Archivo alfabtico

Este sistema de Archivo, la documentacin correspondiente a cada asunto,

se agrupa alrededor de los nombres de las personas fsicas o morales cuyos
nombres son, en este caso, el factor o elemento preponderante. De tal
manera, cada expediente se forma con los documentos que se refieren a las
personas fsicas o morales. Estos expedientes se ordenan entonces por
riguroso orden alfabtico de arreglo sucesivo de palabras; es decir, el orden
alfabtico se contrae a las letras de cada palabra y no al de las letras
sucesivas de dos o mas palabras: terminado el arreglo de la primera
palabra, se arregla la segunda y despus la tercera, por ejemplo.

INSTITUTO SUPERIOR DE ESTUDIOS CONTABLES

INSTITUTO TECNOLOGICO DE MONTERREY

Lpez, Andrs

Lpez, Apolonio

Lpez, Lpez, Aurelio

Lpez, Martnez, Carlos

Lpez, Martnez, Crispn

Esta REGLA GENERAL DE ALFABETIZACION, es aplicable a los expedientes y

a las cdulas de catlogos, registros o ndices, por lo cual en sistemas y en
distintas clases de cdulas, que deban ordenarse con los signos del
alfabeto, ser forzosa su aplicacin. Alfabetizar palabra por palabra, es
norma invariable e inolvidable del Archivista y del Catalogador.

Para la colocacin de los expedientes en las Gavetas de los muebles, se

usan guas divisionarias a cinco cortes, que tienen en sus apndices o
pestaas las letras del alfabeto ; en el primer corte la letra principal, y en
las siguientes, de acuerdo con las necesidades y extensin del Archivo,
combinaciones de dos o tres letras, tambien en serie alfabetica; ejemplo:

A (Gua Principal)

Ag. Am. Ar. At. (Guas Auxiliares)

C (Gua Principal)

Cal. Cer. Cle. Cru. (Guas Auxiliares)

El uso de estas guas facilita la localizacin y manejo de los expedientes.

Claramente se entiende que este sistema de Archivo es directo y no
necesita catlogo para su manejo.

Archivo geografiaco

INTRODUCCION

No slo nos orientamos cuando deseamos conocer el mundo o cuando

viajamos; tambin el archivo se apropia del sistema geogrfico para
organizar la corespondencia de su clientela; y es asi como por medio de
mapas, rutas, etc, la empresa se vuelve cada dia mas eficiente, ubicando
con prontitud a sus clientes y proveedores.
Resultara de mucha importancia y de gran sencillez para el estudianate de
archivo conocer el sistema alfabetico geogrfico por cuanto se basa en el
alfabetico nominativo que ya domina.

CONCEPTO

Archivo alfabtico geogrfico, como su nombre lo indica, es la organizacin

de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su
localizacion, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar,
por orden alfabetico.
este sistema es similar al alfabtico nominativo (personas naturales y
juridicas), porque la clasificacion final se hace tambin por nombres de
individuos o empresas.

USOS

Su utilizacin es recomendable en los siguientes casos:

1)Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y

agencias, distribuidores consecionarios, etc.
2)En institucione cuyas ventas se organizan por reas geogrficas.
3)En empresas de servicios pblicos como luz, telfono, gas, etc.
4)En compaias dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de
transporte, etc.
ORGANIZACION DE ARCHIVOS GEOGRFICOS

Todo archivo geogrfico consta de dos elementos importantes:

1) Un archivo principal:

Se ordena alfabticamente por paises, estados o territorios,zonas,

direcciones, etc, y puede organizarse de la siguiente forma:
a)Con guias alfabticas y con guias de divisiones geogrficas o politicas.
b)Con solo guias de diviciones geogrficas o politicas.

2) Un tarjetero o fichero:
puede ser:
a)Auxiliar: Se ordena alfabticamente con los nombres de los
corresponsales.
b)Principal: Tambien encontramos el archivo geogrfico de tarjetas, Por
ejemplo, una editorial internacional puede mantener el registro de sus
clientes organizado por territorio; en este caso sera conveniente tener una
lista, alfabtica, separada o un tarjetero de los nombres que se han
organizado geogrficamente.

3)Un mapa, una guia, un visocontrol, etc:

Sirven para indicar la localizacion de la clientela, ya sea geogrficamente o
por zonas o direcciones.

Transcripcin de SISTEMA DE ARCHIVO NUMRICO

CONCEPTO
El sistema de archivo numrico es uno de los mtodos ms recomendables
a la hora de archivar los documentos.
Es un sistema indirecto porque para localizar un documento primero hay
que consultar un tarjetero y es necesario establecer patrones numricos.
USOS
Este sistema puede ser utilizado en grandes compaas, en empresas de
seguros para archivar plizas, en entidades financieras para nmeros de
cuentas corrientes, en los hospitales, en compaas dedicadas a la venta de
vehculo, entre otras ms.
VENTAJAS

Sistemas de archivos or asuntos

este mtodo consiste en agrupar los documentos adecuados de acuerdo al tema o asunto
tratando en cada pieza decorrespondencia.
dentro de sus caracateristicas estan:
1. El titulo de la correpondencia se denomina por la materia tratada en el
documento,
2. Este metodo es util cuando existe la necesidad de relacionar el
expendiente con alguna actividad en paticular, con algin departamento o
con un productoespecifico.
3. Los asusntos pueden archivarse bajos arreglos alfabticos o arreglos
numricos.
procedimiento para organizar un archivo por asunto
1) con arreglo alfabtico:
De diccionario, se sigue rigurosamente el orden de las reglas del
alfabeto.
De enciclopedia, se aagrupan de acuerdo a la relacin que tengan entre
si.
2) con arreglo numrico:
Decimal, consite en agrupar los asuntos o temas aplicando el sistema
Dewey.
Duplex, los suntos se agrupan lgicamente, asignadole a los ttulos
principales numeracin secuencial y a las divisiones y subdivisiones se
le asignan nmeros auxiliares, letras o ambas cosas.
pasos para archivar documentos utilizando el mtodo por asunto
1) inspeccionar------- si ha sido autorizado el arhivo del documento.
2) clasificar y marcar---- los asuntos segn su importancia en principales, divisiones y
subdiviones.
3) distribuir----- el materia marcado de acuerdo a los ttulos princpales, ya sean
alfabticos o nmericos, seguidos de las subdivisiones.
4) archivar--- los documentos corresppondientes a cada persona o empresa de acuerdo
al arreglo escogido.
ejemplo:
gerente de persona
gerente de oficina
gerente general
vicepresidente
presidente
alta gerencia