Tecnicas de Documentacion PDF

TCNICAS DE DOCUMENTACIN
MDULO
DOCUMENTACIN DE SISTEMAS
1. PRESENTACIN DEL MDULO
La documentacin general y las tcnicas para obtener datos correctamente

procesados, nos conllevan a mantener conocimientos tericos prcticos de
cmo planificar, sistematizar y organizar la informacin. En el analista es
esencial, para proporcionar entendimiento de un sistema, a quien lo vaya a usar
para mantenerlo, para permitir su auditoria y para ensear a los usuarios como
interactuar con el sistema y a los operandos, como hacerlo funcionar.
Determinar como un sistema de informacin ayudar a la competitividad
dentro de una empresa es uno de los roles de un profesional informtico.
2. ORIENTACIONES PARA EL AUTOAPRENDIZAJE
Recopilacin de datos a travs de Internet

Realizar constantes lecturas acerca del material cientfico tratado
Si se trabaja, aplicar los conocimientos adquiridos en el lugar de trabajo
Utilizacin de organizadores grficos para simplificar ideas
3. PROPSITO
Realizar la documentacin necesaria cuando se est involucrado dentro de un

proyecto de software y el manejo correcto de un sistema de informacin.
4. OBJETIVOS
Dominar conceptos generales sobre documentacin y tcnicas de

recoleccin de datos.
Elaborar manuales gerenciales y de usuario final.
Manejar sistemas de informacin tratados automticamente y maximizar
su accin
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5. TABLA DE CONTENIDOS
a. UNIDAD # 1 DOCUMENTACIN GENERAL

Qu Es La Documentacin? .5
Datos - Informacin - Conocimiento Saber.. 6
b. UNIDAD # 2 SISTEMAS DE INFORMACIN
Introduccin.10
Anlisis Y Sistemas.10
Definicin De Sistema De Informacin11
El Analista De Sistemas De Informacin.12
Caractersticas De Sistema De Informacin.13
Tipos Y Usos De Los Sistemas De Informacin..14
Evolucin De Los Sistemas De Informacin17
Ciclo De Vida De Un Sistema.21
El Desarrollo De Los Sistemas21
c. UNIDAD # 3 DOCUMENTACIN DE SISTEMAS

Documentacin De Sistemas27
Importancia De La Documentacin De Sistemas..27
Estandarizacin Y Normalizacin...28
Estndares Bsicos De Documentacin..28
Normalizacin29
Teora General De Los Manuales De Documentacin..29
Manual Administrativo..30
Manual De Usuario.34
Manual De Referencia.38
Manual De Captacin.39
Manual De Operacin.43
d. UNIDAD # 4 RECOLECCIN DE DATOS

Recoleccin De Datos...47
Tcnicas Para Hallar Datos..47
La Entrevista..47
La Encuesta52
Cuestionario...59
La Observacin..60
6. COMPETENCIAS
a. Utilizacin de trminos especializados en el rea de
documentacin.
b. Reconocimiento y solucin de problemas que puedan existir
dentro de un sistema de informacin
c. Documentar correctamente los procesos que involucra un
proyecto de software.
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7. BIBLIOGRAFA RECOMENDADA
www.monografias.com
www.lafacu.com
www.lawebdelprogramador.com
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Nombre de la unidad: DOCUMENTACIN GENERAL
Objetivo: Dar conocer conceptos bsicos a cerca de documentacin
y el proceso de cmo fluye la informacin en un sistema
automatizado.
ORGANIZADOR GRFICO:
DATOS
PROCESO DE INFORMACIN
DOCUMENTACIN
INFORMACION
GENERAL
SABER
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Desarrollo de contenidos:
UNIDAD # 1
DOCUMENTACIN GENERAL
EL CONCEPTO DE DOCUMENTACIN GENERAL
QU ES LA DOCUMENTACIN?
EMISOR - MENSAJE - RECEPTOR
La mayora de los autores estn de acuerdo en que la comunicacin es la

transmisin de un mensaje que va de un emisor a un receptor por medio de una
seal que se da a travs de un canal. Es un proceso informativo en el que
intervienen elementos bsicos como una fuente (emisor), un medio (canal) y un
mensaje. La fuente, como iniciador del mensaje, puede desear impartir un
conocimiento, una actitud o un hecho a un receptor. Para hacerlo, la fuente debe
encontrar alguna forma de codificar ese mensaje para transmitirlo de forma
exacta al destino. Para ello puede utilizar expresiones, palabras y algn otro
tipo de cdigo siempre que sea familiar para el receptor. Se trata de que
entienda el significado. A su vez la fuente debe encontrar un canal apropiado a
travs del cual transmita el mensaje. Una vez que el receptor ha recibido el
mensaje lo codifica dentro del alcance de su propia experiencia. El
reconocimiento del mensaje por el receptor proporciona lo que denominamos
retroalimentacin para el emisor en el sentido de que el mensaje ha sido
recibido. En este punto consideramos que el modelo bsico de comunicacin se
llega a invertir. La retroalimentacin da al emisor alguna indicacin de la forma
en la que el receptor ha aceptado el mensaje y capacita al emisor para modificar,
repetir o explicar el mensaje con mayor detalle.
Como caractersticas generales podemos decir que el programa (disciplina que

consta en un programa) es informacin; abierta, flexible, dinmica, y a dems se
consolida en su andadura. ?
DOCUMENTACIN COMO COMUNICACIN:

(PROCESO INFORMATIVO)
Es uno de los posibles objetos de la informacin. No podemos negar que la

documentacin es informacin y que adems se acoplan entre ambas. El
concepto informacin constituye la base de la documentacin. La
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documentacin tiene como fin ltimo la noticia de los documentos, es decir,

transmitir un mensaje, y su finalidad primordial es informar (LESANTES).
La documentacin es informacin: potencia la informacin e informa acerca de

la informacin. Pero la documentacin no es solamente informacin en el
sentido superficial; es ms bien dar forma por parte de un sujeto emisor de un
documento que contiene un mensaje para ser trasladado ese conocimiento a un
sujeto receptor. El proceso documental descansa en el proceso informativo (ver
fotocopia). Sin el proceso informativo, objeto de estudio de la ciencia de la
informacin hemos visto que intervienen unos elementos bsicos de modo
paralelo el proceso documental es una variedad del primero. En todo proceso
documental se da un emisor: el documentalista, y un mensaje: el documento. A
travs de un medio determinado para llegar a un receptor, que es el
investigador o el usuario con carcter general la naturaleza de este proceso
peculiar de informacin se deriva del objeto transmitido: el documento., pues
en el proceso documental lo que se transmite a partir de emisor es precisamente
un documento, que llamaremos documento secundario. Es el documentalista el
que transforma el documento primario en secundario.
DATOS - INFORMACIN - CONOCIMIENTO - SABER
Datos: Smbolos (letras, nmeros...) que se usan para representar los hechos o
acontecimientos.
Informacin: Cuando los datos se almacenan en memoria o soporte fsico. Una

vez entendidos tenemos la informacin.
Conocimiento: Estado cognitivo por excelencia. Se retiene al registro

organizado de la experiencia humana en una representacin fsica.
Saber: Algo ms que el conocer. Requiere juicios de valor y supone la aplicacin

del conocimiento contenido en el juicio humano en relacin con criterios o
valores que son generalmente aceptados.
Estos cuatro conceptos pueden ser considerados como parte de un todo. Uno
nos lleva a otro y a su vez cada uno es el resultado de la accin del anterior. No
hay lmites establecidos, son simplemente eslabones de una cadena.
El espectro del conocimiento representado comienza en un hecho, es decir, un

suceso, una condicin o cambio en el estado del ser humano. Este estado ha de
estar representado en smbolos, nmeros, letras... convirtiendo la
representacin de los hechos. Cuando organizamos estas representaciones
usando reglas y convenciones generamos datos. Estos datos son percibidos
cuando estimulan nuestro sentimiento y sentidos. Cuando llegamos a conocer
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estos datos decimos con frecuencia que hemos adquirido informacin, lo que
realmente significa es que hemos conocido un suceso, pero nada ms.
Con estos datos podemos almacenarlos en nuestra mente o podemos

registrarlos en un soporte. Esta representacin mental o fsica de los datos de
los que estamos enterados es informacin. Cuando aplicamos un significado a
esta informacin recibida, tienen lugar unos procesos cognitivos ms
profundos.
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AUTOEVALUACIN:
1. CON SU CRITERIO DEFINA COMUNICACIN
2. DOCUMENTACIN ES:...
3. DEFINA:
DATO:
INFORMACIN:
CONOCIMIENTO
SABER
4. EJEMPLIFIQUE
DATO:
INFORMACIN:
CONOCIMIENTO
SABER
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Nombre de la unidad: SISTEMAS DE INFORMACIN
Objetivo: reconocer un proceso de informacin dentro de cualquier
dominio, como modificarlo o mejorarlo para un mejor funcionamiento.
ORGANIZADOR GRFICO:
DATOS
ANALISIS DE SISTEMAS DE ETAPAS DE NOLAN

PROCESOS INFORMACIN
CICLO DE VIDA EN
UN SISTEMA
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UNIDAD # 2
SISTEMAS DE INFORMACION
INTRODUCCION.
En una organizacin o empresa, el analista y diseo de sistemas es el proceso de

estudiar su situacin con la finalidad de observar como trabaja y decir si es
necesario realizar una mejora; el encargado de realizar estas tareas es el analista
de sistemas. Antes de comenzar el desarrollo de cualquier proyecto, se conoce
un estudio de sistemas para detectar todos los detalles de la situacin actual en
la empresa. La informacin reunida con este estudio sirve como base para crear
varias estrategias de diseo. Los administradores deciden qu estrategia seguir.
Los gerentes, empleados y otros usuarios finales que se familiarizan cada vez
ms con el empleo de computadoras estn teniendo un papel muy importante
en el desarrollo de sistemas.
Todas las organizaciones son sistemas que actan recprocamente con su medio
ambiente recibiendo entradas y produciendo salidas. Los sistemas, que pueden
estar formados por otros sistemas ms pequeos denominados subsistemas,
funcionan para alcanzar fines especficos. Sin embargo, los propsitos o metas
se alcanzan slo cuando se mantienen el control.
ANALISIS Y SISTEMAS
El anlisis y diseo de sistemas se refiere al proceso de examinar la situacin de

una empresa con el propsito de mejorar con mtodos y procedimientos ms
adecuados. El desarrollo de sistemas tiene dos componentes.
Anlisis Es el proceso de clasificacin e interpretacin de hechos, diagnostico

de problemas y empleo de la informacin para recomendar mejoras al sistemas.
Diseo: Especifica las caractersticas del producto terminado.
Anlisis: Especifica que es lo que el sistema debe hacer.
Diseo: Establece como alcanzar el objetivo.
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DEFINICION DE SISTEMA DE INFORMACIN
Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s

con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de

informacin pueda operar.
El recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual est

formado por las personas que utilizan el sistema.
Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada,

almacenamiento, procesamiento y salida de informacin.
Entrada de Informacin: Es el proceso mediante el cual el Sistema de

Informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las
entradas pueden ser manuales o automticas. Las manuales son aquellas que se
proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automticas son
datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos.
Esto ltimo se denomina interfases automticas.
Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales,
las cintas magnticas, las unidades de diskette, los cdigos de barras, los
escners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre
otras.
Almacenamiento de informacin: El almacenamiento es una de las actividades

o capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de
esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la seccin
o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en estructuras de
informacin denominadas archivos. La unidad tpica de almacenamiento son
los discos magnticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos
compactos (CD-ROM).
Procesamiento de Informacin: Es la capacidad del Sistema de Informacin

para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones
preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos
recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta
caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en
informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace
posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin
financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un
balance general de un ao base.
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Salida de Informacin: La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin

para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las
unidades tpicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas
magnticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante
aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede constituir la entrada a
otro Sistema de Informacin o mdulo. En este caso, tambin existe una
interfase automtica de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes
tiene una interfase automtica de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que
genera las plizas contables de los movimientos procesales de los clientes.
A continuacin se muestran las diferentes actividades que puede realizar un

Sistema de Informacin de Control de Clientes:
EL ANALISTA DE SISTEMAS DE INFORMACION
En una empresa pequea, lo ms probable es que realice las actividades:
1.-ANALISIS DE SITEMAS (Analista de informacin): Es reunir informacin

y determinar los requisitos. Los analistas no son responsables del diseo de
sistema.
2.-ANALISIS Y DISEO DEL SISTEMA (Diseadores de sistemas,

Diseadores de aplicaciones): El analista tiene la responsabilidad adicional de
disear el nuevo sistema.
3.-ANALISIS, DISEO Y PROGRAMACIN DEL SISTEMA (Analista

programador): Desarrolla las especificaciones de diseo y escribe el software
necesario para implementar el diseo.
ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACION
Software. Los programas de computadoras, as estructuras de datos y la

documentacin asociada, que sirve para realizar el mtodo lgico.
Hardware: Los dispositivos electrnicos que proporcionan la capacidad de

computacin y que proporcionan las funciones del mundo exterior.
Gente: Los individuos que son usuarios y operadores del software y del
hardware.
Bases de datos: Una coleccin grande y organizada de informacin a la que se

accede mediante el software y que es una parte integral del funcionamiento del
sistema.
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Documentacin: Los manuales, los impresos y otra informacin descriptiva que

explica el uso y / o la operacin.
Procesamientos: Los pasos que definen el uso especifico de cada elemento del
sistema o el contexto procedimental en que reside el sistema.
Control: Los sistemas trabajan mejor cuando operan dentro de niveles de

control tolerables de rendimiento por ejemplo: el sistema de control de un
calentador de agua.
CARACTERISTICAS DE SISTEMA DE INFORMACION
Sus principales caractersticas son:
Suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra.
Son el primer tipo de sistemas de informacin que se implanta en las

organizaciones.
Son intensivos en entradas y salidas de informacin; sus clculos y

procesos suelen ser simples y sofisticados, requieren mucho manejo de
datos para poder realizar sus operaciones y como resultado generan
tambin grandes volmenes de informacin.
Tiene la propiedad de ser recolectores de informacin.
Son adaptables de aplicacin que se encuentran en el mercado.
Ejemplos: facturacin, nminas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, contabilidad
general.
ACTIVIDADES QUE REALIZA UN SISTEMA DE INFORMACIN:
Entradas:
Datos generales del cliente: nombre, direccin, tipo de cliente, etc.

Polticas de crditos: lmite de crdito, plazo de pago, etc.
Facturas (interfase automtico).
Pagos, depuraciones, etc.
Proceso:
Clculo de antigedad de saldos.

Clculo de intereses moratorios.
Clculo del saldo de un cliente.
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Almacenamiento:
Movimientos del mes (pagos, depuraciones).

Catlogo de clientes.
Facturas.
Salidas:
Reporte de pagos.
Estados de cuenta.
Plizas contables (interfase automtica)
Consultas de saldos en pantalla de una Terminal.
Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Informacin se pueden

observar en el diseo conceptual ilustrado en la en la figura 1.2.
TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN
Durante los prximos aos, los Sistemas de Informacin cumplirn tres

objetivos bsicos dentro de las organizaciones:
1. Automatizacin de procesos operativos.

2. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de
decisiones.
3. Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso.
Los Sistemas de Informacin que logran la automatizacin de procesos

operativos dentro de una organizacin, son llamados frecuentemente Sistemas
Transaccionales, ya que su funcin primordial consiste en procesar
transacciones tales como pagos, cobros, plizas, entradas, salidas, etc. Por otra
parte, los Sistemas de Informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones
son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de
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Decisin de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y

Sistema de Informacin para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo
con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratgicos, los
cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas
competitivas, a travs del uso de la tecnologa de informacin.
Los tipos y usos de los Sistemas de Informacin se muestran en la figura.
A continuacin se mencionan las principales caractersticas de estos tipos de

Sistemas de Informacin.
SISTEMAS TRANSACCIONALES. Sus principales

caractersticas son:
A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra,

debido a que automatizan tareas operativas de la organizacin.
Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se
implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel
operativo de la organizacin.
Son intensivos en entrada y salid de informacin; sus clculos y procesos
suelen ser simples y poco sofisticados.
Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, a travs de
estos sistemas se cargan las grandes bases de informacin para su
explotacin posterior.
Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son
visibles y palpables.
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SISTEMAS DE APOYO DE LAS DECISIONES. Las

principales caractersticas de estos son:
Suelen introducirse despus de haber implantado los Sistemas

Transaccionales ms relevantes de la empresa, ya que estos ltimos
constituyen su plataforma de informacin.
La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la
alta administracin en el proceso de toma de decisiones.
Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de
informacin. As, por ejemplo, un modelo de planeacin financiera requiere
poca informacin de entrada, genera poca informacin como resultado, pero
puede realizar muchos clculos durante su proceso.
No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica
para el desarrollo de estos sistemas es difcil, ya que no se conocen los
ingresos del proyecto de inversin.
Suelen ser Sistemas de Informacin interactivos y amigables, con altos
estndares de diseo grfico y visual, ya que estn dirigidos al usuario final.
Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos
y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un
Sistema de Compra de Materiales que indique cundo debe hacerse un
pedido al proveedor o un Sistema de Simulacin de Negocios que apoye la
decisin de introducir un nuevo producto al mercado.
Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final
sin la participacin operativa de los analistas y programadores del rea de
informtica.
Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra

de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin
de negocios, modelos de inventarios, etc.
SISTEMAS ESTRATGICOS. Sus principales caractersticas

son:
Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organizacin, por lo

tanto no pueden adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado.
Tpicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a travs de
su evolucin dentro de la organizacin. Se inicia con un proceso o funcin
en particular y a partir de ah se van agregando nuevas funciones o
procesos.
Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como
ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En
este contexto, los Sistema Estratgicos son creadores de barreras de entrada
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al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automticos en los bancos en un

Sistema Estratgico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal
servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al pblico, tendr que
dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.
Apoyan el proceso de innovacin de productos y proceso dentro de la
empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una
forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.
Un ejemplo de estos Sistemas de Informacin dentro de la empresa puede ser

un sistema MRP (Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir
sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de
Informacin que proporcione todo tipo de informacin; como situacin de
crditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos
anteriores constituyen un Sistema de Informacin Estratgico si y slo s,
apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa.
Por ltimo, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo
de sistemas de informacin denominado Sistemas Personales de Informacin, el
cual est enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.
EVOLUCIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN
De la seccin anterior se desprende la evolucin que tienen los Sistemas de

Informacin en las organizaciones. Con frecuencia se implantan en forma inicial
los Sistemas Transaccionales y, posteriormente, se introducen los Sistemas de
Apoyo a las Decisiones. Por ltimo, se desarrollan los Sistemas Estratgicos que
dan forma a la estructura competitiva de la empresa.
En la dcada de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la

Escuela de Negocios de Harvard, desarroll una teora que impact el proceso
de planeacin de los recursos y las actividades de la informtica.
Segn Nolan, la funcin de la Informtica en las organizaciones evoluciona a

travs de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuacin:
ETAPA DE INCIACIN
Comienza con la adquisicin de la primera computadora y normalmente se

justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.
Las aplicaciones tpicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales
tales como nminas o contabilidad.
El pequeo Departamento de Sistemas depende en la mayora de los casos
del rea de contabilidad.
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El tipo de administracin empleada es escaso y la funcin de los sistemas

suele ser manejada por un administrador que no posee una preparacin
formal en el rea de computacin.
El personal que labora en este pequeo departamento consta a lo sumo de
un operador y/o un programador. Este ltimo podr estar bajo el rgimen
de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algn fabricante local de
programas de aplicacin.
En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del
personal y usuario (ciberfobia) que estn involucrados en los primeros
sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el
ahorro de mano de obra.
Esta etapa termina con la implantacin exitosa del primer Sistema de
Informacin. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias
etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros
usuarios involucrados aborta el intento de introducir la computador a la
empresa.
ETAPA DE CONTAGIO O EXPANSIN.
Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rpido que una empresa
se encuentra en esta etapa son:
Se inicia con la implantacin exitosa del primer Sistema de Informacin en la

organizacin. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario
se transforma en el paradigma o persona que se habr que imitar.
Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto
de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales
como facturacin, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores,
cheques, etc.
El pequeo departamento es promovido a una categora superior, donde
depende de la Gerencia Administrativa o Contralora.
El tipo de administracin empleado est orientado hacia la venta de
aplicaciones a todos los usuarios de la organizacin; en este punto suele
contratarse a un especialista de la funcin con preparacin acadmica en el
rea de sistemas.
Se inicia la contratacin de personal especializado y nacen puestos tales
como analista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas,
jefe de desarrollo, jefe de soporte tcnico, etc.
Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfases automticas entre ellas,
de tal forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar
en forma manual a otro sistema, con la consecuente irritacin de los
usuarios.
Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante,
lo que marca la pauta para iniciar la racionalizacin en el uso de los recursos
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computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su

solucin marcan el paso a la siguiente etapa.
ETAPA DE CONTROL O FORMALIZACIN
Para identificar a una empresa que transita por esta etapa es necesario
considerar los siguientes elementos:
Esta etapa de evolucin de la Informtica dentro de las empresas se inicia

con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a
travs de las tcnicas de presupuestacin base cero (partiendo de que no se
tienen nada) y la implantacin de sistemas de cargos a usuarios (por el
servicio que se presta).
Las aplicaciones estn orientadas a facilitar el control de las operaciones del
negocio para hacerlas ms eficaces, tales como sistemas para control de flujo
de fondos, control de rdenes de compra a proveedores, control de
inventarios, control y manejo de proyectos, etc.
El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posicin
gerencial, dependiendo del organigrama de la Direccin de Administracin
o Finanzas.
El tipo de administracin empleado dentro del rea de Informtica se
orienta al control administrativo y a la justificacin econmica de las
aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios para las
prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de
aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a crecer.
En esta etapa se inician el desarrollo y la implantacin de estndares de
trabajo dentro del departamento, tales como: estndares de documentacin,
control de proyectos, desarrollo y diseo de sistemas, auditora de sistemas
y programacin.
Se integra a la organizacin del departamento de sistemas, personal con
habilidades administrativas y preparadas tcnicamente.
Se inicia el desarrollo de interfases automticas entre los diferentes sistemas.
ETAPA DE INTEGRACIN
Las caractersticas de esta etapa son las siguientes:
La integracin de los datos y de los sistemas surge como un resultado

directo de la centralizacin del departamento de sistemas bajo una sola
estructura administrativa.
Las nuevas tecnologas relacionadas con base de datos, sistemas
administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generacin,
hicieron posible la integracin.
En esta etapa surge la primera hoja electrnica de clculo comercial y los
usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayud
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mucho a que los usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran que

esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas.
El costo del equipo y del software disminuy por lo cual estuvo al alcance
de ms usuarios.
En forma paralela a los cambios tecnolgicos, cambi el rol del usuario y del
departamento de Sistemas de Informacin. El departamento de sistemas
evolucion hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario
utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas.
Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos
sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la
organizacin.
ETAPA DE ADMINISTRACIN DE DATOS
Entre las caractersticas que destacan en esta etapa estn las siguientes:
El departamento de Sistemas de Informacin reconoce que la informacin es

un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios.
Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en
forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada
para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.
El usuario de la informacin adquiere la responsabilidad de la integridad de
la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes.
ETAPA DE MADUREZ
Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en
esta etapa, se incluyen los siguientes:
Al llegar a esta etapa, la Informtica dentro de la organizacin se encuentra

definida como una funcin bsica y se ubica en los primeros niveles del
organigrama (direccin).
Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por
Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos,
Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratgicos y, en general,
aplicaciones que proporcionan informacin para las decisiones de alta
administracin y aplicaciones de carcter estratgico.
En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnologa de
base de datos y se logra la integracin de redes de comunicaciones con
terminales en lugares remotos, a travs del uso de recursos
computacionales.
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CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA
Los Sistemas tienen ciclos de vida, al igual que las personas, este ciclo tiene 4
etapas:
Nacimiento: Es cuando se tiene la idea sobre como puede ayudar un sistema.
Desarrollo: Es cuando las ideas se hacen realidad.
Produccin: Es cuando se instala el sistema y empieza a cubrir las necesidades

de la empresa, en esta etapa se modifica continuamente.
Muerte: Es cuando el sistema acumula muchas modificaciones y su

mantenimiento se hace muy costo, y se tiene que eliminar. Y empieza otra vez
el ciclo.
EL DESARROLLO DE LOS SISTEMAS
Los sistemas debe ser una interaccin entre el usuario y el programador, debe
ser una cooperacin entre ambos.
Lo primero se tiene que hacer es un prototipo del sistema, esto es algo as como
una maqueta para los arquitectos, y sirve a la empresa para ver como es que
trabajara el sistema, o si hay que hacer algn cambio antes de ser instalado.
Para esto se siguen las siguientes fases:
21
I.- Se tiene que definir claramente lo que el usuario necesita que el sistema le
reporte.
II.- Se crea un sistema prototipo, este sistema funciona como el final pero como
en todo se tiene que hacer pruebas antes de implantarse, por ejemplo si un
sistema requiere realizar 1,000 transacciones por minuto, en el sistema prototipo
solo se realizan 10, la palabra prototipo lo dice claramente.
III.- En esta fase se tienen dos caminos: Si y No.
Si: si el usuario acepta el prototipo, se desarrolla el sistema final
No: si el usuario no acepta el prototipo, es por que tiene algunas sugerencias

para incluir en el sistema. Se hacen las modificaciones y se vuelve a probar el
prototipo.
IV.- Se desarrolla el sistema final.
Algo que est entre la definicin de necesidades y la creacin del sistema, esta
una de las cosas, tambin muy importantes, que es la eleccin del Software y
Hardware adecuados para el buen funcionamiento del sistema.
Conclusin
Para que un sistema de informacin computarizado funcione lo mejor posible,

primero que nada es necesario que se combinen el Hardware y Software
adecuados para el desempeo de la tarea requerida, es muy importante que se
realicen estudios sobre los diferentes programas (Software) y los dispositivos
(Hardware) que existen para elegir el que mejor convenga.
Despus debe de haber una buena comunicacin entre el usuario y el

programador para especificar claramente lo que se requiere.
Y como final para que un sistema funcione adecuadamente, deben de existir

documentacin del mismo, los procedimientos para cada funcin del sistema,
ya que el mal uso de ste puede ocasionar que no sea ptimo en su
funcionamiento.
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En al siguiente figura se puede englobar lo que es el desarrollo de un sistema y

los elementos que interactan en el.
23
SISTEMA DE INFORMACIN BSICO DE UN HIPERMERCADO
Cada sector empresarial o incluso cada empresa tiene su propio sistema de

informacin.
Algunos procesos de informacin en un hipermercado
Las entradas de informacin del sistema son varias: los datos de salida de
mercanca por las cajas, las entradas de artculos por el almacn, los datos
facilitados por las balanzas de la seccin de perecederos, las fechas de
caducidad de ciertos productos y la fecha del da.
Como salida se desea obtener los pedidos automticos a proveedores para

poder reponer lo que se va vendiendo y mantener un stock de seguridad, las
rdenes para que el almacn expida determinados artculos y los reponga en su
correspondiente lineal, (sin que el encargado vaya a ver "como va la cosa"), la
informacin bancaria para realizar los pagos en la fecha que corresponda y,
desde luego, los datos para el programa de contabilidad y las estadsticas, de
vital importancia para la direccin de operaciones y el departamento de
mrketing.
Entre las entradas y las salidas, existe todo un proceso de validacin de

entradas, valoracin de mercaderas, control del rendimiento de las cajeras,
generacin de listados paramtricos e informes de gestin, etc. Mediante el
anlisis de las salidas obtenidas es posible modificar las entradas para mejorar
el resultado final.
24
AUTOEVALUACIN:
1. DEFINA SEGN SU CRITERIO SISTEMA DE INFORMACIN:
2. GRFIQUE UN SISTEMA DE INFORMACIN:
3. ENLISTE LAS ETAPAS DE NOLAN:
4. EJEMPLIFIQUE CORRECTAMENTE UN SISTEMA DE

INFORMACIN.
25
Nombre de la unidad: DOCUMENTACIN DE SISTEMAS
Objetivo: Realizar correctamente los manuales respectivos cuando
se cumpla el desarrollo de cualquier tipo d software por parte del
analista de sistemas.
ORGANIZADOR GRFICO:
MANUAL DE
USUARIO
MANUAL NORMALIZACIN
DOCUMENTACIN
ADMNISTRATIVO
DE SISTEMAS
DIAGRAMAS
26
UNIDAD # 3
DOCUMENTACIN DE SISTEMAS
Introduccin
La documentacin de sistemas es el conjunto de informacin que nos dice qu

hacen los sistemas, cmo lo hacen y para quin lo hacen.
La documentacin consiste en material que explica las caractersticas tcnicas y

la operacin de un sistema. Es esencial para proporcionar entendimiento de un
sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditoria del
sistema y para ensear a los usuarios como interactuar con el sistema y a los
operandos como hacerlo funcionar.
Existen varios tipos de documentacin. La de programas, que explica la lgica

de un programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de
programas y otros documentos; la del usuarios en forma general la naturaleza y
capacidades del sistema y cmo usarlo.
Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un "programa de

documentacin", el cual consiste en una poltica formal cuya documentacin se
muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada programa
de cmputo, archivo y nuevos sistemas.
Otra definicin sera la de registro fsico, generalmente por escrito que contiene
los siguientes elementos:
Polticas y normas referentes al desarrollo del sistema, su implantacin,

operacin y mantenimiento.
IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIN DE SISTEMAS
La importancia de la documentacin bien podra ser comparada con la

importancia de la existencia de una Pliza de Seguro; mientras todo va bien no
existe la precaucin de confirmar si nuestra Pliza de Seguros est o no vigente.
La documentacin adecuada y completa, de una aplicacin que se desea

implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en cualquier
Sistema de Informacin, sin embargo, frecuentemente es la parte a la cual se
dedica el menor tiempo y se le presta menos atencin.
27
Siempre se debe documentar un sistema como si estuviera a punto de irse a

Siberia el siguiente mes, para nunca volver. Si la documentacin del sistema es
incompleta el diseador continuamente estar involucrado y no podr moverse
a otra asignacin.
ESTANDARIZACION Y NORMALIZACION
Estandarizacin
Significa que los smbolos convencionales se usan en todos los diagramas de

flujo para prescribir el sistema y que en la documentacin se usen formas
estandarizadas.
An cuando las normas de documentacin varan de una instalacin a otra, es

esencial que dentro de una organizacin, se utilice un solo mtodo. El uso de
procedimientos y documentacin estandarizada proporciona la base de una
comunicacin clara y rpida, adiestramiento menos costoso del personal de
sistemas, reduccin de costos de almacenamiento, y otros.
Ventajas De La Estandarizacin
Ayuda al entrenamiento del nuevo personal dentro y fuera de la

organizacin de Sistemas.
Es til para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento
de los sistemas.
Ayuda a los analistas y diseadores de sistemas en el trabajo de
integracin de sistemas.
Asegura que el sistema opere correctamente.
Se utilizan eficientemente los recursos que se dispongan.
ESTANDARES BSICOS DE DOCUMENTACIN
Toda documentacin que se relacione con un sistema, ya sea manual o por

computadora, sencillo o complejo debe reunir los siguientes requisitos bsicos:
Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones

claramente indicadas, almacenarlas en carpetas e ndice.
Los diagramas debern ser claros, no aglomerados y la escritura
manuscrita deber ser legible.
La documentacin deber ser completa.
Se incluir una leyenda o explicacin de los trminos utilizados.
La documentacin siempre se conserva actualizada.
28
NORMALIZACIN
Asegrese de que los estndares sean completos, actualizados,

documentados y legibles.
Auditar permanentemente para que se cumplan los estndares.
Evaluar si los estndares establecidos son los requeridos y hacer los

cambios necesarios para que dichos estndares sean los apropiados.
TEORA GENERAL DE LOS MANUALES DE DOCUMENTACIN
Durante el desarrollo de un sistema, desde su concepcin hasta su puesta en

marcha se ha generado gran cantidad de documentos, que en muchas ocasiones
se han visto modificados por documentos posteriores debido a cambios en el
sistema.
Para evitar confusiones en las revisiones de la documentacin se desarrollan

diferentes tipos de documentos dirigidos a las personas que trabajarn con el
sistema y para facilitar el mantenimiento del mismo. La documentacin de un
sistema debe ser marcada adecuadamente, bien organizada actualizada y
completa; todos los trminos utilizados deben explicarse. La documentacin se
har disponible a todos los usuarios de acuerdo a sus necesidades.
El estilo de redaccin de los manuales de documentacin debe ser:
Concreto.
Ser preciso y definir los trminos utilizados.
Utilizar prrafos cortos.
Utilizar ttulos y subttulos.
No emplear frases largas que presenten hechos distintos.
No hacer referencia a una informacin solamente con el nmero de
referencia
29
MANUAL ADMINISTRATIVO
Sirve como punto de partida al Sistema propuesto, ya que ser funcin de la

gerencia, de acuerdo con los usuarios de dicho Sistema, determinar silo
expuesto en l satisface los requerimientos del propio sistema. Una vez lograda
la aprobacin, se estar en condiciones de iniciar el desarrollo del Sistema
propuesto e ir integrando el resto de la documentacin.
El manual tiene como finalidad el permitir a la alta gerencia tener la

informacin necesaria y suficiente sobre un sistema en particular y servir como
fuente documental de| consulta una vez que el Sistema ha sido implantado.
CONTENIDO
Nombre del sistema

Describir el nombre del sistema a implantar en la empresa.
Equipo Encargado Del Sistema
Nombre del personal encargado del anlisis y diseo del sistema.
Resumen Administrativo
Compendio de los puntos que se describen en el manual, el cual tiene
como propsito permitir a los altos ejecutivos enterarse en forma correcta
de la propuesta del sistema. En este punto aparece por primera vez el
nombre del sistema, el cual debe ser nico, este deber conservarse
invariable en todos los documentos referentes a ese sistema.
Planteamiento
Este punto tiene como finalidad registrar los antecedentes que servirn
de partida al desarrollo del anlisis del sistema. Se debe mencionar:
Dependencia que requiri el trabajo.
Personas y / o puestos ocupados por estas al momento de requerirse el
trabajo (acuerdos, disposiciones legales, memorandos, y otros)
Condiciones y criterios que normaron el desarrollo del trabajo.
Fechas correspondientes.
Objetivos Del Sistema
30
Aqu se dejarn establecidos los objetivos que debe cubrir el sistema, en

forma clara y precisa para evitar errores de interpretacin.
Entradas Del Sistema (Informacin A Captar)
Debe quedar especificado en este punto, los documentos fuentes que
inician las operaciones del sistema as como la informacin detallada de
aquellos conceptos que sern los datos a captar por el sistema. Se
debern mencionar todos los datos que en forma secundaria originan
una entrada importante al sistema.
Ejemplo:
Nombre del Documento Fuente

Mdulo o Procedimiento donde entra el documento
Usuarios que manejan el documento
Origen del documento
Salidas Del Sistema (Resultados A Obtener)
En este punto, solamente se describirn los resultados de mayor

importancia obtenidos a travs de todo el proceso. En esta seccin se
debe dar mayor nfasis a la informacin que el sistema proporciona
cuidando de no hacer tan slo mencin de los resultados a obtener.
Ejemplo:
Nombre de la salida
Destino
Periodicidad en que se genera
Usuarios que lo requieren
DIAGRAMACION GENERAL DEL SISTEMA
Es la representacin grfica de las fases del Sistema y su flujo a travs de las

dependencias que intervienen en el mismo, aunque en forma generalizada. La
tcnica a utilizar y la simbologa debe ser seleccionada por los interesados.
EXPLICACIONES DE LAS FASES DEL SISTEMA
Este punto se encuentra relacionado con el anterior ya que lo que se muestra

grficamente, ahora se describe en forma genrica, explicando los procesos que
se llevan a cabo en cada dependencia sin profundizar en detalles tcnicos o
especficos. Se deber resaltar aquellas fases del proceso en las cules se
obtengan resultados de importancia as como aquellas que requieran una
supervisin especial.
31
REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA
Se establecen los recursos, tanto humanos como materiales que son necesarios
para poder llevar a cabo el sistema. Presentar costos y descripcin, adems de
las cantidades que se requieran.
ESTIMACIN DE LA FECHA PROBABLE DE IMPLEMENTACION DEL

SISTEMA
Es necesario que exista una fecha probable de implantacin cuya base ser la
terminacin de todas las actividades para la creacin del sistema, tales como:
anlisis, programacin, elaboracin de formas, y otros.
Se recomienda utilizar diagrama de Gantt o de Pert para establecer el perodo

de las actividades requeridas para el desarrollo del sistema.
Ejemplo:
Escala del tiempo en semanas

Actividades a realizar
1
2
3
4
Presentacin de la Propuesta
*****
Anlisis
Costo / Beneficio
*****
Adquisicin del Equipo
*****
Entrenamiento
*****
32
CONSIDERACIONES GENERALES DEL NUEVO SISTEMA
En este punto se deber sealar las ventajas, desventajas, y principales

diferencias del nuevo sistema con el anterior, tales cmo seguridad,
disminucin de costo, ahorro de tiempo, flexibilidad, confiabilidad y otros.
Adems, desarrollar en cualquier aspecto de la propuesta del sistema que no
file considerado en el desarrollo de los puntos antes mencionados.
33
MANUAL DE USUARIO
Expone los procesos que el usuario puede realizar con el sistema implantado.
Para lograr esto, es necesario que se detallen todas y cada una de las
caractersticas que tienen los programas y la forma de acceder e introducir
informacin. Permite a los usuarios conocer el detalle de qu actividades ellos
debern desarrollar para la consecucin de los objetivos del sistema. Rene la
informacin, normas y documentacin necesaria para que el usuario conozca y
utilice adecuadamente la aplicacin desarrollada.
Objetivos
Que el usuario conozca cmo preparar los datos de entrada.

Que el usuario aprenda a obtener los resultados y los datos de salida.
Servir como manual de aprendizaje.
Servir como manual de referencia.
Definir las funciones que debe realizar el usuario.
Informar al usuario de la respuesta a cada mensaje de error.
PASOS A SEGUIR PARA DEFINIR COMO DESARROLLAR EL MANUAL

DE USUARIO.
Identificar los usuarios del sistema: personal que se relacionar con el

sistema.
Definir los diferentes tipos de usuarios: se presentan los diferentes tipos
de usuarios que usaran el sistema. Ejemplo: usuarios directos,
indirectos.
Definir los mdulos en que cada usuario participar: Se describen los
mdulos o procesos que se ejecutarn por cada usuario en forma
narrativa breve y clara.
34
IMPORTANCIA DEL MANUAL DE USUARIO
El Manual de Usuario facilita el conocimiento de:
Los documentos a los que se pueden dar entrada por computadora.

Los formatos de los documentos.
Las operaciones que utiliza de entrada y salida de los datos.
El orden del tratamiento de la computadora con los datos introducidos.
El momento en que se debe solicitar una operacin deseada.
Los resultados de las operaciones realizadas a partir de los datos
introducidos.
Al elaborar el Manual de Usuario, hay que tener en cuenta a quin va dirigido

es decir, el manual puede ser manejado desde el director de la empresa hasta el
introductor de datos. Por consiguiente, debe redactarse de forma clara y sencilla
para que lo entienda cualquier tipo de usuario.
CONTENIDO
DIAGRAMA GENERAL DEL SISTEMA
Muestra en forma condensada el flujo general de la informacin y de las

actividades que se realizan en el sistema. Proporciona una visin general del
sistema.
EJEMPLO MDULO: FACTURACIN / VENTAS
35
DIAGRAMA PARTICULAR DETALLADO.
Presentar grficamente todos los pasos que se efecten dentro del

departamento usuario a quien est dirigido este manual. Deben especificarse
los archivos de entrada, salida, los resultados, revisiones y procesos manuales.
EJEMPLO: Mdulo Facturacin Ventas
EXPLICACIN GENRICA DE LAS FASES DEL SISTEMA
En este punto se explica en forma especfica y detallada todas las operaciones

que aparecen representadas en forma grfica en el diagrama particular. Se
analizan cada una de las fases sealando:
El proceso principal que se desarrolla.

La entrada de la informacin.
La obtencin de un resultado parcial.
El envo de informacin a otra dependencia.
36
EJEMPLO: Mdulo Facturacin Ventas
INSTALACIN DEL SISTEMA
La instalacin del sistema proporciona detalles completos sobre la forma de

instalar el sistema en un ambiente particular.
INICIACIN AL USO DEL SISTEMA
En este punto se explica cmo iniciarse en el sistema y cmo se pueden utilizar

sus cualidades comunes. Esta documentacin debe decir al usuario cmo salir
de un problema cuando las cosas funcionan mal.
37
MANUAL DE REFERENCIA
Es el documento definitivo de cara al usuario y debe ser completo. Describe con

detalle las cualidades del sistema y su uso, los informes de error generados y las
situaciones en que surgen esos errores.
Dependiendo del sistema, los documentos al usuario se pueden proporcionar

por separado o reunidos en varios volmenes. Los sistemas de ayuda en lnea
evitan que el usuario pierda tiempo en consultas manuales.
CADUCIDAD DE DOCUMENTO FUENTE Y DESTINO FINAL
Como el usuario trabajar con documentos fuentes, stos podrn tener un

perodo de retencin y un destino especificado.
38
MANUAL DE CAPTACION
Permite tener una clara visin del proceso de Captacin de los datos fuentes
previo al procesamiento electrnico de los mismos.
Objetivos
Documentar al usuario a cerca del recorrido a travs de las pantallas

del sistema.
Conocer la forma cmo el usuario puede utilizar el equipo necesario
para la ejecucin del sistema.
CONTENIDO
Este diagrama debe ser presentado grficamente y en forma sencilla. (es el

mismo diagrama que se presenta en el Manual Administrativo).
39
DIAGRAMAS DE PANTALLA
SISTEMA INTEGRADO MAESTRO Pgina 1 de 1

Fecha/Diseo: Fecha/Actualizacin:
VERSIN 1.0 31/08/2002 31/08/2002
Para: Autores:
NIGENSA S.A.
Nombre Fsico: Descripcin:
Principal.frm Men Mantenimientos
DISEO DE FORMATO DE PANTALLAS
Observaciones :
40
SISTEMA INTEGRADO MAESTRO Pgina 1 de 1

Fecha/Diseo: Fecha/Actualizacin:
VERSIN 1.0 31/08/2002 31/08/2002
Para: Autores:
NIGENSA S.A.
Nombre Fsico: Descripcin:
Frm_contrato.frm Registro de Contratos
DISEO DE FORMATO DE PANTALLAS
Observaciones :
Presentar en este punto el flujo del sistema en las pantallas utilizadas por cada
mdulo.
41
Puntos a documentar en una pantalla:

Explicacin del recorrido para llegar a la pantalla.
Formato de los datos a captar.
Formato en que son captados los datos.

Es una explicacin clara, breve de todos los mdulos que se presentan en el
diagrama general.
EQUIPO UTILIZADO PARA LA CAPTACIN

Se debe crear un instructivo que permita al usuario el entrenamiento del
sistema.
Debe contener los siguientes puntos:

Uso del equipo:
Describir detalladamente el uso correcto del equipo utilizado para la
captacin de la informacin, dando una explicacin del encendido,
manejo, control y del material que se usa como medio de captacin de los
datos.
ENTRENAMIENTO DEL SOFTWARE DE LA APLICACIN:
Explicacin del software utilizado en complemento al sistema.
Ejemplo: como entrar y salir del sistema.
Situaciones Anormales
Se presentan mensajes que se emiten al momento de la captura de los
datos o cualquier condicin fuera dc lo normal. Ejemplo:
Situacin anormal
Mensaje
Causas
Soluciones
42
MANUAL DE OPERACIN
Objetivo
Contiene la informacin que permite al personal de operacin utilizar en forma

eficiente la operacin de los sistemas de procesamiento electrnico.
CONTENIDO
Este diagrama debe ser presentado grficamente y en forma sencilla.

Representar los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques (es el
mismo diagrama que se presenta en el Manual Administrativo).
DIAGRAMA GENERAL DEL FLUJO DEL PROCESO ELECTRNICO.
Grfico - Microsoft Visio
Se representa en este diagrama todo el ambiente perifrico que interacta en el

sistema en cuanto a: entradas manuales, medios magnticos y dispositivos de
salida, etc. La simbologa a utilizar debe ser establecida como estndar.
(Ejemplos: cintas, discos, disquetes).
Es una explicacin clara, breve de todos los mdulos que se presentan en el

Diagrama general descrito anteriormente.
43
DIAGRAMA DE PANTALLAS DEL SISTEMA
Se presenta en este punto el flujo del sistema en las pantallas utilizadas por cada
mdulo.
Puntos a documentar en una pantalla:
Explicacin del recorrido en pantalla.
Formato en que son captados los datos.
Instructivo De Operacin Por Programa
Se debe desarrollar por cada programa del sistema. Incluye:
Diagrama electrnico del programa.
44
AUTOEVALUACIN
1. DEFINA SEGN SU CRITERIO DOCUMENTACIN

DE SISTEMAS.
2. ENLISTE 5 VENTAJAS DE LA ESTANDARIACIN
3. EXPLIQUE BREVEMENTE LOS TIPOS DE MANUALES

DE SISTEMAS.
45
Nombre de la unidad: RECOLECCIN DE DATOS
Objetivo: Utilizar correctamente las tcnicas y herramientas de
recoleccin de datos que servirn para el desarrollo de un proyecto
de software.
ORGANIZADOR GRFICO:
INFORMACIN
ENTREVISTA ENCUESTA
RECOLECCIN DE
DATOS
OBSERVACIN
46
UNIDAD # 4
RECOLECCIN DE DATOS
La recoleccin de datos se refiere al uso de una gran diversidad de tcnicas y

herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los
sistemas de informacin, los cuales pueden ser la entrevistas, la encuesta, el
cuestionario, la observacin, el diagrama de flujo y el diccionario de datos.
Todos estos instrumentos se aplicarn en un momento en particular, con la

finalidad de buscar informacin que ser til a una investigacin en comn. En
la presente investigacin trata con detalle los pasos que se debe seguir en el
proceso de recoleccin de datos, con las tcnicas ya antes nombradas.
TCNICAS PARA HALLAR DATOS
Los analistas utilizan una variedad de mtodos a fin de recopilar los datos sobre
una situacin existente, como entrevistas, cuestionarios, inspeccin de registros
(revisin en el sitio) y observacin. Cada uno tiene ventajas y desventajas.
Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y
ayudar a asegurar una investigacin completa.
LA ENTREVISTA
Las entrevistas se utilizan para recabar informacin en forma verbal, a travs de

preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o
empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios
potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarn datos o sern
afectados por la aplicacin propuesta. El analista puede entrevistar al personal
en forma individual o en grupos algunos analistas prefieren este mtodo a las
otras tcnicas que se estudiarn ms adelante. Sin embargo, las entrevistas no
siempre son la mejor fuente de datos de aplicacin.
Dentro de una organizacin, la entrevista es la tcnica ms significativa y

productiva de que dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la
entrevista es un intercambio de informacin que se efecta cara a cara. Es un
canal de comunicacin entre el analista y la organizacin; sirve para obtener
informacin acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, as como
concejo y comprensin por parte del usuario para toda idea o mtodo nuevos.
Por otra parte, la entrevista ofrece al analista una excelente oportunidad para
47
establecer una corriente de simpata con el personal usuario, lo cual es

fundamental en transcurso del estudio.
PREPARACIN DE LA ENTREVISTA
Determinar la posicin que ocupa de la organizacin el futuro

entrevistado, sus responsabilidades bsicas, actividades, etc.
(Investigacin).
Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos
necesarios (Organizacin).
Fijar un lmite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista.
(Psicologa).
Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor
comodidad (Psicologa).
Hacer la cita con la debida anticipacin (Planeacin).
CONDUCCIN DE LA ENTREVISTA
Explicar con toda amplitud el propsito y alcance del estudio

(Honestidad).
Explicar la funcin propietaria como analista y la funcin que se espera
conferir al entrevistado. (Imparcialidad).
Hacer preguntas especficas para obtener respuestas cuantitativas
(Hechos).
Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y
actitudes similares (habilidad).
Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).
Ser corts y comedio, abstenindose de emitir juicios de valores.
(Objetividad).
Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los
comentarios al margen de la cuestin.
Escuchar atentamente lo que se dice, guardndose de anticiparse a las
respuestas (Comunicacin).
SECUELA DE LA ENTREVISTA
Escribir los resultados (Documentacin).

Entregar una copia al entrevistado, solicitando su conformacin,
correcciones o adiciones. (Profesionalismo).
Archivar los resultados de la entrevista para referencia y anlisis
posteriores (Documentacin).
RECABAR DATOS MEDIANTE LA ENTREVISTA
48
La entrevista es una forma de conversacin, no de interrogacin, al analizar las

caractersticas de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por
sus conocimientos sobre el sistema, los analistas pueden conocer datos que no
estn disponibles en ningn otra forma.
En las investigaciones de sistema, las formas cualitativas y cuantitativas de la

informacin importante. La informacin cualitativa est relacionada con
opinin, poltica y descripciones narrativas de actividades o problemas,
mientras que las descripciones cuantitativas tratan con nmeros frecuencia, o
cantidades. A menudo las entrevistas pueden ser la mejor fuente de
informacin cualitativas, los otros mtodos tiende a ser ms tiles en la
recabacin de datos cuantitativos.
Son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencia en relacin a como

se podra hacer el trabajo; las entrevistas a veces es la mejor forma para conocer
las actividades de las empresas. La entrevista pueden descubrir rpidamente
malos entendidos, falsa expectativa o incluso resistencia potencial para las
aplicaciones de desarrollo; ms an, a menudo es ms fcil calendarizar una
entrevista con los gerentes de alto nivel, que pedirle que llenen cuestionario.
DETERMINACIN DEL TIPO DE ENTREVISTA
La estructura de la entrevista vara. Si el objetivo de la entrevista radica en

adquirir informacin general, es conveniente elaborar una serie de pregunta sin
estructura, con una sesin de preguntas y respuesta libres
Las entrevistas estructuradas utilizan pregunta estandarizada. El formato de

respuestas para las preguntas pueden ser abierto o cerrado; las preguntas para
respuestas abierta permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que
parezca apropiado. Pueden contestar por completo con sus propias palabras.
Con las preguntas para respuesta cerradas se proporcionan al usuario un
conjunto de respuesta que se pueda seleccionar. Todas las personas que
respondes se basan en un mismo conjunto de posibles respuestas.
Los analistas tambin deben dividir el tiempo entre desarrollar preguntas para
entrevistas y analizar respuesta. La entrevista no estructurada no requiere
menos tiempos de preparacin, porque no necesita tener por anticipado las
palabras precisas de las preguntas. Analizar las respuestas despus de la
entrevista lleva ms tiempo que con la entrevista estructuradas. El mayor costo
radica en la preparacin, administracin y anlisis de las entrevistas
estructuradas para pregunta cerradas.
49
Ejemplos de las preguntas abiertas y cerradas en la entrevista estructurada
FORMA DE PREGUNTA ABIERTA FORMA DE PREGUNTA

CERRADA
Ejemplo: obtener la informacin Ejemplo: obtener la informacin

sobre las caractersticas de diseos sobre las caractersticas de diseo
crticas para los empleados. crticas para los empleados.
algunos empleados han sugerido La experiencia le ha proporcionado

que la mejor forma para hacer una amplia visin en cuanto a la
eficiente el procesamiento de forma en la que la empresa maneja
pedidos es instalar un sistema de los pedidos..." Me gustara que usted
computadora que maneje todos los contestara algunas preguntas
clculos..." especficas en relacin en lo anterior:
Bajo estas circunstancias apoyara -Qu etapas trabajas bien?cules

usted el desarrollo de un sistema de no?
este tipo?
-En donde se presenta la mayor
parte del problema?
- Cundo ocurre un atraso, cmo se

maneja?
Entre otros
SELECCIN DE ENTREVISTADOS
Realizar entrevistas toma tiempo; por lo tanto no es posible utilizar este mtodo
para recopilar toda la informacin que se necesite en la investigacin; incluso el
analista debe verificar los datos recopilados utilizando unos de los otros
mtodos de recabacin de datos. La entrevista se aplican en todos los niveles
gerencial y de empleados y dependa de quien pueda proporcionar la mayor
parte de la informacin til para el estudio los analistas que estudian la
administracin de inventarios pueden entrevistar a los trabajadores del
embarque y de recepcin, al personal de almacn y a los supervisores de los
diferentes turnos, es decir. Aquellas personas que realmente trabajan en el
almacn, tambin entrevistarn al gerente ms importante.
50
REALIZACIN DE ENTREVISTA
La habilidad del entrevistador es vital para el xito en la bsqueda de hecho por

medio de la entrevista. La buena entrevista depende del conocimiento del
analista tanto de la preparacin del objetivo de una entrevista especfica como
de las preguntas por realizar a una persona determinada.
El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar

una entrevista exitosa. La falta de estos factores puede reducir cualquier
oportunidad de xito. Por ejemplo, analista que trabaja en la aplicacin
enfocada a la reduccin de errores (captado por la gerencia de alto nivel)
probablemente no tendra xito si llegara a una oficina de gerencia de nivel
medio con la presentacin equivocada, ejemplo "Estamos aqu para resolver su
problema".
A travs de la entrevista, los analistas deben preguntarse a s mismo las

siguientes preguntas:
o Qu es lo que me est diciendo la persona?

o Por qu me lo est diciendo a m?
o Qu est olvidando?
o Qu espera est persona que haga yo?
Entrevista estructurada Entrevista no estructurada
-Asegura la elaboracin -El entrevistador tiene

uniforme de las preguntas mayor flexibilidad al
para todos los que van a realizar las preguntas
responder. adecuadas a quien
responde.
-Fcil de administrar y
evaluar. -El entrevistador puede
explotar reas que surgen
VENTAJAS -Evaluacin ms objetiva espontneamente durante
tanto de quienes la entrevista.
responden como de las
respuestas a las -Puede producir
preguntas. informacin sobre rea que
se minimizaron o en las que
-Se necesita un limitado no se pens que fueran
entrenamiento del importantes.
entrevistador.
-Resulta en entrevistas
ms pequeas.
51
-Alto costo de -Puede utilizarse

preparacin. negativamente el tiempo,
tanto de quien responde
-Los que responden como del entrevistador.
pueden no aceptar un alto
nivel en la estructura y -Los entrevistadores
carcter mecnico de las pueden introducir sus
preguntas. sesgos en las preguntas o al
DESVENTAJAS informar de los resultados.
-Un alto nivel en la
estructura puede no ser -Puede recopilarse
adecuado para todas las informacin extraa
situaciones.
-El anlisis y la
-El alto nivel en las interpretacin de los
estructuras reduce resultados pueden ser
responder en forma largos.
espontnea, as como la
habilidad del -Toma tiempo extra recabar
entrevistador para los hechos esenciales.
continuar con
comentarios hacia el
entrevistado.
LA ENCUESTA
Se ha dicho que Estados Unidos ya no es una "sociedad industrial", sino una

"sociedad de informacin". Esto es, nuestros mayores problemas y tareas ya no
giran principalmente en la produccin de bienes y servicios necesarios para
nuestra supervivencia y comodidad.
Nuestra "sociedad", requiere un rpido y preciso flujo de informacin sobre las

preferencias, necesidades y comportamiento de sus miembros. Es en respuesta
a esta necesidad crtica de informacin por el gobierno, el comercio y las
instituciones sociales que tanta confianza se pone en las encuestas.
Hoy en da la palabra "encuesta" se usa ms frecuentemente para describir un

mtodo de obtener informacin de una muestra de individuos. Esta "muestra"
es usualmente slo una fraccin de la poblacin bajo estudio.
Por ejemplo, antes de una eleccin, una muestra de electores es interrogada

para determinar cmo los candidatos y los asuntos son percibidos por el
pblico un fabricante hace una encuesta al mercado potencial antes de
introducir un nuevo producto una entidad del gobierno comisiona una
52
encuesta para obtener informacin para evaluar legislacin existente o para

preparar y proponer nueva legislacin.
No tan slo las encuestas tienen una gran variedad de propsitos, sino que
tambin pueden conducirse de muchas maneras, incluyendo por telfono, por
correo o en persona.
An as, todas las encuestas tienen algunas caractersticas en comn.
A diferencia de un censo, donde todos los miembros de la poblacin son

estudiados, las encuestas recogen informacin de una porcin de la poblacin
de inters, dependiendo el tamao de la muestra en el propsito del estudio. En
una encuesta bona fide, la muestra no es seleccionada caprichosamente o slo
de personas que se ofrecen como voluntarios para participar. La muestra es
seleccionada cientficamente de manera que cada persona en la poblacin tenga
una oportunidad medible de ser seleccionada. De esta manera los resultados
pueden ser proyectados con seguridad de la muestra a la poblacin mayor. La
informacin es recogida usando procedimientos estandarizados de manera que
a cada individuo se le hacen las mismas preguntas en mas o menos la misma
manera. La intencin de la encuesta no es describir los individuos particulares
quienes, por azar, son parte de la muestra sino obtener un perfil compuesto de
la poblacin.
Una "encuesta" recoge informacin de una "muestra." Una "muestra" es

usualmente slo una porcin de la poblacin bajo estudio.
El estndar de la industria para todas las organizaciones respetables que hacen

encuestas es que los participantes individuales nunca puedan ser identificados
al reportar los hallazgos. Todos los resultados de la encuesta deben presentarse
en resmenes completamente annimos, tal como tablas y grficas estadsticas.
CUN GRANDE DEBE SER LA MUESTRA?
El tamao de muestra requerido en una encuesta depende en parte de la

calidad estadstica necesaria para los establecer los hallazgos; esto a su vez, est
relacionado en cmo esos hallazgos sern usados.
An as, no hay una regla simple para el tamao de muestra que pueda ser
usada en todas las encuestas. Mucho de esto depende de los recursos
profesionales y fiscales disponibles. Los analistas frecuentemente encuentran
que una muestra de tamao moderado es suficiente estadstica y
operacionalmente. Por ejemplo, las muy conocidas encuestas nacionales
frecuentemente usan cerca de 1,000 personas para obtener informacin
razonable sobre actitudes y opiniones nacionales.
53
Cuando nos damos cuenta que una muestra apropiadamente seleccionada de

slo 1,000 individuos puede reflejar varias caractersticas de la poblacin total,
es fcil apreciar el valor de usar encuestas para tomar decisiones informadas en
una sociedad compleja como la nuestra. Las encuestas proveen medios rpidos
y econmicos de determinar la realidad de nuestra economa y sobre los
conocimientos, actitudes, creencias, expectativas y comportamientos de las
personas.
QUIN LLEVA A CABO LAS ENCUESTAS?
Todos conocemos sobre las encuestas de opinin pblica que son reportadas
por los medios informativos. Por ejemplo, la Encuesta Gallup y la Encuesta
Harris emiten informes peridicos describiendo la opinin pblica nacional
sobre una amplia gama de asuntos corrientes. Encuestas estatales y en las reas
metropolitanas, frecuentemente con el apoyo econmico de algn peridico o
estacin de televisin local, se reportan regularmente en muchos lugares. Las
cadenas mayores de radio y televisin, as como revistas nacionales de noticias
tambin llevan a cabo encuestas e informan sus resultados A pesar de esto, la
gran mayora de las encuestas no son de opinin pblica. La mayora estn
dirigidas a un propsito administrativo, comercial o cientfico. La gran variedad
de asuntos con los que tratan las encuestas se puede ilustrar con la siguiente
lista de usos reales:
Las cadenas mayores de televisin confan en encuestas que le dicen cuntas

y qu tipo de personas ven sus programas.
Statistics Canad lleva a cabo encuestas continuas de panel sobre nios (y
sus familias) para estudiar sus necesidades educativas y otras.
Es una buena prctica nunca identificar los participantes individuales. El
tamao de la muestra depende de las metas estadsticas y de los recursos
disponibles para la encuesta.
Los fabricantes de automviles usan encuestas para determinar cun
satisfechos estn las personas con sus autos.
El Negociado del Censo de los Estados Unidos lleva a cabo encuestas cada
mes para obtener informacin sobre empleo y desempleo en la nacin.
La Agencia para la Poltica e Investigacin sobre Cuidado de Salud de los
Estados Unidos auspicia una encuesta peridica para determinar cuanto
dinero est gastando la gente en los distintos tipos de cuidado mdico.
Las autoridades de transportacin local conducen encuestas para obtener
informacin
sobre los hbitos de viaje y transportacin de las personas.
Las revistas y revistas profesionales usan encuestas para conocer qu leen
sus suscriptores.
Se llevan a cabo encuestas para conocer quien usa nuestros parques
nacionales y otras facilidades recreativas.
54
Las encuestas proveen una fuente importante de conocimiento cientfico bsico.

Economistas, siclogos, profesionales de la salud y socilogos llevan a cabo
encuestas para estudiar materias tales como los patrones de ingreso y gastos en
los hogares, las races del prejuicio tnico o racial, las implicaciones de los
problemas de salud en la vida de las personas, comparando el comportamiento
electoral y los efectos sobre la vida familiar de mujeres que trabajan fuera del
hogar.
CULES SON ALGUNOS MTODOS COMUNES DE ENCUESTAS?
Las encuestas pueden ser clasificadas en muchas maneras. Una dimensin es

por tamao y tipo de muestra. Las encuestas pueden ser usadas para estudiar
poblaciones humanas o no humanas (por ejemplo, objetos animados o
inanimados, animales, terrenos, viviendas). Mientras que muchos de los
principios son los mismos para todas las encuestas, el foco aqu ser en mtodos
para hacer encuestas a individuos.
Muchas encuestas estudian todas las personas que residen en un rea definida,
pero otras pueden enfocar en grupos particulares de la poblacin -nios,
mdicos, lderes de la comunidad, los desempleados, o usuarios de un producto
o servicio particular. Las encuestas tambin pueden ser conducidas con
muestras locales, estatales o nacionales.
Las encuestas pueden ser clasificadas por su mtodo de recoleccin de datos.
Las encuestas por correo, telefnicas y entrevistas en persona son las ms

comunes. Extraer datos de rcords mdicos y otros se hace tambin con
frecuencia. En los mtodos ms nuevos de recoger datos, la informacin se
entra directamente a la computadora ya sea por un entrevistador adiestrado o
an por la misma persona entrevistada. Un ejemplo bien conocido es la
medicin de audiencias de televisin usando aparatos conectados a una
muestra de televisores que graban automticamente los canales que se
observan.
Las encuestas son una fuente importante de conocimiento cientfico bsico. Las
encuestas por correo, a travs de entrevistas telefnicas o en persona son las
ms comunes.
Las encuestas por correo pueden ser de costo relativamente bajo. Como con
cualquier otra encuesta, existen problemas en usar este mtodo si no se presta
suficiente atencin a obtener niveles altos de cooperacin. Estas encuestas
pueden ser ms efectivas cuando se dirigen a grupos particulares, tal como
suscriptores a una revista especializada o a miembros de una organizacin
profesional.
55
Las entrevistas telefnicas son una forma eficiente de recoger ciertos tipos de
datos y se estn usando con cada vez mayor frecuencia. Se prestan
particularmente bien a situaciones donde es necesario obtener resultados
oportunos y cuando el largo de la encuesta es limitado.
Las entrevistas en persona en el hogar u oficina de un participante son mucho

ms caras que las encuestas telefnicas o por correo. Estas pueden ser
necesarias especialmente cuando se debe recoger informacin compleja.
Algunas encuestas combinan varios mtodos. Por ejemplo, una encuestadora

puede usar el telfono para identificar participantes elegibles (tal como localizar
individuos mayores elegibles para Medicare) y luego hacer cita para una
entrevista en persona.
QU PREGUNTAS HACEMOS EN UNA ENCUESTA?
Podemos clasificar las encuestas tambin por su contenido. Algunas encuestas

enfocan en las opiniones y actitudes (tal como las encuestas pre-eleccionarias),
mientras que otras se preocupan por caractersticas o comportamiento reales
(tal como la salud de las personas, vivienda, gastos del consumidor o hbitos de
transportacin).
Muchas encuestas combinan preguntas de ambos tipos. Los participantes

pueden ser preguntados si han odo ledo sobre algn asunto qu saben
sobre l su opinin con cuanta firmeza sienten y por qu su experiencia
sobre el asunto y ciertos datos personales que ayudar al analista a clasificar
sus respuestas (tal como edad, gnero, estado civil, ocupacin y lugar de
residencia).
Las preguntas pueden ser abiertas ("Por qu siente as?"), o cerradas

("Aprueba usted o desaprueba?"). Los entrevistadores pueden solicitar al
participante que evale un candidato poltico o un producto usando alguna
escala, o pueden solicitarle que ordene varias alternativas.
Algunas encuestas enfocan sobre opiniones otras sobre hechos.
La forma en que se hace una pregunta puede afectar mucho los resultados de
una encuesta. Por ejemplo, una reciente encuesta de NBC/Wall Street Journal
hizo dos preguntas muy similares obteniendo resultados muy diferentes: (1)
"Favorece recortar programas tales como el seguro social, medicare, medicad y
subsidios a agricultores con el fin de reducir el dficit presupuestario?" Los
resultados: a favor 23%, opuestos 66%, no opinaron 11%. (2) Favorece recortar
las autorizaciones fiscales del gobierno para reducir el dficit presupuestario?
Los resultados: a favor 61%, opuestos 25%, no opinaron 14%. El cuestionario
puede ser muy breve -unas pocas preguntas, tomando cinco minutos o menos -
56
o puede ser bastante extenso - requiriendo una hora o ms de tiempo al

participante. Como es ineficiente identificar y acercarse a una muestra nacional
grande para preguntar unos pocos tems de informacin, existen encuestas
colectivas que combinan los intereses de varios clientes en una sola entrevista.
En estas encuestas, a los participantes se les preguntar sobre una docena de
preguntas sobre un tema, una media docena sobre otro tema y as
sucesivamente.
Como los cambios en actitudes o comportamiento no pueden establecerse

confiablemente con una sola entrevista, algunas encuestas usan un diseo de
panel, en el cual los mismos participantes son entrevistados en dos ocasiones o
ms. Tales encuestas son usadas comnmente durante una campaa electoral o
para trazar la salud de una familia o su patrn de compras durante un perodo
de tiempo.
QUIN TRABAJA EN LAS ENCUESTAS?
El trabajador de encuestas mas conocido por el pblico es el entrevistador que

llama por telfono, el que aparece en la puerta del hogar o el que detiene a
personas en un centro comercial.
Tradicionalmente, las entrevistas para encuestas, aunque requieren

ocasionalmente largos das de trabajo en el campo, eran hechas principalmente
por personas empleadas a tiempo parciales. Por lo tanto este tipo de empleo era
particularmente adecuado para personas que no deseaban empleo a tiempo
completo o que queran suplementar su ingreso regular.
Cambios en el mercado de trabajo y en el nivel de automatizacin de las

encuestas han comenzado a alterar este patrn -aumentando el nmero de
encuestadores que buscan trabajar a tiempo completo. La experiencia no es
usualmente requerida para un empleo de entrevistador, aunque las destrezas
bsicas en el uso de computadoras adquieren cada da ms importancia.
La mayora de las organizaciones que hacen investigacin proveen su propio

adiestramiento para la labor del entrevistador. Los requisitos principales para
entrevistar estn la habilidad para acercarse a personas extraas (en persona o
por telfono), para El trabajador de encuestas mejor conocido por el pblico es el
entrevistador pero hay muchos otros.
Persuadirles a participar y para recoger los datos necesarios siguiendo las

instrucciones al pie de la letra.
Menos visible, pero de igual importancia es el personal de la oficina, quienes -

entre otras cosas- planifican la encuesta, seleccionan la muestra, supervisan las
57
entrevistas, procesan los datos recogidos, analizan los datos e informan los
hallazgos de la encuesta.
En la mayora de las organizaciones de investigacin por encuestas, el personal

gerencial habr tomado cursos graduados de mtodos de encuestas y poseen
grados universitarios avanzados en estadsticas, sociologa, psicologa,
mercadeo, alguna materia afn poseern experiencia equivalente.
Los supervisores de nivel intermedio y los asociados de investigacin

frecuentemente tendrn trasfondos acadmicos similares a los gerentes o
habrn avanzado desde las filas de los entrevistadores, oficinistas o
codificadores sobre la base de su competencia y experiencia.
QU SOBRE LA CONFIDENCIALIDAD E INTEGRIDAD?
La confidencialidad de los datos suministrados por los participantes es una

preocupacin primordial de todas las organizaciones respetables que hacen
encuestas. En el Negociado del Censo de los Estados Unidos, por ejemplo, los
datos recogidos estn protegidos por ley (Ttulo 13 del Cdigo Legal de Estados
Unidos). En Canad, la Ley de Estadsticas garantiza la confidencialidad de los
datos recogidos por Statistics Canad, y otros pases tienen salvaguardas
similares.
Varias organizaciones profesionales que tienen que ver con mtodos de

encuestas tienen un cdigo de tica (como la Asociacin Estadstica Americana)
que establecen reglas para mantener la confidencialidad de las respuestas en
encuestas. La poltica recomendada para que las organizaciones de encuestas
salvaguarden la confidencialidad incluye:
Usar cdigos numricos para vincular al participante con su

cuestionario y guardar la
informacin sobre el vnculo nombre-cdigo en un lugar aparte.
Negarse a proveer los nombres y direcciones de los participantes en
la encuesta a cualquier persona fuera de la organizacin de encuestas,
incluyendo a sus clientes.
Destruir cuestionarios e informacin que pueda servir para identificar
los participantes
luego que sus respuestas se hayan entrado a la computadora.
Omitir los nombres y direcciones de los participantes en la encuesta
de los archivos de computadora usados para anlisis.
Presentar tabulaciones estadsticas usando categoras amplias para
que los participantes individuales no puedan ser identificados.
La confidencialidad de los datos suministrados por los participantes
es una preocupacin primordial de todas las organizaciones de
encuesta respetables.
58
CUESTIONARIO
Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy til para la entrevista; si

embargo, existen ciertas caractersticas que pueden ser apropiada en algunas
situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevistas, deben disearse
cuidadosamente para una mxima efectividad.
RECABACIN DE DATOS MEDIANTE CUESTIONARIOS
Para los analistas los cuestionarios pueden ser la nica forma posible de
relacionarse con un gran nmero de personas para conocer varios aspectos del
sistema. Cuando se llevan a cabo largos estudios en varios departamentos, se
puede distribuir los cuestionarios a todas las personas apropiadas para recabar
hechos en relacin al sistema. En mayor parte de los casos, el analista no ver a
los que responde; no obstante, tambin esto es una ventaja porque aplican
muchas entrevista ayuda a asegurar que el interpelado cuenta con mayor
anonimato y puedan darse respuestas mas honesta ( y menos respuestas pre -
hechas o estereotipadas). Tambin las preguntas estandarizadas pueden
proporcionar datos ms confiables.
SELECCIN DE FORMAS PARA CUESTIONARIOS
El desarrollo y distribucin de los cuestionarios; por lo tanto, el tiempo

invertido en esto debe utilizarse en una forma inteligente. Tambin es
importante el formato y contenido de las preguntas en la recopilacin de hechos
significativos.
Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos: cuestionarios abiertos y

cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano
todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlas. Con
frecuencia se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas.
CUESTIONARIO ABIERTO
Al igual que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican
cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales;
tambin son tiles al explorar el problema bsico, por ejemplo, un analista que
utiliza cuestionarios para estudiar los mtodos de verificacin de crdito, es un
medio.
El formato abierto proporciona una amplia oportunidad para quienes

respondan escriba las razones de sus ideas. Algunas personas sin embargo,
encuentran ms fcil escoger una de un conjunto de respuestas preparadas que
pensar por s mismas.
59
CUESTIONARIO CERRADO
El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por

medio de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el
marco de referencia. Este formato es el mtodo para obtener informacin sobre
los hechos. Tambin fuerza a los individuos para que tomen una posicin y
forma su opinin sobre los aspectos importantes.
LA OBSERVACIN
Otra tcnica til para el analista en su progreso de investigacin, consiste en

observar a las personas cuando efectan su trabajo. Como tcnica de
investigacin, la observacin tiene amplia aceptacin cientfica. Los socilogos,
siclogos e ingenieros industriales utilizan extensamente sta tcnica con el fin
de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como miembros de la
organizacin. El propsito de la organizacin es mltiple: permite al analista
determinar que se est haciendo, como se est haciendo, quien lo hace, cuando
se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, dnde se hace y por que se hace.
"Ver es creer! Observar las operaciones la proporciona el analista hechos que

no podra obtener de otra forma.
TIPOS DE OBSERVACIN
El analista de sistemas puede observar de tres maneras bsicas. Primero, puede

observar a una persona o actitud sin que el observado se d cuenta y su
interaccin por aparte del propio analista. Quiz esta alternativa tenga poca
importancia para el anlisis de sistemas, puesto que resulta casi imposible
reunir las condiciones necesarias. Segundo, el analista puede observar una
operacin sin intervenir para nada, pero estando la persona observada
enteramente consciente de la observacin. Por ltimo, puede observar y a la vez
estar en contacto con las personas observas. La interaccin puede consistir
simplemente en preguntar respecto a una tarea especfica, pedir una
explicacin, etc.
PREPARACIN PARA LA OBSERVACIN
1. Determinar y definir aquella que va a observarse.

2. Estimular el tiempo necesario de observacin.
3. Obtener la autorizacin de la gerencia para llevar a cabo la observacin.
4. Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a hacer y
las razones para ello.
60
CONDUCCIN DE LA OBSERVACIN
1. Familiarizarse con los componentes fsicos del rea inmediata de

observacin.
2. Mientras se observa, medir el tiempo en forma peridica.
3. Anotar lo que se observa lo ms especficamente posible, evitando las
generalidades y las descripciones vagas.
4. Si se est en contacto con las personas observadas, es necesario
abstenerse de hacer comentarios cualitativos o que impliquen un juicio
de valores.
5. Observar las reglas de cortesa y seguridad.
SECUELA DE LA OBSERVACIN
1. Documentar y organizar formalmente las notas, impresionistas, etc.

2. Revisar los resultados y conclusiones junto con la persona observada, el
supervisar inmediato y posiblemente otro de sistemas.
DIAGRAMA DE FLUJO
Es una representacin pictrica de los pasos en proceso. til para determinar

cmo funciona realmente el proceso para producir un resultado. El resultado
puede ser un producto, un servicio, informacin o una combinacin de los tres.
Al examinar cmo los diferentes pasos es un proceso se relacionan entre s, se
puede descubrir con frecuencia las fuentes de problemas potenciales. Los
diagramas de flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde el
flujo de materiales hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer un producto.
Con frecuencia este nivel de detalle no es necesario, pero cuando se necesita, el
equipo completo de trabajos ms pequeos puede agregar niveles segn sea
necesario durante el proyecto.
CUNDO SE UTILIZA UN DIAGRAMA DE FLUJO?
Cuando un equipo necesita ver cmo funciona realmente un proceso completo.

Este esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de
botella en el sistema, pasos innecesarios y crculos de duplicacin de trabajo.
Algunas aplicaciones comunes son:
DEFINICIN DE PROYECTOS:
Identificar oportunidades de cambios en el proceso.

Desarrollar estimados de costos de mala calidad.
Identificar organizaciones que deben estar representadas en el equipo.
61
Desarrollar una base comn de conocimiento para los nuevos miembros del
equipo.
Involucrar a trabajadores en los esfuerzos de resolucin de problemas para
reducir las resistencias futuras al cambio.
IDENTIFICACIN DE LAS CAUSAS PRINCIPALES:
Desarrollar planes para reunir datos.

Generar teoras sobre las causas principales.
Discutir las formas de estratificar los datos para el anlisis para identificar
las causas principales.
Examinar el tiempo requerido para las diferentes vas del proceso.
Diseo de soluciones
Describir los cambios potenciales en el proceso y sus efectos potenciales.

Identificar las organizaciones que ser afectadas por los cambios propuestos.
Aplicaciones de soluciones:
Explicar otros el proceso actual y la solucin propuesta.

Superar la resistencia al cambio demostrando cmo los cambios propuestos
simplificarn el proceso.
Control (retener las Ganancias):
Revisar y establecer controles y monitoras al proceso.

Auditar el proceso peridicamente para asegurar que estn siguiendo los
nuevos procedimientos.
Entrenar a nuevos empleados.
Cmo se Utiliza?
La metodologa para prepara un Diagrama de Flujo es;
PROPSITO: analizar como se pretende utilizar el Diagrama de Flujo.

Exhibir esta hoja en el pared y consultarla en cualquier momento para
verificar que se Diagrama de Flujo es apropiado para las aplicaciones
que se pretende.
DETERMINAR EL NIVEL DE DETALLE REQUERIDO.
DEFINIR LOS LIMITES: despus de establecer los lmites del proceso,
enumerar los resultados y los clientes en el extremo derecho del
diagrama.
62
UTILIZAR SMBOLOS APROPIADOS: utilizando los smbolos

apropiados para el Diagrama de Flujo, presentar las respuestas como los
primeros pasos en el diagrama.
HACER PREGUNTAS
CONSEJOS PARA LA CONSTRUCCIN / INTERPRETACIN:
Si un Diagrama de Flujo se construye de forma apropiada y refleja el proceso de

la forma que realmente opera, todos los miembros del equipo poseern un
conocimiento comn, exacto del funcionamiento del proceso. Adicionalmente,
el equipo no necesita invertir el tiempo y la energa en observar el proceso
fsicamente cada vez que se quiera identificar problemas para trabajar, discutir
teoras sobre las causas principales, examinar el impacto de las soluciones
propuestas o discutir las formas para mantener las mejoras.
Los Diagramas de Flujo pueden ayudar a un equipo en su tarea de diagnstico

para lograr mejoras. Uno de sus usos es el de ayudar a un equipo a generar
teoras sobre las posibles causas principales de un problema. El Diagrama de
Flujo se dibuja en una pared de la sala de reuniones. El equipo que investiga un
problema redacta una descripcin del problema en un pedazo pequeo del
papel y lo pega en el Diagramas de Flujo en el punto, en el proceso donde el
problema se ha detectado. El equipo luego discute cada uno de los pasos en el
proceso antes del punto donde el problema se ha detectado, y produce teoras
sobre las cosas que podran salir mal en el paso del proceso de forma
sistemtica a medida que producen teoras sobre las posibles causas principales
del problema.
Otro uso de un Diagramas de Flujo es el de ayudar a un equipo a identificar las

formas apropiadas para separar los datos para su anlisis. Por ejemplo,
considrese el problema de analizar los tiempos de reparacin. Una rpida
revisin de los Diagramas de Flujo puede sugerir un nmero de grupos
posibles que pueden explicar el tiempo que se necesita para hacer reparacin.
CONCLUSIN
La Recoleccin de Datos, consiste en la recopilacin de informacin; se lleva a

cabo por medio de entrevistas, cuestionarios y observacin; donde el analista
obtiene y desarrolla los sistemas de informacin logrando sus metas y objetivos.
El analista debe de demostrar y desarrollar las destrezas de sus conocimientos

manifestando su honestidad, imparcialidad, habilidad, objetividad, control,
comunicacin, comprensin y cortesa para lograr la bsqueda de informacin a
travs de las herramientas antes mencionada.
63
La entrevista, se lleva a cabo en todos los niveles de operacin desde el

Presidente o el Jefe de Operaciones.
Utilizando procedimientos que pueden varar desde muy formales hasta los
casuales.
El cuestionario, es otra de las utensilios que usa el analista con el fin de lograr
un consenso, siendo un canal de comunicacin poco limitado, el analista debe
determinar lo que desea saber, estructurar preguntas que pueden dar las
respuestas y formular el cuestionario.
La observacin, se emplea para verificar los resultados de una entrevista y tiene

una aceptacin cientfica.
El diagrama de flujo, es el proceso para plantear un problema y determinar un

resultado en una empresa.
64
AUTOEVALUACIN:
1. DEFINA RECOLECCIN DE DATOS:
2. ENLISTE LAS TCNICAS DE RECOLECCIN DE DATOS
3. EJEMPLIFIQUE UNA ENCUESTA DENTRO DE UN

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
65
ACTIVIDADES DE AUTOAPRENDIZAJE.
TALLER # 1
Enumerar 10 caractersticas del Analista de Sistemas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
66
TALLER # 2
Elaborar correctamente una carta de presentacin. Siga
el siguiente ejemplo.
Francisco Lpez Gonzlez
C/ San Cristbal, 24
22520 Fraga (Huesca)
Fono.: 042-202020
FRAGA, S.A.
(Dpto. Personal)
C/ Mayor, 25
22520 Fraga (Huesca)
Fraga, 25 de junio de 2003
Con referencia a su anuncio solicitando Auxiliares de Administracin (con

referencia A-2325), publicado en el peridico Bajo Cinca el da 24 de junio, les
envo mi currculo, junto con la fotografa tipo carn que indicaban en el mismo.
Por la informacin de que dispongo, creo que mi perfil profesional responde a

las caractersticas del puesto que ustedes ofrecen. Cuento con formacin y
experiencia laboral en trabajos de tipo administrativo, como podrn comprobar
en el currculo que adjunto; por ello deseara participar en el proceso de
seleccin que se realice para cubrir esta plaza.
En espera de sus noticias, les saluda atentamente,
Fdo.: Francisco Lpez Gonzlez
67
TALLER # 3
Elaborar correctamente un currculo vitae. Siga el
siguiente ejemplo.
MODELO DE
CURRICULUM VITAE
EUROPEO
INFORMACIN PERSONAL
Nombre [ APELLIDOS, Nombre ]

Direccin [ Nmero, calle, cdigo postal, localidad, pas ]
Telfono
Fax
Correo electrnico
Nacionalidad
Fecha de nacimiento [ Da, mes, ao ]
EXPERIENCIA LABORAL
Fechas (de a) [Empezar por el ms reciente e ir aadiendo aparte la misma informacin para cada puesto
ocupado.]
Nombre y direccin del empleador
Tipo de empresa o sector
Puesto o cargo ocupados
Principales actividades y
responsabilidades
EDUCACIN Y FORMACIN
Fechas (de a) [Empezar por el ms reciente e ir aadiendo aparte la misma informacin para cada curso
realizado.]
Nombre y tipo de organizacin que
ha impartido la educacin o la
formacin
Principales materias o capacidades
ocupacionales tratadas
Ttulo de la calificacin obtenida
(Si procede) Nivel alcanzado en la
clasificacin nacional
68
CAPACIDADES Y APTITUDES
PERSONALES
Adquiridas a lo largo de la vida y la
carrera educativa y profesional, pero no
necesariamente avaladas por certificados
y diplomas oficiales.
LENGUA MATERNA [ESCRIBIR la lengua materna.]
OTROS IDIOMAS
[Escribir idioma ]
Lectura [Indicar el nivel: excelente, bueno, bsico.]
Escritura [Indicar el nivel: excelente, bueno, bsico.]
Expresin oral [Indicar el nivel: excelente, bueno, bsico.]
CAPACIDADES Y APTITUDES [DESCRIBIRLAS e indicar dnde se adquirieron. ]

SOCIALES
Vivir y trabajar con otras personas, en
entornos multiculturales, en puestos
donde la comunicacin es importante y
en situaciones donde el trabajo en
equipo resulta esencial (por ejemplo,
cultura y deportes), etc.
CAPACIDADES Y APTITUDES [DESCRIBIRLAS e indicar dnde se adquirieron.]

ORGANIZATIVAS
Por ejemplo, coordinacin y
administracin de personas, proyectos,
presupuestos; en el trabajo, en labores
de voluntariado (por ejemplo, cultura y
deportes), en el hogar, etc.

TCNICAS
Con ordenadores, tipos especficos de
equipos, maquinaria, etc.

ARTSTICAS
Msica, escritura, diseo, etc.
OTRAS CAPACIDADES Y [DESCRIBIRLAS e indicar dnde se adquirieron.]

APTITUDES
Que no se hayan nombrado
anteriormente.
PERMISO(S) DE CONDUCCIN
INFORMACIN ADICIONAL [Introducir aqu cualquier informacin que se considere importante, como personas de contacto,
referencias, etc.]
ANEXOS [ENUMERAR los documentos anexos.]
69
TALLER # 4
Realizar el anlisis de factibilidad tcnico y econmico
de un centro de cmputo con acceso a Internet. (25 pcs)
70
TALLER # 5
Realizar la distribucin grfica de una red dentro del
departamento de contabilidad, sistemas, gerencia de la
Empresa a,b,c.
71
GUIA PARA EL TRABAJO DE INVESTIGACIN
o Tema dispuesto con anticipacin, con relacin a la materia tratada.
o Utilizar Internet o material bibliogrfico para las consultas
cientficas.
o Al momento de la sustentacin, ser directos en la exposicin
grupal.
o Ejemplificar los casos tratados en la investigacin.
o Utilizar medios escritos y multimedia en el momento de la
exposicin.
o Entrega de material en diskette o CD, e impreso.
72

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TCNICAS DE DOCUMENTACIN

1. PRESENTACIN DEL MDULO

La documentacin general y las tcnicas para obtener datos correctamente

2. ORIENTACIONES PARA EL AUTOAPRENDIZAJE

Recopilacin de datos a travs de Internet

Realizar la documentacin necesaria cuando se est involucrado dentro de un

Dominar conceptos generales sobre documentacin y tcnicas de

a. UNIDAD # 1 DOCUMENTACIN GENERAL

c. UNIDAD # 3 DOCUMENTACIN DE SISTEMAS

d. UNIDAD # 4 RECOLECCIN DE DATOS

Nombre de la unidad: DOCUMENTACIN GENERAL

Objetivo: Dar conocer conceptos bsicos a cerca de documentacin

y el proceso de cmo fluye la informacin en un sistema

EL CONCEPTO DE DOCUMENTACIN GENERAL

EMISOR - MENSAJE - RECEPTOR

La mayora de los autores estn de acuerdo en que la comunicacin es la

Como caractersticas generales podemos decir que el programa (disciplina que

DOCUMENTACIN COMO COMUNICACIN:

Es uno de los posibles objetos de la informacin. No podemos negar que la

documentacin tiene como fin ltimo la noticia de los documentos, es decir,

La documentacin es informacin: potencia la informacin e informa acerca de

DATOS - INFORMACIN - CONOCIMIENTO - SABER

Informacin: Cuando los datos se almacenan en memoria o soporte fsico. Una

Conocimiento: Estado cognitivo por excelencia. Se retiene al registro

Saber: Algo ms que el conocer. Requiere juicios de valor y supone la aplicacin

El espectro del conocimiento representado comienza en un hecho, es decir, un

Con estos datos podemos almacenarlos en nuestra mente o podemos

1. CON SU CRITERIO DEFINA COMUNICACIN

Nombre de la unidad: SISTEMAS DE INFORMACIN

Objetivo: reconocer un proceso de informacin dentro de cualquier

dominio, como modificarlo o mejorarlo para un mejor funcionamiento.

ANALISIS DE SISTEMAS DE ETAPAS DE NOLAN

En una organizacin o empresa, el analista y diseo de sistemas es el proceso de

El anlisis y diseo de sistemas se refiere al proceso de examinar la situacin de

Anlisis Es el proceso de clasificacin e interpretacin de hechos, diagnostico

Diseo: Especifica las caractersticas del producto terminado.

Anlisis: Especifica que es lo que el sistema debe hacer.

Diseo: Establece como alcanzar el objetivo.

DEFINICION DE SISTEMA DE INFORMACIN

Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s

El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de

El recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual est

Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada,

Entrada de Informacin: Es el proceso mediante el cual el Sistema de

Almacenamiento de informacin: El almacenamiento es una de las actividades

Procesamiento de Informacin: Es la capacidad del Sistema de Informacin

Salida de Informacin: La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin

A continuacin se muestran las diferentes actividades que puede realizar un

EL ANALISTA DE SISTEMAS DE INFORMACION

En una empresa pequea, lo ms probable es que realice las actividades:

1.-ANALISIS DE SITEMAS (Analista de informacin): Es reunir informacin

2.-ANALISIS Y DISEO DEL SISTEMA (Diseadores de sistemas,

3.-ANALISIS, DISEO Y PROGRAMACIN DEL SISTEMA (Analista

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACION

Software. Los programas de computadoras, as estructuras de datos y la

Hardware: Los dispositivos electrnicos que proporcionan la capacidad de

Bases de datos: Una coleccin grande y organizada de informacin a la que se

Documentacin: Los manuales, los impresos y otra informacin descriptiva que

Control: Los sistemas trabajan mejor cuando operan dentro de niveles de

CARACTERISTICAS DE SISTEMA DE INFORMACION

Sus principales caractersticas son:

Suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra.