MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MICROSOFT OFFICE:

USO DE HERRAMIENTAS MICROSOFT EXCEL.

Carlos Muoz
2014
UNIVERSIDAD ANDRS BELLO FACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIN DIRECCIN DE POSTGRADO
MAGISTER EN DISEO CURRICULAR ASIGNATURA: INFORMTICA EN LA EVALUACIN DE LOS APRENDIZAJES.

Manual de Procedimiento
MICROSOFT EXCEL

Profesor Carlos A. Muoz Snchez

UNIVERSIDAD ANDRS BELLO FACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIN DIRECCIN DE POSTGRADO
MAGISTER EN DISEO CURRICULAR ASIGNATURA: INFORMTICA EN LA EVALUACIN DE LOS APRENDIZAJES.

Microsoft Excel

El presente manual detalla los pasos para lograr una accin o aplicar un formato en
Microsoft Excel.
Indicar que existen en el mercado varias versiones del paquete office, pero todas tienen
patrones en comn, como se detalla en el presente manual.

Ingreso de informacin en una celda

1. Ingrese Nmero, Texto o Smbolos en una celda

2. Presione la Tecla Enter

Nota: Los nmeros se digitan sin puntos y sin formatos, estos se asignan aplicando
el comando FORMATO - CELDAS.

Modificar Ancho y Alto de Celdas

1. Posicionar el cursor entre las letras de las columnas (A, B, C, etc.) o Entre los
Nmeros de las Filas Segn corresponda.
2. Clic sin soltar con el izquierdo del mouse, arrastrar a la izquierda o derecha segn
corresponda

Diseo de pgina opcin Configurar Mrgenes, centrar datos en la

pgina

1. Clic en Diseo de pgina opcin Configurar Mrgenes

2. Especificar valores a los Mrgenes
3. Especificar si la orientacin es HORIZONTAL O VERTICAL dentro de la hoja.
4. Clic en Aceptar

Establecer Encabezado y Pie de pgina

1. Clic en Diseo de pgina opcin Configurar Mrgenes

2. Seleccionar la Ficha Encabezado y Pie de Pgina
3. Clic en botn Personalizar Encabezado o Personalizar Pie de Pgina, segn
corresponda
4. Clic en la Seccin donde quiere escribir
5. Especifique los atributos segn los botones que existe para Nmero de pgina,
atributos la fuente, hora, fecha.
6. Clic en Aceptar

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7. Repetir la operacin para Personalizar Encabezado o Personalizar Pie de Pgina

8. Clic en Aceptar

Configurar Tamao y Orientacin del Papel

1. Clic en Diseo de pgina opcin Configurar Mrgenes

2. Seleccionar Pgina
3. Especificar en Tamao de papel (Letter o carta; Legal u Oficio)
4. Especificar Vertical u Horizontal segn corresponda.
5. Clic en Aceptar

Bordes a las Celdas

1. Seleccionar la celda o las celdas para asignar Bordes

2. Clic botn derecho del mouse y seleccione Formato de Celdas
3. Seleccionar la ficha Bordes
4. Especificar el Estilo de Lneas a colocar
5. Establecer los bordes
6. Clic en Aceptar

Alineacin en celdas

1. Seleccionar la celda o las celdas para alinear el texto

2. Clic botn derecho del mouse y seleccione Formato de Celdas
3. Seleccionar la ficha Alineacin:

3.1. Para centrar una lnea arriba y otra abajo dentro de una misma celda
Clic en vertical y especificar Centrar
Clic en cuadro Ajustar texto
Clic en Aceptar

3.2. Para dejar un texto en 90

Especificar 90 en Orientacin
Clic en Horizontal y especificar Centrar
Clic en Aceptar

3.3. Para centrar un Texto en Varias Celdas a vez

Clic en Horizontal y especificar Centrar en la seleccin
Clic en Aceptar

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Nota: Para terminar la operacin debe ajustar el ancho de las columnas segn
corresponda.

Formato a Nmero

1. Seleccionar la celda o las celdas para asignar distintos formatos de Nmeros

2. Clic botn derecho del mouse y seleccione Formato de Celdas
3. Seleccionar la ficha Nmero

3.1. Para colocar o quitar Decimales y separador de Miles

Clic en Nmero
Especificar cantidad de Decimales
Clic en cuadro Usar separador de Miles
Clic en Aceptar

3.2. Para especificar Formato de moneda

Clic en Moneda
Especificar el Smbolo Monetario
Clic en Aceptar

3.3. Para especificar Formato Fecha o Porcentaje

Clic en Fecha o Porcentaje
Especificar el formato que corresponda con sus decimales
Clic en Aceptar

Nota: Repita la Operacin tantas veces como sea necesario seleccionando slo las
Celdas que requiera formatear.

Crear Grficos

1. Debe escribir los datos en un orden Lgico en las columnas y Filas

2. Debe pensar el grfico que mejor represente sus datos
3. Seleccione slo los datos involucrados para el grfico
4. Clic en Insertar Grfico
5. Recuerde que un asistente ayudar en el proceso.
6. No olvide colocar los ttulos para los ejes(X, Y) ms representativos de los Datos.

Modificar Tamao del Grfico

Clic sobre el Grfico y Arrastrar desde el cuadro de los bordes

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Modificar Tamao de las letras y Nmeros dentro del Grfico

1. Doble Clic sobre cualquier letra o Nmero que requiera cambiar su tamao
2. Selecciones la Ficha Fuente
3. Modifique
4. Clic en aceptar
5. Repita tantas veces como sea necesario la Operacin

Nota: No olvide que puede Copiar ste grfico en Power Point.

Eliminar un Grfico

1. Clic sobre el grfico

2. Presione la tecla SUPR del Teclado.

Frmulas

Operadores Matemticos: +, -, /, *
Las Frmulas Se comienzan con el signo =

La Frmulas pueden hacer referencia a Direcciones de Celdas o Nmeros Ej.:

A5=678 ; B5=500; C5=45

Frmula con referencia a direcciones de celdas

=A5*B5+C5

Frmula con referencia a direcciones de celdas y Nmeros

= (B5*12)-C5

Frmula con referencia a direcciones Absolutas de celdas (para que no se

modifique la direccin de una Fila y Columna, cuando se arrastre una celda:

=$B$5*1.18

Frmula para calcular porcentajes Ej.

Se necesita saber el 34 % de una cuota. Supongamos que la cuota esta en

la celda D6
=D6*0.34 o =(D6*34)/100, Los dos casos entregan el mismo resultado.

Se necesita reajustar un Sueldo (aumento) en un 12%. El

sueldo esta en E4
=E4*1.12 o =((E4*12)/100)+E4

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Se necesita descontar un 45% al valor de un producto. El valor esta en

B3
=B3-(B3*0.45) o =B3-((B3*34)/100)

Funciones Estadsticas

Nota: Celda 1 y celda 2 son las direcciones de las celdas de inicio y final del rango a

considerar.

=Max(celda 1:celda2) ; Entrega el mximo valor en un rango de datos

=Min(celda 1:celda2) ; Entrega el mnimo valor en un rango de datos

=Promedio(celda 1:celda2) ; Entrega el promedio en un rango de datos

=Contar(celda 1:celda2) ; Entrega la cantidad de celdas ocupadas en un rango

de datos

=Contar.Blanco(celda1 :celda2) ; Entrega la cantidad de celdas vacas en un

rango de datos

Funciones Lgicas

Importante: Si no resulta con punto y coma, reemplace por comas slo donde

corresponda.

FUNCIN =Contar.si(celda1:celda2;condicin)

Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que
cumplen con el criterio especificado.

Nota: Celda1 y celda2 es el rango dentro del cual requiera contar el nmero de

celdas que no estn en blanco.

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Condicin, es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina

las celdas que se van a contar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse
como 32; "32"; ">32" o "manzanas".

Ejemplos:

Supongamos que el rango A3:A6 contiene "manzanas", "naranjas",

"melocotones" y "manzanas" respectivamente.

CONTAR.SI(A3:A6;"manzanas") es igual a 2

Supongamos que el rango B3:B6 contiene 32; 54; 75 y 86 respectivamente.

CONTAR.SI(B3:B6;">55") es igual a 2

FUNCIN =Si(condicin;valor verdadero;valor falso)

Importante: Si no resulta con punto y coma, reemplace por comas slo donde

corresponda.

Entrega valores, dependiendo el resultado de la condicin, tanto si resulta verdadera o

falsa.
Ejemplo de condiciones:

D5>300 ; D3=F3; A5<45; D4=manzanas

Entregada la primera condicin en la funcin quedara:

=Si(D5>300;MAYOR;D5*20)

Explicacin: Si la celda D5, es mayor que 300, el resultado ser el texto MAYOR, pero si es menor el resultado ser la
multiplicacin de la celda D5 por 20.

Es posible unir hasta siete funciones SI como argumentos valor verdadero y

valor falso.

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Ej.: Supongamos que una empresa aumentar el sueldo de sus empleados

dependiendo del departamento donde trabajan, esos datos se encuentran a partir de la
celda F5.
Gerencia un 25%
Contabilidad un 18
Informes un 5%

=Si(F5=Gerencia;G5*1.25;Si(F5=Contabilidad;G5*1.18;Si(F5=Infor
mes;G5*1.05;Sin departamento)))

Nota: En caso de tener problemas, acuda a la Opcin Ayuda de la barra de men.

FUNCIN SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

Rango es el rango de celdas que requiera evaluar.

Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina

qu celdas se van a sumar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse
como 32; "32"; ">32"; "manzanas".

Rango_suma son las celdas que se van a sumar. Las celdas contenidas en
rango_suma. Se suman slo si las celdas correspondientes del rango coinciden
con el criterio. Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el
argumento rango.

Ejemplo

Supongamos que el rango A1:A4 contiene los siguientes valores de propiedad para
cuatro casas: 100.000 $, 200.000 $, 300.000 $ y 400.000 $ respectivamente. El rango
B1:B4 contiene las siguientes comisiones de venta correspondientes a estos valores de
propiedad: 7.000 $, 14.000 $, 21.000 $ y 28.000 $.

SUMAR.SI(A1:A4;">160000";B1:B4) es igual a $ 63000

FUNCION: PRODUCTO

Multiplica todos los nmeros que figuran como argumentos y devuelve el producto.

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Sintaxis

PRODUCTO(nmero1;nmero2; ...)

Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros que requiera multiplicar.

Ejemplos

Si las celdas A2:C2 contienen 5, 15 y 30:

PRODUCTO(A2:C2) es igual a 2.250

PRODUCTO(A2:C2, 2) es igual a 4.500

FUNCION: BUSCARH

Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuacin,
devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o en la
matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una fila en
la parte superior de una tabla de datos y requiera encontrar informacin que se
encuentre dentro de un nmero especificado de filas. Use BUSCARV cuando los
valores de comparacin se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que
requiera encontrar.

Sintaxis

BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)

Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de matriz_buscar_en.

Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.

Matriz_buscar_en es una tabla de informacin en la que se buscan los datos. Utilice

una referencia a un rango o el nombre de un rango.

Indicador_filas es el nmero de fila en matriz_buscar_en desde el cual se deber

devolver el valor coincidente.

Ordenado es un valor lgico que especifica si requiera que el elemento buscado por la
funcin BUSCARH coincida exacta o aproximadamente. Si ordenado es
VERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, es decir, si no se
encuentra un valor exacto, se devuelve el mayor valor que sea menor que el argumento
valor_buscado. Si ordenado es FALSO, la funcin BUSCARH encontrar el valor
exacto. Si no se encuentra dicho valor, devuelve el valor de error #N/A.

Ejemplos

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Supongamos que en una hoja se guarda un inventario de repuestos.

A B C
1 Ejes Cojinetes Pernos

2 4 4 9

3 5 7 10

4 6 8 11

=BUSCARH("Ejes"; A1:C4;3;VERDADERO) es igual a 5

=BUSCARH("Cojinetes";A1:C4;4;VERDADERO) es igual a 8

=BUSCARH("pernos";A1:C4;4) es igual a 11

FUNCION: Y

Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve

FALSO si uno o ms argumentos son FALSO.

Sintaxis

Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)

Valor_lgico1;valor_lgico2; ... son de 1 a 30 condiciones que requiera comprobar y

que pueden ser VERDADERO o FALSO.

Ejemplos

Y(VERDADERO; VERDADERO) es igual a VERDADERO

Y(VERDADERO; FALSO) es igual a FALSO

Y(2+2=4; 2+3=5) es igual a VERDADERO

Si B1:B3 contiene los valores VERDADERO, FALSO y VERDADERO, entonces:

Y(B1:B3) es igual a FALSO

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Si B4 contiene un nmero entre 1 y 100, entonces:

Y(1<B4; B4<100) es igual a VERDADERO

Supongamos que requiera mostrar la celda B4 slo si contiene un nmero entre 1 y 100,
y que requiera mostrar un mensaje si no lo contiene. Si B4 contiene 104, entonces:

=SI(Y(1<B4; B4<100); B4; "El valor queda fuera del rango") es igual a "El
valor queda fuera del rango."

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FUNCION: EXTRAE

Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la

posicin que especifique y en funcin del nmero de caracteres que especifique.

Sintaxis

EXTRAE(texto;posicin_inicial;nm_de_caracteres)

Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que requiera extraer.

Ejemplos

=EXTRAE("Flujo de lquido",1,5) es igual a "Flujo"

=EXTRAE("Flujo de lquido",7,20) es igual a "de lquido"

=EXTRAE("1234",5,5) es igual a "" (texto vaco)

FUNCION: ENCONTRAR

Encuentra una cadena de texto (texto_buscado) dentro de otra (dentro_del_texto) y

devuelve el nmero del carcter en el que aparece por primera vez texto_buscado desde
el primer carcter de dentro_del_texto.

Sintaxis

ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)

Texto_buscado es el texto que se requiera encontrar.

Ejemplos

=ENCONTRAR("A","Amanda Artiaga") es igual a 1

=ENCONTRAR("a","Amanda Artiaga") es igual a 6

=ENCONTRAR("A","Amanda Artiaga";3) es igual a 8

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FUNCION: MAYUSC

Convierte el texto en maysculas.

Sintaxis

MAYUSC(texto)

Texto es el texto que se requiera convertir en maysculas. El argumento texto puede

ser una referencia o una cadena de texto.

Ejemplos

=MAYUSC("total") es igual a "TOTAL"

Si E5 contiene "produccin", entonces:

=MAYUSC(E5) es igual a "PRODUCCION"

FUNCIN =BUSCARV(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas,

[ordenado])

Puede usar la funcin BUSCARV para buscar la primera columna de un rango (rango:
dos o ms celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no
adyacentes.) de celdas y devolver un valor de cualquier celda de la misma fila del rango.
Por ejemplo, si tiene una lista de empleados contenida en el rango A2:C10, los nmeros
de identificacin de los empleados se almacenan en la primera columna del rango, como
muestra la siguiente ilustracin.

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Si conoce el nmero de identificacin del empleado, puede usar la funcin BUSCARV

para devolver el departamento o el nombre de dicho empleado. Para obtener el nombre
del empleado nmero 38, puede usar la frmula =BUSCARV(38, A2:C10, 3, FALSO).
Esta frmula busca el valor 38 en la primera columna del rango A2:C10 y despus
devuelve el valor contenido en la tercera columna del rango y en la misma fila que el
valor buscado ("Axel Delgado").

La V de BUSCARV significa vertical. Use BUSCARV en lugar de BUSCARH si los

valores de comparacin se encuentran en una columna situada a la izquierda de los
datos que desea buscar.

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