILIDAD
1) Sinttica
2) Simbolizada
- Operacin.
- Transporte.
- Inspeccin
- Demora
-Almacenamiento.
Todos los anlisis de sistemas bien ejecutados son el producto de una fase inicial
de planificacin cuidadosa y de una valoracin continua del proceso.
a. Planeacin
La planeacin en los diagramas es la etapa en la que se decide cules se adaptarn
mejor a la asignacin y realizacin de los fines que se desean alcanzar y qu
informacin deber contener los mismos. Debe determinarse cul es el enfoque ms
despejado y menos costoso, que armonice con la ejecucin de un trabajo comprensible.
b. Evaluacin
Es el proceso de adaptacin y esto debe aplicarse continua y conscientemente,
conforme va adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la operacin que se
analiza.
El estudio de sistemas, casi sin excepcin, depende en cierto grado de mtodos de
tanteo. El analista continuamente debe valorar sus tcnicas y sus resultados,
comparndolos con los propsitos finales de la organizacin. Este ser afinado poco a
poco conforme progresa el trabajo.
Durante la fase de investigacin, el analista debe interesarse primordialmente en
los diagramas de flujo o de proceso. Cuando se enfoca un procedimiento desconocido
por completo, a menudo es posible que el analista especifique el tamao y el nmero de
hojas en las que se acomodarn los diagramas, pero es necesario adems considerar la
informacin verbal recabada en su momento. Sin embargo, cuando es factible hacer un
diagrama de un borrador, este recurso constituye un valor inapreciable por tres razones:
primera, ahorra el tiempo de escritura y permite que la entrevista progrese ms
rpidamente, ya que las operaciones pueden describirse en menor tiempo usando
smbolos y no palabras; segunda, permite al analista proseguir la entrevista con orden y
lgica.
Finalmente el diagrama borrador sirve para indicar los puntos en que se han
omitido los detalles informativos. A este respecto, el analista quiz encuentre til asociar
cada smbolo de las grficas con una lista de comparaciones y de preguntas acerca de la
clase de informes que l necesita. Por ejemplo, el smbolo del archivo podr llevar
preguntas como stas: Archivado por quin? Retenido por cunto tiempo? En qu
orden? Cuntos al mes? Qu clase de archivero est usando? En la prctica muchos
analistas combinan secciones de diagramas borradores y notas escritas para registrar los
informes que obtienen en las entrevistas. El arte de entrevistar mejora con la prctica y
el conocimiento y, con frecuencia, el analista experto usa, o deja de usar la tcnica de
diagrama-borrador, acomodndose a las circunstancias del momento.
NORMAS
Son reglas especficas que regulan la ejecucin de las acciones que componen un
procedimiento con el fin de mantener al mismo dentro de los parmetros establecidos.
Es un dispositivo que condiciona el desarrollo de un procedimiento durante su
ejecucin, o antes, son orientaciones o guas que fijan los lmites previamente definidos
por la direccin general en las polticas, para la accin y la bsqueda de los objetivos
organizacionales. Se deriva del establecimiento de las polticas organizacionales, vista
como una idea visionaria sobre la totalidad de los objetivos o como una concepcin
general destinada a dirigir las acciones que se van a realizar.
La norma dentro de una organizacin, es considerada como un punto de conexin
que permite el desarrollo de un procedimiento durante su ejecucin o previamente, en
ella se registran entre otros, los datos vinculados con la empresa, la fecha en la cual se
elabora, as como las acciones y responsables.
El objetivo principal de una norma consiste en asegurar paso a paso el
cumplimiento de ciertas pautas especficas, necesarias para el buen desempeo de las
operaciones de un procedimiento maximizando la utilizacin de los recursos
disponibles. Es importante destacar que la norma condiciona el desarrollo de un
procedimiento.
TIPOS DE NORMAS
Normas sociales: han surgido espontneamente de la prctica repetida en el tiempo de
ciertas conductas, basadas en el respeto mutuo, que han creado conciencia de
obligatoriedad.
Normas morales: son impuestas por la conciencia de cada uno, basadas seguramente en
la moral colectiva, que coincide en una serie de valores ticos, considerados como
positivos para la convivencia y respeto de la dignidad humana. Para ser respetadas
deben estar de acuerdo con la conciencia individual de quien debe cumplirlas, que
recibe esta imposicin desde su propia conciencia.
Normas religiosas: son prescriptas por la comunidad religiosa a la que cada persona
pertenece, y la sancin en caso de incumplimiento, es divina.
b. Normas impuestas: Son aquellas que por exigencias externas, son impuestas a la
empresa, por ejemplo leyes, decretos, sindicatos, etc. Y obliga a la direccin a incluirlas
entre las normas de la empresa para que estn de acuerdo a las legislaciones.
POLITICAS
Son guas generales que influyen en la actuacin o comportamiento de los
integrantes de la organizacin con relacin a una funcin determinada con el fin de
alcanzar los objetivos.
II. Polticas formuladas internamente Estas son las polticas que de una manera precisa,
consciente, y de preferencia por escrito, se formulan con el fin de que sirvan para regir
en trminos generales en un determinado campo.
TIPOS DE POLTICAS
Generales; son las que aplica a todos los niveles de la organizacin, son de alto impacto
o criticidad, por ejemplo: polticas de presupuesto, polticas de compensacin, poltica
de la calidad, poltica de seguridad integral, entre otras.
Especficas; son las que aplican a determinados procesos, estn delimitadas por su
alcance, por ejemplo: poltica de ventas, poltica de compras, poltica de seguridad
informtica,
PROCEDIMIENTO
Serie de actividades u operaciones ordenadas cronolgicamente, relacionadas entre
s, reguladas por un conjunto de normas y ejecutadas por un grupo de funcionarios para
obtener un fin comn.
Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un mtodo
para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronolgicas de las
acciones requeridas. Son guas de accin, no de pensamiento, en las que se detalla la
manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades.
Los procedimientos consisten en describir detalladamente cada una de las
actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la
disminucin de errores.
TIPOS DE PROCEDIMIENTOS
1. Procedimientos Jurdicos: Es el elemento dinmico de un procesos judicial general.
Est constituido principalmente de diferentes actos jurdicos que son autnomos en s
mismos, y forman parte de la cadena jurdica. Contenidos dentro de un marco
estrictamente legal y conformados por una serie de diversas formalidades y
tramitaciones en lo que se refiere al inicio y desarrollo de cualquier tipo de actividad
ligada al derecho y a los cdigos legales.
2. Procedimientos Administrativos: Este tipo de procedimientos, al igual que los
anteriores, est regulado por la ley y enmarcado en un mbito jurdico determinado. Su
finalidad como tal es la de formalizar la voluntad administrativa en forma de actos.
B. Por su recorrido.
Procedimientos Institucionales.
Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan dentro de la
organizacin.
Procedimientos sectoriales.
Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desplazan por instituciones que se
encuentran interrelacionadas dentro de una misma problemtica.
Procedimientos intersectoriales.
Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan en distintas
dependencias.
Conector:(Crculo Pequeo con Flecha). Se escribe una letra en su interior y sirve para
conectar dos smbolos que estn en secuencia y en la misma hoja del diagrama, paro
unirlos implica cruzar lneas o deteriorar la esttica. Siempre son parejas y en ambos
debe aparecer la misma letra.
Movimiento:(Flecha Ancha). En su interior se describe una actividad que corresponda al
movimiento fsico de cosas, de un lugar a otro. Movimiento entre oficinas, correo,
transporte de cualquier tipo, etc.
Salto de pgina: (Pentgono Invertido). Se utiliza para conectar dos smbolos que estn
en secuencia, pero en diferente pgina. Siempre deben ser parejas y llevan la misma
letra en su interior.
Republica Bolivariana De Venezuela
Ministerio Del Poder Popular Para La Educacin
Universitaria Ciencia Y Tecnologa
Aldea Bolivariana Doctor Len Trujillo
Cocorote / Yaracuy
DIAGRAMACION
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Participantes:
Marzo 2017
INTRODUCCION
Tanto las teoras como los diseos de organizacin, son en la actualidad diferente
a lo que fueron hace pocas dcadas.
Por otro lado; la organizacin debe mantener al da una serie de documentos que
enmarcan las actividades de rutina, en sus procesos productivos. Estos documentos se
refieren a normas internas y procedimientos cuya utilidad debe ser conocida por todos
los empleados, ya que permiten que la empresa pueda evolucionar independientemente
de que sus dueos o accionistas principales estn presentes permanentemente.