NORMAS DE SERVICIO DE CONTROL POSTERIOR

Etapa de planificacin
Concepto
En el proceso administrativo, tiene como etapa de la planeacin, la cual
consiste en la formulacin de estado futuro deseado para una organizacin y
con base en este plantear cursos alternativos de accin, evaluarlos y as definir
los mecanismos adecuados a seguir para alcanzar los objetivos propuestos,
adems de la determinacin de la asignacin de los recursos humanos y fsicos
necesarios para una eficiente utilizacin

La planeacin implica crear el futuro desde el presente con una visin

prospectiva, es decir como una prolongacin de este y comprende por lo tanto
el establecimiento anticipado de objetivos, polticas, estrategias, reglar,
procedimientos, programas, propuestos, pronsticos, etc.

Los objetivos son los propsitos establecidos con antelacin que marcan la
directriz que debe seguir el auditor al realizar el examen y que definen
prcticamente las actividades que realizar el mismo para cumplir con ellos.

Los procedimientos se constituyen como el conjunto de tcnicas organizada en

forma lgica y secuencial con las cuales se pretende el cumplimiento de los
objetivos del examen, las cuales determinan la extensin y oportunidades de
las pruebas a aplicar y los instrumentos que se utilizan en la obtencin de las
mismas.

Los programas son los planes especficos que sustentados en los objetivos y
los procedimientos determinan el desarrollo de las actividades teniendo en
cuenta los recursos humanos y de tiempo.

Los presupuestos se refieren a la presentacin de los programas de auditoria

valorados en unidades financieras, para determinar sus costos y de esta
manera planear los ingresos que deben estimarse.
Se puede decir entonces conceptualizado la planeacin de auditoria as:

La planeacin de la auditoria es la fase inicial del examen y consiste en

determinar de manera anticipada los procedimientos que se van a
utilizar, la extensin de las pruebas que se van a aplicar, la oportunidad
de las mismas, los diferentes papeles de trabajo en los cuales se
resumirn los resultados y los recursos tanto humanos como fsicos que
se debern asignar para lograr los objetivos propuestos de la manera
ms eficiente.

Importancia de la planificacin
La planificacin comienza por una evaluacin de los problemas y/o resistencias
que se hayan podido encontrar en la toma de contacto con la Empresa a
auditar. Es importante esta reflexin para identificar aquellas reas
problemticas a las que probablemente haya que dedicar ms tiempo y
recursos.

El primer resultado de esta fase es la enunciacin de los objetivos y alcance de

la Auditora, que ser recogido en un documento formal denominado Plan de
Auditora. Se puede limitar el alcance del proceso de Auditora por razones
tales como indisponibilidad de recursos, cercana a otros procesos o
imposibilidad de tomar contacto real en un momento crtico de una determinada
rea.

En cualquier caso, una vez definido el alcance, se debe proceder a la

planificacin de recursos, entendida como la especificacin de tiempo, plazos,
recursos humanos, recursos materiales y costo del proceso. Los conceptos a
tener en cuenta para hacer la Planificacin son:

Alcance de los objetivos.

Priorizacin de reas a auditar.
Resultados parciales a considerar.
Plazos para la ejecucin del trabajo.
Equipo de Auditora.
Presupuesto.
La planificacin en la Auditora es de suma importancia, debiendo ser
adecuadamente aplicada para llegar al objetivo de la Auditora programada, y
para poder determinar los procedimientos de Auditora a utilizar en la fase de la
ejecucin de la misma.

Tambin, comprende la relacin de objetivos, metas, polticas, programas y

procedimientos, compatibles con los recursos disponibles para ejecutar una
Auditora eficaz.

El Auditor debe planear su trabajo de modo que le permita llevarla a cabo de

manera eficiente y oportuna.

El trabajo del Auditor debe ser adecuadamente planificado a fin de asegurar la

realizacin de una Auditora de alta calidad y debe estar basada en el
conocimiento de la actividad que desarrolla la Entidad o Empresa a examinar.

Objetivos de la planificacion de auditoria

1. Conocer la estructura organizacional
2. Familiarizarse con las operaciones de la entidad.
3. Estudiarla reglamentacin aplicable.
4. Evaluar los controles interno y riesgos asociados.
5. Identificar las reas u objetivos a estudiar.
6. Seleccionar los programas que se utilizaran
7. Preparar un plan de trabajo y estimado de tiempo.

2. Fases de Planificacin
2.1 Orden de Trabajo y Carta de Presentacin
Para iniciar una auditora o examen especial que conste en la planificacin
general o definida a base de una solicitud calificada como imprevista, el jefe de
la unidad operativa emitir la "orden de trabajo" autorizando su ejecucin, la
cual contendr:
a. Objetivo general de la auditora.
b. Alcance de la auditora.
c. Nmina del personal que inicialmente integra el equipo.
d. Tiempo estimado para la ejecucin.
e. Instrucciones especficas para la ejecucin (Determinar s se elaboran
la planificacin preliminar y especfica o una sola que incluya las dos
fases).
La instalacin del equipo en la entidad, determina de manera oficial el inicio de
la auditora o examen especial, la cual comenzar con la planificacin
preliminar.

Para la planificacin preliminar, es preferible que el equipo est integrado por el

supervisor y el jefe de equipo. Posteriormente, dependiendo de la complejidad
de las operaciones y del objetivo de la auditora, se designarn los
profesionales requeridos para la planificacin especfica y la ejecucin del
trabajo.

El Director de la unidad de auditora proporcionar al equipo de auditores, la

carta de presentacin, mediante la cual se iniciar el proceso de comunicacin
con la administracin de la entidad, la que contendr la nmina de los
miembros que inicialmente integren el equipo, los objetivos del examen, el
alcance y algn dato adicional que considere pertinente. El auditor planear
sus tareas de manera tal que asegure la realizacin de una auditora de alta
calidad y que sta sea obtenida con, eficiencia, eficacia y oportunidad.

La planificacin de cada auditora se divide en dos fases o momentos distintos,

denominados planificacin preliminar y planificacin especfica. En la primera
de ellas, se configura en forma preliminar la estrategia a seguir en el trabajo, a
base del conocimiento acumulado e informacin obtenida del ente a auditar;
mientras que en la segunda se define tal estrategia mediante la determinacin
de los procedimientos especficos a aplicarse por cada uno de los
componentes y la forma en que se desarrollar el trabajo en las siguientes
fases.

Las etapas mencionadas, suponen la realizacin de un trabajo de auditora

recurrente, en estos casos ya se cuenta con un amplio conocimiento de las
operaciones del ente a auditar como resultado de trabajos anteriores, por
consiguiente, el anlisis debe recaer en los cambios que hayan ocurrido desde
el ltimo examen.

En un trabajo que se realiza por primera vez, no existe ese conocimiento

acumulado y por lo tanto, la etapa de planificacin demandar un esfuerzo de
auditora adicional.
Cuando se trate de exmenes a entidades o actividades relativamente
pequeas, donde no amerite presentar por separado la planificacin preliminar
y la especfica, el Director o Jefe de la unidad de auditora al emitir la orden de
trabajo instruir a los miembros del equipo para que el informe o reporte de
planificacin sea nico.

2.2 Planificacin Preliminar

La planificacin preliminar tiene el propsito de obtener o actualizar la

informacin general sobre la entidad y las principales actividades sustantivas y
adjetivas, a fin de identificar globalmente las condiciones existentes para
ejecutar la auditora, cumpliendo los estndares definidos para el efecto.

La planificacin preliminar es un proceso que se inicia con la emisin de la

orden de trabajo, se elabora una gua para la visita previa para obtener
informacin sobre la entidad a ser examinada, contina con la aplicacin de un
programa general de auditora y culmina con la emisin de un reporte para
conocimiento de la Direccin o Jefatura de la unidad de auditora, en el que se
validan los estndares definidos en la orden de trabajo y se determinan los
componentes a ser evaluados en la siguiente fase de la auditora.

2.3 Planificacin Especfica

En esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo de campo. Tiene

incidencia en la eficiente utilizacin de los recursos y en el logro de las metas y
objetivos definidos para la auditora. Se fundamenta en la informacin obtenida
inicialmente durante la planificacin preliminar.

La planificacin especfica tiene como propsito principal evaluar el control

interno, para obtener informacin adicional, evaluar y calificar los riesgos de la
auditora y seleccionar los procedimientos de auditora a ser aplicados a cada
componente en la fase de ejecucin, mediante los programas respectivos.
Estos aspectos se analizan con mayor detalle en los manuales especializados
de auditora, emitidos para el efecto por la Contralora General del Estado.

3. Control Interno y Evaluacin

3.1 Fundamentos del Control Interno
3.1.1 Definicin de control interno
El control interno constituye un proceso aplicado por la mxima autoridad, la
direccin y el personal de cada institucin, que proporciona seguridad
razonable de que se protegen los recursos y se alcancen los objetivos
institucionales. Constituyen elementos del control interno: el entorno de
control; la organizacin; la idoneidad del personal; el cumplimiento de los
objetivos institucionales; los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos
institucionales y las medidas adoptadas para afrontarlos; el sistema de
informacin; el cumplimiento de las normas jurdicas y tcnicas; y, la correccin
oportuna de las deficiencias de control.

Esta definicin es concordante con la expuesta por el Comit de

Organizaciones participantes (COSO) que dice:

"El control interno es un proceso efectuado por la alta direccin y el resto del
personal de una entidad, diseado con el objeto de proporcionar un grado de
seguridad razonable en cuanto a la consecucin de objetivos dentro de las
siguientes categoras:

Eficacia y eficiencia de las operaciones,

Fiabilidad de la informacin financiera,
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

Esta definicin refleja ciertos conceptos fundamentales:

El control interno es un proceso. Es un medio utilizado para la

consecucin de un fin, no es un fin en s mismo.
El control interno lo llevan a cabo personas. No se trata solamente de
manuales de polticas e impresos, sino de personas en cada nivel de la
organizacin.
El control interno slo puede aportar un grado de seguridad razonable,
no la seguridad total, a la alta direccin de la entidad.
El control interno est pensado para facilitar la consecucin de objetivos
en una o ms de las diferentes categoras que, al mismo tiempo, se
solapan.
3.1.5 Controles bsicos
El objetivo de implantar un control interno, no es nicamente el mantenimiento
de un mtodo adecuado para procesar la informacin, sino tambin
salvaguardar a la organizacin de posibles prdidas, debido a fraude o error.
Los controles bsicos aplicables a todo procedimiento, actividad, funcin,
operacin se refiere fundamentalmente a:

a. Procedimientos de Autorizacin
Constituyen las medidas principales para asegurar que nicamente aquellas
transacciones legtimas y apropiadas sean procesadas y que se rechace
cualquier otra.

b. Procedimientos de Registro
"Todos los movimientos derivados de las operaciones que ejecute una entidad
pblica debern ser registrados en los libros para una adecuada clasificacin y
exposicin conforme a la naturaleza de las operaciones y/o actividades. As
mismo se mantendrn registros para las dems operaciones de carcter
sustantivo que ejecuten las entidades pblicas.
c. Procedimientos de Custodia
Deben estar orientados a conseguir una custodia adecuada sobre el acceso y
uso de activos y de registros, as como la seguridad de las instalaciones y la
autorizacin para el acceso a programas de computacin y a los archivos de
informacin, entre otros.

d. Procedimientos de Revisin

Se refieren a la revisin independiente sobre la ejecutoria y la valuacin

apropiada de las operaciones y /o actividades registradas.

3.2 Evaluacin del Control Interno

3.2.1 Base normativa
Segn la normativa vigente, el auditor gubernamental obtendr la comprensin
suficiente de la base legal, planes y organizacin, as como de los sistemas de
trabajo e informacin manuales y sistemas computarizados existentes,
establecer el grado de confiabilidad del control interno del ente o rea sujeta a
examen a fin de: planificar la auditora, determinar la naturaleza, oportunidad,
alcance y selectividad de la aplicacin de los procedimientos sustantivos y
preparar el informe con los resultados de dicha evaluacin para conocimiento
de la administracin del ente auditado.

3.2.2 Seguimiento de recomendaciones

El auditor como parte de la evaluacin del control interno efectuar el
seguimiento de las recomendaciones, para verificar el grado de cumplimiento
de las medidas correctivas propuestas.
Los procedimientos para efectuar el seguimiento de las recomendaciones, se
iniciarn en las unidades operativas al planificar un nuevo examen; al revisar el
informe del examen anterior se analizar las recomendaciones para tabularlas
en un papel de trabajo.

Los procedimientos a realizarse en el campo sern: la verificacin del

cumplimiento del cronograma de implantacin de las recomendaciones, las
entrevistas con la mxima autoridad y con los funcionarios responsables del
cumplimiento de las recomendaciones, para exponer el objeto y verificar el
alcance del cumplimiento. Se obtendr evidencia documentada sobre su
cumplimiento y se establecer en el informe las responsabilidades pertinentes,
casos de incumplimientos.

3.2.3 Mtodos y documentacin para evaluar los controles internos

Al evaluar el control interno, los auditores gubernamentales lo podrn hacer a

travs de cuestionarios, descripciones narrativas y diagramas de flujo, segn
las circunstancias, o bien aplicar una combinacin de los mismos, como una
forma de documentar y evidenciar esta labor.
La naturaleza de la documentacin a utilizar es totalmente independiente del
proceso general de auditora, y va a depender solo de la forma en que se
presente la informacin a revelar y del criterio del auditor. En ciertas
oportunidades la realizacin de un diagrama puede llegar a ser mucho ms til
que la descripcin narrativa de determinada operacin. En otras, y segn sea el
componente, la existencia de cuestionarios especiales puede ayudar de
manera ms efectiva que el anlisis a travs de alguna otra fuente de
documentacin.

Al analizar la documentacin de sistemas, se debe verificar si existen manuales

en la organizacin que puedan llegar a suplir la descripcin de los sistemas
realizados por el auditor. Depender de cada una de las situaciones que se
presenten al elegir uno u otro mtodo de documentacin y, especialmente
identificar aquellas oportunidades en donde, utilizando el material que facilite el
ente, se pueda llegar a obtener la documentacin necesaria para evidenciar la
evaluacin del sistema de informacin, contabilidad y control.

A continuacin se enuncian los mtodos generales:

a) Mtodo de cuestionarios de control interno o especiales

Los cuestionarios de control interno tienen un conjunto de preguntas orientadas

a verificar el cumplimiento de las Normas de Control Interno y dems normativa
emitida por la Contralora General del Estado.

b) Mtodo de descripciones narrativas

El mtodo de descripciones narrativas o cuestionario descriptivo, se compone

de una serie de preguntas que a diferencia del mtodo anterior, las respuestas
describen aspectos significativos de los diferentes controles que funcionan en
una entidad.

c) Mtodo de diagramas de flujo

El flujograma es la representacin grfica secuencial del conjunto de
operaciones relativas a una actividad o sistema determinado, su conformacin
se la realiza a travs de smbolos convencionales.

Los mtodos de evaluacin de control interno que se han venido aplicando son
tratados en forma detallada en los respectivos manuales especializados, sin
embargo por su aplicabilidad para verificar y evaluar el cumplimiento de la
Visin, Misin y Objetivos de las instituciones del Estado, se expone la
evaluacin del control interno mediante los atributos funcionales de referencia
(AFRs).

3.2.4 Atributos funcionales de referencia (AFRs)

En las auditoras de gestin, para la evaluacin del control interno se aplicarn

tambin los Atributos Funcionales de Referencia (AFRs), que en trminos muy
generales se describen en el presente manual, ya que en la prctica de la
auditora se constituye en una herramienta til y adecuada.

Una vez que se ha recopilado la informacin que incluye, entre otros aspectos:
las disposiciones legales, reglamentarias o estatutarias relacionadas con el
objeto evaluado; la misin y visin establecidas, objetivos y metas; estructura
organizativa; procesos productivos de bienes o servicios y procesos de apoyo a
la gestin, a base de la cual se ha obtenido el conocimiento general de la
entidad o gestin donde se practica la evaluacin, se han identificado los
procesos medulares, es decir, las actividades sustantivas con mayor incidencia
en los resultados de la gestin, identificacin que facilitar y orientar al auditor
en la seleccin de los procesos, cuando se trate de la realizacin de estudios
anlisis o auditoras, y se han determinado las unidades organizativas o
procesos en los cuales debe hacerse particular nfasis en el anlisis.

Los datos e informacin recopilados se analizarn con una visin sistmica de

laorganizacin o de la gestin a evaluar, para facilitar la visualizacin de dos
grandes tipos de procesos:
Los que conducen directamente a la generacin de los bienes o servicios que
constituyen el objeto principal de la organizacin o misin evaluada ( procesos
esenciales o medulares).

Los procesos de apoyo, es decir, los que le dan soporte a la gestin productiva
y que se llevan adelante para la materializacin de su misin. Una vez
identificados los procesos esenciales o medulares, establecidos los
lineamientos y determinada la disposicin de recursos para realizar la
evaluacin, se podr decidir si su alcance finalmente se extender a toda la
organizacin o se circunscribir a determinado plan, programa, actividad,
proyecto u operacin; definindose, en general, los objetivos y las estrategias
de la actuacin, dirigidas a:

* Determinar la capacidad de revisin, autocontrol y rectificacin de la gestin y

de la incidencia de esa capacidad en el cumplimiento de la misin y en el logro
de objetivos y metas.

* Identificar y jerarquizar las reas que se consideren como crticas en su

desempeo.
* Identificar variables e indicadores existentes o necesarios para controlar y
evaluar el sistema de control interno.

A partir de los datos e informacin recabados y analizados que se manejen

acerca de la organizacin y de la experiencia e intuicin de los evaluadores, se
procede a la seleccin de las reas y subreas a evaluar.

Para ello es necesario que el equipo evaluador previamente identifique en la

organizacin evaluada las dependencias y proceso, que por analoga funcional,
correspondan a los Componentes Estructurales y Funcionales de los Sistemas
de
Control Interno.

Todas las reas y subreas identificadas en esta metodologa tienen

importancia relativa en el desempeo organizativo, y por tal razn podran ser
analizadas en su totalidad. Sin embargo, segn el alcance que se le haya
asignado a la intervencin y los resultados de los anlisis obtenidos, sta
puede circunscribirse a determinadas reas y subreas, siendo recomendable
en este caso que la seleccin recaiga en las que tengan mayor vinculacin o
incidencia en el logro de los objetivos y metas, o con los procesos sustantivos o
medulares de la organizacin, plan programa, proyectos, actividades, unidad o
proceso evaluado.

Una vez seleccionadas las reas y subreas, el anlisis subsiguiente se dirigir

a determinar cules de stas son las posibles reas crticas. Para facilitar el
proceso, el evaluador debe jerarquizar, lo cual puede realizar basndose en los
resultados del anlisis y en sus experiencias. Sin embargo, es aconsejable
destacar aquellas reas cuya incidencia se considere decisiva en el
cumplimiento de la misin institucional, lo cual contribuye a darle una mayor
objetividad a la jerarquizacin, para lo cual el equipo de trabajo puede
comenzar la preparacin de los cuestionarios de evaluacin, formularse
interrogantes acordes o pertinentes al grado de desarrollo institucional,
complejidad funcional y situacin operativa de la organizacin evaluada.

Riesgos de Auditora
El riesgo de auditora es lo opuesto a la seguridad de la auditora, es decir, es
el riesgo de que los estados financieros o rea que se est examinando,
contengan errores o irregularidades no detectadas, una vez que la auditora ha
sido completada. Desde el punto de vista del auditor, el riesgo de auditora es
el riesgo que el auditor est dispuesto a asumir, de expresar una opinin sin
salvedades respecto a los estados financieros que contengan errores
importantes.

En una auditora, donde se examina las afirmaciones de la entidad, respecto a

la existencia, integridad, valuacin y presentacin de los saldos, el riesgo de
auditora se compone de los siguientes factores:
a. Riesgo inherente. Es la posibilidad de errores o irregularidades en la
informacin financiera, administrativa u operativa, antes de considerar la
efectividad de los controles internos diseados y aplicados por el ente.
b. Riesgo de control. Est asociado con la posibilidad de que los
procedimientos de control interno, incluyendo a la unidad de auditora
interna, no puedan prevenir o detectar los errores e irregularidades
significativas de manera oportuna.
c. Riesgo de deteccin. Existe al aplicar los programas de auditora,
cuyos procedimientos no son suficientes para descubrir errores o
irregularidades significativas.
La preparacin de una matriz para calificar los riesgos por componentes
significativos es obligatoria en el proceso de auditora y debe contener
como mnimo lo siguiente:
Componente analizado.
Riesgos y su calificacin.
Controles claves.
Enfoque esperado de la auditora, de cumplimiento y sustantivo.