Hacer Realidad BPM en su Organizacin

ADOPTAR BPM A PARTIR DE UN PROYECTO O NECESIDAD DE AUTOMATIZACIN

OBJETIVOS GENERALES

1. Identificar, disear, automatizar y habilitar la mejora continua de los procesos relacionados

a la necesidad o proyecto de automatizacin bajo el enfoque BPM (business process
management) y con tecnologa BPMS (business process management system).

2. Identificar y/o implementar las aplicaciones, componentes o software o servicios web (bajo
principios de SOA) necesarios para respaldar a las actividades dentro del alcance de la
necesidad o proyecto de automatizacin.

3. Integrar los procesos automatizados y las aplicaciones, servicios u otros componentes de

software existentes y/o implementados.

DESCRIPCIN DEL SERVICIO

BPM (Business Process Management) es una nueva forma de gestionar los procesos de
negocio de una organizacin, en ese sentido su alcance abarca toda la organizacin. La
experiencia ha demostrado que no es adecuado tratar de adoptar BPM mediante un nico
gran proyecto, por el contrario es recomendable un enfoque incremental para la correcta
adopcin de BPM. El siguiente diagrama representa un enfoque incremental para adoptar
BPM, de manera adecuada, en una organizacin.

Antes de la consolidacin de BPM como enfoque para la gestin (que incluye a la

automatizacin) de procesos de negocio, la principal forma de implementar o automatizar
procesos de negocio en una organizacin ha sido el desarrollo de software a la medida
(enfoque de la Ingeniera de Software), en ese sentido se puede hablar de un antes y un

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despus en lo que respecta a la automatizacin de procesos de negocio como se ilustra en los
siguientes grficos.

Automatizacin bajo el enfoque de la Ingeniera de Software

Automatizacin con Enfoque BPM

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Las principales diferencias de ambos enfoques son:

1. Con el enfoque de la ingeniera de software, a medida que se requiera, se van construyendo

diferentes aplicaciones que automatizan diferentes aspectos de una organizacin o de sus
unidades (aplicacin contable, aplicacin de recursos humanos, etc.) Cada aplicacin significa
una inversin para la organizacin. En el enfoque BPM, la tecnologa BPMS proporciona una
plataforma de automatizacin de procesos de negocio lo cual permite automatizar todos los
procesos de negocio de la organizacin con la misma plataforma, esta caracterstica es lo que
le da a un enfoque BPM un alto retorno de la inversin.

2. Otra diferencia es que en un desarrollo a la medida (enfoque de ingeniera de software) se

tienen que construir/desarrollar todos los elementos/componentes de la aplicacin mientras
que en un enfoque BPM, el BPMS hace de plataforma y trae muchas funcionalidades que se
pueden reutilizar, asimismo una gran parte de la automatizacin se realiza de manera grfica
lo que conlleva a un mnimo de esfuerzo en programacin, esta caracterstica hace que las
automatizaciones de procesos de negocio con un BPMS se realiza en menos tiempo que con el
desarrollo de aplicaciones a la medida.

En base a lo anterior podemos afirmar que la tecnologa BPMS ofrece muchas ventajas
comparada con la ingeniera de software en lo que respecta a la automatizacin de procesos
de negocio, sin embargo BPM no reemplaza a la ingeniera de software, ms bien redefine su
rol en la automatizacin de actividades de una organizacin:

1. Hay aspectos o tareas de una organizacin, fuera de los procesos de negocio, que requieren
automatizacin; por ejemplo la contabilidad de una empresa, si bien hay procesos (proceso de
ventas, proceso de reclamos, etc.) cuya ejecucin tiene o puede tener impacto en la
contabilidad de la empresa, la contabilidad propiamente dicha requiere de una aplicacin
especfica para dicho fin.

2. Incluso en proyectos de automatizacin con tecnologa BPM se puede requerir trabajos de

ingeniera de software (generalmente como desarrollo de servicios web o integraciones) para
dar soporte a las actividades automticas (por ejemplo registrar informacin en una base de
datos) o integracin con aplicaciones existentes (por ejemplo la aplicacin de contabilidad) ya
que en general la ejecucin de procesos de negocio tiene impacto en uno o ms registros de
datos o aplicaciones existentes en la empresa.

Lo anterior se puede resumir en la siguiente conclusin: El alcance de lo que se puede

automatizar con el enfoque de ingeniera de software es mayor a lo que se puede automatizar
con la tecnologa BPMS, sin embargo la tecnologa BMS est centrada en los aspectos
principales y que permiten la definicin y diferenciacin de la organizacin con respecto a sus
competidores, sus procesos de negocio, y en dicho alcance resulta ms eficiente (reduccin de
tiempos y costos) que la ingeniera de software, tal y como se ilustra en la siguiente imagen.

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Cmo Empezar?

Ante los beneficios que ofrece un enfoque BPM y la tecnologa BPMS, muchas
organizaciones se preguntan Cmo podemos empezar a trabajar con este enfoque y con esta
tecnologa?

Como ya se ha comentado al principio, es recomendable un enfoque de adopcin

incremental. Considerando que los cambios y/o mejoras en una organizacin se realizan
mediante proyectos y que BPM no se limitan a un proyecto o una parte de la organizacin sino
a toda la organizacin, el siguiente esquema muestra cmo se puede adoptar BPM en una
organizacin de forma incremental (proyecto a proyecto) en lugar de tratar de hacerlo
mediante un nico mega proyecto:

Lo importante en la adopcin incremental, proyecto a proyecto, es no perder el foco en el

valor de incremento en la adopcin de BPM. La identificacin de un proyecto que aporte en
la adopcin/implementacin de BPM en la organizacin (proyecto BPM) es bastante natural ya
que siempre o casi siempre habr por lo menos un proceso de negocio dentro del alcance del
proyecto, lo importante es trabajar bajo el modelo conceptual de BPM y cubrir el ciclo BPM
para considerarlo un Proyecto BPM.

En la medida que una organizacin tenga claro el modelo conceptual de BPM, podr
identificar con claridad Proyectos BPM a partir de sus necesidades, sin embargo al principio

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otros tipos de proyectos pueden aportar indirectamente a la adopcin de BPM o ser fuente
para identificar Proyectos BPM.

Por lo anterior una de las fuentes para identificar Proyectos BPM son la necesidad o
requerimiento de automatizacin, tpicamente esta necesidad se traducira en proyectos de
ingeniera de software; sin embargo con la relacin mostrada en las pginas previas entre el
enfoque de la ingeniera de software y el enfoque BPM, se puede deducir que este tipo de
requerimientos pueden ser fuente para identificar Proyectos BPM.

DESARROLLO DEL SERVICIO

Ante un requerimiento o necesidad de automatizacin y con el objetivo de introducir

prcticas de BPM en una organizacin, se puede abordar en las siguientes fases:

Fase de clarificacin de requerimientos: Centrada en conocer el estado actual (diagnstico)

de las unidas, forma de trabajo, aplicaciones existentes y problemas dentro del alcance de lo
que se pretende mejorar y automatizar; definir a alto nivel los requerimientos mediante
escenarios de negocio (tcnica desarrollada como parte del marco de referencia TOGAF para
arquitecturas empresariales) y recomendaciones para las siguientes fases.

Fase de especificacin de requerimiento: Centrada en identificar los tipos de requerimientos

dentro del alcance de lo que se pretende automatizar y en funcin de ello definir la forma
adecuada de automatizarlos. No hay que confundir esta fase con la tpica especificacin de
requerimientos de la ingeniera de software, en esta propuesta esta fase no se centra en
requerimientos de software sino en requerimientos de informacin bajo el marco de un
sistema de informacin organizacional.

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Fase de implementacin de requerimientos: Centrada en definir las herramientas adecuadas
para la automatizacin de los requerimientos conforme a lo identificado y definido en la fase
de especificacin de requerimientos. Esta fase se diferencia de las tpicas implementaciones
con ingeniera de software ya que tiene en cuenta que no se tiene que trabajar todos los
requerimientos de la misma forma, existen diversos tipos de requerimientos y cada tipo tiene
sus propias caractersticas, por ejemplo la frecuencia de cambio, y que en la actualidad existen
soluciones especializadas para ciertos tipos de requerimientos que evitan tener que construir
soluciones desde cero para cada requerimiento.

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