INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR

DE CIUDAD ACUA

INGENIERIA EN GESTION
EMPRESARIAL
SEXTO SEMESTRE

DISEO ORGANIZACIONAL
UNIDAD 5
Metodologa para la creacin e
innovacin de estructuras
organizacionales
UNIDAD 6
Tcnicas de organizacin

MAyL. Paula Vernica Garcia Morales

Alumna: Anacany Rodrguez Crdova

CD. ACUA, COAHUILA. 16 DE MAYO DEL 2017

 INDICE
Unidad 5. Metodologa para la creacin e innovacin de estructuras
organizacionales........................................................................................... 1
5.1 Planeacin del estudio............................................................................ 1
5.2 Autorizacin del estudio..........................................................................1
5.3 Recopilacin de la informacin...............................................................1
5.4 Anlisis e interpretacin de datos...........................................................1
5.5 Elaboracin y planteamiento de la propuesta.........................................1
5.6 Implementacin...................................................................................... 1
5.7 Evaluacin peridica............................................................................... 1
Unidad 6. Tcnicas de organizacin..........................................................1
6.1. Organigramas........................................................................................ 1
6.2. Mapas de procesos.................................................................................1
6.3. Diagramas de flujos............................................................................... 1
6.4. Manuales................................................................................................ 1
6.4.1. Bienvenida....................................................................................... 1
6.4.2. De polticas...................................................................................... 1
6.4.3. De organizacin............................................................................... 1
6.4.4. De procedimientos...........................................................................1
6.4.5. De calidad........................................................................................ 1
6.5. Distribucin de espacios de trabajo.......................................................1
Anexos............................................................................................................ 1
Conclusin...................................................................................................... 1
Bibliografa.................................................................................................... 1

1
 Unidad 5. Metodologa para
la creacin e innovacin de
estructuras
organizacionales.

Se estudia a fondo la relacin que existe entre las necesidades de la empresa

para con la organizacin, en pro del alcance total de los objetivos y
metas planteadas durante la planeacin de la misma, ya sea iniciando la
empresa o bien despus de un ciclo de trabajo culminado, para esto se analiza
detenidamente ciertos factores tanto internos como externos, para poder
determinar cules son exactamente las necesidades de la empresa. Esto con el
nico fin de poder determinar cul sera la estructura ms adecuada para el
negocio hablando especficamente de diseo organizacional, se estudia
detenidamente la evaluacin y diagnostico organizacional de nuestra
empresa como punto de partida hacia el desarrollo de nuevas estrategias o bien
innovacin o busca de reas de oportunidad dentro de nuestra estructura
organizacional. La metodologa que describiremos, es decir, la secuencia
ordenada y lgica de los pasos que debe darse para constituir una organizacin,

2
es igualmente aplicable al conjunto de una empresa, sea cual fuere su
dimensin o actividad. (Vargas, 2015).

5.1 Planeacin del estudio.

Es necesario realizar la justificacin necesaria del estudio a realizar; es decir

fundamentar los motivos del mismo, aunque sean rutinarios, es indispensable
sustentar dichos estudios ya que de este modo se especificaran los objetivos a
evaluar ya sea para obtener un diagnstico, reas de oportunidad o bien
buscar soluciones a problemticas suscitadas dentro de la
organizacin. Cualquier mejoramiento o racionalizacin administrativa
debe comenzar con cuidados y preparacin, as como:

a) Reconocimiento del problema y autorizacin para realizar el estudio.

b) Ubicacin precisa del rea en que se presente el problema.
c) Tipificacin del problema.
d) Investigar sobre las causas del problema.
e) Definicin del objetivo del estudio.

3
 f) Formulacin del plan del trabajo.

5.2 Autorizacin del estudio.

El responsable o la unidad encargada de elaborar los organigramas pueden

hacerlo por propia iniciativa, a peticin de parte o por rdenes superiores. Esta
autorizacin debe emanar de los niveles de decisin, toda vez que se traducir
en el apoyo con que debe contar quien realice el acopio de la informacin para
el diseo de los organigramas despus se debe presentar el proyecto al titular
de la organizacin o de la unidad administrativa responsable de su ejecucin
para su aprobacin. Una vez autorizado, se procede a hacer del conocimiento
de todos los niveles jerrquicos, la intencin de realizar un estudio, resaltando
los beneficios de este esfuerzo se obtendrn a fin de que todos brinden su
apoyo durante su desarrollo, sin este requisito el trabajo podra tardar ms
tiempo o presentar mayor grado de dificultad. (Pineda)

Autorizacin

Se debe presentar el proyecto al titular de la

organizacin o de la unidad administrativa responsable
de la ejecucin para su aprobacin.

Autorizado:

Una vez autorizado, se procede a hacer el

conocimiento de todos los niveles jerrquicos, la
intencin de realizar un estudio, resaltando los
beneficios que de este esfuerzo se obtendrn.

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 5.3 Recopilacin de la informacin

Se proceder a efectuar la revisin sistematizada del rea a travs de la

observacin y entrevistas de fondo en cuanto a:

a) Estructura Orgnica.

- Jerarquas
- Estructura orgnica
- Funciones
- Objetivos
b) Se deber revisar la situacin de los recursos humanos.

c) Entrevistas con el personal de procesos electrnicos

- Jefatura
- Anlisis
- Programadores
- Operadores
- Capturistas
- Personal Administrativo
d) Se deber conocer la situacin presupuestal y financiera en cuanto a:

- Presupuesto
- Recursos Financieros
- Recursos Materiales
- Mobiliario y equipo

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e) Se har un levantamiento del censo de recursos humanos y anlisis de
situacin en cuanto a:

- Nmero de personas y distribucin por reas.

- Denominacin de puestos
- Salario
- Capacitacin
- Conocimientos
- Experiencia Profesional
- Antigedad
- Historial de Trabajo
- Salario y Conformacin
- Movimientos salriales
- ndice de rotacin del personal
- Programa de capacitacin

f) Por ltimo, se deber revisar el grado de cumplimiento de los documentos

administrativos.

- Normas y polticas
- Planes de trabajo
- Controles
- Estndares
- Procedimientos

La informacin nos servir para determinar:

Si las responsabilidades en la organizacin estn definidas

adecuadamente.
Si la estructura organizacional esta adecuada a las necesidades

6
 Si el control organizacional es el adecuado
Si se tienen los objetivos y polticas adecuadas, se encuentran vigentes y
estn bien definidas.
Si existe la documentacin de las actividades, funciones y
responsabilidades.
Si los puestos se encuentran definidos y sealadas sus
responsabilidades.
Si el anlisis y descripcin de puestos est de acuerdo con el personal
que los ocupa.
Si se cumplen los lineamientos organizacionales.
Si el nivel de salarios comparado con el mercado de trabajo.
Si los planes de trabajo concuerdan con los objetivos de la empresa.
Si se cuenta con los recursos humanos necesarios que garanticen la
continuidad de la operacin o se cuenta con indispensables.
Si se evalan los planes y se determinan las desviaciones.

Evaluacin de la estructura orgnica.

Para lograr el objetivo de evaluacin de la estructura orgnica se deber de

solicitar el manual de organizacin de la direccin, el cual deber comprender
como mnimo.

- Organigrama con jerarquas

- Funciones
- Objetivos y polticas
- Anlisis, descripcin y evaluacin de puestos
- Manual de procedimientos
- Manual de normas
- Instructivos de trabajo o guas de actividad

Tambin se deben de solicitar:

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 - Objetivos de la direccin
- Polticas y normas de la direccin.

El cuestionario que se presenta a continuacin tiene por objeto poder conocer en

primer lugar la organizacin del departamento de sistemas y su dependencia
dentro de la organizacin total.

El departamento de informtica bsicamente puede estar dentro de alguno de

estos tipos de dependencia:

a) Depende de alguna direccin o gerencia la cual, normalmente, es la

direccin de finanzas.
b) Dependa de la Gerencia General como lnea o como asesora
c) Administracin corporativa.

Cuestionario de la estructura orgnica

Toda esta informacin nos servir para determinar:

- Si las responsabilidades de la organizacin estn definidas

adecuadamente.
- Si la estructura organizacional esta adecuada a las necesidades.
- Si el control organizacional es el adecuado.
- Si se tiene los objetivos y polticas adecuadas, se encuentran vigentes y
estn definidas.
- Si existe la documentacin de las actividades, funciones y
responsabilidades.
- Si los puestos se encuentran definidos y sealadas sus
responsabilidades.

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 - Si el anlisis y descripcin de puestos est de acuerdo con el personal
que los ocupa.
- Si se cumplen los lineamientos organizacionales.
- Si el nivel de salarios comparado con el mercado de trabajo.
- Si los planes de trabajo concuerdan con los objetivos de la empresa.
- Si se cuenta con los recursos humanos necesarios que garanticen la
continuidad de la operacin o se cuenta con indispensables.
- Si se evala los planes y se determinan las desviaciones.

Evaluacin de los recursos humanos

Se deber obtener informacin sobre la situacin del personal del rea, para lo
cual se puede utilizar la tabla de recursos humanos y la tabla de proyeccin de
recursos humanos.

Se presenta un ejemplo de cuestionario para obtener informacin sobre los

siguientes aspectos:

Desempeo y Comportamiento
Condiciones de trabajo
Ambiente
Organizacin en el trabajo
Desarrollo y motivacin
Capacitacin
Supervisin

Responsabilidades organizacionales y administracin de personal.

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La funcin de los sistemas de informacin debe ser tan importante dentro de la
jerarqua organizacional que permita el logro de todos los objetivos establecidos
y la promocin de su independencia de los departamentos usuarios. Se deben
emplear buenas tcnicas de administracin de personal para fomentar el uso
eficiente de los recursos humanos y facilitar la evaluacin del desempeo de la
funcin de los sistemas de informacin.

Ubicacin organizacional del departamento de sistemas de informacin.

La alta gerencia debe colocar la funcin de los sistemas de informacin en un

nivel eficientemente alto dentro de la estructura organizacional para garantizar
su independencia de los departamentos usuarios.

Se debera determinar la adecuada ubicacin del departamento de sistemas de

informacin en la jerarqua organizacional y evaluar su grado de independencia
de los departamentos usuarios.

1.- Revisar la ubicacin del departamento de sistemas de informacin

dentro de la jerarqua organizacional y determinar su adecuada ubicacin
con su independencia de los departamentos usuarios.

2.- Analizar los informes gerenciales relacionados con las funciones

realizadas por el departamento de sistemas de informacin y por los
departamentos usuarios, para evaluar el acatamiento de los propsitos de
la alta gerencia.

Descripcin y responsabilidad de la funcin de los sistemas de informacin.

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Deben describirse las principales unidades organizacionales que abarca la
funcin de los sistemas de informacin, con sus responsabilidades delineadas y
documentadas.

Se deberan revisar las descripciones de las principales unidades

organizacionales que abarquen la funcin de sistemas de informacin y
evaluarse la adecuacin de la documentacin.

1.- Identificar las principales unidades organizacionales inherentes a la

funcin de los sistemas de informacin mediante el examen de los
organigramas.

2.- Revisar los manuales de procedimientos para determinar si se

describen adecuadamente las responsabilidades asignadas a cada una
de estas unidades principales de la organizacin, si se han establecido en
forma adecuada los estndares de funcionamiento y si estn bien
presentados los procedimientos de evaluacin.

3.- Entrevistar al personal de supervisin de cada unidad organizacional

mayor para determinar si su conocimiento de las responsabilidades
asignadas, desempeo esperado y procedimientos de evaluacin
corresponden a los descritos en los manuales de procedimiento.

Delimitacin de tareas.

La gerencia debe disponer la delimitacin de tareas dentro de la funcin de

sistemas de informacin: entre desarrollo de sistemas y operaciones, entre
operaciones y control de datos o entre administracin de bases de datos y
desarrollo de sistemas.

Se debera determinar la adecuada separacin de tareas dentro de la funcin de

sistemas de informacin.

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1.- Examinar los organigramas y las descripciones de puestos, para determinar
si la operacin de tareas existe dentro de la funcin de sistemas de informacin,
tal como debe existir entre los siguientes pares de unidades organizacionales.

a.- Entre desarrollo de sistemas y operaciones.

b.- Entre operaciones y control de datos.
c.- Entre administracin de bases de datos y desarrollo de sistemas.

2.- Analizar la documentacin de asignacin de tareas para determinar si se

respeta la intencin de esta delimitacin de tareas.

3.- Observar las actividades del personal de sistemas de informacin para

confirmar que se respeta la delimitacin de tareas.

4.- Revisar las asignaciones alternas o de respaldo para asegurarse que la

delimitacin de tareas se mantiene igual.

Seleccin del Personal.

Las prcticas de reclutamiento y promocin de personal deben basarse en

criterios objetivos y considerar la educacin, la experiencia y los riesgos de
trabajo pertinentes para los requerimientos del puesto y del grado de
responsabilidad.

Se debe determinar la adecuacin del proceso de seleccin de personal.

1.- Identificar y evaluar los mtodos utilizados en la provisin de personal

para puestos vacantes.

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 2.- Reconocer los criterios utilizados para reclutar y seleccionar a los
miembros del personal y evaluar si cada uno de estos es adecuado.

3.- Examinar los registros de personal y entrevistar al gerente de sistemas

de informacin para determinar las bases de seleccin del personal
actual.

Procedimientos para la terminacin de la relacin laboral.

Los procedimientos para la terminacin de la relacin laboral del personal de

sistemas de informacin deben proteger los recursos de cmputo y los archivos
de datos de la empresa.

1.- Cerciorarse de que, al personal de sistemas de informacin, cuando ha sido

separado de la empresa, se le pague lo debido en trminos legales.

2.- Verificar que a los empleados que sean separados de la organizacin se les
requiera que dejen o reintegren todos los documentos proporcionados por la
organizacin, particularmente los que pueden utilizarse para activar terminales o
abrir puertas de reas restringidas.

3.- Comprobar que el personal de sistemas de informacin, cuando es notificado

de la terminacin de la relacin laboral, sea acompaado inmediatamente fuera
de las reas de la empresa sin darle la oportunidad de daar las instalaciones de
cmputo o archivos de datos de la organizacin.

4.- Vigilar que las palabras clave o cualquier otro dispositivo de acceso a las
terminales o a otros recursos de cmputo sean cambiadas inmediatamente
despus de la terminacin de la relacin laboral de los empleados.

Capacitacin del Personal.

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Se debe orientar a los empleados, al ser contratados, con capacitacin continua
que ayude a mantener su conocimiento tcnico, sus destrezas y sus habilidades.

Los programas de capacitacin se deben utilizar para formar y actualizar

conocimientos, habilidades y destrezas en tecnologa de sistemas de
informacin y en requisitos de control.

Tambin se debe evaluar la eficiencia de los programas de capacitacin en

tecnologa de sistemas de informacin y en requisitos de control segn los
siguientes criterios:

1.- Esta el programa suficientemente orientado hacia la industria?

2.- Incrementara el programa los conocimientos existentes acerca de los

temas de informacin y control?

3.- Es el propsito primario del programa incrementar el conocimiento de

la administracin de los sistemas de informacin, las aplicaciones, las
operaciones y o los objetivos de control?

4.- Puede el programa proporcionar una base slida sobre la cual formar
expertos en control de sistemas de informacin y, de esta manera,
afrontar las futuras necesidades de capacitacin en control?

5.- Tienen los lderes de estos programas de capacitacin suficiente

experiencia en sistemas de informacin, control y negocios?

Evaluacin del Desempeo de los empleados

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El desempeo de los empleados debe evaluarse contra los estndares
establecidos sobre una base regular, para esto se considera lo siguiente:

1.- Revisar los procedimientos establecidos para sealar si se llevan a

cabo apreciaciones peridicas de acuerdo con estos.

2.- Conversar con los gerentes de sistemas de informacin para conocer

el grado de comprensin y utilizacin de los estndares establecidos.

3.- Entrevistar a miembros del departamento para conocer el grado de

conocimiento que tienen de los estndares establecidos para la
educacin del desempeo de los empleados.

4.- Examinar los resultados de las evaluaciones del desempeo e

investigar si estos se han comunicado a los empleados, segn lo
establecen los procedimientos.

5.4 Anlisis e interpretacin de datos.

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Definicin: Es el proceso a travs del cual ordenamos, clasificamos y
presentamos los resultados de la investigacin en cuadros
estadsticos, en graficas elaboradas y
sistematizadas a base de tcnicas
estadsticas con el propsito de hacerlos
comprensibles.

El anlisis de la informacin documental, debe estar orientada a probar la

hiptesis. En cambio, la Interpretacin como proceso mental-sensorial da un
significado ms general a los referentes empricos investigados, relacionndolos
con los conocimientos considerados en el planteamiento del problema y en el
marco terico y conceptual de referencia.

Procedimiento: Durante este proceso, se descomponen los elementos que

forman las estructuras del problema. La descomposicin se realiza en funcin de
los indicadores de cada variable, cuyos valores son susceptibles de aumento,
diminucin o modificacin(varan), luego, se realiza considerando las pautas
que a continuacin se indican: Conocer la estructura de la hiptesis de trabajo, si
stas son muchas, cada una es considerada como punto de referencia para el
anlisis e interpretacin de los resultados; si es una sola y est bien formulada,
la labor es especfica y en consecuencia, el anlisis es simple y en cierta medida
mecnico, el cruzamiento de los datos son comprensibles y permiten verificarlos
con ms eficacia.

El anlisis cualitativo cuantitativo es ms riguroso si se toma en consideracin

el planteamiento del problema, los mtodos, las tcnicas y las estrategias
utilizadas en la recopilacin de la informacin. Orientar el anlisis y la
interpretacin a facilitar el cruzamiento de los datos y contribuir al logro de los
objetivos generales y especficos de la investigacin. Tener presente los
lineamientos generales del marco terico y conceptual de referencia, es decir, el
anlisis y la interpretacin de los datos, deben realizarse con enfoques,

16
esquemas y conceptos empleados en el planteamiento del problema y en la
formulacin de la hiptesis con la finalidad de identificar las concordancias o
discrepancias entre las teoras existentes, los conceptos del investigador y los
resultados extrados de la realidad.

Separar los datos de acuerdo a las tcnicas utilizadas para su obtencin, luego
se realizar la sntesis de los resultados, que permitir explicar el fenmeno
objeto de la investigacin. Seleccionar el tipo de anlisis e interpretacin que
debe aplicarse, a fin de que la aprobacin de la hiptesis se reduzca al menor
nmero de dificultades.

Por ejemplo, una encuesta es una tcnica social distinta a la entrevista

estructurada a informantes clave, por lo tanto, requiere anlisis e
interpretaciones diferentes. En el primer caso, los cuestionarios estn
elaborados en relacin a los indicadores de cada variable; mientras que, en el
segundo, los temas que se incluyen son tan amplios que se hace necesario
obtener una relacin de las respuestas (datos, comentarios, crticas,
sugerencias) segn los indicadores y variables que se investigan y los tipos de
informantes clave entrevistados.

Esta informacin es importante porque sirve de pauta para el establecimiento de

polticas y estrategias que el investigador o los responsables del desarrollo
social deben aplicar en coherencia con las necesidades del pas. Los datos
sern representados en tablas o cuadros estadsticos, segn el tipo de anlisis,
el tamao de la muestra y la naturaleza de la informacin, haciendo uso de las
tcnicas estadsticas, tales como: medidas de tendencia central y dispersin, de
asociacin y correlacin, pruebas de significacin y otras ms.

Tipos:

Descriptivo.

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Es el que se vale de las tcnicas estadsticas para analizar descriptivamente las
propiedades del fenmeno investigado e interpretar los resultados de la
investigacin.

Este anlisis se realiza en dos fases. En la primera, se analiza los resultados por
cada pregunta formulada con el objeto de conocer la tendencia, magnitud y
caractersticas del problema a travs de los tems o interrogante respectiva. Esta
labor, es ejecutada despus del procesamiento de los datos, es decir, cuando los
resultados han sido contabilizados individualmente y expresados en porcentajes.
En la segunda, se busca la similitud de las respuestas que tratan sobre el mismo
factor con el propsito de precisar la conceptualizacin que se tiene sobre el
objeto de estudio.

Descriptivo General:

Despus de haber realizado el anlisis individual de preguntas, se efecta el

anlisis descriptivo general, es decir, el correspondiente a todas las preguntas
del cuestionario o cdula de entrevista. El procesamiento es el siguiente:

a. Se agrupan las respuestas que corresponden a cada variable (x, y, z),

inicindose por las que integran contextos ms generales. Para el efecto,
se toma en consideracin el anlisis individual de preguntas.

b. Las respuestas de las preguntas abiertas y cerradas se analizan por

separado, destacndose las variables investigadas; asimismo, se
determina los porcentajes para cada caso con el propsito de contrastar y
evaluar la informacin por cada factor.

c. La contrastacin se realiza entre los indicadores de cada variable.

d. Los cuadros estadsticos, representaciones grficas, tabulaciones

cruzadas, etc. deben incluirse en el anlisis descriptivo general, a fin de
precisar y comprender mejor los resultados de la investigacin.

18
Dinmico:

El anlisis dinmico es un procedimiento integrador de las respuestas obtenidas

por la aplicacin de cuestionarios, cdulas de entrevista u otros instrumentos
que exigen respuestas directas o indirectas con la finalidad de efectuarse
interpretacin dinmica y determinar el grado de influencia que tiene cada uno
de los factores que generan el problema o permiten la solucin del mismo, para
lo cual, es necesario interrelacionar respuestas de las preguntas abiertas y
cerradas para detectar posibles conexiones entre la informacin captada y el
objeto de investigacin.

Pautas para elaborar las sugerencias:

Las polticas, acciones y estrategias deben ser precisas y estar en

condiciones de ser ejecutadas por los organismos pblicos o privados que
tienen que ver con la solucin del problema.

Disear modelos operacionales que incluyan soluciones o medidas

correctivas concretas.

Los problemas se identifican y se jerarquizan en trminos generales y

especficos para conocer su contexto global y determinar los que deben
ser investigados.

Por cada poltica, debemos establecer las acciones a ejecutar,

indicndose la entidad responsable y la relacin que tiene con el
programa, subprograma y la lnea de investigacin.

5.5 Elaboracin y planteamiento de la propuesta.

Fase: anlisis. (Comprende dos etapas fundamentales):

19
Etapa I: Anlisis estratgico de la empresa

En esta primera etapa participan los directivos, responsables de las oficinas de

La empresa y personal seleccionado para la administracin del archivo en

cuestin.

Plan de actuacin.

En etapa adems del anlisis estratgico de la empresa se tienen en cuenta

Tambin los problemas ms comunes afectan la organizacin de un archivo de

Gestin, tales como:

Acumulacin de documentos (existencia de documentos

duplicados y obsoletos en la empresa) Redefinicin de tareas
encomendadas en cada una de las reas o direcciones de la
empresa.
_Diferentes criterios de archivo entre el personal de la empresa.
Falta de personal calificado. (Proyecciones).
Mobiliario y material incorrecto para archivar los documentos.
Insuficiente utilizacin de los documentos informticos en relacin
con
Los documentos en soporte papel

Etapa 2: Estudio de la base legal de la empresa y los procedimientos para su

Creacin.

Objetivo: Conocer la legislacin vigente que afecta la empresa en cuestin as

Como el uso y manejo de la documentacin y otras fuentes que faciliten el

conocimiento de las direcciones y los mtodos de archivos.

Plan de actuacin

Los documentos necesarios a estudiar esta etapa:

Legislacin que afecta a cada direccin en particular.

20
 Expediente de Perfeccionamiento Empresarial. (Caracterizacin
general de la empresa).
Reglamentos, Resoluciones, Cartas Circulares, etc. de cada
direccin.
Normas de procedimientos elaboradas para la tramitacin de los
diferentes
asuntos.
Estudio del organigrama de la entidad.
Informe de los responsables de las direcciones de la empresa.
Estudio de manuales sobre archivstica.

Fase ii: diseo.

Etapa I: Esta etapa comienza con un anlisis general de la situacin actual de

Los documentos que tiene la organizacin, con la finalidad disear el archivo de

Gestin, acorde a las caractersticas y a las funciones de cada oficina, para

garantizar que los procesos se lleven a cabo bajo condiciones controladas.

Plan de actuacin:

Este anlisis se lleva a cabo mediante contacto directo con los directivos de la

Empresa y a travs de reuniones con las direcciones departamentales hasta

Obtener una visin global de la situacin actual de la empresa y condiciones

Reales de las oficinas. Definicin de los tipos documentales en que se plasman

las funciones de la organizacin. Revisin de los documentos de forma general
para conocer cules son los afines a las funciones que se desarrollan en la
organizacin.

Elaboracin del cuadro de clasificacin

Definicin de las series documentales.
Determinacin de los plazos de transferencias de los documentos
a los diferentes archivos del sistema.
Definicin el nivel de acceso a los documentos.

21
 Gestin y control de expedientes.
Normalizacin de formularios.
Racionalizacin de los procedimientos.
Definicin de las polticas de conservacin, eliminacin,
almacenamiento de la documentacin en cualquier soporte.
Determinacin de los depsitos de almacenamiento de la
documentacin.
Definicin de los criterios de organizacin de la documentacin y
pautas
para su control y recuperacin en cualquier soporte.
Elaboracin de un informe que recoja los requerimientos
necesarios para el archivo de gestin por cada una de las oficinas
implicadas.

Etapa 2: Definicin de los soportes en que se plasmar cada tipo documental

Durante el proceso de generacin de los documentos, con vista a su

conservacin y utilizacin.

Plan de actuacin.

Anlisis el volumen de produccin de documentos y la situacin

organizativa y tecnolgica en la que se encuentra la empresa.
Anlisis de la identificacin de los recursos de informacin ya
realizadas por cada una de las oficinas de la empresa (tipo de
fuentes, servicios y sistemas de informacin). Definicin del
soporte en que se plasmar cada documento segn las
condiciones reales de cada oficina.

5.6 Implementacin.

22
En esta fase las acciones de formacin y motivacin de los implicados en los
nuevos conceptos de archivos de gestin deben completarse con una adecuada
Comunicacin de los beneficios a obtener por el sistema. Este proceso requiere
Una estrecha colaboracin entre los directivos organizativos de la empresa, los
Tcnicos informticos y el personal seleccionado para llevar adelante la creacin
de los archivos.

Plan de actuacin
Elaboracin de los procedimientos de trabajo y asignar responsabilidades
En materia de gestin archivstica.
Establecimiento de una poltica adecuada de comunicacin de
objetivos del proyecto y de formacin.
Personificar el proceso de implantacin: planificar el da a da y
tomar decisiones respecto a la documentacin patrimonial de la
empresa.

Para la organizacin de los documentos de una oficina todas las partes

implicadas deben estar convencidas de la necesidad y un aspecto que requiere
especial atencin es la organizacin de los documentos de apoyo informativo,
los cuales se deben organizar considerando la funcin que cumplen, su
instalacin ha de ser cmoda y accesible.

Interrelacin entre las fases y etapas con enfoque sistmico integral.

El enfoque sistmico aplicado al estudio de las organizaciones plantea una
visin inter, multi y transdisciplinaria que le ayuda a analizar a la organizacin de
manera integral permitindole identificar y comprender con mayor claridad y
profundidad los problemas organizacionales, sus mltiples causas y
consecuencias.
Por consiguiente, el archivo de gestin es visto como un subsistema del sistema
mayor, que es el Sistema Archivstico Institucional (SAI). Como se ha explicado
en varias literaturas que abordan la temtica, en los archivos de gestin,
corresponde con la primera edad de los documentos, es donde se produce la
formacin de estos, y se agrupa toda la documentacin en trmite o sometida a
una contina utilizacin y consulta administrativa.

Se prev que su organizacin sea a travs fases y etapas, que se relacionan

Entre s, lo que permite un anlisis detallado de la informacin contenida en los

23
documentos (Entrada), determinada por los procedimientos a realizar en plan
de actuacin. Estos procedimientos no pueden ser aislados, la integracin entre
ellos condiciona el desarrollo ptimo del archivo; una vez realizados y
evaluados, se obtiene un resultado que conlleva a la retroalimentacin del
sistema y por ltimo la recuperacin de los documentos (Salida).
De otro modo el enfoque integral ayuda a identificar y comprender con mayor
claridad el comportamiento de la administracin de los documentos en la
empresa.

As mismo, viendo la organizacin del archivo como un ente integrado,

conformado por partes, con una estructura que se desenvuelve en un entorno
determinado, se est en capacidad de poder detectar con la amplitud requerida
tanto la problemtica, como los procesos de cambio manera integral.
Con una visin optimista se enuncian algunos resultados o mejoras que trae
consigo la integracin de la propuesta:
Cada una de las acciones a ejecutar en las diferentes etapas permite
el desarrollo de los procesos de gestin documental, gestin de
informacin y la gestin del conocimiento, en estrecha relacin con los
elementos organizativos y tecnolgicos de la empresa.
Permite la superacin constante de los implicados en materia de
archivos.
Eleva la cultura organizacional de la empresa a travs de la
realizacin de sistemas de capacitacin.
Aumento de los niveles de eficiencia en la gestin empresarial.

5.7 Evaluacin peridica.

La evaluacin se realizar sobre la base del anlisis del cumplimiento de los

objetivos o estndares establecidos, del alcance de los factores crticos del
puesto y del grado de asimilacin que el evaluado ha hecho de los valores
corporativos.

24
 En este apartado se indican todos los
factores objeto de evaluacin (objetivos y
competencias). Cada uno se divide en 5
grados de intensidad. Se aclara el
concepto del grado mnimo y el mximo,
los niveles intermedios deben ser
analizados por los Evaluadores.

A tal fin, no debe caerse en el error de evaluar utilizando slo el nivel promedio o
un nivel determinado sin atender al desempeo en cada competencia especfica.

Todos los factores factibles de evaluacin deben sealarse de la forma en que

se indica a continuacin:

Durante el transcurso del perodo de evaluacin y de manera informal, slo a los

efectos de facilitar el desarrollo de la Entrevista de Retroalimentacin con el
Empleado, puede graduar las competencias demostradas hasta ese momento
utilizando un lpiz. Tambin, pueden utilizarse distintas mediciones auxiliares,
como ser Exmenes Orales o Prcticos, Listado de conductas reales positivas y
negativas demostradas por el Empleado en determinado momento de su
desempeo, etc.

Es al finalizar el perodo de evaluacin, donde debe indicar con una cruz en

color azul el Empeo en el alcance y logro de los objetivos establecidos, para
cada Competencia a Evaluar el grado de cumplimiento de las normas de
desempeo esperadas y el Potencial de Desarrollo estimado del Evaluado.

Debe hacerlo con objetividad y en los dos primeros casos, en forma conjunta
con el Empleado, mientras que la estimacin que haga de su potencial debe
manejarla con carcter confidencial.

25
Finalizada esta instancia, debe elevar el Formulario a su Superior para que
evale al Empleado con color rojo. Luego, ambos Evaluadores consensuarn
una evaluacin final con color verde, siempre utilizando el mismo Formulario.

Evaluarn:

A. Empeo manifestado en el alcance y logro de los objetivos establecidos

1. Esfuerzo demostrado en el alcance de objetivos
2. logro de los objetivos establecidos
B. Competencias a evaluar
b1. Desempeo de la funcin especfica
3. Predisposicin al trabajo
4. Organizacin del trabajo
5. Actitud proactiva
6. Flexibilidad
7. Perseverancia y resistencia a tensiones
8. Criterio
9. Ejecutividad
10. Asuncin de responsabilidades
11. Disciplina
12. Conocimientos y habilidades relacionadas con el puesto de
trabajo
13. Calidad
14. Cantidad
15. Oportunidad
16. Urbanidad
17. Valores ticos, actitudinales y de cultura corporativa
18. Relaciones interpersonales
19. Cooperacin y predisposicin al trabajo en equipo

26
 20. Desempeo en equipos de trabajo (evaluacin grupal)
21. Comportamiento frente a superiores
22. Planificacin y organizacin de las actividades de la unidad o
rea a su cargo
23. Delegacin
24. Supervisin y control
25. Instruccin y motivacin
26. Evaluacin y promocin
27. Resolucin de conflictos
b2. Potencial de desarrollo confidencial
28. Visin sistmica
29. Capacidad analtica
30. Capacidad de aprendizaje
31. Competitividad
32. Curiosidad, creatividad e innovacin
33. Cualidad de lder
34. Capacidad de desempear otras funciones

En este apartado, ambos Evaluadores deben dejar constancia, tambin con

color verde, de la evaluacin de desempeo final del Empleado.

Debern calcular el resultado de la evaluacin (valoracin del desempeo)

promediando el puntaje con los factores evaluados.

Evaluacin de desempeo. Observaciones generales

Los Evaluadores deben completar los apartados: Fortalezas y debilidades del

Empleado y Recomendaciones especiales, identificando en este ltimo, los
aspectos a mejorar por el Evaluado en el prximo perodo de evaluacin,
definiendo acciones concretas para su logro.

Evaluacin de potencial. Hoja resumen de evaluacin

27
En este apartado, ambos Evaluadores deben dejar constancia, tambin con
color verde, de la evaluacin de potencial del Empleado.

Debern calcular el resultado de la evaluacin promediando el puntaje con los

factores evaluados.

Evaluacin de potencial. Consideraciones especiales

En este apartado, y de acuerdo al potencial evidenciado por el Empleado, los

Evaluadores enunciarn las propuestas que consideren pertinentes en relacin
con el Desarrollo del mismo.

Evaluacin de desempeo. Observaciones generales:

Opinin y observaciones del evaluado

Consolidada la evaluacin por ambos Evaluadores, el Jefe Directo o Primer

Evaluador debe concertar una Entrevista con el Evaluado para comunicarle los
resultados finales de su evaluacin. (Entrevista de Evaluacin)

El Empleado evaluado expresar su opinin en forma escrita y jefe y Empleado

firmarn en conformidad las Pginas correspondientes.

Eleve el Formulario debidamente cumplimentado y firmado a su Jefe Directo o

Segundo Evaluador para su firma y conocimiento y remtalo a RR.HH.

Formulario resumen de entrevista. (Retroalimentacin)

Este formulario debe completarlo el Jefe Directo o Primer Evaluador toda vez
que se modifiquen los objetivos acordados al inicio del perodo, no obstante, se
recomienda utilizarlo al menos una vez a los 6 meses desde la fecha de inicio
del mismo, aunque no existan tales modificaciones.

28
Posibilita formalizar el seguimiento del desempeo que consensuan evaluador y
evaluado en la entrevista que realizan para revisar el alcance parcial de los
objetivos y las competencias demostradas hasta ese momento.

Deben completarse los Datos Identificatorios en igual forma que en el formulario

Evaluacin de Desempeo Peridica.

Deben registrarse la evaluacin parcial, las opiniones de ambos al respecto y las

acciones para la mejora.

Debe ser firmado y debe enviarse copia a RR. HH

Unidad 6. Tcnicas de
organizacin.

29
El trabajo que se ver a continuacin se hace con la finalidad de establecer y
distinguir los diferentes conceptos de un sistema de Organizacin y Mtodos,
para comparar las funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la
cual trabaja y las caractersticas que debe contener los anlisis del mismo.

Para comprender esas definiciones se hablar

un poco de la creacin y de los antecedentes
de este sistema de mejoramiento en el campo
laboral administrativo.

Se profundizar en las funciones que cumple la

unidad de O y M, para poder destacar la mejor
ubicacin del mismo en una empresa u
organismo, basndose y teniendo en cuenta la
coordinacin y las normativas de dicho rgano. (ORGANIZACIN)

6.1. Organigramas

30
Un organigrama es la representacin grfica de la estructura de una empresa o
cualquier otra organizacin. Representan las estructuras departamentales y, en
algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las
relaciones jerrquicas y competenciales de vigor en la organizacin.

El organigrama es un modelo abstracto y sistemtico que permite obtener una

idea uniforme y sinttica de la estructura formal de una organizacin:

Desempea un papel informativo.

Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarqua y la relacin

entre ellos.

En el organigrama no se tiene que encontrar toda la informacin para conocer

cmo es la estructura total de la empresa.

Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:

Tiene que ser fcil de entender y sencillo de utilizar.

Debe contener nicamente los elementos indispensables.

Tipos de organigrama:

Vertical: Muestra las jerarquas segn una pirmide, de arriba abajo.

Horizontal: Muestra las

jerarquas de izquierda a
derecha.

31
Mixto: Es una combinacin entre el horizontal y el vertical

Circular: La autoridad mxima est en el centro, y alrededor de ella se forman

crculos concntricos donde figuran las autoridades en niveles decrecientes.

32
Escalar: Se usan sangras para sealar la autoridad, cuanto mayor es la sangra,
menor es la autoridad de ese cargo.

6.2. Mapas de procesos

33
El mapa de procesos es una representacin grfica que nos ayuda a visualizar
todos los procesos que existen en una empresa y su interrelacin entre ellos.
Antes de realizar el mapa de procesos habr que identificar todos los procesos.

Los pasos para hacer un mapa de procesos seran los siguientes:

1) Identificar a los actores

Clientes, proveedores y otras organizaciones de su entorno
2) Identificar la lnea operativa
La lnea operativa de nuestra organizacin est formada por la secuencia
encadenada de procesos que llevamos a cabo para realizar nuestro
producto
3) Aadir los procesos de soporte a la lnea operativa y los de Direccin
Direccin, mejora continua, estrategia, o lo que queramos
4) Aadir los procesos que afectan a todo el sistema
Gestin de reclamaciones, recursos humanos, auditoras internas.

Los mapas de procesos son tiles para:

Conocer cmo se llevan a cabo los trabajos actualmente- analizar los

pasos del proceso para reducir el ciclo de tiempo o aumentar localidad
Utilizar el proceso actual como punto de partida para llevar a cabo
proyectos de mejoramiento del proceso
Orientar a nuevos empleados
Desarrollar formas alternas de realizar el trabajo en momentos crticos
Evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de
resultados

6.3. Diagramas de flujos

34
Un diagrama de flujo es una representacin grfica de un proceso. Cada paso
del proceso es representado por un smbolo diferente que contiene una breve
descripcin de la etapa de proceso. Los smbolos grficos del flujo del proceso
estn unidos entre s con flechas que indican la direccin de flujo del proceso.

El diagrama de flujo ofrece una descripcin visual de las actividades implicadas

en un proceso mostrando la relacin secuencial ente ellas, facilitando la rpida
comprensin de cada actividad y su relacin con las dems, el flujo de la
informacin y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles
repetitivos, el nmero de pasos del proceso, las operaciones de
interdepartamentales.

Tipos de diagramas de flujo

Formato vertical: En l, el flujo y la secuencia de las operaciones, va de arriba

hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la
informacin que se considere necesaria, segn su propsito.

35
Formato horizontal: En l, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de
izquierda a derecha.

Formato panormico: El proceso entero est representado en una sola carta y

puede apreciarse de una sola mirada mucho ms rpido que leyendo el texto, lo
que facilita su comprensin, aun para personas no familiarizadas. Registra no
solo en lnea vertical, sino tambin horizontal, distintas acciones simultneas y la
participacin de ms de un puesto o departamento que el formato vertical no
registra.

36
Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona
sobre el plano arquitectnico del rea de trabajo. El primero de los flujogramas
es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son
fundamentalmente representativos.

Simbologa y significado

valo o Elipse: Inicio y trmino (Abre y cierra el diagrama).

Rectngulo: Actividad (Representa la ejecucin de una o ms actividades o

procedimientos).

Rombo: Decisin (Formula una pregunta o cuestin).

Crculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un

procedimiento).

37
Tringulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma
permanente).

Tringulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el

almacenamiento del documento).

6.4. Manuales

Qu es un manual administrativo?

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de

comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma
ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin.

Cules son los objetivos de los manuales?

Presentar una visin de conjunto de la organizacin.

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.

Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los

distintos niveles jerrquicos.

Coadyuvar a la correcta atencin de las labores asignadas al personal.

Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo.

Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras

organizaciones.

Servir como vehculo de informacin a los proveedores de bienes,

prestadores de servicios, usuarios y clientes.

Cmo se clasifican los manuales?

Por su contenido se clasifican en:

38
 De organizacin
De procedimientos
De polticas
De bienvenida
Por su mbito:

Generales: que contienen informacin de la totalidad de la organizacin.

Especficos: que consignan informacin especfica o de una determinada

rea

6.4.1. Bienvenida

El manual de bienvenida tambin

conocido como manual de induccin, es
un documento creado por las empresas
que apoya a la induccin del nuevo trabajador a la empresa, este manual le
presenta al trabajador toda la informacin relevante de la empresa de manera
general, desde su historia, dueos, objetivos, misin, visin, que se pretende
como objetivo organizacional, y debe dar respuestas a todas las inquietudes
laborales del nuevo trabajador, facilitndole la integracin como uno ms del
equipo.

El perodo de induccin junto con el Manual de bienvenida o acogida como

tambin se conoce, se han ido introducido paulatinamente en muchas empresas,
con resultados muy favorables, permitiendo:

Elevar la imagen de la empresa, ya que transmite a los nuevos

colaboradores, Signos de seriedad y organizacin y la creencia de
valoracin del personal.

39
 Hacer sentir al nuevo colaborador ms integrado en la empresa.
Conocer en profundidad las caractersticas legales y especiales de su
relacin
Laboral con la empresa.
Favorecer la comunicacin interna.
Favorecer la comunicacin social del individuo, al relacionarse
correctamente en su entorno laboral.

Contenido de un manual de bienvenida

1. Bienvenido/a.
2.Historia.
3. La cultura corporativa de la empresa.
4. La organizacin.
5. El primer da en la empresa.
6. Anexos.

3 Objetivos del Manual:

Acoger, y entusiasmar al nuevo colaborador con el estilo de gestin y la

cultura corporativa

Orientar y ofrecer documentacin adicional y complementaria a la

informacin ofrecida por otros canales (entrevista personal, vdeo
bienvenida) con la finalidad de informar sobre las reglas y normativas
internas de la empresa, estilo de gestin y cultura corporativa.

Formar y promover una integracin eficaz en el puesto y con el proyecto

corporativo.

40
Redaccin de contenido digital y/o impreso

Informacin actual y verdica.

Estilo ameno, atractivo y sencillo

Texto breve, conciso y directo

Imgenes impactantes y adecuadas.

Estructura del contenido

Organizado y ordenado, acompaado con ilustraciones y diseo versin

mvil, impactante, colores acordes a la identidad de la empresa.

Apartados bsicos

Portada y contraportada: diseo personalizado y creativo

Carta, tarjetn o mensaje de bienvenida personalizado del Director o
Gerente de la empresa
Presentacin de la empresa
Datos genricos sobre el tipo de empresa, actividad, forma
jurdica, sede central, sucursales, servicios que ofrece.
Breve resea histrica, fundadores.
El proyecto corporativo: misin, visin y, valores.
Logros: clientes, premios y distinciones.
Poltica y estrategia de calidad e innovacin.
Poltica de RSC y compromisos de la empresa.
Poltica de igualdad de oportunidades.

Informacin de inters general

41
 Respecto al puesto de trabajo.

Informacin concreta sobre la poltica de prevencin de riesgos

y salud laboral y acerca de las medidas de prevencin; servicio
mdico, reconocimientos mdicos.
Normativa interna respecto al tabaco, cuidado de las
instalaciones
Normas de urbanidad y cortesa en la empresa: protocolo de
empresa, trato igualitario, comidas en el puesto de trabajo
Trmites de contratacin, nmina, pagas extras y fecha de
cobro de salario.
Poltica retributiva.
Horario, permisos, bajas y ausencias.
Vacaciones.
Gestin del talento: poltica de formacin, promocin interna,
evaluacin del desempeo
Otros aspectos del salario emocional: bonos comida, seguros,
servicios adicionales que ofrece la empresa

Informacin til
Respecto al funcionamiento interno y sobre los canales de
comunicacin interna disponibles.
Ubicacin e informacin sobre el abastecimiento de material de
oficina y acerca de la utilizacin de fotocopiadoras, mquinas
de fichar, etc.
Herramientas de trabajo informticas disponibles, navegacin
por internet, gestor de correo electrnico y servicio de
reparaciones
Servicio de documentacin fsico y virtual.

Organizacin interna: explicacin de estructura y organigrama,

de la misin y funciones de cada rea o departamento.
Directorio: telfonos, cargos y correos electrnicos

42
 -Canales de comunicacin oficiales de la empresa: intranet,
buzn de sugerencias, revista digital,
paneles informativos, reuniones
Redes sociales: manual de protocolo,
normas bsicas para su uso
-Eventos y fechas especiales: celebraciones,
reuniones generales
Actividades sociales y programas de voluntariado

Otra informacin prctica

-Plano de la empresa y de la zona y/o ciudad.

-Telfonos y correos electrnicos de inters.

6.4.2. De polticas

Documento que incluye las intenciones o acciones generales de

la administracin que es probable que se presenten en determinadas
circunstancias.

43
Las polticas son la actitud de la administracin superior. Las polticas escritas
establecen lneas de gua, un marco dentro del cual el personal operativo pueda
obrar para balancear las actividades y objetivos de la direccin superior segn
convenga a las condiciones del organismo social.

Objetivo del Manual de Polticas:

Presentar una visin de conjunto de la organizacin para su adecuada

organizacin.

Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben

realizarse en cada unidad administrativa.

Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.

Ser instrumento til para la orientacin e informacin al personal.

Facilitar la descentralizacin, al suministrar a los niveles intermedios

lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.

Servir de base para una constante y efectiva revisin administrativa.

Importancia de Manual de Polticas:

Su importancia radica en que representa un recurso tcnico para ayudar a la

orientacin del personal y tambin ayuda a declarar polticas y procedimientos, o
proporcionar soluciones rpidas a los malos entendimientos y a mostrar cmo
puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.

Tambin ayuda a los administradores a no repetir la informacin o instrucciones.

Ventajas de los manuales de Polticas:

Las polticas escritas requieren que los administradores piensen a travs de sus
cursos de accin y predeterminen que acciones se tomarn bajo diversas
circunstancias.

44
Se proporciona un panorama general de accin para muchos asuntos, y
solamente los asuntos poco usuales requieren la atencin de altos directivos.

Se proporciona un marco de accin dentro del cual el administrador puede

operar libremente.

Las polticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los
empleados.

Las polticas escritas generan seguridad de comunicacin interna en todos los

niveles.

El manual de polticas es fuente de conocimiento inicial, rpido y claro, para

ubicar en su puesto nuevos empleados.

6.4.3. De organizacin

El manual de organizacin es un instrumento administrativo que se utiliza de

apoyo para la correcta coordinacin de todas las personas que forman parte de
una estructura organizacional; esta disead para difundir las lneas de autoridad
y responsabilidad, as como para dar a conocer los objetivos y las funciones de
todos y cada uno de los puestos que forma parte de esta estructura.

45
A travs de esta herramienta, ser posible conocer y llenar los formatos de
puestos, ya que el manual de organizacin documenta la estructura
organizacional de las unidades administrativas del ayuntamiento, se utiliza
principalmente para hacer la induccin al personal de nuevo ingreso, as como
tambin, de referencia para la promocin, reclutamiento, seleccin y
contratacin de personal. Es adems, un elemento de consulta obligada para
instancias que evalan o procuran la optimizacin administrativa.

Aspectos Positivos Del Uso De Manual De Organizacin

Contribuye a formular y crear la organizacin, as como al anlisis de

esta, con la finalidad de hacer evaluaciones
parciales o totales.
La descripcin de los puestos y unidades de la
organizacin contribuye a facilitar el
conocimiento parcial de los fines y objetivos de
la empresa o institucin.
Los manuales de organizacin suministran informacin sobre las
relaciones de las distintas unidades y especifican la autoridad.
Constituye un medio eficaz de la direccin de personal para la
preparacin de cuadros directivos y empleados.

6.4.4. De procedimientos

Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el

quehacer cotidiano de las diferentes reas de una empresa.

En los manuales de procedimientos son consignados, metdicamente tanto las

acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las
funciones generales de la empresa. Adems, con los manuales puede hacerse

46
un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente
programadas en orden lgico y en un tiempo definido.

Los procedimientos, en cambio, son una sucesin cronolgica y secuencial de

un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un
trabajo dentro de un mbito predeterminado de
aplicacin.

Todo procedimiento implica, adems de las

actividades y las tareas del personal, la
determinacin del tiempo de realizacin, el uso de
recursos materiales, tecnolgico y financiero, la
aplicacin de mtodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y eficaz
desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.

Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:

a) Auxilian en el adiestramiento y capacitacin del personal.

b) Auxilian en la induccin al puesto.
c) Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
d) Facilitan la interaccin de las distintas reas de la empresa.
e) Indican las interrelaciones con otras reas de trabajo.
f) Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se
siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.
g) Permiten una adecuada coordinacin de actividades a travs de un flujo
eficiente de la informacin.
h) Proporcionan la descripcin de cada una de sus funciones al personal.
i) Proporcionan una visin integral de la empresa al personal.
j) Se establecen como referencia documental para precisar las fallas,
omisiones y desempeos de los empleados involucrados en un
determinado procedimiento.
k) Son guas del trabajo a ejecutar.

47
Un sistema est basado en varios procedimientos interdependientes.

Elaboracin

Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:

Definir el contenido:

Introduccin.
Objetivos.
reas de aplicacin.
Responsables.
Polticas.
Descripcin de las operaciones.
Formatos.
Diagramas de flujo.
Terminologa.
Recopilacin de informacin.
Estudio preliminar de las reas.
Elaboracin de inventario de procedimientos.
Integracin de la informacin.
Anlisis de la informacin.
Graficar los procedimientos.
Revisin de objetivos, mbito de accin, polticas y reas responsables.
Implantacin y recomendaciones para la simplificacin de los
procedimientos.

Las fuentes de informacin ms comunes son:

Archivos de la empresa.
Directivos, ejecutivos asesores y empleados.

Los mtodos para compilar la informacin son:

Encuestas.
Investigacin documental.

48
 Observacin directa.

Recomendaciones generales de presentacin

La presentacin es muy importante, para lo cual hay que considerar:

a. Logotipo.
b. Nombre de la empresa.
c. Lugar y fecha de elaboracin.
d. Responsables de la revisin y autorizacin.
e. ndice con la relacin de captulos que forman el manual.
f. Cartula, portada, ndice general, introduccin, parte sustancial del
manual, diagramas y anexos.
g. Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisin y
actualizacin en tamao carta u oficio.
h. Utilizar el mtodo de reproduccin en una sola cara de las hojas.
i. Utilizar separadores de divisiones para los captulos y secciones del
manual.

Revisin, aprobacin, distribucin e implantacin

Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la
informacin est completa, que sea veraz y no tenga contradicciones.

El responsable de cada rea de la empresa debe aprobar el contenido para su

impresin, difusin y distribucin con los ejecutivos y empleados que deben
tenerlo. Para implantar el manual se requiere capacitar al personal encargado de
realizar las actividades.

Actualizacin

Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados. Mediante

revisiones peridicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la operacin.

49
 6.4.5. De calidad

El Manual de Calidad de una organizacin, es un documento donde se

especifican la misin y visin de una empresa con respecto a la calidad as
como la poltica de la calidad y los objetivos que apuntan al cumplimiento de
dicha poltica.

El Manual de Calidad expone adems la estructura del Sistema de Gestin de la

Calidad y es un documento pblico, si la empresa lo desea, cosa que no ocurre
con los manuales de procedimientos o de instrucciones.

Es un documento "Maestro" en cual la Organizacin (empresa) establece como

dar cumplimiento a los puntos que marca la Norma (por ejemplo, ISO
9001:2008) y de l se derivan Instructivos de uso de equipos, Procedimientos,
Formatos. etc.

El Manual de Calidad entendido como tal, nicamente es de obligada realizacin

en la implantacin de la norma ISO 9001, en el cual se recoge la gestin de la
empresa, el compromiso de ste hacia la calidad, la gestin de recursos
humanos, materiales... Ha de ser un documento pblico frente a clientes y
proveedores, con una extensin preferiblemente no superior a las 20 pginas y
se suele redactar al final de la implantacin una vez
documentados los procedimientos que la norma
exige.

Respecto a otras normas como pueden ser las

desarrolladas por el ICTE; la norma Q del sector
turstico, no exige la realizacin de un Manual de
Calidad, aunque s ayuda a la implantacin de la
misma. Lo mismo sucede con el EFQM que es el
modelo de excelencia europeo, que actualmente se

50
est implantando con bastante xito en Espaa. Es un modelo que tampoco
exige el desarrollo de un Manual de Calidad entendido como tal.

El Manual de la Calidad es un documento donde se menciona con claridad lo

que hace la organizacin para alcanzar la calidad mediante la adopcin del
correspondiente sistema de Gestin de la Calidad.

Estructura de un Manual de Calidad.

El Manual de la calidad ha de proporcionar informacin acerca del SGC de la

organizacin y ha de especificar:
El alcance del SGC (incluyendo los detalles y la justificacin de cualquier
exclusin)
Los procedimientos documentados establecidos para el SGC (o
referencia a los mismos)
Una descripcin de la interaccin entre los procesos del SGC de la
organizacin.
Adems, tambin puede incluir:
Las actividades de la organizacin.
Las caractersticas principales del SGC.
La poltica de calidad y los objetivos a ella asociados.
Declaraciones relativas a responsabilidad o autoridad.
Una descripcin de la organizacin (por ejemplo, un organigrama)
Cmo funciona la documentacin y dnde debe dirigirse el personal para
encontrar los procedimientos acerca de cmo hacer las cosas
Una definicin de los trminos que tengan un significado singular para la
organizacin.

El Manual de calidad puede utilizarse para facilitar una panormica general o

mapa del SGC. Su formato y la estructura son decisin de la organizacin y
dependern de su tamao, cultura y complejidad. Adems, algunas
organizaciones pueden elegir utilizarlo para otros propsitos (por ejemplo, fines
comerciales). En definitiva, debera ser un verdadero documento de trabajo.

51
Poltica de Calidad Compromiso de la Direccin
Objetivos de Calidad
Pautas de organizacin. Estructura y organigramas
Funciones y responsabilidades de las reas de la empresa
Relaciones internas y externas
Formacin, motivacin y cualificacin del personal

Pautas de Gestin.
Revisiones y auditoras del Sistema
Compras y homologacin de proveedores
Control de no conformidades y acciones de mejora
Elaboracin de ofertas y revisin del contrato

Pautas Tecnolgicas
Planificacin y control de procesos
Control de Equipos e Instalaciones

Cada captulo del Manual debe incluir, como mnimo:

Objetivo del mismo
mbito de aplicacin
Referencias
Responsabilidades
Desarrollo del proceso
Documentacin y registros

52
 6.5.

Distribucin de espacios de trabajo

Concepto:

La distribucin de espacio se refiere a la disposicin fsica de los puestos de

trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicacin de las instalaciones
para la atencin y servicios tanto para el personal, como para los clientes

Objetivos:

El estudio de la distribucin de espacio busca contribuir al incremento de la

eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una
organizacin; as como tambin proporcionar a los directivos y empleados el
espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de

53
manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la
organizacin obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores
condiciones; y procurar que el arreglo del espacio facilite la circulacin de las
personas, la realizacin, supervisin y flujo racional del trabajo y adems, el uso
adecuado del elementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos para
llevarlos a cabo.

Podemos utilizar guas que favorecen el desarrollo de una distribucin eficaz y

ayudan a alcanzar los objetivos establecidos. Algunas de estas guas pueden
ser:

Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con o sin divisiones

interiores, con una buena iluminacin, ventilacin, comunicacin y
adaptabilidad al cambio.
Evitar superficies en que trabaje un nmero excesivo de personas.
Proporcionar cierto aislamiento a algunos pues, solo cuando sea
necesario.
Lograr que el trabajo fluya hacia delante formando una lnea recta.
Colocar las unidades orgnicas que tengan funciones similares y estn
relacionadas entre s adyacentemente.
Utilizar escritorios de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las
necesidades propias del trabajo.
Ubicar los escritorios de manera que permitan que la luz natural pase
sobre el hombro izquierdo de cada persona.
Los archiveros u otros gabinetes que se encuentren en el rea de trabajo
deben tener una altura uniforme.
Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas mximas de
trabajo para poder hacer frente al incremento del volumen de las
operaciones.
Aislar en reas a prueba de sonidos las unidades que utilizan mquinas y
equipos ruidosos.
Aquellas unidades que estn en contacto frecuente con los clientes deben
estar ubicadas en reas accesibles, cerca de las entradas, ascensores y
zonas de recepcin.

54
 Al personal cuyo trabajo requiere de mxima concentracin, se le deber
situar dentro de divisiones parciales o completas.
Usar preferentemente paneles o divisiones como paredes y divisiones
parciales con vidrio plano u opaco que permitan buena luz y ventilacin.
Instalar suficientes contactos elctricos de piso para equipos y maquinas.
Proporcionar al personal y a los visitantes de servicios, sanitarios,
espacios para los periodos de descanso y espera y suficientes tomas de
agua.
Disponer de un lugar destinado a bodega o almacn de utensilios de
limpieza, papelera y suministros.
La imagen de la organizacin debe transmitir orden y confianza.

Anexos
Ejemplo de un manual de organizacin

El presente manual de organizacin de La empresa clothing elegant, tiene

como propsito dar a conocer las responsabilidades de cada una de las reas
que la conforman. Este documento es de informacin y consulta, en todas las
reas que conforman el manual es un medio para familiarizarse con la estructura
orgnica y con los diferentes niveles jerrquicos que conforman esta
Organizacin. Su consulta permite identificar con claridad las funciones y
responsabilidades de cada una de las reas que la integran y evitar la duplicidad
de funciones; conocer las lneas de comunicacin y de mando; y proporcionar
los elementos para alcanzar la excelencia en el desarrollo de sus funciones.

El manual de organizacin constituye un instrumento de apoyo al proceso

organizacional de la empresa, proporcionar informacin sobre la estructura
orgnica, atribuciones, objetivos y funciones que realizan cada uno de los
departamento que la integran. Dentro de las atribuciones se tiene

55
encomendadas la programacin y organizacin de actividades en las cuales se
presentan, el manual de organizacin, programa de capacitacin.

El departamento de recursos humanos de la empresa, con base a los perfiles

de puestos plasmados en el diseo administrativo, lo que le permitir ajustar la
cantidad de mano de obra disponible a las necesidades cada rea funcional de
la empresa, realizar los contratos con cada una de las personas que operaran
cada puesto, con la finalidad de dar a conocer todos los compromisos que esto
con lleva, sus derechos y obligaciones respectivamente, los directivos de la
empresa recibirn un sueldo y entregarn un recibo de honorarios. La valuacin
de puestos, servir como insumo, para realizar de forma quincenal la nmina de
pago, adems de gestionar ante las instancias necesarias cursos de
capacitacin, conferencias, talleres etc. Para desarrollar y potenciar los
conocimientos del personal. (Pablo, 2015)

Marco legal

En esta parte del manual se mencionan las disposiciones jurdicas relacionadas

por orden jerrquico, que dan origen a la organizacin, que establecen su
creacin y sus atribuciones, as como aquellas que regulan su funcionamiento.

Se deber ordenar y jerarquizar los documentos jurdico-administrativos

vigentes, en forma descendente, segn se muestra a continuacin:

1. a) Constitucin Poltica de los Estados Unidos mexicanos.

2. b) Ley federal del trabajo.

3. c) Documentos Normativo-Administrativos: manuales.

Marco terico

56
Concepto de manual de organizacin

El manual de organizacin es un documento oficial que describe claramente la

estructura orgnica y las funciones asignadas a cada elemento de una
organizacin, as como las tareas especficas y la autoridad asignada a cada
miembro del organismo.

Importancia de la organizacin

La organizacin es importante porque es un medio para desarrollar las

actividades de una empresa de manera ordenada y sistemtica, lo cual conlleva
a disminuir tiempo y elevar la calidad y eficiencia, reduce costos e incrementa
productividad, y es un proceso constante, ya que tiende a cambiar y adaptarse
segn la evolucin del medio y la empresa. En conclusin, es la que lleva a la
realizacin de los objetivos de la empresa.

Proceso de seleccin de personal

Proceso de reclutamiento

Puesto vacante. Independientemente del tipo o giro de empresa siempre

cuando se realice el proceso de seleccin debe iniciar con un puesto
vacante, el cual no es ocupado por nadie.
Requisicin. Una vez que se cuenta con un puesto vacante es necesario
dar a conocer la existencia de este, la cual se da por medio de la
convocatoria que es realizada por el jefe inmediato que solicita el puesto
y, posteriormente, es enviado al encargado de realizar el proceso de
seleccin.
Anlisis de puesto. El anlisis de puesto es una herramienta necesaria
que se debe de tomar en cuenta puesto que con l se obtiene el perfil,
habilidades y dems que requiere el puesto para ser desempeado de
manera efectiva.

Proceso seleccin

57
 Contacto con los candidatos preseleccionados: Se contacta a los
candidatos para evaluar sus intereses y citarlos a evaluacin.
Aplicacin de pruebas (evaluaciones): Dependiendo del cargo y rea, se
aplicarn distintas pruebas a los candidatos.
Entrevista con Capital Humano: Los candidatos evaluados sern
seleccionados para la entrevista con Capital Humano.
Seleccin de los candidatos entrevistados: Se conforma una terna de
candidatos en funcin de los intereses y requerimientos del cliente.
Realizacin de entrevista tcnica con el rea: El candidato se citar a
entrevista con el encargado del rea solicitan.

Proceso de contratacin

Seleccin del candidato: Tanto el reclutador como el encargado del rea,

debern tomar la decisin de la seleccin del candidato que ocupar la
vacante disponible.
Oferta Salarial: Al candidato seleccionado se le presentar la oferta
salarial correspondiente al cargo, la cual contiene todos aquellos
beneficios que ofrece la empresa.
Firma del contrato de trabajo: estando de acuerdo con las condiciones de
trabajo ambas pates, patrn empleado se firmara el contrato.
Activacin del proceso de ingreso: Se incluye administrativamente dentro
del sistema al candidato seleccionado.

Objetivo

El manual de organizacin se elabora para proporcionar, en forma ordenada, la

informacin bsica de la organizacin y funcionamiento de la unidad
responsable como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los

58
recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas.

Misin

Impulsar el desarrollo de los recursos humanos de la Organizacin, elevando su

productividad y la calidad de vida en el trabajo.

Visin

Contar con recursos humanos con un alto nivel de satisfaccin en su entorno

laboral.

Estructura orgnica

Se identifican y se muestran los niveles jerrquicos y la relacin que guardan

entre si cada uno de los rganos que integran la estructura, la descripcin de la
estructura orgnica debe corresponder a su representacin grfica en el
organigrama.

Para ejercer una mejor funcin de direccin y control por parte de las unidades
de mando, se recomienda que stas no tengan ms de 6 reas subordinadas.
Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son
congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de sta ms de
un rea subordinada.

Organigrama

El organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de una

empresa o de una de las reas o unidades administrativas, el que se muestran
las relaciones que guardan entre si los rganos que lo integran.

1.- Gerente general: ing. Abigail Aparicio Martnez

59
Funciones: Se har cargo de la administracin de la empresa, es decir; de la
planeacin, organizacin, integracin, direccin, control y el desarrollo de esta,
cuidando que las distintas reas lleven a cabo sus funciones, que se cumplan
los objetivos de manera que el desempeo de la empresa en general sea de alta
calidad y satisfactorio.

2.- Departamento de compras: ing. len Sandoval Sandoval

Funciones: Realizar negociaciones con los proveedores que cumplan con los
lineamientos de la organizacin, en cuanto a precio, calidad, garantas y
cantidades. Garantizar que la documentacin de compra sea adecuada
facturacin y cuentas por pagar.

3.- Departamento de finanzas: ing. Venancio Aguilar Maldonado

Funciones: En esta rea se manejara de manera eficiente las operaciones

financieras que ocurran en la empresa, mantener la contabilidad del negocio al
da, reportar mensualmente los estados financieros y proporcionar los anlisis
financieros de la empresa por medio de las razones financieras.

4.- Departamento de mercadotecnia: ing. Erik Gonzlez Galindo

Funciones: se ocupar del Plan de marketing, las estrategias de mercado, como

son el diseo de publicidad y pgina web (mercadotecnia digital) promocin de
ventas, propaganda relaciones pblicas y ventas, para difundir de manera rpida
el producto y acrecentar las ventas, estimular a los clientes el deseo o la
necesidad de comprar los productos

5.- Departamento de recursos humanos: ing. Zoraida Areli reyes Jimnez

Funciones: La persona responsable en esta rea se encargara del

reclutamiento, seleccin, contratacin e induccin del personal as mismo de la
capacitacin y adiestramiento, y de las relaciones laborales.

6.- Jefe de ventas: ing. Uriel barrios Sandoval

60
Establecer un nexo entre el cliente y la empresa, Contribuir activamente a la
solucin de problemas, administrar su territorio de ventas, integrarse a las
actividades de mercadotecnia de la empresa.

Vendedor: Ortencia Snchez Salazar

Funciones: Se har cargo de la las ventas diarias del negocio y atender al

cliente, recoger los pedidos de los clientes.

Cdulas de puestos

PERFIL Y DESCRIPCIN DE PUESTOS DEL DEPARTAMENTO DE

COMPRAS

Elaborado por
Fecha de elaboracin
jefe del departamento
12 de febrero 2015 Emisin 01
de recursos humanos

El departamento de compras elaborara un reporte previo al

Reporta departamento de finanzas y al gerente general para estar al da
con la informacin

61
Clave del puesto CE/D.C

Fecha de anlisis 12 de febrero del 2015

Realizar negociaciones con los proveedores que cumplan con

Descripcin los lineamientos de la organizacin, en cuanto a precio, calidad,
genrica garantas y cantidades. Garantizar que la documentacin de
compra sea adecuada facturacin y cuentas por pagar.

El departamento reportara al gerente de finanzas la

cantidad en mercancas que requiera para analizar el
presupuesto con el que cuenta.
Elaborar el pedido de mercanca.

Verificara la calidad de la ropa adquirida

Descripcin
especifica
Buscar a los proveedores correspondientes.

Llevar el control de la cartera de clientes

Requisitos del puesto

Habilidad

La escolaridad mnima para este puesto requiere nivel medio

Escolaridad
superior o tcnico en administracin.

Experiencia La experiencia es mnima ao de experiencia en el puesto.

Destreza Facilidad de palabra

Actitud de servicio

Sentido de responsabilidad

62
 Adaptacin al cambio

Responsabilidad

Se encargara de las cotizaciones de la mercanca y los precios

Dinero
de la misma.

Se har cargo del equipo de cmputo que se le ser

Equipo
proporcionado

La informacin tendr que ser reservada y por el departamento

Informacin paro tambin competir con los dems departamentos si se le
solicita.

Condiciones de trabajo

Posicin Condiciones de ley

PERFIL Y DESCRIPCIN DE PUESTOS DEL DEPARTAMENTO DE

MERCADOTECNIA

Elaborado por
Fecha de elaboracin
jefe del departamento
12 de febrero 2015 Emisin 01
de recursos humanos

Reporta Al gerente general

63
Clave del puesto CE/D.M

Fecha de anlisis 12 de febrero del 2015

Se ocupar del Plan de marketing, las estrategias de mercado,

como son el diseo de publicidad y pgina web (mercadotecnia
Descripcin digital) promocin de ventas, propaganda relaciones pblicas y
genrica ventas, para difundir de manera rpida el producto y acrecentar
las ventas, estimular a los clientes el deseo o la necesidad de
comprar los productos.

Elaborar planes de trabajo

Elaborar estrategias de promocin

Elaborar estrategias de publicidad y ventas para difundir de

la manera ms rpida el producto.

Evaluar el mercado potencial, asi como determinar el

crecimiento del mismo.

Planear el sistema de distribucin

Descripcin
Determinar el precio y las polticas de precios (en conjunto
especifica
con los departamentos de produccin y finanzas)

Definir el mercado meta

Interactuar con los clientes para establecer un punto de

contacto con la empresa.

Planear y definir las metas de este departamento.

Asignacin de gatos de promocin

Requisitos del puesto

Habilidad

Escolaridad La escolaridad mnima para este puesto requiere nivel medio

64
 superior o tcnico en administracin.

La experiencia es mnima en manejo de pginas web redes

Experiencia
sociales etc.

Destreza Creatividad.

Esfuerzo

Mental Creatividad e ingenio

Visual Capacidad de observar todo tipo de detalles.

Responsabilidad

Equipo Responsable del equipo de cmputo proporcionado

La informacin tendr que ser reservada y por el departamento

Informacin paro tambin competir con los dems departamentos si se le
solicita.

Condiciones de trabajo

Condiciones de ley

Posicin

PERFIL Y DESCRIPCIN DE PUESTOS DEL DEPARTAMENTO DE

FINANZAS

65
Fecha de
Elaborado por
elaboracin
jefe del departamento de recursos
12 de febrero Emisin 01
humanos
2015

El departamento de finanzas elaborara un reporte previo al

A quien reporta departamento de compras y al gerente general para estar al
da de la informacin

Clave del puesto CE/D.F

Fecha de anlisis 12 de febrero del 2015

En esta rea se pretende manejar de manera eficiente las

operaciones financieras que ocurran en la empresa, mantener
la contabilidad del negocio al da, reportar mensualmente los
Descripcin
estados financieros y proporcionar los anlisis financieros de la
genrica a
empresa por medio de las razones financieras.

Descripcin Presentar los siguientes registros: diario, mayor,

especifica inventarios, cuentas de bancos, estados financieros a presentar
(balance general, estado de resultados y flujo de efectivo
Realizar comparaciones con periodos anteriores y realizar
proyecciones financieras.

Llevar a cabo el pago de impuestos y trmites legales

Describir y discutir los contratos, licencias, marcas y

seguros.

Establecer la estructura legal para la operacin de la

empresa.

Planear inversiones y relaciones con instituciones

financieras.

Planear y controlar todas las actividades del rea contable

66
 y financiera de la empresa.

Elaborar informes, reportes, resultados del rea y acciones

futuras

Requisitos del puesto

Habilidad

La escolaridad mnima para este puesto requiere nivel medio

Escolaridad
superior o tcnico en contabilidad.

Experiencia Mnima en el puesto

Destreza El llevar un control de ingresos y egresos.

Responsabilidad

Equipo Se responsabiliza del equipo de computo

La informacin tendr que ser competir con los dems

Informacin
departamentos si se le solicita.

PERFIL Y DESCRIPCIN DE PUESTOS DEL DEPARTAMENTO DE

COMPRAS

Fecha de elaboracin Elaborado por Emisin 01

12 de febrero 2015 jefe del departamento

67
 de recursos humanos

A quien reporta Reporta a el gerente general

Clave del puesto CE/D.RH

Fecha de anlisis 12 de febrero del 2015

La persona responsable en esta rea se encargara del

reclutamiento, seleccin, contratacin e induccin del personal
Descripcin as mismo de la capacitacin y adiestramiento, y de las
genrica a relaciones laborales.

Planear y definir los objetivos y las metas de dicho

departamento.
Llevar a cabo todo el proceso de reclutamiento y seleccin
de personal.

Realizar el proceso de induccin, adiestramiento y

capacitacin.

Responsabilizarse de las relaciones laborales,

Descripcin encargndose de que sean cordiales y respetuosas.
especifica
Cumplir con los requisitos legales para el registro
adecuado del personal

Evaluar el desempeo del personal.

Elaborar informes, reportes, resultados del rea y

acciones futuras

68
Requisitos del puesto

Habilidad

Escolaridad Bachillerato terminado

Experiencia en equipo de trabajos

Experiencia

Habilidad de relacionarse con los miembros de la

organizacin
Habilidades directivas

Destreza
Poder de convencimiento

Responsabilidad

Equipo Se har responsable del equipo de computo

La informacin tendr que ser reservada y por el departamento

Informacin paro tambin competir con los dems departamentos si se le
solicita

PERFIL Y DESCRIPCIN DE PUESTOS DEL GERENTE GENERAL

Fecha de elaboracin Elaborado por Emisin 01

12 de febrero 2015 jefe del departamento

69
 de recursos humanos

A quien
Supervisa a los dems departamentos
reporta

Clave del
CE/.GG
puesto

Fecha de
12 de febrero del 2015
anlisis

La persona se har cargo de la administracin de la empresa, es decir;

de la planeacin, organizacin, integracin, direccin, control y el
desarrollo de esta, cuidando que las distintas reas lleven a cabo sus
Descripci
funciones, que se cumplan los objetivos de manera que el desempeo
n genrica
de la empresa en general sea de alta calidad y satisfactorio

Descripci Coordinar los equipos de trabajo

n Orientar la direccin de la empresa
especifica
Formular el Plan estratgico

Determinar y planear la proyeccin de la empresa en la industria.

Definir y planear las metas y objetivos de la empresa,

determinando que se quiere lograr, adems de cmo y cundo lograrlo
a los diferentes plazos (corto, mediano y

largo plazo).

Controlar y planear de forma integral las funciones de los

diferentes departamentos (mercadotecnia, produccin, finanzas y

70
 recursos humanos).

Coordinar el trabajo del supervisor de produccin y del gerente

de ventas. Tambin se encargar del rea de relaciones pblicas, as
como de integrar las actividades de todos los miembros de la empresa.

Elaborar informes, reportes, resultados del rea

Requisitos del puesto

Habilidad

Escolarida La escolaridad mnima para este puesto requiere nivel superior o

d licenciatura en administracin.

Experienci
La experiencia es mnima de 1 ao en el puesto
a

Habilidad de negociar,
Adaptarse en trabajo en equipo
Destreza
Lder en la organizacin

Esfuerzo

Capacidad para elabora planes estratgicos y buscar las mejores

Mental
alternativas de solucin

Capacidad de observar el desempeo de las dems departamentos de

Visual
la empresa

Responsabilidad

Dinero Capacidad de administrar los recursos con los que cuenta la empresa

Equipo Se harta responsable de todo el equipo e infraestructura

71
Informaci Tendr que dar a conocer a los dems departamentos la situacin
n actual.

PERFIL Y DESCRIPCIN DE PUESTOS DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS

Elaborado por
Fecha de elaboracin
jefe del departamento
12 de febrero 2015 Emisin 01
de recursos humanos

El vendedor elaborara reportes de las ventas diarias de los

A quien reporta departamentos de mercadotecnia para estar al da de la
informacin.

Clave del puesto CE/A.V

Fecha de anlisis 12 de febrero del 2015

Descripcin . Se har cargo de la las ventas diarias del negocio y atender al

genrica cliente.

Elaboracin de estrategias comerciales.

Desarrollo y ejecucin de nuevos proyectos comerciales
Descripcin
especifica
Atencin a Clientes.

Requisitos del puesto

Habilidad

72
 La escolaridad mnima para este puesto requiere nivel medio
Escolaridad
superior o agente de ventas

Experiencia La experiencia mnima de ao en el puesto.

Facilidad de palabra
Trabajar bajo presin
Destreza
Poder de convencimiento

Responsabilidad

Dinero Se encargara de los precios de la misma.

Se har cargo del equipo de cmputo que se le ser

Equipo
proporcionado

La informacin tendr que ser reservada y por el departamento

Informacin paro tambin competir con los dems departamentos si se le
solicita. Pero directamente al departamento de mercadotecnia

PERFIL Y DESCRIPCIN DE PUESTOS DE VENDEDOR

Elaborado por
Fecha de elaboracin
jefe del departamento
12 de febrero 2015 Emisin 01
de recursos humanos

A quien reporta El vendedor elaborara reportes de las ventas diarias de los

73
 departamentos de mercadotecnia para estar al da de la
informacin.

Clave del puesto CE/A.V

Fecha de anlisis 12 de febrero del 2015

Descripcin . Se har cargo de la las ventas diarias del negocio y atender al

genrica cliente.

Atencin personalizada
Acomodar de forma e exhibir la mercanca

Limpiar diariamente el local

Descripcin
especifica
Elaborar informes, reportes, resultados del rea

Requisitos del puesto

Habilidad

La escolaridad mnima para este puesto requiere nivel medio

Escolaridad
superior o agente de ventas

Experiencia La experiencia mnima de ao en el puesto.

Facilidad de palabra
Trabajar bajo presin

Destreza Poder de convencimiento

Iniciativa propia

Responsabilidad

74
Dinero Se encargara de los precios de la misma.

Se har cargo del equipo de cmputo que se le ser

Equipo
proporcionado

La informacin tendr que ser reservada y por el

departamento paro tambin competir con los dems
Informacin
departamentos si se le solicita. Pero directamente al
departamento de mercadotecnia

Solicitud de empleo requisitado

Copia de acta de nacimiento

Copia de identificacin oficial

Documentacin a
presentar
Comprobante de domicilio

Copia de la CURP

75
 Conclusin
Implementar un sistema de gestin de archivos debe ser acorde a la empresa
en que se espera que acte, debido a que debe seguir un plan de accin, donde
se deben establecer las polticas adecuadas del proyecto y se debe planificar lo
que se va a desarrollar y registrar las decisiones tomadas que afectan a la
empresa, por esto todas las partes implicadas deben estar convencidas de la
necesidad que representa para la organizacin de acuerdo a la funcin que
cumplen.

El archivo de gestin puede ser visualizado como un sistema simple donde se

agrupa toda la documentacin en trmite o empleada en consultas
administrativas. Siendo un sistema cuenta con fases y etapas que se relacionan
entre s, parte de la informacin contenida en la documentacin, el anlisis que
se lleva a cabo, la evaluacin y una vez hecho se obtienen los resultados para
realizar una retroalimentacin del sistema y recuperacin de los documentos del
archivo de gestin.

La integracin de un sistema de archivo de gestin trae consigo algunas

ventajas que podemos mencionar como el aumento de la eficiencia, eleva la
cultura organizacional y permite el desarrollo de procesos de gestin documental
en la organizacin.

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 Bibliografa
ORGANIZACIN, U. V. (s.f.). Academia.edu. Obtenido de
http://www.academia.edu/7072725/UNIDAD_VI

Pablo, A. L. (11 de Diciembre de 2015). Emprendices. Obtenido de

https://www.emprendices.co/ejemplo-manual-organizacion-una-
empresa/
Pineda, C. (s.f.). Obtenido de Academia:
https://www.academia.edu/11557309/UNIDAD_5_DISENO_ORGANIZACI
ONAL
Vargas, F. (10 de Febrero de 2015). Obtenido de Documents.mx:
http://documents.mx/documents/metodologia-para-la-creacion-e-
innovacion-de-estructuras-organizacionales.html

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