SUBSECRETARA DE CONTABILIDAD

GUBERNAMENTAL

Manual de Usuario para el ingreso al

Sistema de Bienes y Existencias
(eSByE) y Creacin de Bodegas

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MANUAL DE USUARIO PARA INGRESO AL SISTEMA
DE BIENES Y EXISTENCIAS (eSByE) Y CREACIN
DE BODEGAS

No est permitida la reproduccin total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisin electrnica
o mecnica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperacin de
informacin, sin autorizacin escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.

DERECHOS RESERVADOS
Copyright 2013 primera edicin

MF y logotipo MF son marcas registradas

Documento propiedad de:
MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.
Repblica del Ecuador.

Edicin: Ministerio de Finanzas del Ecuador

Cubierta: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Composicin y diagramacin: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Estructuracin: Ministerio de Finanzas del Ecuador

Autores: Ing. Patricia Hidalgo

Econ. Hernn Arroyo

Analistas de la Direccin Nacional de Activos Pblicos

Revisado: Ing. Walter Medina

Director Nacional de Activos Pblicos

Aprobado: Econ. Magdalena Vicua

Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental

Fecha: 04/02/2014
Actualizacin: 21/06/2016

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Contenido

1 ANTECEDENTES ............................................................................................................. 4

2 BASE LEGAL ................................................................................................................... 4

3 MBITO DE APLICACIN ............................................................................................... 4

4 PROCEDIMIENTO ............................................................................................................ 5
4.1 Solicitud de creacin de usuarios para la Herramienta Informtica e-SByE ............... 5

4.2 Ingreso a la Herramienta Informtica e-SByE............................................................. 6

4.3 Creacin de Bodegas ................................................................................................. 8

4.3.1 Inicio del Proceso: Crear....................................................................................... 10
4.3.2 Modificar ............................................................................................................... 14
4.3.3 Eliminar ................................................................................................................ 15
4.3.4 Ubicaciones Bodega ............................................................................................. 16
4.3.4.1 Crear ............................................................................................................. 17
4.3.4.2 Eliminar ......................................................................................................... 19
4.3.4.3 Consultar Registro ......................................................................................... 20
4.3.4.4 Nivel Anterior ................................................................................................. 21
4.3.4.5 Consultar todos los Registros ........................................................................ 21
4.3.5 Encargados de Bodega ........................................................................................ 22
4.3.5.1 Crear ............................................................................................................. 23
4.3.5.2 Cambiar Estado ............................................................................................. 24
4.3.5.3 Consultar Registro ........................................................................................ 25
4.3.5.4 Nivel Anterior ................................................................................................. 26
4.3.5.5 Consultar todos los Registros ........................................................................ 26
4.3.6 Usuarios de Bodegas ........................................................................................... 27
4.3.6.1 Crear ............................................................................................................. 28
4.3.6.2 Modificar ........................................................................................................ 30
4.3.6.3 Consultar Registro ......................................................................................... 30
4.3.6.4 Nivel Anterior ................................................................................................. 31
4.3.6.5 Consultar todos los Registros ........................................................................ 31
4.3.7 Consultar Registro ................................................................................................ 32
4.3.8 Jerrquico ............................................................................................................. 33
4.3.9 Consultar todos los Registros ............................................................................... 33

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 MANUAL PARA EL INGRESO AL SISTEMA DE
BIENES Y EXISTENCIAS (eSByE) Y CREACIN DE
BODEGAS
1 ANTECEDENTES

Con la finalidad de que las Entidades que conforman el Presupuesto General del Estado,
Gobiernos Autnomos Descentralizados y Empresas Pblicas que utilizan la herramienta
informtica e-SIGEF y, que tienen la obligacin de operar en el Mdulo de Bienes del Sistema
de Bienes y Existencias (e-SByE) para sus adquisiciones a partir del ejercicio fiscal 2014, de
conformidad a lo establecido en el Acuerdo Ministerial No. 343, de 12 de noviembre de 2013,
procedan al uso adecuado de la aplicacin, se ha preparado el presente instructivo que
servir para introducir los parmetros iniciales al sistema.

2 BASE LEGAL

La Subsecretara de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, ha elaborado el

presente instructivo, en concordancia con los artculos 152 y 158 del Cdigo Orgnico de
Planificacin y Finanzas Pblicas.

Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las mximas autoridades de
cada entidad u organismo pblico, sern los responsables de velar por el debido
funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las
unidades financieras, de observar la normativa contable .

Artculo 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas pblicas tiene la facultad
privativa de expedir, actualizar y difundir los principios, normas tcnicas, manuales,
procedimientos, instructivos y ms disposiciones contables, que sern de cumplimiento
obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Pblico no Financiero.

3 MBITO DE APLICACIN

El instructivo est dirigido a las Entidades que conforman el Presupuesto General del Estado,
Gobiernos Autnomos Descentralizados y Empresas Pblicas que utilizan la herramienta
informtica e-SIGEF.

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4 PROCEDIMIENTO

La utilizacin del sistema, permitir a las entidades registrar y controlar todas las operaciones
inherentes al manejo de bienes.

4.1 Solicitud de creacin de usuarios para la Herramienta

Informtica e-SByE
Para iniciar con la operatividad en el sistema, el Ministerio de Finanzas habilita a las
Entidades establecidas en el Art. 1 del Acuerdo Ministerial No. 343, cada una de las funciones
correspondientes para el manejo de la herramienta informtica e-SByE. Posteriormente, la
tarea de crear usuarios y claves corresponde a los Administradores financieros e informticos
de cada UDAF.

Como gestin interna de la EOD, para la creacin de nuevos usuarios y la respectiva

activacin de las nuevas funciones asignadas, el usuario deber llenar la Solicitud de
Creacin y/o Modificacin de Usuarios Internos, de conformidad al detalle de perfiles de cada
funcionario; es decir, GUARDALMACN o CONTADOR; formulario que deber ser aprobado
por la Autoridad competente y remitida al Administrador Informtico institucional para su
cumplimiento.

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4.2 Ingreso a la Herramienta Informtica e-SByE
La entidad deber ingresar a la pgina web del Ministerio de Finanzas (www.finanzas.gob.ec),
utilizando exclusivamente el navegador Internet Explorer y, acceder a la ruta: Servicios
Acceso a Sistemas.

Posteriormente, seleccionar la herramienta informtica denominada e-SByE

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Una vez que haya accedido a la aplicacin, el usuario deber presionar el botn continuar y
proceder a registrar su Usuario y Clave.

Posteriormente, de la lista de valores el usuario seleccionara el ao al que desea acceder.

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Apareciendo la siguiente pantalla con cada uno de los mdulos a utilizar, donde de acuerdo a
la asignacin de perfiles se podrn visualizar los mdulos.

4.3 Creacin de Bodegas

Como primer requisito indispensable para la operatividad del sistema e-SByE, los usuarios
debern crear las bodegas fsicas o virtuales si el caso amerita, las mismas que sern
utilizadas para el almacenamiento y el control de los bienes ingresados en la Entidad.

Debe tomarse en cuenta, que las bodegas fsicas son aquellas que representan la existencia
de una bodega real en la Institucin, en cambio las bodegas virtuales son aquellas que si bien
no representan bodegas reales, s permiten almacenar bienes tales como licencias, patentes,
marcas, inmuebles, semovientes, etc.

Para efectuar este proceso, el usuario de la Entidad ingresa a la siguiente ruta de acceso:

CATLOGOS ADMINISTRATIVO BODEGAS

A continuacin selecciona su Entidad y se presenta la siguiente pantalla:

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Como se puede observar, en el lado superior derecho de la pantalla principal de
Administrativo Bodegas - Bodegas Padre (ubicacin de la pantalla actual), se
encuentra la barra de herramientas, con las siguientes opciones:

Crear

Modificar

Eliminar

Ubicaciones Bodega

Encargados de Bodega

Usuarios de Bodegas

Consultar Registro

Jerrquico

Consultar todos los Registros

La funcionalidad actual del catlogo de bodegas, permite al usuario crear bodegas padre,
fsicas o virtuales que estarn relacionadas a bodegas transaccionales, lo cual facilita la
estructuracin del esquema (de rbol) para el registro y control de los bienes de las
Entidades. Para la descripcin del esquema, tomaremos el siguiente ejemplo:

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 Bodega Padre (1) = Bodega Central

Bodega (ltimo nivel) = Bodega Administracin de Bienes

La Entidad necesariamente deber al menos, efectuar la creacin de una Bodega Padre y

una Bodega Transaccional (hija), considerando que la bodega transacional es la bodega
donde inicialmente ingresan los bienes a la Entidad y, para que la misma sea transaccional
debe exirtir un Encargado de Bodega un Responsable.

4.3.1 Inicio del Proceso: Crear

El usuario debe presionar el botn Crear , y el sistema muestra la pantalla Bodegas-

Crear con diferentes campos a llenar, donde le permitir crear bodegas fsicas o virtuales,
que estarn relacionadas con la bodega transaccional.

Bodega Padre (1):

Los campos se llenarn de acuerdo a las siguientes definiciones:

Institucin: Automticamente se presenta el cdigo y nombre de la entidad

seleccionada, ejemplo: 130-9999-0000 MINISTERIO DE FINANZAS.

10
 ID Bodega: Es un nmero secuencial automtico que el sistema asigna al nuevo
registro.

Nombre: En este campo se escribir el nombre de la bodega, ejemplo: BODEGA

CENTRAL.

Direccin: Se registra la direccin en donde se encuentra la bodega, ejemplo: AV.

10 DE AGOSTO Y JORGE WASHINTONG.

Sector: En este campo se identificar el sector donde se encuentra ubicada la

bodega, ejemplo: LA MARISCAL.

Provincia: Se selecciona de una lista de valores, la provincia donde se localiza la

bodega, ejemplo: 1700 - PICHINCHA.

Cantn: Se seleccionar de la lista de valores, el cantn que est relacionado a la

provincia, ejemplo: 1701 QUITO.

Tipo de bodega: Se elige de una lista de valores el tipo de bodega Fsica o Virtual.

Clase de Bodega: Se selecciona de una lista de valores la clase de bodega:

Bienes, Existencias, Bienes o Existencias. Para el caso presente se tomar la
opcin Bienes.

ltimo Nivel: Este casillero se usa nicamente para marcar la bodega llamada
transaccional o de ltimo nivel. En esta ocasin no se marcar pues corresponde a
la bodega padre.

Bodega Padre: nicamente cuando se haya seleccionado una bodega como de

ltimo nivel, necesariamente deber asociarse a la bodega padre que corresponda
a travs de la lista de valores. Para el presente ejemplo no se har la seleccin
debido a que es una bodega padre en el primer nivel.

Observaciones: En este campo, se coloca una descripcin adicional de la bodega

que se est creando.

A continuacin se presionar nuevamente el botn crear .

En la pantalla principal de Administrativo Bodegas - Bodegas Padre, se puede

observar informacin de la bodega.

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Bodegas Transaccionales o de ltimo Nivel

El usuario debe presionar el botn y se presenta nuevamente la pantalla Bodegas -

Crear, la misma que contiene los siguientes campos:

Institucin: Automticamente se presenta el cdigo y nombre de la entidad

seleccionada, ejemplo: 130-9999-0000 MINISTERIO DE FINANZAS.

Nombre: En este campo se registra el nombre de la bodega transaccional, ejemplo:

BODEGA ADMINISTRACIN DE BIENES.

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 Direccin: Se registra la direccin donde se encuentra la bodega, ejemplo: AV. 10
DE AGOSTO Y JORGE WASHINTONG.

Sector: Debe identificarse el sector donde se encuentra ubicada la bodega,

ejemplo: LA MARISCAL.

Provincia: Se selecciona de la lista de valores, la provincia donde se encuentra

ubicada la bodega, ejemplo: 1700 - PICHINCHA.

Cantn: En este campo, se elige de una lista de valores, el cantn que est
relacionado a la provincia, ejemplo: 1701 QUITO.

Tipo de bodega: Se escoge de la lista de valores el tipo de bodega Fsica o Virtual.

Clase de Bodega: De la lista de valores se opta por la clase de bodega: Bienes,

Existencias, Bienes o Existencias. En el caso presente: Bienes.

ltimo Nivel: Este campo se utiliza para marcar la bodega transaccional o de

ltimo nivel, para el ejemplo propuesto se selecciona esta opcin; debido a que no
se va a proceder a crear ms bodegas que se deriven de la bodega transaccional.

Bodega Padre: En este campo, se selecciona de una lista de valor la bodega padre
creada previamente, para asociar a la bodega transaccional y definir el esquema
propuesto inicialmente, ejemplo: BODEGA CENTRAL.

Observaciones: En este campo, se coloca una descripcin adicional de la bodega

que se est creando.

En la pantalla principal Administrativo Bodegas - Bodegas Padre, se puede observar

informacin de la bodega creada.

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4.3.2 Modificar

La opcin permite modificar la informacin de la bodega que ha sido creada en el

sistema.

Para este proceso, se presiona el botn y se presenta la pantalla de Bodegas -

Modificar, en la cual se podrn modificar los campos de: Nombre, Direccin, Sector,
Provincia, Cantn, Tipo Bodega, Clase Bodega, Inactivo, Observaciones.

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4.3.3 Eliminar

La opcin permite eliminar todas las bodegas asociadas, siempre que ests no tengan
movimiento transaccional, para lo cual se deber escoger la bodega principal y seleccionar el
botn Eliminar.

Se presiona el botn y se presenta la pantalla de Bodegas - Eliminar, en la cual se

confirmar la eliminacin de las bodegas.

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4.3.4 Ubicaciones Bodega

Esta opcin , permite crear ubicaciones (unidades administrativas) que estn

relacionadas a la bodega transaccional, las cuales permitirn ubicar los bienes que estan
asignados a los custodios finales.

El usuario selecciona la bodega de ltimo nivel (transaccional), presiona el botn y se

presenta la pantalla Bodegas Bodegas Padre - Ubicaciones Bodega, donde se observa
una nueva barra de herramientas y funciones, para proceder con la creacin de ubicaciones,
utilizando las opciones respectivas.

Las opciones que se presentan en esta pantalla son:

Crear

Modificar

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 Eliminar

Consultar Registro

Nivel Anterior

Consultar todos los Registros

4.3.4.1 Crear

El usuario debe presionar el botn el cual le permite crear las unidades administrativas,
que se consideren necesarias para la bodega transaccional o de ltimo nivel, las cuales se
recomienda que se creen a un nivel intermedio, es decir, a nivel de Direcciones.

Para la creacin de las ubicaciones de bodega, el usuario debe tomar como referencia el
Organigrama Estructural de la Entidad, como por ejemplo:

Direccin Administrativa;
Direccin Financiera;
Direccin Jurdica; entre otras.

Se presiona el botn y se presenta la pantalla de Ubicaciones de Bodega - Crear,

la misma que contiene los siguientes campos:

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 Bodega: Automticamente se presenta el cdigo de la bodega seleccionada,
ejemplo: 5 BODEGA ADMINISTRACIN DE BIENES.

Nombre: Debe registrarse el nombre de la ubicacin o unidad administrativa a

crearse, la cual esta relacionada a la bodega transaccional, ejemplo: DIRECCIN
ADMINISTRATIVA.

Observaciones: Se registra informacin adicional, referente a la ubicacin a crear.

Posteriormente, se continua creando el resto de unidades administrativas con las que este
estructurada la Entidad

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4.3.4.2 Eliminar

La opcin permite eliminar la ubicacin que ha sido creada.

Se presiona el botn y se presenta la pantalla de Ubicaciones de Bodega -

Eliminar, en la cual se confirmar la eliminacin.

19
4.3.4.3 Consultar Registro

La opcin permite visualizar la informacin de las ubicaciones creadas.

Se presiona el botn y presenta la pantalla Usuarios de Bodega Consultar

Registro, con el detalle de la informacin ingresada.

20
4.3.4.4 Nivel Anterior

La opcin permite regresar a la pantalla anterior.

4.3.4.5 Consultar todos los Registros

La opcin permite visualizar todos los registros que se encuentran creados y

modificados para ubicaciones.

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4.3.5 Encargados de Bodega

A travs del botn Nivel anterior, ya descrito se accede nuevamente a la pantalla principal.

En esta pantalla el usuario utilizar el botn para ingresar la informacin del funcionario
que estar asignado como Encargado, Responsable Guardalmacn de la bodega
transaccional creada.

Cabe sealar, que en cada Entidad existe nada ms un Guardalmacn.

A continuacin se observa la pantalla de Encargados, la misma que contiene los siguientes

campos:

Las opciones que se presentan en esta pantalla son:

Crear

Cambiar Estado

22
 Consultar Registro

Nivel Anterior

Consultar todos los Registros

4.3.5.1 Crear

El usuario debe presionar el botn el cual le permite ingresar la informacin del

funcionario encargado de la bodega.

Se presiona el botn y se presenta la pantalla de Encargado de Bodega - Crear, la

misma que contendr los siguientes campos:

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 Bodega: Presenta el cdigo de la bodega seleccionada, ejemplo: 5 BODEGA
ADMINISTRACIN DE BIENES.

Secuencial: Es el nmero secuencial automtico para la creacin del registro.

Cdula: En este campo, se registra la cdula de identidad del funcionario

encargado de la bodega.

Apellidos y Nombres del Encargado: Campo automtico donde se visualiza el

nombre del funcionario.

Descripcin Cargo: Campo automtico donde se visualiza el cargo del funcionario.

Fecha de Inicio del Encargo: Debe ingresarse la fecha en la cual inicia sus
actividades como encargado.

Fecha de Finalizacin del Encargo: Se registrarn datos cuando se deba

cambiar hacia un nuevo encargado.

Inactivo: Campo que permite deshabilitar a un funcionario encargado.

Ubicacin: En este campo, se presenta una lista de valores con el detalle de las
ubicaciones creadas para la bodega. Se debe seleccionar la ubicacin que
corresponda al encargado de la bodega.

4.3.5.2 Cambiar Estado

La opcin permite cambiar el estado de un funcionario de activo a inactivo.

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Se ingresa a la pantalla Encargado de Bodega Cambiar Estado y se confirma con el

mismo botn , cambiando el estado a INACTIVO.

4.3.5.3 Consultar Registro

La opcin permite visualizar la informacin del encargado de bodega.

Se ingresa a la pantalla Encargado de Bodega Consultar Registro, y se verifican los

datos creados para el encargado de bodega.

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4.3.5.4 Nivel Anterior

La opcin permite regresar a la pantalla anterior.

4.3.5.5 Consultar todos los Registros

La opcin permite visualizar todos los registros que se encuentran creados y

modificados para los encargados de bodega.

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4.3.6 Usuarios de Bodegas

A travs del botn nivel anterior se regresa a la pantalla principal.

El usuario debe presionar el botn el cual le permite otorgar el permiso a los usuarios
que podrn realizar operaciones en la bodega; as mismo tendrn acceso a revisar todos los
movimientos efectuados en la misma.

Cabe sealar, que el Guardalmacn habilitar el usuario que el Administrador Informtico le

crea al funcionario, conforme a su perfil (ver numeral 4.1).

Los usuarios de bodegas, son varios, entre los principales usuarios tenemos:

Guardalmacn;
Contador; entre otros.

Se presiona el botn y se presenta la pantalla en Administrativo - Bodega

Bodegas Padre - Usuarios:

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Las opciones que se presentan en esta pantalla son:

Crear

Modificar

Consultar Registro

Nivel Anterior

Consultar todos los Registros

4.3.6.1 Crear

Deber presionarse el botn el cual le permite ingresar los usuarios que tendrn
acceso a la informacin de la bodega.

Se presiona el botn y se presenta la pantalla de Usuarios de Bodega - Crear, la

misma que contiene los siguientes campos:

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 Bodega: Por default presenta el cdigo de la bodega seleccionada, ejemplo: 5
BODEGA ADMINISTRACIN DE BIENES.

Cdula: En este campo, se digita el nmero de cdula del funcionario para el cual
se ha creado un usuario en el sistema, ejemplo: 1721823753 (deben ingresarse los
10 dgitos reales)

Usuario: Campo automtico, que identifica el usuario creado en el sistema,

ejemplo: VHIDALGOINV

Estado Usuario: Automticamente se presenta el estado actual en el que se

encuentra el usuario creado en el sistema, ejemplo: ACTIVADO

Inactivo: En este campo, se cambia el estado del usuario.

Nota: Se recomienda crear los Usuarios de Bodega ingresando el USUARIO que les fue
creado por el Administrador Informtico, ms no por la cdula de identidad; considerando que
los mismos debe encontrarse en estado ACTIVO.

Posteriormente, se continua creando el resto de usuarios, a los cuales se les va a dar el

acceso al sistema:

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4.3.6.2 Modificar

La opcin permite modificar nicamente el estado del usuario.

Se presiona el botn y se puede modificar el campo: INACTIVO

4.3.6.3 Consultar Registro

La opcin permite visualizar la informacin de los usuarios creados para las bodegas.

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Se presiona el botn y nicamente se puede verificar la informacin que ha sido
creada sin posibilidad de cambiarla.

4.3.6.4 Nivel Anterior

La opcin permite regresar a la pantalla anterior.

4.3.6.5 Consultar todos los Registros

La opcin permite visualizar el detalle de todos los registros creados y modificados para
usuarios de bodega.

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4.3.7 Consultar Registro

Una vez presionado el botn Nivel Anterior se accede a la pantalla principal.

La opcin permite visualizar la informacin de la bodega que ha sido creada.

Se presiona el botn y se presenta la pantalla Bodegas Consultar, donde se

puede consultar la informacin de la bodega.

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4.3.8 Jerrquico

La opcin permite visualizar el detalle de todas las bodegas creadas.

Se presiona el botn y se presenta el Reporte Jerrquico de Bodegas, donde se

puede observar la informacin de todas las bodegas creadas en la entidad.

4.3.9 Consultar todos los Registros

La opcin permite visualizar el detalle todos los registros creados y modificados para
bodegas.

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