Estado de la archivstica en

Amrica Latina 2000-2009.

Perspectivas tericas y
aproximaciones conceptuales *

Sebastin Alejandro Marn Agudelo **

Artculo recibido: Resumen

14 de noviembre de 2011.
Artculo aceptado: La archivstica en Amrica Latina en los ltimos aos
30 de mayo de 2012. ha estado caracterizada por importantes transforma-
ciones y permanencias, que tienen que ver esencial-
mente con su evolucin cientfica y profesional. Cam-
bios que se deben a la consigna de los archivos como
lugares de concentracin y reconstruccin de la me-
moria, las garantas ciudadanas, el control de la esfera
pblica, las tendencias administrativas de calidad total
y la gestin de la informacin. Al mismo tiempo, el uso
de las tecnologas de la informacin y la comunicacin
en las tareas diarias de los archivos. Se presentan las

* Artculo derivado de la investigacin Estado del arte en archivstica y archivos:

Amrica Latina 2000-2009. Desarrollado con el apoyo y financiacin del Centro
de Investigaciones en Ciencia de la Informacin. Escuela Interamericana de Biblio-
tecologa. Universidad de Antioquia. Medelln, Colombia.
** Escuela Interamericana de Bibliotecologa. Universidad de Antioquia, Medelln,
Colombia. alejo.m.a18@gmail.com

INVESTIGACIN BIBLIOTECOLGICA, Vol. 26, Nm. 57, mayo/agosto, 2012, Mxico,

ISSN: 0187-358X. pp. 77-101 77
INVESTIGACIN BIBLIOTECOLGICA, Vol. 26, Nm. 57, mayo/agosto, 2012, Mxico, ISSN: 0187-358X, pp. 77-101 principales perspectivas y tendencias tericas, refle-
jadas en la produccin cientfica sobre estos aspectos
en la ltima dcada, como una manera contribuir a la
construccin de un marco terico y a la definicin de
lneas de investigacin en el rea. Utilizando la meto-
dologa de investigacin documental del estado del
arte.

Palabras Clave: archivstica; archivos; perspecti-

vas tericas; Amrica Latina.

Abstract

State of the art of Archival Science in Latin America

2000-2009. Theoretical perspectives and conceptual
approaches
Sebastin Alejandro Marn Agudelo

In late years, Archival Science in Latin America has

been characterized by major changes related basi-
cally with its scientific and professional evolution.
Changes due to the paradigm of archives as places for
document concentration and memory reconstruction,
citizen warranties, governmental accountability, total
quality administrative trends and information man-
agement. All of these using Information Communica-
tion Technologies in archives on a current basis. This
paper presents the main perspectives and theoretical
trends reflected in the last decade in scientific publica-
tions about these issues as a way to contribute to build
a theoretical framework and to define research lines in
the field. The methodology of documentary research
of state of the art is used.

Keywords: Archival Science; Archives; theoretical

perspectives and trends; Latin America.

1. Introduccin

D urante los ltimos aos, en los diferentes pases de Amrica Latina los
archivos han ido ganando espacios en nuevos y diversos sectores econ-
micos y productivos de la sociedad. Estos se piensan como lugares de concen-
78 tracin de la memoria y de enorme riqueza para la actividad investigativa en
 ESTADO DE LA ARCHIVSTICA EN AMRICA LATINA 2000-2009...

distintas reas del conocimiento, como instrumentos de control de las adminis-

traciones pblicas y privadas que adems garantizan el derecho a la informacin
y la preservacin de la memoria de los pueblos. De igual manera se establecen
como unidades de gestin de la informacin en medios electrnicos y digitales.
Como resultado bilateral de tales transformaciones, los postulados en el
rea de la archivstica como campo de conocimiento han sufrido tambin un
cambio de paradigma, lo cual ha concluido en el anlisis y evaluacin de con-
ceptos fundamentales en la prctica actual de la disciplina. En esta misma
lnea, la archivstica ha logrado consolidarse como una disciplina de vital im-
portancia para la salvaguarda del patrimonio documental. Emergiendo co-
mo una ciencia dinmica preocupada por el rescate de la memoria histrica y
por la evolucin de las tendencias administrativas.
La archivstica ha diversificado sus contenidos en cuestiones como la e-
administracin pblica, la auditoria de la informacin, el valor probatorio de
los documentos en soportes electrnicos y digitales, etc. Ello sumado a las
concepciones de los archivos en sus contextos locales o regionales, represen-
ta la realidad de estos en Amrica Latina. Lo que de igual modo se ver refle-
jado en la produccin cientfica de la comunidad acadmica y profesional que
debate y reflexiona sobre temas puntuales de la disciplina archivstica as co-
mo de aspectos concernientes a los archivos y sus relaciones con la sociedad.

2. Metodologa

En tanto se trata de una investigacin que usa como enfoque metodolgico la

perspectiva del estado del arte, los objetivos de sta son:

Recopilar, seleccionar y sistematizar las fuentes de informacin ms

relevantes y pertinentes sobre las temticas de investigacin.
Identificar las perspectivas tericas de anlisis e interpretacin desa-
rrolladas en Amrica Latina en la ltima dcada, en relacin con los
temas de inters.
Analizar y categorizar la informacin obtenida, dando cuenta de las
temticas abordadas y ms desarrolladas, reflejadas en las fuentes bi-
bliogrficas.

2.1 Enfoque metodolgico

Esta investigacin es de tipo cualitativo, que utiliz como herramienta metodo-

lgica la tcnica de investigacin documental del estado del arte, cuyo objeto de 79
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estudio es la investigacin previa o los conocimientos acumulados en un rea
del saber, disciplina o fenmeno determinado; supone la recoleccin y revi-
sin cuidadosa de estudios, informes de investigacin, peridicos, artculos,
trabajos inditos, es decir, la literatura existente sobre un tema especfico.1
La aplicacin del estado del arte permite recolectar, ordenar y analizar
de manera sistemtica la produccin cientfica, terica o prctica existente
en torno a un tema de investigacin, para un perodo de tiempo y espacio
determinado (Hurtado, 2004). En este caso la archivstica y los archivos en
Amrica Latina en el periodo 2000-2009. Asimismo, requiere de un trabajo
de interpretacin, que implica confrontar mediante preguntas orientadoras
la bibliografa hallada con expertos en el campo de estudio, es decir, el mbi-
to archivstico.
El estado del arte da paso a otras interpretaciones en el rea del conoci-
miento estudiado proponiendo de esta manera el rumbo que deber tomar la
investigacin (Hurtado, 2004). Esta revisin permite identificar temticas y
abordajes dominantes y emergentes, as como vacos o campos inexplorados
que estn abiertos a investigaciones futuras.2 Por ello, ha de precisarse que la
construccin del estado del arte siempre estar supeditada a aquellas cosas
que interese relevar, a aquellas preguntas que se han formulado y estar con-
dicionada por el espacio social, cultural e institucional en el que se produce.

2.2. Etapas metodolgicas

Ya que se trata de un trabajo que requiri de un proceso sistemtico de re-

coleccin y clasificacin de las fuentes para su posterior anlisis e interpreta-
cin, fue necesario desarrollar las siguientes etapas:

Etapa 1. Marco conceptual: En esta etapa se construy un estado de la cues-

tin o marco conceptual, para el que se tomaron en cuenta trabajos
representativos para el rea de la archivstica y los archivos, reali-
zados por importantes autores. ste sirvi como base para la con-
ceptualizacin temtica y fundamentacin del proyecto as como un
primer balance de las fuentes a analizar.3
Etapa 2. Diseo de instrumentos y recoleccin de fuentes: En la segunda eta-
pa se disearon y aplicaron los instrumentos pertinentes para la
recoleccin y anlisis de los trabajos. Estos fueron las fichas biblio-
grficas y analticas (ver anexo 1). Luego de la exploracin sobre la

1 Este abordaje de estado del arte puede ampliarse en: Vlez y Galeano, 2000.
2 Vase: Hadad, 2000.
80 3 Sobre la conceptualizacin temtica y fundamentacin del estado del arte, vase: Marn, 2010.
 ESTADO DE LA ARCHIVSTICA EN AMRICA LATINA 2000-2009...

informacin disponible se estableci como criterio de seleccin de

los textos, la recoleccin de artculos de investigacin.4 Para ello se
definieron diferentes estrategias de bsqueda, categoras de anlisis
y preguntas orientadoras (ver anexos 3 y 4). Los artculos se recogie-
ron en dos momentos, uno en bases de datos y otro directamente
por revistas (ver anexo 5), hasta completar un total de 158 artculos,
pertenecientes a diferentes temticas, previamente establecidas por
el Grupo de Investigacin en Informacin, Conocimiento y Socie-
dad (Moncada y Montoya, 2009). stas son:

Conocimiento de la archivstica: Esta temtica aborda las dife-

rentes concepciones de los archivos en la historia; desde la An-
tigedad hasta los cambiantes sistemas de informacin de la
actualidad y el desarrollo de las tecnologas que han derivado
en unos principios tericos, en procesos estructurados para el
tratamiento de los archivos y en unas tendencias de formacin
que se hacen evidentes por su especificidad o por el contrario
por su mezcla con otras disciplinas como la bibliotecologa y/o
la documentacin.
Archivos, memoria y democracia: En esta temtica se pretende
estudiar el papel activo de los archivos en la recuperacin de
la memoria (histrica, social y/o colectiva), como una forma de
contribuir al anlisis y aplicacin de la normatividad en mate-
ria de transparencia y acceso a la informacin y, en particular,
a la promocin del uso de la informacin contenida en los do-
cumentos de archivo como fuente indispensable para el cam-
bio ciudadano, cuyo vnculo entre la teora y, la prctica archi-
vstica y la sociedad es ineludible.
Archivos e investigacin: Se pretende abordar el documento de
archivo, independiente de su soporte y formato, como fuente
potencial de informacin, producto de la actividad humana,

4 Al iniciar la investigacin se estableci como criterio de seleccin de los textos la recoleccin

de tres tipos de documentos: artculos, libros e informes de investigacin. Para ello se elabor
un tipo de encuesta que servira de instrumento para rastrear los productos de investigacin
formal realizada por centros de formacin y/o grupos de investigacin, pertenecientes a uni-
versidades o independientes (ver anexo 2). La encuesta fue enviada sin mayor respuesta a 39
escuelas de archivologa y/o bibliotecologa y a 8 grupos de investigacin de Amrica Latina,
11 de los correos fueron fallidos, sobre todo para el caso de Brasil. La falta de actualizacin de
las pginas y correos, las dificultades de acceso, la poca colaboracin internacional y asuntos
de presupuesto, llev a tomar la decisin de limitar la muestra a un solo tipo de documento:
los artculos, ya que partimos de la idea de que estos guardan una relacin directa con la in-
vestigacin y el rastreo de estos planteaba mayores facilidades de acceso y anlisis. 81
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que revela o transmite un conocimiento total o parcial para
una determinada situacin en el tiempo, relevante y confiable
para la generacin de nuevo conocimiento en cualquier rama
del saber.
Archivos y administracin: Aqu se propone trabajar los archi-
vos como clulas primarias de la funcin administrativa esen-
ciales para la toma de las decisiones y como unidades de in-
formacin y comunicacin que contribuyen al cumplimiento
de los objetivos de las organizaciones. Teniendo como base los
nuevos conceptos de la administracin moderna como el con-
trol interno, la calidad total, la gestin del conocimiento y del
medio ambiente y la seguridad de la informacin.
Archivos y tecnologas: En esta temtica se quiere empezar a
trabajar sobre el desarrollo de las tecnologas de la informacin
y la comunicacin (TIC) y su aplicacin en el quehacer archi-
vstico, cuyas implicaciones constituyen un motivo de reflexin
para la archivstica moderna. Especialmente en lo que tiene
que ver con la seguridad de la informacin en las transaccio-
nes, el derecho a la intimidad y la propiedad intelectual.

Etapa 3. Sistematizacin y anlisis: Aqu se construyeron diferentes tablas

por nmero de artculos, pases ms productivos, aos de mayor
produccin, temticas ms abordadas y revistas cientficas de pre-
ferencia para la publicacin de los artculos.5 Luego de la cuantifi-
cacin de los resultados, se aplicaron las fichas de anlisis en pro-
fundidad a 38 artculos seleccionados proporcionales al nmero de
publicaciones correspondientes en cada una de las temticas, con
las cuales se intent dar sentido y estructura cohesiva a las hipte-
sis y planteamientos de los textos. De esta etapa se reconocieron los
principales enfoques tericos evidenciados en las investigaciones,
que es el tema que se tratar en este artculo.

5 Por cuestiones de espacio y practicidad, dicho abordaje cuantitativo no se incluye en este tex-
82 to. Por lo que se recomienda consultar: Marn, 2011.
 ESTADO DE LA ARCHIVSTICA EN AMRICA LATINA 2000-2009...

3. Resultados6

3.1. Construccin cientfica, profesional e histrica de la archivstica y de

los archivos

Los estudios tericos en el rea de la archivstica y los archivos se encuentran

inscritos entre los marcos de los clsicos disciplinares, cuyas caractersticas
significaron una ruptura terica de carcter fundacional, como es el caso del
manual holands, y el nuevo paradigma archivstico, como es enunciado por
diferentes autores (Cook, Thomassen, Gilliland-Swetland, Ribeiro, Bearman,
Duranti). Se apoyan en conceptos relacionados con el paradigma cientfico pa-
ra referirse a los nuevos y tradicionales problemas de la archivstica con respec-
to a su cientificidad, la diversidad de los usuarios, la incorporacin e incidencia
de las nuevas tecnologas y los nuevos servicios y productos archivsticos.
La evolucin cientfica de la archivstica es separada en etapas que coin-
ciden en una primera que tiene que ver con un gnesis disciplinar, la cual
Dorado y Mena (2009:3) puntualizan al decir que:

Dicho perodo presenta 3 hitos importantes, que coinciden con la publica-

cin de importantes obras de la literatura archivstica. Ellos son: la edicin del
Manual para la organizacin y descripcin de archivos (Manual holands), de los
holandeses Samuel Muller, Johan Feith y Robert Fruin, en 1898; del Manual de
administracin de archivos de Hilary Jenkinson, en 1922 y de Archivos modernos.
Principios y tcnicas, publicado por Theodore Schellenberg en 1956.

Estos primeros estudios enfatizan en la naturaleza de los archivos, el

tratamiento de los mismos basado en los principios de procedencia y orden
original, los documentos de archivos como fuentes para la investigacin his-
trica, la valoracin sustentada en la evaluacin del contenido de los docu-
mentos y la independencia de la archivstica.
Una segunda etapa se asocia con un cambio de paradigma de la archivs-
tica que se caracteriza fuertemente por la evolucin de los fundamentos te-
ricos preocupados ya no por la organizacin de los documentos sino por su
autenticidad, integridad y veracidad en medios electrnicos y virtuales. Por
ejemplo se tienen en cuenta las aplicaciones tecnolgicas a las tareas diarias
de los archivos como criterio de conservacin (Rodrguez, Montes de Oca,
Dorta, 2002; lvarez y Rodrguez, 2005).

6 Los autores referenciados en cada uno de los apartes siguientes son aquellos que fueron iden-
tificados segn las citaciones en los textos analizados, sin embargo, ello no significa que sean
estos las nicas autoridades en los temas para los que se toman como referencia. 83
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Existe un consenso generalizado entre la comunidad acadmica archivs-
tica con respecto a la demarcacin de una segunda etapa a partir de las dca-
das de los 70 (otros hablan de los 80) del siglo XX, que marc el inicio de un
proceso de profundos cambios en los postulados de esta rea de conocimien-
to, que pueden tomarse como un cambio de paradigma (Dorado y Mena
2009:13). En el que desde entonces se han dado importantes avances en ma-
teria de normalizacin como es el caso de la descripcin archivstica, regula-
da casi en su totalidad no slo en Amrica Latina sino a nivel internacional.
La delimitacin de la archivstica en momentos o periodos ha permitido
el reconocimiento de importantes aportes que han ayudado a la construccin
de un cuerpo terico y de una metodologa propia. Algunos de los ms dis-
tintivos tericos,

cuyo pensamiento ha dado sustento a la teora archivstica, son: Eugenio Casano-

va (Italia), Wolfgang Leesch (Alemania), Theodore Schellenberg (Estados Uni-
dos), Aurelio Tanodi (Argentina), Carol Couture (Canad), Antonia Heredia (Es-
paa), entre otros (Giraldo, 2009: 35).

De cualquier forma, sobre el nmero de etapas en que se divida la evolu-

cin cientfica de la archivstica, la mayora de los autores coinciden en que
el desarrollo de las nuevas tecnologas de la informacin y la comunicacin
ha significado cambios profundos en el modo en cmo se hacan las cosas
en los archivos. En esta etapa se expresan nuevos contextos y funciones que
los archivistas deben afrontar para el tratamiento de los documentos y los
fondos documentales, para lo que se expone como imperativa una formacin
integrada e interdisciplinar de la archivstica.
Se hacen reflexiones tericas sobre la necesidad de incorporar a los pla-
nes de estudio, adems del componente tecnolgico e informtico, la inves-
tigacin cientfica, sobre todo en el contexto latinoamericano, como una
exigencia de los nuevos contextos de la informacin, as como para la reno-
vacin terica y la construccin de nuevo conocimiento archivstico que no
slo cubra las aptitudes y habilidades de la formacin acadmica tradicional,
sino adems competencias transversales, dadas hasta ahora de la formacin
continua. Al respecto Jan Garca (2008: 52) detalla que:

[] en Amrica Latina no existe una tradicin investigadora en Archivstica de ma-

nera formal, a partir de la academia por medio de centros y grupos de investigacin,
es imprescindible que las carreras de Archivstica incentiven, motiven y formen a los
archivistas en la investigacin cientfica. Esta incursin en la pesquisa debe iniciarse
84 en los estudios de bachillerato o primer nivel profesional de la formacin reglada,
 ESTADO DE LA ARCHIVSTICA EN AMRICA LATINA 2000-2009...

a partir de la inclusin en los planes de estudios de cursos relacionados con la

metodologa de la investigacin, que deben estar constituidos por las tcnicas, los
mtodos, las teoras y las fuentes de informacin que le permitirn a los educan-
dos adquirir los conocimientos para realizar investigaciones a partir de un tema y
problema determinado.

De igual forma, la evolucin histrica de los archivos ha tenido como

base los estudios de R. H. Bautier (1968) y L. Sandri (1968). La historia de
la archivstica y de los archivos ha sido un terreno poco ahondado desde la
archivstica latinoamericana, sin embargo, se han comenzado a desarrollar
estudios que tienen en cuenta el dilogo entre la archivstica, la historia y las
ciencias sociales en general; al vincularla con la cultura escrita, el arte, el de-
recho y la historia eclesistica, dndole a los archivos un carcter social y cul-
tural y no slo institucional, de alcance local y nacional (Rubio, 2007; Lemay,
2009; Oliveira, 2006; Gonzaga y Borges, 2009).
Algunos de los autores citados en este aspecto son: Jos Ramn Cruz
Mundet (2003), Concepcin Mendo Carmona (1995), Elio Lodolini (1993),
Mara del Carmen Cayetano Martn (1989), Vicenta Corts Alonso (1979),
Fernando Borja de Aguinagalde (1988), Diego Navarro Bonilla (2003), Il-
defonso Fernndez Romero (2003), Mariano Garca Ruiprez (1999), Vivas
(2005), etc. Estos han realizado valiosos aportes para este tipo de estudios en
Amrica Latina, sobre todo en lo que respecta al mtodo para el tratamiento
de las fuentes para la construccin histrica de la archivstica y los archivos.
Para tal anlisis histrico:

[] Las fuentes de carcter especficamente archivstico, aqullas otras que inci-

den en la vertiente histrico-institucional, las regulaciones jurdicas y otras fuen-
tes de carcter terico son imprescindibles. Pero tambin lo son otras de carcter
histrico, literario y simblico de especial conveniencia para el estudio de la re-
presentacin imaginaria de la disciplina (Vivas, 2005: 64).

Aunque algunos de los trabajos se enfocan a una construccin histrica

de la disciplina durante el Antiguo Rgimen, este modelo es completamen-
te aplicable a estudios contemporneos. Adems se exponen un conjunto de
hechos relacionados con la prctica documental y con la cultura escrita, en
el cual se organiza y simplifica una red de relaciones que permiten establecer
las fases y etapas en los orgenes de los archivos y de la archivstica como dis-
ciplina, el cual seala Agustn Vivas (2004a) como el factor sociocultural de
la archivstica.
85
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3.2. Memoria, derechos humanos y transparencia de
la administracin pblica

En los estudios sobre memoria se hacen abordajes discursivos que gravitan

entre ensayos y estudios de caso, y que se enfocan en la recuperacin de la
memoria histrica y colectiva, su registro, conservacin y transmisin (Res-
trepo, 2003; Vivas, 2004a; Ferrarezi y Sousa, 2007; Barros y Neves, 2009).
Se habla de una creciente demanda social que se hace ms evidente en el
contexto latinoamericano, y como una forma de satisfacerla se ha empezado
a dar una eclosin de los archivos respecto a las polticas de memoria y su
relacin con los derechos humanos. La existencia de archivos corrobora la
necesidad humana de conservar determinado tipo de informacin para di-
versos fines, no slo el de servir de testimonio a las administraciones (pbli-
cas o privadas), sino tambin el de constituirse en los depositarios de lo que
se quiere recordar u olvidar. En esta relacin entre archivo y memoria, uno
de los autores ms citados es el espaol Ramn Alberch Fugueras, cuyas re-
flexiones colocan a los archivos en una posicin de centralidad poltica y de
responsabilidad en cuanto a memoria y derechos humanos.

La funcin de recuperacin de la memoria es una tarea educativa y cvica cargada

de futuro en la que los archivos cuentan con el crdito de un ejercicio constante y
comprometido en este objetivo a lo largo de la historia (Alberch, 2001:15).

Los archivos son tenidos en cuenta como parte esencial del patrimonio
local, nacional y de la humanidad que sirve a los ciudadanos y los pueblos
para la construccin de la memoria colectiva, el desarrollo de la identidad y
el conocimiento de su cultura y tradiciones. Se expone la custodia de la me-
moria de los pueblos como la funcin social por excelencia de los archivos.

Tem-se, pois, que o arquivo um sistema de informao social que se materializa

em qualquer tipo de suporte, sendo caracterizado, principalmente, pela sua na-
tureza orgnica e funcional associada memria. Desse modo, a principal justifi-
cativa para a existencia do arquivo a sua capacidade de oferecer a cada cidado
um senso de identidade, de histria, de cultura e de memria pessoal e coletiva
(Barros y Neves, 2009: 58).

Sin embargo, aunque los archivistas tienen plena conciencia de lo que re-
presenta la construccin social de la memoria, han reflexionado poco sobre
ella en el mbito latinoamericano, y menos desde un enfoque terico. Se re-
86 conoce el valor de los archivos en la recuperacin de la memoria histrica y
 ESTADO DE LA ARCHIVSTICA EN AMRICA LATINA 2000-2009...

en la construccin de la colectiva, pero algunos se limitan slo a la dispo-

sicin de los fondos documentales para su consulta, y pocos involucran al
ciudadano del comn.7
Aunque se entiende a los archivos como vitales para la recuperacin so-
cial de la memoria, y por ende, para la construccin de las identidades (loca-
les, regionales o nacionales) por medio de la garanta del derecho democr-
tico de acceso a la informacin de los ciudadanos, es evidente que hace falta
la valoracin de estos como instituciones dinamizadoras de cultura, que en
ltima instancia habrn de contribuir en la conservacin de valores y al de-
recho del libre desarrollo de la personalidad, a travs del intercambio de las
costumbres y tradiciones plasmadas en el patrimonio documental.
En este sentido, los archivos adquieren no slo una connotacin de lu-
gares de memoria, sino la de medios de conocimiento y representacin, que
posibilitan el reconocimiento de una realidad social, econmica y poltica.

[] portanto, faz com que o arquivo no se reduza mera instituio de guarda

da memria, mas extrapole tal funo. Ele representa um forte meio necessrio
para a definio social e cultural, assumindo, assim, uma postura de mediao na
conquista de direitos, no que tange aquisio de informaes e criao de no-
vos conhecimentos (Barros y Neves, 2009: 60).

Es en este sentido donde la difusin de los archivos es una de las tareas

prioritarias como estrategia de intervencin en el mbito social (Campos,
2009). La visibilidad de la funcin social y cultural de los archivos debe ser
una actividad que contribuya a la apropiacin de la memoria y la construc-
cin de ciudadana, por lo que debe ser impulsada por medio de instrumen-
tos legales y polticas pblicas.
En este sentido los documentos y los archivos son elementos necesarios
para los gobiernos y las administraciones pblicas en sus actividades de ges-
tin y administracin del poder, como garanta de los derechos y recono-
cimiento de las obligaciones de los ciudadanos, ya que se consideran como
medios de control y vigilancia incluso hacia la misma sociedad; de all que se
integren a la esfera pblica como instituciones de extrema importancia en la
democratizacin de la informacin. En depsitos legales de los documentos
de los gobiernos, que a su vez son donde se encuentra registradas sus accio-
nes, y que sirven de apoyo en todas las cuestiones del mbito pblico, as co-
mo a la produccin de sentido de ciudadana.

7 Que son aquellas personas que no tienen contacto regular con los archivos, al contrario de
investigadores y personas que laboran en instituciones pblicas y privadas donde el archivo
hace parte de la vida organizacional. 87
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Desse modo, os arquivos podem se estabelecer como esferas pblicas informacio-
nais, colocando-se como um frum capaz de mediar o debate pblico. Isto signi-
fica entender o arquivo como um espao que, embora no seja especificamente de
comunicao, pode fazer desta uma atividade complementar, produzindo novos
espaos de interao, potencializando a esfera pblica, e proporcionando mais
transparncia s aes do Estado (Morigi y Veiga, 2007: 38).

De igual manera existe una latente inquietud expresada no slo en los

estudios en el mbito de la memoria, sino tambin en los referidos a la admi-
nistracin de archivos, la gestin documental y TIC, sta tiene que ver con la
retencin de la evidencia mediante procesos de conservacin digital, y que
se vuelve cada vez ms importante a medida que muchos ms fondos docu-
mentales son representados, caracterizados y descritos en lnea, con el objeti-
vo del mejoramiento de la accesibilidad a los servicios pblicos, con especial
nfasis en el derecho a la informacin, de lo que se deriva la connotacin e-
administracin pblica, la cual est estrechamente relacionada con la gestin
documental en medios electrnicos (Casas, 2000; Garca, 2001; Ortego y
Bonal, 2001; Roncaglio et al., 2004; Payer, 2005; Pacfico y Romo, 2006; Ba-
rreto, 2007, Sabs, 2008).

3.3 La administracin de archivos y la gestin documental en

Amrica Latina

Los archivos entendidos desde su doble realidad, instituciones y documen-

tos de archivo, es decir, continente y contenido, significa que debe aplicarse
tambin una doble gestin. En este sentido, la administracin de archivos
y la gestin documental son abordadas como dos temas por separado, pero
que se integran en la medida en que ambas se sirven una de la otra para sus
propios fines. Antonia Heredia (2008: 45) dice que stas:

[] deberan distinguirse sin identificarlas, como ms de un autor defiende, no

faltando otros que han estimado dos modalidades de gestin referidas a los docu-
mentos segn sean administrativos o histricos, mientras que no faltan quienes no
hacen referencia expresa a la gestin o administracin de Archivos quedndose
slo con la gestin documental, amn de quienes hablan de la una y de la otra sin
distinguirlas.

La gestin documental o gestin de documentos es desarrollada como

una corriente anglosajona de reciente aplicacin pero ya generalizada, y la
88 administracin de archivos, sus agentes, funciones y evolucin, se asemeja
 ESTADO DE LA ARCHIVSTICA EN AMRICA LATINA 2000-2009...

con una tradicin archivstica encaminada al documento de conservacin

permanente, la cual ha sido de gran influencia para los pases latinoamerica-
nos en lo que respecta al rea de los archivos, y en lo que atae a las polticas
archivsticas referidas al patrimonio documental.
Se insiste en la gestin documental o de documentos como eje transversal
a cada una de las dems gestiones organizacionales (gestin de la informa-
cin y del conocimiento), que debido a su aplicacin y ampliacin reciente
no puede ser exclusivamente desarrollada por archivistas, de la misma mane-
ra en que deben ser estos quienes definan los criterios prioritarios (Heredia,
2008), y que adems procura la mejor utilizacin y aprovechamiento de los
recursos y servicios documentales, es decir, una economa de los documen-
tos (Llans, 1993), sobre todo en el contexto de los documentos archivsticos
electrnicos o digitales, por lo que se habla de la gestin documental digital,
y en esta medida:

[] la gestin documental digital debe suponer una revisin y un ajuste de prin-

cipios crticos, en especial porque ha rebasado una funcin testimonial autnoma
para ampliar su alcance a la gestin de inteligencia en red, lo cual expande tanto
su investigacin, como su propio objeto de estudio (Hernndez, 2007: 6).

En esta lnea, los marcos tericos que se desarrollan en los estudios refe-
ridos a la gestin documental y la administracin de archivos se centran en
la Teora de la Archivstica Integrada, como un punto de encuentro entre la
archivstica tradicional y la gestin documental, una zona de integracin y
consenso que debe en definitiva buscar el desarrollo mismo de la archivs-
tica como ciencia que estudia la conformacin, conservacin y tcnicas pa-
ra facilitar el uso de los fondos de archivo reales o virtuales, integrados por
documentos de cualquier ndole. En esta lnea son trabajados Schellenberg,
Duchein, Heredia, Cruz Mundet, Duranti, Cook, Llans, entre otros (Ron-
caglio et al., 2004; Rodriguez, 2006; Indolfo, 2007; Heredia, 2008).
En esta temtica se definen tambin relaciones conexas entre la gestin
documental y la calidad total orientadas a la auditoria de la informacin, sta
entendida como la evaluacin de la gestin de la informacin en la organiza-
cin con el objetivo de identificar problemas y encontrar soluciones. En esta
lnea son referidos autores anglosajones como Ellis, D. (1993); Buchanan, S.
(1998); Abell, A. y White, M. (1999).

En el campo de la gestin de documentos se puede definir la auditora de informa-

cin como un examen sistemtico, planeado, organizado, que determina si las ac-
tividades y los resultados relacionados con la gestin de documentos cumplen con 89
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las disposiciones establecidas (mtodos, procedimientos, etc.) y si stas se aplican
en forma efectiva para alcanzar los objetivos planteados, no slo por la unidad res-
ponsable de la gestin documental sino por la organizacin (Gutirrez, 2003: 17).

Aunque los trabajos ms desarrollados en esta temtica tratan sobre ges-

tin documental y administracin de archivos, los estudios de usuarios son
presentados como determinantes para los archivos en tanto que contribuyen
a planificar y disear sistemas y servicios acordes con las necesidades de los
usuarios. Brindan la posibilidad de determinar las necesidades, demandas, y
usos de informacin de los usuarios o clientes, y tambin permiten conocer
en qu medida se satisfacen dichas necesidades.

Los estudios de usuarios son una poderosa herramienta en el trabajo diario de los
archivos, independientemente de su fase, por cuanto aportan elementos cientficos
que permiten suministrar un servicio eficiente, eficaz y de calidad (Campos, 2009).

En la realizacin de los estudios de usuarios se combinan diferentes co-

nocimientos que son el resultado de la aplicacin de tcnicas de investigacin
social, la teora archivstica y la estadstica (Campos, 2009). Algunos autores
citados en este tema son Jos Ramn Cruz Mundet, Alfonso Rubio Hernn-
dez y Luis Fernando Jan Garca.

3.4 El documento de archivo como fuente para la investigacin y

su valor probatorio

Desde que se empezaron a generar documentos se han caracterizado por:

su valor probatorio. Esta caracterstica jurdica de los documentos aparece
como una preocupacin potencial en el rea, pues no parece ser un asunto
resuelto por el documento electrnico. Sabs (2008: 38), por ejemplo, seala
que:

[] con el documento electrnico es ms complicado hablar de autenticidad por

ms que en los ltimos aos se haya impuesto la firma digital y la tecnologa la
ofrezca como solucin a un gravsimo problema. Tampoco de integridad, ya que
existe una desproteccin, es decir, falta de control sobre la exactitud y actualiza-
cin de los documentos de datos.

Este tema una vez abordado casi en su totalidad por la diplomtica, y que
signific una de las ms importantes funciones de los archiveros en pocas
90 pasadas, hoy parece tener poca atencin. Tal valor probatorio pasa a ser un
 ESTADO DE LA ARCHIVSTICA EN AMRICA LATINA 2000-2009...

tema de preocupacin para el records en medios electrnicos, el cual pare-

ce ser antagonista de la diplomtica y sus tcnicas documentales, dejando el
tratamiento jurdico de los documentos de archivo slo a los producidos en
soporte de papel.
Aunque el documento de archivo no es abordado como fuente para la in-
vestigacin como tal, existen estudios que lo conciben como indispensable
para el anlisis documental, visto este anlisis como un proceso articulador
entre el documento, su contenido y el esfuerzo intelectual para llegar a co-
nocer sus elementos discursivos. Por ello Barit, Sagredo, Desantes, Nez,
Otlet y principalmente Fuster Ruiz abordan desde diferentes perspectivas el
concepto de documento, y armonizan en afirmar que es un soporte material
que sirve de amparo al conocimiento, por lo tanto se habla de anlisis de do-
cumentos y anlisis de informacin, igual que se habla de anlisis documen-
tal e informacional. Estos autores consideran la informacin documental co-
mo la representacin de un fenmeno, el cual condensa el conocimiento de
algo o lo transforma. Snchez y Vega (2003: 51) sealan que:

[] las tcnicas del anlisis documental son una respuesta a las necesidades de la
investigacin y, por tanto, se erige como una tcnica cientfica auxiliar de la inves-
tigacin.

Los documentos archivsticos son expuestos como fundamentales, sobre

todo, para la investigacin histrica porque existe plena conciencia de su va-
lor para la investigacin en todas las reas del saber, gracias a sus contenidos
transdisciplinares y la variedad de sus soportes actuales.

3.5 Tecnologas de la informacin y la comunicacin.

Aplicaciones en los archivos

Los trabajos que abordan las tecnologas de la informacin en relacin con

los archivos enfatizan sobre los conceptos de sociedad de la informacin y
del conocimiento, brecha digital, medios de comunicacin, propiedad in-
telectual, proteccin de datos y multiculturalismo, entre otros. Para ello se
remiten a tericos de la sociedad de la informacin como Drucker, Dupuy,
Castells y Martn-Barbero. Para ejemplificar, una de las definiciones ms ci-
tada es:

Se crea un nuevo poder general: la Sociedad del Conocimiento y, como toda socie-
dad, tiene organizaciones con propsitos y funciones de integracin del conocimien-
to como una tarea comn, independiente de su visin de negocio (Drucker, 1996). 91
INVESTIGACIN BIBLIOTECOLGICA, Vol. 26, Nm. 57, mayo/agosto, 2012, Mxico, ISSN: 0187-358X, pp. 77-101
La preocupacin por el nuevo entorno social es evidente cuando los con-
ceptos coinciden en que la labor de los profesionales de la informacin y la
documentacin deben asumir papeles ms destacados en la creacin, gestin
y actualizacin de las nuevas tecnologas de la informacin y la comunicacin
con el objetivo de capitalizar la informacin circulante y en constante aumento.

Los grandes cambios producidos en la sociedad actual como consecuencia de

la aparicin de las TIC estn transformando las funciones y el perfil de los pro-
fesionales de la informacin. stos se tienen que redefinir para adaptarse al nue-
vo mercado laboral, para lo cual deben actualizar sus contenidos (especialmente
idiomticos e informticos) y agudizar determinadas habilidades interpersonales,
como la creatividad, liderazgo, sentido de organizacin y capacidad de anlisis,
sntesis, comunicacin y trabajo en equipo (Chan y Ms, 2009).

Para modernizar los archivos y hacerlos accesibles a pblicos ms amplios

a travs de sus sedes web, en el caso concreto de los archivistas, la modifica-
cin en los mtodos de trabajo y en la forma de los documentos supone un
impacto crucial sobre las tareas diarias de los archivos, tanto en la teora y
en la prctica archivstica tradicionales como en la cultura documental. As
que difcilmente podr darse una integracin de los aspectos tericos y me-
todolgicos de la archivstica con las TIC, sin una genuina apropiacin de las
distintas aplicaciones informticas y soportes electrnicos, pticos y magn-
ticos, que al igual que el papel, tienen sus propias caractersticas y cuidados
especiales (Rodrguez, Montes de Oca y Dorta, 2002; Echeverra, 2008).
Todos los trabajos sobre esta temtica coinciden en afirmar, implcita-
mente, que la solucin al cambio puede venir de una modificacin de men-
talidad sobre los archivistas, as como del compromiso de las escuelas de
formacin archivstica. Es decir, modificar la nocin de un cambio a un desa-
rrollo que no se centra en el tipo de documento sino en su utilizacin; no en
el soporte sino en su contexto; no en su acceso sino en su intervencin; no en
su conservacin sino en su produccin. Por ejemplo:

La informacin de los mensajes de correo electrnico es usada ahora como prueba

e insumo dentro de los procesos administrativos, gerenciales o jurdicos de cual-
quier organizacin. [] Es un capital esencial no slo por su valor, sino tambin
por la utilidad que presta a sus usuarios, a la gestin, a la administracin del orga-
nismo, a la ciencia, a la investigacin y a la cultura de los pueblos y, claro, al segui-
miento a los trmites efectuados en otro momento (Rodrguez y Rodrguez, 2005).

92
 ESTADO DE LA ARCHIVSTICA EN AMRICA LATINA 2000-2009...

Sin embargo, en la era digital, se pone en duda la integridad y autentici-

dad de los documentos electrnicos; es decir, la seguridad de la informacin
y el valor probatorio, sobre todo en Internet, y es por eso que los trabajos en
esta temtica deben estar orientados al desarrollo de aplicaciones informti-
cas y software, hasta que se pueda definir una metodologa para el tratamien-
to de estos documentos. Hernndez (2007: 4), por ejemplo, expone que:

La unicidad, autenticidad y preservacin documental, como principios de la nue-

va Archivstica o Archivstica Integrada, enfrentan los retos de la ubicuidad digi-
tal, de la manipulacin dolosa y la obsolescencia tecnolgica. El estudio profundo
de los primeros fenmenos y la posibilidad de obtener herramientas para lidiar
con los segundos son, a no dudarlo, aspectos esenciales para disear la Web de
la verdad como un entorno confiable para la administracin de la informacin.

4. Conclusiones

Las corrientes tericas y conceptuales en archivstica de la ltima dcada tie-

nen que ver principalmente con los aspectos tericos, la gestin documental
y las tecnologas de la informacin y la comunicacin. Al mismo tiempo se
aborda con ms carcter la discusin sobre la cientificidad de la archivsti-
ca. La gestin documental es trabajada como proceso de la archivstica inte-
grada y los procesos de clasificacin, valoracin y conservacin parecen ser
los de mayor preocupacin en el mbito latinoamericano. En temas como la
formacin profesional de los archivistas se empiezan a integrar perfiles y mo-
delos educativos que tienen en cuenta los componentes de investigacin. En
cuanto a los estudios de historia de los archivos y de la archivstica se abor-
dan nuevos enfoques: social, cultural e historiogrfico.
Todo lo anterior podra significar que la comunidad de archivistas en
Amrica Latina est reclamando nuevos y mejores programas de formacin
especficos en archivstica, independientes de su tradicional mezcla con la
Bibliotecologa, la Documentacin y la Historia, que le hagan frente a los
nuevos entornos de la sociedad de la informacin de cambios constantes y
acelerados como la denominada e-administracin pblica. Lo que tambin
explica que se hayan comenzado a buscar los orgenes y desarrollo particula-
res de la disciplina archivstica y de su objeto de estudio: los archivos, debido
a la inclusin de estos en nuevos mbitos y reas de la sociedad, por ejemplo,
el mercado de la informacin, el ocio y el entretenimiento.
Por otro lado, y pese al papel destacado de los archivos en los procesos
de calidad, control interno y gestin del conocimiento en las organizaciones 93
INVESTIGACIN BIBLIOTECOLGICA, Vol. 26, Nm. 57, mayo/agosto, 2012, Mxico, ISSN: 0187-358X, pp. 77-101
en los ltimos aos, desde la archivstica no han sido trabajados en trminos
investigativos, aun teniendo en cuenta que sta es una nueva corriente que
involucra desde las ms altas instancias administrativas hasta la base organi-
zacional, as como otros temas como la difusin de archivos y los estudios de
usuarios, herramientas de vital importancia en la administracin de archivos
que apenas son tocados tangencialmente.
Tampoco es estudiado el documento de archivo como fuente para la in-
vestigacin o elemento probatorio; mientras que el anlisis documental y de
contenido, como tcnicas de investigacin, son abordados desde un enfoque
compartido con la bibliotecologa y la documentacin. De igual manera se
plantea como necesaria la apropiacin, por parte de la comunidad archivs-
tica, de lo requerido por las tecnologas de la informacin y la comunicacin,
una tarea prioritaria que debe pasar por una muy urgente reflexin, para la
definicin de metodologas de trabajo que contribuyan a mejores relaciones
entre la sociedad y la informacin.

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INVESTIGACIN BIBLIOTECOLGICA, Vol. 26, Nm. 57, mayo/agosto, 2012, Mxico, ISSN: 0187-358X, pp. 77-101 Anexo 1
Ficha bibliogrfica y analtica

1. Informacin bibliogrfica
- Nmero de ficha:
- Ttulo del artculo:
- Autor (es):
- Publicacin:
- Lugar de edicin:
- Medio de divulgacin:
- Fecha:
- Idioma:
- Palabras clave:
- Resumen:

2. Informacin analtica
- Referencia bibliogrfica:
- Problema central que se aborda y/o objetivos que propone:
- Hiptesis planteada:
- Marco terico:
- Fuentes o autores en que sustenta su propuesta
a. Primarias:
b. Secundarias:
- Enfoques y herramientas metodolgicas que propone:
- Conclusiones:
- Observaciones:

Diligenciada por:
Fecha de Diligenciamiento:

Anexo 2
Encuesta de investigacin regional 8
Datos personales
Nombre:
Documento de Identidad:
Profesin:
Ciudad: Pas:

Informacin institucional y general

Institucin:
Dependencia:
reas\Lneas de investigacin:

8 Esta encuesta fue traducida al portugus para el caso de la bsqueda de informacin en las
98 escuelas de archivologa y grupos de investigacin de Brasil.
 ESTADO DE LA ARCHIVSTICA EN AMRICA LATINA 2000-2009...

Ha participado usted en investigaciones

relacionadas con la archivstica y los archivos?
Conoce usted grupos de investigacin u otros
investigadores en reas relacionadas con la
archivstica y los archivos, que considere importante
para esta investigacin? Cuales o quines?
Correo electrnico:

Informacin sobre investigaciones en archivstica y los archivos 2000 2009

Nombre de la Investigacin:
Objetivos de la investigacin:
Resultados:
Es posible acceder a los
resultados? Cmo?
Fecha de inicio: Fecha de finalizacin:

Anexo 3
Estrategias de bsquedas cuantificadas
Estrategias de bsqueda Resultados de bsqueda Resultados vlidos
archivstica 39 4
archivologa 31 1
archivstica and investigacin 9 1
archivstica and historia 17 2
archivstica and administracin 12 1
archivstica and control interno 7 0
archivstica and transparencia 6 0
archivstica and memoria 13 1
archivstica and administracin pblica 12 2
archivstica and derechos humanos 9 1
archivstica and tecnologas 10 3
archivos and transparencia 10 0
archivos and memoria 9 1
archivos and historia 11 1
archivos and investigacin 10 0
archivos and tecnologas 12 3
archivos and control interno 9 0
archivos and calidad 9 1
archivos and derechos humanos 11 1
archivos and administracin 12 2
archivos and administracin pblica 10 1
Total 268 26 99
 INVESTIGACIN BIBLIOTECOLGICA, Vol. 26, Nm. 57, mayo/agosto, 2012, Mxico, ISSN: 0187-358X, pp. 77-101 Anexo 4
Categoras de anlisis y preguntas orientadoras para textos seleccionados

Categoras de anlisis:

Archivstica, archivos, investigacin archivstica, formacin archivstica, teora archivstica, historia

archivstica, transparencia, memoria, administracin pblica, democracia, derechos humanos, do-
cumentos de archivo, valor probatorio, fuentes de investigacin, anlisis documental, administracin
de archivos, gestin documental, control interno, calidad total, nuevas tecnologas, TICS, documen-
tos electrnicos, digitalizacin de documentos.

Preguntas orientadoras:

Cules son los puntos de referencia tericos?

Expresiones utilizadas por los autores
Establece el autor relaciones entre:
- Teora e Historia Archivstica
- Archivos, Memoria y Democracia
- Archivos e Investigacin
- Archivos, Calidad y Administracin
- Archivos y Nuevas Tecnologas
Es evidente la recoleccin sistemtica de informacin para la construccin del texto?
Es posible deducir qu recepcin tiene el texto en la comunidad archivstica?
Qu otras relaciones establece el autor que no son objeto de inters en este estudio,
y cules reciben mayor atencin?

Anexo 5
Fuentes de informacin consultadas
1. Bases de datos
Bases de datos Resultados Resultados vlidos
Academic Search Premier 44 7
Business Source Premier 48 5
Fuente Acadmica 56 8
Ulrichs Web 34 0
Library, Information Science 31 0
& Technology Abstracts
Happy Online 22 0
Wilson Web 33 6
Total 268 26

2. Revistas de Archivstica, Bibliotecologa, Ciencias de la Informacin y afines

Revistas Artculos
Acimed. 6
Cuba: Centro Nacional de Informacin de Ciencias Mdicas. ISSN: 1530-2880
Arquivstica.Net. 32
Brasil. ISSN: 1808-4826
100
 ESTADO DE LA ARCHIVSTICA EN AMRICA LATINA 2000-2009...

Biblios: Revista Electrnica de Bibliotecologa, Archivologa y Museologa. 16

Per: Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas. ISSN: 1562-4730
Cincia da Informaco. 3
Brasil: Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologa /IBICT.
ISSN: 1518-8353
Ciencias de la Informacin. 10
Cuba: Instituto de Informacin Cientfica y Tecnolgica. ISSN: 0864-4659
Cdice. 27
Colombia: Universidad de la Salle/ Facultad de Sistemas de Informacin y
Documentacin. ISSN: 1794-9815
Encontros Bibli. 7
Brasil: Universidade Federal de Santa Catarina/ Centro de Estudios sobre la Universidad.
ISSN: 1518-2924
Enlace: Revista Venezolana de Informacin, Tecnologa y Conocimiento. 2
Venezuela: Universidad de Zulia. ISSN: 1690-7515
Informao & Informao. 5
Brasil: Universidade Estadual de Londrina/Centro de Educao, Comunicao e Artes/
Departamento de Cincia da Informao.ISSN: 1981-8920
Informao & Sociedade: Estudos. 2
Brasil: Universidade Federal da Paraba. 1809-4783
Informacin, Cultura Y Sociedad. 4
Argentina: Universidad de Buenos Aires/Instituto de Investigaciones Bibliotecolgicas.
ISSN: 1851-1740
Informatio: 4
Uruguay: Universidad de La Repblica/Escuela Universitaria de Bibliotecologa y Ciencias
Afines. ISSN: 0797-1435
Investigacin Bibliotecolgica: 5
Mxico: Universidad Nacional Autnoma de Mxico/ Centro Universitario de
Investigaciones Bibliotecolgicas. ISSN: 0187-358X
Perspectivas em Cincia da Informao. 5
Brasil: Universidade Federal de Minas Gerais/ Escola de Cincia da Informao. ISSN:
1981-5344
Pontodeacesso. 15
Brasil: Universidade Federal da Bahia/ Instituto de Cincia da informao.
ISSN: 1981-6766
Revista Acb. 4
Brasil: Universidade Federal de Santa Catarina UFSC/Departamento de Cincia da
Informao. ISSN 1414-0594
Revista Interamericana de Bibliotecologa. 4
Colombia: Universidad de Antioquia/Escuela Interamericana de Bibliotecologa. ISSN:
0120-0976
Transinformao. 2
Brasil: PUC-Campinas. ISSN: 0103-3786
Otras revistas 5
Total 158

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