Macroproceso:

Programa Gobierno en Lnea.

CARACTERIZACION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO, FINANCIERO Y JURDICO.
Versin: 1.0 Pg. 1 de 7

OBJETIVO: Asegurar la prestacin de los servicios administrativos, jurdicos y tcnicos, requeridos para el funcionamiento del Programa Gobierno en Lnea.

PROVEEDORES CLIENTES
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
INTERNOS EXTERNOS INTERNOS EXTERNOS
Fondo de Administrador de Plan Nacional de Desarrollo 1. Solicitar y hacer seguimiento a Solicitud de Procesos del Administrador de
Comunicaciones. Recursos. 2006-2010, Estado los contratos de bienes y contratacin, con los Programa Gobierno Recursos.
Comunitario: desarrollo para servicios, y/o convenios. documentos requeridos en Lnea.
Proceso de todos. por el Administrador de
Direccionamiento 1.1. Solicitar ante la instancia Recursos.
del Programa Documento Visin Colombia competente el inicio de la etapa
Gobierno en Segundo Centenario: 2019. pre-contractual. Contrato y/o
Lnea. convenio, cuando se
Estrategia de Gobierno En 1.2. Realizar seguimiento en la etapa requiera.
Proceso de Lnea. pre-contractual y contractual.
Articulacin y Manuales de
Gestin del Plan de accin Programa 1.3. Consolidar documentacin contratacin.
Programa Gobierno en Lnea, del ao relacionada con la etapa Declaratoria de
Gobierno en en vigencia. contractual. desierta.
Lnea. CONPES 3072 de 2000. PGELAFFM-003
Procesos del Consolidado de
CONPES 3292 de 2004. contratos del
Programa
Gobierno en CONPES 3249 del 2003. Programa Gobierno
Lnea. en Lnea.
Manuales de contratacin. Certificado de
PGELAFFM-001 disponibilidad
Requerimiento de presupuestal.
contratacin. Comunicacin de
designacin de
Estudio de mercado. supervisor e/o
Trminos de referencia o interventor.
Pliego de condiciones. Acta de inicio del
contrato.
Minuta de convenio.
Cronograma del
Cronograma del proyecto. proyecto,
actualizado.
PGELAGFM-002 Ficha de
proyecto. Informe mensual
para pagos.
Respuesta a las Solicitudes de
observaciones de trminos prorroga,
de referencia definitivos. modificacin,
Evaluacin de ofertas. adicin o
suspensin del
Perfiles definidos para contrato.
consultores del Programa
Certificado de recibo
Elaborado por: Consultores de Revisado por: Isabel Abello Albino. Directora Aprobado por: Mara Isabel Meja Jaramillo.
Administrativa, Financiera y Jurdica. Administrativa, Financiera y Jurdica. Directora del Programa Gobierno en Lnea.
Fecha: 10-08-2007 Fecha: 12-10-2007 Fecha: 09-11-2007
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a satisfaccin.
Gobierno en Lnea. Acta de liquidacin
del contrato.

Pago de aportes a seguridad

social y parafiscales, cuando
se requiera.
Cuenta de cobro.
Autorizacin de
Certificacin de desembolso, cuando
cumplimiento de requisitos aplique.
para pago a contratistas
PGELAFFM-005
mediante la modalidad de
Relacin histrica de
pago directo, cuando 2. Gestionar el pago a contratistas pagos. Fondo de
aplique. y proveedores.
Orden de pago. Comunicaciones. Administrador
Entregable o informe. 2.1. Gestionar el pago a contratistas y de recursos.
Proveedores. Proceso de
No aplica. proveedores. Comunicacin con Direccionamiento
Aprobacin del entregable. Proveedores.
Contratistas. relacin de del Programa
Solicitud de tiquetes y 2.2. Gestionar el pago de viticos documentos y Gobierno en Contratistas.
viticos. para gastos de viaje nacionales e desembolsos. Lnea.
internacionales.
Comunicacin de Autorizacin de gastos
autorizacin de tiquetes y de viaje, con los
gastos. soportes: tiquete,
pasabordo.
Tiquete.
Orden de desembolso.
Pasabordo.
Factura.
Informe de viaje.

Plan de accin Programa 3. Realizar seguimiento de los Acta de reunin Proceso de

Gobierno en Lnea, del ao recursos asignados. Direccionamiento
en vigencia. PGELAFFM-004 del Programa
3.1. Realizar seguimiento por medio Cuadro de ejecucin Gobierno en
Proceso de Plan de asignacin de de una reunin de Seguimiento financiera. Lnea.
Direccionamiento Administradores recursos. Contractual. Administrador de
del Programa de recursos. Observaciones al Proceso de recursos.
Gobierno en Lnea. Informacin recibida de los 3.2. Realizar seguimiento de los informe del Investigacin y
Administradores de recursos asignados. Administrador de Planeacin del
Recursos: extractos de Recursos, cuando se Programa
pago, informes de avance y 3.3. Consolidacin y anlisis de identifique la necesidad Gobierno en
los que se requieran. informacin financiera. de ajuste. Lnea.

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4. Administrar y mantener los

bienes muebles asignados.
4.1. Identificar y/o actualizar el Inventario de bienes
inventario de los bienes muebles muebles.
asignados.
Comunicacin para
4.2. Realizar la verificacin fsica de devolucin de bienes. Fondo de
Inventario de bienes los bienes muebles asignados. Comunicaciones.
muebles. Requerimiento para
4.3. Realizar mantenimiento mantenimiento Proceso de
Fondo de Administrador de
No aplica. Requerimiento de bienes. preventivo y correctivo de los correctivo y preventivo. Direccionamiento
Comunicaciones. Recursos.
bienes muebles asignados. del Programa
Bienes muebles asignados Estudio de mercado,
para custodia. 4.4. Devolver los bienes muebles para el mantenimiento Gobierno en
asignados, cuando se requiera. correctivo y preventivo. Lnea.

4.5. Gestionar requerimientos de Trminos de referencia,

contratacin, cuando se requiera. para el mantenimiento
correctivo y preventivo.
4.6. Dar el soporte tecnolgico
requerido a la infraestructura del
Programa Gobierno en Lnea.

5. Administrar el archivo de
documentos del Programa
Gobierno en Lnea. Inventario documental.

5.1. Recibir la documentacin de los PGELAFFM-007

Procesos del
diferentes procesos. Prstamo de Ministerio de
Programa Gobierno No aplica. Documentos para archivar. No aplica.
documentos. Comunicaciones.
en Lnea. 5.2. Archivar de acuerdo a lo
establecido en las tablas de Tablas de retencin
retencin documental. documental.

5.3. Disponer los documentos.

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INTERNOS EXTERNOS INTERNOS EXTERNOS

6. Seguimiento y autoevaluacin de
Procedimientos internos la gestin del Proceso PGELMEFM-003
Proceso Reporte de no Proceso
relacionados con el proceso. Administrativo, Financiero y
Administrativo, conformidades, Administrativo,
Jurdico.
Financiero y PGELMEMA-001 Manual de acciones correctivas y Financiero y
Jurdico del calidad. 6.1. Realizar seguimiento a la preventivas. Jurdico del
Programa implementacin de los Programa
Gobierno en PGELMEMA-002 Manual de procedimientos. Informe consolidado de Gobierno en
Lnea. indicadores de calidad. informacin de la Lnea.
No aplica. No aplica.
6.2. Realizar seguimiento a la Estrategia de Gobierno
Proceso de PGELMEMA-003 Manual de aplicacin de las acciones de En Lnea: Proyectos Proceso de
Monitoreo y riesgos. control asociadas a los riesgos. del Programa Gobierno Monitoreo y
Evaluacin del en Lnea. Evaluacin del
PGELMEFM-003 Reporte 6.3. Analizar los indicadores de
Programa Programa
de no conformidades, gestin. Informes de avance de
Gobierno en Gobierno en
acciones correctivas y actividades, cuando se
Lnea. Lnea.
preventivas. 6.4. Formular y ejecutar las acciones requiera.
correctivas y preventivas.

RESPONSABLES RECURSOS DOCUMENTOS INTERNOS REGISTROS DE CALIDAD

Director Administrativo, Financiero y Humanos: Gua de contratacin y adquisicin de bienes y PGELAFFM-001 Requerimiento de contratacin.
Jurdico. Contratistas (Personas Naturales servicios.
Estudio de mercado.
y/o Jurdicas). Perfiles definidos para consultores del Programa
Gobierno en Lnea. Trminos de referencia o Pliego de condiciones.
Proveedores (Personas
Jurdicas). PGELAFPR-001 Procedimiento para pagos a Solicitud de contratacin.
Recursos de informacin: contratistas y proveedores. Certificado de disponibilidad presupuestal.
Sitio Web del Ministerio de PGELAFPR-002 Procedimiento de pago de viticos. Cronograma del proyecto.
Comunicaciones: PGELAFPR-003 Procedimiento para administrar y
w w w . m i n c o Respuesta a las observaciones de los trminos de
mantener los bienes muebles asignados. referencia definitivos.
m u n i c a c i o n
e s . g o v . c o Presentacin de induccin a consultores del Evaluacin de ofertas.
Programa Gobierno en Lnea.
Sitio Web del Programa Gobierno
PGELAFFM-003 Consolidado de contratos del
en Lnea: PGELAFMA-001 Manual de archivo y Programa Gobierno en Lnea.
p r o g r a m a . g correspondencia.
o b i e r n o e n l Comunicacin de designacin de Supervisor e/o
i n e a . g o v . c Plan de asignacin de recursos. Interventor.
o
Acta de inicio del contrato.
Sitio Web de la Intranet
Gubernamental: Informe mensual para pago.
w w w . i g o b . g
o v . c o Solicitudes de prrroga, modificacin, adicin o
suspensin del contrato.
Sitio Web para el Sistema de
Seguimiento de Proyectos de Certificado de recibo a satisfaccin.
Inversin:
Acta de liquidacin del contrato.
w w w . d n p . g

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 o v . c o Pago de aportes a seguridad social y parafiscales.
Infraestructura Fsica: Cuenta de cobro.
Instalaciones del Programa Certificacin de cumplimiento de requisitos para
Gobierno en Lnea: oficinas y pago a contratistas mediante la modalidad de pago
salas de reuniones. directo.
Puestos de trabajo. Entregable o informe.
Elementos de oficina. Aprobacin del entregable.
Infraestructura Tecnolgica: Solicitud de tiquetes y viticos.
Software: Comunicacin de autorizacin de tiquetes y gastos.
Software de ofimtica. Tiquete.
Sistema de Correspondencia del
Ministerio de Comunicaciones:
ALFAWEB.
Hardware
Equipos de cmputo.
Servidores de desarrollo.

PARTICIPANTES RECURSOS DOCUMENTOS EXTERNOS REGISTROS DE CALIDAD

Consultores del proceso Impresoras. Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010, Estado Pasabordo.
Administrativo, Financiero y Jurdico. Comunitario: desarrollo para todos.
Aparatos Telefnicos. Factura.
Equipo de trabajo del proceso Documento Visin Colombia Segundo Centenario:
Administrativo, Financiero y Jurdico. Video Beam. 2019. Informe de viaje.
Comunicaciones. CONPES 3072 del 2000. Autorizacin de desembolso.
Lnea telefnica. CONPES 3292 de 2004. Autorizacin de gastos de viaje.
Red fsica interna de CONPES 3249 del 2003. PGELAFFM-005 Relacin histrica de pagos.
comunicacin.
Contrato y/o convenio. Orden de pago.
Red inalmbrica de
comunicacin. Declaratoria de desierta. Comunicacin con relacin de documentos y
desembolsos.
Otros: Manuales de contratacin.
Orden de desembolso.
Multimedia. Contratos de prstamo y convenios
interadministrativos suscritos con Administradores de Acta de reunin.
Financieros: Recursos. PGELAFFM-004 Cuadro de ejecucin financiera
Recursos Cofinanciacin. Ley 594 de 2000. Observaciones al informe del Administrador de
Recursos Propios. Acuerdo 042 de 2002. Recursos.
Recursos asignados para el Estatuto de contratacin para la Administracin Inventario de bienes muebles.
desarrollo del Programa de Pblica.
Renovacin de la Administracin Requerimiento de bienes.
Pblica, PRAP para el Norma Tcnica de Calidad de Gestin Pblica, Minuta de convenio.
subcomponente de Sistemas de NTCGP1000:2004.
Informacin desarrollado por el
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Programa Gobierno en Lnea.
Macroproceso: Programa Gobierno en Lnea
Norma Tcnica Colombiana ISO 9001:2000.
PGELAFCR-001 CARACTERIZACION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO, FINANCIERO Y JURDICO.
Una vez impreso este documento se considera documento no controlado
Comunicacin para devolucin de bienes.
Requerimiento para mantenimiento correctivo y
preventivo.
PGELAFFM-006 Inventario documental.
PGELAFFM-007 Prstamo de documentos.
Tablas de retencin documental.
PGELMEFM-003 Reporte de no conformidades,
acciones correctivas y preventivas.
Informe consolidado de informacin de la Estrategia
de Gobierno En Lnea: Proyectos del Programa
Gobierno en Lnea.
Informe de avance de actividades.
Versin 1.0 Pg. 6 de 7
 RIESGOS
Las propuestas presentadas no cumplen con los requisitos
establecidos.
Ausencia de propuestas para el proceso contractual.
Entrega inoportuna por parte de los procesos del Programa
Gobierno en Lnea de los trminos de referencia.
Incumplimiento en la entrega de los informes presentados por el
Administrador de Recursos.
Prdida de documentos.
Macroproceso: Programa Gobierno en Lnea
ACCIONES DE CONTROL INDICADORES
Efectuar reuniones con los proveedores para explicar los
proyectos del Programa Gobierno en Lnea.
Fijar tiempos para la entrega de solicitudes de contratacin.
Realizar seguimiento para la entrega de los informes dentro de
los tiempos pactados. Ejecucin presupuestal.
Porcentaje de ejecucin presupuestal por proceso.
Establecer en la P G E L A G F M - 0 0 2
Ficha de Proyecto un mtodo de semaforizacin relacionado con
la ejecucin presupuestal.
Elaborar y dar cumplimiento al PGELAFMA-001 Manual de
archivo y correspondencia.
P H
A V
PGELAFCR-001 CARACTERIZACION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO, FINANCIERO Y JURDICO. Versin 1.0 Pg. 7 de 7
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