PLANEJAMENTO

E ORAMENTO
DE PROJETOS
SUMRIO

Introduo
A Gesto de Projetos
Trs vantagens e benefcios de gerenciar projetos
As Quatro etapas da Gesto de Projetos
Cinco dicas para melhorar sua Gesto de Projetos
A Gesto Oramentria
Cinco vantagens e benefcios de gerenciar o oramento de sua empresa
As Quatro fases da Gesto Oramentria
Cinco dicas para melhorar sua Gesto Oramentria
Alinhando a Gesto de Projetos Gesto Oramentria
Principais itens a considerar no Oramento de um Projeto
Vrios projetos. Uma s empresa, um s oramento!
Projetos como Centros de Resultados
Cinco erros comuns na Gesto do Oramento de Projetos
Automatizao
Concluso
INTRODUO

Na correria do dia a dia, voc pode no se dar conta, mas as diversas reas da sua
empresa trabalham simultaneamente com gesto em vrios nveis. Neste exato momento,
h um profissional cuidando para que os projetos sejam entregues no prazo, ao passo que
outro est correndo para que o oramento de um departamento no extrapole o planejado.
Est tudo interligado. A Gesto de Projetos e a Gesto Oramentria, por exemplo, so
dependentes, sendo que a primeira garante o  rganizao para que a segunda seja realizada
de forma notvel.

Em poucas palavras, a Gesto de Projetos uma disciplina que elabora tarefas

relacionadas a um conjunto de objetivos, num certo prazo, custo e qualidade, mobilizando
recursos tcnicos e humanos.
J a Gesto Oramentria o ato de planejar e monitorar os recursos financeiros de forma
sistemtica.

Dentro disso, possvel realizar a gesto dos projetos e do oramento de sua empresa
com maior ou menor grau de sofisticao, mas no se engane: ambas acontecero,
independentemente da sua vontade. Afinal, tudo que no parte da operao,
provavelmente se encaixa como um projeto, e eles acontecem o tempo todo. E sobre
gesto do oramento, que empresa no se preocupa com o quanto
vai faturar e gastar nos prximos perodos?

Aliar os dois tipos de gesto um bom desafio, j que pode ser visto como uma
oportunidade de alavancar os resultados operacionais e financeiros de sua empresa. O
objetivo deste material abordar as melhores metodologias e prticas existentes para
isso. Runrun.it e Treasy, duas especialistas nesses assuntos, uniram-se para desenvolver
este e-book, com tudo o que voc precisa saber para levar a Gesto de Projetos e a Gesto
Oramentria de sua empresa a um novo patamar de qualidade, contando com o apoio da
Contentools para propagar a mensagem da melhor forma possvel.

BOM PROVEITO!

Equipes Runun.it, Treasy e Contentools.

Planejamento e Oramento de Projetos

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A GESTO No importa se o projeto longo ou curto, se envolve 10 ou
100 pessoas ou pressupe um trabalho especializado ou
generalista, sua eficincia depende de como ele gerenciado.

DE PROJETOS E a disciplina da Gesto de Projetos pode ser to complexa

quanto o gestor desejar. Se gerenciar um projeto pode ser
penoso, imagine vrios ao mesmo tempo? Como prever
prazos mais reais? Como dividir o tempo da equipe de forma
equalizada? Como saber qual cliente mais rentvel para
dedicar mais esforos a ele?

administrando os recursos de forma transparente que se

consegue os melhores resultados para todas as camadas da
empresa: ndices de alta performance para a diretoria, gestores
orgulhosos de suas equipes e colaboradores motivados. Mas a
prtica muito mais difcil do que parece.

Segundo um artigo de Gary Hamel, publicado em 2011

na Harvard Business Review, gesto a atividade menos
eficiente dentro de uma organizao. A quantidade de horas
gastas para supervisionar o trabalho dos outros chocante,
chegando a representar 1/3 da folha de pagamento de uma
grande empresa. Ou seja, um nmero sem fim de pessoas
encarregadas apenas de saber o que as outras esto fazendo.
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Planejamento e Oramento de Projetos
A proposta do professor Hamel para esse buraco nos gastos
de uma empresa estimular a autogesto, dando ferramentas
a todas as camadas da hierarquia empresarial para que elas
possam tomar decises. Tais ferramentas controlariam o fluxo de
informaes e achatariam o nvel mdio da gesto aquele que
mais oneroso.
E o que essas ferramentas devem ter? O que elas devem
oferecer? Gerenciar projetos na unha por meio de infindveis
planilhas e e-mails contraproducente. Mas como saber se o que
o seu colaborador est fazendo tambm prioridade da empresa
sem uma abordagem individual e presencial? sobre essas
dvidas que pretendemos trazer alguma luz (aqui neste ebook,
explicamos como fazer a gesto de projetos atravs da gesto de
pessoas).
Trs vantagens e benefcios
de gerenciar projetos
Existem inmeras vantagens em se adotar um mtodo de gesto
para administrar o trabalho de uma equipe. As mais visveis
so a organizao das informaes e do fluxo de demandas. No
mdio prazo, ganha-se em eficincia (j que as decises no se
perdem) e produtividade, alm de ficar mais fcil provar o quanto
a equipe est se esforando para realizar o projeto. A longo
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prazo, voc ter mais informaes a partir da experincia real,
que podero ser caras no momento de fechar novos clientes,
prometer prazos e entregas e tomar decises sobre a formao
da equipe, por exemplo.
Quem entrega mais e melhor? Se voc no tiver um mtodo
para mensurar as entregas, no conseguir avaliar o
desempenho das pessoas que trabalham com voc para corrigir
desvios e tambm
para promover e recompensar quem vem se destacando.
A seguir, elencamos alguns dos benefcios macro de uma
gesto de projetos bem realizada:
1. VISIBILIDADE
Ao controlar todos os processos, voc tem dados para negociar
(embasar) custos com seu cliente. Voc ter, na ponta do lpis,
a demanda gerada e as alocaes realizadas por recurso e por
tarefa. Se voc sabe o que faz, sabe se est cobrando direito.
Ou no. E a temos uma oportunidade dereprecificao de baixo
risco.
2. FONTE DE NOVAS RECEITAS
Voc est produzindo demais fora do escopo? Isso pode ser
fonte de receitas e at mesmo de novas unidades de negcio.
A natureza das tarefas executadas fora de escopo pode ser
a ponta de um iceberg. H inmeros casos de criao de
unidades de negcio, produtos e at de pivotagem completa da
empresa baseados nesse entendimento.
3. CONTROLE DE CUSTOS Voc no vai reduzir custos se no
souber onde eles esto. Em que tarefas sua empresa investe o
tempo das pessoas mais caras? O que feito quase sem custo?
Planejamento e Oramento de Projetos
Refao, superalocao e baixo entendimento sobre atividades
derivadas drenam a sua rentabilidade.
O tempo o recurso mais escasso, e a menos que ele seja
gerenciado, nada mais poder ser. Peter Drucker
Portanto, tenham sempre em mente que:
Sem controlar a dimenso do tempo, voc no controla quais so os requisitos obrigatrios e quais os desejveis para
os Prazos.
Sem prazos, voc no controla sua Credibilidade.
Sem controlar a dimenso do tempo, voc no controla
os Custos.
Sem custos, voc no controla sua Lucratividade!
As Quatro etapas da Gesto de Projetos
Um projeto normalmente se divide em 4 etapas: Planejamento,
Execuo, Monitoramento e Anlise. A forma de passar de um
degrau a outro pode determinar seu sucesso ou seu fracasso. Por
isso veremos cada uma das etapas:
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Como gerente voc pago para estar desconfortvel. Se voc
est confortvel, um sinal seguro de que voc est fazendo
as coisas erradas. Peter Druker
1. Planejamento
Defina prioridades. Voc deve ter sensibilidade para identificar
chegar ao objetivo final. Voc tambm pode ir mais longe e
saber do cliente (mesmo que interno) o que ele considera o
sucesso do projeto. E no deixe de documentar o escopo
meticulosamente, resumindo o que ser feito e com quais
recursos, a fim de que, diante do produto final, o cliente no possa
se dizer decepcionado.
2. Execuo
Um dos segredos proteger seu escopo. Projetos que ficam
mudando de escopo a todo momento normalmente estouram o
prazo e o oramento. Por isso, tenha diante dos seus olhos uma
lista de tudo o que est acontecendo, o que precisa concluir at
amanh e o que est atrasado. Altere a prioridade das tarefas
sempre que algo urgente acontecer imprevistos so mais
frequentes do que gostaramos. Crie lembretes para si mesmo.
Que cliente no gostaria de saber que seus projetos so cuidados
com esse comprometimento?
A transparncia e a descomplicao no trabalho no podem ser
restritas a uma etapa do processo. tambm essencial haver um
nico repositrio para toda a documentao do projeto. Tudo o
que relevante deve ficar reunido e organizado, sem necessidade
de caar em milhares de e-mails e pastas.
Planejamento e Oramento de Projetos
3. Monitoramento
importante formar uma equipe que rena vrias habilidades e
experincia nas reas de atuao do projeto. O lder de projeto expectativas so razoveis. Porm, voc provavelmente no pode
deve ser um profissional com grande conhecimento tcnico e
capacidade de liderana. Assim, se h tarefas que no foram
realizadas, ele ter que entender por que no foi seguido o ritmo
programado e o quanto isso impacta na data final de entrega.
4. Anlise
Para entender o desempenho de um projeto e ter bagagem para
planejar novos, analise as suas etapas de forma criteriosa. Crie
e compartilhe relatrios com tabelas e grficos que retratem seu
progresso. Em vez de enviar uma crtica a um colaborador por
um atraso grave, envie um relatrio: ele mostrar dados objetivos
que no iro gerar ressentimentos. Quando falta comunicao, os
boatos e outras formas de rudos tomam conta do ambiente de
trabalho. O gerente deve evitar esse tipo de prtica, fornecendo
informaes claras e confiveis sobre o status das demandas.
Clique aqui para saber como fazer a melhor avaliao de
desempenho da sua equipe.
Cinco dicas para melhorar sua
Gesto de Projetos
Uma vez que as etapas estejam bem claras, existem algumas
dicas que podem te ajudar a colocar a mo na massa. E tambm
alguns documentos imprescindveis para isso (incluindo planos
de todos os tipos, clique para acessar).
1. Defina expectativas realistas
Certifique-se de que todos na equipe, incluindo o cliente,
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compreendem as limitaes do projeto. Voc pode terminar
uma tarefa com sucesso dentro do prazo e do oramento se as
fazer milagres se as expectativas so irreais.
2. Use um software de gesto
Um software de gesto de tarefas vai permitir que voc consiga
enxergar em que p os projetos esto, acompanhando o
andamento das etapas e mensurando os custos e o tempo gasto
nelas.
3. Conhea todos os envolvidos
Todos os envolvidos no projeto so stakeholders. Neste grupo
no esto apenas os membros da equipe, mas tambm clientes
e fornecedores. importante que o gerente do projeto conhea
os interesses de todos. No processo de definio do escopo, as
habilidades necessrias vo ficando mais claras.
4. Abrace seu papel como lder
seu trabalho tirar o melhor de seus colaboradores: voc
exemplo, mentor e motivador. E tambm a ligao com o
cliente, por isso deve ser preciso em suas comunicaes, tanto
interna como externamente. Em momentos de turbulncia, seja
forte, porm, sereno. muito mais difcil ser lder em momentos
de estresse, mas quando seu time mais precisa de voc.
5. Gerencie os riscos do projeto
Defina os riscos mais provveis durante o planejamento do
projeto, assim voc estar precavido para determinadas
ocorrncias e conseguir tomar medidas preventivas para evit-
los, ou rapidamente intervir. Parte de seu papel saber quando as
coisas comearam a sair dos eixos.
Planejamento e Oramento de Projetos

Alm dessas dicas, sugerimos a leitura deste

guia definitivo para um total controle dos projetos.

a
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Planejamento e Oramento de Projetos

2
A Gesto
Oramentria
A Gesto Oramentria acontece quando sua empresa para para
pensar sobre o futuro, planejar o quanto espera faturar e gastar
no prximo ano e depois acompanha mensalmente os resultados
para saber se as coisas esto saindo de acordo com o planejado.

Dentro da Gesto Oramentria termos quatro grandes fases:

Planejamento Oramentrio
Simulaes de Cenrios
Acompanhamento Oramentrio
Revises Oramentrias

J vamos ver um pouco mais sobre cada uma destas fases, mas
antes, para garantir a voc que a leitura vai valer a pena, confira
5 benefcios que esta prtica traz para as empresas que decidem
torn-la parte de sua Cultura Organizacional.

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Planejamento e Oramento de Projetos
Cinco vantagens e benefcios de
gerenciar o oramento de sua empresa
A seguir, elencamos alguns dos benefcios macro da gesto
oramentria quando utilizada de forma correta em uma
empresa:
1. Estabelecimento de metas
Sem metas claras e desafiadoras para uma utilizao mais
inteligente dos recursos, as possibilidades de maximizao de
oportunidades de ganhos reduzem drasticamente.
A Gesto Oramentria contribui na utilizao da inteligncia
coletiva da empresa, na reduo de custos e despesas, alm de
utilizar esta mesma inteligncia para maximizar oportunidades
que poderiam no ser exploradas em novos canais de venda ou
mercados.
Isso acontece exatamente por ser uma ferramenta colaborativa
e que trabalha ainda melhor quando envolve os gestores
responsveis por cada rea. Afinal, cada gestor conhece melhor
do que ningum as necessidades de recursos de sua rea
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(gastos, despesas e investimentos) e tambm as possibilidades
de negcios de cada cliente e cada canal de vendas (no caso do
marketing e comercial). Dessa forma, o conhecimento individual
se soma ao conhecimento geral do negcio e todos saem
ganhando.
2. Compartilhamento da responsabilidade
Uma vez que os gestores so envolvidos na elaborao do
planejamento oramentrio, passam a ser tambm responsveis
diretos pelas metas e objetivos que eles mesmos estabeleceram.
Esse o famoso conceito de Oramento Colaborativo. Assim,
a prpria metodologia passa a gerar naturalmente uma maior
integrao dos gestores com a definio clara dos papis e
responsabilidades.
A fim de equilibrar os interesses de seu departamento (centro de
custo) com os interesses gerais da empresa, o grau de controle
acaba sendo elevado, tanto por parte dos gestores de cada centro
de custo quanto pelos gerentes de departamento, de forma
adequada e coerente.
3. Criao de uma base histrica de informaes
A mdio e longo prazo, a adoo da gesto oramentria leva
criao de uma base de dados que vai sendo naturalmente
incrementada com o passar dos meses e anos. Esta base fornece
informaes importantssimas sobre os comportamentos das
receitas e despesas da empresa, proporcionando ganhos de
velocidade na elaborao dos prximos oramentos, alm de
todo o aprendizado que traz acumulado.
No possvel alterar o que j passou, porm no devemos
esquecer do aprendizado e experincia adquiridos ao longo do
tempo. sempre bom dar uma olhada para trs, evitando assim
Planejamento e Oramento de Projetos

cometer os mesmos erros novamente. As Quatro fases da Gesto Oramentria

4. Indicadores de Desempenho simples e acessveis
Todos sabemos o quanto KPIs so importantes e a base
oramentria fornece muitos dados para compilao de
indicadores de desempenho que ajudam a empresa a medir se
est caminhando para atingir seus objetivos. Estes indicadores
so fundamentais tanto para anlise do Planejado x Realizado x
Histrico (ano anterior) quanto para comparao de despesas e
receitas similares de reas diferentes.

Assim, cada gestor pode comparar seus gastos (e tambm as

receitas no caso da rea comercial) com as metas estabelecidas
para o ms, e tambm com os dos demais departamentos
(centros de resultados), obtendo insights de onde atuar para
melhorar seus resultados.
5. Rpida identificao e correo de desvios
O Oramento Empresarial a traduo do plano estratgico em Tudo comea no Planejamento Oramentrio, que nada mais
nmeros. E, como todo plano, desvios podem (e vo) ocorrer.
A ocorrncia de desvios oramentrios no chega a ser um
problema. O problema real no realizar a rpida identificao
destes desvios, provendo o tratamento adequado, atuando
efetivamente sobre a causa ou mesmo criando planos de ao
para corrigir e recuperar as perdas.
E isso fica bem mais difcil de se conseguir sem que a empresa
tenha definido metas (usando o conceito SMART), estabelecido
quais so os nveis de tolerncia dos desvios, realizado
simulaes dos cenrios possveis e criado planos de ao pr- Mas no devemos confundir Planejamento Oramentrio com
definidos para atuar quando isso ocorrer.
Como dissemos anteriormente, o processo oramentrio de uma
empresa normalmente se divide em 4 etapas. Algumas vezes
essas etapas podem at mesmo se sobrepor. Vamos dar uma
olhada melhor para entender cada uma delas:
1. Planejamento Oramentrio
do que planejar as Receitas, Custos, Gastos com Pessoal,
Despesas Operacionais e Investimentos que sua empresa estima
para os prximos meses ou anos frente.
como uma contabilidade de trs para frente, pois a
contabilidade se preocupa em registrar as entradas e sadas
financeiras que j ocorreram, enquanto o Planejamento
Oramentrio busca antecipar o futuro, para que sua empresa
possa se preparar melhor para o que est por vir.
adivinhao ou chute. Muito pelo contrrio! Estamos falando
de uma disciplina que se embasa em fatos e argumentos para
realizar as previses mais precisas e exatas possveis.

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Planejamento e Oramento de Projetos
Existem diversas formas de fazer isso. Seja partindo do seu
Planejamento Estratgico, Ttico e Operacional e convertendo-o
em nmeros, seja usando um oramento com base no histrico
dos anos anteriores, envolvendo os gestores que mais conhecem
de cada departamento por meio do Oramento Colaborativo ou
usando para isso diversas outras tcnicas.
Jamais confunda planejamento com adivinhao!
2. Simulaes de Cenrios
Depois que sua empresa fechou a primeira verso de seu
planejamento oramentrio (que normalmente chamamos de
Cenrio Base), hora de extrapolarmos um pouco e pensar em
algumas novas variaes possveis para os planos.
A Simulao e Anlise de Cenrios fundamental na hora
de desenvolver novas estratgias para a empresa, avaliar
alternativas e principalmente mensurar os ganhos e perdas de
cada um dos caminhos que podem ser tomados. Esse tipo de
anlise ajuda a explorar as diversas opes e escolher a que
melhor condiz com os objetivos da empresa.
Organizaes que adotam a Previso de Cenrios reagem
melhor s mudanas, so mais preparadas para aproveitar
oportunidades e criar melhores planos para solucionar problemas
que possam aparecer durante
o percurso.Algumas empresas (em estgios de maturidade
oramentria mais avanados) chegam a criar dezenas de
cenrios oramentrios, mas voc no precisa disso tudo em
seu primeiro oramento. Nossa sugesto comear com duas
simulaes simples, sendo:
Um Cenrio Otimista, prevendo ambiente extremamente histrico. em cima desses 3 tempos que voc deve construir
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favorvel para a organizao, em que todas as metas de
Faturamento sejam batidas, os Custos e Despesas fiquem
abaixo dos limites estabelecidos e assim por diante.
E um Cenrio Pessimista em que o oposto acontece,
prevendo as piores situaes de Receita, Custos, Despesas
e Investimentos para a companhia.
Mas no por que estamos falando de uma simulao que voc
trabalhar com valores malucos. Ao definir um novo Cenrio
Oramentrio, voc deve usar nmeros passveis de realizao,
simulando as situaes e mudanas mais provveis e sempre
lembrando que o que for definido e homologado vira a meta a ser
alcanada.
3. Acompanhamento Oramentrio
Quem j tem um pouco mais de estrada deve lembrar daquele
comercial do Gelol da dcada de 90 que dizia: no basta ser pai,
tem que participar. Na Gesto Oramentria bem por a: no
basta planejar, preciso acompanhar!
Um dos erros mais comuns (e um dos mais graves) na Gesto
Empresarial criar um timo Planejamento Oramentrio,
seguindo todos os passos anteriores e depois abandon-
lo em uma gaveta. nessa hora que o Acompanhamento
Oramentrio entra em cena e deve se tornar algo incorporado
cultura e rotina de sua empresa.
E alm de acompanhar ativamente os resultados, preciso saber
tambm o que analisar! Dentro da Gesto Oramentria, temos
as informaes em 3 tempos: passado, presente e futuro, aos
quais geralmente nos referimos como planejado, realizado e
Planejamento e Oramento de Projetos

suas anlises: revisar os planos. Outras vezes as coisas saem muito melhor do
que imaginvamos e... tambm precisamos revisar os planos!
A primeira delas a anlise Planejado x Histrico que nos
mostra se o que planejamos faz sentido. Com poucas excees, Esta a ideia central das Revises Oramentrias. Afinal, se
toda empresa busca crescer ano a ano. Se ao comparar seu ms aps ms os resultados no esto saindo como o esperado,
planejamento com o histrico do ano anterior, voc no obtiver pode ser que os planos tenham sido muito ousados e precisaro
um cenrio de crescimento, uma luz amarela deve acender! ser revistos. Mas se por outro lado est muito fcil alcanar as
Recomendamos aqui uma anlise mais detalhada do seu metas, por que no aproveitar a oportunidade de melhorar ainda
planejamento para entender os motivos da retrao. mais os resultados da empresa?

Tambm precisamos acompanhar regularmente o Planejado Alm disso, o mundo muda, sua empresa muda e os planos
x Realizado que nos diz se os objetivos e metas planejados acabam ficando desconexos com o novo cenrio interno ou
esto sendo alcanados. normal que hajam desvios e que externo da empresa. Normal, e no h nada de errado nisso. O
nem tudo saia como planejamos, mas se as coisas estiverem errado no revisar e atualizar seu planejamento.
fugindo demais ao esperado, podem ser necessrias aes mais
enrgicas para retomar o curso planejado (ou aproveitar as
oportunidades, caso os desvios sejam positivos). Cinco dicas para melhorar sua
Porfim, mas no menos importante, temos tambm a anlise Gesto Oramentria
Realizado x Histrico que, semelhante primeira, compara os
resultados obtidos com os resultados do ano anterior, mostrando
se a empresa est realmente melhorando seus resultados e
crescendo anualmente.

Assumindo esta postura, sua empresa recebe de brinde a

possibilidade de adotar a melhoria contnua como filosofia
empresarial. Afinal, se voc planeja e depois acompanha os
resultados, fica muito mais fcil identificar o que est saindo
como esperado e o que est desviando e atuar ativamente para
corrigir estes desvios.
Agora que j conhecemos as etapas da Gesto Oramentria
4. Revises Oramentrias e sabemos dos diversos benefcios que a metodologia oferece,
s vezes as coisas saem pior do que planejamos e precisamos confira algumas dicas para tirar o mximo de proveito em sua

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Planejamento e Oramento de Projetos
empresa.
1. Envolva as pessoas
Um dos pontos mais importantes ao realizar um oramento
empresarial envolver todas as pessoas que respondero por
ele. So inmeros os motivos para que sua empresa faa isso,
mas vamos focar em apenas dois: primeiro, no possvel que
a diretoria sozinha saiba as reais necessidades de recurso e a
capacidade de entregar valor de cada rea. Segundo, muito
mais provvel conseguir o engajamento de seus gestores em
um plano definido por eles do que em um oramento imposto no
famoso goela abaixo.
2. Seja conciso
Todos sabemos que quanto maior o nvel de detalhamento
da informao, melhor o embasamento para a tomada de
deciso. Porm necessrio tomar cuidado para no exagerar
no detalhamento e tornar herclea a tarefa de orar para seus
gestores.
Se a sua empresa possui, por exemplo, uma cadeia de vendas
muito ramificada ou uma linha de produtos muito diversificada,
pode ser difcil para seus vendedores fazer a estimativa de
vendas com tamanha granularidade, principalmente se a sua
empresa depender de fatores externos, como moda ou clima.
Procure encontrar o equilbrio entre detalhamento suficiente para
anlise e praticidade para realizao do oramento.
No artigo Modelagem Financeira e Oramentria: os segredos estratgico uma ferramenta poderosssima e de extrema
para o sucesso voc pode obter mais informaes sobre este importncia na organizao. Mas de nada adianta se essas duas
tema.
3. Tenha premissas claras e definidas
Deixe bem claro para seus gestores quais so as orientaes e
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limitaes do oramento. Isso ajuda o trabalho deles na hora de
planejar e evita que sejam necessrias as famosas rodadas de
reviso oramentria, necessrias quando o resultado orado no
ficou vivel.
Utilizando Premissas Oramentrias fica muito mais fcil
conseguir o engajamento e alinhamento de todos em busca
de um mesmo objetivo.
4. No pare na primeira verso
O oramento, como j vimos antes, uma ferramenta bastante
til, eficiente e nada tem a ver com adivinhao. Ainda assim,
no possvel conhecer todas as variveis externas para ter um
oramento 100% preciso. Portanto, faa cenrios baseados nas
principais premissas de seu negcio e tenha planos alternativos
caso um destes cenrios se realize.
Se a sua empresa , por exemplo, uma indstria que exporta ou
utiliza matria-prima importada, faa simulaes com diferentes
variaes cambiais. Se o caso for de uma empresa de servios
que tenha a maior parcela das despesas baseada em pessoas,
faa simulaes de folha de pagamento utilizando salrios
fixos ou variveis. Ao simular, fica mais fcil criar planos para as
situaes mais provveis.
5. Vincule o oramento ao plano estratgico
A exemplo do planejamento oramentrio, o planejamento
ferramentas no conversarem. Os objetivos e metas criados no
plano estratgico devem estar alinhados capacidade econmica
da organizao.
Planejamento e Oramento de Projetos

3
Alinhando
a Gesto
de Projetos J que estamos falando sobre a necessidade de alinhamento
do Planejamento Estratgico ao Planejamento Oramentrio,
vamos estender um pouco o tema e fechar o loop que abrimos

Gesto no comeo deste e-book. Cabe, agora, entender como a Gesto

de Projetos e a Gesto Oramentria de sua empresa podem e
devem andar de mos dadas.

Oramentria Sua empresa comea o ano com um Planejamento Oramentrio

do que vai faturar e de quais custos e despesas ter no decorrer
do exerccio, certo? E as diversas reas comeam todo projeto
com um planejamento, incluindo o planejamento de seus
custos. Nada mais lgico, ento, do que ter estas duas gestes
conectadas, j que estamos falando da mesma empresa, do
mesmo caixa.

Para algumas empresas que trabalham com projetos de longa

durao (como a construo de uma hidreltrica), o volume de

15
Planejamento e Oramento de Projetos

projetos menor, mas a complexidade do planejamento aumenta. Principais itens a considerar no

J projetos de curta durao so mais fceis de serem previstos,
mas muitas vezes o volume de projetos paralelos pode ser um Oramento de um Projeto
desafio. Alm disso, em algumas empresas existe tambm a
questo de projetos no previstos que vo surgindo ao longo do
ano.

Lidar com o planejamento e a gesto de tudo isso pode ser um

desafio, concordamos. Mas uma coisa certa: os projetos, por
mais interessantes que sejam, precisam respeitar o oramento
da empresa. De nada adianta um projeto oferecer um timo
potencial de ROI, mas secar o caixa da empresa e deix-la
vulnervel a qualquer oscilao de mercado.

Se a sua empresa costuma executar muitos projetos ao mesmo

tempo, mas voc no tem como prever todos com antecedncia,
uma dica manter um fundo reserva para eles. Assim, ela
poder seguir com segurana financeira, sem perder a chance
de aproveitar ideias inovadoras e oportunidades que possam
aparecer aps o oramento para o ano j estar fechado.
E, lembre-se: sempre faa uma Reviso Oramentria quando
os gastos de um projeto afetarem os resultados e o caixa da Pessoal
empresa.
Partindo um pouco mais para prtica, listamos abaixo algumas
perguntas que voc pode se fazer e que vo ajudar a no deixar
passar nenhum dos principais pontos que voc deve considerar
ao planejar um projeto e seus custos. As perguntas esto
separadas pelas principais categorias de gastos que um projeto
costuma contemplar.
Quem so as pessoas envolvidas?
Quanto tempo por dia/semana elas estaro envolvidas?
So colaboradores da empresa ou precisaremos contratar
novos?
Se j so funcionrios, eles sairo de suas atribuies normais
para focar 100% nas atividades do projeto ou trabalharo no
projeto em tempo parcial?
Qual o grau de risco aceito? Quanto podemos errar na
contratao de um novo funcionrio?

16
Planejamento e Oramento de Projetos

Treinamentos para empresa? Temos como vend-lo?

A equipe est apta a executar o projeto? Precisamos mesmo comprar o equipamento ou temos como
Teremos necessidade de alguma capacitao ou treinamento alug-lo?
adicional? Ser necessrio contratar servidores, servios de help desk,
Os treinamentos sero ministrados por pessoas da empresa ou softwares na nuvem ou tradicionais?
por terceiros? Precisaremos investir em TI para fazer integraes e aumentar a
Se forem contratados novos funcionrios, qual o tempo de eficincia das entregas?
ramp-up at que eles comecem a desempenhar efetivamente?

Servios de Terceiros
Vamos precisar terceirizar servios para parte do projeto?
Vrios projetos. Uma s empresa,
Quais servios podem ser terceirizados para evitar contratao:
um s oramento!
Criao? Engenharia? Testes? Prottipos? Produo de contedo
multimdia? Grfica? Courier? Catering?
J conhecemos os fornecedores ou precisaremos buscar
outros?
Quanto tempo levaremos para cadastrar novos fornecedores?
Qual o grau de risco aceito? Quanto podemos errar na escolha
de um fornecedor?

Despesas Diversas
No oramento esto previstos gastos extras com viagens, Note que todas as respostas para as perguntas do tpico anterior
transportes, alimentao e hospedagem? se traduzem ao final em Custos, Despesas ou Investimentos que,
Esses gastos sero embutidos no oramento ou cobrados para simplificao, podemos chamar aqui de Desembolsos.
diretamente do cliente?
Despesas com reunies externas tambm esto contempladas? Agora ficou fcil. Basta entrar em contato com os principais
fornecedores e outras fontes para levantar as estimativas
Aquisies (Investimentos) de valores para cada um destes desembolsos e voc ter o
Temos todos os equipamentos e recursos necessrios para o oramento de seu projeto.
projeto?
Quais sero as aquisies necessrias e por quanto tempo importante lembrar que os custos previstos com mo de obra
sero usadas? ou hora/homem devem ser monitorados de forma eficiente.
Depois de finalizado o projeto, o equipamento ainda ser til Cada profissional envolvido precisa indicar quanto tempo est

17
Planejamento e Oramento de Projetos

investindo em cada tarefa de cada projeto, seja atravs de uma Viu como tudo o que feito em uma empresa gera impactos
planilha manual ou de um timesheet automtico, para que o muito mais amplos do que os que enxergamos primeira vista?
gestor consiga comparar o oramento previsto com o oramento No chega a ser um efeito borboleta, mas precisamos ter uma
realizado. viso mais area e enxergar a floresta, no apenas as rvores.

Esse exerccio possibilitar, inclusive, que as equipes de projetos
e financeiro trabalhem juntas na reviso oramentria e reviso
de rota. Se voc ainda tem dvidas sobre as melhores estratgias
para gerenciar melhor o seu tempo e de sua equipe, confira esta
lista de dicas.
Mas muito cuidado para no duplicar as previses!
Se, por exemplo, uma pessoa que vai trabalhar em um projeto
j tem seu custo orado no centro de custo a que pertence, no
dever ser orada novamente.

Lembre-se de que estamos todos no mesmo barco!
Se a organizao est investindo em um projeto, muito
provvel que ele traga melhorias em alguma mtrica importante
(do contrrio no teria nem sido aprovado pela diretoria!).
preciso pensar de forma holstica e procurar entender como os
resultados de cada projeto afetam os resultados globais da
empresa.
Para ficar mais claro, imagine que voc j possua em sua
empresa um designer que tem seu custo vinculado ao
departamento de Marketing e esse profissional participar de
um determinado projeto. Neste caso, se voc orar o salrio
do funcionrio novamente para o projeto, as estimativas de
despesas ficaro duplicadas.

Por exemplo, vamos imaginar que sua empresa esteja Projetos como Centros de Resultados
trabalhando na implantao de um CRM na rea comercial.
Esse novo software certamente tem o objetivo de melhorar o
desempenho de vendas da empresa. Logo, as Projees de
Receita precisaro ser revistas, j considerando o aumento de
resultados esperado com a adoo do CRM.

Ou vamos supor que sua empresa esteja planejando uma nova

planta fabril 30% mais eficiente que a atual. Esta melhoria deve
impactar diretamente no custo unitrio de cada um dos produtos
fabricados pela empresa. Logo, precisaremos rever tambm a
Projeo de Custos Produtivos da companhia.
Existem casos em que a empresa trabalha com projetos de longa

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Planejamento e Oramento de Projetos
durao ou tem a necessidade de medir os resultados de cada
etapa do projeto, como as empresas de servios que vendem
projetos e precisam saber se est valendo a pena e gerando
Margem de Contribuio para pagar as demais despesas da
organizao.
Se esta a realidade de sua empresa, pode valer a pena criar
um centro de resultados (ou centro de custos) para alocar as
receitas, despesas e investimentos de cada projeto.
De forma bem resumida, centros de resultados so unidades
dentro de uma organizao, geralmente representando os
projetos ou departamentos de uma empresa. uma maneira
eficiente de agrupar despesas e receitas para uma melhor anlise
de partes do negcio.
J em empresas com projetos de curta durao, ficaria invivel
(ou ao menos muito trabalhoso) criar um centro de custos
individual para cada projeto. Neste caso, uma soluo seria um
centro de resultados geral para alocar tudo o que for referente
receitas e despesas de projetos diversos. Outra boa prtica que
talvez possa se aplicar a empresas nesta situao criar alguns
desdobramentos dos centros de resultados, como Projetos de
Design, Projetos de Engenharia, etc.
No caia na cilada dos rateios
No momento em que uma empresa decide comear a organizar
sua gesto e tambm as projees financeiras de seus projetos,
como um novo mundo de possibilidades de melhorias que se
abre, como a criao de centros de resultados para separar as
receitas e desembolsos de cada projeto.
Neste momento, natural querermos colocar tudo no estado da
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arte e isso timo, mas preciso ser cauteloso para no cair em
algumas armadilhas bastante conhecidas!
s vezes pode ser um tiro no p tentar medir separadamente
o que no pode ser medido dessa forma. Por exemplo, se um
determinado profissional est alocado simultaneamente em
5 projetos diferentes, a primeira ideia que vem cabea do
gestor fazer o famoso rateio das despesas referentes a
este profissional para que cada um dos projetos onde ele atua
pague um pedacinho desta despesa. Neste caso, usar alguma
ferramenta de mensurao do tempo alocado para cada projeto
a melhor soluo. Veja mais dicas de administrao financeira.
Importante: rateio e alocao de custos so coisas diferentes! Se
a sua empresa consegue medir as horas de cada profissional em
um projeto, isso timo, pois ser possvel calcular o custo do
projeto de forma bem confivel. Mas se a empresa no tem como
realizar essa medio e passa a adotar critrios subjetivos para
ratear as despesas, a que mora o perigo. Para saber mais sobre
a diferena entre rateios e alocao de custos, recomendamos
este post.
Tambm importante lembrar que os rateios nunca so exatos
e muito difcil encontrar uma regra justa para todos os casos.
Portanto, recomendamos o uso do conceito de Relevncia e
Propsito. Quando tiver uma deciso como essa para tomar,
pergunte-se:
Qual o propsito desta anlise ou detalhamento? Para que
precisamos disso?
Qual a relevncia desta informao? O que muda para ns
se no a tivermos?
Planejamento e Oramento de Projetos
Essa uma regra que no se aplica apenas gesto
oramentria de projetos, mas a quase tudo da Gesto
Empresarial; ela til at mesmo como um ensinamento de vida!
Sugerimos a leitura complementar dos dois materiais abaixo; eles
podem ajudar a enfrentar o desafio de encontrar o equilbrio entre
detalhamento e sntese das anlises e projees:
Modelagem Financeira e Oramentria: os segredos para aquela questo. Ningum consegue ser produtivo desse jeito! A
o sucesso!
[E-book] Maturidade da Gesto Oramentria: qual o equipe precisa de algum com mais experincia para aconselhar
estgio de sua empresa?
5 erros comuns na Gesto do Oramento
de Projetos
1. Comunicao desestruturada
Quando o planejamento fica s no papel e cada colaborador
trabalha no que acha que prioritrio, os prazos estouram e os
projetos nunca so finalizados. A disciplina em repassar para
a equipe os objetivos e os resultados esperados e manter o
planejamento no radar fundamental para que todos entendam o
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sentido do seu trabalho dirio e sintam-se parte do todo. O grande
erro no a falta de comunicao, mas a desorganizao entre
as conversas.
2. Microgesto em demasia
Tudo que bom, quando demais, atrapalha, certo? Imagine
que voc est concentrado em uma tarefa e seu gestor fica
interferindo a todo momento para perguntar sobre esta ou
microgesto muito importante, mas deve ser realizada quando a
e ajudar na tarefa. Confira neste link outras dicas de como no
exagerar na microgesto.
3. Medo da mudana
Um bom gestor no teme mudanas. Muito pelo contrrio: ele
ousado a ponto de propor transformaes antes dos demais
perceberem que o caminho trilhado at ali est com muitas
falhas. No deu certo? Aprenda com os erros e escolha outro
lado para seguir. Segundo Steve Jobs, inovao distingue o lder
de um seguidor. E inovao pode ser simplesmente melhorar
e aprimorar o que voc j faz. Quer saber mais sobre gesto
estratgica? Clique aqui.
4. Dar um passo maior que a perna
Contratar uma equipe maior do que voc pode pagar o
que inclui, alm dos encargos, infraestrutura (de mesas e
computadores at o caf e a gua) um dos piores erros
que uma empresa pode cometer. Antes de dar um grande
passo nessa direo, voc pode fazer um teste sobre a real
necessidade desses recursos contratando freelas ou at mesmo
terceirizando alguns servios.
Planejamento e Oramento de Projetos
5. Falta de foco
Voc faz mil coisas ao mesmo tempo e se acha muito produtivo?
No bem assim. Quando voc se desconcentra, demora alguns
minutos para conseguir retomar a atividade de onde parou.
Executar tarefas de forma picotada durante o dia traz a sensao
de que voc no finalizou nada e, com ela, a frustrao. mas a gente acaba se esquecendo de como complexo lidar
No melhor finalizar uma coisa de cada vez, enxergando os
resultados? Leia mais neste Guia contra a falta de tempo.
Automatizao
O passo seguinte aps a adoo de uma metodologia de gesto
de projeto a automatizao das etapas, que normalmente feita
atravs de um software. O prprio software pode se transformar
num novo mtodo de trabalho.
Dan Schawbel, colunista da Forbes, escreveu sobre as tendncias
do gerenciamento empresarial para este ano. Segundo ele, uma
srie de fatores nos levam a crer que a automatizao ser uma
grande fora em 2016; entre eles esto o aumento do salrio
mnimo, o esforo crescente das empresas para criar mais valor
de negcio gastando menos, a presso social por modernizao
e os avanos na robtica. H ainda mais indicativos de que
automatizar a tendncia mais efetiva para estes tempos.
Grandes empresas (que todo mundo gostaria de ter em sua
carteira de clientes) tm considerado o uso de uma ferramenta
de organizao do trabalho e mensurao precisa de custos
como um fator decisrio para o fechamento de contratos. Afinal,
a transparncia parte importantssima do compliance das
maiores organizaes do planeta. A boa notcia que isso no
21
precisa ser exclusivo das grandes, e a transparncia bem-vinda
a organizaes de todos os portes.
Todo projeto envolve uma lista de tarefas que devem ser
executadas por um time, e com recursos limitados. Parece bvio,
com cada parte desse processo; desde respeitar prazos, prever
riscos e criar um fluxo de informaes at evitar conflitos por
temperamentos e expectativas diferentes. justamente por
isso que o bom gerenciamento de projetos depende no apenas
de dedicao e inteligncia coletiva: depende tambm de uma
metodologia moderna de trabalho aliada tecnologia.
O software de gesto pode ser entendido como a evoluo:
1. do e-mail usado para comunicao entre a equipe;
2. da planilha de horas dos colaboradores preenchida
manualmente;
3. dos relatrios de custos e produtividade feitos mo pelo
gestor.
E, portanto, substitui estes trs itens. Ele traz ainda outros
benefcios: baixo custo (quando contratado na nuvem), design
intuitivo e baixa curva de aprendizagem, funciona como um
repositrio de arquivos, oferece transparncia e agilidade na
gesto (uma vez que os dados podem ser acessados facilmente
por todos) e oferece relatrios automatizados. Confira outros
benefcios aqui.
Planejamento e Oramento de Projetos

Alm disso, outro ponto bastante importante a ser considerado

atualmente o quanto de autonomia sua empresa vai ter com
a soluo. Preze sempre por solues do tipo self-service, em
que sua empresa fica menos dependente do fornecedor para
configurar e dar manuteno na soluo. Voc pode saber mais
sobre isto neste post.

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CONCLUSO
Qualquer pessoa consegue gerenciar tarefas e uma determinada verba sem cincia. Mas
no consegue gerenciar bem. As disciplinas da Gesto de Projetos e Gesto Oramentria
oferecem metodologias testadas e comprovadas, trazendo cincia e eficincia na gesto
de ambas as reas.

As dicas dadas neste e-book podem ser valiosas tanto para suas tarefas cotidianas quanto
para os planejamentos a longo prazo. Mas elas no sero teis se no houver uma reviso
constante dos objetivos, metas, prazos e investimentos dos projetos. Como afirmamos
pginas atrs, os obstculos chegam sem avisar e preciso ter certo jogo de cintura para
conseguir manter entregas de qualidade com a equipe vivendo um nvel de estresse maior.
Trabalhe com certa liberdade de deciso e tenha em mente que dar um passo para trs s
vezes dar trs para frente.

Para te ajudar a organizar desde microprojetos a planejamentos grandiosos, te convidamos

a conhecer o Runrun.it, o Treasy e a Contentools, respectivamente um software de gesto
de projetos e organizao do fluxo de trabalho, um software de gesto oramentria e um
software de gesto de produo de contedo. Teste grtis!
Gerencie projetos, tarefas e o fluxo de trabalho com o melhor software para
reunir e formalizar a comunicao na sua empresa.

O que voc ganha com o Runrun.it: VISIBILIDADE

Abra tarefas e ordene as prioridades

Saiba exatamente em que sua equipe est trabalhando
Incentive a transparncia no trabalho e a sensao de responsabilidade compar-
tilhada
Contagem automtica do tempo dedicado a cada tarefa, projeto e cliente
Saiba quando os projetos sero entregues e quanto eles esto custando
Diminua os e-mails e organize a comunicao
Rena documentos e decises em um s repositrio
People Analytics: saiba quem est entregando mais e melhor
Estimule a adoo do sistema atravs de medalhas
Lidere a equipe de onde estiver atravs do app mobile
Treinamento e suporte em portugus
O Treasy a soluo completa de Planejamento e Controladoria, onde sua empresa
pode aplicar de forma fcil e rpida todos os conceitos e metodologias deste guia.
Confira alguns dos recursos que temos disponveis para auxiliar sua empresa a mel-
horar continuamente seus resultados financeiros:

Oramento Empresarial
Simulaes e Cenrios
Acompanhamento Planejado x Realizado
Anlises Gerenciais
Relatrios e Indicadores
Integrao com seu ERP e contabilidade

Alm do software especializado, podemos auxiliar tambm com a adoo da Metod-

ologia de Gesto Oramentria e implantao das melhores prticas de gesto que
esto contribuindo com a melhoria contnua dos resultados financeiros de nossos
clientes em todo o Brasil.

treasy.com.br
A Contentools foi a primeira empresa a oferecer produtos de marketing de contedo
no Brasil. Quando comeamos, ainda era baixa a adeso de empresas a estratgias
digitais envolvendo contedo. A partir de sugestes e pedidos, passamos a
desenvolver algo ainda maior: uma plataforma para gesto de toda a produo de
contedo. Um sistema que une toda a produo, time, estratgia, fluxos de trabalho de
uma equipe multidisciplinar e publicao em diferentes mdias. Enfim, uma plataforma
de marketing de contedo. A nova plataforma Contentools permite que as empresas
tenham total controle de sua produo de contedo. Se sua empresa est apenas
comeando, ou j faz marketing de contedo e precisa organizar ou at escalar, nosso
sistema de gesto de times soluciona esse problema. Acreditamos que o futuro do
marketing de contedo est na aproximao dos envolvidos na produo e no
no controle da intermediao. Somente aproximando todos os envolvidos possvel
potencializar o mximo de qualidade e eficincia.

contentools.com.br
 gOSTOU?

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