Coleccin Lecturas esenciales~

Biblioteca Notarial I.:,

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D epartamental, segn sea el caso, en donde se podr realizar la misma

solicitud (Dec. Ley 19414).

7. INSTRUMENTOS EXTRAPROTOCOL.ARE S

7 .1 Definicin y m odalidades
L os instrumentos extrapro tocolares son aquellas atestaciones notaria-
les que no se incorporan al protocolo, y sobre los que el manto de la fe
pblica se circunscribe en forma limitada al acto, h echo o circunstancia
que el no tario presencie o le con ste p or percepcin sensorial, y que no sea
1 de competencia propia de otra funci n (art. 98 LN). Segn nuestra ley, los
ins trumen tos extra-pro tocolares pueden ser actas o certificaciones. Las
primeras son instrumen tos redactados por el notario, en el que se da fe de
la realizacin de un hecho, y excepcionalmente de una declaracin de vo-
luntad. Los segundos son atestaciones en documento privado, en donde el
no tario deja constancia de aquello que hace o le consta.
Son actas (art. 94 LN) :
De autorizacin de viaj e de menor.
De destruccin de bienes.
De entrega.
De juntas, directorios, asambleas, comits y dems actuaciones
corporativas.
De licitaciones y concursos.
D e inventario s y subastas, de conformidad con el Dec. Leg. 674,
Ley de promocin de la inversin privada en empresas del Esta-
1j 'do.

1 D e sorteos y entrega de premios.

~. Son certificaciones (art. 95 LN, m odificado por Ley 27839):
1

1 La entrega de cartas notariales.

1
.!r La expedicin de copias certificadas.
1
La legalizacin de firmas.
,
La legalizaci n de reproducciones.
1

.1 La legalizaci n de apertura de libros.

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La constatacin de supervivencia .
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Instrumentos notariales
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La constatacin domiciliaria dentro de su jurisdiccin.

Otras que la ley determine.
Si tenemos en cuenta la definicin de "acta" como instrumento nota-
rial comprobador de un hecho, cualquiera que ste fuese, y que solamente
se encuentra excluido para los casos en que la atestacin constituya una
potestad delegada a otro funcionario y, por tanto, negada para el notario.
Esta situacin conlleva que las actas se rigen por el principio de numerus
apertus, y el notario podr constatar cualquier hecho, salvo norma en con-
trario o que presuma lo contrario (por atribucin a un tercero de la potes-
tad fedante) . Por tal motivo, son plenamente vlidas las actas de subasta
privada o remate organizado por un particular, sin que ello se encuentre
circunscrito a los casos regulados en el Dec. Leg. 674. Distinto es el caso de
las actas de notoriedad conforme se ver en el prximo acpite. Por el
contrario, las certificaciones se rigen por el principio del numerus c!ausus,
pues una atestacin especfica, sobre un aspecto concreto y determinado,
no puede ser ampliada por va analgica. Esa conclusin se extrae del mis-
mo texto legal: art. 95-h LN.

7.2 Actas
En las actas, normalmente, hay un mero hecho; el notario slo tiene la
actividad de ver y or, no entra al fondo del asunto, lo adapta al derecho
solamente en cuanto a la forma; narra el hecho y lo deja como es, no lo
manipula ni. !'.:' altera; la firma de las partes, si se producen, no es otorga-
miento ni consentimiento, es simple conformidad con lo narrado y odo
por el notatj.o, que es narracin de lo sucedido 895 . A diferencia de la detalla-
da normativa que existe para la redaccin de las escrituras pblicas, en el
caso de las actas prcticamente no hay reglas para ese fin. Por tal motivo, es
necesario acudir a la doctrina para proponer una adecuada redaccin de
este instrumento notarial896 :
COMPARECENCIA: Lugar y fecha en que se realiza la actua-
cin notarial, as como la concurrencia de los interesados que se
encuentren en el lugar, pudiendo identificarlos o no. No se re-

895
ETCHEGARAY, Natalio Pedro. Op. Cit., pg. 29-30.
896
VILA LVAREZ . Op. Cit., pg. 128.

661
- - - - - - - - - - - Gunther Gonzales B asrn - - - - - - - - - - -

quiere consignar ningn dato personal de los que comparecen, ni

fe de capacidad, ni tampoco fe de identificacin.
SOLICITUD DE LA ACTUACIN NOTARIAL: con expre-
sin de los trminos en que el solicitante desea que aquella se
desenvuelva.
NARRACIN DEL NOTARIO: sobre los hechos que percibe.
APROBACIN DELOS INTERESADOS Y OBSERVACIO-
NES: las actas podrn ser suscritas por los interesados y necesa-
riamente por quien formule alguna observacin con respecto a
la actuacin notarial o a la narracin efectuada (art. 98 LN).
AUTORIZACIN DEL NOTARIO.
Las clases de actas son de muy variada ndole, y vamos a estudiar en
forma suscinta algunas de ellas 897 .
Las actas de presencia son aquellas que acreditan la realidad o ver-
dad de u_n hecho. En ellas puede recogerse cualquier hecho que el notario
presencie o perciba por sus sentidos. En este caso son necesarias: la inme-
diacin del notario; la comunicacin de la actuacin notarial a la autoridad
que presida el acto pblico en caso ste se encuentre en desarrollo; recabar
permiso de actuacin en un lugar no-pblico; la abstencin del notario de
influir o coadyuvar a la realizacin del hecho. Las tpicas actas de presencia
son aquellas de destruccin de bienes; de entrega; de juntas y dems actua-
ciones corporativas; de licitaciones y concursos; de sorteos y entrega de
premios. La ley no habla Je otro tipo de actas, como las de exhibicin de
cosas o documentos, o de referencia o notoriedad; sin embargo, en el caso
de las cos primeras debe admitrseles a tenor de la redaccin enunciativa
del art. 98 LN, mxime si tenemos en cuenta que ambas constituyen pro-
piamente la constatacin de un hecho. En cambio, en el caso del acta de
notoriedad, sta no slo constituye la comprobacin de un hecho o suceso,
en este caso por la condicin de notorio, sino que adems sirve para acre- ~---
ditar un derecho o situacin jurdica. Siendo ello as, las actas de notorie-
dad debern estar previstas en la ley (como en el caso de la Ley 27157, de
Regularizacin de Edificaciones), y el notario no podr crear por s y ante
s este tipo de actas.

897
Ibid., pg. 127 SS.

662
,;lfl.
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 Instrumentos notariales

Las actas de exhibicin de cosas o documentos, tienen como finali-

dad acreditar la posesin de una cosa o documento por parte de determi-
nada persona o la existencia de aquellos en determinado lugar. No tienen
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regulacin en la ley peruana, pero pueden admitirse a tenor del art. 98 LN.
-r::1 Tiene mucha similitud con el inventario de bienes, aun cuando en nuestro
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-J ordenamiento ste se regula como un procedimiento.
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1 Las actas de referencia sn aquellas en que se acreditan las manifes-
taciones que espontneaniente hace una persona. Se entiende que en ellas
se hace constar la comparecencia del requirente y del manifestante (o del
requirente-manifestante), la solicitud del requirente para que haga constar
las manifestaciones de que se trate y los trminos de stas. Tampoco tiene
regulacin en nuestra ley, pero deben admitirse a tenor del art. 98 LN.
Las actas de notorieditd son aquellas que comprueban y fijan deter-
minados hechos que se entienden notorios de acuerdo a las circunstancias
y a la investigacin sumaria realizada por el propio notario; adems, se lleva
a cabo una declaracin o reconocimiento de derechos, con la consiguiente
legitimacin de situaciones fundadas en el hecho cuya notoriedad se com-
prueba. Por los importantes efectos jurdicos que podran generar, incluso
a falta de norma, esta clase de acta debe regirse por el principio de numerus
clausus.

7 .3 Certificaciones
Las certificac:iones (art. 95 LN) se caracteriz8n porque la actuacin
notarial se circunscribe a una atestacin concreta y especfica, en que gene-
ralmente la intervencin del notario se hace sobre un instrumento del cual
l no es el ~tor. Esta especialidad de las certificaciones hace que se rijan
por el principio del numerus c!ausus, que no cabe ser extendido por va ana-
lgica. Esa conclusin, como ya hemos visto, se extrae del mismo texto
legal: art. 95-h LN.
La carta notarial es una certificacin de antigua data en nuestra legis-
lacin notarial, y tiene como nica finalidad dejar constancia autntica de
que determinada carta 898 ha sido remitida a una direccin que se indica en

898
La ley 28580 (que modific el art. 100 LN) seala que la entrega no solo abarca
cartas, sino tambin INSTRUMENTOS. No est claro qu pretende la modificacin
legal, ya que el nico instrumento que se remite a un destinatario puede ser una carta.

663
- - - - - - - - - - - Gunther Gonzales Barrn - - -- - - - -- - -

la propia carta; obviamente, no es necesario que el destinatario fume o

selle el cargo de recepcin, ya que la afirmacin del nota1io, respecto a la
entrega de la carta, se encuentra amparada por la fe pblica. En tal sentido,
la aquiescencia del destinatario nada agrega, y por ello bien puede faltar.
Asimismo, se entiende como entrega vlida el hecho de dejar la carta bajo
puerta cuando nadie atendi al requerimiento, por cuanto no se puede
exigir al notario el imposible de acudir una y o;::a vez al domicilio a fin de
encontrar una persona con quien entenderse. Por lo dems, bien podra
ocurrir que el destinatario se niegue a atender el llamado del notario, y con
ese fcil expediente podra frustrar indefinidamente la diligencia. Por tal
motivo, en ese caso es suficiente que en notario haga ia adveracin referida
a que la carta se dej bajo puerta pues nadie atendi al llamado de la mis-
ma. Es posible, adems, que la carta no pueda ser entregada por diversas
circunstancias (negativa radical de la persona que se encuentre en el lugar
de destino, inexistencia del lugar, inexactitud de la direccin, peligrosidad,
etc.), ante lo cual el notario cumple su deber con la atestacin correspon-
diente, dando cuenta de las circunstancias que impidieron la entrega. Exis-
te una resolucin del Tribunal del INDECOPI que dio la razn a un nota-
rio respecto a que su actuacin fue correcta cuando no pudo dejar la carta
por determinada razn justificativa. El art. 100 LN (modificado por Ley
28580) ha acogido esta interpretacin en forma expresa, por cuanto el no-
tario est obligado a dejar constancia de la entrega O DE LAS CIRCUNS-
TANCIAS DE SU DILIGENCIAMIENTO.
La actuacin del notario se llevar a cabo dentro de los lmites de su
jurisdiccin (distrito notarial, que no es lo mismo que distrito de localiza-
cin); asimismo, se permite que el notario curse cartas, por correo certifi-
cado, a una direccin situada fuera de su jurisdiccin, pero en este caso no
podr hacer el cliligenciamiento personal, y se deber limitar a expeditar la
carta a travs del correo certificado, y en el duplicado que devuelva al inte-
resado atestar ese hecho, y agregar la constancia documental expedida
por la Oficina de correo (art. 101 LN). Por ltimo, el notario NO ASUME
RESPONSABILIDAD ALGUNA por el contenido de la carta, ni de la ;;;.~?:~
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Tal vez, y en va de especulacin, se busque admitir en forma expresa que las cartas
puedan ir acompaadas de instrumento s, lo cual ya se llevaba a cabo desde siempre
en la prctica. I}~
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Instrumentos notariales @
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fuma, identidad, capacidad o representacin del remitente (art. 102 LN) .
La regla se justifica por cuanto la fe notarial se circunscribe nica y exclusi-
vamente a la entrega de la carta, nada ms, y ese es la caracterstica de todas
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las certificaciones. !!
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Por otro lado, para efectos simplificadores, nuestro ordenamiento ju-
rdico permite que la inscripcin de una serie de acuerdos sociales (espec-
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ficamente los poderes) se funde.exclusivamente en la copia c~ .. tificada de :....r.
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acta asentada en el respectivo libro (art. 6 RRS), pero no ser suficiente la
mera legalizacin de reproducciones (comnmente llamadas "copias lega-
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lizadas"). Nuestra doctrina ha tenido alguna dificultad para diferenciar ambos
tipos documentales, tal como se aprecia del siguiente prrafo: '/':1.n cuando 11
la copia certificada y la legalizaci.n de reproduccin constit11Jen copias de un texto, la ;1
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primera, por la formalidad impuesta, permite inscribir determinados actos ante los Re-
gistros Pblicos, en tanto que la segunda slo da je del cotejo y conformidad con el
original, sin mencionar o informar respecto de ste, no constit11Jendo instrumento sufi-
ci.ente para acceder a los Regtros Pblicos' 899 En tal sentido, si bien ambos do-
cumentos notariales comparten la categora de ser "testimonios por exhi-
bicin", es decir, en ellos el notario da fe de la existencia del documento sin
que exista matriz al cual remitirse; sin embargo, la diferencia fundamental
es la constancia de apertura del libro que siempre debe existir en las copias
certificadas, y que lleva a dejar constancia que el acta consta en determina-
das fojas del libro, por lo que se otorga una garanta, si bien mnima, de la
i vinculacin entre el documento y la persona jurdica de quien emana, ya
que la legalizacin del libro est restringida a su repres.::c,,~-it'.!, ::;,i..:i.:n por
tanto lo conserva en su poder. Este criterio de seguridad es el fundamento
ms importante para rechazar las inscripciones extendidas sobre la base de
legalizacin de reproducciones (copias legalizadas).
En la expedicin de copias certificadas, el notario atesta la transcrip-
cin literal del acta (o lo reemplaza por el sistema de fotocopiado), o de la
parte pertinente, con indicacin del libro, fojas donde consta el acta, n-
mero de fumas y otras circunstancias que sean necesarias para su cabal
contenido, como el funcionario que legaliz el libro, la fecha y nmero que
se le consign a la legalizacin (art. 104 LN). Tratndose esta certificacin
de un "testimonio por exhibicin'', el notario solamente certifica la identi-

899
CORCUERA GARCA, Marco. Comentario.rala ley del notaria, pg. 180.

665
- - - - - - - - - - - Gunther Gonzales Barrn - - - - - - - - - - - -

dad de la copia con el original, con el agregado de que los originales corres-
ponden a determinado libro. Siendo ello as, la fe pblica se extiende a ese
reducidsimo mbito, p or lo que resulta pertinente la regla siguiente: "el
notmio no asume responsabilldad por el contenido del libro u hojas sueltas, acta o doa1-
mento, nifirma1 identidad, capacidad o representacln de quienes aparecen smcribindo-
!o" (art. 105 LN).
Distinto es el caso de la legalizacin de reproducciones (copias),
que consiste en la certificacin del notario referida a que una reproduccin
guarda absoluta conformidad con su original (art. 11 O LN). Se trata, sin
dudas, de lo que la doctrina notarial denomina "testin:1oriio por exhibi-
cin", esto es, el notario da fe de la existencia del documento sin que exista
matriz al cual remitirse, para lo cual simplemente se le ha exhibido el origi-
nal. Este limitadsimo mbito de la fe pblica hace que la copia legalizada
(como se denomina, comnmente) no vare la naturaleza del documento
original, ni lo autentique, ni lo certifique desde ninguna perspectiva. Sim-
plemente se tra ta de una igualacin entre una copia y el original. Sobre el
particular, se echa de menos en este mbito una norma como la del art. 105
LN, la cual exonera de toda responsabilidad al notario por el contenido del
documento original, ya sea fuma, identidad, capacidad o la representacin
a que se aluda. Sin embargo, la misma solucin legal se aplicar para la
legalizacin de copias (o reproducciones), no slo por ser sta la conse-
cuencia de la reducida fe pblica inmersa en esta certificacin, sino funda-
ment::.b1erne porque el art. 105 LN f':S perfectamente aplicable en va ana-
lgica, ya que la copia certificada y la legalizacin de reproducciones com-
parten, ambas, la misma naturaleza de ser testimonios por exhibicin. Cuan-
do el documento original presenta enmendaduras o interpolaciones, el
notario, a su criterio, podr denegar la certificacin o expedirla dejando
constancia de este hecho (art. 111 LN). En la prctica, parece preferible
esta segunda alternativa, pues muchas veces los originales de documentos
privados, al tener mnimos formalismos, contienen errores o enmendadu-
ras, lo que se agrava con el paso del tiempo, por lo que la mejor solucin
apunta a expedir la certificacin, que puede ser fundamental para el usua-
rio, dejando constancia de las enmendaduras. Por el contrario, si el original
es un documento pblico, s parece conveniente denegar de plano la certi-
ficacin, pues lo contrario podra legitimar un instrumento sobre el que
exista fund ada duda sobre su autenticidad y legalidad. Estas reglas prcti-
cas, empero, debern evaluarse en cada caso particular.
666
1
Instrumentos notariales

Debe anotarse que en la legalizacin de reproducciones no suele ha-

1
! cerse alusin a la rogacin (quin pide la certificacin?) . Sobre el particu-
lar dice la mejor doctrina: El uso lo ha admitido as, con toda lgica. Si el notario
~Jmd& aauar de qftcio, el hecho de su signatura y firma supone que ha habido un
requirente, y que este requirente tena inters legtimo. Por otra parte la identidad de lo
originaly lo fotocopiado, constituye un hecho que, acreditado por la je notarial, debe hacer
1 innecesarias -:tras ir11L:aciones o circunstancias que haran ms dilatonas y lenta la
diligencia, con io cual la fotocopia perdera una de sus grandes ventqjas: la rapidez con
que se puede hacer el cot;jo y la autenticacin'.().
\ Cuando el documento fotocopiado tiene varias caras o folios, puede
emplearse cualquiera de estos dos sistemas: estampar en cada fotocopia la
diligencia de autenticacin, o bien extender una diligencia final de autenti-
1 cacin, expresando el nmero total de fojas que la componen y unindolas
de alguna manera901 En la prctica se aprecian ambos sistemas, mxime
cuando no existe norma al respecto, lo que parece conveniente en un tema
que es bsicamente de orden administrativo.
Asimismo, debemos indicar que en algn momento se discuti si era
procedente legalizar por un notario distinto las reproducciones de un testi-
monio expedido por otro notario, ya que ste viene a ser copia certificada de
\ un instrumento protocolar902 Sobre el particular se cit una antigua Circular
del Colegio de Notarios de Lima, de fecha 10 de agosto de 1983: 'La Junta
Directiva del Colegio de Notarios de Lima ha considerado conveniente recordar a Ud.,
evite la certi.ficaci:; .:fotocopias de testimonios emitidos pcratros notarios de la Ciudad de
Lima, ya que as se hacen valer dichas fotocopias legalizadas como sifueran otros testimo-
nios, cuando estos traslados slo deben efectuarlos aquellos notan.os que consideran (sic) la
escritura matrizy que son los llamados a brindar lasfacilidades correspondientes alpbli-
co': Sobre el particular, CORVEITO ROMERO se pronuncia a favor de
esta prctica, en nuestra opinin acertadamente, pues una vez expedido el
testimonio ste se convierte en un instrumento con identidad propia, y pue-
de servir para muchos fines, entre ellos la reconstruccin del original destrui-

900
GIMNEZ ARNAU. Op. Cit., pg. 799.
901
Ibdi., pg. 798.
902
El debate puede verse en el interesante artculo de: CORVETTO RO:MERO, Aru'bal.
Legalizacin de fotocopias de testimonios expedidos por otros notan.os, EN: Notanus. Revista del
Colegio de Notarios de Llma, No. 2, Lima 1991.

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- - - - - - - - - - - - Gunther Gonzales Barrn - - - - - - - - - - - -
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do. En esta legalizacin de reproducciones, la actuacin del notario recae
sobre el traslado, y no sobre el instrumento protocolar,' que no se tiene a la
vista. Sobre el particular se ha dicho: "si se ;buede fotocopiary autenticar el testimonio
de una sentenciajudicial, qu razn hay para que no se pueda fotocopiar la copia de una
escritura? Tngase presente que puede ocum'r que en un determinado momento negocia! o
procesal, el notano y su protocolo puedan estar a una distancia inasequible para que el
interesado pueda recum'r a aqu!'fJ03 . La d.;_scusin citada ya es puramente histri-
ca, pues en la actualidad se encuentra claramente asentada la postura referida
a que s es posible legalizar la reproduccin de un traslado notarial (testimo-
nio, boleta, parte) por un notario que no tiene en su poder el protocolo de
donde emana ese instrumento. Sin embargo, el tema tiene importancia para r'
definir que, con este mismo criterio, tambin debe admitirse la legalizacin f&
-:i
de copias de instrumentos que consten a su vez en copias legalizadas, o en
los cuales haya un elemento original (como en el ejemplo dado por COR-
VETTO, la fotocopia de un escrito presentado a una reparticin pblica,
pero en donde el cargo o sello est en original). Por tanto, la palabra "docu-
; mento original" que utiliza el art. 11 O LN debe ser interpretada en forma
j
1 extensiva, mxiine cuando el art. 234 CPC considera documento, entre otros,
a cualquier impreso, fotocopia, facsmil o fa..x. Cualquiera de ellos poch ser
objeto de una legalizacin de reproduccin, siempre que el documento exhi-
bido ante notario cuente con un elemento propio de ser original (por ejem-
.:
1 plo: firma original en la copia autenticada por notario o funcionario, sello '~
1
! original en cargo, etc.). ;
Por ltimo, el notario se encuentra habilitado para legalizar la apertu-
ra de libros, siendo que esta certificacin cumple tres finalidades bsicas:
~---
Vincular el libro con una determinada persona natural o jurdica,
de tal suerte que el contenido del libro prueba en contra de su
titular (art. 48 CCom); adems, la mera certificacin del libro de
~-

actas puede fundar una inscripcin, sin necesidad de autenticacin

de la asamblea o de las firmas; por tal razn, debe verificarse que la
legalizacin es solicitada por el titular, por su representante o por
quien en forma notorio aparezca autorizado, como es el caso de
los contadores pblicos quienes tienen la atribucin de llevar las
cuentas de los empresarios individuales y sociales (art. 116 LN).

903
GIMNEZ-ARNAU. Op. Cit., pg. 796.

668

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~~1~] Instrumentos notariales

Dotar de fecha cierta la apertura del libro (art. 97 LN), lo que

tiene importancia para efectos fiscales. Por ejemplo: multas por
apertura de libros contables fuera del plazo legal, prdida del cr-
dito fiscal por no contar con la legalizacin de la apertura del
libro de compras, etc.
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Verificar que el libro se encuentra eP ::-ilan c;::) al momento de la
legalizacin.
Los libros se legalizan ante notario (en teora tambin ante el juez de
paz letrado o ante la propia SUNAT, pero nunca se expidi la reglamenta-
cin respectiva, y en la prctica esa situacin ha cado en desuso), para lo
cual se extiende en la primera foja una diligencia con la indicacin del
nombre, denominacin o razn social de la entidad objeto del libro, nme-
ro del libro, nmero de fojas de que consta, da y lugar en que se otorga; y
sello y fuma del N otario. Adems todas las fojas llevarn sello notarial
(artculo 113 LN). Mediante esta diligencia se logra la unificacin fsica de
los folios, identificndos e a la persona titular; con lo cual se busca evitar
m anipulaciones y/ o sustituciones de hojas, o cambios en el orden de ellas.
Actualmente, ha dejado de exigirse que las fojas se unifiquen materialmen-
te mediante libros encuadernados (conforme lo disp uesto el artculo 36 del
CCom), siendo que los libros pueden formarse tam bin mediante hojas
movibles, facilitando que su redaccin pueda efectuarse a travs de siste-
m as mecnicos o informtico s de escritura. As, una vez qu~ se encuentren
debidamente numerados y sellados cada una Je las hojas movibles median-
te la diligencia de legalizacin de apertura de h ojas sueltas, se logra el mis-
mo efecto de seguridad que en el sistema de libros encuadernados: ''L.a
realidad es que la diligencia a la que estn sometidos los libros de los empresanos no slo
sirve para unir los diversos fo lios que puedan ocupar los distintos documentos, permitien-
do as imputar a su autor todasy cada una de sus partes. Tambin sirve, una vez que los
documentos estn all extendidos, p ara que ni siquiera su autor pueda introducir modi-
ficaciones en ellos. Las actas extendidas en folios sueltos, no diligenciados, pueden ser
destmidos por el Presidentey el S ecretano,-y sttstituidas por otras sin que de ello quede
ningn rastro, cosa que resulta imposible una vez extendidas en un libro diligenciado
encuadernado o de folios mviles"; 4

904
PATERNOTIRE, Aquiles. Las actas de las juntas de accionistas, pg. 234

669
 - -- - - - - -- - Gunther Gonzales Barrn - - - - - - - - - -

La apertura de un segundo o sucesivo libro de actas requiere que el

interesado acredite el hecho de haberse concluido el libro' anterior, o que se
presente la certificacin que demuestre en forma fehaciente la prdida (ar-
-~
ticulo 115 LN). Esta norma se justifica ampliamente por cuanto pretende
~~
impedir que se legalicen varios libros para una misma sociedad, lo que ;. :..
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---~-..,:._

:'.. -:.-!:
alienta fraudes y engaos. Adems se busca impedir que los libros se lega- - ::.=;~

licen por parte de personas sin inters legtimo. Sobre el particular, resultz.
evidente que la prdida del libro se acredita solamente con la denuncia
policial respectiva, ya que no existe ningn otro medio idneo, salvo que se
[.
exija una prueba ms rigurosa, que probablemente evitara muchos fraudes
1 pero que en la mayora de los casos entrabara peligrosamente el trfico. En
{ la actualidad, adems, se requiere la presentacin ante la Superintendencia
Nacional de Administracin Tributaria (SUNAT) de una comunicacin
~ dando cuenta de la prdida, la cual debe presentarse en el plazo de quince
~l. das tiles de ocurrido el hecho, y en el que debe indicarse con precisin el
~ - libro extraviado, indicando el nmero que tena y el funcionario que lo
~~ legaliz.
I~ El notario debe llevar un registro cronolgico interno de legalizacin
1
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de apertura de libros y hojas sueltas, con la indicacin del nmero correla-
~ .: tivo, nombre del titular y registro de contribuyente, objeto y nmero del
libro, y fecha de legalizacin (art. 114 LN y disposiciones complementarias
dictadas por la SUNAT). Esta informacin es objeto de la declaracin anual
f rlp -nr.t<>r10~, por la cual se comunican todas las legalizaciones de apertura
de libros a la SUNAT.
Segn la doctrina, la legitimacin o legalizacin de firmas es una
declaracin notarial puesta al pie del documento, en la que se certifica como
autnticas las firmas que all aparecen, ya sea porque el notario ha llegado a
esa conclusin por conocimiento directo (comparecencia del firmante) o
por considerarla idntica con relacin a otras firmas indubitadas 905 . Ntese
que el destacado notarialista espaol admite ambas frmulas para legitimar
las firmas, esto es, por presencia del firmante ante el notario, o por simple
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notoriedad. El art. 11 O LN dice que el notario certificar firmas en docu- i~

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mentos privados cuando le conste de modr.:; indubitable su autenticidad, .)r.._

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905 GIMNEZ ARNAU. Op. Cit., pg. 801 .

1 670

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Instrumentos notariales
1?,.:1
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pero no indica qu mecanismos son admisibles para llegar a esa conclusin

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de autenticidad. Empero la necesidad de actuacin personal del notario
parece impedir que la legalizacin de firma pueda hacerse por simple noto-
riedad. Por su parte la legalizacin de firmas no requiere la impresin dac-
tilar del firmante, ya que este requisito ha sido impuesto exclusivamente
para las escrituras pblicas. Si alguno de los otorgantes del documento no
sabe o no pueue firmar, lo har una persona llevada a l por su ruego; en
este caso, el notario, de ser posible, exigir -aqu s- la impresin dactilar
del otorgante, de la cual dejar constancia, y asimismo certificar la firma
de la persona llevada por el otorgante, y que asume la calidad de firmante a
ruego (art. 107 LN) .
Teniendo en cuenta que la legalizacin notarial de fumas no cambia la
naturaleza del documento privado, pues la intervencin del notario es m-
nima y limitada, entonces es lgico que el notario NO ASUlv1.A RESPON-
SABILIDAD sobre el contenido del documento, salvo cuando ste consti-
tuya por s mismo, y en forma evidente, notoria e incontrovertible, un acto
ilcito o inmoral (art. 108 LN). Por ejemplo: el notario debe negarse a inter-
venir cuando se pretenda legalizar fumas en minutas de anticipo de legti-
ma, donacin u otras en donde la formalidad exigida sea la escritura pbli-
ca, por cuanto en ese caso estara realizando una certificacin en un acto
evidentemente imperfecto. Igual ocurre si se pretende certificar firmas en
un testamento, con lo cual se desnaturaliza al olgrafo.
Para efectos de facilitar la circulacin de 10s ~:l..::;~ . .rn..... ~v" cu el trfico
internacional, la ley permite que el notario certifique fumas en documen-
tos redactados en idioma extranjero (art. 109 LN) . Si bien esta norma re-
sulta conveniente, sin embargo, hemos notado la existencia de algunas ano-
malas en su aplicacin. Uno es el caso de los formularios preparados en
los Estados Unidos, en los cuales la certificacin ya est pre-impresa en
idioma ingls, y ante lo cual los usuarios requieren al notario peruano que
complete la certificacin en el mismo idioma ingls. Esa situacin conlleva
una flagrante violacin del art. 28 LN, en el cual se indica que los instru-
mentos notariales (incluyendo los extra-protocolares) deben redactarse en
castellano o en el icf_,ma que la ley permita. Otro caso es el de los actos
jurdicos que requieren una determinada formalidad de acuerdo con el or-
denamiento peruano, pero que en otro pas basta la certificacin de fumas.
En tal situacin, el notario peruano debe negar su intervencin, pues la

671
 . :9,10;:-~~

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- - - --------Gunther Gonzales Barrn - - - - - - - - - - - ;-.'1~

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formalidad de los actos jurdicos se rige por la ley del lugar en que se otor- ;'.,~
.:.11
gan, y la legislacin notarial es de carcter imperativo y de aplicacin terri-
torial. As, en nuestro pas circulan muchos documentos con el ttulo de 1
':':
/;.;-.
Power trt Attornry, u otros similares, en los que se pretende otorgar poder ' .~~

para pleitos a un abogado, siendo que este acto est reservado a la escritura
pblica segn nuestra legislacin, que es la nica que rige la actuacin del
1:~.-."
notario peruano. '-~

Por su parte, la constatacin de supervivencia es la verificacin que ";i;_

hace el notario de que tal persona existe en determinado momento, cons- T

.=~I'.
..
tndole por cualquier medio y naturalmente bajo su responsabilidad. Su _!'.,~!
utilizacin es frecuente para presentarlas peridicamente ante las Oficinas '.;,_.
encargadas del pago de pensiones de jubilacin906 . La constatacin de su- :!
pervivencia se realiza actualmente en formatos pre-impresos que son dis-
tintos ya sea que la persona cuente con capacidad de ejercicio o no. En el
'~
primer caso se exige la presencia del superviviente, quien debe firmar e -:~
....,I,..
imprimir su huella dactilar en el formulario. En el segundo caso, adems de
la presencia del superviviente y de requerirle su impresin dactilar, se exige
._
la presencia y firma del representante legal, y que ste exhiba el ttulo for- ./@.
~
ma que lo inviste como tal (partida de nacimiento si es padre, resolucin
judicial de discernimiento del cargo de tutor, resolucin judicial de incapa-
citacin con nombramiento de curador).

~,
En el caso de la constatacin domiciliaria, sta fue atribuida a los
notarios en virtud a la Ley 27839, publicad?. el!! ::le octubre de 2002, y que ;'f.~-
modific el art. 95 LN. Consiste en la inspeccin que el notario realiza en :.:~
f...Jj<
un determinado domicilio, a pedido del interesado, y en el cual se constata .'>?,
_:~
mediante un sumario toma de dichos la realidad del domicilio. En puridad
.~~
se trata de un acta de notoriedad, basada en la toma de dichos realizada en
el domicilio del requirente. De acuerdo con el art. 2 Ley 27839, la Polica i
;im
Nacional continu expidiendo certificados de constatacin domiciliaria,
as como los Gobiernos locales dentro de su jurisdiccin, aun cuando esto
ltimo fue simplemente terico. Adems, se atribuy que los jueces de paz
;
,.
puedan hacer lo propio en los casos previstos por la Ley Orgnica del 1<;

Poder Judicial, esto es, cuando no haya notario en la localidad. Sin embar- }~
,;;
go, por Ley 28862 se elimin la competencia de la polica en la emisin del ~

906
GONZLEZ, Carlos Emrito. Op. Cit., pg. 94-95.

672

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1
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Instrumentos notariales

certificado domiciliario, a efectos de concentrar la actuacin de ese rgano

tutelar en la seguridad ciudadana, y se le atribuy en exclu'siva esa funcin
1i
al notario y a las municipalidades. La norma fue inmediatamente aclarada,
por medio de la Ley 28882 (publicada el 16 de septiembre de 2006) con el
objetivo de simplificar la exigencia de este certificado, y estableciendo que
1!'.~
,i;>f.'
;~
,,.
la Administracin Pblica deba aceptar una declaracin jurada simple en ~~
la que se indique el domicilio del interesado, a excepcin de los casos en :'::,

que sea requerida imperativamente para fines electorales o judiCiales. La

idea que subyace en esta ley es facilitar la vida del ciudadano a travs de la
presuncin de veracidad que rige el procedimiento administrativo.

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673
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T AL vez la cita est confundida de pelcula y alguien la corrija, pero

creo que coresponde a El Sur de Erice, la escena en la que dos
nios, en un descampado, miran el envoltorio de una chocolatina.
Uno lee: "Sorteo por acta ante notario" y el otro pregunta : "T crees

~
que los notarios existen?"
mm
--
UE T
JOAQUN BORRELL

A. referencia viene a cuento

de esa especie de aura miste-
riosa que, por razones que
los notarios nunca hemos sab ido
explicarnos del todo, rodea la ac-
tuacin notarial en el imaginario
popular. Dentro de ese halo se en -
cuentra indudablemente esa insti-
tucin llamada acta notarial, ele l
mites un tanto imprecisus, hoy
acotados por el artculo 17 de la
Ley del Notariado: "Las actas no-
tariales tienen como contenido la
constatacin de hechos o la per-
cepcin que de los mismos tenga
el notario. siempre que por su in
dole no puedan calificarse de ac-
tos y contratos, as como sus jui-
cios o calificaciones".

Tipos de actas. Es probable que

su finalidad se entienda ms cla-
ramente si listamos sus especies
segn el Reglamento Notarial, a
saber: Las actas tienen la presuncin lega l de veracidad: nadie puede negarlas si no media condena por
falsedad al notario.
Actas de presencia: implica
que el notario comprueba la reali-
dad sobre el terreno y la describe o se corresponde con el estado ac- do determinada pieza de la famosa
afirma que lo que est viendo se tual de no s qu parte del cuerpo, casa de Blmez para poder verifi-
corresponde con la fotografa que para poder comparar con cmo car, mediante las fotograftas del
incorpora, del tipo , "notario, pon- quede despus de la operacin ... " antes y del despus, la evolucin
ga que en el jardin de mi vecino es- Decir que el casuismo sera infini de las canis.
tn levantando w1 muro, o q.ue en to no constituye un tpico en este La referencia remite al alcance
tal pgir1a web sale una foto junto caso. Se han hecho actas sobre las exacto de tales actas. En el caso ci-
a u11 texto malintencionado, o que materias ms variopintas, prcti- tado la fe notarial ampara que en
al andar por el pasillo de mi casa camente sobre todas las realidades determinado momento unas im-
se ponen a ladrar unos perros en el perceptibles por los sentidos. In- genes reproducen con exactitud el
piso de abajo, o que esta fotografa cluso sobre fantasmas. precintan- suelo de tma vivienda; que se colo-

,. , Escritura
(;~ f>(rJ3LjlC~:/\

ca un precinto que impide acceder
a: dicho suelo sin forzarlo; y que, re
tirado el precinto, otras imgenes
vuelven a reproducir el estado del
suelo. Estas pruebas tienen la pre
suncin legal de veracidad: nadie
puede negarlas si no media conde
na por falsedad al notario -cuyos
pre-:;edentes pueden entender::c
pracncame11te inexistentes-. El no
tario no atribuye la variacin de
las manchas en el suelo a fantas
mas, ni a fenmenos quimicos o at
mosfricos. Simplemente narra los
hechos que ha presenciado. El art
culo 148 del Reglamento Notarial
invita a hacerlo con "verdad en el
concepto, propiedad en el lenguaje
y severidad en la forma". Su inter
pretacin corresponde a la campe
tencia ajena.
Con carcter comn a sta y a
las dems especies, conviene obser
var que no caben lo que podramos
llamar actas insidiosas o subrepti
cas, en las que el notario presencia
hechos o anota declaraciones sin
que sus protagonistas sepan ante
quin las estn haciendo: en todo
caso hay que advertir previamente
de que media acta notarial y no
puede recogerse ninguna manifes
1
'Las actas notariales tienen como contenido la constatacin de hechos o la
percepcin que de los mismos tenga el notario 11 , segn la Ley del Notariado
Al notario se le
puede pedir
quelevante
acta de las
molestias que
nos ocasiona
un vecino.
tacin que no se haga de forma vo usual es que el notario se persone
luntaria, a tal fin y previa adver en el domicilio y, tras ident.ificarse
tencia de la posibilidad de diferirla como tal, .invite a recibir la copia
a una comparecencia en la notara del acta. Como en el apartado ante
en los dos das siguientes. rior, lo::; hechos que p~rciba,..el des-
Actas de remisin por correo: tinatario la r:ecibe o la rehsa, 1;!n
tambin caben a,ctas que acrediten cuyo caso se tiene por hecha la no
que un documento .ha sido remitido tificacin, o resulta haber cambia
por correo, as como los datos sobre do el titular del dcmici],:io- quedan
su entrega. amparados por la fe pblica en los
Actas de notificacin y reque- trminos indicados, aunque luego
rimiento: el notario transmite a al el interesado pretenda negarlos.
guien una manifestacin ajena, en Algunas veces el contenido del
la que tal vez se le emplace a deter acta resulta positivo para quien la
minada conducta. Salvo disposi- recibe. No suele ser la r~ila gene
cin legal en contrario, pueden ral, hace aos un ,notario veterano
practicarse por correo; pero lo simplificaba, hwnorsticamente,
Qu es un acta notarial?
AS actas notariales son diferentes de las escrituras y las plizas, que s recogen
L contratos y actos jurdicos y se hallan sujetas a mayores requisitos para garanta
del trafico civil y mercantil. Las actas se limitan a dejar constancia, a instancia de
parte interesada, de hechos percibidos por el notario, para asegurar su prueba -lo
que se llama preconstituir la prueba, es decir, tener sta al alcance para el caso de
' que sea negado un hecho cierto-, o a recoger un juicio del notario a los efectos pre-
1 vistos en la Ley. Los percepcin puede derivar de cualquier sentido; ordinariamente,
como es lgico, la vista y el odo; pero tambin el tacto -la pared se encuentra h-
l
'
meda-, el olfato -una emanacin maloliente- e incluso, prescindiendo de factores
subjetivos, el gusto.
Escritura ~
P0BLICA 6>
 No caben 11 actas insidiosas o subrepticias", en las que el notario presencia hechos o
anota declaraciones sin que sus protagonistas sepan ante quin las estn haciendo
Con la actas de que en la mayora de las actas "el
notificacin y banco te embarga, el casero te echa
requerimiento
el notario
o la pareja te engaa". Sin embar-
transmite a go, la ex-periencia de todos los nota-
alguien rios, repetida muchsimas veces,
una
manifestacin
acredita la fcil comprensin sobre
ajena. cul es su cometido por parte de
quien le recibe; a la que habitual-
mente se adiciona la explicacin
pertinente, ms all del texto es-
tricto, sobre la situacin jurdica y
los derechos del requerido.
Entre estos se cuenta el de con-
testar al acta, a costa del requirente
-al menos hasta la extensin doble
del texto inicial- y ante el notario
del propio domicilio. Por eso la no-
tilicacin o el requerimiento deben
ser practicados por un notario de
esa plaza; aunque el acta haya sido
instada ante el de otra, que deber
remitir telemticamente la copia al
de destino.
Aunque alguna norma reciente
habra debido incrementarlas
-por ejemplo en cuestin de trata-
miento fiscal de las facturas npa-
gadas-, en los ltnos tiempos ha
menguado estimablemente el n-
mero de tales actas, suplidas, se-
gn se piensa, por el burofax. La
, , Es_critm2
oo F'l.Tl3 LJ (;/\
equivalencia no es del todo cierta;
y en algunos supuestos no es cier-
ta en absoluto, sobre todo en lo re-
lativo a las circunstancias de la en-
trega, de modo que empieza a re-
sultar necesario un planteamiento
riguroso de la cuestin.
Actas de exhibicin de cosas o
documentos: en realidad son una
variante de las de presencia: "nota-
rio, describa esto y diga que lo tengo
en m poder". Se dira que es inne-
cesario si no va a dejar de tenerlo.
Sin embargo, no olvidemos que, co-
mo documento pblico, el acta atri-
buye fecha autntica: la prueba
comprende que esa situacin rega
en el da del acta; por ejemplo, un
texto de cualquier especie -literario,
una partitura, un programa de or-
denador- sobre el que despus pue-
da mediar una disputa por plagio.
Actas de referencia, o de ma-
nifestaciones: donde, simplemen-
te, el notario recoge lo que un se-
or le cuenta. No hay que confun
dir su mbito con el de las pruebas
testificales en un pleito. Adems
de que stas tienen su cauce pro-
pio, al acta le falta el principio de
contradiccin, es decir, la posibili
dad de que la otra parte pregunte e
intente descubrir las contradiccio-
nes del declarante.
Sin embargo , no se quiere de-
cir que tales actas sean ineficaces
como prueba. Al contrario, acredi-
tan que en tal fecha fueron dichas
esas cosas, con advertencia en su
caso de la responsabilidad en la
que se poda incurrir en caso de
falsedad. Lo que evidentemente,
hay que descartar es que tales ac-
tas, por s solas prueben la verdad
del hecho narrado. Hace poco sali
en los Medios la noticia de que una
seora, mediante acta, se declara,
bala duea del sol, cuya titulari-
dad estaba vacante. Pues efectiva-
mente media la prueba de que lo
dijo; y nada ms.
Actas de notoriedad: en las
que el notario declara notorio un
hecho -resulta inevitable un cierto
efecto de trabalenguas- sobre el
cual pueden ser fundados derechos
o legitnadas situaciones jurdicas.
Tambin aqu los ejemplos ilustran
ms que la definicin. Los dos su-
puestos principales, con regulacin
legal, son las actas de abintestato
--Bl notario declara quines son los
herederos de una persona fallecida
sin testamento- y las dirigidas a
que una finca, o la mayor cabida de
una finca, accedan al registro sobre
la base de probar que quien la
transmiti era tenido por dueo.
En el caso de los herederos, la ma-
teria es de competencia notarial
desde 1992 cuando aqullos sean
descendientes, ascendientes o cn-
yuge del fallecido; no en otros su-
puestos de parentesco, aunque, vis-
tas las nulas incidencias habidas
durante casi veinte aos, no acaba
de entenderse que dicha competen-
cia, que descongestiona a los juzga-
dos de mucho trabajo, no se extien-
da a los dems casos.
Hay otras muchas situaciones
posibles -por ejemplo quines son
determinados parientes de un testa-
dor, que el testamento no menciona
por sus nombres--, algunas coyun-
turales; como las llamadas actas de
guerra, en los aos 80, en las que en-
tre otros extremos haba que decla-
rar notorias las heridas padecidas
durante la guelTa civil en el bando
republicano; y en una evolucin na-
tural de la normativa, para agilizar
el trabajo de la Justicia, bien podan
ser otras tantas ms.
Actas de protocolizacin: que
incorporan algo al protocolo, de for-
ma que se evite el extravo, se prue-
be su existenCia o posesin en esa
fecha y se puedan obtener copias fu-
turas. Ese algo ser ordinariamen-
te un documento escrito o una ima-
gen, pero tambin puede consistir
en cualquier objeto susceptible de
quedar encuadernado con el proto-
colo por su medida y naturaleza -a
ttulo de ejemplo, verificado en la
prctica, hasta una camisa, prueba
para un futuro juicio por despido
debido a defectos, no recuerdo bien
si en la sisa o en la talli .
Actas de depsito: por las que
alguien deposita ante notario un
objeto o documento, fijando las
condiciones de restitucin: a ttulo
de ejemplo, un cheque, que ser
entregado a una u otra parte segl'.m
ocurran determinados eventos fu-
turos, pero puede consistir en
otras muchas cosas: de nuevo a t-
tulo de ejemplo, en un frasco con l-
quido de frenos extrado de un co-
che accidentado, para remitir a
nuevos anlisis si procede. Tanto
en este caso como en la protocoli-
zacin, la documentacin que se
entregue debe ser examinada por
el notario para verificar su legali-
dad. No cabe el depsito a ciegas,
por ejemplo de un sobre cerrado
sin que el notario haya accedido
antes a su contenido. Y se halla ex-
cluida la realizacin de funciones
de gestin de los fondos deposita-
dos, que s resultan propias de al-
gunos Notariados extranjeros.
Actas de subasta. Por las que
se hacen constar los trmites de
una venta pblica al .mejor postor.
Hay que decir que la Sala Tercera
del Tribunal Supremo invilid la
minuciosa regulacin del Regla-
mento Notarial, por falta de cober-
tura de ley; pero que, mientras las
reglas de la subasta sean de libre
configuracin por los interesados,
no habr ningn inconveniente en
que stos se remitan a sus normas.
Actas de sorteo. Mediante las
que se hace constar la seleccin ale-
atoria de los ganadores de un pre-
mio, segn las reglas de su convoca-
toria. Las bases de stas pueden ser
hechas pblicas en Internet en el es-
pacio Abaco de la web del Consejo
General del Notariado (www.nota-
riado.org); sin que en caso de nega-
tiva a la insercin quepa proclamar
en la publicidad que media inter-
vencin notarial. Conviene obser-
var que en tales actas, como en to-
das, dicha intervencin no tiene
efectos taumatrgicos: el notario
har constar los hechos que presen- En las .actas de
cie, hasta donde puedallegar la fe
retrerida, deo
manifeStadones
pblica -la carta ganadora es elegi- el notario
da aleatoriamente entre las_ que simplemente
recoge lo que el
obran en un bombo, aunque no se ciudadano ie
estn
:,eda saber si en el bombo to- ti.lenta.
das las que fueron remitidas al pro-
grama-. De mediar alguna sospecha
de irregularidad semejante, la im-
pugnacin del interesado recUlTir
precisamente a la prueba que le su-
ministra el acta.
Por supuesto, el listado no es
exhaustivo. En el pasado ha habi-
do otros tipos de actas frecuentes,
como las habr en el futuro. Por
ejemplo las de circuncisin, con la
finalidad obvia de que ningn in-
quisidor pudiera acusar despus al
paciente de judaizante. El notario
recoga las manifestaciones del ci'
rujano sobre la necesidad de la
operacin y presenciaba el acto fi-
sico. Pese a la conveniencia gene-
ral, de la que slo hemos apuntado
algunas manifestaciones, de exten-
der el mbito de las actas notaria-
les, stas en concreto parecen pres-
cind bles. 11

En las actas de notoriedad el notario declara, por ejemplo, quines son los
herederos de una persona fallecida sin testamento

Escritura ,._,
P(IBLICA 6/