REGLAMENTO GENERAL DE EVENTOS

Centro de Convenciones
Jos Eustasio Rivera

1. GENERALIDADES

1.1 DEFINICIONES

1.1.1 Eventos

1.1.2 Centro Cultural y de Convenciones Jos Eustasio Rivera

1.1.3 Cliente

1.2 PRESENTACION DEL REGLAMENTO

1.3 INFORMACION Y ASESORIAS

1.4 SOLICITUD DE COTIZACION

1.5 COTIZACION

1.6 FORMALIZACION DE LA RESERVA

1.7 CONTRATO

1.8 FORMA DE PAGO

1.9 SANCIONES

1.10 PERMISOS DE GOBIERNO

1.11 DEPOSITO

2. DESCRIPCION E INDICACIONES PARA EL USO DE LAS AREAS DEL

CENTRO DE CONVENCIONES.

2.1 Especificaciones

2.2 Salones del Centro de Convenciones

2.2.1 Auditorio Tierra de Promisin

2.2.2. Saln guila Andina

2.2.3 Saln Los Potros

2.2.4 Saln La Vorgine

2.2.5 Salones El Rio y La Selva

2.2.6 Espacios Adicionales

2.3 ESPECIFICACIONES ESPECIALES PARA EL USO DE LA PLAZOLETA

2.4 INDICACIONES PARA LA UTILIZACION DE LOBBYS

2.5 INDICACIONES PARA LA UTILIZACION DE LOS SALONES

3. SERVICIOS DISPUESTOS POR EL CENTRO DE CONVENCIONES

3.1 Espacios para materiales y equipos

3.2 Aseo

3.3 Seguridad

3.4 Red contra Incendios

3.5 Energa Elctrica

3.6 Ayuda y Equipos Disponibles

3.7 Telefona

3.8 Internet Cableado

3.9 Internet Inalmbrico

3.10 Alimentos y Bebidas

3.11 Disposiciones Comunes

3.12 Entrega de reas

3.13 Cobro de Servicios Adicionales

3.14 Parqueadero

4. ORIENTACIONES RELATIVAS A LA COMERCIALIZACION DEL EVENTO

A. Comunicacin Visual del evento

B. Eventos con muestra comercial o feria

5. PLANEACION Y REALIZACION DEL EVENTO

A. Reunin operativa

B. Indicaciones sobre montaje y desmontaje

C. Acceso de personal e n periodo de montaje y desmontaje

D. Cargue y descargue de mercanca

E. Acceso de participantes al evento

6. DISPOSICIONES ESPECIALES

A. Normas Generales de Seguridad

B. Restricciones

7. ESPECIFICACIONES PARA MUESTRAS COMERCIALES Y/O FERIAS

8. DISPOSICIONES GENERALES
1. GENERALIDADES

1.1.1 DEFINICIONES

1.1.2 Eventos

Para efectos de este reglamento se consideran eventos los siguientes:

Congresos, Conferencia, Convenciones, Coloquios, Seminarios, Simposios,
Debates, Foros, Asambleas, exposiciones, Ferias, Conciertos, Desfiles,
Lanzamientos de Productos, Capacitaciones empresariales, u otras
manifestaciones de carcter Social, Cultura, Educativo, Poltico, Religioso y
Comercial, entre otros. El evento es un acto con fecha, duracin, ubicacin y
objetivos definidos.

1.1.2. Centro Cultural y de Convenciones Jos Eustasio Rivera

Es el nico complejo de eventos ms importante del Huila y Sur Occidente del

Pas, ubicado estratgicamente en la ciudad de Neiva, con acceso directo a las
principales calles y avenidas, a 10 minutos del aeropuerto Benito Salas y a 15
minutos del centro donde encontramos el ncleo hotelero y comercial de la
ciudad.

El recinto del centro de convenciones cuenta con un rea de salones para

eventos de 1.757 mt2, y un rea de lobbys de 640 mt2. Dispone de tecnologa,
comunicaciones y ayudas audiovisuales de ltima generacin. Est dotado con
Sala VIP, Sala de Prensa, reas de Descanso, parqueaderos, Registro y
Circulacin; integradas a 792 metros cuadrados de Plazoleta, reas Verdes y
Espacio Pblico.

Tiene una capacidad para albergar desde 60 hasta 2000 personas y su diseo
nos permite adecuarse para Congresos, Conferencias, Reuniones Sociales,
Desfiles, Exposiciones, etc.

1.1.3 Cliente

Para efectos de este reglamento, se entiende por cliente el dueo del evento,
es decir la persona natural o jurdica que suscribe el contrato con INTURHUILA
LTDA, empresa administradora del Centro de Convenciones, ya sea de
arrendamiento de salones, reas, entre otros. Es de aclarar que el cliente podr
contratar un organizador u operador de eventos, en quien delega la
planeacin, montaje, desmontaje y ejecucin del evento. Por lo tanto, es
indispensable que este operador conozca este reglamento.
1.2 PRESENTACION DEL REGLAMENTO

El presente reglamento de Eventos define y regula los deberes, derechos y

obligaciones del Centro de Convenciones Jos Eustasio Rivera y de sus
clientes.

1.3 INFORMACION Y ASESORIAS

El Centro de Convenciones cuenta con una Oficina de Coordinacin de Eventos

y Soporte Tcnico dispuesto a orientarlo durante el proceso de planeacin del
evento. Nuestro horario de atencin es de Lunes a Viernes de 7:30 Am a 12:30
M y de 2:30 Pm a 6:30 Pm.

1.4 SOLICITUD DE COTIZACION

Las personas naturales o jurdicas interesadas en el arrendamiento de los

salones, reas, equipos y/o los servicios, debern diligenciar la respectiva
Solicitud de Cotizacin que podr ser encontrada en nuestra pgina web
www.centrodeconvencionesneiva.com o en las oficinas del Centro de
Convenciones.

1.5 COTIZACION

A partir de la solicitud de cotizacin, el Coordinador de Eventos del Centro de

Convenciones se pondr en contacto con el Cliente, lo asesorar y segn sus
especificaciones le entregar una cotizacin con los servicios y espacios
solicitados.

1.6 FORMALIZACION DE LA RESERVA

La reserva de fechas y reas se har oficial cuando el Cliente haya cancelado

por lo menos el cincuenta por ciento (50%) del valor total de la cotizacin
aprobada en los plazos estipulados segn el caso, con excepcin de las
Entidades Pblicas, a quienes se har la reserva con el correspondiente
Certificado de Disponibilidad y Reserva Presupuestal. Si esto no sucede en las
fechas estipuladas, el Centro de Convenciones tendr la libertad de disponer
de las reas objeto de la solicitud.
1.7 CONTRATO

Las partes suscribirn un contrato de arrendamiento que contendr las

condiciones especificadas en la cotizacin aprobada por el cliente. El presente
reglamento har parte integrante de dicho contrato.

1.8 FORMAS DE PAGO

El cliente se obliga a cumplir rigurosamente con las fechas de pago estipuladas

en la cotizacin y el contrato. El valor total de la cotizacin debe ser cancelada
antes de la iniciacin del montaje del evento.

El Centro de Convenciones se reserva el derecho de no entregar los salones si

el Cliente no se encuentra a paz y salvo por todo concepto.

Si el Cliente tiene cuentas vencidas en mora con el Centro de Convenciones,

se cancelaran automticamente las reservas para la realizacin de eventos
futuros.

1.9 SANCIONES

En los casos en que el Cliente decida por cualquier circunstancia cancelar el

evento deber informar al Centro de Convenciones de dicha cancelacin con
mnimo 15 das de anticipacin, de lo contrario se impondr una multa
correspondiente a medio salario mnimo legal vigente.

1.10 PERMISOS DE GOBIERNO

Es responsabilidad del Cliente tramitar ante la Secretara de Gobierno del

Municipio de Neiva el permiso necesario para la realizacin de eventos nica y
exclusivamente cuando estos sean en la plazoleta del Centro de Convenciones.
Este permiso obedece a la Resolucin No. 079 del 2003 expedida por
INTURHUILA LTDA que reglamenta el uso de la plazoleta.

De acuerdo a esto se podrn requerir trmites con, Bomberos, Polica, Sayco,

Acimpro y Secretara de Transportes y Trnsito. El Centro de Convenciones
suministrar la informacin necesaria para la obtencin de dicho permiso.
1.11 DEPOSITO

Para garantizar el pago de posibles daos y servicios adicionales que se

pudieran ocasionar durante el evento, el Cliente se har responsable ante
cualquier circunstancia que se pueda presentar y que afecte las instalaciones
del Centro de Convenciones.

Por regla general la institucin contrata directamente con sus proveedores el

arreglo o mantenimiento que requiera hacerse en sus instalaciones frente a un
dao causado en desarrollo de un evento. El costo del arreglo ser cobrado al
Cliente en la liquidacin del evento.

Excepcionalmente el Centro de Convenciones podr autorizar al Cliente para

que contrate directamente con el proveedor o contratista que har el arreglo o
mantenimiento, pero en todo caso bajo la coordinacin del Centro de
Convenciones.

2. DESCRIPCION E INDICACIONES PARA EL USO DE LAS AREAS DEL

CENTRO DE CONVENCIONES.

2.1 Especificaciones

Todos los espacios del Centro de Convenciones incluyen las siguientes

especificaciones:

Iluminacin bsica
Servicio de aseo general y dotacin de baos.
Dispositivo de seguridad compuesto por 1 guarda de seguridad interno
diurno, 1 guarda de seguridad interno nocturno, 1 Guardia de Seguridad
diurno en el Parqueadero y 1 Circuito Cerrado de Cmaras de Seguridad las
24 horas.
Personal tcnico para montaje y solucin de imprevistos y/o dificultades
antes, durante y despus del evento.
Sonido en el rea de lobby (zonas sociales), que puede ser usado para
msica de ambientacin, avisos, informacin o llamadas en casos de
emergencias.
Dotacin de primeros auxilios.
Elementos contra incendio, como red hidrulica y extintores.
Aire acondicionado sectorizado.

El centro de convenciones ofrece al Cliente los espacios necesarios para

atender refrigerios, almuerzos, cenas o cocteles contratados segn una oferta
amplia de mens. Solo se permite el ingreso de alimentos y bebidas
suministrados o autorizados por el centro de convenciones.
Est prohibido el ingreso de alimentos y bebidas al interior de los salones del
centro de convenciones, as como fumar dentro de todo el centro de
convenciones.

2.2 Salones del Centro de Convenciones.

El Centro de Convenciones ofrece al Cliente diferentes salones divididos con las

siguientes especificaciones:

Sillas y mesas en la distribucin solicitada por el Cliente. (Las caractersticas

del mobiliario podrn variar dependiendo de la cantidad solicitada).
Sonido: ambiente, amplificador, deck doble cassette, 1 micrfono almbrico
para atril, 1 micrfono inalmbrico de mano y uno de solapa. Se cuenta con
un sistema de sonido distribuido en techo (tipo ambiente) y reforzado con
un sistema potenciado para manejo de voces en conferencias y seminarios.
Tarima fija en madera para los salones Tierra de Promisin, guila Andina y
los Potros.
Aire acondicionado.
Un sealador lser y un tablero Acrlico.

El Centro de Convenciones podr comercializar para otros eventos las reas no

entregadas en arrendamiento al Cliente, garantizando la independencia de los
eventos.

Los salones del Centro de Convenciones estn compuestos por:

2.2.1 Auditorio Tierra de Promisin

Es un espacio para realizar actividades acadmicas, sociales o eventos en

general, con las siguientes especificaciones: Atril, Banderas (Colombia, Huila y
Neiva), una Pantalla Principal de 5x5 y 3 Pantallas Laterales de 4x4, Videobeam
de 3000 Lumens, 700 Sillas, aire acondicionado, sonido, energa y aseo.

2.2.2 Saln guila Andina

Es un espacio para realizar actividades acadmicas, sociales o eventos en

general, con las siguientes especificaciones: Atril, Banderas de Colombia, Huila
y Neiva, Pantalla Principal de 5x5 y 2 Pantallas Laterales de 4x4, Videobeam de
3000 Lumens, 500 Sillas, Aire Acondicionado, Sonido, Energa y Aseo.
2.2.3 Saln Los Potros

Es un espacio para realizar actividades acadmicas o eventos en general, con

las siguientes especificaciones: Atril, Banderas (Colombia, Huila y Neiva),
Pantalla Principal de 4x4, Videobeam de 3000 Lumens, 150 Sillas, Aire
Acondicionado, Sonido, Energa y Aseo.

2.2.4 Saln La Vorgine

Este es un saln ubicado en el primer piso para realizar actividades

acadmicas, sociales o eventos en general, con las siguientes
especificaciones: Atril, Pantalla de Tripode de 2x2, Videobeam de 3000 Lumens,
300 Sillas, Aire Acondicionado, Sonido, Energa y Aseo.

2.2.5 Salones El Rio y La Selva

Estos salones se encuentran ubicados en el primer piso para realizar

actividades acadmicas o eventos en general, con las siguientes
especificaciones en cada Saln: Atril, Pantalla Principal de 2x2, Videobeam de
3000 Lumens, capacidad para 60 Sillas, Aire Acondicionado, Sonido, Energa y
Aseo.

2.2.6 Espacios adicionales

Plazoleta de Exposicin al Aire Libre, Sala de Prensa, Sala VIP, rea de Registro,
parqueadero cubierto, Lobbys del primer y segundo piso, zona de cafetera,
bodegas y reas de servicios.

2.3 ESPECIFICACIONES ESPECIALES PARA EL USO DE LA PLAZOLETA.

La Plazoleta es un rea para realizar eventos nicamente de carcter cultural

que requieran para su desarrollo espacios al aire libre.

El uso de la plazoleta estar sujeto a la Resolucin No. 079 de 2003 expedida

por INTURHUILA LTDA, la cual exige el cumplimiento de unos requisitos los
cuales debern cumplirse por parte del Cliente sin excepcin alguna.

Permiso expedido por la Gerencia de INTURHUILA LTDA y recibo de pago

de los derechos de utilizacin de la plazoleta.

Permiso expedido por la Secretaria de Gobierno Municipal con el lleno de

los requisitos exigidos por esta dependencia para el efecto.
 Permiso expedido por el Departamento de Polica Huila garantizando la
Seguridad del evento.

Permiso expedido por el Cuerpo de Bomberos de Neiva.

Permiso expedido por la Cruz Roja Colombiana o Defensa Civil

Colombiana garantizando plan de contingencia y primeros auxilios.

Quien cumpliendo los requisitos anteriores, obtiene el visto bueno final para la
utilizacin de La Plazoleta del Centro de Convenciones Jos Eustasio Rivera.

De igual forma, una vez cumplidos los requisitos por parte del Cliente, deber
comprometerse por escrito a:

Garantizar un buen uso y manejo de los equipos de sonido sin perturbar

con altos decibeles la tranquilidad del entorno.

Garantizar la implementacin logstica adecuada en materia de servicio

de aseo y servicios sanitarios.

Observar la limitacin de tiempo de los eventos de acuerdo a las normas

que para el efecto se encuentren vigentes por parte del Gobierno
Municipal de Neiva.

Responder por cualquier perjuicio causado a la infraestructura,

instalaciones y vecindario del Centro Cultural Jos Eustasio Rivera.

2.4 INDICACIONES PARA LA UTILIZACION DE LOBBYS (primero y

segundo piso).

El Cliente deber tener en cuenta para la utilizacin de los Lobbys las

siguientes especificaciones:

Las puertas de acceso y salida deben quedar siempre libres, es decir no se

podrn ubicar stands, mesas, sillas ni otros elementos que obstruyan la
circulacin.
Los pendones, pancartas, minivallas u otros elementos de promocin e
informacin deben ir en porta pendones de piso o estructuras similares. No
se puede colgar ni fijar ningn elemento en las paredes ni columnas.
 Los expositores solo podrn hacer uso del rea definida y ningn elemento
podr sobrepasar la altura del panel estndar (2.20 mt), salvo autorizacin
escrita del Centro de Convenciones. Las degustaciones deben estar
ubicadas en la zona del Lobby.

2.5 INDICACIONES PARA LA UTILIZACION DE LOS SALONES.

Los das de montaje y desmontaje tendrn una tarifa equivalente al 50% de

la tarifa hora plena del saln.
Los pendones dispuestos para ubicar en los salones del Centro de
Convenios deben ser trados directamente con su respectivo soporte y
sern montados por el personal del centro. Se requiere entonces que sean
entregados 1 da antes, sin excepcin, con ubicacin exacta (plano). Los
pendones van colgados dentro de los salones sern autorizados por la
administracin del Centro de Convenciones. Si no se reciben con esta
antelacin, el Centro de Convenciones se reserva el derecho de instalarlos.
Las puertas de salida deben quedar libres, es decir no se podrn ubicar
stands, mesas, sillas ni otros elementos que obstruyan la circulacin. El
Cliente debe pasar un plano de distribucin de espacios del evento que ser
aprobado por el centro de convenciones para garantizar los estndares de
seguridad.
En los salones El Rio y La Selva los pendones deben ir ubicados en porta
pendones.

3. SERVICIOS DISPUESTOS POR EL CENTRO DE CONVENCIONES.

3.1 Espacios para materiales y equipos.

El Centro de Convenciones ofrece al Cliente la posibilidad de utilizar espacios

para guardar materiales, estructuras y equipos necesarios para el montaje y
desarrollo del evento de conformidad con las condiciones establecidas en el
contrato suscrito con la entidad.

3.2 Aseo

Se har entrega del espacio en perfectas condiciones de aseo y se mantendr

durante la realizacin del evento. No est incluido el aseo al interior de stands,
puntos de contacto o cualquier tipo de muestra comercial.

Si se requiere asistencia en diferentes horarios, o refuerzo con personal

adicional, se deber solicitar al centro de convenciones por lo menos con 5 das
de anticipacin.
3.3 Seguridad

La entidad cuenta con recursos humanos y tcnicos de alta tecnologa para la

proteccin fsica de las personas y de sus instalaciones. De acuerdo con la
magnitud o caractersticas del evento, se podr proveer refuerzo de seguridad
segn la resolucin de tarifas vigente.

Corresponde al Cliente coordinar los apoyos requeridos ante las autoridades

Militares, de Polica y dems organismos de seguridad del Estado, para la
realizacin de Eventos feriales o certmenes que demanden planes especiales
de seguridad.

El centro de convenciones no se hace responsable por la prdida o robo de

elementos o equipos de uso personal, propio de organizadores, visitantes y
expositores, tales como cmaras, celulares, computadores porttiles, entre
otros, dentro de nuestras instalaciones, pero s realiza los controles necesarios
en los accesos para minimizar los riesgos de hurto que puedan presentarse.

Es responsabilidad del Cliente disponer del personal de logstica necesario para

ejercer el debido control de ingreso, registro, suministro de alimentos, retiro y
evacuacin de los asistentes al evento, sean visitantes o expositores.

El centro de convenciones tomar todas las medidas de seguridad que

considere necesarias segn cada evento en particular y de acuerdo con el plan
de contingencia del evento.

3.4 Red contra incendios.

La empresa cuenta con un sistema manual integrado por diez (10) gabinetes
de manguera.
La red contra incendio la conforma un cuarto de bombas con sus respectivas
vlvulas de control de paso, cheques, vlvulas de drenaje y un tablero de
automatizacin con los indicadores de presin requeridos. Se cuenta tambin
con extintores distribuidos por todas las instalaciones del Centro de
Convenciones.
Los gabinetes de mangueras y los extintores debern permanecer siempre
visibles y libres de impedimentos. Est prohibido retirar los extintores de sus
puntos fijos para ser ubicados en otro lugar.

3.5 Energa elctrica.

Para cada saln del Centro de Convenciones contamos con un tablero general
trifsico disponible para el consumo de energa necesario para cada evento.
Los requerimientos adicionales de energa tendrn un costo extra y se liquidar
sobre la capacidad instalada y no de acuerdo con el consumo. El Cliente
deber informar al centro de convenciones con 5 das de anterioridad al
evento sobre este requerimiento.

Para conexiones especiales los cables y materiales debern ser suministrados

por el Cliente, as como la mano de obra que estos trabajos puedan generar.
Siempre ser con acompaamiento e indicaciones del personal del Centro de
Convenciones.

Si el Cliente contrata con terceros servicios especiales de video, audio e

iluminacin artstica, deber reunirse 5 das antes del inicio del montaje del
evento, con el personal de soporte tcnico, para la aprobacin de las
instalaciones a realizar.

3.6 Ayudas y equipos disponibles.

Adicional a las especificaciones bsicas, el Cliente tendr derecho a las

siguientes ayudas para los salones:

Video beam, pantallas electrnicas, tableros en acrlico, reproductor de video

en DVD, micrfonos inalmbricos de mano y de solapa, micrfonos almbricos
de mano, consola de sonido con micrfono alambrado, sealador lasser,
grabadora para cassette.

Tambin contamos con otros servicios que generan un costo adicional como
mesa principal vestida y arreglos florales, luces artsticas manuales o
computarizadas, alquiler de stands, mesones, y equipos de de audfono y
cabinas de traduccin simultnea, etc.

En caso, de que se necesitaran mas equipos de los disponibles el Centro de

Convenciones podr suministrarlos siempre y cuando el costo del alquiler de
estos sea asumido por el cliente.

3.7 Telefona.

Se cuenta con puntos de conexin telefnica de PBX en Sala de Prensa,

Salones El Rio, La Selva, Recepcin del Lobby de 1 y 2 Piso, para llamadas
locales, nacionales, internacionales se solicitaran la lnea telefnica. Los
consumos y adecuaciones en las lneas telefnicas sern facturados al Cliente
en la liquidacin del evento, segn informacin arrojada por el tarificador. El
Cliente se har responsable de los equipos telefnicos entregados y de su
devolucin.
3.8 Internet cableado

El Centro de Convenciones ofrece puntos para conexin de Internet cableado

de Telefnica con capacidad de 1024 Kb en los salones El Rio, La Selva, La
Vorgine, Lobbys 1 y 2 Piso y Sala de Prensa, con un costo adicional. De igual
forma se podrn realizar instalaciones de equipos en red previa autorizacin de
la entidad. Estos servicios deben ser solicitados por anticipado.

Si se requiere hacer una ampliacin del ancho de banda, se deber solicitar por
escrito con al menos 5 das de anticipacin al evento. Esto tendr un costo,
determinado por el proveedor del servicio.

3.9 Internet inalmbrico

El servicio de Internet inalmbrico WIFI con una capacidad de 4 Mb. est

disponible en todos los espacios. Para su utilizacin, los participantes de los
eventos podrn conectarse al servidor desde sus equipos; en caso de requerir
ayuda, debern solicitarlo al Cliente y este a la Persona de Soporte Tcnico del
Centro de Convenciones.

3.10 Alimentos y Bebidas

Los servicios de alimentos y bebidas deben contratarse nicamente con el

Centro de Convenciones, que dispone de un grupo de proveedores altamente
calificados para su prestacin.

El Cliente podr escoger entre una amplia gama de ofertas bajo altos
estndares de calidad, oportunidad y precio. A travs de la coordinacin de
eventos podr obtener informacin, acompaamiento y asesora para
seleccionar las alternativas de acuerdo con las caractersticas de su evento.

El Coordinador de eventos autoriza el ingreso de productos y de proveedores al

interior del centro de convenciones. Solo en las muestras comerciales se
permitirn degustaciones con la debida autorizacin. El Cliente debe
suministrar carta del patrocinador de la degustacin indicando forma de
vinculacin al evento, tipo de productos, nmero de unidades, responsables y
requerimientos tcnicos.

Es responsabilidad del Cliente evitar el ingreso de alimentos y bebidas al

interior de los salones. Por tal razn, los organizadores del evento debern
estar pendientes y no permitir que dichas situaciones se presenten.
4 Disposiciones Comunes.

4.7 Entrega de reas

La entrega de las reas, bienes y servicios se har a travs de un

contrato de arrendamiento u otra modalidad contractual compatible
con la actividad a desarrollar y la naturaleza jurdica del Cliente.

El Cliente se obliga a devolver el inmueble y los bienes que ste

contiene, en el mismo estado en que los reciba y ser responsable de
cualquier dao o prdida causada al inmueble o a los bienes all
contenidos pertenecientes al centro de convenciones. El dao, prdida
o perjuicio de cualquier ndole ser establecido por las partes al
momento de la restitucin y deber constar en el Acta de Entrega o
Devolucin. En tal caso el centro de convenciones ordenar
la reposicin o reparacin con el contratista o proveedor que este
designe y con cargo econmico al Cliente. Solo despus de ordenada y
pagada la reparacin o reposicin podr emitirse certificacin de paz
y salvo a nombre del Cliente.

4.8 Cobro de servicios adicionales.

Los servicios adicionales se cobrarn segn la resolucin de tarifas

vigente.

4.9 Parqueaderos.

Se dispone del servicio de parqueadero pblico. El estacionamiento es

administrado por una empresa de seguridad que en coordinacin con
INTURHUILA es la responsable de la operacin. El centro de
convenciones cuenta con 80 cupos de estacionamiento
aproximadamente.

4. ORIENTACIONES RELATIVAS A LA COMERCIALIZACION DEL EVENTO.

A. Comunicacin visual del evento.

El Cliente podr incluir en todo el material de divulgacin del evento

el logotipo oficial del Centro de Convenciones. Este deber ser
solicitado al rea de administrativa, que enviar va e-mail un archivo
con el logotipo y sus posibles aplicaciones.

El nombre del Centro de Convenciones deber aparecer de forma

correcta as:

Centro de Convenciones Jos Enlace perfecto para eventos y

Eustasio Rivera negocios.
B. Eventos con muestra comercial o ferias.

En caso de que el evento incluya muestra comercial, el Cliente

entregar al centro de convenciones antes del inicio de la
comercializacin y venta de los espacios, planos y descripcin del rea
de exposiciones con el contenido y posicin numrica de los stands
para su aprobacin. Es responsabilidad del Cliente hacer que los
expositores respeten las normas contenidas en este reglamento
Evaluacin del evento.

Durante la realizacin del evento, el Centro de Convenciones, con

previa autorizacin del Cliente, entregar una evaluacin a los
asistentes y expositores para calificar sus instalaciones y servicios.
Adicionalmente entregar una evaluacin al Cliente para que califique
todos los aspectos relacionados con los servicios prestados.

5. PLANEACION Y REALIZACION DEL EVENTO.

A. Reunin Operativa.

Con el objetivo de programar y coordinar los detalles logsticos del

evento, se sugiere realizar una reunin operativa entre el coordinador
de eventos del Centro de Convenciones y el Cliente, con un mnimo de
doce das de antelacin a la realizacin del montaje del evento,
oportunidad en la que se coordinarn aspectos como:

1. rea bsica definitiva, con distribucin de espacios, sillas, mesas y/o

tarimas.
2. Descripcin detallada de puntos elctricos, de internet y telefona,
indicando los tipos, cantidades y equipos que sern utilizados.
3. Pendones y elementos de Merchandising que sern ubicados en las
reas, especificando sus dimensiones.
4. Servicios contratados con otras empresas.
5. Coordinacin de vigilancia y seguridad para el evento y atenciones
especiales.
6. Especificaciones definitivas de alimentos y bebidas contratados para
el evento.
7. Para muestra comercial: mapa con distribucin de stands y
requerimientos elctricos, de telefona e Internet.
8. Para un evento especial: especificaciones de estructuras, energa,
sonido, video e iluminacin artstica, o las que sean necesarias.
9. Temas varios.

El Cliente designar por escrito un responsable para la operacin del evento, el

cual tendr autoridad para solicitar servicios adicionales a los estipulados en el
contrato.
B. Indicaciones sobre Montaje y Desmontaje.

El horario para la realizacin de montajes y desmontajes es entre las

7:00 a.m. y las 9 p.m. Las solicitudes por fuera del horario habitual
sern coordinadas previamente y cobradas de acuerdo con las tarifas
aplicables.

Son responsabilidades del Cliente:

El cumplimiento de todas las normas en materia de seguridad industrial
incluyendo trabajo en alturas y elementos de proteccin personal para
personal operativo y proveedores contratados.
El cumplimiento de todas las normas de seguridad y vigilancia del Centro
de Convenciones que garanticen el bienestar de los asistentes.
Respetar el aforo de los salones y reas del centro de convenciones.
Realizar montaje y desmontaje nicamente en el rea especificada en el
contrato, sin interferir con otros eventos o actividades programadas por
el centro de convenciones.
Transportar materias primas, mercancas o elementos para las zonas de
exhibicin, slo en las horas de cierre del evento para el pblico.
No ocupar ni comercializar las reas comunes destinadas a la circulacin,
evacuacin, servicios y al descanso.
Cancelar los servicios adicionales cuando sobrepase la fecha de
desmontaje cotizada.

C. Acceso de personal en perodos de montaje y desmontaje.

El centro de convenciones permitir el acceso del personal autorizado

por el Cliente, previo suministro de un listado con nmero de cdula.
Adems deber utilizar en todo momento el carn de la empresa que
lo identifique.

La administracin del recinto, por medio de su equipo de seguridad,

retirar al personal que est trabajando fuera de las condiciones
normales (bajo efecto de sustancias alcohlicas o psicotrpicas, etc.),
o por practicar actos inmorales que puedan perjudicar a las personas
o al patrimonio del centro de convenciones y/o el Cliente.

D. Cargue y descargue de mercanca.

En el Centro de Convenciones se cuenta con un acceso vehicular para

cargue y descargue, el cual no podr ser utilizado como parqueadero.
El Cliente se har responsable por cualquier dao causado por
vehculos que ingresen y salgan a la zona de cargue y descargue.
Especificar cargue y descargue el plazoleta.
Por las zonas de cargue y descargue se debe ingresar todo el material
e implementos para los eventos, los cuales deben estar debidamente
identificados.

Los bienes materiales o inmateriales ingresados por el Cliente,

expositor, operador o tercero al centro de convenciones permanecen
bajo cuidado, tenencia y control del Cliente o de su respectivo
propietario. Se sugiere tomar seguros que amparen el dao o prdida
de estos bienes y un seguro que los ampare por responsabilidad civil
extracontractual ante terceros.

E. Acceso de participantes al evento.

Los participantes deben estar debidamente identificados y/o guiados

dentro del evento por el Cliente.

6. DISPOSICIONES ESPECIALES.

A. Normas generales de seguridad

Las mquinas y dispositivos destinados para el evento se instalarn de
acuerdo con las normas generales de seguridad establecidas por la
autoridad competente, en este reglamento y/o en instrucciones del Centro
de Convenciones.
Cuando durante el evento se requieran demostraciones de alto riesgo, se
tomarn por parte del Cliente y sus Expositores las precauciones necesarias
para garantizar la integridad de las instalaciones, la seguridad de sus
empleados y visitantes.
No podrn introducirse ni exhibirse en ningn evento mercancas explosivas
o sustancias inflamables, juegos pirotcnicos, que el Centro de
Convenciones y/o la autoridad competente juzguen inapropiadas,
inconvenientes y peligrosas para el recinto y las personas.

B. Restricciones.

El Cliente no podr:
Introducir mejoras o afectar las instalaciones sin autorizacin del Centro
de Convenciones.
Fijar tapetes con pegantes en los pisos.
Efectuar cualquier tipo de perforacin en los pisos, paredes y/o techos.
Ubicar elementos en las estructuras exteriores e interiores sin solicitar
autorizacin del Centro de Convenciones.
Ubicar elementos que obstaculicen los sistemas de seguridad.
Permitir el ingreso de vehculos al centro de convenciones, ya sea para
exhibicin o entrada de mercanca por zonas inadecuadas.
Usar sin el consentimiento escrito de la autoridad competente y del
centro de convenciones luces producidas por gasolina, plantas diesel,
combustible o aceites, ni cualquier otra forma de luz artificial.
 Ingresar animales de ninguna especie a las reas, salvo que el objeto del
evento sea con participacin de stos, en cuyo caso necesita
autorizacin expresa.

7. ESPECIFICACIONES PARA MUESTRA COMERCIAL Y/O FERIAS.

El Cliente se obliga a estipular en los contratos que celebre con los

Expositores, clusulas que excluyan al Centro de Convenciones de
toda responsabilidad por daos y perjuicios que llegaren a sufrir
durante la vigencia del contrato, especialmente por destruccin,
prdidas o desmejoras de los equipos y elementos expuestos, sea cual
fuere la causa que los ocasione. La omisin de esta clusula por parte
del Cliente, no har en ningn momento responsable al centro de
convenciones. As mismo, el Cliente deber pactar en los contratos
que celebre con los Expositores la exclusin de todo vnculo laboral o
administrativo con el centro de convenciones y la responsabilidad de
ste en caso de no realizarse el evento.

El Cliente, bajo su responsabilidad, deber prohibir a los Expositores:

Distribuir fuera del rea contratada muestras, impresos y propaganda.

Hacer demostraciones ruidosas o propaganda con altoparlantes o usar
sistemas de otra ndole para atraer asistentes, con los cuales se
perturbe a expositores o visitantes.
Aplicar pintura en los pisos o cielo rasos, perforar pisos, colgar del techo
avisos o fijar en ellos calcomanas.
Poner mercancas o pegar y pintar avisos en sitios no autorizados por el
centro de convenciones.
Deteriorar los bienes e instalaciones del centro de convenciones.
Efectuar cualquier actividad contraria a las sanas prcticas comerciales.
Utilizar los pasillos, entradas, lobbys, ascensores o cualquier tipo de
acceso pblico para la instalacin de objetos o muebles.
Modificar las instalaciones elctricas, hidrulicas, telefnicas, salvo que
por motivos justificados sea previamente autorizado por el centro de
convenciones.
Utilizar cilindros de gas o combustibles o sustancias inflamables.
Deteriorar las zonas verdes o hacer un uso inadecuado de las mismas.
Abstenerse de realizar campaas polticas o proselitismo, salvo que sta
sea la finalidad del evento.
No utilizar juegos pirotcnicos.
8. DISPOSICIONES GENERALES.

En la realizacin de eventos polticos la entidad solicitar al Cliente la

firma de un acta donde conste que su participacin se limita al
desarrollo de su objeto y no a la intervencin poltica que all se
desarrolle.

El centro de convenciones se reserva el derecho de decidir sobre aspectos no

contemplados en este Reglamento.

Este reglamento se entiende incorporado a los contratos que el centro de

convenciones celebre con los Clientes y dems personas naturales o jurdicas
asociadas a los eventos.

LARISSA FERNANDA CALDERON ORTIZ

Gerente (e)