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Bilder: Uniklinik Köln ANWENDERBERICHT Automatisierte Rechnungsprüfung beim Universitätsklinikum Köln Im

Bilder: Uniklinik Köln

ANWENDERBERICHT

Bilder: Uniklinik Köln ANWENDERBERICHT Automatisierte Rechnungsprüfung beim Universitätsklinikum Köln Im

Automatisierte Rechnungsprüfung beim Universitätsklinikum Köln

Im Geschäftsbereich Finanzen wurde beim Universitätsklini- kum Köln mehr Effizienz durch die automatisierte Verarbei- tung von Rechnungen mit tangro erreicht. tangro war von Kol- legen der Unikliniken München und Erlangen empfohlen worden, zusätzlich konnten sich die Kölner bei einem Referenz- besuch in München mit eigenen Augen von der Qualität der Lösung überzeugen. Besonders punkten konnte tangro mit seiner einfachen Handhabung und den praxisgerechten Work- flows, darüber hinaus sprachen die schnelle Implementierung und das gute Preis/Leistungsverhältnis für dieses System.

Ewa 155.000 Rechnungen gehen jährlich beim Universitäts- klinikum Köln ein. Die eingehenden Belege werden in der zen- tralen Rechnungsstelle gescannt und stehen dann im tangro-Eingangsbuch den Sachbearbeitern zur Bearbeitung zur Verfügung. Entspricht eine Rechnung dem Standard, dann kann die Rechnung sofort gebucht werden, so dass hier nicht länger als ein bis zwei Tage bis zur Zahlung vergehen. „Wir können heute wesentlich mehr Rechnungen in gleicher Zeit bearbeiten. Der Belegfluss wurde mit tangro so beschleunigt, dass wir jetzt wesentlich verlässlicher Skontofristen einhalten können“, sagt Werner Buser, Leiter des Rechnungswesens beim Universitätsklinikum Köln.

BRANCHE

Universitätsklinikum

THEMA

Eingehende Rechnungen Workflow

BELEGVOLUMEN

155.000 Rechnungen/Jahr

BENEFITS FÜR DEN KUNDEN

Verlässlichere Skonto- ZiehungBENEFITS FÜR DEN KUNDEN Hohe Nachvollziehbarkeit, verbesserte Transparenz Schnellere Bearbeitung im Klärungsfall

Hohe Nachvollziehbarkeit, verbesserte TransparenzBENEFITS FÜR DEN KUNDEN Verlässlichere Skonto- Ziehung Schnellere Bearbeitung im Klärungsfall Direktzugriff auf Stamm-

Schnellere Bearbeitung im KlärungsfallZiehung Hohe Nachvollziehbarkeit, verbesserte Transparenz Direktzugriff auf Stamm- und Bewegungsdaten Elektronische

Direktzugriff auf Stamm- und BewegungsdatenTransparenz Schnellere Bearbeitung im Klärungsfall Elektronische Archivierung von Rechnungsbelegen Überblick

Elektronische Archivierung von Rechnungsbelegenim Klärungsfall Direktzugriff auf Stamm- und Bewegungsdaten Überblick durch Eingangsbuch UNIVERSITÄTSKLINIKUM KÖLN

Überblick durchElektronische Archivierung von Rechnungsbelegen Eingangsbuch UNIVERSITÄTSKLINIKUM KÖLN Signifikante

Eingangsbuch

UNIVERSITÄTSKLINIKUM KÖLN

Signifikante Beschleunigung des RechnungsdurchlaufsÜberblick durch Eingangsbuch UNIVERSITÄTSKLINIKUM KÖLN Praxisgerechte, schlanke Workflows Wegfall der Papierablage

Praxisgerechte, schlanke WorkflowsKÖLN Signifikante Beschleunigung des Rechnungsdurchlaufs Wegfall der Papierablage Bei Klärungsbedarf, verursacht

Wegfall der Papierablagedes Rechnungsdurchlaufs Praxisgerechte, schlanke Workflows Bei Klärungsbedarf, verursacht durch Preis- oder Mengenab-

Bei Klärungsbedarf, verursacht durch Preis- oder Mengenab- weichungen, sowie bei fehlenden Bestellungen geht der Beleg elektronisch zur Klärung bzw. Nacherfassung an die zuständi- gen Mitarbeiter. In den einzelnen Bereichen werden die Bele- ge überprüft, evtl. korrigiert, freigegeben und gehen dann wieder an die Buchhaltung zurück. Das geht durch den elek- tronischen Versand des Belegs und die Freigabe per Mausklick jetzt wesentlich schneller als früher, so dass nun auch im Klä- rungsfall schneller gebucht werden kann.

Lässt eine Freigabe trotzdem einmal auf sich warten, dann sorgt zusätzlich ein Eskalationstool für die rechtzeitige Verar- beitung, denn dieses Tool gibt automatisch eine Warnung aus, wenn die vorgegebene Laufzeit eines Belegs überschritten wurde. „Mit tangro wissen wir jetzt jederzeit genau, welche Rechnungen gerade bearbeitet werden, wie viele sich davon im Workflow befinden und wem ein Beleg momentan zur Frei- gabe vorliegt“, erklärt Werner Buser.

Durch das tangro-Eingangsbuch ist dabei jederzeit klar, wie viele Belege im Umlauf sind – ein ganz wichtiger Punkt, wenn es um mehr Kosteneffizienz geht. „Wir wollen an die Skon- to-Verluste ran, und das geht nur mit mehr Transparenz“, so Werner Buser. Das langwierige Nachhaken und Nachtelefonie- ren nach dem Beleg gibt es nicht mehr. Und weil alle Belege elektronisch vorliegen, fällt auch die Papierablage weg.

„Mit tangro wissen wir jetzt jederzeit genau, welche Rechnungen gerade bearbeitet werden und wem ein Be- leg momentan zur Freigabe vorliegt.“

Werner Buser Leiter Rechnungswesen

Freigabe vorliegt.“ Werner Buser Leiter Rechnungswesen Wir beraten Sie gerne persönlich zu unseren weiteren

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