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ANWENDERBERICHT Rechnungen: Durchgängige Lösung für Eingangsbelege Das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf

ANWENDERBERICHT

ANWENDERBERICHT Rechnungen: Durchgängige Lösung für Eingangsbelege Das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf

Rechnungen: Durchgängige Lösung für Eingangsbelege

Das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf optimiert sei- ne Prozesse durch eine übergreifende, automatisierte Verar- beitung eingehender Belege mit Lösungen von tangro. Dies gilt insbesondere auch für die Rechnungsprüfung: Mehr als 20 Prozent der insgesamt 120.000 Rechnungen im Jahr werden mittlerweile vollkommen automatisch verarbeitet, also ohne jegliches manuelle Eingreifen durch einen Mitarbeiter. „Mit tangro sind wir in der Rechnungsverarbeitung viel schneller geworden. Rund 100 Rechnungen am Tag werden sofort im Hintergrund gebucht“, sagt Christiane Körner, Leitung Finan- zen und Controlling bei der Klinik Logistik Eppendorf GmbH.

Für die automatisierte Verarbeitung spielt es dabei keine Rolle, über welchen Eingangskanal die Belege eingehen – tangro un- terstützt alle Wege. tangro erkennt die relevanten Beleginhal- te automatisiert und gleicht sie mit den vorhandenen Daten in SAP ab. Wenn keine Abweichungen vorhanden sind, kann voll- automatisch gebucht werden. Bei Rechnungen, die vom auto- matischen Buchen ausgeschlossen sind, greift der automati- sierte Erfassungsprozess, bei dem tangro die Bearbeitungsmaske direkt mit Inhalten befüllt und das Beleg- bild online zur Verfügung stellt. Die Bearbeitung wird so we- sentlich erleichtert: Die Daten aus der Bestellung in SAP wer- den direkt übernommen und der Preis geprüft. Die Genehmigung erfolgt anschließend ebenfalls automatisiert über den tangro-Workflow.

BRANCHE

Universitätsklinikum

THEMA

Eingehende Rechnungen

BELEGVOLUMEN

120.00 Rechnungen/Jahr

BENEFITS FÜR DEN KUNDEN

UNIVERSITÄTSKLINIKUM HAMBURG-EPPENDORF

Schnellerer, sicherer Prozess im Purchase-to-PayFÜR DEN KUNDEN UNIVERSITÄTSKLINIKUM HAMBURG-EPPENDORF Höhere Transparenz Elektronischer Genehmigungs- workflow

Höhere TransparenzSchnellerer, sicherer Prozess im Purchase-to-Pay Elektronischer Genehmigungs- workflow 20% der

Elektronischer Genehmigungs- workflowsicherer Prozess im Purchase-to-Pay Höhere Transparenz 20% der Rechnungsbuchun- gen vollautomatisch Bessere

20% der Rechnungsbuchun- gen vollautomatischHöhere Transparenz Elektronischer Genehmigungs- workflow Bessere Nachvollziehbarkeit Rechnungsstatus auf einen Blick

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Verarbeitung von Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen und ZahlungsavisenAutomatische Datenerfassung mit Vorabfüllen der Felder „Jederzeit ist klar, wo und in welchem Bearbeitungsstatus

„Jederzeit ist klar, wo und in welchem Bearbeitungsstatus sich eine Rechnung gerade befindet. Die Nachvollziehbarkeit und Transparenz hat sich damit wesentlich verbessert“, erklärt Christiane Körner. Zu mehr Transparenz trägt auch das Rech- nungseingangsbuch bei, das den vollen Überblick über die eingegangenen Belege mitsamt Statusinformation bietet. Da- mit ist sofort nachvollziehbar, wem eine Rechnung etwa zu Freigabe vorliegt. Wenn eine Reaktion auf sich warten lässt, wird die Erinnerung dann einfach per Mausklick verschickt.

Dank dieser optimierten Abläufe kann beim UKE die Rech- nungsprüfung trotz eines ständig steigenden Belegvolumens mit dem gleichen Mitarbeiterstab bewältigt werden. Acht Mit- arbeiter sind im UKE derzeit mit der Rechnungsbuchung be- fasst – der neunte Mitarbeiter ist tangro selbst. „tangro ist der Kollege in der Rechnungsprüfung, der nie krank wird, nie in den Urlaub geht, und jeden Tag verlässlich 100 Rechnungen automatisch bucht.“ Und die Optimierungsbestrebungen im Einkauf gehen weiter: Im UKE werden schon jetzt auch Auf- tragsbestätigungen mit tangro erfasst, zukünftig soll zudem die Lieferschein-Verarbeitung ebenfalls automatisiert erfol- gen. Und auch in der Debitorenabteilung hat man die Vorteile einer automatisierten Belegverarbeitung längst erkannt: Seit Jahren schon setzt man hier auf eine tangro-Lösung, um ein- gehende Zahlungsavise automatisiert in SAP zu erfassen.

ein- gehende Zahlungsavise automatisiert in SAP zu erfassen. „Rund 100 Rechnungen am Tag wer- den sofort

„Rund 100 Rechnungen am Tag wer- den sofort im Hintergrund gebucht.“

Christiane Körner Leitung Finanzen und Kontrolling

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