DOCUMENTOS COMERCIALES

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se
deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los
usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.

La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de
lo siguiente:

* En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una
determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones.

* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los actos de
comercio
* Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas operaciones. *
Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobacin de los asientos de contabilidad

Los documentos comerciales son:

FACTURA
Una factura es un documento que respalda la realizacin de una operacin econmica, que por lo
general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento a travs
del cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de
compraventa comercial.
La factura adems reemplaza a la boleta en las transacciones de una organizacin o negocio, para
efectos impositivos; estas son vlidas para los organismos fiscalizadores dada la completa
informacin que dan de cada transaccin, como un registro detallado de cada compra y venta.
Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C, que, respectivamente corresponden
a las facturas ordinarias, rectificativas y recapitulativas.

ORDEN DE COMPRA

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a un
precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y presentar una
factura. Todos los artculos comprados por una compaa deben acompaarse de las rdenes de
compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso. Por lo general se
incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:- Nombre impreso y direccin de la
compaa que hace el pedido- Nmero de orden de compra- Nombre y direccin del proveedor-
Fecha del pedido y fecha de entrega requerida- Trminos de entrega y de pago- Cantidad de
artculos solicitados- Nmero de catlogo- Descripcin- Precio unitario y total- Costo de envo, de
manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden- Firma autorizada
REMITO

El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega y/o remisin al
cliente de las mercaderas. La persona que recibe dichas mercaderas, mediante su firma,
reconoce haber recibido las mismas segn el detalle efectuado en el remito, con lo cual queda
concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar.
La nota de remisin o remito se utiliza aunque no haya orden de compra extendida en formulario
ni nota de venta, y sirve de base para la confeccin de la factura si la entrega de las mercaderas
es previa a la facturacin.

RECIBO
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado
por un servicio o producto. Hay de diversos tipos segn el formato, si queda registrado, y otras
caractersticas. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a
quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. Un recibo puede ser de
muchas maneras diferente como por ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas o
servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe
conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripcin de las facturas (nmeros que se pagan), los
precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia por parte de
una empresa de que fue lo que se pago o realiz con la emisin de mencionado cheque que
consta en la copia voucher. Se refiere a voucher cuando tiene copias al carbn, como el caso de
los vouchers de las tarjetas de crdito que tiene varias copias segn el uso de los interesados.
Adems sirve para sacar cuentas de cunto dinero se ha gastado.
NOTA DE DBITO

Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o
debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma
nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en
la facturacin, inters por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el
incremento del saldo de una cuenta.

NOTA DE CRDITO

Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la
acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.
Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden ser por: avera de productos vendidos,
rebajas o disminucin de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por
exceso en la facturacin. La nota crdito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para sta, y la nota
crdito significa una erogacin.
CHEQUE

Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en el que la

persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a
otra persona una autorizacin para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la
cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.

PAGARE

El pagar es uno de los elementos ms utilizados en el mbito comercial para documentar una
deuda y una de las herramientas ms eficaces para garantizar su futuro cobro.
En base a nuestra experiencia notamos que una gran mayora utiliza esta arma comercial tan
importante, sin tomar los recaudos necesarios para su llenado en forma correcta.

NOTA DE CRDITO BANCARIA O BOLETO DE

DEPOSITO

La nota de crdito bancario (o boleta de depsito) es un documento que extiende el banco como
constancia de haber recibido una cantidad determinada de valores en calidad de depsito, para
ser sumada a la cuenta del titular.

Las clases de depsitos bancarios ms comunes son: Cuenta corriente. Plazo fijo. Caja de
Ahorro. Tambin hay notas de crdito bancarias por acreditacin de intereses, devolucin de
gastos mal cobrados, etc. Es decir la nota de crdito bancaria es el documento que emite el banco
cuando nos acredita dinero en nuestra cuenta.