NORMAS TCNICAS DE

CONTROL INTERNO
ESPECFICAS DEL
RGANO JUDICIAL

Corte Suprema de Justicia

Departamento de Publicaciones

SAN SALVADOR, 2016

Esta publicacin se termin de imprimir el 23 de septiembre de 2016, en
el Departamento de Publicaciones, Corte Suprema de Justicia, 19 calle
poniente nm. 135, barrio San Miguelito, San Salvador.

LA EDICIN CONSTA DE 1000 EJEMPLARES.

Firmas privadas de auditora........................................................... 20
Corte Suprema de Justicia
Comunicacin de los resultados del monitoreo............................... 20
Dr. Jos scar Armando Pineda Navas
Presidente
captulo vi
DISPOSICIONES FINALES Y VIGENCIA Sala de lo Constitucional
Dr. Jos scar Armando Pineda Navas
Presidente
Revisin y actualizacin................................................................... 20
Dr. Florentn Melndez Padilla
Vocal
Divulgacin...................................................................................... 21
Dr. Jos Belarmino Jaime
Vocal
Derogacin....................................................................................... 21 Lic. Edward Sidney Blanco Reyes
Vocal

Vigencia........................................................................................... 21 Lic. Rodolfo Ernesto Gonzlez Bonilla

Vocal

Sala de lo Civil
Lcda. Mara Luz Regalado Orellana
PresidentA

Dr. Ovidio Bonilla Flores

Vocal

Lic. scar Alberto Lpez Jerez

Vocal

Sala de lo Penal
Lcda. Doris Luz Rivas Galindo
PresidentA

Lic. Jos Roberto Argueta Manzano

Vocal

Lic. Leonardo Ramrez Murcia

Vocal

Sala de lo Contencioso Administrativo

Dra. Dafne Yanira Snchez de Muoz
PresidentA

Lcda. Elsy Dueas de Avils

Vocal

Lcda. Paula Patricia Velsquez Centeno

Vocal

Lic. Sergio Luis Rivera Mrquez

Vocal

28
Notificacin...................................................................................... 17

Polticas y procedimientos de los controles generales

de sistemas de informacin............................................................. 17

Licencias de sistemas informticos................................................. 17

Definicin de polticas y procedimientos de

controles de aplicacin.................................................................... 17

captulo iv
NORMAS RELATIVAS A LA INFORMACIN Y COMUNICACIN

Adecuacin de los sistemas de informacin y comunicacin.......... 17

Proceso de identificacin, registro y recuperacin de informacin... 18

Caractersticas de la informacin..................................................... 18

Efectiva comunicacin de informacin............................................. 18

Archivo institucional......................................................................... 19

Mecanismos de acceso al archivo institucional............................... 19

Establecimiento de controles de informacin.................................. 19

captulo v
NORMAS RELATIVAS AL MONITOREO

Monitoreo sobre la marcha.............................................................. 19

Herramientas y parmetros............................................................. 19

Monitoreo mediante autoevaluacin del

Sistema de Control Interno.............................................................. 20

Evaluaciones separadas.................................................................. 20

27
Confirmaciones de saldos................................................................ 13

Manejo de cuentas bancarias.......................................................... 13

Refrendarios de cheques................................................................. 13

Emisin de cheques......................................................................... 13

Transferencias de fondos................................................................. 14

Controles sobre el vencimiento de derechos y obligaciones........... 14

Elaboracin de conciliaciones bancarias......................................... 14

Arqueos de fondo circulante y de caja chica................................... 15

Constatacin de inventarios............................................................. 15

Inventario anual de bienes de activo fijo.......................................... 15 La publicacin de este reglamento es una transcripcin literal
del respectivo Diario Oficial en el que fue publicada.
Conciliacin de registros a nivel nacional........................................ 15

Descargo de bienes......................................................................... 15

Conciliaciones o inventarios de otros bienes y valores................... 15

Acciones correctivas y responsabilidades....................................... 16

Definicin de polticas y procedimientos de rotacin

del personal en puestos de trabajo.................................................. 16

Posibilidad de rotacin..................................................................... 16

Definicin de polticas y procedimientos sobre

garantas o cauciones...................................................................... 16

Obligacin de rendir caucin........................................................... 16

26
Otras actividades de control.............................................................. 9

Establecimiento, documentacin, divulgacin y actualizacin

de polticas y procedimientos de control............................................ 9

Indicadores de gestin..................................................................... 10

Adquisicin y contratacin de bienes y servicios............................. 10

Definicin de polticas y procedimientos de

autorizacin y aprobacin................................................................ 10

Proteccin y conservacin de bienes asignados............................. 10

Sistema de proteccin de bienes institucionales............................. 10

Plizas de seguro.............................................................................11

Asignacin de bienes........................................................................11

Cuidado y conservacin....................................................................11

Registro de activo fijo........................................................................11

Uso de vehculos..............................................................................11

Definicin de polticas y procedimientos sobre diseo

y uso de documentos y registros......................................................11

Resguardo de formularios y sellos institucionales........................... 12

Archivo de documentacin............................................................... 12

Definicin de polticas y procedimientos sobre

conciliacin peridica de registros................................................... 12

Presupuesto..................................................................................... 12

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Delegacin de autoridad y asignacin de funciones.......................... 5
Unidad de mando............................................................................... 6
Separacin de funciones y actividades incompatibles....................... 6
Canales de comunicacin.................................................................. 6
Proceso de reclutamiento, seleccin y contratacin.......................... 6
Polticas y prcticas para la administracin del capital humano........ 6
Unidad de Auditora Interna............................................................... 7
Independencia................................................................................... 7
Delimitacin de funciones.................................................................. 7
captulo ii
NORMAS RELATIVAS A LA VALORACIN DE RIESGOS
Definicin de objetivos institucionales............................................... 7
Planificacin participativa................................................................... 7
Comunicacin de objetivos y metas.................................................. 8
Identificacin de riesgos.................................................................... 8
Anlisis de riesgos identificados........................................................ 8
Gestin de riesgos............................................................................. 8
Administracin de riesgos estratgicos............................................. 9
captulo iii
NORMAS RELATIVAS A LAS ACTIVIDADES DE CONTROL
Actividades de control........................................................................ 9
24
DECRETO No. 09
EL PRESIDENTE DE LA CORTE DE CUENTAS DE LA REPBLICA,
CONSIDERANDO:
I. Que mediante Decreto No. 35, de fecha 20 de noviembre del 2008,
publicado en el Diario Oficial No. 229, Tomo No. 381, del 4 de di-
ciembre de 2008, la Corte de Cuentas de la Repblica, emiti el
Reglamento de las Normas Tcnicas de Control Interno Especficas
del rgano Judicial.
II. Que segn el artculo 75, del referido Decreto, establece que todo
proyecto de modificacin o actualizacin a las Normas Tcnicas de
Control Interno Especficas, del rgano Judicial, deber ser remiti-
do a la Corte de Cuentas de la Repblica, para su revisin, aproba-
cin y posterior publicacin en el Diario Oficial.
III. Que el da once de septiembre de dos mil nueve, la Corte de Cuen-
tas de la Repblica, emiti los lineamientos para la actualizacin de
las Normas Tcnicas de Control Interno Especficas de las entida-
des pblicas.
IV. Que segn nota de fecha 4 de mayo de 2015, el Presidente de dicha
entidad, solicit a esta Corte la modificacin del citado Decreto;
POR TANTO,
En uso de las facultades conferidas por el artculo 195, numeral 6,
de la Constitucin de la Repblica de El Salvador y artculo 5, numeral 2,
literal a, de la Ley de la Corte de Cuentas de la Repblica.
DECRETA el siguiente el Reglamento, que contiene las:
NORMAS TCNICAS DE CONTROL INTERNO
ESPECFICAS DEL RGANO JUDICIAL
CAPTULO PRELIMINAR
mbito de Aplicacin
Art. 1.- Las presentes Normas Tcnicas de Control Interno Espec-
ficas, constituyen el marco bsico de cumplimiento obligatorio, que es-
tablece el rgano Judicial para el desarrollo de las actividades adminis- NDICE
trativas y financieras de todas sus unidades organizativas, tales como:
Presidencia, Salas, Cmaras de Segunda Instancia, Juzgados de Prime- NORMAS TCNICAS DE CONTROL INTERNO
ra Instancia, Juzgados de Paz, Gerencias, Direcciones, Unidades, De- ESPECFICAS DEL RGANO JUDICIAL
partamentos y Secciones.
CAPTULO PRELIMINAR
Definicin del Sistema de Control Interno
Art. 2.- Se entender por Sistema de Control Interno, al conjunto mbito de aplicacin . ....................................................................... 1
de procesos continuos e interrelacionados realizado por el Titular, fun-
cionarios y empleados del rgano Judicial, diseado para proporcionar
Definicin del Sistema de Control Interno.......................................... 2
una seguridad razonable en la consecucin de los objetivos de dicho
Sistema.
Objetivos del Sistema de Control Interno.......................................... 2

Objetivos del Sistema de Control Interno

Componentes del Sistema de Control Interno................................... 2
Art. 3.- El Sistema de Control Interno, tendr como finalidad coadyu-
var con el cumplimiento de los objetivos siguientes:
Responsables del Sistema de Control Interno................................... 3
a) Lograr efectividad en la ejecucin de sus operaciones, lo que
incluir el uso apropiado de todos los recursos institucionales;
Seguridad razonable.......................................................................... 3
b) Obtener confiabilidad y oportunidad de la informacin financie-
ra, presupuestaria y cualesquiera otros reportes para uso inter-
captulo i
no y externo; y
c) Cumplir con el ordenamiento jurdico y tcnico aplicable, sean NORMAS RELATIVAS AL AMBIENTE DE CONTROL
leyes, decretos, reglamentos, acuerdos, manuales administra-
tivos, instructivos y dems documentos relacionados con dicha Integridad y valores ticos................................................................. 3
Normativa, de acuerdo con la escala jerrquica de las fuentes
del ordenamiento. Cumplimiento de deberes.................................................................. 4

Componentes del Sistema de Control Interno Liderazgo........................................................................................... 4

Art. 4.- Los componentes del Sistema Control Interno son:
a) Ambiente de Control: Constituye el fundamento del rgano Compromiso con la dompetencia...................................................... 4
Judicial, para influir la prctica del control en sus servidores,
proporcionando los elementos necesarios que permitan el de- Estilo de gestin................................................................................. 4
sarrollo de una actitud positiva y de apoyo, para el control inter-
no y una gestin transparente; Evaluacin del personal..................................................................... 5
b) Valoracin de Riesgos: Lo integran una variedad de factores
de riesgos derivados de fuentes externas e internas, que en las Estructura organizacional.................................................................. 5
unidades organizativas del rgano Judicial debern ser consi-
derados para alcanzar los objetivos institucionales; Manuales administrativos.................................................................. 5

2 23
 c) Actividades de Control: Son las polticas y procedimientos,
que permiten obtener una seguridad razonable del cumplimien-
to de las directrices administrativas;
d) Estas actividades permitirn asegurar, que en cada Unidad, se
tomen las acciones necesarias para enfrentar los factores de
riesgos implicados en el logro de los objetivos de la entidad;
e) Informacin y Comunicacin: Procesos implementados por
la administracin del rgano Judicial, para poder identificar, re-
gistrar y comunicar informacin, relacionada con actividades,
eventos internos y externos, relevantes para la organizacin; y
f) Monitoreo: Proceso continuo al que se someter el Sistema
de Control Interno, bajo la responsabilidad del Titular, niveles
gerenciales y dems jefaturas de cada Unidad organizativa. Es-
tas actividades, estarn encaminadas a valorar la calidad del
funcionamiento del Sistema de Control Interno en el tiempo y
asegurar razonablemente que los resultados de las auditoras y
de otras revisiones, sean atendidas con prontitud.

Responsables del Sistema de Control Interno

Art. 5.- La responsabilidad de la implementacin, evaluacin y mejo-
ra continua del Sistema de Control Interno, corresponder al Titular del
rgano Judicial, niveles gerenciales y dems jefaturas en el rea de su
competencia. Ser responsabilidad de los empleados, realizar las accio-
nes necesarias para garantizar su fiel cumplimiento.

Seguridad Razonable
Art. 6.- El Sistema de Control Interno, estar destinado a proporcionar
seguridad razonable para que se cumplan los objetivos institucionales.

CAPTULO I
NORMAS RELATIVAS AL AMBIENTE DE CONTROL

Integridad y Valores ticos

Art. 7.- Sin perjuicio de la aplicacin de la Ley de tica Gubernamen-
tal, la Corte Plena dictar un Cdigo de tica, de estricto cumplimiento
para los funcionarios y empleados del rgano Judicial, con la finalidad de
que se hagan efectivos los valores institucionales.

3
Cumplimiento de Deberes
Art. 8.- Todo servidor del rgano Judicial, estar obligado a cumplir
sus deberes con oportunidad, honradez y rectitud, sin aceptar y recibir
por el desempeo de sus funciones, otros beneficios personales diferen-
tes a la retribucin acordada con la Institucin.
Liderazgo
Art. 9.- El Titular, niveles gerenciales y dems jefaturas, debern in-
fluir con su liderazgo, acciones y ejemplo, en el proceder tico de los ser-
vidores. Adems, crear y mantener en las dependencias bajo su cargo,
un adecuado clima organizacional y ambiente laboral, que contribuya al
buen funcionamiento de la unidad organizativa y el logro de sus objetivos
y metas.
Divulgacin
Art. 85.- El rgano Judicial, ser responsable de divulgar las Normas
Tcnicas de Control Interno Especficas a sus funcionarios y empleados,
quienes estarn obligados a la aplicacin de las mismas.
Derogacin
Art. 86.- Dergase el Decreto No. 35, de fecha 20 de noviembre del
2008, publicado en el Diario Oficial No. 229, Tomo No. 381, de fecha 04
de diciembre de 2008.
Vigencia
Art. 87.- El presente Decreto, entrar en vigencia ocho das de su
publicacin en el Diario Oficial.

Compromiso con la Competencia
Art. 10.- En cada Unidad, se debern realizar las acciones que con-
duzcan a que todos sus servidores, posean y mantengan el nivel de apti-
tud, idoneidad y desempeo, que les permita cumplir eficientemente con
las funciones asignadas, basadas en una efectiva orientacin, supervi-
sin y eficaz control de calidad, sobre el desempeo del personal.
San Salvador, tres de mayo del ao dos mil diecisis.
Lic. JOVEL HUMBERTO VALIENTE,
PRESIDENTE DE LA CORTE DE CUENTAS DE LA REPBLICA.
DO nm. 98, tomo nm. 411, del 27 de mayo de 2016.

Estilo de Gestin
Art. 11.- El Titular, Corte Plena, niveles gerenciales y dems jefaturas,
debern:
a) Desarrollar y mantener un estilo de gestin, que les permita ad-
ministrar un adecuado nivel de riesgo, orientado a la medicin
del desempeo y que promueva una actitud positiva hacia me-
jores procesos de control;
b) Llevar a cabo un proceso analtico de toma de decisiones, a
efecto de orientar adecuada y oportunamente los recursos asig-
nados, para el logro de los objetivos institucionales;
c) Realizar medicin de metas y objetivos, con el fin de evaluar
el grado de cumplimiento de stos y fortalecer la imagen ins-
titucional. La medicin, deber efectuarse a travs de visitas
tcnicas, revisin documental y otros medios de verificacin; y
d) Orientar y concientizar al personal, a fin de lograr de ellos una
actitud positiva hacia los cambios, especialmente cuando stos
se realicen para mejorar los procesos de control.

4 21
Monitoreo Mediante Autoevaluacin del Sistema de Control Interno
Art. 80.- Los niveles gerenciales y dems jefaturas de todas las uni-
dades organizativas, evaluarn al menos una vez al ao, la efectividad
del Sistema de Control Interno, aplicado en sus procesos.
Evaluaciones Separadas
Art. 81.- La Unidad de Auditora Interna, evaluar durante la realiza-
cin de cada examen, la efectividad del Sistema de Control Interno, de
los procesos de las unidades organizativas auditadas.
Firmas Privadas de Auditora
Art. 82.- En el rgano Judicial, se podrn contratar firmas privadas
de auditora, para que realicen evaluaciones requeridas por convenios
suscritos con organismos financieros internacionales.
Comunicacin de los Resultados del Monitoreo
Art. 83.- Los resultados de las actividades de monitoreo del Sistema
de Control Interno, debern ser comunicados por escrito de forma opor-
tuna al Titular, niveles gerenciales y de Jefatura, segn corresponda, para
que se realicen las acciones correctivas y de mejora pertinentes.
CAPTULO VI
DISPOSICIONES FINALES Y VIGENCIA
Revisin y Actualizacin
Art. 84.- La revisin y actualizacin de las presentes Normas Tc-
nicas de Control Interno Especficas, ser realizada por el rgano Judi-
cial, considerando los resultados de las evaluaciones sobre la marcha,
autoevaluaciones y evaluaciones separadas, practicadas al Sistema de
Control Interno, esta labor estar a cargo de una Comisin, nombrada por
el Titular, en su condicin de mxima autoridad.
Todo proyecto de modificacin o actualizacin a las Normas Tcnicas
de Control Interno Especficas, del rgano Judicial, deber ser remitido
a la Corte de Cuentas de la Repblica, para su revisin, aprobacin y
posterior publicacin en el Diario Oficial.
20
Evaluacin del Personal
Art. 12.- La Jefatura de cada Unidad, con la participacin de las uni-
dades que tengan asignadas la funcin de coordinar la administracin
del recurso humano, deber realizar, por lo menos una vez al ao, una
evaluacin del personal que est bajo su cargo, con el objeto de medir el
nivel de desempeo o calificacin de mritos de cada empleado.
Estructura Organizacional
Art. 13.- La estructura de la organizacin administrativa institucional,
hasta el nivel de direcciones, deber ser definido y aprobado por la Corte
Plena. Las direcciones y dems jefaturas, definirn la organizacin inter-
na de cada una de las unidades bajo su responsabilidad, las que debern
estar contenidas en sus respectivos manuales administrativos, debida-
mente autorizados.
Manuales Administrativos
Art. 14.- Cada Unidad, deber elaborar sus manuales administrativos
con la asesora y asistencia tcnica de la unidad encargada de la Direc-
cin de Planificacin Institucional; en dichos manuales, se incorporar la
estructura organizativa y se establecern los objetivos, funciones, rela-
ciones de trabajo, puestos y procedimientos, definiendo el nivel de res-
ponsabilidad y autoridad que a cada una le corresponde, los que debern
ser autorizados por el Titular del rgano Judicial o por el funcionario en
quien ste delegue.
Dichos manuales, debern revisarse al menos cada dos aos y ac-
tualizarlos si fuera necesario, con la asesora y asistencia tcnica de la
Unidad encargada de la planificacin institucional; las actualizaciones,
debern ser autorizadas por el Titular o por el funcionario en quien ste
delegue.
Delegacin de Autoridad y Asignacin de Funciones
Art. 15.- En los manuales respectivos de cada Unidad, se determi-
narn las relaciones de jerarqua, los cuales permitirn una adecuada
delegacin de autoridad y asignacin de funciones; en este sentido, se
debern establecer los mejores canales de comunicacin, de tal manera
que cada unidad organizativa o puesto de trabajo, est enterado de sus
funciones y responsabilidades.
5
Unidad de Mando
Art. 16.- Los servidores del rgano Judicial, sern responsables del
cumplimiento de sus atribuciones y actividades ante un solo Jefe inme-
diato, evitando as la emisin de rdenes que obstruyan la accin, origi-
nen confusin y dificulten la determinacin de responsabilidades, en caso
de incumplimiento de los deberes del cargo.
Separacin de Funciones y Actividades Incompatibles
Art. 17.- Se debern separar las funciones y actividades de los ser-
vidores, de manera que exista independencia entre las funciones incom-
patibles, como: Autorizacin, ejecucin, registro, custodia y control de las
operaciones, las que debern precisarse en forma clara en los manuales
administrativos de la organizacin, descripcin de puestos y procedimien-
tos de cada unidad organizativa.
La simultaneidad de funciones, solamente ser permitida en aque-
llas unidades organizativas que tengan limitado personal idneo, siempre
que dichas funciones no sean las de autorizacin, ejecucin, registro o
custodia de recursos.
Canales de Comunicacin
Art. 18.- Se establecern y mantendrn las lneas recprocas de
comunicacin, que servirn de canales para lograr entendimiento e in-
tercambio de informacin entre todas las unidades organizativas y sus
servidores, facilitando as la retroalimentacin e intercomunicacin que
posibilite mantener en mejores niveles las relaciones laborales, siendo
indispensable utilizar terminologa clara y uniforme.
Proceso de Reclutamiento, Seleccin y Contratacin
Art. 19.- El proceso de reclutamiento, seleccin y contratacin del
personal, corresponder ejecutarlo a la Unidad Tcnica Central, para el
personal del rea Jurisdiccional y a la Direccin de Recursos Humanos
para el personal administrativo; para lo cual, debern aplicarse los proce-
dimientos establecidos en los manuales e instructivos correspondientes,
lo que permitir la incorporacin del recurso humano idneo a los puestos
de trabajo.
Polticas y Prcticas para la Administracin del Capital Humano
Art. 20.- Se debern establecer polticas y prcticas para la admi-
nistracin del recurso humano, principalmente en lo que se refiera a: In-
6 19
Archivo Institucional
Art. 75.- Se establecern procedimientos adecuados para el manejo
de un Archivo Institucional, que permita la conservacin, proteccin, cla-
sificacin, oportuna ubicacin y recuperacin de la documentacin que
soporte y demuestre sus operaciones y/o actividades administrativas, fi-
nancieras, tcnicas y jurdicas.
Mecanismos de Acceso al Archivo Institucional
Art. 76.- La informacin que formar parte del Archivo Institucional,
los tiempos durante los cuales ser resguardada y el proceso de des-
cargo, se establecer a travs de manuales o instructivos, que debern
determinar los mecanismos orientados a normar el acceso a los archivos
y brindar la seguridad necesaria, con el fin de proteger la informacin.
Establecimiento de Controles de Informacin
Art. 77.- Las unidades organizativas designadas en los manuales,
debern establecer controles para los registros, archivos, seguridad, pro-
cesamiento de la informacin y aplicacin de la Normativa en materia de
sistemas de informacin.
CAPTULO V
NORMAS RELATIVAS AL MONITOREO
Monitoreo Sobre la Marcha
Art. 78.- El Titular, niveles gerenciales y dems jefaturas del rga-
no Judicial, vigilarn permanentemente que las actividades de control
se cumplan de manera integrada, manteniendo un adecuado mbito de
supervisin, determinando las desviaciones y ejecutando las acciones
oportunas para corregirlas.
El resultado de la supervisin, desviacin y oportunidades de mejora
de los controles, deber ser objeto de seguimiento posterior para los ni-
veles jerrquicos, al principio mencionado.
Herramientas y Parmetros
Art. 79.- Los niveles gerenciales y dems jefaturas, debern estable-
cer las herramientas y parmetros para efectuar el monitoreo y determi-
nar los registros que lo evidencien.
 a) Identificar los sistemas de informacin y comunicacin existen-
tes en la Institucin, con el fin de determinar la informacin que
proporcionen para la toma de decisiones y verificar su concor-
dancia con los planes y objetivos institucionales;
b) Comunicar a sus diferentes unidades, la existencia de los sis-
temas de informacin, para facilitar la gestin dentro de la enti-
dad; valindose para ello, de los canales establecidos;
c) Establecer mtodos y procedimientos, orientados a identificar
las necesidades adicionales de informacin administrativa, tc-
nica, operacional, financiera, jurdica, jurisdiccional y de aque-
lla especfica, para el cumplimiento operativo, de conduccin
y control de la Institucin, con la finalidad de satisfacerlas de
acuerdo con la conveniencia institucional y considerando el
costo-beneficio del proyecto; y
d) Evaluar peridicamente los sistemas de Informacin y comuni-
cacin, para comprobar su utilidad, funcionalidad y contribucin
al cumplimiento de los objetivos y planes institucionales, con la
finalidad de validarlos o adecuarlos.
Proceso de Identificacin, Registro y Recuperacin de Informacin
Art. 72.- Se debern disear y establecer formalmente en manua-
les, instructivos o planes de contingencia, los procesos que permitan la
identificacin, registro y recuperacin sistemtica de la informacin que
soporte y demuestre las operaciones de los tribunales y dependencias
que conforman el rgano Judicial, en concordancia con lo establecido en
la Normativa vigente.
Caractersticas de la Informacin
Art. 73.- Cada Unidad, deber garantizar que los procesos definidos
provean informacin autorizada, de manera exacta, veraz, completa y
oportuna, de acuerdo a la demanda de sus usuarios; as como, su parti-
cipacin en el control e integracin de los sistemas de informacin.
Efectiva Comunicacin de Informacin
Art. 74.- El Titular o el funcionario en quien se delegue, deber es-
tablecer y dar a conocer los canales, procedimientos e instrumentos de
comunicacin, autorizados para el manejo y divulgacin de informacin,
sean stos internos o externos; as como tambin, los mecanismos que
garanticen su uso adecuado.
18
duccin, entrenamiento, capacitacin, evaluacin, promocin, asistencia,
puntualidad y permanencia en el desempeo de sus funciones, licencias,
prestaciones y acciones disciplinarias; as como, en relacin a la seguri-
dad y salud ocupacional, a travs de manuales e instructivos autorizados
por el Titular del rgano Judicial o el funcionario en quien se delegue.
Unidad de Auditora Interna
Art. 21.- De acuerdo con la Ley de la Corte de Cuentas de la Rep-
blica, existir una Unidad de Auditora Interna, que contar con todo el
apoyo y garantas necesarias para el cumplimiento de las atribuciones.
Independencia
Art. 22.- Para garantizar la independencia de la Unidad de Auditora
Interna, sta depender directamente del Titular del rgano Judicial, tal
como lo establece la Ley de la Corte de Cuentas de la Repblica.
Delimitacin de Funciones
Art. 23.- La Unidad de Auditora Interna, no ejercer funciones en los
procesos de administracin y finanzas, ni en la toma de decisiones del
rgano Judicial. Formular y ejecutar con total independencia funcional
el Plan Anual de Trabajo de la Unidad, el cual deber ser aprobado por el
Titular y se har del conocimiento de la Corte de Cuentas de la Repblica.
CAPTULO II
NORMAS RELATIVAS A LA VALORACIN DE RIESGOS
Definicin de Objetivos Institucionales
Art. 24.- Los objetivos y metas institucionales, integrados al Plan Es-
tratgico Institucional y Plan Anual Operativo, sern definidos en forma
especfica, de conformidad a la misin y visin, revisando anualmente su
cumplimiento.
El Plan Estratgico Institucional y sus enmiendas, debern ser apro-
bados por Corte Plena y el Plan Anual Operativo y sus enmiendas, por el
Titular. Cada Unidad, incorporar sus objetivos y metas en sus respecti-
vos planes.
Planificacin Participativa
Art. 25.- Los planes anuales operativos, debern ser formulados por
cada unidad organizativa, con la participacin del personal clave de cada
7
Unidad, a fin de que se adquiera un compromiso para el logro de los ob-
jetivos y metas, que se definan de acuerdo a los lineamientos emanados
de la unidad encargada de la planificacin institucional, quien consolidar
el Plan Anual Operativo y efectuar el seguimiento y evaluacin.
Comunicacin de Objetivos y Metas
Art. 26.- Cada Jefatura, establecer y mantendr lneas recprocas
de comunicacin con el personal de cada Unidad que participe directa o
indirectamente en los procesos, a fin de que los objetivos y metas defini-
dos en el Plan Anual Operativo, se divulguen apropiadamente.
Las jefaturas de cada una de las diferentes unidades organizativas,
debern comunicar mensualmente a la unidad encargada de la plani-
ficacin institucional, el avance de los objetivos y metas plasmados en
sus planes anuales operativos, para su respectivo seguimiento e informe
institucional.
Identificacin de Riesgos
Art. 27.- La Jefatura de cada una de las diferentes unidades organi-
zativas, deber identificar permanentemente y evaluar por medio de las
tcnicas de monitoreo, inspeccin, verificacin y otras que fueren nece-
sarias aplicar; por lo menos una vez al ao, en cualquier etapa de los pro-
cesos, factores de riesgos de menor o mayor relevancia, tanto internos
como externos, que puedan llegar a obstaculizar o impedir alcanzar los
objetivos de su unidad.
Identificados los riesgos, deber elaborarse un listado de ellos, to-
mando como base sus orgenes y relevancia.
Anlisis de Riesgos Identificados
Art. 28.- En cada Unidad, se debern analizar los riesgos identifica-
dos para establecer un orden de importancia, de ocurrencia e impacto en
el logro de los objetivos y metas de la unidad correspondiente.
Del anlisis de riesgos identificados, cada unidad deber dejar evi-
dencia documental; as como, de la metodologa utilizada.
Gestin de Riesgos
Art. 29.- Para reducir al mnimo la probabilidad de ocurrencia y el
impacto de los riesgos identificados y analizados, el Titular, niveles geren-
ciales y dems jefaturas de las unidades organizativas, debern estable-
8 17
Notificacin
Art. 67.- Cuando en una unidad organizativa, se nombre un empleado
que deba rendir fianza o caucin, el Jefe de la unidad estar obligado a
notificarlo a la unidad responsable del manejo y control de las mismas, a
fin de que se cumpla con los procedimientos establecidos.
De igual manera, deber notificar cuando el funcionario o empleado
cese en las funciones que generaron la rendicin de fianza, con la finali-
dad de excluirlo de la pliza correspondiente.
Polticas y Procedimientos de los Controles Generales de Sistemas
de Informacin
Art. 68.- Se debern documentar, a travs de manuales o instructivos,
las polticas y procedimientos sobre los controles generales comunes a
todos los sistemas de informacin.
Licencias de Sistemas Informticos
Art. 69.- El Departamento de Informtica, deber asegurarse que los
programas o aplicativos comerciales instalados en los equipos inform-
ticos del rgano Judicial, estn amparados en la respectiva licencia que
otorgue a la entidad el derecho de instalacin y uso de los mismos. La
custodia de las licencias, deber estar a cargo de dicho Departamento,
garantizando que estn debidamente resguardadas.
Definicin de Polticas y Procedimientos de Controles de Aplica-
cin
Art. 70.- Las unidades organizativas, debern establecer en sus ma-
nuales o instructivos, las polticas y procedimientos sobre controles de
aplicacin especficos, que garanticen seguridad razonable en el proce-
samiento de la informacin generada en cada etapa de los procesos y
que asegure que las transacciones se realicen en forma completa y exac-
ta, debidamente validadas, autorizadas y documentadas.
CAPTULO IV
NORMAS RELATIVAS A LA INFORMACIN Y COMUNICACIN
Adecuacin de los Sistemas de Informacin y Comunicacin
Art. 71.- Para adecuar sus sistemas de informacin y comunicacin,
el rgano Judicial deber:
Acciones Correctivas y Responsabilidades
Art. 62.- En caso de inconsistencias detectadas en las conciliaciones
e inventarios, se tomarn las acciones correctivas o se determinarn las
responsabilidades conforme a la Ley.
Definicin de Polticas y Procedimientos de Rotacin del Personal
en Puestos de Trabajo
Art. 63.- Las polticas y procedimientos sobre la rotacin sistemtica
del personal en puestos de trabajo, que desempee funciones claves o
tareas afines, debern ser aprobadas por el Titular o el funcionario que se
delegue en los manuales elaborados por la unidad organizativa encarga-
da de la administracin del recurso humano.
Con el objeto de que el personal pueda conocer las distintas etapas
de los procesos y comprender mejor su participacin en el logro de los
objetivos institucionales, cada unidad implementar en forma sistemtica
la rotacin de los servidores con tareas, atribuciones o actividades afines,
como un mecanismo de capacitacin que les permitir desempearse
con eficiencia en los diferentes cargos, descubriendo las habilidades par-
ticulares de cada uno, para utilizar efectivamente varios servidores en
diversos puestos afines, asignndoles la tarea que mejor desempeen.
Posibilidad de Rotacin
Art. 64.- La rotacin del personal con tareas crticas y actividades
afines, se podr realizar siempre que la naturaleza de sus funciones y las
disposiciones jurdicas y tcnicas lo permitan.
Definicin de Polticas y Procedimientos sobre Garantas o Cau-
ciones
Art. 65.- El Titular o funcionario que se delegue, documentar a tra-
vs de manuales o instructivos, las polticas y procedimientos en materia
de garantas, conforme a las disposiciones legales vigentes.
Obligacin de Rendir Caucin
Art. 66.- Los funcionarios y empleados del rgano Judicial, encar-
gados de la recepcin, control, custodia y manejo de bienes, fondos o
valores pblicos, debern rendir la caucin respectiva antes de tomar
posesin de su cargo.
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cer polticas y procedimientos que permitan ejercer un adecuado control
sobre stos.
Administracin de Riesgos Estratgicos
Art. 30.- El Titular, Corte Plena, niveles gerenciales y dems jefatu-
ras, debern considerar los riesgos estratgicos y tomar acciones que
permitan administrarlos.
CAPTULO III
NORMAS RELATIVAS A LAS ACTIVIDADES DE CONTROL
Actividades de Control
Art. 31.- Cada unidad organizativa, deber establecer de manera in-
tegrada a cada proceso, las actividades de control que permitan obtener
seguridad razonable en el cumplimiento de las disposiciones emitidas
por el Titular, Corte Plena, niveles gerenciales y dems jefaturas del r-
gano Judicial, para lograr eficiencia de las operaciones, confiabilidad y
oportunidad de la informacin y cumplimiento del ordenamiento jurdico y
tcnico aplicable, las que debern estar debidamente documentadas.
Otras Actividades de Control
Art. 32.- Tambin debern considerarse actividades de control, las
siguientes:
a) Control de existencias de consumo, sistemas de registro de
existencias institucionales en los almacenes del rgano Judi-
cial;
b) Sistemas de control sobre el consumo, registro y liquidacin de
combustible; y
c) Sistemas de control sobre el uso, control, resguardo, mante-
nimiento, reparacin de vehculos institucionales y dems que
sean necesarios.
Establecimiento, Documentacin, Divulgacin y Actualizacin de
Polticas y Procedimientos de Control
Art. 33.- Cada Unidad, deber establecer, documentar y divulgar al
personal, a travs de manuales o instructivos, las polticas y procedimien-
tos de control que garanticen razonablemente el efectivo funcionamiento
del Sistema de Control Interno.
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 Las polticas y procedimientos de control, debern ser revisados y
actualizados por cada unidad organizativa, por lo menos una vez al ao,
en los casos siguientes:
a) Cuando las necesidades institucionales lo requieran;
b) Cuando la autoridad superior lo estime conveniente;
c) Como producto de cambios organizacionales;
d) Por recomendacin de una auditora; y
e) Por efecto de cambios en la Normativa vigente.
Dichas modificaciones, debern darse a conocer al personal de cada
unidad organizativa.
Indicadores de Gestin
Art. 34.- Cada Unidad, con la asesora de la Unidad encargada de
la planificacin institucional, deber identificar y formular indicadores de
gestin que le permitan medir el avance y cumplimiento de sus objetivos
y metas.
Adquisicin y Contratacin de Bienes y Servicios
Art. 35.- La Unidad encargada de las adquisiciones y contrataciones,
ser la responsable de adquirir y contratar bienes o servicios, de confor-
midad con los requisitos prescritos en la correspondiente Normativa.
Definicin de Polticas y Procedimientos de Autorizacin y Aproba-
cin
Art. 36.- En cada Unidad, se deber definir por medio de sus manua-
les administrativos, la autoridad y responsabilidad de los encargados de
autorizar y aprobar las operaciones que se realicen, de acuerdo a la: Mi-
sin, visin, polticas, estrategias, planes, presupuesto y normativa apli-
cable, lo cual deber ser del conocimiento de los servidores de la unidad
organizativa correspondiente.
Proteccin y Conservacin de Bienes Asignados
Art. 37.- Las unidades organizativas, a las que se les asignen bienes
institucionales, debern esmerarse por protegerlos y conservarlos en el
mejor estado posible.
Sistema de Proteccin de Bienes Institucionales
Art. 38.- Las unidades, que tengan bajo su cargo el almacenamiento,
manejo y custodia de los bienes institucionales, establecern un sistema
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Arqueos de Fondo Circulante y de Caja Chica
Art. 56.- En todos los fondos circulantes o de Caja Chica, que se
hubieren creado para atender diversas actividades, se debern realizar
arqueos peridicos y sin previo aviso por la Direccin de Auditora Inter-
na; como apoyo o para que dicha actividad se realice continuamente,
podr designarse a personal que no est directamente relacionado con el
manejo y control del Fondo Circulante o Caja Chica, al que se le aplicar
tal procedimiento de control y que posean el conocimiento necesario, de
lo cual se dejar constancia por medio del acta de arqueo.
Constatacin de Inventarios
Art. 57.- En los almacenes del rgano Judicial, se debern realizar
anualmente constataciones fsicas de los inventarios existentes, dejando
evidencia escrita de los resultados obtenidos.
Inventario Anual de Bienes de Activo Fijo
Art. 58.- Cada Unidad, realizar anualmente un inventario fsico de
los bienes de activo fijo que tenga asignados, con la finalidad de depurar
dicho inventario, tomando de base los datos proporcionados por la unidad
organizativa encargada del registro del activo fijo institucional, debiendo
informarse a esta unidad los resultados obtenidos.
Conciliacin de Registros a Nivel Nacional
Art. 59.- Sin perjuicio a lo establecido en el artculo anterior, la Uni-
dad encargada del registro de los bienes de activo fijo, deber realizar
peridicamente una conciliacin y depuracin de todos los inventarios
efectuados por las unidades organizativas.
Descargo de Bienes
Art. 60.- Las unidades, debern informar oportunamente a la unidad
encargada del registro de los bienes institucionales de activo fijo, sobre el
descargo de los bienes reasignados, inservibles o en desuso.
Conciliaciones o Inventarios de otros Bienes y Valores
Art. 61.- Las unidades que manejen otros bienes y valores, debern
realizar peridicamente conciliaciones o inventarios, por medio de un ser-
vidor independiente de su custodia y registro, debiendo dejar evidencia
escrita de lo realizado.
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iniciar otra; los cheques en blanco, debern ser debidamente custodia-
dos para evitar su mal uso; la cantidad que ampare al cheque, deber
imprimirse mediante mquina protectora o utilizando el procesamiento
electrnico de datos.
Transferencias de Fondos
Art. 53.- Toda transferencia de fondos y otros valores, ya sea interna
o externa, entre entidades, con el sistema financiero, empleados y sumi-
nistrantes, podr hacerse por medios manuales o electrnicos, asegu-
rndose que cada una de las transacciones; adems de cumplir con las
obligaciones legales, est soportada en documentos debidamente autori-
zados.
Las transferencias de fondos y valores, debern reflejar en forma n-
tegra el origen y fuente de sus recursos; as como, su destino y clasifi-
cacin. Cuando se realicen por medios electrnicos, debern implemen-
tarse controles que garanticen la restriccin en el acceso; para ello, ser
necesario contar con mecanismos de seguridad y uso de contraseas
para personal autorizado.
Controles sobre el Vencimiento de Derechos y Obligaciones
Art, 54.- El control sobre los derechos y obligaciones, deber con-
siderar fechas de vencimiento, para su recuperacin o cancelacin en
forma oportuna. El anlisis de los valores por cobrar o por pagar, se efec-
tuar peridicamente.
El control sobre los vencimientos, permite reclamar los derechos y
cumplir con las obligaciones del rgano Judicial; a fin de recuperar o
aprovechar en forma oportuna los recursos y evitar el pago de multas o
intereses.
Elaboracin de Conciliaciones Bancarias
Art. 55.- La conciliacin de las cuentas bancarias, aperturadas por
los encargados del manejo de fondos de las diferentes unidades organi-
zativas, sern elaboradas mensualmente por un servidor independiente
del manejo y registro de dichos fondos, con la finalidad de asegurar la
transparencia de las operaciones, a travs de una adecuada segregacin
de atribuciones, salvo lo relacionado en el segundo inciso del artculo
diecisiete de estas Normas.
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para su proteccin, los cuales estarn bajo la responsabilidad de un ser-
vidor que rendir fianza conforme a la Ley y lo establecido en los manua-
les o instructivos correspondientes.
Plizas de Seguro
Art. 39.- Los bienes resguardados en los almacenes y los asignados
a cada unidad organizativa, estarn protegidos por medio de plizas de
seguro, considerando el costo-beneficio de su aseguramiento.
Asignacin de Bienes
Art. 40.- En cada Unidad, se deber asignar a cada servidor, me-
diante hojas de asignacin, todos los bienes que tenga a su cargo; en el
caso de bienes de uso comn para todos los servidores de una unidad, la
Jefatura de dicha unidad ser la responsable.
Cuidado y Conservacin
Art. 41.- Ser responsabilidad de cada servidor, a quien hubiere sido
asignado un bien, cuidarlo y conservarlo en buen estado de funciona-
miento, de acuerdo a lo establecido en la Normativa vigente.
Registro de Activo Fijo
Art. 42.- La Unidad, encargada del registro de los bienes del activo
fijo institucional, deber establecer un sistema de control, de tal manera
que permita identificar los bienes muebles e inmuebles que posee la Ins-
titucin, con el propsito de contar con informacin que facilite la toma de
decisiones para su reposicin, utilizacin, reparacin, mantenimiento o
descargo.
Uso de Vehculos
Art. 43.- Los vehculos propiedad del rgano Judicial, sern utiliza-
dos para el servicio exclusivo de las actividades propias de la Institucin,
de acuerdo a lo establecido en la Normativa interna y externa aplicable,
para el uso de vehculos.
Definicin de Polticas y Procedimientos sobre Diseo y uso de Do-
cumentos y Registros
Art. 44.- Las unidades organizativas, debern documentar, por medio
de sus manuales o instructivos, el diseo y uso de formularios, documen-
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tos y registros de las operaciones significativas que realicen. Los formu-
larios que se diseen, debern ser elaborados de manera uniforme con
las copias necesarias y pre numeradas cuando as lo requiera el proce-
dimiento. Adems, debern contener los atributos bsicos de control de
elaborado, revisado y autorizado, cuando stos as lo ameriten.
Resguardo de Formularios y Sellos Institucionales
Art. 45.- Los formularios prenumerados, que an no hubieren sido
utilizados y los sellos de uso institucional, se debern resguardar apropia-
damente para evitar el uso indebido.
Archivo de Documentacin
Art. 46.- Las unidades, debern administrar y resguardar posterior a
su utilizacin la documentacin que soporte y demuestre las operaciones
y/o actividades administrativas, financieras, tcnicas y jurdicas que se
realicen; dicha documentacin, se archivar siguiendo un orden lgico y
cronolgico de fcil acceso y utilizacin, de acuerdo a lo establecido en la
Normativa vigente.
Definicin de Polticas y Procedimientos sobre Conciliacin Peri-
dica de Registros
Art. 47.- Los procedimientos de conciliacin peridica de registros, se
debern definir y documentar, por medio de manuales o instructivos.
Presupuesto
Art. 48.- Las fases del ciclo presupuestario que comprende la: Formu-
lacin, ejecucin, seguimiento y evaluacin, debern efectuarse conforme
a lo establecido en la Normativa emitida por el Ministerio de Hacienda.
A efecto de realizar la programacin y formulacin presupuestaria
del rgano Judicial, ser necesario el anlisis comparativo de resultados
de los ejercicios anteriores y vigentes, para sustentar las estimaciones
futuras. El rgano Judicial, deber contar con polticas y prioridades ins-
titucionales que determinen la relacin entre propsitos y recursos.
El rgano Judicial, deber realizar peridicamente, al menos cada
tres meses, un anlisis crtico de los resultados fsicos y financieros, com-
parando las metas o propsitos proyectados con los resultados obtenidos
y los recursos utilizados, a efecto de establecer el grado de cumplimiento
o desviacin en el uso de los recursos y porcentajes de ejecucin presu-
puestaria, para la aplicacin de medidas correctivas si fueren necesarias.
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Confirmaciones de Saldos
Art. 49.- Peridicamente, se comprobar el movimiento y se confir-
mar en forma independiente los saldos de las cuentas de derechos y
obligaciones financieras a cargo de la entidad, con el propsito de ga-
rantizar la confiabilidad de la informacin, mediante la evidencia que se
obtiene de terceros con la informacin a ser confirmada.
Manejo de Cuentas Bancarias
Art. 50.- El manejo y control de las cuentas bancarias, se sujetar a
lo prescrito en la Normativa emitida por el Ministerio de Hacienda.
Refrendarios de Cheques
Art. 51.- El rgano Judicial, acreditar por escrito ante los bancos
depositarios, a sus servidores titulares y suplentes autorizados para el
movimiento de sus fondos.
Los refrendarios de cuentas bancarias, no debern ejercer las fun-
ciones de autorizacin de gastos ni de contador. Los casos especiales,
estarn regulados por las leyes y reglamentos respectivos.
Los servidores que ejerzan funciones de refrendarios de cheques,
debern asegurarse que los documentos que soporten un pago cumplan
con los requisitos de legalidad, veracidad y pertinencia.
Si algn Refrendario cesara en su cargo, el Titular de la cuenta, de-
ber comunicar al Banco dentro de las veinticuatro horas siguientes.
Emisin de Cheques
Art. 52.- La emisin de cheques, se efectuar a nombre del benefi-
ciario. Las firmas en los cheques emitidos podrn estamparse manual-
mente, con clich o sistemas autorizados, toda vez que stos ofrezcan
seguridad.
Toda emisin de cheques, deber contar con dos firmas autorizadas
en forma mancomunada.
Por ningn motivo se firmarn cheques en blanco, ni a nombre de
personas o empresas diferentes a las que hubieren suministrado los bie-
nes o servicios al rgano Judicial.
Las frmulas de cheques, cumplirn con los requisitos legales y de
seguridad establecidas por la Ley.
Ser importante que todos los cheques, estn previamente nume-
rados y que se agoten todos los nmeros de una misma serie antes de
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