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SISTEMA DE CONTABILIDAD

Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se


recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones,
valindose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la
gerencia le permitirn a la misma tomar decisiones financieras.

Un sistema de contabilidad no es ms que normas, pautas, procedimientos etc.


para controlar las operaciones y suministrar informacin financiera de una empresa,
por medio de la organizacin, clasificacin y cuantificacin de las informaciones
administrativas y financieras que se nos suministre.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su


estructura-configuracin cumpla con los objetivos trazados. Esta red de
procedimientos debe estar tan ntimamente ligada que integre de tal manera el
esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad
importante de la misma.

PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD

1) Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.).

2) Preparar una lista de chequeo: La lista de chequeo es un formulario que posee


todos los datos de una empresa relativos a: su razn social, ubicacin fsica, actividad
comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es
suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad.

3) Elaborar informes.

Los Informes expresan la situacin de la empresa. Estos estn integrados por:

El Balance General

Estado de Ganancia y Prdida.

Tambin pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:


Estado de Costo Estimado

Estadsticas de ventas, etc.

La gerencia los utiliza para evaluar su actuacin y determinar su posicin


financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.

CUALIDADES.

Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.

Contiene los parmetros de una buena comunicacin: claridad, coherencia,


estratificacin, etc.

4) Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento.

Los catalogo de cuentas contiene todas las cuentas que se estima sern
necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la
suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro debern
agregarse al sistema.

OBJETIVOS.

Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la


implementacin de un catlogo de cuenta similar.

Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras


financieras.

Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa


o entidad.

Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeracin se basa en el


sistema mtrico decimal. Se comienza por asignar un nmero ndice a cada grupo de
cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera
siguiente:

BALANCE GENERAL

1- Activo

2- Pasivo

3- Capital

ESTADO DE RESULTADO

4- Ingreso

5- Costos

6- Gastos

7- Otro ingresos

8- Otros egresos

En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas dbito y crdito para


obtener un balance.
La codificacin es considerada como una operacin preliminar para la
clasificacin.
El Manual de procedimiento es la gua que explica cmo podemos utilizar el
catalogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acreedoras.
5) Disear formularios para todas las operaciones.

Los formularios son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar
informacin en las diferentes reas de una empresa. Constituyen un elemento que
siempre y cuando est autorizado (firmado) podr servir como comprobante para
garantizar una operacin.
Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misin en el
mecanismo funcional del rgimen contable, como elementos de registracin,
informacin y control (facturas, recibos, etc.).

Toda operacin debe ser respaldada por un comprobante o formulario que


permita su apropiada contabilizacin y que sirva para conocer los diferentes datos.

REQUISITOS DE TODO FORMULARIO:

1) Numeracin

2) Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control.

3) Redaccin clara, sin errores.

4) Adems del original, emitir las copias necesarias

5) Poseer firmas

ENTRE LOS PRINCIPALES FORMULARIOS TENEMOS:

Facturas
Recibo
Conduce
rdenes de compra
Otros, etc.

La factura es un documento con el que se documenta la venta de mercaderas u


otros efectos. En l se hacen constar las mercaderas vendidas, en cantidades, precios
e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operacin. Las
facturas suelen emitirse por triplicado. El original al cliente y las copias se utilizan
para contabilizar la venta en los registros pertinentes.

El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una


determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagar,
mercancas u otros bienes. Los recibos por lo general se extienden por duplicado. El
original se le da a la persona que hace el pago y la copia es conservada por el que lo
recibe.
El conduce es elaborado por el almacn el original y por lo menos dos copias.
El original es enviado al cliente junto con la mercanca. Copia a contabilidad/archivo.
El propsito de este formulario es detallar la mercanca que se ha despachado del
almacn previo a la orden de despacho que recibi el departamento de ventas.

La orden de compras es un formulario comercial que identifica la mercanca y/o


productos que desea comprar una compaa.

La nota de dbito se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empresa y


contra un acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se enva a
la persona que debemos cargar con su importe. El duplicado y triplicado, al igual que
la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros
de entrada original.

La nota de crdito es una notificacin que se enva al cliente a favor de su


cuenta. Estas se orientan a favor de los clientes en el diario de ventas y las notas de
crdito a favor de la empresa en el diario de compras.

El cheque es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene
fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crdito en descubierto. En fin, es
un medio por el que una persona/empresa ordena a un banco el pago de una suma de
dinero, siempre que tenga saldo a su favor o autorizacin para girar aunque no
disponga de saldo.

El desembolso de caja es un formulario que se llena cuando hay un egredo de


dinero para realizar pagos por distintos conceptos.

La requisicin de materiales y equipos de oficina es un formulario que la


empresa enva a una compaa para hacer un pedido de material gastable. Puede ser
interna y tramitarse por el departamento de suministro o externa para ser pedida fuera
de la institucin.

6) Disear reportes
Entre los reportes podemos mencionar:
Nomina
Ventas
Compras
Cheque emitidos.
Los reportes se harn de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida a la
persona que instale el sistema de contabilidad.
La nmina es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicacin
de su salario.
7) Preparar los libros. Balance inicial.
Los libros de contabilidad son aquellos en los que se anotan de manera
definitiva las informaciones que aportan los formularios. Libros don se asientan las
operaciones de la empresa con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley a
este respecto y lograr la informacin o los datos necesarios para conocer su situacin
y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y prdidas.
Los Diarios: en los cuales se registran cronolgicamente las informaciones, esto es,
el registro diario de las operaciones. Son conocidos tambin como libros de entra
original.
El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en
el diario. Es conocido como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, ya que
sirve de fuente de informacin para conformar los estados financieros.
Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relacin
detallada de las existencias finales listas para las ventas valoradas al costo.
El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican,
se registran e interpreta toda la informacin financiera, que mediante el mecanismo
de control interno sern recibidas.

PROCESAMIENTO DE DATOS
El procesamiento de datos es la Tcnica que consiste en la recoleccin de los
datos primarios de entrada, que son evaluados y ordenados, para obtener informacin
til, que luego sern analizados por el usuario final, para que pueda tomar las
decisiones o realizar las acciones que estime conveniente.
El procesamiento de datos consiste en cuatro tareas principales como son,
Recoleccin de datos, Manipulacin de datos, Almacenamiento de datos y
preparacin de documentos.
Las tareas del procesamiento de datos, son los procedimientos que realiza todo
sistema de informacin gerencial; en este caso del sistema de informacin contable,
realiza esos procedimientos para llevar un control de las actividades financieras de la
empresa y resumirla de forma til para la toma de decisiones. Bsicamente son 4
tareas, las cuales son:

1) RECOLECCIN DE DATOS: cuando la empresa proporciona productos y


servicios a su entorno, cada accin se describe con un registro de datos. Si en la
accin interviene un elemento del entorno (gobierno, comunidad financiera,
sindicatos, comunidad global, clientes, proveedores, competencia, accionistas), la
accin recibe el nombre de transaccin; en donde se dice que hay un procesamiento
de transacciones. El sistema de procesamiento de datos rene los datos que describen:

Cada una de las acciones internas de la empresa.


Las transacciones con el entorno.

2) MANIPULACIN DE DATOS: Consiste en convertir los datos en informacin,


existen 4 operaciones de manipulacin de datos:

1. Clasificacin: Ciertos elementos de datos de registros funcionan como cdigos. En el


campo de la computacin, un cdigo es uno o ms caracteres que sirven para
identificar y agrupar registros. Ejemplo, un registro de nmina incluye cdigos que
identifican el empleado (nmero de empleado), el departamento del empleado
(nmero de departamento) y la clasificacin de nmina del empleado (clase de
nmina).
2. Ordenamiento: Los registros se acomodan en ciertas secuencias con base en los
cdigos u otros elementos de datos. Ejemplo: el archivo de registros de nmina se
ordena de modo que todos los registros de cada empleado estn juntos.
3. Clculo: se realizan operaciones aritmticas y lgicas con los elementos de datos
para producir elementos de datos adicionales. Ejemplo: en un sistema de nmina, el
salario por hora se multiplica por las horas laboradas para producir el ingreso bruto.
4. Resumen: consiste en sintetizar los datos en forma general, es decir, en totales,
subtotales, promedios u otros.
3) ALMACENAMIENTO DE DATOS: en todas las empresas se realizan acciones y
transacciones cada da, donde en cada transaccin se describe con varios elementos
de datos; por lo tanto, el almacenamiento es muy importante para las empresas,
significa guardar los datos en algn lado al momento de necesitarlos, es decir,
guardarlos en medios de almacenamiento secundarios como los discos duros,
pendrive, MP3, MP4, Ipods, cualquier tipo de medio o dispositivo necesario para no
perder la informacin. Los archivos pueden integrarse lgicamente para formar una
base de datos.
4) PREPARACIN DE DOCUMENTOS: el sistema de informacin contable produce
salidas para las personas y organizaciones tanto dentro como fuera de la empresa, en
la mayor parte de las salidas son documentos impresos, pero tambin se usan las
salidas por pantalla, generalmente las salidas se originan de dos formas:
1. Por una accin: se producen cuando algo sucede, en cualquier momento. Ejemplo: la
factura que se imprime cada vez que se surte un pedido a un cliente.
2. Por un plan: se producen en una fecha determinada. Ejemplo: Un cheque de nmina
que se prepara cada viernes.