IV.

TCNICAS DE DIAGRAMACIN

A. Simbologa

Normalmente los organigramas se representan a travs de figuras geomtricas, unidas

entre s por lneas para reflejar los rganos y las relaciones de dependencia existentes
entre las unidades administrativas de la institucin. La figura utilizada es el
rectngulo, an cuando tambin se puede emplear el cuadrado y el crculo. Sin
embargo, se sugiere que al dibujar organigramas se utilice el rectngulo para graficar
las unidades administrativas que los integren.

1. Rectngulos

a) Distribucin

En base a la distribucin de los rectngulos se representarn los niveles de

autoridad y responsabilidad de toda la organizacin. Por tal razn, debe
tomarse en cuenta que, al colocar un rectngulo en una posicin superior a otro,
equivale a una relacin de autoridad con respecto al nivel siguiente.

Los rectngulos que representan unidades de igual categora deben ubicarse al

mismo nivel. Esta situacin se da con los organigramas verticales,
horizontales, o de otro tipo.

b) Contenido

Los rectngulos contienen la informacin relativa a la estructura de la

organizacin, as como la nomenclatura y denominacin (nombre) de la unidad
administrativa. Existen, adems, otras modalidades o tipos, las cuales pueden
comprender: los cargos, funciones y/o personas, cdigo de los puestos,
nmeros de la cuenta presupuestaria, nmero de personas asignadas a cada
unidad, etc.

c) Dimensin

Se recomienda que los rectngulos sean de igual tamao, aunque representen

niveles jerrquicos diferentes en la organizacin. Adems los nombres y/o
nomenclaturas de las unidades deben ser legibles, correctos y completos para
que faciliten su comprensin.

d) Distancia

En la representacin vertical como horizontal o de otra clase es conveniente

mantener uniformidad de la distancia entre los rectngulos, con el objeto de
lograr la simetra de la grfica.

1
2. Lneas de Conexin

El grueso de las lneas de conexin debe ser igual a travs de todo el organigrama.
Las lneas de conexin se trazan vertical u horizontalmente, de forma tal que al
unirse a otra lnea o rectngulo, forme un ngulo de noventa grados. En los
organigramas verticales, la lnea debe partir del punto medio de la lnea inferior del
rectngulo de mayor jerarqua, y terminar en el punto medio de la lnea superior
del rectngulo que le sigue en jerarqua.

Ejemplo:
A

Mando o autoridad sobre B

En cuanto a los organigramas horizontales, la lnea partir del punto medio del lado
derecho del rectngulo de mayor autoridad y se conectar al punto medio izquierdo
del rectngulo siguiente.

Ejemplo:

Mando o autoridad sobre B

A B

3. Smbolos Usuales para Representar las Relaciones de Comunicacin

Indica
mando
- Relacin de autoridad, mando y
comunicacin:
Indica autoridad de
lnea; mando

2
 Comunicacin
- Lneas llenas sin interrupcin.

- Relacin de coordinacin y/o colaboracin:

Lneas largas de trazo discontinuo.

- Relacin con las unidades de mando especializado:

Lneas cortas de trazo discontinuo.

- Separacin entre unidades centrales y desconcentradas:

Lneas largas de trazo discontinuo y un punto intermedio.

- Relacin de apoyo de asesoras:

Lnea llena sin interrupciones, de trazo suave, colocada
perpendicularmente a la unidad administrativa.

- Relacin de especializacin y correlacin:

Lneas Horizontales.

- Descentralizacin:
Lneas quebradas en forma de Z.

- Desconcentracin:
Lneas quebradas en forma de dos tringulos laterales,
atravesadas por lneas largas de trazo discontinuo con
puntos intermedios.

4. Smbolos Usuales para Identificar el Tipo de Unidad Administrativa

a) Unidades o Tipos de Asesoras

- Asesora externa que involucra varias asesoras, que se

dan en forma peridica y que no es conveniente (por
razones prcticas) detallar dentro de la unidad.

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 - Asesora externa en un rea especfica, pero de intervencin
peridica.

- Unidad de asesora, comit o comisin de trabajo de

reuniones peridicas.

- Asesora externa especfica, pero espordica.

- Asesora externa permanente.

- Asesora interna permanente de la entidad.

- Asesora de intervencin obligatoria.

b) Unidades Deliberantes:

Comisin, Comit.

Toda entidad se vale de ciertas unidades administrativas, representadas por

grupos de trabajo internos y/o externos, con el fin de dar seguimiento a ciertos
programas o actividades que necesitan de un mayor apoyo o decisin
(examinar, discutir, debatir, decidir, resolver o determinar un asunto).

b.1 Smbolos a Emplear para Graficar la Condicin de las Unidades

Deliberantes

Semi-Permanente Transitorio

INTERNA EXTERNA

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c) Unidades o Segmentos Administrativos de Operacin:

A B

d) Unidades o Segmentos Administrativos de Operacin Desconcentrados y

Descentralizados

d.1 Desconcentrados:

d.2 Descentralizados: (Entidades o segmentos administrativos

descentralizados que conforman el Sector o la Institucin).

Las unidades descentralizadas o autnomas, no son todas igualmente

autnomas, por lo que se deber indicar los diferentes grados de autonoma
de la siguiente manera:

SECTOR

Entidades Entidades con Entidades con

con menos
menos
Entidades
totalmente autonoma autonoma.
autonoma.
autnomas relativa.

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B. Simbologa para Identificar los Diversos Tipos de Relaciones

1. Relacin Principal de Autoridad (Relacin Lineal).

Implica una relacin de subordinacin entre los responsables de las unidades

administrativas y sus subalternos.

Ejemplo:

B C D

El grfico debe disponerse de manera que todas las unidades administrativas que
dependen de un superior queden ligadas a l por una sola lnea. (En el ejemplo
anterior, se observa que las unidades administrativas B, C, y D dependen
directamente de A.).

En el diseo deben rechazarse las ramificaciones que incluyan tramos

injustificados, por ejemplo, al dibujar las lneas debe evitarse el cruce de dos de
ellas. Por lo tanto, es conveniente ensayar diferentes colocaciones hasta hallar
la que permita suprimir los cruces, o reducirlos al mnimo.

2. Relacin de Autoridad Funcional

Representa la relacin de mando especializado y se identifica por medio de lneas

cortas de trazo discontinuo, con una flecha al final que indique a dnde se dirige
la relacin funcional, a fin de que quede clara la direccin de dicha relacin.
Cabe la posibilidad de que una unidad administrativa de rango inferior preste
funciones de asesora a otra de rango superior. Aqu la autoridad funcional est
limitada a la ejecucin de una actividad y puede existir en forma paralela a la
autoridad de lnea entre un rgano especializado en determinada funcin y los
subordinados de otros jefes de lnea.

6
 Ejemplo:
A

B C
B C

D E F G
D E F

H I J K
I J

Puede observarse en este ejemplo, que a pesar de que las unidades administrativas D
y E dependen de B, existe una relacin de mando especializado de la unidad
administrativa C con E; as como tambin la relacin de I con D.

3. Relacin de Asesora

Es la relacin existente entre los rganos que tienen por objetivo aconsejar e
informar a los rganos de lnea, en aquellos campos que requieren conocimientos y
experiencia tcnica especializada. Se grafica por medio de lneas continuas de trazo fino,
colocadas perpendicularmente a la lnea de autoridad principal del rgano al que
asesoran.
Ejemplo:

7
 ASESORA
ASESORA ADMINIS-
LEGAL
ASESORA TRATIVA
LEGAL

4. Relacin de Coordinacin y/o Colaboracin

Tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas unidades de la
institucin o entre unidades de un mismo nivel jerrquico o entre unidades del
Gobierno Central y otros organismos pblicos.

Esta relacin de coordinacin se representa por medio de lneas largas de trazo

discontinuo.

Ejemplo:
A

B C

D E F G H

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 Puede observarse en este ejemplo, que existe una relacin directa de coordinacin
y/o colaboracin entre las unidades B y C, como tambin entre D, E y H.

5. Separacin entre Unidades Centrales y rganos o Unidades Desconcentradas

Es la relacin existente entre los rganos desconcentrados de otras instituciones

pblicas. Es decir, aquella relacin que se da entre las unidades de campo que se
crean a nivel de provincia o lugar (para que los interesados no tengan que concurrir a
la capital a resolver los problemas locales) y las oficinas supervisoras.

Por lo tanto, es conveniente incluir los rganos desconcentrados en un cuadro que ir

colocado en el ltimo nivel del organigrama. Entre esta ltima representacin y el
grfico de la institucin, deber trazarse una lnea larga de trazo discontinuo con
puntos intermedios (tal como se presenta en el ejemplo) que permita establecer esta
distincin.

MINISTERIO
M DE SALUD

OFICINAS
CONCENTRADAS

OFICINAS
DESCONCEN-
TRADAS

UNIDADES ENTIDADES
SANITARIAS DESCONCENTRA - HOSPITALES
DAS

6. Relacin con las Unidades Desconcentradas

Es la relacin que guardan las unidades administrativas de los rganos

desconcentrados con las oficinas de las unidades centrales.

Esta relacin se grafica mediante lneas cortas de trazo discontinuo, tal como se
observa en el modelo inmediato.

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 MINISTERIO

DIRECCIN DIRECCIN

RGANO
DESCONCENTRADO

7. Separacin entre Unidades Centrales y rganos o Unidades Descentralizadas

Es la relacin existente entre los rganos descentralizados o dependencias autnomas

con los Ministerios u Oficinas Centrales.

Esta relacin se dibuja mediante una lnea quebrada en forma de Z que contacta a
las unidades descentralizadas con las oficinas centrales, tal como se puede observar
en los modelos A y B que se incluyen a continuacin:

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 MODELO A

MINISTRO

DIRECCIN DIRECCIN

INSTITUTO
AUTONMO

11
 MODELO B

12
13