ORGANIZACIN DOCUMENTAL

Mi empresa trata en la organizacin de documentos, Los procesos de

organizacin de archivos son tres: clasificacin, ordenacin y descripcin. A
pesar de la aparente claridad, la primera dificultad que se encuentra al trabajar
en archivos consiste en determinar qu se entiende archivsticamente por cada
uno de ellos, pues las palabras mismas requieren atencin por parte de los
encargados de archivos para aclarar sus especificidades.

En la vida cotidiana usamos indistintamente los trminos organizar y

ordenar. As, decimos, por ejemplo, que es necesario organizar la casa o
que es necesario ordenar la casa, lo cual no representa ninguna dificultad
para alcanzar el logro propuesto.

1. DEFINICIN DE ORGANIZACIN

Se puede entender por organizacin como el proceso donde se

desarrolla un conjunto de gestiones orientadas hacia la clasificacin y
descripcin de documentos en una empresa o institucin, sea pblica o
privada; siendo ste el eje fundamental de los mtodos archivsticos. Por
consiguiente, dicho proceso permite la integracin de la gestin
documental, la cual se encarga de ubicar de manera fsica los
documentos segn las relativas series y subseries, a partir del orden
preliminarmente establecido.

2. IMPORTANCIA DE LOS CONCEPTOS ARCHIVSTICOS EN LA

ORGANIZACIN
DOCUMENTAL Segn lo establecido en la Ley 594 de 2000 o Ley General
de Archivos y el acuerdo No. 042 del Consejo Directivo del Archivo
General de la Nacin del 31 de Octubre de 2002, se definen los
diferentes conceptos utilizados en el lenguaje archivstico, los cuales son
 esenciales para establecer las actividades y reglas prcticas en el
proceso de organizacin de archivos en diferentes estancias de la
administracin pblica interesada.

3. CLASIFICACIN Y ORDENACIN DE DOCUMENTOS

La organizacin de los documentos, a partir del momento en que son

fundados o recibidos, tiene como esencia la localizacin vertiginosa y
segura de la informacin buscada, as como la conservacin de los
documentos. Es por eso que en la Organizacin Documental se llevan a
cabo dos procesos importantes como lo es la Clasificacin, la cual
consiste en agrupar los documentos bajo conceptos que reflejan las
funciones generales y las actividades concretas de las organizaciones,
dentro de una estructura jerrquica y lgica. Y el otro es el proceso de
ordenacin que es el que establece un orden a los documentos.

3.1. Clasificacin de Documentos en la Organizacin Documental La

clasificacin consiste en dar una distribucin intelectual y
jerrquica a los documentos, agrupndolos en grandes conjuntos.
Sin embargo dicha agrupacin no es fsica como tal sino puede ser
solo intelectual, la cual es asociada a la gestin de las
organizaciones.

Por ende, la importancia de la clasificacin se basa en saber

agrupar los documentos de un fondo, de tal forma que se
encuentren documentos de lo ms amplio a lo ms especfico,
segn los principios de procedencia y de orden original. Es
entonces que en este proceso se fijan y se reconocen las series
que se ajustan al fondo, a la seccin y subseccin, segn la
estructura y el nivel jerrquico en las funciones de