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GRUPO DE TRABAJO:
MYRIAM MEJA
JEANNETTE CAN
AMANDA BARRERA
ALEXANDER MELO C.
HERNN O. PARADA A.
JORGE W. TRIANA T.
GRUPO DE TRABAJO:
0
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN.......................................................................................................................... 4
ANEXOS.................................................................................................................................... 58
BIBLIOGRAFA......................................................................................................................... 59
1
LISTA DE ANEXOS
ANEXO 4. FOLIACIN
2
5.3 SISTEMAS DE ORDENACIN MIXTOS
ANEXO 6. INVENTARIO
3
INTRODUCCIN
La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, regul en su Ttulo V: Gestin de documentos,
la obligacin que tienen las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, en
elaborar programas de gestin de documentos, independientemente del soporte en que
produzcan la informacin para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para
el que fueron creadas.
En su regulacin la Ley 594 previ que el desarrollo tecnolgico en las entidades es desigual y
por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivsticos deben aplicarse cualquiera sea
la tecnologa y el soporte en que se produce la informacin. Con este instrumento el Archivo
General de la Nacin pretende entonces orientar a las entidades pblicas y privadas que
cumplen funciones pblicas, para facilitarles la adopcin y adaptacin del programa.
En dicha norma, la gestin de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total,
comprendiendo procesos tales como la produccin, recepcin, distribucin, consulta,
organizacin, recuperacin y disposicin final de los documentos y de forma expresa, refiere
entre otros aspectos, a la obligacin de la elaboracin y adopcin de las Tablas de Retencin
Documental, instrumento archivstico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus
funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con
sujecin al principio de eficiencia que rige la funcin administrativa, y al de racionalidad, que
rige para los archivos como elementos fundamentales de la administracin pblica, agentes
dinamizadores de la accin estatal y sustento natural de sus procesos informativos.
Es de advertir, que la carencia de una poltica archivstica en las entidades durante mucho
tiempo, incidi en que los documentos producidos por las instituciones no tuvieran tratamiento
archivstico alguno y por lo tanto, hoy se encuentran en la mayora de las entidades, fondos
acumulados, que no se pueden desconocer por ser una realidad que se afronta en los
archivos de las entidades del pas. Por lo anterior, el Archivo General de la Nacin contempla en
4
este modelo de Programa de Gestin Documental, esta situacin de los fondos acumulados,
para que sea corregida y superada por las entidades, como un captulo aparte para su atencin
y desarrollo.
La conceptualizacin del programa de gestin documental que aqu se ofrece, parte de unas
consideraciones generales sobre los antecedentes, justificacin e importancia, para luego
definir a partir de una breve resea, los objetivos, consideraciones, requisitos y marco
normativo, como los procesos, actividades y flujos de informacin que se implementan durante
el ciclo vital de los documentos
Este trabajo adems de atender lo expuesto en la Ley, es una orientacin para la aplicacin en
las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, y adems, se recomienda
su implementacin, en cualquier organizacin, sin importar su naturaleza orgnica-funcional.
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1. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIN
DOCUMENTAL
1.1 ANTECEDENTES
La gestin de documentos fue concebida en los Estados Unidos alrededor de los aos 50 2 y
de acuerdo con Llanso3 fue reconocida de forma oficial en ese pas, mediante legislacin, a
mediados del Siglo XX. Su adopcin supuso una autntica revolucin en la teora y en la
prctica archivstica, especialmente a partir de la formulacin del concepto de ciclo de vida de
los documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el trnsito de los
documentos desde que estos se creaban hasta que deban ser destruidos o conservados
permanentemente atendiendo a su valor histrico.
A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de un modo particular
se empiezan a plantear problemas relacionados con la inflacin de papel en el seno de las
administraciones y la bsqueda de la eficacia y la economa en la gestin de los asuntos
pblicos y en relacin con el ciudadano; ante esta situacin comienzan a adaptar a su
idiosincrasia administrativa particular las soluciones formuladas y experimentadas en los
Estados Unidos.
Con la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, el tema de la gestin documental queda
consignado en el Ttulo V, Artculos 21 al 26, en los que se establece que las entidades pblicas
debern elaborar programas de gestin documental, se sealan los procesos archivsticos, la
formacin de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de las tablas de
retencin, la reglamentacin de los documentos contables, notariales y otros y la obligacin de
los inventarios documentales.
En las normas complementarias a la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, se continua
con la formulacin de la poltica archivstica nacional, la reglamentacin de metodologas para la
1
LLANS SANJUAN, Joaquim. Sistemas archivsticos y gestin de documentos : ponencia. 14
Congreso Internacional de Archivos (Sevilla : Consejo Internacional de Archivos, 2000); p. 32.
2
DOYLE. Murielle y FRENIERE, Andr. La preparacin de manuales de gestin de documentos para las
administraciones pblicas. Pars : UNESCO, 1991. p. 54
3
LLANSO SANJUN, Joaquim. Gestin de documentos : definicin y anlisis de modelos. Bergara :
Irargi, 1991. p. 234
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organizacin, conservacin y difusin de los documentos, el desarrollo de elementos tcnicos y
normativos del Sistema Nacional de Archivos, la sensibilizacin y regulacin sobre la
importancia de los archivos para la administracin y la cultura, as como, la conservacin y
preservacin del patrimonio documental.
1.2 JUSTIFICACIN
Teniendo en cuenta que: el artculo 2 de la Ley 80 de 1989 seala las funciones del Archivo
General de la Nacin y en su literal b) estipula fijar polticas y establecer los reglamentos
necesarios para garantizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la
Nacin de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta
Directiva ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999; que el artculo 4 de Ley
594 de 2000, sobre los principios generales que rigen la funcin archivstica, seala en el literal
h) Modernizacin, el Estado propugnar por el fortalecimiento de la infraestructura y la
organizacin de sus sistemas de informacin, estableciendo programas eficientes y
actualizados de administracin de documentos y archivos; as mismo el artculo 21 de la Ley
594 de 2000 que establece que las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin
de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya
aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos.
Adicionalmente y con el propsito de definir las estrategias y las polticas para la produccin de
la informacin necesaria y para lograr una ptima generacin de bienes y servicios pblicos por
parte del Estado, el Gobierno Nacional mediante el Decreto nmero 3816 de 31 de diciembre
de 2003, cre la Comisin Intersectorial de Polticas y de Gestin de la Informacin para la
Administracin Pblica. Entre otros objetivos la Comisin pretende: Optimizar mediante el uso
de medios tecnolgicos, la calidad, la eficiencia y la agilidad en las relaciones de la
administracin pblica con el ciudadano, con sus proveedores, y de las entidades de la
administracin pblica entre s. Establecer mecanismos tendientes a eliminar la duplicidad de
solicitud de informacin o la solicitud de informacin innecesaria a los ciudadanos. Optimizar la
inversin en tecnologas de informacin y de comunicaciones de la administracin pblica.
Facilitar el seguimiento y evaluacin de la gestin pblica, mediante la produccin, el manejo y
el intercambio de informacin y uso de tecnologas de informacin y comunicaciones de la
administracin pblica. Asegurar la coherencia, la coordinacin y la ejecucin de las polticas
definidas para la estrategia Gobierno en Lnea a travs del Programa Agenda de Conectividad.
De acuerdo con lo anterior, el Archivo General de la Nacin como ente rector de la poltica
archivstica, ha sido convocado para liderar el proceso en lo relacionado con el establecimiento
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del marco normativo, legal, conceptual y tcnico de un programa de gestin documental que
permita asegurar el xito de la propuesta estatal.
1.3 OBJETIVOS
8
2. CONCEPTUALIZACIN DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL
2.1 MARCO LEGAL
Para que el Programa de Gestin Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es
necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad,
por el Archivo General de la Nacin as como las dems normas aplicables a la entidad. A
continuacin se sealan las normas de carcter general relacionadas con la gestin
documental:
La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son inviolables. Slo pueden ser
interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que
establezca la ley.
Con el fin de prevenir la comisin de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentar la forma
y condiciones en que las autoridades que ella seale, con fundamento en serios motivos,
puedan interceptar o registrar la correspondencia y dems formas de comunicacin privada, sin
previa orden judicial, con aviso inmediato a la Procuradura General de la Nacin y control
judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo de
sesiones el gobierno rendir informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad.
Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artculo incurrirn en falta
gravsima, sin perjuicio de las dems responsabilidades a que hubiere lugar. (Reforma Acto
Legislativo 02 de 2003).
Artculo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y
opiniones, la de informar y recibir informacin veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos
de comunicacin.
Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificacin en
condiciones de equidad. No habr censura.
Artculo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades
por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. El legislador podr
reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos
fundamentales.
Artculo 27. El Estado garantiza las libertades de enseanza, aprendizaje, investigacin y
ctedra.
Artculo 63. Los bienes de uso pblico, los parques naturales, las tierras comunales de grupos
tnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueolgico de la Nacin y los dems bienes
que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.
Artculo 70. El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos
los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educacin permanente y la
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enseanza cientfica, tcnica, artstica y profesional en todas las etapas del proceso de creacin
de la identidad nacional.
Artculo 71. La bsqueda del conocimiento y la expresin artstica son libres. Los planes de
desarrollo econmico y social incluirn el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura....
Artculo 72. El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado. El
patrimonio arqueolgico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional,
pertenecen a la Nacin y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecer
los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y
reglamentar los derechos especiales que pudieran tener los grupos tnicos asentados en
territorios de riqueza arqueolgica.
Artculo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo los
casos que establezca la ley.
Artculo 94. La enunciacin de los derechos y garantas contenidos en la Constitucin y en los
convenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negacin de otros que, siendo
inherentes a la persona humana, no figuren expresamente en ellos.
Artculo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad
nacional. Todos estn en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y
libertades reconocidos en esta Constitucin implica responsabilidades. Toda persona esta
obligada a cumplir la Constitucin y las leyes.
Son deberes de la persona y del ciudadano:
1. Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios;
2. Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones
humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas;
3. Respetar y apoyar a las autoridades democrticas legtimamente constituidas para
mantener la independencia y la integridad nacionales;
4. Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacfica;
5. Participar en la vida poltica, cvica y comunitaria del pas;
6. Propender al logro y mantenimiento de la paz;
7. Colaborar para el buen funcionamiento de la administracin de la justicia;
8. Proteger los recursos culturales y naturales del pas y velar por la conservacin de un
ambiente sano;
9. Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos
de justicia y equidad.
Artculo 112. Los partidos y movimientos polticos que no participen en el Gobierno podrn
ejercer libremente la funcin crtica frente a ste y plantear y desarrollar alternativas polticas.
Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de
acceso a la informacin y a la documentacin oficiales; de uso de los medios de comunicacin
social del Estado de acuerdo con la representacin obtenida en las elecciones para Congreso
inmediatamente anteriores; de rplica en los medios de comunicacin del Estado frente a
tergiversaciones graves y evidentes o ataques pblicos proferidos por altos funcionarios
oficiales, y de participacin en los organismos electorales...
Artculo 113. Son Ramas del Poder Pblico, la legislativa, la ejecutiva y la judicial. Adems de
los rganos que las integran existen otros, autnomos e independientes, para el cumplimiento
de las dems funciones del Estado. Los diferentes rganos del Estado tienen funciones
separadas pero colaboran armnicamente para la realizacin de sus fines.
Ley 23 de 1981. Por la cual se dictan normas en materia de tica mdica. Artculos Nos. 33, 34,
35. Regula archivos de las historias clnicas.
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Ley 23 de 1982.
Artculo 2. Sobre derechos de autor (Reglamentada Dec. 1369/89 y Dec. 2145/85)
Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nacin, se establece el Sistema
Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Ley 23 de 1995.
Artculo 37. Factura electrnica.
Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la
administracin pblica y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcin
administrativa.
Artculos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.
Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
11
funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas
no autorizadas.
Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgnico del Sistema Financiera.
Artculo 22. Sobre administracin y conservacin de los archivos de las entidades financieras
pblicas en liquidacin.
Decreto 624 de 1989. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos
administrados por la Direccin General de Impuesto Nacionales.
Artculo 633. Informacin en medios magnticos. Para efectos del envo de la informacin que
deba suministrarse en medios magnticos, la Direccin General de Impuestos Nacionales
prescribir las especificaciones tcnicas que deban cumplirse.
Decreto 663 de 1993. Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgnico del Sistema
Financiero y se modifica su titulacin y numeracin.
Artculo 93. Red de oficinas.
Decreto 1748 de 1995. Por el cual se dictan normas para la emisin, clculo, redencin y
dems condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los Decretos Leyes 656, 1299 y
1314 de 1994, y los artculos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993.
Artculo 47. Archivos laborales informticos.
Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de 1997. Sobre uso de la factura electrnica.
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan
otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.
Circular AGN No. 2 de 1997. Parmetros a tener en cuenta para implementacin de nuevas
tecnologas en los archivos pblicos.
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Un programa de gestin documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las
que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestin documental al
interior de cada entidad, tales como produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin,
consulta, conservacin y disposicin final de los documentos. Con la implantacin de un
programa de gestin documental se pretende alcanzar los siguientes objetivos:
Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural
de la administracin pblica, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios
para la participacin ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la
gestin pblica y garanta de los derechos individuales y colectivos.
Procurar la racionalizacin y control en la produccin documental, en atencin a los
procedimientos, trmites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la
normalizacin de modelos y formatos para la produccin documental.
Normalizar la utilizacin de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez
preserven el cuidado del medio ambiente.
Lograr una acertada normalizacin en los procedimientos para el recibo, radicacin y
distribucin de la correspondencia mediante la utilizacin de sistemas eficientes de
correo y mensajera.
Regular el manejo y organizacin del sistema de administracin de documentos y
archivos a partir de la nocin de Archivo Total y los enunciados de finalidad,
responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.
Implementar el desarrollo de procesos bsicos de aplicacin de la tabla de Retencin
Documental, organizacin, transferencias primarias, recuperacin, preservacin,
conservacin de la informacin y disposicin final de los documentos.
Facilitar la recuperacin de la informacin en forma rpida y oportuna.
Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de informacin, tiles para la
administracin e importantes para la cultura.
Archivsticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594
de 2000 y en la teora sobre la gestin de documentos. stos son: El concepto de archivo total,
el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.
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Diagnstico: El diseo y desarrollo de un programa de gestin documental, obedece a un plan
de accin con lneas concretas que facilite su implementacin de manera efectiva, contempla la
identificacin de problemas, oportunidades y objetivos, anlisis y determinacin de los
requerimientos de informacin, mantenimiento, evaluacin y documentacin del programa,
planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado a
corto, mediano y largo plazo y contar con un rgano coordinador de la gestin de documentos
que garantice su adecuado desarrollo y a travs del cual se definan las polticas generales de la
gestin documental en cada organizacin (Comit de Archivo, Acuerdo AGN 012 de 1995) y un
conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentacin.
Para realizar este diagnstico las entidades podrn retomar o actualizar los aspectos
metodolgicos relacionados con las etapas de investigacin preliminar sobre la
institucin y anlisis e interpretacin de la informacin recolectada, las cuales fueron
desarrolladas en el proceso de elaboracin de las tablas de retencin documental y de
las tablas de valoracin documental en los casos en que haya sido abordado dicho
proceso.
Requisitos tcnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos tcnicos previos como: contar
con manuales de procesos y procedimientos, con compilacin de formas o formatos regulados,
manual de funciones y tablas de retencin documental, tablas de valoracin documental,
adopcin de normas tcnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las
diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. Para ello, se debern verificar
el cumplimiento de las siguientes condiciones:
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Tener definido el sistema de administracin de archivos de la entidad
(centralizado, o descentralizado).
Contar con la participacin de las diferentes reas de la entidad, en especial con la
estructura directiva y aquellas reas relacionadas con las compras y suministros, la
tecnologa, el desarrollo organizacional y el presupuesto.
El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de
archivo y con dedicacin exclusiva para realizar dicha labor.
En entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o municipal, se debe
designar un grupo especial que responda por el Programa de Gestin Documental.
La entidad deber contar con un programa de capacitacin que permita a los
funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestin
documental y la organizacin de los archivos, adems formacin en el rea de la
auditoria de informacin y manejo de procesos.
Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mnimas para el
adecuado desarrollo de su funcin, siguiendo las recomendaciones del Archivo General
de la Nacin, en relacin con las caractersticas arquitectnicas y medioambientales,
espacio, distribucin de reas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo,
ubicacin con relacin a las dependencias, mobiliario y equipo.
Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades
documentales que producen y/o tramitan.
Analizar la produccin y trmite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las
dependencias y los manuales de procedimientos.
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garantizar la proteccin del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se
produce el documento hasta su disposicin final.
En todos los casos, la seleccin se aplicar bajo la modalidad de muestreo y ser el Comit de
Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo y los criterios a aplicar, as como el
porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.
Las Secretaras Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los
funcionarios de la ms alta jerarqua de quienes dependan los archivos, remitirn a la instancia
correspondiente el proyecto de Tabla de Retencin Documental para su evaluacin y
aprobacin.
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Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retencin Documental se destruirn y
se dejar constancia en Acta que ser suscrita por el Presidente del Comit de Archivo, el Jefe
de Archivo y el de la dependencia respectiva.
La Ley 594 de 2000 en su Artculo 22. Procesos Archivsticos. Establece que la gestin de
documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la
produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la
disposicin final de los documentos.
1. Produccin de documentos
2. Recepcin de documentos,
3. Distribucin de documentos,
4. Trmite de documentos,
5. Organizacin de documentos,
6. Consulta de documentos,
7. Conservacin de documentos
8. Disposicin final de documentos.
Cdigo Penal
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Artculos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificacin de los documentos
pblicos.
Artculo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.
Cdigo de Comercio
Artculo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales -
medios para el asiento de operaciones
Artculo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.
Artculo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.
Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los
principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Artculo 123. Soportes contables
Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta
hmeda .
NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de disco flexible
de 90 mm. (3.5 pulgadas), caractersticas dimensionales, fsicas y magnticas.
NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad
ACTIVIDADES
En el Anexo 1, Produccin Documental, se orientan los formatos que son de uso comn a la
administracin, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de
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aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones
especficas.
Constitucin Poltica
Artculo 15. Prrafo 3: La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son
inviolables. Slo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y
con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.
ACTIVIDADES
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Recepcin de documentos: se debe verificar que estn completos, que correspondan a lo
anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registro con el
propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.
Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a travs de diferentes medios tales como:
mensajera, correo tradicional, fax, correo electrnico y cualquier otro medio que se desarrolle
para tal fin de acuerdo con los avances tecnolgicos en cada entidad y deben estar regulados
en los manuales de procedimientos.
1. Radicacin de documentos
2. Registro de documentos
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Acuerdo 060 de 2001.
Artculo 3. Centralizacin de los servicios de distribucin de las comunicaciones oficiales.
ACTIVIDADES
Identificacin de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos.
Constitucin Poltica.
21
Artculo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades
por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. El legislador podr
reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos
fundamentales.
ACTIVIDADES
De acuerdo con la normatividad existente en el pas, se deben tener en cuenta los tiempos
mximos establecidos para el trmite oportuno de las comunicaciones.
2. Respuesta
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MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Ley 80 de 1993.
Artculo 55. De la prescripcin de las acciones de responsabilidad contractual. La accin civil
derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artculos 50,51,52 y 53 de esta Ley
prescribir en el trmino de veinte (20) aos, contados a partir de la ocurrencia de los mismos.
La accin disciplinaria prescribir en diez (10) aos. La accin penal prescribir en veinte (20)
aos.
Cdigo de Comercio.
Artculo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Captulo debern ser conservados
cuando menos por diez aos, contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo asiento,
documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrn ser destruidos por el comerciante,
siempre que por cualquier medio tcnico adecuado garantice su reproduccin exacta. Adems,
ante la cmara de comercio donde fueron registrados los libros se verificar la exactitud de la
reproduccin de la copia, y el secretario de la misma firmar acta en la que anotar los libros y
papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproduccin.
Cuando se expida copia de un documento conservado como se prev en este artculo, se har
constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.
Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el rgimen para la liquidacin de las entidades
pblicas del orden nacional.
Artculo 36.
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan
otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.
Acuerdo AGN 12 de 1995. Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio
de 1994, Reglamento General de Archivos", "rganos de Direccin, Coordinacin y Asesora
Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de archivos pblicos de las Cmaras de Comercio.
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Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones tcnicas y requisitos para la
contratacin de servicios de archivo.
Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y
aplicacin de las tablas de retencin documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley General
de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se
liquiden, fusionen, supriman o privaticen.
Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los
archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se
regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley
General de Archivos, Ley 594 de 2000.
Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona pargrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relacin con la
integracin del Comit de Archivo de las entidades pblicas en proceso de liquidacin.
Resolucin MinSalud 1995 de 1999. Establece normas para el manejo de la Histrica Clnica.
(Expedida por el Ministerio de Salud)
Resolucin AGN 183 de 2004. Por la cual se crea el Grupo Tcnico de apoyo del Comit de
Archivo del Archivo General de la Nacin.
Resolucin MinProteccin Social 001715 de 2005. Por la cual se modifica la Resolucin 1995
de 1999.
24
ACTIVIDADES
Actividades:
2. Ordenacin documental: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series
en el orden previamente acordado.
Actividades:
Actividades:
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condiciones de acceso y uso. 5. rea de documentacin asociada. 6. rea de notas. 7. rea de
control de la descripcin.
Para estos efectos, la retencin de documentos: Es el plazo en trminos de tiempo en que los
documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se
consigna en la tabla de retencin y de valoracin documental (GRGA).
La organizacin de los documentos permite una rpida identificacin de los expedientes, valorar
las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenacin
fciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o
disposicin final.
Actividades:
Ley 4 de 1913. Sobre rgimen poltico y municipal. ART. 315. Los Secretarios de las
corporaciones y autoridades pblicas dan fe en los certificados que expidan relativamente a los
negocios que les estn confiados por razn de su empleo. ART. 316. Todo individuo puede pedir
certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas, y los primeros los mandarn dar si el
asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo fuere, el certificado se extender, pero se
reservar en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregrsele al interesado. De los
certificados se dejar copia en un libro de papel comn. ART. 320. Todo individuo tiene derecho
a que se le den copias de los documentos que existan en las Secretaras y en los archivos de
las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carcter de reserva; que el que
26
solicite la copia suministre el papel que debe emplearse, pague el amanuense, y que las copias
puedan sacarse bajo la inspeccin de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos
de sta. Ningn empleado podr dar copia de documentos que segn la Constitucin o la ley
tengan carcter de reservados, ni copia de cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de
la Oficina de quien dependa.
Ley 57 de 1985.
Artculos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos.
ACTIVIDADES:
La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural,
Estado Colombiano, etc.) de acceder a la informacin contenida en los documentos de archivo
y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propsito, los
archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefnica, correo
electrnico o remitiendo al usuario al funcionario competente.
Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, stas debern ser autorizadas por
el jefe de la respectiva oficina y slo se permitir cuando la informacin no tenga carcter de
reservado conforme a la Constitucin y a las leyes.
La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del rea, o al
funcionario responsable del Archivo de Gestin, Archivo Central o Histrico.
La recuperacin de los documentos entendida como la accin y efecto de obtener por medio de
los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y
actualizacin de stos, ya sean inventarios, guas, catlogos e ndices.
1. Formulacin de la consulta
27
Disponibilidad de informacin en trminos de restricciones por reserva o por
conservacin.
Reglamento de consulta.
2. Estrategia de bsqueda
Disponibilidad de expedientes.
Disponibilidad de fuentes de informacin.
Establecimiento de herramientas de consulta.
Ubicacin de los documentos.
3. Respuesta a consulta
Constitucin Poltica.
Artculo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del pas y velar por la conservacin de
un ambiente sano.
Artculo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad
nacional. Todos estn en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y
libertades reconocidos en esta Constitucin implica responsabilidades.
Ley 47 de 1920.
Artculo 22. Defensa y conservacin de los bienes muebles e inmuebles.
Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural.
Ley 39 de 1981.
Artculos 1,2,3 y 4. Sobre conservacin copias mediante microfilmacin.
28
LEY 6 DE 1992. Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para
emitir ttulos de deuda pblica interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector pblico
nacional y se dictan otras disposiciones.
Artculo 74. Valor probatorio de la impresin de imgenes pticas no modificables. La
reproduccin impresa de imgenes pticas no modificables, efectuadas por la Unidad
Administrativa Especial Direccin de Impuestos Nacionales sobre documentos originales
relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de
documentos sealados en el Artculo 251 del Cdigo de Procedimiento Civil, con su
correspondiente valor probatorio".
Ley 80 de 1993.
Artculo 39. Segundo Prrafo: Las entidades estatales establecern medidas para preservar
contratos.
Cdigo de Comercio.
Artculos 48 y 60. Autoriza la utilizacin del microfilm para conservar y almacenar libros y
papeles del comercio.
Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco ptico a los comerciantes en sus archivos.
Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de
conservacin.
29
Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.
Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.
ACTIVIDADES:
Diagnstico integral.
Sensibilizacin y toma de conciencia.
Prevencin y atencin de desastres.
Inspeccin y mantenimiento de instalaciones.
Monitoreo y control de condiciones ambientales.
Limpieza de reas y documentos.
Control de plagas.
Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia.
Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernacin (Determinacin de
espacios y reas locativas, determinacin de mobiliario y equipo, determinacin de
Unidades de conservacin y almacenamiento).
Apoyo a la reproduccin.
Intervenciones de primeros auxilios para documentos.
Establecimiento de medidas preventivas.
Implantacin de Planes de contingencia.
Aseguramiento de la informacin en diferentes medios y soportes.
DEFINICIN: Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas
de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental. (GRGA)
30
Constitucin Poltica de 1991
Artculo 63. Los bienes de uso pblico, los parques naturales, las tierras comunales de grupos
tnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueolgico de la Nacin y los dems bienes
que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.
Artculo 70. CN Prrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la
nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el pas. El
Estado promover la investigacin, la ciencia, el desarrollo y la difusin de los valores culturales
de la Nacin.
Artculo 71. La bsqueda del conocimiento y la expresin artstica son libres. Los planes de
desarrollo econmico y social incluirn el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura.
Artculo 72. El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado.
Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural.
Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservacin del patrimonio
histrico, artstico y monumentos pblicos de la Nacin.
Ley 39 de 1981.
Artculos 1,2,3 y 4. Sobre la microfilmacin y certificacin de archivos, las entidades bajo cuya
custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, estn obligadas a conservar por su
cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmacin o de cualquiera
otro tcnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.
Ley 80 de 1993.
Artculo 39. Segundo Prrafo. Las entidades estatales establecern las medidas que demande
la preservacin, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales.
Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y
se concede valor probatorio a las copias fotostticas de los documentos microfilmados.
Decreto 3354 de 1954. Podrn microfilmarse los documentos y expedientes que han sido
sometidos al trmite normal y los que encontrndose en trmite, por su importancia merezcan
un especial cuidado en la conservacin y autenticidad; pero no podrn ser destruidos sus
originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen
en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmacin cualquier
documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta ntegramente y con
absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras
o cualquier adulteracin, con pena de perder su valor probatorio.
Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los
principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Artculo 134. Conservacin y destruccin de libros.
31
Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias.
NTC 3723. Micrografa. Microfilmacin de documentos sobre pelculas de tipo gelatina y sales
de plata de 16 mm y 35 mm. Tcnica de operacin.
NTC 4080. Micrografa. Smbolos grficos para su uso en microfilme con su significado,
aplicacin y localizacin. Clasificacin de Microfilmes.
NTC 5174. Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.
ACTIVIDADES
Dentro del formato utilizado para la presentacin de las TRD para la Administracin Pblica
Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposicin Final, implica que a cada serie o
subserie se le aplic previamente el proceso de valoracin para definir su conservacin
permanente, reproduccin a travs de tecnologas y soportes, en cuya aplicacin se observen
principios y procesos archivsticos, la eliminacin cuando agotados sus valores administrativos
no tengan o representen valor para la investigacin o la seleccin de algunas muestras
representativas.
La decisin de eliminar expedientes en los archivos de gestin, es una opcin vlida en casos
tales como el de los informes de gestin en los que se conserva una copia en las unidades
administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de planeacin quienes
conservarn el total de la serie y la transferirn al archivo central correspondiente.
32
Microfilmar o digitalizar algunas series con el propsito de destruir los documentos originales
debe ser una decisin que en la prctica garantice que la informacin reproducida y guardada
por dichos medios ser perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no
se eliminarn hasta tanto no se venzan los periodos de prescripcin aplicables en cada caso.
Aun cuando se apliquen tcnicas de reprografa vlidas sera conveniente conservar algunos
expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar
caracteres diplomticos.
ACTIVIDADES:
1. La conservacin total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir,
los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora, convirtindose en
testimonio de su actividad y trascendencia. As mismo, son patrimonio documental de la
sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigacin, la ciencia y la cultura. (Mini-
manual tabla de retencin y trasferencias documentales: versin actualizada, AGN, 2001. P.88.)
33
Definicin de calidad, segn la fase del ciclo vital en la cual se requiere.
Control de calidad durante todo el proceso.
En el Artculo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 se determina que las entidades debern
establecer conforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia.
Recepcin,
Distribucin,
Trmite,
Conservacin y
Consulta de documentos.
La Ley 594 de 2000, en su Art. 23. Formacin de archivos: establece que: Teniendo en cuenta
el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestin, Archivo
Central y Archivo Histrico.
Produccin,
Recepcin,
Distribucin,
Trmite,
34
Organizacin,
Consulta,
Conservacin, y
Disposicin final de documentos.
Organizacin,
Consulta,
Conservacin, y
Disposicin final de documentos.
Organizacin,
Consulta,
Conservacin, y
Disposicin final de documentos.
35
2.2.8 FLUJOS DE INFORMACIN DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIN
DOCUMENTAL
INICIO
Consultar:
- Manual de Procedimientos de la Entidad elaborado conforme a la NTC
3393 o la que la modifique o actualice y dems formatos especficos por
dependencias, segn la aplicacin de sus respectivos procedimientos
cuando se requiera utilizarlos. Ver Anexo 1.1 (Se aporta como ejemplo el
Manual de Procedimientos del Grupo de Correspondencia y Archivo del
Conoce las AGN que contiene los formatos: Nota interna, Memorando, Circular, Acta,
directrices Carta, comunes a toda entidad).
para su - Compilacin del Manual de formas de la entidad. Ver Anexo 1.2.
elaboracin N - Directrices sobre conservacin preventiva de los documentos.
? O Ver Anexo 1.3
- Tabla de retencin documental aprobada o vigente. Ver Anexo.
1.4 . En caso de no tener tabla de retencin deben proceder con la
S elaboracin. Ver anexo 1.4.1.
I
SI
FIN
36
2.2.8.2 RECEPCIN DE DOCUMENTOS
INICIO
SI
La Unidad de Correspondencia hace la revisin de los documentos que ingresan a la entidad para verificar
la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite,
direccin donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se
proceder a la radicacin del mismo. Cuando una comunicacin no est firmada ni presente el nombre del
responsable o responsables de su contenido, se considerar annima y deber ser remitida sin radicar, a
la oficina de su competencia, donde se determinarn las acciones a seguir.
La Unidad de Correspondencia analiza el documento con base en la Tabla de Retencin Documental para
determinar su direccionamiento e imprime el rtulo de radicacin y consigna en la planilla de registro y
radicacin los datos (Nombre de la persona y/o Entidad Remitente, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s)
competente(s), Nmero de radicacin, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del
trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita)) y adicionalmente aquella informacin que la entidad
haya regulado en procedimientos vigentes. (Anexo 2.2)
La Unidad de Correspondencia clasifica y organiza los documentos recibidos y los ubica en las unidades de
conservacin destinadas para cada dependencia. Ver 3.1 Distribucin de documentos recibidos
FIN
37
2.2.8.2.2 RECEPCIN DE DOCUMENTOS INTERNOS.
INICIO
S
I
La Dependencia receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos y todos aquellos datos
que la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, adems observa el
estado de conservacin documental. Si el documento est incompleto se determina si
se puede recibir y pedir lo faltante o devolver a la dependencia remitente el documento.
FIN
38
2.2.8.3 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS.
INICIO
S
I
La Unidad de Correspondencia aplica la directriz para la
entrega de los documentos a las dependencias.
SI
FIN
39
2.2.8.3.2 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS INTERNOS.
INICIO
Conoce el
procedimiento Consultar, manual de procedimientos de cada dependencia segn
NO
el caso.
para la
distribucin de
documentos
internos?
SI
FIN
40
2.2.8.3.3 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS ENVIADOS.
INICIO
El documento N
Devuelve a la dependencia para complementar
cumple o
requisitos
requisitos?
S
i
La Unidad de Correspondencia realiza la radicacin y el registro con los
siguientes datos bsicos: radicacin, fecha, hora, nombre de la persona o
entidad destinataria, nombre y cargo del funcionario remitente y anexos.
41
La Unidad de Correspondencia da por concluido el trmite de entrega.
Ver 5 Organizacin de documentos
FIN
42
2.2.8.4 TRMITE DE DOCUMENTOS
INICIO
Se ubica el documento en la
N carpeta de la serie documental
Amerita
o correspondiente (Ver 5.
trmite
Organizacin de documentos)
?
S
i
El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente
para que proceda con el trmite, las anotaciones de chequeo y control y se
entregue el documento a la dependencia respectiva para continuar con el
trmite. Ver 3.2 Distribucin de documentos internos
Se ubica el documento en la
carpeta de la serie documental
Amerita N correspondiente (Ver 5.
respuest o Organizacin de documentos)
a?
S
i
El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para
que proyecte respuesta
S
i
Archiva documento y proyecta
Aporta la N respuesta.(Ver 1.Produccin
informaci o Documental)
n
necesaria?
43
El Jefe de la Dependencia recibe, revisa y firma la respuesta
FIN
44
2.2.8.5 ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS:
INICIO
Cada dependencia de la Entidad hace apertura de carpetas con base en su tabla de retencin
documental y para ello utiliza las unidades de conservacin (cajas, carpetas). Ver Anexo 11.1
Cada dependencia de la Entidad en desarrollo de sus funciones recibe y enva documentos para
ser tramitados y archivados
S
i
Las dependencias identifican sus series y subseries con los documentos
sealados en las Tabla de Retencin Documental.
Sabe como
ordenar las N Consultar: Anexo 5 Sistemas de Ordenacin
carpetas en los o
archivadores?
S
i
La Dependencia ordena expedientes o carpetas que conforman la serie o
subserie, siguiendo el mtodo preestablecido.
S
i
S
i 45
La dependencia ubica los documentos en orden cronolgico dentro del expediente o carpeta
correspondiente, de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trmites
S
i
La Dependencia velar por el cumplimiento de su elaboracin y actualizacin,
en cada caso: Dependencia, funcionarlo, transferencia
Se aplica lo
establecido en la TRD N Se revisa la TRD y se da cumplimiento a lo
o sealado, adems se aplican directrices (Anexo
sobre retencin y
13)
disposicin final?
S
i
La dependencia aplica el procedimiento establecido en la TRD. En primera instancia conservar las series documentales hasta
que se cumpla la fecha establecida, en segundo lugar realizar la eliminacin de las series correspondientes (Ver Anexo 13.2) o
preparar la transferencia primaria, teniendo en cuenta los criterios para su elaboracin (Anexo 7.1)
La dependencia remite la transferencia Primaria al Archivo Central de acuerdo con el formato nico de inventario documental, en
la fecha establecida en el cronograma de transferencias. Ver 5.2 Organizacin de documentos : Archivo Central
FIN
46
2.2.8.5.3 ARCHIVO CENTRAL
INICIO
S
i
El Archivo Central ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgnica y conforme
a las TRD. Ver Anexo 3.5
S
i
El Archivo central adopta los sistemas de ordenacin que permiten ubicar secciones,
subsecciones series y subseries y velar por la correcta organizacin e instalacin de las
unidades de conservacin y almacenamiento.
Consultar Inventario
La recuperacin N General de Documentos
de los o (Ver Anexo 3.5)
documentos es
fcil?
S
i
47
En el Archivo Se revisa la TRD y se da cumplimiento
Central se aplica a lo sealado, adems se aplican
lo establecido en directrices (Anexo 13). Se
la TRD sobre N implementan mecanismos de alerta
retencin y o para la aplicacin de la retencin
disposicin final?
S
i
El Archivo Central aplica el procedimiento establecido en la TRD. En primera instancia conservar las series documentales hasta
que se cumpla la fecha establecida, en segundo lugar realizar la eliminacin, la seleccin, la microfilmacin de las series
correspondientes (Ver Anexo 13) o preparar la transferencia secundaria, teniendo en cuenta los criterios para su
elaboracin (Anexo 7.2)
El Archivo Central remite la transferencia secundaria al Archivo Histrico, verificando previamente los procesos tcnicos de
organizacin de los documento y de acuerdo con el cronograma y en el formato nico de inventario documental. Ver 5.4
Organizacin de documentos : Archivo Histrico
FIN
48
2.2.8.5.4 ARCHIVO HISTRICO
INICIO
Archivo Histrico recibe las transferencias secundarias del Archivo Central, previamente revisadas y cotejadas, con su
respetivo inventario (instrumento de consulta, procurando su homogeneizacin) en las unidades de conservacin
adoptadas por la Entidad y conforme con las directrices establecidas (Anexo 11.1)
El Archivo Histrico ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgnica de los fondos, teniendo como base los
criterios para su organizacin (Anexo 3.6)
S
i
El Archivo histrico adoptar los sistemas de ordenacin que permitan la ubicacin de fondos, secciones, subsecciones,
series, subseries y velara por correcta organizacin e instalacin de reas de depsito, unidades de conservacin y
almacenamiento.
S
i
El Archivo Histrico propender mantener disponibles los documentos mediante instrumentos de consulta actualizados e
implementacin de servicios de archivo (Anexo 10.2) . Ver 6 Consulta de documentos
FIN
49
2.2.8.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS
INICIO
S
Se orienta al iusuario sobre el procedimiento para acceder a los fondos documentales
y se le informa sobre el Reglamento de Consulta de la Entidad
Se informa al usuario acerca de los requisitos que debe cumplir para acceder a la
consulta de los documentos
S
i
FIN
50
2.2.8.7 CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
INICIO
La entidad hace un anlisis de sus necesidades a partir de un diagnostico en la unidad de Correspondencia, los
archivos de Gestin, el Archivo Central y el Archivo Histrico, sobre la conservacin de documentos en sus diferentes
soportes.
S
i
La Entidad a partir del diagnostico se disea el Sistema integrado de Conservacin, (Anexo 12)
Se cuenta con
espacios para el N La Entidad conforme con el Sistema
almacenamiento de o Integrado de Conservacin (Anexo 12)
documentos?
S
i
La Entidad hace la debida sealizacin y adecuacin de estas afeas, con el fin de habilitarlas para su utilizacin en la
Unidad De Correspondencia, los archivos de Gestin, Central e Histrico.
S
i
Cada dependencia organiza y distribuye el equipo y mobiliario en las respectivas reas administrativas destinadas al
Archivo de Gestin y las reas para procesos tcnicos y depsitos en el Archivo Central e Histrico, de acuerdo con los
lineamientos dados en el Anexo 11.1 y Anexo 12
51
La entidad suministra las unidades de
Se cuenta con conservacin en las condiciones establecidas
N
unidades de o en el Sistema Integrado de Conservacin
conservacin? (Anexo 12) y los lineamientos dados en el
Anexo 11.1
S
i
La dependencia respectiva ubica los documentos en las unidades de conservacin establecidos para cada fase de
archivo, de acuerdo con los tiempos de retencin, los formatos, los soportes y siguiendo lineamientos establecidos en los
Anexos 3.4, 3.5, 3.6 y 11.1
S
i
La entidad aplica el Sistema Integrado de Conservacin y los planes de contingencia y de seguridad de los documentos,
siguiendo lineamientos expuestos en los Anexo 11.2 y 12 (Ver 5 Organizacin de documentos)
FIN
52
2.2.8.8 DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
INICIO
Cada dependencia de la entidad con el aval del comit de archivo identifica y determina la disposicin
final de las series y subseries documentales con base en la tabla o en los asuntos de la tabla de
valoracin documental.
N
o
N
o
El Archivo Central verifica y aplica lo dispuesto en la TRD
o TVD para las series y subseries
N
o
El Archivo Central hace la revisin de las series y subseries
53
-Se realiza la valoracin correspondiente, en los
trminos establecidos en la TRD o TVD o de
Se requiere Si acuerdo con el procedimiento establecido en la
hacer seleccin Entidad,
documental? -Aplica metodologa y criterios bsicos para la
seleccin documental. Anexo 13.3
No
FIN
54
2.3 IMPLEMENTACIN
2.4 SEGUIMIENTO
55
3. PROCESO DE ORGANIZACIN DE FONDOS ACUMULADOS
Para la organizacin de los Fondos Acumulados con base en la aplicacin de la Tabla de
Valoracin Documental, se podra tener en cuenta el siguiente flujo de informacin y quedara
vinculado al proceso de organizacin de documentos, especficamente en el Flujo de 2.2.8.5.3
Archivo Central.
INICIO
El Archivo Central recibe de una dependencia o entidad, los fondos acumulados con su respectivo inventario y en las
unidades de conservacin y almacenamiento adoptadas conforme con las directrices establecidas (Anexo 11.1)
S
i
S
i
El Archivo Central adoptar los sistemas de ordenacin que permiten la
ubicacin de las unidades documentales y velar por correcta organizacin e
instalacin de reas de depsito, unidades de conservacin y almacenamiento.
56
El Archivo Central N Se revisa la TVD y se da cumplimiento a lo
aplica lo establecido o sealado, adems se aplican directrices
(Anexo 13). Se implementan mecanismos
en la TVD sobre
de alerta para la aplicacin de la retencin
retencin y
disposicin final?
S
i
FIN
57
ANEXOS
Ver archivo: Anexos PGD.doc
58
BIBLIOGRAFA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA. Acuerdo No. 047 de 2000, Por el cual se desarrolla el artculo
43 del Captulo V Acceso a los Documentos de Archivo, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre
Restricciones por razones de conservacin
--------. Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artculo del Captulo 7 Conservacin de Documentos del
Reglamento General de Archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos.
--------. Acuerdo 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el artculo 45, Requisitos para la Consultadel capitulo V,
Acceso a los documentos de archivo, del reglamento general de archivos.
--------. Acuerdo No. 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones
oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas
--------. Acuerdo No. 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las
Tablas de Retencin Documental en desarrollo del Articulo 24 de la
--------. Acuerdo No. 042. Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las
entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental
y se desarrollan los artculo 21, 22, 23 y 26
--------. Acuerdo No. 02 de 2004. Por el cual se establecen los lineamientos bsicos para la organizacin de fondos
acumulados
--------. Comit Tcnico de Gestin de Documentos del SNA. Metodologa para implementar un programa de
gestin de documentos : texto enriquecido. 2004.
--------. y Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Circular No.004 DE 2003 Organizacin de las
historias laborales
--------. Gestin documental : bases para la elaboracin de un programa. Bogot : AGN, 1996.
------. Grupo Laboratorio de Restauracin. Concepto tcnico sobre uso de tintas. 2001
------. Grupo Laboratorio de Restauracin. Documento por el cual se establecen las especificaciones tcnicas para
las unidades de conservacin. 2005
59
------. Grupo Laboratorio de Restauracin. Sistema Integrado de Conservacin. 2005
--------. Grupo de Correspondencia y Archivo. Gua para la organizacin de los archivos de gestin y transferencias
documentales : documento de trabajo. 2004
--------. Grupo de Correspondencia y Archivo. Proyecto de cartilla de aplicacin de tablas de retencin documental.
2003
--------. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
--------. Los archivos y las nuevas tecnologas: memorias. Bogot : AGN, 2001.
--------. Pautas para el establecimiento de polticas y planes de automatizacin de archivos. Bogot : AGN, 1998. 53
p.
--------. Resolucin N 026 de 2004. Por la cual se expide y adopta el Reglamento Interno de Correspondencia y
Archivo del Archivo General de la Nacin
--------. Resolucin N 089 de 2003. Por el cual se expide el reglamento para el uso de Internet y correo electrnico
en el Archivo General de la Nacin
--------. Tablas de retencin y transferencias documentales : versin actualizada. Bogot : AGN, 2001. 92 p.
CONDE VILLAVERDE, Mara Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid : Direccin de
Archivos Estatales, 1992. 103 p.
COOK, Michael. Directrices para la preparacin de programas de estudios sobre la gestin de documentos y la
administracin de archivos modernos : un estudio RAMP. Pars : UNESCO, 1982. 57 p.
CRUZ MUNDET, Ramn. La gestin de documentos en el Estado Espaol. En : Mtodos de informacin. (Vol. 4,
Nos. 17-18 Mar. May. 1997) 4 h.
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Documento y archivo de gestin : diplomtica de ahora mismo. Carmona : S&C, 1994. 260 p.
DOYLE. Murielle y FRENIERE, Andr. La preparacin de manuales de gestin de documentos para las
administraciones pblicas. Pars : UNESCO, 1991.
60
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivstica general : teora y prctica. 7 ed. Sevilla : Diputacin Provincial de Sevilla,
1995. 512 p.
--------. NTC 2223:1986:, Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribir
--------. NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de disco flexible de 90 mm.
(3.5 pulgadas), caractersticas dimensionales, fsicas y magnticas.
--------. NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad
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