PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la informacin

obtenida por el auditor en su revisin, as como los resultados de los
procedimientos y pruebas de auditora aplicados; con ellos se sustentan las
observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el informe
correspondiente.

En Auditora se puede afirmar que los papeles de trabajo son todas aquellas cdulas
y documentos que son elaborados por el Auditor u obtenidos por l durante el
transcurso de cada una de las fases del examen.

Los papeles de trabajo son la evidencia de los anlisis, comprobaciones,

verificaciones, interpretaciones, etc., en que se fundamenta el Contador Pblico,
para dar sus opiniones y juicios sobre el sistema de informacin examinado.

Los papeles de trabajo constituyen un medio de enlace entre los registros de

contabilidad de la empresa que se examina y los informes que proporciona el
Auditor

Algunos papeles de trabajo son elaborados por el propio Auditor, y se denominan

Cdulas. Otros son obtenidos por medio de su cliente o por terceras personas
(cartas, certificaciones, estado de cuentas, confirmaciones, etc.) pero al constituirse
en pruebas o elementos de comprobacin y fundamentacin de la opinin, se
incorporan al conjunto de evidencia que constituyen en general, los papeles de
trabajo.

El cumplimiento de la segunda Norma de Auditora referente a la "obtencin de

evidencia suficiente y competente" queda almacenada en los papeles de trabajo del
Auditor.

CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deben contener los productos del sistema de informacin
financiera sujeto a examen, desglosados en su mnima unidad de anlisis, las
tcnicas y procedimientos que el Auditor aplic, la extensin y oportunidad de las
pruebas realizadas, los resultados de las tcnicas y procedimientos tales como
confirmaciones de tipo interno o externo y las conclusiones que obtuvo en cada una
de las reas examinadas.

Por lo tanto, los papeles de trabajo estn constituidos por:

Programas de trabajo

Planillas con anlisis y anotaciones obtenidas de la empresa.

Las cartas de confirmacin enviadas por terceros.

Manifestaciones obtenidas de la compaa

Extractos de documentos y registros de la compaa.

 Planillas con comentarios preparados por el Auditor o Revisor Fiscal.

Memorandos preparados por el Auditor o Revisor Fiscal, para exponer

algunos hechos, que complementan la informacin de las planillas
OBJETIVOS
Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos:

Registrar de manera ordenada, sistemtica y detallada los procedimientos y

actividades realizados por el auditor.
Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.
Proporcionar la base para la rendicin de informes.
Facilitar la planeacin, ejecucin, supervisin y revisin del trabajo de
auditora.
Minimizar esfuerzos en auditoras posteriores.
Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditora y de que
el trabajo se efectu de conformidad con las Normas de Auditora del rgano
de Control y dems normatividad aplicable.
Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditora para
prximas revisiones.

NATURALEZA Y CARACTERSTICAS
Los papeles de trabajo debern:

Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el

programa deber relacionarse con los papeles de trabajo mediante ndices
cruzados.
Contener ndices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cdulas y
resmenes que sean necesarios.
Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado.
Ser supervisados e incluir constancia de ello.
Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y alcance del
trabajo realizado y sustenten debidamente los resultados y recomendaciones
que se presenten en el informe de auditora.
Redactarse con concisin, pero con tanta precisin y claridad que no
requieran explicaciones adicionales.
Ser pertinentes, por lo cual slo debern contener la informacin necesaria
para el cumplimiento de los objetivos de la auditora.
Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para
datos, notas y comentarios (los papeles de trabajo desordenados reflejan
ineficiencia y permiten dudar de la calidad del trabajo realizado).

En cuanto a la evidencia contenida en los papeles de trabajo, estos debern

cumplir los siguientes requisitos:

Suficiencia. Ser suficiente la evidencia objetiva y convincente que baste para

sustentar los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de
auditora.

Competencia. Para que sea competente, la evidencia deber ser vlida y

confiable; es decir, las pruebas practicadas debern corresponder a la naturaleza y
caractersticas de las materias examinadas.
Importancia. La informacin ser importante cuando guarde una relacin lgica y
patente con el hecho que se desee demostrar o refutar.

Pertinencia. La evidencia deber ser congruente con los resultados, conclusiones y

recomendaciones de la auditora.

CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.

Con base en su utilizacin y contenido, los papeles de trabajo se clasifican por su
uso y por su contenido:

POR SU USO:

1. Archivo de auditoria

Son papeles de uso limitado para una sola Auditora; se preparan en el transcurso
de la misma y su beneficio o utilidad solo se referir a las cuentas, a la fecha o por
perodo a de que se trate.

El contenido del archivo de la auditora puede ser:

Estados financieros del perodo sujeto a examen y el perodo anterior

Hojas de trabajo de los estados financieros sujetos a examen
Cdulas sumarias de los rubros de los estados financieros
Cdulas analticas y subanalticas de las cdulas sumarias
Resultados de las circularizaciones
Anlisis de las pruebas de auditora practicadas
Documentos preparados por el cliente utilizados en la auditora

2. Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditora

El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se

concentran los documentos relativos a los antecedentes, constitucin, organizacin,
operacin, normatividad jurdica y contable e informacin financiera y
programtico-presupuestal, actas y documentos de entrega recepcin de los entes
fiscalizables. Esta informacin, debidamente actualizada, servir como instrumento
de referencia y consulta en varias auditoras.

La integracin del archivo permanente se iniciar en la etapa de planeacin de la

auditora, cuando se obtenga informacin general sobre el ente por auditar
(organizacin, funciones, marco legal, sistemas de informacin y control, etc.)

El archivo permanente se actualizar con la informacin que se obtenga al ejecutar

una auditora o al dar seguimiento a las recomendaciones correspondientes. Su
integracin deber sujetarse a lo dispuesto en el procedimiento para la
Integracin y Actualizacin del Archivo Permanente, emitido por el rgano de
Control o de cada una de las reas correspondientes.

Este expediente debe considerarse como parte integrante del conjunto de papeles
de trabajo de todas y cada una de las auditoras a las cuales se refiera a los datos
que contiene. Tambin se conoce como el archivo permanente.

El contenido del Archivo Permanente puede ser:

Historia de la Compaa
 Contratos y Convenios a largo plazo
Sistema y Polticas Contables
Estados Financieros de los ltimos aos
Estado Tributario
Conclusiones y recomendaciones de las ltimas auditoras
Hojas de trabajo de la ltima auditora

POR SU CONTENIDO:

A. Papeles de Trabajo del Perodo

Los papeles de trabajo actuales o del perodo se elaboran y obtienen en el

transcurso de la auditora; en ellos se deja evidencia del proceso de planeacin y
del programa de auditora; del estudio y evaluacin del control interno; del anlisis
de saldos, movimientos, operaciones, tendencias y razones financieras; del registro
de la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditora; de la
supervisin realizada; de la persona que aplic los procedimientos y de la fecha en
que se realiz el trabajo; de las conclusiones de la revisin; y del informe de
auditora en que se incluyan las recomendaciones formuladas.

Los papeles de trabajo denominados cdulas de auditora, se clasifican de acuerdo

a la Gua para la Elaboracin de Papeles de Trabajo, en cdulas sumarias, analticas,
subanalticas, de informe, de observaciones y de seguimiento de recomendaciones.

ESQUEMA DE UNA HOJA DE TRABAJO PARA ACTIVOS.

1. Cdulas sumarias o de resumen

En las cdulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones

del rea, programa, rubro o grupo de cuentas sujeto a examen; por ejemplo,
ingresos, gastos o asignaciones presupuestales.
Es conveniente que estas cdulas contengan los principales indicadores
contables o estadsticos de la operacin, as como su comparacin con los
estndares del perodo anterior, con el propsito de que se detecten desde ese
momento desviaciones importantes que requieran explicacin, aclaracin o
ampliacin de algn procedimiento, antes de concluir con la revisin (vase la
Gua para la Elaboracin de Papeles de Trabajo).

2. Cdula Analtica

Adems de contener la desagregacin o anlisis de un saldo, concepto, cifra,

operacin o movimiento del rea por revisar, en las cdulas analticas se
detallan la informacin obtenida, las pruebas realizadas y los resultados
obtenidos.

Las pruebas que deben consignarse en las cdulas analticas se refieren a las
investigaciones necesarias para cumplir los objetivos establecidos en los
programas de trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cdula
sumaria. En dichas cdulas se incluye, adems, el anlisis de cifras especficas
o la verificacin de algn clculo, que son tiles para reforzar el resultado de
las pruebas.

Asimismo, en las cdulas analticas se incluyen los resultados finales,

representados por las observaciones.

3. Cdulas Subanalticas

Por medio de las cdulas subanalticas, se desagregan o analizan con detalle los
datos contenidos en una cdula analtica. Si se examina, por ejemplo, la cuenta
de inversiones en valores, la cdula subanaltica sera aquella en que se
mostraran los saldos mensuales de las cuentas de inversin.

4. Cdula de Observaciones

Las deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado en el transcurso de

la revisin, se resumirn en esta cdula de observaciones, debidamente
 identificados con el nmero de cdula correspondiente, a fin de facilitar su
consulta y revisin.

5. Cdula de Informes

Una vez concluido el trabajo de auditora, y de manera adicional a las cdulas

en que se presenten las conclusiones, se integrar, al inicio del expediente de
papeles de trabajo, un informe donde se expongan brevemente los
antecedentes de auditora, los procedimientos de auditora aplicados y sus
resultados, a fin de ofrecer un panorama de trabajo realizado y de las posibles
acciones por emprender.

6. Cdula de seguimiento de recomendaciones

Si del trabajo de auditora se derivan recomendaciones u otro tipo de acciones

legales, ser necesario dejar constancia de ello, primeramente en cdulas de
discusin o de comentarios y despus en cdulas de control de seguimiento.
(Actas de Notificacin de Observaciones).

ORDENAMIENTO Y ARCHIVO

El ordenamiento de los papeles de trabajo deber ser lgico y gil, con el objeto de
que su localizacin resulte fcil para cualquier persona. Los papeles del expediente
continuo de Auditora se ordenarn y archivarn por grupos o conceptos,
atendiendo los datos o informacin que contenga. En este expediente se
mantendrn los grupos que sean necesarios.

Los papeles de trabajo "de la Auditora" tendrn un ordenamiento lgico siguiendo

el del listado de los rubros en las hojas de trabajo. Si stos lo estn en el orden de
presentacin de los estados financieros, ste ser tambin el orden en que se
coloquen los papeles de trabajo en el expediente, es decir, primero los que se
refieran a cuentas del Activo, luego los del Pasivo y del Capital y por ltimo, los
referentes a resultados; pero si no es ese el orden en que estn listadas las cuentas
en las hojas de trabajo, se prescindir del orden del balance para seguir o acatar
precisamente el prefijado en las hojas de trabajo, pues de otro modo se dificultara
la localizacin de las cdulas.

FORMULACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Para disear las cdulas y su integracin ordenada, es preciso considerar las
necesidades de la revisin en funcin de los objetivos planteados y de las probables
conclusiones a que se pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos
prcticos para estructurar la informacin, su proceso y los resultados de los
procedimientos aplicados.

A continuacin se describen las cualidades que debe reunir una cdula para cumplir
su cometido:

a) Objetiva: es decir, la informacin debe ser imparcial y lo suficientemente

amplia para que el lector pueda formarse una opinin.

b) De fcil lectura: para lo cual su contenido se integrar de manera lgica,

clara y sencilla.
 c) Completa: en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditora
realizado, y sustentar debidamente los resultados, conclusiones y
recomendaciones.

d) Relacionar claramente: los cruces entre las distintas cdulas (sumarias,

analticas y subanalticas, de tal manera que los ndices y marcas remitan al
lector a otros datos con facilidad.

e) Ser pertinente: por lo cual slo deber contener la informacin necesaria

para cumplir el objetivo propuesto

ESTRUCTURA: Todo papel de trabajo elaborado por el auditor debe contener como
mnimo, los siguientes datos:

Nombre de la organizacin a la cual se le realiza la auditora.

rea o cuenta que se va a examinar.
Perodo del examen a efectuar o fecha examinada.
Nombre del auditor.
Fecha en que el auditor realiza el trabajo.
Nombre del supervisor del trabajo
Fecha en que el supervisor realiza su trabajo.
ndice de la hoja de trabajo.
Referencias cruzadas.
Marcas de auditora.
Observaciones.
Conclusiones.

NDICES
Para facilitar el ordenamiento y archivo de los papeles de trabajo y su rpida
localizacin, se acostumbra ponerles una clave a todos y cada uno de ellos en lugar
visible que se escribe generalmente con un lpiz de color denominado "lpiz de
Auditora".

Esta clave recibe el nombre de ndice y mediante l se puede saber de qu papel

se trata y el lugar que le corresponde en su respectivo archivo.

En teora no importa qu sistema se escoja como ndice, pero el elegido debe

proveer un ordenamiento lgico y ser suficientemente elsticos para posibles
modificaciones.

Los principales sistemas de indexacin utilizados en Auditora son los siguientes:

ndice Numrico Alfabtico: Se le asigna una letra mayscula a las cuentas

de Activo y dobles letras maysculas a las cuentas de Pasivo y Capital. Las cuentas
de Resultado llevaran nmeros arbigos ascendentes.

ndice Alfabtico Doble: A las cdulas sumarias se les asigna una letra
mayscula, y a las cdulas analticas dos letras maysculas.

ndice Alfabtico Doble Numrico: Es una combinacin de los sistemas

Numrico Alfabtico y Alfabtico Doble. Pues se le asigna una letra mayscula a las
 cdulas sumarias de Activo y doble letra mayscula a las sumarias de Pasivo y
Capital. Las cdulas analticas se indexan con la letra o letras de la respectiva
sumaria y un nmero arbigo progresivo. Las cuentas de Resultados se indexan
con nmeros arbigos en mltiplos de 10 en forma ascendente. Este es el sistema
de mayor utilizacin por la facilidad de su uso y su popularidad a nivel nacional e
internacional.

ndice Numrico: A las cdulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y

Resultados se le asignan nmeros arbigos progresivos y las cdulas analticas
nmeros fraccionarios. En Colombia resulta muy apropiado usar como ndice
numrico el cdigo asignado a las cuentas por el Plan nico de Cuentas PUC

ndice Decimal: A las cdulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados

se le asignan nmeros arbigos en mltiplos de 1000 y a las cdulas analticas
nmeros arbigos dependientes de los de las sumarias en mltiplos de 100.

LOS AUDITORES UTILIZAN COMO INDICE:

Utilizan una letra A, B, C... etc., para las cuentas de activo;

Utilizan doble letra AA, BB, CC,... etc., para las cuentas de pasivo y capital;
Utilizan nmeros 10, 20, 30... etc., para las cuentas de resultados;
Utilizan nmeros romanos I, II, III... etc., para los papeles de trabajo del
archivo permanente

Una clasificacin sencilla para elaborar y localizar los papeles de trabajo, es

asignndoles ndices, se acostumbra estandarizar los ndices con el objeto de
facilitar al auditor y a sus asistentes una localizacin rpida de los mismos, y
ahorrar tiempo en el trabajo

Ejemplo del ndice Alfabtico Doble Numrico y el ndice Numrico:

NOMBRE DE LA CEDULA TIPO DE CEDULA INDICE NDICE NUMERICO PUC

Balance General Activo Hoja de Trabajo BG/1 1
Balance General Pasivo Hoja de Trabajo BG/2 2
Balance General Patrimonio Hoja de Trabajo BG/3 3
Estado de Resultados Ingresos Hoja de Trabajo PyG/1 4
Estado de Resultados Egresos Hoja de Trabajo PyG/2 5
Estado de Resultados Costo de Ventas Hoja de Trabajo PyG/3 6
DISPONIBLE Sumaria A 11
CAJA GENERAL Analtica A1 110505
Caja General Oficina Principal Sub-analtica A1/1 110505-01
Caja General Sucursal A Sub-analtica A1/2 110505-02
CAJAS MENORES (Fondos Fijos) Analtica A2 110510
Caja Menor Oficina Principal Sub-analtica A2/1 110510-01
Caja Menor Sucursal A Sub-analtica A2/2 110510-02
BANCOS Analtica A3 111005
Banco X Cuenta nnnnn1 Sub-analtica A3/1-1 11100501-01
Banco X Cuenta nnnnn2 Sub-analtica A3/1-2 11100501-02
Banco Y Sub-analtica A3/2-1 11100502-01
INVERSIONES Sumaria B 12
ACCIONES Analtica B1 120505
Acciones Z Sub-analtica B1/1 12050501
DEUDORES Sumaria C 13
CLIENTES Analtica C1 130505
Cliente A Sub-analtica C1/1 130505-001
Cliente B Sub-analtica C1/2 130505-002
INVENTARIOS Sumaria D 14
MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA E. Analtica D1 1435
Articulo M Sub-analtica D1/1 143505-001
Articulo N Sub-analtica D1/2 143505-002
PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPOS Sumaria E 15
TERRENOS Analtica E1 150405
Terreno P Sub-analtica E1/1 150405-01
Terreno Q Sub-analtica E1/2 150405-02
CONSTRUCCIONES EN CURSO Sumaria E2 150805
Construccin W Analtica E2/1 150805-01
CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES Sumaria E3 151605
Edificio R Analtica E3/1 15160501
INTANGIBLES Sumaria F 16
CRDITO MERCANTIL Analtica F1 160505
MARCAS Analtica F2 160510
Marca Alfa Sub-analtica F2/1 160510-01
Marca Beta Sub-analtica F2/2 160510-02
DIFERIDOS Sumaria G 17
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Analtica G1 1705
Intereses Sub-analtica G1/1 170505
Seguros y Fianzas Sub-analtica G1/2 170520
VALORIZACIONES Sumaria H 19
DE INVERSIONES EN ACCIONES Analtica H1 190505
OBLIGACIONES FINANCIERAS AA 21
SOBREGIROS BANCO X AA1 21050101
Cuenta nnnnnn1 AA1/1 21050101-01
Cuenta nnnnnn2 AA1/2 21050105-05
SOBREGIROS BANCO Y AA2 21050102
PAGARS BANCO X AA3 210510-01
PAGARS BANCO Y AA4 210510-02
PROVEEDORES BB 22
PROVEEDORES NACIONALES BB1 220505
PROVEEDOR A BB1/1 220505-01
PROVEEDOR B BB1/2 220505-02
PROVEEDOR C BB1/3 220505-03
CUENTAS POR PAGAR CC 23
COSTOS Y GASTOS POR PAGAR CC/1 2335
RETENCION EN LA FUENTE CC/2 2365
IVA RETENIDO CC/3 2367
RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA CC/4 2370
ACREEDORES VARIOS CC/5 2380
IMPUESTOS GRAVMENES Y TASAS DD 24
DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS VFC DD/1 240405
IMPUESTO A LAS VENTAS POR PAGAR DD/2 2408
DE INDUSTRIA Y COMERCIO DD/3 2412
OBLIGACIONES LABORALES EE 25
SALARIOS POR PAGAR EE/1 2505
CESANTAS CONSOLIDADAS EE/2 2510
INTERESES SOBRE CESANTAS EE/3 2515
PRIMA DE SERVICIOS EE/4 2520
VACACIONES CONSOLIDADAS EE/5 2525
INDEMNIZACIONES LABORALES EE/6 2540
PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES FF 26
CESANTAS FF1 201005
INTERESES SOBRE CESANTAS FF2 201010
VACACIONES FF3 201015
PRIMA DE SERVICIOS FF4 201020
CAPITAL SOCIAL GG 31
SUPERAVIT DE CAPITAL GG1 32
RESERVAS GG2 33
REVALORIZACIN DEL PATRIMONIO GG3 34
RESULTADOS DEL EJERCICIO GG4 36
RESULTADOS DE EJERCICIOS ANT. GG5 37
SUPERAVIT POR VALORIZACIONES GG6 38

MARCAS DE AUDITORIA
Todo hecho, tcnica o procedimiento que el Auditor efecte en la realizacin del
examen debe quedar consignado en la respectiva cdula (analtica o subanaltica
generalmente), pero esto llenara demasiado espacio de la misma hacindola
prcticamente ilegible no solo para los terceros, sino an para el mismo Auditor.

Para dejar comprobacin de los hechos, tcnicas y procedimientos utilizados en las

cdulas o planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de Auditora,
las cuales son smbolos especiales creados por el Auditor con una significacin
especial.

Por ejemplo al efectuar una reconciliacin bancaria, los cheques pendientes de

cobrar y las consignaciones bancarias deben ser cotejadas con el libro de bancos
para comprobar que estn bien girados y elaboradas, en cuanto al importe,
nmero, fecha, beneficiario, nmero de cuenta etc. Cada uno de los cheques y
consignaciones cotejadas debe tener una descripcin de lo realizado. En lugar de
escribir toda esta operacin junto a cada cheque y consignacin, se utiliza un
smbolo o marca de comprobacin, cuyo significado se explica una sola vez en el
lugar apropiado de la cdula a manera de convencin detallando todo el
procedimiento realizado.

Para las marcas de Auditora se debe utilizar un color diferente al del color del texto
que se utiliza en la planilla para hacer los ndices. Las marcas deben ser sencillas,
claras y fciles de distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del Archivo de
la Auditora debe ser la cdula de la Marcas de Auditora.

ESQUEMA DE MARCAS DE AUDITORIA

AUDITORES ANDINOS LTDA

CLIENTES AUDITORIA

MARCA SIGNIFICADO

Confrontado con libros

Cotejado con documento
Correccin realizada
Comparado en auxiliar
 Sumado verticalmente
Confrontado correcto
^ Sumas verificadas
Pendiente de registro
No rene requisitos
S Solicitud de confirmacin enviada
SI Solicitud de confirmacin recibida inconforme
SIA Solicitud de confirmacin recibida inconforme pero
aclarada
SC Solicitud de confirmacin recibida conforme
Totalizado
Conciliado
Circularizado
Inspeccionado
CONCLUSION

Los papeles de trabajo en Auditora son el conjunto de cdulas y

documentos que elabora u obtiene el Auditor en el desarrollo del examen.

En ellos se plasman las tcnicas y procedimientos aplicados, la extensin y

oportunidad de las pruebas realizadas, los resultados de la obtencin de
evidencia suficiente y competente y las conclusiones a las cuales lleg en
cada rea examinada.

Los papeles de trabajo le permiten probar al Auditor el cumplimiento de las

Normas de Auditora referentes a la planeacin y supervisin y la obtencin
de evidencia suficiente y competente, y sirven para demostrar la calidad
del trabajo realizado.

Los papeles de trabajo se clasifican en Archivo de la Auditora y Archivo

Permanente, segn el uso a que se les destine.

De acuerdo a su contenido se clasifican en Hojas de Trabajo, Cdula

Sumarias y Cdulas Analticas.

Para facilitar su organizacin y agilizar la bsqueda en los mismos, se

utilizan ndices y marcas de Auditora, que pueden variar de acuerdo al
criterio de cada Auditor