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de seleccin
Aprenderemos a crear otro elemento fundamental
Qu es una consulta
Recordemos que a travs de las tablas almacenamos la informacin
de manera organizada para llevar a cabo el registro de la actividad que
desarrollamos. Para facilitar esta tarea, Access ofrece la posibilidad
de crear otro elemento en la base de datos: las consultas, mediante
las cuales podemos seleccionar registros que cumplan una o varias
condiciones, con el objetivo de utilizarlos para realizar operaciones
como la visualizacin o la realizacin de clculos.
Llamaremos clculo a toda operacin que se
CON LAS CONSULTAS efecte por medio de operadores lgicos, tales
Tipos de consultas
Existen distintos tipos de consultas que permiten seleccionar datos
y se clasifican en: consultas de seleccin y consultas de accin.
Las consultas de seleccin son aquellas que posibilitan la eleccin
de un conjunto de registros, con el objetivo de exhibirlos o disponer de
ellos para futuras operaciones. Para esto, se establecen criterios sobre los
datos, para que solo se presenten aquellos que los cumplan. Por ejemplo,
podemos indicar que se muestren el nombre y el cdigo de los productos
que cuesten ms de $390. En este caso, tenemos un nico criterio, que el
precio sea mayor a 390. Sin embargo, es posible asignar ms de uno. Por
ejemplo, podemos seleccionar aquellos productos que cuesten ms de
$390 pero que se hayan vendido solamente en la sucursal 2.
Por otra parte, las consultas de accin son aquellas que, adems
de permitir la seleccin de datos, posibilitan efectuar operaciones
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ACCESS 2013 113
La inclusin de campos en una grilla es lo que determina los datos que se consultarn. Una manera
distinta de agregar campos en ella es hacer un clic sostenido desde el campo elegido hasta la primera
columna vaca. El procedimiento que utilicemos para agregar los campos no modificar los resultados.
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114 6. CONSULTAS DE SELECCIN
Diseo de consultas
Las consultas se pueden crear manualmente o mediante un asistente.
Para comenzar a trabajar con consultas, aprenderemos a hacerlo de
modo manual, a travs de la Vista Diseo. Esta vista es la que permite
establecer su estructura, es decir, indicar cules
son las tablas que poseen los datos que vamos a
LAS CONSULTAS seleccionar, as como tambin el o los criterios
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ACCESS 2013 115
CAMPOS OCULTOS
Es importante tener en cuenta que para realizar una consulta debe mostrase al menos uno de los cam-
pos. Para esto, siempre debemos verificar que est activada, aunque sea, una casilla de la fila Mostrar,
de los campos existentes en la grilla. De lo contrario, cuando intentemos guardar o ejecutar la consulta,
Access mostrar un mensaje de error.
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116 6. CONSULTAS DE SELECCIN
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ACCESS 2013 117
Criterios de seleccin
El criterio de seleccin es uno de los campos ms importantes de
una consulta porque permite establecer una o varias condiciones que
deben cumplir los registros para ser visualizados en el resultado de la
consulta. Es decir que, cuando aplicamos criterios de seleccin, solo
se mostrarn como resultado de la consulta aquellos registros que
cumplan con las condiciones especificadas. Recordemos que en este
ejemplo queremos visualizar nicamente los datos de los empleados
que tengan un nmero de identificacin superior a 6, por lo tanto, el
criterio de seleccin que debemos establecer es: >6.
Ms de un criterio
Es posible asignar ms de un criterio de seleccin en cada
consulta. Entonces, los resultados que se mostrarn son solo aquellos
que cumplan con todos y cada uno de los criterios que han sido
indicados. Es decir que deben cumplir con todas las condiciones
impuestas para que podamos verlos en el resultado.
Por otro lado, existen criterios que pueden tener sintaxis ms
complejas, segn los datos que se deseen seleccionar. Por ejemplo,
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118 6. CONSULTAS DE SELECCIN
Criterios opcionales
Access tambin ofrece la posibilidad de seleccionar registros que
cumplan con una u otra condicin, es decir, no es excluyente que
ambas condiciones se den, bastar con que se respete, al menos,
una de ellas. Por ejemplo, un criterio puede ser el de visualizar las
fechas de las ventas de la sucursal 3 y, otro, el de visualizar ventas
que superen las 9 unidades. De esta manera, sern vlidos tanto
los registros de la sucursal 3 como los que superen las 9 unidades
(sin importar a cul sucursal pertenezcan). Cuando los criterios son
opcionales, como en este caso, debemos escribir uno de ellos en la fila
O de la grilla, para que la consulta no tome los dos en simultneo.
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ACCESS 2013 119
Criterio de igualdad
Por otro lado, los criterios tambin posibilitan seleccionar datos
mediante la comparacin de igualdad, que consiste en ver solo los
registros que se identifican con un mismo criterio de consulta. Por
ejemplo, si deseamos visualizar los registros
correspondientes a la sucursal 1, debemos escribir
en la fila Criterios del campo Sucursal el nmero 1. EL CRITERIO DE
De esta forma, Access tomar como resultados IGUALDAD SOLO
vlidos todos los registros que tengan el valor
1 en el campo Sucursal. Cuando la expresin de MUESTRA LOS
un criterio necesita comparacin de igualdad, REGISTROS QUE
no hace falta escribir el carcter =, simplemente
bastar con escribir el texto que debe ser igual en COINCIDEN CON L
la tabla, para que se muestren los resultados en la
fila Criterios del campo correspondiente.
Criterios de Fecha/Hora
Cuando los criterios deben estar en un campo de tipo Fecha/Hora,
la fecha que se tomar como referencia debe escribirse entre signos
numerales (#) para que Access la reconozca como tal. Por ejemplo,
para visualizar las ventas realizadas despus del 21 de noviembre de
2012, tenemos que escribir la siguiente expresin en la fila Criterios
de la columna Fecha de la venta: >#21/11/2012#. En cambio, si queremos
que los resultados muestren los registros de diferentes fechas,
debemos incluirlas mediante la expresin In y separarlas por comas.
De este manera, Access reconocer cada fecha por separado y podr
compararlas con los registros existentes en el campo de tipo Fecha/Hora
de la tabla que contiene esos datos.
CAMPOS OCULTOS
Es importante tener en cuenta que para realizar una consulta debe mostrase al menos uno de los cam-
pos. Para esto, siempre debemos verificar que est activada, aunque sea, una casilla de la fila Mostrar,
de los campos existentes en la grilla. De lo contrario, cuando intentemos guardar o ejecutar la consulta,
Access mostrar un mensaje de error.
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120 6. CONSULTAS DE SELECCIN
Por ejemplo, para visualizar las ventas realizadas los das 23, 24
y 26 de noviembre de 2012, tenemos que escribir la expresin: In(#2
3/11/2009#,#24/11/2009#,#26/11/2009#). El resultado de la consulta solo
mostrar las ventas de las fechas ingresadas.
Tambin es posible que los criterios hagan referencia a datos
establecidos entre dos valores. Para esto, debemos utilizar
el operador Y, que permite incluir dentro de un mismo campo dos
o ms condiciones. Por ejemplo, para seleccionar las ventas en las que
la cantidad de unidades vendidas est entre 4 y 8, tenemos que escribir
la siguiente expresin en la fila Criterios del campo Cantidad: >4 Y <8.
Guardar consultas
Para visualizar los resultados de una consulta, no es necesario
guardarla previamente. Sin embargo, para conservarla y poder
utilizarla en otro momento, s debemos hacerlo. Para guardar una
consulta, pulsamos Guardar en la barra de acceso rpido. Aparecer un
cuadro de dilogo en el que debemos indicar el nombre que queremos
asignarle a la consulta y luego pulsamos Aceptar.
Al guardar una consulta, esta aparecer en el Panel de navegacin,
como sucede con todos los objetos que integran la base de datos.
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ACCESS 2013 121
Ejecucin y resultados
Para visualizar los resultados de una consulta, debemos ejecutarla
o ir a la Vista Hoja de datos. Todos los tipos de consulta se ejecutan del
mismo modo, por esta razn los procedimientos analizados en esta
seccin sern vlidos para todas las consultas.
Cuando almacenamos consultas, guardamos los diseos y no los resultados. Por eso, cada vez que
las ejecutemos, los datos se actualizarn segn los ltimos registros de las tablas que participan en la
consulta. Esto es una gran ventaja, ya que la ejecucin nos ahorra tiempo y trabajo.
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122 6. CONSULTAS DE SELECCIN
El Panel de navegacin permite ejecutar distintos tipos de consultas con un doble clic sobre su icono
correspondiente. Si ejecutamos dos veces una misma consulta de seleccin, Access no abrir una nueva
pestaa, sino que activar la que se encuentre abierta actualmente en la misma ventana.
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ACCESS 2013 123
Una de las grandes ventajas que ofrece Microsoft Access 2013 es la posibilidad de modificar el diseo de
las consultas sin la necesidad de crearlas nuevamente. Debido a esta razn, podemos crear una consulta
y luego ir cambiando sus campos o criterios, para obtener diferentes resultados. Como siempre, Office
nos ofrece interesantes herramientas que facilitan nuestro trabajo.
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124 6. CONSULTAS DE SELECCIN
Tipos de vista
Todos los objetos de una base de datos poseen diferentes vistas,
es decir, distintas maneras de visualizar su contenido o estructura. En
este caso, el tipo de objeto consulta posee tres
tipos de vista, a las que accedemos a travs del
LAS CONSULTAS botn Ver, de la ficha Inicio. Estas son: Vista Hoja de
TIENEN TRES datos, Vista SQL y Vista Diseo. Vale la pena aclarar
que cuando alternamos entre las diferentes vistas
VISTAS, A LAS QUE de las consultas no las estamos ejecutando.
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ACCESS 2013 125
SELECT NombresDeLosCampos
FROM TablaDeOrigen
WHERE CampoCriterio
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126 6. CONSULTAS DE SELECCIN
nombre del campo. Cada campo debe estar separado por una coma
y los nombres de aquellos que contengan ms de una palabra deben
estar entre corchetes o parntesis rectos.
FROM TablaDeOrigen: la palabra FROM se emplea para indicar cul
es la tabla de la que provienen los campos en cuestin. En nuestro
ejemplo, se trata de la tabla Ventas.
WHERE CampoCriterio: la palabra WHERE se usa para indicar los
criterios de seleccin. Primero se determina el campo que se
utilizar y, despus, se define el criterio.
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ACCESS 2013 127
La diversidad de soluciones que brinda Access es tan amplia que permite realizar consultas en base a
consultas existentes. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla encontramos la ficha Consultas, que contiene
la lista de consultas disponibles para agregar en el diseo de la nueva consulta.
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128 6. CONSULTAS DE SELECCIN
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ACCESS 2013 129
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130 6. CONSULTAS DE SELECCIN
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ACCESS 2013 131
RESUMEN
Hemos aprendido a crear y modificar uno de los principales elementos de las bases de datos: las consul-
tas de seleccin. Mediante ellas, seleccionamos registros de una o varias tablas que cumplan o no con
los criterios indicados. Si bien Access reconoce distintos tipos de consultas, el diseo y la sintaxis de los
criterios se repiten en todos. El proceso de agregar tablas a consultas existentes, guardar consultas y
utilizar las diferentes vistas forman parte de las tareas comunes. Recordemos que, cuando trabajamos
con consultas de seleccin, es lo mismo ejecutarlas que visualizar los resultados.
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132 6. CONSULTAS DE SELECCIN
Actividades
TEST DE AUTOEVALUACIN
EJERCICIOS PRCTICOS
3 Utilice el asistente para consultas para visualizar los apellidos de todos los
empleados registrados en la tabla correspondiente.
PROFESOR EN LNEA
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