ARCHIV HLAVNHO MSTA PRAHY

Vzorov spisov d
pro Mstsk sti
Praha 1 a 22
Verze 1.0
10. 6. 2015

0
 Spisov d Mstsk sti Praha 6

ST PRVN

l. 1

vodn ustanoven

(1) M vydv k proveden 66 odst. 1 zkona . 499/2004 Sb., o archivnictv a spisov

slub a o zmn nkterch zkon, ve znn pozdjch pedpis, (dle jen archivn
zkon) s vyuitm 81 odst. 5 psm. d) ve spojen s 103 zkona . 131/2000 Sb., o
hlavnm mst Praze, ve znn pozdjch pedpis, tento spisov a skartan d, kter je
kompletn pomckou pro vkon spisov sluby s vyuitm zejmna archivnho zkona a
vyhlky . 259/2012 Sb., o podrobnostech vkonu spisov sluby, ve znn vyhlky .
283/2014 Sb., s tm, e jeho ustanoven provd do konkrtnch podmnek a poteb vkonu
spisov sluby. Nedlnou soust spisovho du je spisov a skartan pln uveden v
ploze . 2 tohoto spisovho du.

(2) Spisov sluba je vykonvna elektronicky v elektronickm systmu spisov sluby

- v e-spisu. Popis jednotlivch kon provdnch v e-spisu pi provdn vkonu spisov
sluby stanov uivatelsk pruka, kter je osobm povinnm k vkonu spisov sluby
poskytovna (doplnit msto uloen uivatelsk pruky nebo uvst umstn zpsobem
umoujcm dlkov pstup na konkrtn adrese).

(3) Spisov a skartan d je zvazn pro vechny zamstnance M, kte odpovdaj za

jeho dodrovn v rozsahu jimi vykonvan spisov sluby. Odpovdnost za vkon spisov
sluby na konkrtnm tvaru nese vedouc ednk. Odpovdnost za vkon spisov sluby M
jako veejnoprvnho pvodce nese tajemnk adu M, kter souasn stanov organizaci
vkonu spisov sluby, podmnky jejho dnho zajiovn a pravidla provdn kontroly
spisov sluby, vetn osoby zodpovdn za jej provdn.

(4) Pojmy uveden v tomto spisovm du jsou vysvtleny v ploze . 1 tohoto spisovho
du.

l. 2

Pjem dokument

(1) M pijm doruen dokumenty v podateln. Dokumenty mohou bt doruovny

a) dritelem potovn licence,

b) osobnm doruenm,
c) kurrem,
d) prostednictvm datovch schrnek,
e) prostednictvm st veejnch komunikac na elektronickou adresu podatelny a

1
f) prostednictvm faxu.

(2) Podatelna pro doruovn dokument podle odstavce 1 psm. a) a c) je umstna

na adrese msta: (doplnit adresu). Identifiktor datov schrnky M podle odstavce 1 psm. d)
je: (doplnit ID datov schrnky). Elektronick adresa podatelny podle odstavce 1 psm e) je:
(doplnit adresu elektronick poty). Doruovn prostednictvm faxu podle odstavce 1 psm
f) je provdno na slo: (doplnit slo faxu).

(3) Dokumenty pedan podateln osobnm doruenm pijm podatelna v analogov

podob a na penosnch technickch nosich dat, jejich pehled je uveden na edn desce
M vetn jejich technickch parametr.

(4) Dokument vytvoen z podn nebo podntu uinnho stn formou protokolu se
povauje za dokument doruen podateln.

(5) Dokument podle odstavce 3 nebo dokument pedan M mimo podatelnu je nutn
bezodkladn pedat podateln, poppad jinm zpsobem zajistit jeho zaveden do spisov
sluby M.

(6) Informace o provozu podatelny a o podmnkch pijmn dokument jsou

uveejnny na edn desce M v rozsahu stanovenm vyhlkou o podrobnostech vkonu
spisov sluby1.

l. 3

Zvltn podmnky pjmu dokument

(1) Podatelna ov, zda adrest j doruenho dokumentu je skuten M. Pokud zjist
nesprvn doruen dokumentu, a lze-li zjistit odeslatele a kontaktn daje odeslatele,
dokument vrt odeslateli; v ppad, e nelze zjistit kontaktn daje odeslatele, vrt
dokument driteli potovn licence nebo jinmu doruiteli dokumentu, kter jej doruil
podateln. V ppad doruen dokumentu v digitln podob prostednictvm datovch
schrnek vyrozum odeslatele o chybnm doruen dokumentu nesprvnmu adrestovi;
obdobn postupuje podatelna v ppad chybnho doruen dokumentu na elektronickou
adresu nebo prostednictvm faxu, lze-li zjistit odeslatele a kontaktn daje odeslatele.

(2) Pokud je v adrese na oblce doruen M uvedeno nad nzvem M jmno fyzick
osoby, ped podatelna oblku adrestovi, poppad jm uren fyzick osob, neotevenou.
Zjist-li adrest po oteven oblky, kter mu byla podatelnou pedna, e obsahuje dokument
ednho charakteru, ped oblku i dokument podateln, poppad jinm zpsobem zajist
jejich zaveden do spisov sluby M.

(3) Pokud je v adrese na oblce doruen M uvedeno jmno fyzick osoby pod nzvem
M nebo vedle nj, podatelna zavede dokument do spisov sluby M.
1
2 odst. 3 vyhlky . 259/2012 Sb., o podrobnostech vkonu spisov sluby, ve znn vyhlky . 283/2014
Sb.

2
 (4) Pokud byl dokument v digitln podob ednho charakteru zasln na adresu
elektronick poty zzenou M, kter nebyla zveejnna na edn desce jako elektronick
adresa podatelny, adrest ped dokument bezodkladn podateln k zaveden do spisov
sluby M.

(5) Podatelna ponech oblku dokumentu v analogov podob u dokumentu, pokud

a) je dokument v souladu s jinm prvnm pedpisem2 doruovn M do vlastnch rukou,

b) je to nezbytn pro uren, kdy byl dokument podn k potovn peprav nebo kdy byl M
doruen jinm zpsobem,
c) daje na n uveden jsou rozhodn pro stanoven adresy odeslatele,
d) je opatena otiskem podacho raztka.

l. 4

Otevrn oblek doruench dokument

(1) Podatelna M je oprvnna otevt doruen dokumenty s vjimkou dokumentu,

a) na jeho oblce je uvedeno jmno fyzick osoby ped uvedenm nzvu M,

b) s dodejkou, jej pevzet mus potvrdit adrest dokumentu,
c) s vyznaenm stupnm utajen,
d) kter je oznaen slovy veejn sout nebo vbrov zen neotvrat apod.

(2) Dokumenty s vyznaenm stupnm utajen pejm neoteven osoba, kter je

oprvnn seznamovat se s utajovanmi informacemi podle jinho prvnho pedpisu3 na
pslunm stupni utajen, kterm je kvalifikovn dokument.

(3) Pokud podatelna omylem oteve dokument doruen na jmno fyzick osoby, zajist
neprodlen jej uzaven, poppad dokument vlo do nov oblky, kterou rovn uzave;
nhradn uzaven oblky se ovuje podpisem pracovnka podatelny, piem na oblce se
souasn uvede dvod oteven oblky.

2
Napklad zkon . 280/2009 Sb., daov d, ve znn pozdjch pedpis, zkon . 183/2006 Sb., stavebn
zkon, ve znn pozdjch pedpis, zkon . 262/2006 Sb., zkonk prce, ve znn pozdjch pedpis.
3
Zkon . 412/2005 Sb., o ochran utajovanch informac a o bezpenostn zpsobilosti, ve znn pozdjch
pedpis.

3
 l. 5

Ovovn integrity a autenticity doruenho dokumentu v analogov podob

(1) Podatelna zaznamen do evidence dokument datum doruen dokumentu

v analogov podob.

(2) Podatelna opat doruen dokument v analogov podob, poppad jeho oblku
otiskem podacho raztka, pokud nen tmto spisovm dem stanoveno jinak.

(3) Otisk podacho raztka je umstn zpravidla v pravm hornm rohu dokumentu,
nebrn-li tomuto umstn zachovn itelnosti dokumentu. Pokud by umstn otisku
podacho raztka v pravm hornm rohu dokumentu brnilo itelnosti jeho obsahu, umst se
otisk podacho raztka na viditelnou st dokumentu, kde tato pekka nevznikne.

(4) Vyplnn otisk podacho raztka obsahuje

a) nzev M, kter byl dokument v analogov podob doruen,

b) datum doruen dokumentu, a stanov-li jin prvn pedpis4 povinnost zaznamenat as
doruen dokumentu, rovn as jeho doruen,
c) slo jednac nebo evidenn slo ze samostatn evidence dokument, pod ktermi M
doruen dokument eviduje,
d) poet list doruenho dokumentu,
e) poet listinnch ploh dokumentu a poet list tchto ploh, poppad poet svazk
listinnch ploh dokumentu a
f) poet a druh ploh dokumentu, pokud jsou v nelistinn podob5.

(5) Vzor otisku podacho raztka je uveden v ploze . 4 tohoto spisovho du.

(6) Podatelna zjist, zda doruen dokument v analogov podob je pln a iteln.
plnost doruenho dokumentu se rozum kompletn poet list uvdnch odeslatelem
a existence uvedench ploh. itelnost se rozum stav dokumentu, kter umouje
jednoznan vnmat psemn a obdobn obsah dokumentu bez pochybnost o jeho
srozumitelnosti6.

(7) Pokud podatelna zjist, e doruen dokument v analogov podob je nepln nebo
neiteln, a je schopna urit odeslatele tohoto dokumentu a kontaktn daje odeslatele,
vyrozum odeslatele o zjitn vad dokumentu a stanov dal postup pro jej odstrann
v souladu s popsanmi dsledky vad dokument uveejnnmi na edn desce M podle l.
2 odst. 6. Nepoda-li se podateln vadu doruenho dokumentu ve spoluprci s jeho
odeslatelem odstranit, podatelna dokument dle nezpracovv v rmci vkonu spisov
sluby. Pokud se jedn o nepln podn ve smyslu 37 odst. 2 sprvnho du a z podn je
zejm jeho odeslatel a jeho kontaktn daje, podatelna zaad dokument do spisov sluby.

4
Napklad zkon . 137/2006 Sb., o veejnch zakzkch, ve znn pozdjch pedpis.
5
Napklad publikace, nosi audiovizulnho zznamu nebo jin trojrozmrn pedmt.
6
itelnost je chpna tak vzhledem k pokozen textu dokumentu v prbhu jeho doruen, tedy napklad
potrhnm ve znanm rozsahu, pokozenm kapalinou apod.

4
 (8) Nen-li podatelna schopna urit odeslatele doruenho dokumentu v analogov
podob, kter je nepln nebo neiteln, a jeho kontaktn daje, dokument dle nezpracovv
v rmci vkonu spisov sluby. Takto doruen dokument podatelna uchov po dobu 60 dn
od data doruen dokumentu.

l. 6

Ovovn integrity a autenticity doruenho dokumentu v digitln podob

(1) Podatelna zaznamen do evidence dokument datum a as doruen dokumentu

v digitln podob s pesnost na sekundy. Pokud je dokument v digitln podob doruen na
penosnm technickm nosii dat, podatelna zaznamen do evidence dokument pouze datum
doruen dokumentu.

(2) Podatelna zjist, zda je doruen dokument v digitln podob vetn datov zprvy,
v n je obsaen

a) pln (obdobn jako u dokumentu v analogov podob),

b) lze jej zobrazit uivatelsky vnmatelnm zpsobem,
c) neobsahuje kodliv kd,
d) je v datovm formtu, ve kterm M pijm dokumenty v digitln podob;

pokud je dokument v digitln doruen na penosnm technickm nosii dat, na kterm M

pijm dokumenty v digitln podob, ov podatelna, zda tento technick nosi odpovd
pro tyto ely stanovenm poadavkm uveejnnm na edn desce M podle l. 2 odst. 6.

(3) Pokud podatelna zjist, e vsledky zjitn podle odstavce 2 neodpovdaj dalmu
zaazen do dokumentu do spisov sluby, postupuje podle l. 5 odst. 6 a 7 obdobn.

(4) Podatelna zjist, zda je doruen dokument v digitln podob vetn datov zprvy,
v n je obsaen,

a) podepsn uznvanm elektronickm podpisem,

b) oznaen uznvanou elektronickou znakou,
c) opaten kvalifikovanm asovm raztkem.

(5) Podatelna ov platnost uznvanho elektronickho podpisu a kvalifikovanho

certifiktu, na kterm je uznvan elektronick podpis zaloen, uznvan elektronick znaky
a kvalifikovanho systmovho certifiktu, na kterm je uznvan elektronick znaka
zaloena, a kvalifikovanho asovho raztka.

(6) Zaznamenanmi daji o vsledku zjitn podle odstavc 4 a 5 jsou alespo

a) nzev nebo obchodn firma akreditovanho poskytovatele certifikanch slueb,

b) daj o dob, na kterou byl certifikt vydn, poppad, pokud jsou znmy, datum a as
jeho zneplatnn,
c) jmno, nzev nebo obchodn firma dritele certifiktu a

5
d) vsledek, datum a as oven platnosti uznvanho elektronickho podpisu
a kvalifikovanho certifiktu, na kterm je uznvan elektronick podpis zaloen,
uznvan elektronick znaky a kvalifikovanho systmovho certifiktu, na kterm je
uznvan elektronick znaka zaloena, a kvalifikovanho asovho raztka, nleitosti
kvalifikovanho asovho raztka a slo seznamu zneplatnnch certifikt, vi
ktermu byla platnost certifikt ovovna, bylo-li seznamu zneplatnnch certifikt k
oven uito.

(7) Pokud je podatelna schopna z dokumentu v digitln podob vetn datov zprvy, v
n je obsaen, doruenho na elektronickou adresu podatelny M zjistit adresu elektronick
poty odeslatele, potvrd na zklad vsledk zjitn podle odstavc 2, 4 a 5 odeslateli na
tuto adresu, e dokument byl doruen a spluje podmnky stanoven M pro pijmn
dokument.

(8) Soust zprvy o potvrzen doruen je alespo

a) datum a as doruen dokumentu v digitln podob s uvedenm hodiny a minuty,

poppad sekundy a
b) charakteristika datov zprvy, v n byl dokument obsaen, umoujc jej identifikaci;

zprva o potvrzen doruen je v souladu 11 odst. 1 zkona 227/2000 Sb., o elektronickm

podpisu a o zmn nkterch dalch zkon (zkon o elektronickm podpisu), ve znn
pozdjch pedpis, podepsna uznvanm elektronickm podpisem nebo uznvanou
elektronickou znaku.

l. 7

Spolen ustanoven k zaznamenvn vsledk ovovn integrity a autenticity

doruenho dokumentu

(1) Podatelna zaznamen daje o vsledcch zjitn podle l. 5 odst. 6 a l. 6 odst. 2, 4

a 5 do e-spisu.

(2) Pokud pro urit typy dokument podle tohoto spisov du M vede samostatnou
evidenci dokument v listinn podob, zaznamen pro tyto dokumenty daje o vsledcch
zjitn podle odstavce 1 do tto samostatn evidence.

(3) Pokud M eviduje podle odstavce 2 ve spisov slub dokument v analogov

podob nebo dokument, kter je vstupem z pevodu dokumentu v digitln podob do
dokumentu v analogov podob, vyzna daje podle odstavce 1 na tento dokument; pokud je
evidovan dokument vstupem z pevodu dokumentu v digitln podob do dokumentu
v analogov podob, podatelna na nm vyzna rovn daje podle l. 6 odst. 6.

6
 l. 8

Pevody dokument

(1) Pokud je M doruen dokument v analogov podob, kter m bt zaevidovn v e-

spisu, podatelna pevede doruen dokument v analogov podob autorizovanou konverz
dokument nebo ovovanm pevodem do dokumentu v digitln podob, nen-li tmto
spisovm dem nebo jinm prvnm pedpisem stanoveno jinak anebo pokud je proveden
pevodu vyloueno vcnou povahou dokumentu.

(2) Pokud je M doruen dokument v digitln podob, kter m bt zaevidovn

v samostatn evidenci dokument veden v listinn podob, podatelna pevede doruen
dokument v digitln podob autorizovanou konverz dokument nebo ovovanm pevodem
do dokumentu v analogov podob, pokud je proveden pevodu dokumentu technicky
mon.

(3) Nen-li mon proveden pevodu dokumentu v digitln podob dokumentu

v analogov podob podle odstavce 2, podatelna doruen dokument v digitln podob ulo
na penosn technick nosi dat a ten zaad do samostatn evidence dokument veden
v listinn podob (s dokumentem se dle pracuje na penosnm technickm nosii dat).

(4) Je-li vstupem pevodu dokument dokument v analogov podob, opat jej
podatelna otiskem podacho raztka.

l. 9

Ukldn vstup pevod dokument

Doruen dokumenty, kter jsou vstupem pevodu dokument podle l. 8, M ukld po

dobu zaazen vstup pevodu dokument ve spisov slub. V ppad, e je pro vstupy
pevodu dokument provdn vbr archivli, M umon Archiv hlavnho msta Prahy
(dle jen AHMP) vybrat za archivlii uloen vstup provedench pevod dokument.

l. 10

Oznaovn dokument

(1) Doruen dokumenty i dokumenty vytvoen M se v den, kdy byly M dorueny

nebo j vytvoeny, opat jednoznanm identifiktorem. Jednoznanm identifiktorem se
neopatuj dokumenty nepodlhajc evidenci podle tohoto spisovho du.

(2) Jednoznan identifiktor je neoddliteln spojen s dokumentem, kter oznauje.

Jednoznan identifiktor obsahuje zkratku nzvu M a alfanumerick kd (v ppad uit
podacho raztka se pouije alfanumerick kd rovn).

7
 (3) Podatelna opat doruen dokument v digitln podob a dokument v digitln
podob vyhotoven M jednoznanm identifiktorem, kter je s dokumentem spojen
prostednictvm e-spisu.

(4) M zachov pi peveden dokumentu v analogov podob do dokumentu v digitln

podob, pi zmn datovho formtu dokumentu v digitln podob nebo pi peveden
dokumentu v digitln podob do dokumentu v analogov podob oznaen vstupu pevodu
dokumentu i pro vstup pevodu dokumentu.

(5) Pokud podatelna eviduje dokumenty v samostatn evidenci dokument veden

v listinn podob, oznaovn a evidence dokument se provd souasn.

ST DRUH

l. 11

Evidence dokument

(1) M eviduje dokumenty v zkladn evidenn pomcce. Zkladn evidenn

pomckou M je e-spis.

(2) Stanov-li tak jin prvn pedpis7, M eviduje dokumenty stanoven jinm prvnm
pedpisem nebo spisovm dem v samostatn evidenn pomcce, kterou je samostatn
evidence dokument. Seznam samostatnch evidenc dokument je stanoven v ploze . 5
tohoto spisovho du.

(3) Samostatn evidence dokument v listinn podob je kniha vytvoen ze svzanch

a oslovanch list tiskopis, oznaen nzvem M, pro ni je vedena, druhem dokument,
kter jsou v n evidovny, asovm obdobm, v nm je uvna, a potem vech list.

(4) Seznam dokument urench pro evidovn v samostatn evidenci dokument

a vet s nimi souvisejcch evidennch pomcek je stanoven v ploze . 5 tohoto spisovho
du, a to v lenn podle formy evidennch pomcek na evidenn pomcky veden v
listinn podob a evidenn pomcky veden v elektronick podob. V ploze podle vty
prvn je pro kadou samostatnou evidenci dokument stanovena tak struktura evidennho
sla.

(5) Zpisy v evidenn pomcce M provd srozumiteln a pehledn a v evidenn

pomcce veden v listinn podob tak iteln a zpsobem zaruujcm trvanlivost zpisu. Je-
li evidenn pomcka vedena v listinn podob, M krtne chybn zpis zpsobem
zaruujcm itelnost zpisu i po proveden krtu a v ppad poteby jej dopln sprvnm
zpisem; u proveden opravy M zabezpe uveden data opravy, jmna a pipojen podpisu
fyzick osoby, kter opravu provedla.

7
Zkon . 137/2006 Sb., o veejnch zakzkch, ve znn pozdjch pedpis.

8
 (6) M pouvan zkratky pi zapisovn do evidenn pomcky jsou uvedeny
v evidenn pomcce souasn s jejich vysvtlivkami.

l. 12

Zvltn ppady evidence dokument

(1) Pokud je dokument zaevidovn M v jedn evidenn pomcce a pot evidenn

peveden do jin evidenn pomcky, M pvodn evidenn zznam ukon poznmkou o
peevidovn dokumentu vetn uveden novho sla jednacho nebo evidennho sla
dokumentu ze samostatn evidence dokument.

(2) Dojde-li ke ztrt nebo znien dokumentu v analogov podob, k nevratnmu

pokozen nebo ke znien dokumentu v digitln podob anebo nelze-li dokument v digitln
podob zobrazit uivatelsky vnmatelnm zpsobem, poznamen M tuto skutenost do
evidenn pomcky vetn sla jednacho dokumentu nebo evidennho sla dokumentu ze
samostatn evidenn pomcky, kterm byla ztrta, pokozen nebo znien eena.

(3) Pklady dokument nepodlhajcch evidenci dokument s pihldnutm

k neexistenci jejich ednho charakteru jsou stanoveny v ploze . 3 tohoto spisovho du.

l. 13

daje o dokumentu veden v e-spisu

M vede o dokumentu v e-spisu tyto daje

a) poadov slo dokumentu,

b) datum doruen dokumentu M; a stanov-li jin prvn pedpis povinnost zaznamenat
as doruen dokumentu, rovn as jeho doruen, nebo datum vytvoen dokumentu
M; datem vytvoen dokumentu M se rozum datum jeho zaevidovn,
c) daje o odeslateli v rozsahu daj stanovenm pro veden daj o odeslateli dokumentu
ve jmennm rejstku podle tohoto spisovho du; jde-li o dokument vytvoen M,
uvede se slovo Vlastn,
d) identifikace dokumentu z evidence dokument odeslatele, je-li j dokument oznaen,
e) daje o kvantit dokumentu v rozsahu

1. poet list, jde-li o dokument v listinn podob,

2. poet list nebo poet svazk ploh v listinn podob,
3. poet a druh ploh v nelistinn podob vetn ploh v digitln podob; u dokumentu
v digitln podob se poet a druh ploh uvd pouze v ppad, e je povaha
dokumentu umouje urit,

9
f) strun obsah dokumentu,
g) oznaen tvaru M, ktermu byl dokument pidlen k vyzen; pokud je M urena
k vyzen dokumentu fyzick osoba, uvede M souasn jej jmno,
h) daje o vyzen dokumentu v rozsahu

1. zpsob vyzen,
2. identifikace adresta v rozsahu daj stanovench pro veden daj o adrestovi
dokumentu ve jmennm rejstku,
3. datum odesln,
4. poet a druh odeslanch ploh; u dokumentu v digitln podob se poet a druh ploh
uvd pouze v ppad, e je povaha dokumentu umouje urit, a

i) spisov znak a skartan reim, kter vyplv z pidlenho skartanho znaku, skartan
lhty, poppad z roku zaazen dokumentu do skartanho zen a jin skutenosti,
kterou M stanov jako spoutc udlost.
j) jednoznan identifiktor dokumentu,
k) informaci o tom, zda jde o dokument v digitln podob nebo dokument v analogov
podob, poppad zda pro dokument byl proveden pevod dokumentu,
l) informaci o tom, zda byl dokument zaazen do vbru archivli a zda byl dokument
vybrn jako archivlie, a to vetn zznamu o tom, e tak bylo uinno tak pro vstup a
vstup ppadn provedenho pevodu dokumentu, a
m) identifiktor, kter dokumentu v digitln podob, kter byl vybrn jako archivlie,
pidlil digitln archiv.

l. 14

daje o dokumentu veden v samostatn evidenci dokument

(1) M vede o dokumentu v samostatn evidenci dokument veden v elektronick

podob tyto daje

a) datum doruen dokumentu M; a stanov-li jin prvn pedpis povinnost zaznamenat

as doruen dokumentu, rovn as jeho doruen, nebo datum vytvoen dokumentu
M; datem vytvoen dokumentu M se rozum datum jeho zaevidovn,
b) daje o odeslateli v rozsahu daj stanovenm pro veden daj o odeslateli dokumentu
ve jmennm rejstku podle tohoto spisovho du; jde-li o dokument vytvoen M,
uvede se slovo Vlastn,
c) strun obsah dokumentu,
d) spisov znak a skartan reim, kter vyplv z pidlenho skartanho znaku, skartan
lhty, poppad z roku zaazen dokumentu do skartanho zen a jin skutenosti,
kterou M stanov jako spoutc udlost.
e) jednoznan identifiktor dokumentu,
f) informaci o tom, zda jde o dokument v digitln podob nebo dokument v analogov
podob, poppad zda pro dokument byl proveden pevod dokumentu,

10
g) informaci o tom, zda byl dokument zaazen do vbru archivli a zda byl dokument
vybrn jako archivlie, a to vetn zznamu o tom, e tak bylo uinno tak pro vstup a
vstup ppadn provedenho pevodu dokumentu, a
h) identifiktor, kter dokumentu v digitln podob, kter byl vybrn jako archivlie,
pidlil digitln archiv.
i) dle M

(2) M vede o dokumentu v samostatn evidenci dokument veden v listinn podob

tyto daje

a) datum doruen dokumentu M; a stanov-li jin prvn pedpis povinnost zaznamenat

as doruen dokumentu, rovn as jeho doruen, nebo datum vytvoen dokumentu
M; datem vytvoen dokumentu M se rozum datum jeho zaevidovn,
b) daje o odeslateli v rozsahu daj stanovenm pro veden daj o odeslateli dokumentu
ve jmennm rejstku podle tohoto spisovho du; jde-li o dokument vytvoen M,
uvede se slovo Vlastn,
c) strun obsah dokumentu,
d) spisov znak a skartan reim, kter vyplv z pidlenho skartanho znaku, skartan
lhty, poppad z roku zaazen dokumentu do skartanho zen a jin skutenosti,
kterou M stanov jako spoutc udlost.
e) dle M

l. 15

Uren asov obdob

Poadov sla v evidenn pomcce tvo selnou adu, kter zan slem 1 a je sloena
z celch kladnch sel nepetrit po sob jdoucch. V zkladn evidenn pomcce je seln
ada vedena od prvnho kalendnho dne asovho obdob, kterm je kalendn rok (dle jen
uren asov obdob).

l. 16

slo jednac a evidenn slo ze samostatn evidence dokument

(1) Dokument zaevidovan v e-spisu oznauje M slem jednacm. slo jednac

obsahuje zkratku nzvu MP6, poadov slo zpisu dokumentu v e-spisu a oznaen
urenho asovho obdob (poppad zkratku tvaru M nebo jin znaky charakterizujc
skutenosti souvisejc s dokumentem). Eviduje-li M dokument ve sbrnm archu, uvede v
sle jednacm za poadovm slem zpisu dokumentu v e-spisu pomlku (nebo lomtko) a
poadov slo zpisu dokumentu ve sbrnm archu.

(2) M pidl dokumentu evidovanmu v samostatn evidenci dokument evidenn

slo ze samostatn evidence dokument ve struktue stanoven podle l. 11 odst. 4.

11
 l. 17

Tvorba spisu

(1) M vytv spis spojovnm dokument nebo pomoc sbrnho archu.

(2) Pokud M vytv spis spojovnm dokument, nov dokument zaeviduje

v evidenn pomcce a pidl mu slo jednac, pokud je dokument zaevidovn v e-spisu,
nebo evidenn slo ze samostatn evidence dokument, pokud je dokument zaevidovn
v tto evidenn pomcce. M poznamen v evidenn pomcce u pedchzejcho i
nsledujcho novho dokumentu vzjemn odkazy. Soust spisu je soupis vloench
dokument s jejich sly jednacmi nebo evidennmi sly ze samostatn evidence
dokument, a to podle typu evidence, ve kter jsou vedeny.

(3) Pokud M vytv spis pomoc sbrnho archu, zaeviduje inician dokument
v evidenn pomcce spolu s uvedenm informace o vzniku spisu a souasn zaeviduje
inician dokument ve sbrnm archu jako prvn dokument v poad. Nsledujc dokumenty
spisu eviduje M pouze ve sbrnm archu.

(4) M vede ve sbrnm archu

a) daje stanoven v l. 13, je-li sbrn arch vytven v e-spisu,

b) daje stanoven v l. 14 odst. 1, je-li sbrn arch vytven v samostatn evidenci
dokument veden v elektronick podob,
c) daje stanoven v l. 14 odst. 2, je-li sbrn arch vytven v samostatn evidenci
dokument veden v listinn podob.

(5) Sbrn arch je nedlnou soust spisu, kter vak jako dokument nepodlh
evidenci.

(6) M vede v e-spisu nebo v samostatn evidenci dokument veden v elektronick

podob daje o spisu v rozsahu

a) jednoznan identifiktor spisu,

b) strun obsah spisu,
c) spisov znaka spisu,
d) datum zaloen spisu,
e) datum uzaven spisu,
f) spisov znak spisu,
g) skartan reim spisu,
h) daje o uloen spisu, ktermi jsou poet uloench list dokument v listinn podob
tvocch spis, poppad svazk ploh v listinn podob dokument tvocch spis,
i) informace o tom, zda spis obsahuje dokumenty v analogov podob, a informaci o jejich
fyzickm umstn,

12
j) informaci o tom, zda byl spis zaazen do vbru archivli a zda byl spis vybrn jako
archivlie, a
k) identifiktor, kter spisu obsahujcmu dokumenty v digitln podob, kter byl vybrn
jako archivlie, pidlil digitln archiv.

(7) Pokud M eviduje v samostatn evidenci dokument veden v listinn podob spis,
uvd na jeho refertnku daje v rozsahu

a) jednoznan identifiktor spisu,

b) strun obsah spisu,
c) spisov znaka spisu,
d) datum zaloen spisu,
e) datum uzaven spisu,
f) spisov znak spisu,
g) skartan reim spisu,
h) daje o uloen spisu, ktermi jsou poet uloench list dokument v analogov podob
tvocch spis, poppad svazk ploh v listinn podob dokument tvocch spis.

(8) Vyaduje-li to jin prvn pedpis8 nebo to z jinch dvod povauje M za eln,
ozna spis spisovou znakou, pod n je tak evidovn.

(9) Spisovou znakou je

a) v ppad tvorby spisu spojovnm dokument

1. slo jednac, pokud je dokument zaevidovn v e-spisu, nebo

2. evidenn slo ze samostatn evidence dokument, pokud je dokument zaevidovn
v tto evidenn pomcce,

prvnho nebo poslednho evidovanho dokumentu,

b) v ppad tvorby spisu pomoc sbrnho archu slo

1. slo jednac, pokud je dokument zaevidovn v e-spisu, nebo

2. evidenn slo ze samostatn evidence dokument, pokud je dokument zaevidovn
v tto evidenn pomcce,

inicianho dokumentu, a to bez poadovho sla zpisu tohoto dokumentu ve sbrnm

archu, nebo

c) jin oznaen (nutno urit).

(10) Soust vyzenho spisu je zznam o jeho vyzen, a v ppad, e byl spis vyzen
dokumentem, tento dokument.

8
Napklad sprvn d.

13
 (11) M uspod dokumenty ve spisu chronologicky, a to zpravidla vzestupn nebo
sestupn. V ppadech uvedench v ploze . 6 tohoto spisov du je mon spis uspodat
jinm zpsobem, pro nj jsou pravidla pro stanovena touto plohou.

l. 18

Typov spis

(1) M uvd ve spisovm a skartanm plnu, kter je plohou . 2 tohoto spisovho

du, v rmci jakch vcnch skupin jsou vytveny typov spisy9.

(2) Typov spis je oznaen nzvem.

(3) M uspod dokumenty vloen do dl jednotlivch soust typovch spis

chronologicky, a to vzestupn nebo sestupn. V ppadech uvedench v ploze . 6 tohoto
spisov du, je mon dl sousti typovch spis uspodat jinm zpsobem, pro nj jsou
pravidla pro stanovena touto plohou.

l. 19

Rozdlovn a obh dokument

(1) Podatelna provd rozdlen dokument mezi tvary M podle jejich vcn
pslunosti.

(2) Pokud je dokument evidovn v e-spisu nebo v samostatn evidenci dokument

veden v elektronick podob, podatelna provd rozdlen dokument v tchto evidennch
pomckch.

(3) Pokud je dokument evidovn v samostatn evidenci dokument veden v listinn

podob, podatelna provd rozdlen dokument pednm dokumentu v analogov podob
tvarm M spolu s refertnkem dokumentu, na nm je vyznaeno pedn dokumentu
urenmu tvaru.

(4) Pokud podatelna rozdluje dokument v digitln podob, kter je vstupem pevodu
dokumentu v analogov podob, provede souasn s pidlenm dokumentu v digitln
podob rovn pedn vstupu provedenho pevodu dokumentu. (nutno urit, jak to bude se
vstupy pevod)

(5) Pokud dojde k chybnmu pedn nebo pidlen dokumentu, tvar postoup
dokument vcn pslunmu tvaru. Pedvn a pidlovn dokument mezi tvary M
probh pmo mezi nimi za podmnek stanovench v odstavci 7.

9
Napklad typov spis o ERMS, typov spis osoby o provozovn ivnosti, typov spis dritele idiskho
oprvnn, dokumentace staveb.

14
 (6) Dokument v analogov podob me bt souasn pedn k vyjden a doplnn
vce tvarm M nebo fyzickm osobm, a to formou kopie dokumentu.

(7) Obh dokument a spis evidovanch v e-spisu nebo v samostatn evidenci

dokument veden v elektronick podob je zaznamenn do transaknho protokolu v rozsahu
daj

a) adresta pedn
b) identifikace fyzick osoby, kter kon provedla, a
c) datum, kdy byl kon proveden.

(8) Obh dokument a spis evidovanch v samostatn evidenci dokument veden

v listinn podob je zaznamenn na refertnku dokumentu nebo spisu. Pro rozsah
zaznamenanch daj se vyuije odstavec 7 obdobn.

l. 20

Vyizovn dokument a spis

(1) Vedouc tvaru M nebo jm poven pracovnk uruje zpracovatele. Vyaduje-li to

povaha vci, je dokument nebo spis rozdlen mezi vce zpracovatel. V takovm ppad
vedouc tvaru M nebo jm poven pracovnk ur jednoho z nich, kter je odpovdn za
vasn a vcn sprvn vyzen dokumentu nebo spisu.

(2) Vedouc tvaru M nebo jm poven pracovnk k rozdlen dokumentu nebo spisu
zpravidla pipojuje pokyny o zpsobu vyzen a termn vyzen.

(3) Zpracovatel po pevzet dokumentu nebo spisu zkontroluje,

a) zda dokument v analogov podob obsahuje podpis za elem oven platnosti prvnho
jednn odeslatele; obdobn zpracovatel postupuje u dokumentu v digitln podob
s vyuitm daj zaznamenanch do e-spisu podle l. 6 odst. 4 a 5,
b) sprvnost daj zaznamenanch o dokumentu nebo spisu v evidenn pomcce; v ppad
zjitn nedostatk nebo chyb v provedenm zznamu tyto oprav,
c) zda v pedmtn vci byl ji vyzen jin dokument nebo zaloen spis, a zda tento spis
nen uzaven.

(4) V ppad, e v dan vci byl ji vyzen jin dokument, zpracovatel vytvo spis
spojovnm dokument.

(5) V ppad, e v dan vci byl ji zaloen spis, kter nen uzaven, zpracovatel vlo
dokument do tohoto spisu. Jestlie v dan vci byl ji zaloen spis, kter je uzaven,
zpracovatel vytvo spis nebo na uzaven spis ve stejn vci vytvo kov odkaz.

(6) Je-li pi vyizovn dokumentu nebo spisu uvna e-mailov komunikace, je datov
zprva s n spojen evidovna v evidenn pomcce k dokumentu nebo v rmci spisu.

15
 (7) Je-li pi vyizovn dokumentu nebo spisu uvna telefonick nebo faxov, anebo
forma osobnho styku, zaznamen se informace o tto komunikaci do evidenn pomcky.
V ppad dokumentu nebo spisu v analogov podob se souasn tato informace zaznamen
na refertnk dokumentu nebo spisu.

(8) Zpracovatel vyizuje dokument nebo spis zpravidla bezodkladn, nejpozdji do

30 dn od doruen podn, nen-li pokynem vedoucho zamstnance stanoveno jinak.
V ppadech stanovench jinmi prvnmi pedpisy postupuje zpracovatel podle tchto
prvnch pedpis.

(9) Zpracovatel vyd dokument, poppad spis

a) dokumentem,
b) postoupenm,
c) vzetm na vdom,
d) zznamem na dokumentu,
e) (dalmi zpsoby, kter stanov M).

(10) Zpracovatel zaznamen v pslun evidenn pomcce zpsob vyzen dokumentu

nebo spisu a daje identifikujc adresta dokumentu, kterm byl dokument nebo spis vyzen.
Byl-li dokument vyzen spolu s jinm dokumentem, zpracovatel uvede tuto skutenost
v pslun evidenn pomcce.

l. 21

Tdn dokument, spis a typovch spis podle spisovho plnu

(1) M uvd ve spisovm a skartanm plnu, kter je uveden v ploze . 1 tohoto

spisovho du, pehled hierarchicky uspodanch vcnch skupin. Vcn skupiny jsou
oznaeny spisovm znakem, vcn skupiny uveden na nejni rovni hierarchie obsahuj
skartan reim.

(2) Skartan reim je tvoen skartanm znakem, skartan lhtou, poppad spoutc
udlost.

(3) Skartan znak vyjaduje hodnotu dokumentu, spisu nebo typovho spisu podle jeho
obsahu a oznauje zpsob posouzen dokumentu, spisu nebo typovho spisu ve skartanm
zen.

(4) Zpracovatel oznauje skartanm znakem

a) A (archiv) dokument, spis nebo typov spis trval hodnoty, kter se do skartanho
zen zaazuje s nvrhem k vybrn za archivlii,
b) S (stoupa) dokument, spis nebo typov spis bez trval hodnoty, kter se do skartanho
zen zaazuje s nvrhem na znien,

16
c) V (vbr) dokument, spis nebo typov spis, kter se ve skartanm zen posoud
a navrhne k vybrn za archivlii nebo ke znien.

(5) Skartan lhta se vyjaduje slem doplnnm za skartanm znakem. Skartan lhta
se uruje potem celch rok potanch od 1. ledna kalendnho roku nsledujcho po
kalendnm roce, v nm nastala spoutc udlost. Dokumenty, spisy a typov spisy se ad
do vcnch skupin, kter maj uveden skartan reim.

(6) Zpracovatel pidl dokumentu nebo spisu nejpozdji pi jeho vyzen spisov znak
a skartan reim vcn skupiny podle spisovho a skartanho plnu innho v dob
vyzen dokumentu nebo spisu. Dokumenty bez pidlenho spisovho znaku a zaazen do
spisu pebraj spisov znak spisu.

(7) Pokud spis obsahuje dokument se skartanm znakem A, zpracovatel ozna spis
skartanm znakem A. Pokud spis obsahuje dokumenty se skartanm znakem V a S,
zpracovatel ozna spis skartanm znakem V. Pokud spis obsahuje pouze dokumenty se
skartanm znakem S, zpracovatel ozna spis skartanm znakem S.

(8) Zpracovatel stanov skartan lhtu spisu podle dokumentu v tomto spisu, kter m
bt zaazen do skartanho zen nejpozdji.

(9) Spisov a skartan pln je pro ely zajiovn dn funknosti ERMS nebo
samostatn evidence dokument veden v elektronick podob zpracovvn v elektronick
podob ve struktue podle schmatu XML pro export a import spisovho a skartanho plnu
stanovenho nrodnm standardem.

l. 22

Vyhotovovn dokument

(1) Dokument vyhotoven M a uren k odesln obsahuje zhlav, v nm je uvedeno

Mstsk st Praha 6 a oznaen orgnu, kter psemnost vyhotovil, a to slovy Zastupitelstvo
mstsk sti Praha 6, Rada mstsk sti Praha 6, Starosta mstsk sti Praha 6, ad
mstsk sti Praha 6 s pesnm oznaenm odboru nebo Zvltn orgn mstsk sti Praha
6 s pesnm oznaenm druhu zvltnho orgnu. Soust zhlav je adresa sdla nebo jin
adresa orgnu M.

(2) Zpracovatel na jm vyhotovenm dokumentu urenm k odesln dle vyzna

a) slo jednac dokumentu, pokud je dokument zaevidovn v e-spisu, nebo evidenn slo
ze samostatn evidence dokument, pokud je dokument zaevidovn v tto evidenn
pomcce,
b) slo jednac doruenho dokumentu nebo evidenn slo doruenho dokumentu ze
samostatn evidence dokument, pod ktermi je doruen dokument evidovn u svho
odeslatele, je-li vyhotovovan dokument odpovd na doruen dokument, a pokud je v
doruenm dokumentu toto slo uvedeno,

17
c) datum podpisu dokumentu,
d) poet list, jde-li o dokument v analogov podob,
e) poet ploh; u dokumentu v digitln podob se poet ploh vyznauje pouze v ppad,
e to povaha dokumentu umouje urit,
f) poet list ploh nebo poet svazk ploh v listinn podob a poet a druh ploh v
digitln nebo jin nelistinn podob, jsou-li plohou dokumentu v analogov podob,
g) jmno a funkce fyzick osoby poven jeho podpisem; stanov-li to jin prvn pedpis10,
lze daj o funkci fyzick osoby poven podpisem dokumentu nahradit jejm sluebnm
slem.

(3) Zpracovatel vyhotovuje dokument uren k odesln v analogov nebo digitln

podob, a to podle pravidel odesln dokument stanovench v l. 24 odst. 1 a 2.

(4) M si ponech pro vkon spisov sluby prvopis, poppad jeden ze stejnopis
prvopisu vyhotovenho dokumentu.

(5) M odesl adrestu vyhotovenho dokumentu zpravidla stejnopis prvopisu tohoto

dokumentu, poppad stanov-li tak jin prvn pedpis11, tak druhopis, ppadn stejnopis
druhopisu tohoto dokumentu.

l. 23

Podepisovn dokument a uvn ednch raztek

(1) Podmnky podepisovn M vyhotovovanch dokument a podmnky uvn

ednch raztek jsou stanoveny v podpisovm du uvedenm v ploze . 7 tohoto spisovho
du.

(2) Pokud M vyhotovuje dokument v digitln podob, kter m bt podepsn

uznvanm elektronickm podpisem nebo uznvanou elektronickou znakou, vyjd se tato
skutenost na dokument na mst podpisov doloky slovy podepsno elektronicky.

(3) Pokud M vyhotovuje dokument v digitln podob, kter m bt opaten otiskem

ednho raztka, vyjd se tato skutenost na dokument na mst raztka slovy otisk
ednho raztka.

(4) M vede evidenci ednch raztek obsahujc

a) otisk ednho raztka

b) jmno a funkce fyzick osoby, kter edn raztko pevzala a uv,
c) datum pevzet,
d) podpis pebrajc fyzick osoby,
e) datum vrcen ednho raztka,
f) datum vyazen ednho raztka z evidence.
10
Napklad sprvn d.
11
Napklad 69 sprvnho du.

18
 (5) V ppad ztrty ednho raztka M vede v evidenci podle odstavce 4 rovn
zznam o ztrt obsahujc datum ztrty, poppad pedpokldan datum ztrty ednho
raztka.

(6) M bezodkladn oznm prostednictvm datovch schrnek ztrtu ednho raztka

Ministerstvu vnitra. V oznmen uvede datum, od kdy je raztko postrdno, rozmr a popis
raztka.

(7) M vede evidenci kvalifikovanch certifikt vydanch akreditovanmi

poskytovateli certifikanch slueb, jich je dritelem a na nich jsou zaloeny jm uvan
uznvan elektronick podpisy, a kvalifikovanch systmovch certifikt vydanch
akreditovanmi poskytovateli certifikanch slueb, jich je dritelem a na nich jsou
zaloeny jm uvan uznvan elektronick znaky, do kter zaznamen

a) slo kvalifikovanho certifiktu nebo kvalifikovanho systmovho certifiktu,

b) daj o tom, zda se jedn o kvalifikovan certifikt nebo kvalifikovan systmov
certifikt,
c) potek a konec platnosti kvalifikovanho certifiktu nebo kvalifikovanho systmovho
certifiktu,
d) datum, as a dvod zneplatnn kvalifikovanho certifiktu nebo kvalifikovanho
systmovho certifiktu,
e) obchodn firmu nebo nzev anebo jmno, poppad dodatek akreditovanho
poskytovatele certifikanch slueb, a stt, ve kterm je akreditovan poskytovatel
usazen,
f) daje identifikujc oprvnnho uivatele uznvanho elektronickho podpisu.

(8) Dritel certifiktu, na jeho zklad uv elektronick podpis, je povinen uvdomit

neprodlen poskytovatele certifikanch slueb, kter vydal kvalifikovan certifikt, o tom, e
hroz nebezpe zneuit jejch dat pro vytven uznvanho elektronickho podpisu.

(9) Osoba uvajc elektronickou znaku je povinna uvdomit neprodlen poskytovatele

certifikanch slueb, kter vydal kvalifikovan systmov certifikt, o tom, e hroz
nebezpe zneuit jejch dat pro vytven elektronickch znaek.

l. 24

Odesln dokument

(1) M odesl dokumenty prostednictvm vpravny. Dokumenty mohou bt odeslny

s vyuitm

a) dritele potovn licence,

b) osobnho doruen,
c) kurra,
d) datovch schrnek,

19
e) st veejnch komunikac na elektronickou adresu podatelny nebo elektronickou adresu
osoby, kterou urila pro doruovn, a
f) faxu.

(2) Pro odesln dokument se pouije ustanoven o doruovn podle sprvnho du,
pokud zkon . 300/2008 Sb., o elektronickch konech a autorizovan konverzi dokument,
ve znn pozdjch pedpis, nestanov jinak.

(3) Vpravna zajist ped odeslnm datov zprvy kontrolu ppadnho vskytu
kodlivho kdu. V ppad dokumentu v analogov podob vpravna zkontroluje sprvnost
formlnch nleitost dokumentu a opat ho nleitostmi potebnmi k jeho odesln podle
jeho zvolen formy.

(4) Vpravna zaznamen k dokumentu urenmu k odesln do e-spisu

a) daje identifikujc adresta v rozsahu daj stanovench pro veden daj o adrestovi
dokumentu ve jmennm rejstku podle l. 35,
b) datum odesln,
c) poet list, jde-li o dokument v analogov podob,
d) poet list nebo poet svazk ploh v listinn podob,
e) poet a druh ploh v nelistinn podob vetn ploh v digitln podob; u dokumentu
v digitln podob se poet a druh ploh uvd pouze v ppad, e je povaha dokumentu
umouje urit.

l. 25

Pedvn dokument a spis do spisovny

(1) Zpracovatel pedv vyzen dokumenty, uzaven spisy a uzaven dly typovch
spis do spisovny.

(2) Pokud je dokument nebo spis evidovn v e-spisu nebo v samostatn evidenci
dokument veden v elektronick podob, zpracovatel provd pedn dokumentu nebo spisu
do spisovny v tchto evidennch pomckch.

(3) Pokud je dokument nebo spis evidovn v samostatn evidenci dokument veden
v listinn podob, zpracovatel provd pedn dokumentu nebo spisu v analogov podob do
spisovny spolu s refertnkem dokumentu nebo spisu, na nm je pedn vyznaeno slovy
(doplnit slova pedn).

(4) Pokud zpracovatel pedv do spisovny dokument v digitln podob, kter je

vstupem pevodu dokumentu v analogov podob, ped do spisovny souasn vstupu i
vstup provedenho pevodu dokumentu.

20
 (5) Pokud zpracovatel pedv do spisovny dokument v analogov podob, kter je
vstupem pevodu dokumentu v digitln podob, zajist pedn do spisovny souasn vstupu
i vstup provedenho pevodu dokumentu.

(6) Zpracovatel ped uloenm vyzenho dokumentu nebo spisu do spisovny kontroluje
zejmna

a) oznaen doruenho dokumentu v analogov podob podacm raztkem a plnost jeho

vyplnn,
b) oznaen dokumentu v analogov podob jednoznanm identifiktorem v e-spisu nebo
v samostatn evidenci dokument veden v elektronick podob, je-li dokument
v analogov podob v tchto evidennch pomckch evidovn,
c) kompletnost spisu obsahujcho dokumenty v analogov podob v rozsahu dokument
uvedench v soupisu dokument nebo ve sbrnm archu,
d) poet list dokumentu v analogov podob, poet listinnch ploh dokumentu a poet
list tchto ploh, poppad poet svazk listinnch ploh dokumentu,
e) celkov poet list, poppad poet svazk listinnch ploh podle psmene d), pokud jde
spis obsahujc dokumenty v analogov podob,
f) peveden dokumentu v digitln podob do vstupnho datovho formtu,
g) uveden spisovho znaku a skartanho reimu u vech dokument a spis,
h) zpis v evidenn pomcce a jeho plnost, a to podle druhu evidence, ve kter je
dokument nebo spis evidovn, vetn plnosti metadat podle schmatu XML pro
zaznamenn popisnch metadat uvnit datovho balku SIP stanovenho nrodnm
standardem,
i) uloen dokument a spis v analogov podob v obalech, kter zaruuj jejich
neporuitelnost a zachovn jejich itelnosti12,
j) uloen dokument v digitln podob zpracovvanch ped vyzenm na penosnch
technickch nosich dat.

(7) V ppad vyzenho dokumentu nebo spisu, jeho kontrola podle odstavce 6
proke nesrovnalosti, zpracovatel zajist jejich odstrann, zejmna oprav formln
nleitosti tohoto dokumentu nebo spisu, uprav daje zaznamenan v evidennch
pomckch, provede pevod dokument v digitln podob evidovanch v evidennch
pomckch do vstupnch datovch formt nebo zajist uloen dokument a spisu
v analogov podob do pslunch obal.

(8) V ppad vyzenho spisu, jeho kontrola podle odstavce 6 probhne s spnm
vsledkem, zpracovatel spis uzave.

(9) Zpracovatel pro plnn svch kol vyuv

a) nevyzen dokumenty nebo spisy, nevyaduje-li povaha vci, aby ml vyzen

dokument dle; tato skutenost se poznamenv v evidenn pomcce,
b) dokumenty a spisy vypjen ze spisovny, nebo
c) evidenn pomcky potebn pro vkon sv innosti.
12
Takovmi obaly nejsou mken polyvinylchloridov desky nebo flie.

21
V ppad, e uveden dokumenty, spisy nebo evidenn pomcky ji nepotebuje, pedv
nebo vrac je do spisovny.

l. 26

Ukldn dokument a spis ve spisovn

(1) Zamstnanec odpovdn za veden spisovny ukld vyzen dokumenty a uzaven

spisy podle pidlench spisovch znak.

(2) Zamstnanec odpovdn za veden spisovny vede ve spisovn evidenci uloench

dokument a spis v rmci e-spisu nebo samostatn evidence dokument veden
v elektronick podob. Evidence obsahuje zejmna strun obsah (pedmt, vc) dokument
a spis, jejich spisov znaky a skartan reim a oznaen pslunho spisovho a skartanho
plnu.

(3) Zamstnanec odpovdn za veden spisovny zajiuje dle

a) dohled na ochranu uloench dokument a spis ve spisovn,

b) dohled na dodrovn podmnek pstupu do spisovny,
c) dn podmnky nahlen do dokument a spis,
d) dohled na uchovn dokument v digitln podob, jm se rozum rovn zajitn
vrohodnosti pvodu dokument, neporuitelnosti jejich obsahu a itelnosti, tvorbu
a sprvu metadat nleejcch k tmto dokumentm a pipojen daj prokazujcch
existenci dokument v ase, a to a do doby proveden vbru archivli,
e) ppravu skartanho zen.

l. 27

Sprvn archiv

Sprvn archiv (tk se jen M Praha 4 a M Praha 8)

a) dohl na vkon spisov sluby u M,

b) pebr dokumenty od zruench prvnickch osob zzench nebo zaloench M a pln
koly tchto osob pi vbru archivli,
c) pejm ze spisovny dokumenty se skartanmi lhtami delmi ne (stanovit lhtu del
vak ne 5 let) let, eviduje je, peuje o n, umouje nahlen do nich a poskytovn
opis, vpis a kopi,
d) pipravuje skartanm zen.

l. 28

22
 Nahlen do dokument a spis

(1) Do dokument a spis uloench ve spisovn (sprvnm archivu) lze nahlet

a poizovat z nich opisy a vpisy, v odvodnnch ppadech lze dokument nebo spis rovn
za dle stanovench podmnek zapjit mimo spisovnu (sprvn archiv).

(2) Spisovna (a sprvn archiv) vede evidenci o nahlen do dokument a spis v rmci
e-spisu nebo samostatn evidenci dokument veden v elektronick podob.

(3) V evidenci se vedou daje

a) jmno adatele,
b) adresa bydlit,
c) oven totonosti podle doklad totonosti, poppad sluebnho prkazu,
d) kontaktn daje adatele,
e) dvod nahlen,
f) oven prvnho nebo jinho dleitho zjmu a jeho uveden,
g) datum nahlen,
h) identifikace vydanch dokument nebo spis,
i) proveden vpis, opis nebo kopi,
j) v ppad zpjky informace o zpjce, popis zpjky a datum vrcen zapjench
dokument nebo spis.

(4) Pro nahlen do dokument uloench ve spisovn (nebo ve sprvnm archivu) plat
obecn ustanoven o nahlen do spis v zen ped sprvnm orgnem nebo soudem; to
neplat, jestlie dokumenty ped uloenm ve spisovn nebo ve sprvnm archivu byly veejn
pstupn.

(5) K nahlen do dokument a spis jsou oprvnni na zklad dosti o nahlen

a) zamstnanci M,
b) sttn orgny uveden v jinch prvnch pedpisech13,
c) dal osoby, kter na nahlen do dokument nebo spis prok-li prvn zjem nebo
jin vn dvod a nebude-li tm porueno prvo nkter z osob, kter je subjektem
dokumentu nebo spisu, poppad dalch dotench osob anebo veejn zjem.
(6) Zamstnanec M nahl do dokument nebo spis v souvislosti s plnnm
pracovnch kol na zklad vnitnho sdlen pmho nadzenho adatele a se souhlasem
vedoucho toho tvaru, v nm byly dokumenty nebo spisy zpracovvny. adatel o nahlen
podle odstavce 5 psm. b) je povinen prokzat pslunost k sttnmu orgnu a uvst dvod
dosti o nahlen.

(7) Zamstnanec odpovdn za veden spisovny (a sprvnho archivu) zpstupn

adateli vydan dokumenty a spisy v digitln podob prostednictvm evidennch
pomcek.

13
Napklad zkon . 283/1993 Sb., o sttnm zastupitelstv, ve znn pozdjch pedpis.

23
 (8) Zamstnanec odpovdn za veden spisovny (a sprvnho archivu) vyhled
a pedlo ve lht (doplnit pimenou lhtu) dn adateli vydan dokumenty a spisy
v analogov podob. Na msto jejich uloen vlo prioran lstek s informacemi o
vydanch dokumentech, datu nahlen a identifikaci adatele. Tyto dokumenty a spisy se
pedkldaj s pihldnutm k zajitn povinnosti jejich ochrany uloench dokument a spis
a v souladu s provoznmi podmnkami spisovny (a sprvnho archivu) v prostorech k tomu
vyhrazench.

(9) Nezahj-li adatel nahlen do 30 dn od sjednanho dne nahlen, nebo peru-li

nahlen na dobu del 30 dn, spisovna (nebo sprvn archiv) nahlen ukon.

(10) Zamstnanec odpovdn za veden spisovny (a sprvnho archivu) je povinen

zajistit, aby adatel o nahlen

a) ped zahjenm nahlen prokzali svou totonost dokladem totonosti, poppad

sluebnm prkazem,
b) pi nahlen zachzeli s dokumenty etrn a podle pokyn spisovny,
c) po kadm nahldnut vrtili dokumenty ve stavu a rozsahu, v jakm byly pedloeny,
d) ve vyhrazench prostorch k nahlen zachovvali klid a podek.

(11) adatel jsou oprvnni poizovat si vpisy z dokument a spis. Na podn jim
jsou vyhotovovny opisy a vpisy z dokument. Tyto kony jsou zpoplatnny dle sazebnku
M. Kopie uren pro edn potebu zamstnanc M se nezpoplatuj.

l. 29

Pedpoklady vbru archivli ve skartanm zen

(1) M zaad do skartanho zen dokumenty, spisy a dly typovch spis

v kalendnm roce nsledujcm po uplynut jejich skartanch lht. Skartan zen me bt
po dohod s AHMP provedeno i pozdji, pokud M dokumenty potebuje pro dal vlastn
innost.

(2) M zaad do skartanho zen rovn vstupy provedench pevod dokument

podle l. 9, edn raztka vyazen z evidence a dokumenty obsahujc utajovan informace
po zruen stupn utajen a pominut dvodu pro utajen informace. U dokument
obsahujcch obchodn, bankovn nebo obdobn tajemstv lze do skartanho zen zaadit
pouze dokumenty navren ke znien; u ostatnch dokument lze skartan zen provst jen
se souhlasem tajemnka M.

(3) Zamstnanec odpovdn za veden spisovny (sprvnho archivu) piprav skartan

nvrh uveden v ploze . 8 tohoto spisovho du, na jeho zklad se provd skartan
zen.

(4) Skartan nvrh obsahuje

24
a) oznaen M,
b) seznam dokument navrench ke skartanmu zen a dobu jejich vzniku; jsou-li do
skartanho zen zaazeny rovn dokumenty vznikl z innosti jinho pvodce, uvedou
se tyto dokumenty s oznaenm tohoto pvodce v seznamu samostatn.

(5) Zamstnanec odpovdn za veden spisovny (sprvnho archivu) piprav seznam

dokument uveden v odstavci 4 z evidennch pomcek. V seznamu dokument, kter
uspod podle spisovch znak, uvede oddlen dokumenty se skartanm znakem A
a dokumenty se skartanm znakem S. Dokumenty se skartanm znakem V zamstnanec
odpovdn za veden spisovny (sprvnho archivu) posoud a zaad k dokumentm se
skartanm znakem A nebo k dokumentm se skartanm znakem S.

(6) Zamstnanec odpovdn za veden spisovny (sprvnho archivu) sestavuje seznam

dokument podle schmatu XML pro vytvoen datovho balku SIP stanovenho nrodnm
standardem z e-spisu nebo ze samostatn evidence dokument veden v elektronick podob.
Tento seznam obsahuje metadata podle schmatu XML pro zaznamenn popisnch metadat
uvnit datovho balku SIP stanovenho nrodnm standardem. Popisn metadata se tkaj
dokument, spis a dl typovch spis v analogov i digitln podob bez ohledu na dobu
jejich vzniku.

(7) Zamstnanec odpovdn za veden spisovny (sprvnho archivu) nepostupuje pi

sestavovn seznamu dokument podle odstavce 6 v ppad, e do seznamu maj bt
zaazeny dokumenty a spisy, kter jsou evidovny v evidennch pomckch vedench
v listinn podob. V tomto seznamu uvede daje podle plohy . 8 a dle daje o celkovm
rozsahu zaazench dokument, spis a dl typovch spis, charakteristiku obsahu
dokument a spis, obdob, z nho pochzej (rozsah let), jejich skartan reim a odkaz na
oznaen jejich uloen pi skartanm zen.

l. 30

Nleitosti dokument v digitln podob pro proveden vbru archivli

(1) Dokumenty, spisy a dly typovch spis v digitln podob jsou pro ely posouzen
dokument ve skartanm zen ukldny na penosnch technickch nosich dat M, a to
ve vstupnch datovch formtech a souasn tak v datovch formtech, v nich byly
dokumenty v digitln podob zpracovvny.

(2) Podmnka uloen ve vstupnch datovch formtech neplat pro dokumenty, spisy
a dly typovch spis v digitln podob, kter byly vyzeny nebo uzaveny ped datem 1. 8.
2012.

(3) Dokumenty, spisy a dly typovch spis v digitln podob, kter byly vyzeny nebo
uzaveny ped datem 1. 8. 2012, se ukldaj ve vstupnch datovch formtech, je proveden
pevodu do tchto datovch formt zpracovatelsky mon.

25
 l. 31

Proveden vbru archivli ve skartanm zen

(1) Vbr archivli ve skartanm zen u M zahajuje AHMP na zklad dosti M,

jej soust je skartan nvrh.

(2) AHMP provd odbornou archivn prohldku dokument, spis, dl typovch spis a
ednch raztek uvedench v seznamu dokument. Pi odborn archivn prohldce AHMP

a) posoud, zda dokumenty a spisy se skartanm znakem A odpovdaj poadavkm

stanovenm archivnm zkonem k vbru za archivlie; pokud zjist, e trvalou hodnotu
nemaj, pead je k dokumentm a spism navrenm ke znien,
b) posoud, zda dokumenty a spisy se skartanm znakem S nemaj trvalou hodnotu;
pokud zjist, e trvalou hodnotu maj, pead je mezi dokumenty a spisy navren k
vbru za archivlie,
c) posoud zaazen dokument a spis se skartanm znakem V mezi dokumenty a spisy
navren k vbru za archivlie nebo navren ke znien,
d) posoud, zda edn raztka zaazen do skartanho zen maj trvalou hodnotu,
e) stanov v souinnosti s M dobu a zpsob pedn dokument vybranch jako archivlie
k uloen do AHMP.

(3) AHMP po proveden archivn prohldce vyhotov protokol o provedenm skartanm

zen, ve kterm uvede vsledky posouzen dokument, spis, dl typovch spis a ednch
raztek. Pokud M zpracovala seznam dokument navrench ke skartanmu zen podle
schmatu XML pro vytvoen datovho balku SIP stanovenho nrodnm standardem,
AHMP zpracuje vsledky posouzen dokument, spis, dl typovch spis a ednch raztek
podle schmatu XML pro zasln daj o rozhodnut ve skartanm zen a potvrzen
pejmky s identifiktory digitlnho archivu pvodci stanovenho nrodnm standardem.

(4) Zamstnanec odpovdn za veden spisovny (sprvnho archivu) zajiuje u

dokument, spis a dl typovch spis evidovanch v e-spisu nebo v samostatnch
evidencch vedench v elektronick podob zaznamenn daj o tom, zda byl dokument
zaazen do vbru archivli a zda byl dokument vybrn jako archivlie, a to vetn zznamu
o tom, e tak bylo uinno tak pro vstup a vstup ppadn provedenho pevodu
dokumentu; v ppad, e jde o dokumenty v digitln podob, zaznamen souasn
identifiktor, kter dokumentu v digitln podob vybranmu jako archivlie pidlil digitln
archiv.

(5) Zamstnanec odpovdn za veden spisovny (sprvnho archivu) zajist pedn

dokument, spis a dl typovch spis v analogov podob a ednch raztek vybranch
jako archivlie v archivnch krabicch, pop. balcch do pe AHMP; jedn-li se o dokumenty
v analogov podob evidovan v e-spisu nebo v samostatn evidenci dokument veden
v elektronick podob, zamstnanec odpovdn za veden spisovny (sprvnho archivu)
zajist pedn rovn metadat k nim nleejc zpracovanch podle schmatu XML pro

26
vytvoen datovho balku SIP stanovenho nrodnm standardem a schmatu XML pro
zaznamenn popisnch metadat uvnit datovho balku SIP stanovenho nrodnm
standardem.

(6) Byl-li dokument obsahujc obchodn, bankovn nebo obdobn tajemstv vybrn jako
archivlie, zamstnanec odpovdn za veden spisovny (sprvnho archivu) jej ped pednm
opat dolokou, v n uvede druh tajemstv v dokumentu obsaen.

(7) V ppad, e jsou jako archivlie vybrny dokumenty, spisy nebo dly typovch
spis v digitln podob, M ped na penosnch technickch nosich dat jejich repliky
a k nim nleejc metadata AHMP. Metadata dokument vybranch jako archivlie
v digitln podob jsou zpracovny zpsobem stanovenm v odstavci 5 obdobn.

(8) AHMP vyhotov po pedn dokument, spis a dl typovch spis v analogov

podob a ednch raztek vybranch jako archivlie do AHMP edn zznam o pedn.
V ppad e jsou pedvny dokumenty, spisy a dly typovch spis v digitln podob
vybran jako archivlie, AHMP vyhotov edn zznam o pedn po potvrzen spnho
penosu replik dokument v digitln podob vybranch jako archivlie do digitlnho
archivu.

(9) M provd znien dokument nebo ednch raztek, kter nebyly vybrny jako
archivlie, po uplynut lhty pro podn nmitek proti obsahu protokolu o provedenm
skartanm zen; v ppad podn nmitek provd znien dokument nebo ednch raztek
podle vty prvn po ukonen zen o nmitkch14.

(10) Zamstnanec odpovdn za veden spisovny (sprvnho archivu) zajiuje znien

dokument v analogov podob a ednch raztek podle odstavce 9 (doplnit zpsob znien,
kter znemon rekonstrukci a identifikaci obsahu); v ppad znien dokument v digitln
podob provede jejich smazn z ERMS nebo ze samostatn evidence dokument veden
v elektronick podob, poppad dalch z dalch datovch loi, a rovn provede
smazn souvisejcch metadat z tchto evidennch pomcek vyjma hlaviek metadat15.
Obdobn postupuje pi znien dokument v digitln podob, kter byly vybrny jako
archivlie a jejich repliky pedala M do digitlnho archivu.

ST TET

l. 32

Spisov rozluka

(1) Pi zruen M se provd spisov rozluka. Ped jejm zahjenm vyd tajemnk M
pln provdn spisov rozluky, kter zale AHMP.

14
10 odst. 3 archivnho zkona.
15
Poadavky 5.3.19 a 5.3.21 nrodnho standardu.

27
 (2) Spisov rozluka se provd rovn pi zruen tvar M nebo pi zmn psobnosti
M; tajemnk M vydv pln provdn spisov rozluky pouze v ppadech, pokud zmna
organizace M nebo zmna sprvy dokument vyaduje pedn dokument do pe jin
osoby, ne je M.

(3) Pln provdn spisov rozluky obsahuje rovn asov rozvrh a jednoznanou
identifikaci osoby, kter se pedaj dokumenty M

(4) Vyzen dokumenty, uzaven spisy a uzaven dly typovch spis, kterm
uplynula skartan lhta, zamstnanec odpovdn za veden spisovny (sprvnho archivu)
zaad do skartanho zen.

(5) Vyzen dokumenty, uzaven spisy a uzaven dly typovch spis, kterm
neuplynula skartan lhta, se ulo do spisovny nebo sprvnho archivu pvodce, kter je
prvnm nstupcem M, nebo pvodce, na nho pechz psobnost M. Zamstnanec
odpovdn za veden spisovny (sprvnho archivu) zape pedvan dokumenty do
pedvacho seznamu.

(6) Nevyzen dokumenty, neuzaven spisy a neuzaven dly typovch spis ped
M uren pvodce tomu, na koho pela psobnost k jejich vyzen. Vedouc tvar M
zajist zapsn pedvanch dokument do pedvacho seznamu. Ten, na koho pela
psobnost k vyzen takto zapsanch dokument, je pevezme k zaznamenn do sv
evidence dokument.

(7) Pedvac seznam v ppad pedvanch vyzench dokument, uzavench spis

a uzavench dl typovch spis obsahuje poadov slo, spisov znak, druh dokument,
poppad spisu, dobu jejich vzniku a daje o kvantit, jmno zamstnance odpovdnho za
veden spisovny (sprvnho archivu) a podpis tajemnka M; pokud jsou dokumenty, spisy a
dly typovch spis evidovny v e-spisu nebo v samostatn evidenci dokument veden
v elektronick podob, pedvac seznam se zpracovv podle schmatu XML pro vytvoen
datovho balku SIP stanovenho nrodnm standardem.

(8) Pedvac seznam v ppad pedvanch nevyzench dokument, neuzavench

spis a neuzavench dl typovch spis obsahuje dobu jejich vzniku, daje o kvantit,
jmno vedoucho tvaru M, ktermu byly naposledy pidleny nebo pedny, a podpis
tajemnka M; pokud jsou dokumenty, spisy a dly typovch spis evidovny v e-spisu nebo
v samostatn evidenci dokument veden v elektronick podob, pedvac seznam se
zpracovv podle schmatu XML pro vmnu dokument a jejich metadat mezi
elektronickm systmem spisov sluby stanovenho nrodnm standardem.

(9) Pokud jsou dokumenty, spisy a dly typovch spis evidovny v e-spisu nebo
v samostatn evidenci dokument veden v elektronick podob, je seznam v ppad
pedvanch vyzench dokument, uzavench spis a uzavench dl typovch spis
Pokud ti, kte mezi sebou provdj spisovou rozluku, eviduj dokumenty v e-spisu nebo
v samostatn evidenci dokument veden v elektronick podob, provedou spisovou rozluku
a pedn dokument v digitln podob prostedky elektronickho systmu spisov sluby.

28
 (10) Dokumenty, spisy a dly typovch spis v digitln podob jsou pedvny
v uloench datovch formtech.

(11) Zamstnanec odpovdn za veden spisovny (sprvnho archivu) zaznamen

informace o pedn dokument, spis a dl typovch spis do evidennch pomcek.

l. 33

Vstupn datov formty dokument v digitln podob

(1) Vstupnm datovm formtem statickch textovch dokument a statickch

kombinovanch textovch a obrazovch dokument je datov formt Portable Document
Format for the Long-term Archiving (PDF/A, ISO 19005).

(2) Vstupnm datovm formtem statickch obrazovch dokument je

a) datov formt Portable Network Graphics (PNG, ISO/IEC 15948),

b) datov formt Tagged Image File Format (TIF/TIFF, revize 6 - nekomprimovan),
c) datov formt Joint Photographic Experts Group File Interchange Format (JPEG/JFIF,
ISO/IEC 10918).

(3) Vstupnm datovm formtem dynamickch obrazovch dokument je

a) datov formt umoujc uloen komprimovanch dat kdovanch podle standardu

Moving Picture Experts Group Phase 2 (MPEG-2, ISO/IEC 13818),
b) datov formt umoujc uloen komprimovanch dat kdovanch podle standardu
Moving Picture Experts Group Phase 1 (MPEG-1, ISO/IEC 11172),
c) datov formt Graphics Interchange Format (GIF).

(4) Vstupnm datovm formtem zvukovch dokument je

a) datov formt umoujc uloen komprimovanch dat kdovanch podle standardu

MPEG-1 Audio Layer II nebo MPEG-2 Audio Layer II (MP2),
b) datov formt umoujc uloen komprimovanch dat kdovanch podle standardu
MPEG-1 Audio Layer III nebo MPEG-2 Audio Layer III (MP3),
c) datov formt Waveform audio format (WAV), modulace Pulse-code modulation (PCM).

(5) Vstupnm datovm formtem pro databze je datov formt Extensible Markup
Language Document (XML), kde soust pedvanho dokumentu v datovm formtu XML
je popis jeho struktury pomoc schmatu XML nebo Document Type Definition (DTD),
o kterm M vede dokumentaci.

(6) Vstupnm datovm formtem metadat, jimi jsou opatovny dokumenty v ERMS
a samostatn evidenci dokument vedenou v elektronick podob, je datov formt
Extensible Markup Language Document (XML).

29
 (7) Vstupnm datovm formtem pro zprvy elektronick poty je datov formt
Portable Document Format for the Long-term Archiving (PDF/A, ISO 19005). Datovm
formtem pro zpracovn je souasn datov formt Electronic Mail Format (EML).

l. 34

Ovovan pevod a jeho ovovac doloka

(1) Ovovan pevod v podob pevdn dokumentu v analogov podob na dokument

v digitln podob a naopak a zmny datovho formtu dokumentu v digitln podob
vyaduje, aby vstup ovovanho pevodu byl opaten ovovac dolokou.

(2) Ped pevedenm dokumentu v digitln podob na dokument v analogov podob

ov zamstnanec platnost uznvanho elektronickho podpisu, uznvan elektronick
znaky nebo kvalifikovanho asovho raztka, je-li jimi dokument v digitln podob
opaten, a platnost kvalifikovanch certifikt, na kterch jsou zaloeny.

(3) Ped zmnou datovho formtu dokumentu v digitln podob zamstnanec

postupuje podle odstavce 2 obdobn.

(4) Ovovac doloku pipojuje zamstnanec na vstup dokumentu v analogov podob

na volnou st listu ve struktue daj

a) nzev M,
b) otisk (hash) dokumentu,
c) informace o existenci zajiovacho prvku,
d) informace o vsledku oven platnosti zajiovacch prvk,
e) datum vyhotoven ovovac doloky,
f) jmno fyzick osoby, kter peveden provedla.

(5) Ovovac doloku pipojuje zamstnanec na vstup dokumentu v digitln podob

do samostatnho zznamu, kter tvo nedlnou st dokumentu v digitln podob ve
struktue daj

a) nzev M,
b) poet list, z nich se skld pevdn dokument,
c) informace o existenci vodoznaku, relifnho tisku nebo embossingu, such peet nebo
relifn raby, optickho variabilnho prvku, jinho zajiovacho prvku, plastickho
psma nebo otisku plastickho raztka,
d) datum vyhotoven ovovac doloky,
e) jmno fyzick osoby, kter peveden provedla.

(6) Ovovac doloku pipojuje zamstnanec na vstup zmny datovho formtu

dokumentu v digitln podob do samostatnho zznamu, kter tvo nedlnou st dokumentu
v digitln podob ve struktue daj

30
a) nzev M,
b) otisk (hash) dokumentu,
c) pvodn datov formt,
d) datum vyhotoven ovovac doloky,
e) jmno fyzick osoby, kter zmnu datovho formtu provedla.

(7) Zamstnanec pipoj k doloce podle odstavce 5 a 6 uznvan elektronick podpis

nebo uznvanou elektronickou znaku M a dle j opat kvalifikovanm asovm raztkem.

l. 35

Jmenn rejstk

(1) Samostatnou funkn st evidence dokumentu me je jmenn rejstk uren pro

vyhledvn, ovovn a automatick zpracovvn daj o adresch odeslatel a adrestech
dokument evidovanch v tto evidenci.

(2) Oprvnn k pstupu do jmennho rejstku jsou vichni zamstnanci M, kte

vykonvaj spisovou slubu.

(3) Ve jmennm rejstku jsou vedeny adresn daje o odeslatelch a adrestech

dokument evidovanch v evidencch dokument, a to v rozsahu

a) jmno, jedn-li se o fyzickou osobu, jmno a pjmen, poppad dodatek odliujc

osobu podnikatele nebo druh podnikn vztahujc se zpravidla k tto osob nebo druhu
podnikn, jedn-li se o podnikajc fyzickou osobu nezapsanou v obchodnm rejstku,
obchodn firma nebo nzev, jedn-li se o podnikajc fyzickou osobu zapsanou v
obchodnm rejstku nebo prvnickou osobu, a adresa pro doruovn podle jinho
prvnho pedpisu16,
b) identifikan slo osoby, pokud bylo odeslateli pidleno,
c) identifiktor datov schrnky, pokud byla odeslateli zzena.

(4) Pokud je ze spisu nebo dokumentu znmo datum narozen, poppad rodn slo
odeslatele nebo adresta, jsou tyto daje rovn vedeny ve jmennm rejstku.

(5) Zamstnanci ovuj sprvnost daj vedench ve jmennm rejstku o odeslatelch

a adrestech dokument evidovanch v evidennch pomckch podle referennch daj
obsaench v pslunm zkladnm registru, poppad tyto daje opravuj.

(6) (stanovit specifick podmnky ochrany osobnch daj vedench ve jmennm

rejstku a prostedky zpracovvn daj vedench ve jmennm rejstku)

l. 36

16
46b zkona . 99/1963 Sb., Obansk soudn d.

31
 Veden spisov sluby v mimodnch situacch

(1) M v ppad iveln pohromy, ekologick, prmyslov nebo jin havrie anebo jin
mimodn situace, v jejich dsledku je M znemonno po omezen asov obdob
vykonvat spisovou slubu zpsobem podle l. 2 a 35, vede spisovou slubu v nhradn
evidenci.

(2) Podatelna opat doruen dokument v analogov podob, poppad jeho oblku
otiskem podacho raztka.

(3) Doruen dokument v digitln podob podatelna pevd autorizovanou konverz

dokument nebo ovovanm pevodem do dokumentu v analogov podob, pokud je
proveden pevodu dokumentu technicky mon. Nen-li mon proveden pevodu
dokumentu, podatelna doruen dokument v digitln podob ulo na penosn technick
nosi dat (s dokumentem se dle pracuje na penosnm technickm nosii dat).

(4) Doruen dokument v analogov podob a vstup pevodu dokument v analogov

podob podatelna opat otiskem podacho raztka.

(5) M vede o dokumentu v nhradn evidenci tyto daje

a) poadov slo dokumentu,

b) datum doruen dokumentu M; a stanov-li jin prvn pedpis povinnost zaznamenat
as doruen dokumentu, rovn as jeho doruen, nebo datum vytvoen dokumentu
M; datem vytvoen dokumentu M se rozum datum jeho zaevidovn,
c) daje o odeslateli v rozsahu daj stanovenm pro veden daj o odeslateli dokumentu
ve jmennm rejstku podle tohoto spisovho du; jde-li o dokument vytvoen M,
uvede se slovo Vlastn,
d) identifikace dokumentu z evidence dokument odeslatele, je-li j dokument oznaen,
e) daje o kvantit dokumentu v rozsahu

1. poet list, jde-li o dokument v listinn podob,

2. poet list nebo poet svazk ploh v listinn podob,
3. poet a druh ploh v nelistinn podob vetn ploh v digitln podob; u dokumentu
v digitln podob se poet a druh ploh uvd pouze v ppad, e je povaha
dokumentu umouje urit,

f) strun obsah dokumentu,

g) oznaen tvaru M, ktermu byl dokument pidlen k vyzen; pokud je M urena
k vyzen dokumentu fyzick osoba, uvede M souasn jej jmno,
h) daje o vyzen dokumentu v rozsahu

1. zpsob vyzen,
2. identifikace adresta v rozsahu daj stanovench pro veden daj o adrestovi
dokumentu ve jmennm rejstku,
3. datum odesln,

32
 4. poet a druh odeslanch ploh; u dokumentu v digitln podob se poet a druh ploh
uvd pouze v ppad, e je povaha dokumentu umouje urit, a

i) spisov znak a skartan reim, kter vyplv z pidlenho skartanho znaku, skartan
lhty, poppad z roku zaazen dokumentu do skartanho zen a jin skutenosti,
kterou M stanov jako spoutc udlost.

(6) Ostatn ustanoven tohoto spisovho du plat pimen s ohledem na evidenci

dokument v listinn podob.

(7) M uzave nhradn evidenci bezodkladn po ukonen mimodn situace.

(8) Pokud jsou dokumenty evidovny v nhradn evidenci

a) mn ne 48 hodin, M evidenn pevede dokumenty evidovan v nhradn evidenci do

evidenn pomcky, ve kter obvykle dokumenty eviduje,
b) dle ne 48 hodin, M je ponech zaevidovan v nhradn evidenci a ty dokumenty, kter
nelze vydit v nhradn evidenci, eviduje v evidenn pomcce, ve kter obvykle
dokumenty eviduje.

l. 37

Nakldn s dokumenty obsahujcmi utajovan informace

(stanovit postup nakldn s dokumenty obsahujcmi utajovan informace podle vyhlky .

529/2005 Sb., o administrativn bezpenosti a o registrech utajovanch informac, ve znn
pozdjch pedpis).

33
 l. 38

Zvren ustanoven

Je zakzno niit bez provedenho vbru archivli ve skartan zen nebo mimo skartan
zen jakkoli dokumenty s vjimkou dokument nepodlhajc evidenci podle plohy . 3
tohoto spisovho du a dokument vzniklch ze soukrom innosti zamstnanc M. Zniit
lze pouze dokumenty ednho charakteru, u nich je prokazateln doloiteln, e jde
o provozn kopie dokument zaazench ve spisov slub.

l. 39

Pechodn a zruovac ustanoven

Tmto spisovm dem se zruuje spisov d (doplnit oznaen pedchzejcho spisovho

du).

l. 40

innost

Tento spisov d nabv innosti dnem 1. ledna 2017.

Plohy:
Ploha . 1 Vymezen pojm
Ploha . 2 Spisov a skartan pln
Ploha . 3 Dokumenty nepodlhajcch evidenci
Ploha . 4 Otisk podacho raztka
Ploha . 5 Seznam samostatnch evidennch pomcek
Ploha . 6 Uspodn dokument ve spisech a typovch spisech
Ploha . 7 Podpisov d
Ploha . 8 Skartan nvrh

34
Ploha . 1

Vymezen pojm

Pro ely tohoto spisovho du se rozum

archivli takov dokument, kter byl vzhledem v dob vzniku, obsahu, pvodu, vnjm
znakm a trval hodnot dan politickm, hospodskm, prvnm, historickm,
kulturnm, vdeckm nebo informanm vznamem vybrn ve veejnm zjmu k
trvalmu uchovn a byl vzat do evidence archivli; podle vty prvn jsou archivli
i raztka a jin hmotn pedmty souvisejc s archivnm fondem nebo sbrkou,
archivem zazen podle archivnho zkona, kter slou k ukldn archivli a pi o n,
digitlnm archivem archiv, jeho zizovateli je udleno oprvnn k ukldn archivli
v digitln podob podle archivnho zkona,
dokumentem kad psemn, obrazov, zvukov nebo jin zaznamenan informace, a ji
v podob analogov i digitln, kter byla vytvoena pvodcem nebo byla pvodci
doruena,
druhopisem je dokument odvozen od prvopisu, se kterm je obsahov shodn, avak
projev vle osoby obsaen v druhopisu nen osvden podpisem tto osoby, ale
vlastnorunm podpisem nebo obdobnm autentizanm prvkem jin osoby, poppad
zvltnm autentizanm prostedkem,
inicianm dokumentem dokument, kterm se vytv spis pomoc sbrnho archu jako
prvnm dokumentem v dan vci,
metadaty data popisujc souvislosti, obsah a strukturu dokument a jejich sprvu
v prbhu asu,
nhradn evidenc zvltn evidenn pomcka v listinn podob, ve kter se eviduj
dokumenty ve spisov slub veden nhradnm zpsobem (v mimodnch situacch),
ovovanm pevodem zpsob peveden dokumentu podle 69a archivnho zkona,
podacm raztkem raztko, kterm se oznauj doruen dokumenty v analogov podob
za elem oznaen a nsledn evidence,
podatelnou msto uren k pijmn doruench dokument,
prioranm lstkem formul vkldan do spisu, fasciklu, poadae, balku apod. na msto
vyatho dokumentu nebo spisu, kter obsahuje zejmna slo jednac, evidenn slo ze
samostatn evidence dokument nebo spisovou znaku, spisov znak dokumentu nebo
spisu, oznaen ochrann obalu, z nho byl dokument nebo spis vyat, jmno adatele,
jmno osoby, kter dokument nebo spis pedloila k nahlen, a jeho podpis,
prvopisem originln dokument zaznamenvajc projev vle osoby, kter je osvden
jejm vlastnorunm podpisem nebo obdobnm autentizanm prvkem,
pvodcem kad, z jeho innosti dokument vznikl; za dokument vznikl z innosti
pvodce se povauje rovn dokument, kter byl pvodci doruen nebo jinak pedn,
refertnkem formul pikldan k dokumentu nebo spisu v analogov podob, na kter
se zaznamenvaj daje o pjmu nebo vytvoen, identifikaci, zpracovn, obhu,

35
 vyzen a uloen dokumentu nebo spisu; v ppad spisu se rovn uv pojmu spisov
oblka,
sbrnm archem evidenn pomcka, kter je soust spisu a kter eviduje dokumenty ve
spisu,
skartan lhtou doba, bhem n mus bt dokument uloen u pvodce,
skartanm nvrhem nvrh, na jeho zklad se provd skartan zen,
skartanm reimem skartan znak ve spojen se skartan lhtou, poppad spoutc
udlost,
skartanm zenm postup, pi kterm se vyazuj dokumenty, jim uplynuly skartan
lhty a je jsou nadle nepotebn pro innost pvodce,
skartanm znakem oznaen dokumentu, podle nho se dokument posuzuje ve
skartanm zen [skartan znak A (archiv), skartan znak S (stoupa) a skartan
znak V (vbr)],
spisem soubor dokument vzniklch pi vyizovn jedn vci a oznaench jednou
spisovou znakou,
spisovnou msto uren k uloen, vyhledvn a pedkldn dokument pro potebu
pvodce a k provdn skartanho zen,
spisovm a skartanm plnem seznam typ dokument roztdnch do vcnch skupin
s vyznaenmi spisovmi znaky, skartanmi znaky a skartanmi lhtami; tvo nedlnou
soust spisovho du,
spisovm dem vnitn pedpis stanovc zkladn pravidla pro manipulaci s dokumenty
a skartan zen,
spisovm znakem oznaen, kter zaazuje dokumenty do vcnch skupin pro ely
jejich budoucho vyhledvn, ukldn a vyazovn,
spoutc udlost okamik rozhodn pro potek plynut skartan lhty,
sprvnm archivem soust pvodce uren k dohledu na spisovou slubu pvodce
a k uloen, vyhledvn a pedkldn dokument se skartan lhtou del ne 5 let,
stejnopisem je jedno ze shodnch nsobnch vyhotoven dokumentu nesouc s tmto
dokumentem shodn autentizan prvky; za shodn nsobn vyhotoven dokumentu v
analogov podob se povauje rovn doslovn shodn vyhotoven dokumentu v digitln
podob a naopak, pokud autentizan prostedky k nim pipojila tat osoba,
kodlivm kdem chybn datov formt nebo potaov program, kter je zpsobil
pivodit kodu na informanm systmu nebo na informacch zpracovvanch pvodcem,
transaknm protokolem soubor informac o operacch provedench v ERMS nebo
v samostatn evidenci dokument veden v elektronick podob, kter ovlivnily nebo
zmnily dokumenty, spisy, typov spisy (a jejich sousti a dly) a vcn skupiny podle
nrodnho standardu pro elektronick systmy spisov sluby (dle jen nrodn
standard); transakn protokol umouje kontrolu provedench operac,
tdnm systematick klasifikace dokument v souladu se spisovm dem a spisovm
a skartanm plnem,

36
 typovm spisem soubor dokument s pedem stanovenou strukturou, lenn na vcn,
podle obsahu stanoven sti (sousti), kter jsou dle lenny na dly, do kterch se
zatiuj dokumenty nebo vkldaj kov odkazy na spisy,
tvarem organizan jednotka M stanoven organizanm dem,
vbrem archivli posouzen hodnoty dokument a rozhodnut o jejich vybrn za
archivlie a zaazen do evidence archivli,
vkonem spisov sluby zajitn odborn sprvy dokument vzniklch z innosti
pvodce, poppad z innosti jeho prvnch pedchdc, zahrnujc jejich dn pjem,
evidenci, rozdlovn, obh, vyizovn, vyhotovovn, podepisovn, odesln, ukldn
a vyazovn ve skartanm zen, a to vetn kontroly tchto innost,
vpravnou msto uren k odesln dokument, zpravidla jde o soust,
zamstnancem osoba ve sluebnm pomru, pracovnprvnm nebo jinm obdobnm
vztahu,
zpracovatelem fyzick osoba uren k vyzen dokumentu nebo spisu.

37
Ploha . 2

Spisov a skartan pln

Stanovit pln podle Vzorovho spisovho plnu pro obce s rozenou psobnost
viz http://www.mvcr.cz/soubor/spisovy-a-skartacni-plan-orp-zip.aspx.

38
Ploha . 3

Dokumenty nepodlhajcch evidenci

Doplnit podle vlastnho uven dokumenty, kter nemaj edn charakter.

Broury
Cestovn pkazy
asopisy
Dovolenky
Hlen zamstnavateli o vzniku doasn pracovn neschopnosti (tzv. neschopenky)
Knihy
Kulturn programy
Nevydan obchodn sdlen
Noviny
Obecn prvn pedpisy (nap. Sbrka zkon, Sbrka mezinrodnch smluv atd.)
Obnky a vstnky
Pozvnky (pokud se nevztahuj ke sprvnmu, soudnmu nebo jinmu ednmu jednn)
Propagan a reklamn psemnosti (doruen)
Vstupenky
danky

39
Ploha . 4

Otisk podacho raztka

Upravit podle vlastnch monost a poteb.

Mstsk st Praha (doplnit slo sti)

Datum doruen:

slo jednac / evidenn slo:

Poet list:

Poet listinnch ploh: Poet list ploh:

Poet a druh
nelistinnch ploh:

40
Ploha . 5

Seznam samostatnch evidennch pomcek

Doplnit samostatn evidence dokument v lenn podle formy na evidenn pomcky veden
v listinn podob a evidenn pomcky veden v elektronick podob. U kad evidenn
pomcky uvst seznam typ dokument urench pro evidovn v dan evidenn pomcce
a souasn stanovit strukturu evidennho sla. Poppad uvst u kad evidenn pomcky
rozsah evidennch daj.

41
Ploha . 6

Uspodn dokument ve spisech a typovch spisech

V ppad jinho ne chronologickho uspodn dokument ve spisu nebo v dlu typovho

spisu stanovit jin zpsob uspodn dokument.

42
Ploha . 7

Podpisov d

Stanovit podmnky podepisovn M vyhotovovanch dokument a podmnky uvn

ednch raztek podle vlastnch monost a poteb.

43
Ploha . 8

Skartan nvrh

upravit podle hlavikovho papru M

Archiv hl. m. Prahy

Archivn 6
149 01 Praha 4

. j.: V dne

Vc: dost o proveden vbru archivli ve skartanm zen.

Na zklad zkona . 499/2004 Sb., o archivnictv a spisov slub a o zmn nkterch

zkon, ve znn pozdjch pedpis, vyhlky . 259/2012 Sb., o podrobnostech vkonu
spisov sluby, ve znn vyhlky . 283/2014 Sb., a spisovho du Mstsk sti Praha
(doplnit slo sti) innho ode dne (doplnit datum innosti spisovho du), .j. (doplnit
evidenn slo spisovho du), navrhujeme k vbru archivli ve skartanm zen
dokumenty vznikl z innosti adu z let (doplnit asov rozsah), v rozsahu (doplnit mnostv
v bnch metrech nebo bytech) ve skupin A a S. Vechny navren dokumenty maj
uplynulou skartan lhtu a nejsou nadle potebn k innosti adu.

Jedn se dokumenty (uvst bli specifikaci navrhovanch dokument, jejich pvodce, asov
rozsah, mnostv a poet ukldacch jednotek).

Podrobnosti je mon dohodnout s nam zamstnancem (doplnit jmno poven osoby),

tel.: (doplnit kontakt), e-mail: (doplnit kontakt).

Pehled dokument navrench ke skartanmu zen je pipojen v ploze (doplnit poet).

S pozdravem

(doplnit jmno, funkci a podpis oprvnn osoby)

44
Plohy:
Seznam dokument navrench ke skartanmu zen dokumenty se skartanm
znakem A
Seznam dokument navrench ke skartanmu zen dokumenty se skartanm
znakem S
Seznam dokument navrench ke skartanmu zen dokumenty se skartanm
znakem V rozdlench do skupin znak A a S.

45
 Seznam dokument navrench ke skartanmu zen
dokumenty se skartanm znakem A

. Skart. Poznmka
Spisov asov
balku/ Nzev podle spisovho plnu znak (rozhodnut
znak rozsah
kartonu. /lhta archive)

Seznam dokument navrench ke skartanmu zen

dokumenty se skartanm znakem S

. Skart. Poznmka
Spisov asov
balku/ Nzev podle spisovho plnu znak (rozhodnut
znak rozsah
kartonu. /lhta archive)

Seznam dokument navrench ke skartanmu zen

dokumenty se skartanm znakem V rozdlench do skupin znak A a S

Nvrh
. Skart. Poznmka
Spisov asov skart.
balku/ Nzev podle spisovho plnu znak (rozhodnut
znak rozsah znaku
kartonu. /lhta archive)
A/S

46