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ANWENDERBERICHT

Optimierte Prozesse in Finanzbuch-


haltung und Vertrieb
Die beiden Unternehmen aus dem baden-wrttembergischen
Oberderdingen Blanco GmbH + Co. KG und Blanco CS GmbH + BRANCHE
Co. KG fokussieren sich einerseits auf die Kchentechnik und
andererseits auf Catering Systeme, MedicalCare Systeme und
Produzierendes Gewerbe
Industrial Components. Um Prozesse auch in der Finanzbuch-
THEMA
haltung und im Vertrieb zu optimieren, hat sich Blanco ent-
schieden, durch die Einfhrung einer zustzlichen Lsung die Eingehende Rechnungen
Dokumentenverarbeitung in SAP zu automatisieren. Die Wahl
fiel dabei auf den Lsungsanbieter tangro mit seinen voll integ-
Eingehende Auftrge
rierten SAP-Softwarelsungen.
BELEGVOLUMEN
In der Finanzbuchhaltung gehen bei Blanco jhrlich etwa
70.000 Rechnungen ein, im Vertrieb sind es durchschnittlich 70.000 Rechnungen/Jahr
250.000 Belege von Kunden. Das Ziel war, die Rechnungen zu
scannen, automatisiert zu verarbeiten und ins digitale Ar-
250.000 Kundenauftrge/Jahr
chivsystem (IXOS) zu bertragen. Innovationen im Prozess soll-
ten ohne hheren Personaleinsatz umgesetzt und der Rech-
nungsdurchlauf mit Hilfe von Workflows minimiert werden. Die
Entscheidung fiel schnell auf die Lsungen von tangro. Diese
bieten den Vorteil, unterschiedliche Dokumententypen nach
dem gleichen Prinzip verarbeiten zu knnen, bei Blanco also
Rechnungen und Auftrge.
Zudem ist die Lsung mehrsprachig und vollstndig in das
SAP-System integriert, sodass vorgelagerte Systeme und Inves-
titionen dafr entfallen. tangro-Lsungen bieten SAP-Anwen-
dern ihre gewohnte Umgebung, denn die Add-ons steuernden
kompletten Vorgang direkt im SAP-System: angefangen beim
BENEFITS FR DEN KUNDEN BLANCO

Deutlich reduzierte Bearbeitungsgeschwindigkeit Weniger Nachfragen von


Nachbearbeitungsquote bei Rechnungen verdoppelt Mitarbeitern und Kunden

Geringerer Personaleinsatz Verbesserte Transparenz und Verarbeitung unterschiedlicher


Nachvollziehbarkeit Dokumententypen nach dem
gleichen Prinzip

Anwender arbeiten in ge- Gesamter Prozess ist Bei Auftrgen Erkennungsquote


wohnter SAP-Umgebung SAP-embedded von fast 100 Prozent

automatisierten Einlesen der Daten in SAP bis zum revisions-


sicheren Archivierungsprozess. Dadurch entfllt der zeitinten-
sive Im- und Export von Stamm- und Bewegungsdaten.
In der zentralen Benutzeroberflche (SAPGUI) erledigen die
Anwender alle Aufgaben wie OCR-Nachbearbeitung, Rech-
nungs-/Auftragsprfung sowie das Buchen von FI-Beleg oder
Auftrag. Freigabe- und Genehmigungsworkflows in der Verar-
beitung von Eingangsrechnungen basieren nun auf SAP Busi-
ness Workflows und runden den automatisierten Prozess ab.
Dadurch knnen die Mitarbeiter auf ihr oft ber Jahre aufge-
bautes SAP-Know-how aufsetzen.
Mit den Lsungen von tangro haben wir unsere Dokumente-
nerfassung fr Finanzbuchhaltung und Vertrieb erfolgreich
optimiert und die gesteckten Ziele noch bertroffen. So konn-
ten wir die Durchlaufzeit eingehender Rechnungen mit tangro
IM halbieren, sagt Werner Gassner, Mitglied der Geschftslei-
tung Blanc und Fischer IT Services. Die Nachbearbeitungs-
quote bei Rechnungen und Auftrgen hat sich deutlich redu-
ziert: Die Bearbeitungszeit fr Eingangsrechnungen hat sich
sogar halbiert und es entstehen weniger Nachfragen bei Mit-
arbeitern und Kunden.
Auftrge knnen nun sowohl per Fax als auch per Post einge-
hen, die Erfassungshilfe gilt fr alle eingehenden Belege, so-
dass die Erkennungsquote hier auf fast 100 Prozent gesteigert
wurde. Der Aufwand fr die Einfhrung der beiden SAP-Add-
ons war wesentlich geringer als fr vergleichbare Projekte im
SAP-Umfeld.

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von tangro OM in USA und Kanada Tel +49 6221 13336-0


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Werner Gassner
Mitglied der Geschftsleitung Blanc und Fischer IT Services

tangro Speyerer Strae 4 Fon +49 6221 13336-0 E-Mail info@tangro.de


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