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Consultas

de seleccin
Aprenderemos a crear otro elemento fundamental

en el trabajo con bases de datos: las consultas.

Estos elementos permiten realizar diferentes operaciones

con los datos almacenados en una o varias tablas

de la base de datos. Veremos cmo identificar las consultas

de seleccin, cmo crearlas, modificarlas, asignarles criterios

y visualizar sus resultados.

Qu es una consulta................112 Formas de ejecutar consultas.......... 122


Tipo de consultas............................ 112 Tipos de vista.................................. 124
Consultas sobre varias tablas.......... 127
Diseo de consultas................114
Agregar campos en las consultas.... 115 Uso del asistente.....................129
Criterios de seleccin...................... 117
Guardar consultas........................... 120 Resumen..................................131

Ejecucin y resultados...........121 Actividades..............................132


Vista Hoja de datos......................... 121

Servicio de atencin al lector: usershop@redusers.com


112 6. CONSULTAS DE SELECCIN

Qu es una consulta
Recordemos que a travs de las tablas almacenamos la informacin
de manera organizada para llevar a cabo el registro de la actividad que
desarrollamos. Para facilitar esta tarea, Access ofrece la posibilidad
de crear otro elemento en la base de datos: las consultas, mediante
las cuales podemos seleccionar registros que cumplan una o varias
condiciones, con el objetivo de utilizarlos para realizar operaciones
como la visualizacin o la realizacin de clculos.
Llamaremos clculo a toda operacin que se
CON LAS CONSULTAS efecte por medio de operadores lgicos, tales

SELECCIONAMOS como sumar, restar, multiplicar y dividir. Por


ejemplo, podemos calcular sueldos en base a
REGISTROS horas trabajadas y precio por hora; la sintaxis

QUE CUMPLEN sera: [Horas trabajadas]*[Precio por hora]. A travs de


distintos tipos de clculos, obtenemos diferentes
CONDICIONES valores que no estn escritos actualmente en las
tablas, sino que se calculan. Sin embargo, debemos
saber que no todas las consultas permiten realizar
clculos. Por eso, en la siguiente seccin conoceremos cules son los
diversos tipos de consultas que existen y cul es la utilidad de cada una.

Tipos de consultas
Existen distintos tipos de consultas que permiten seleccionar datos
y se clasifican en: consultas de seleccin y consultas de accin.
Las consultas de seleccin son aquellas que posibilitan la eleccin
de un conjunto de registros, con el objetivo de exhibirlos o disponer de
ellos para futuras operaciones. Para esto, se establecen criterios sobre los
datos, para que solo se presenten aquellos que los cumplan. Por ejemplo,
podemos indicar que se muestren el nombre y el cdigo de los productos
que cuesten ms de $390. En este caso, tenemos un nico criterio, que el
precio sea mayor a 390. Sin embargo, es posible asignar ms de uno. Por
ejemplo, podemos seleccionar aquellos productos que cuesten ms de
$390 pero que se hayan vendido solamente en la sucursal 2.
Por otra parte, las consultas de accin son aquellas que, adems
de permitir la seleccin de datos, posibilitan efectuar operaciones

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con estos, con el objetivo de obtener resultados que modifiquen


la informacin o estructura de la base de datos. En el Captulo 7
profundizaremos con mayor detalle en este tipo de consultas. Por
ahora, mencionaremos brevemente sus variantes:

Consultas de creacin de tablas: permiten crear nuevas tablas


con base en el contenido de otras. El contenido de las nuevas puede
incluir parcial o completamente el contenido de otra tabla.
Consultas de referencias cruzadas:
posibilitan realizar clculos con los datos
existentes en las tablas. Se pueden llevar LAS CONSULTAS
a cabo clculos de totales, con base en SE CLASIFICAN
los valores de un determinado campo,
agrupndolos tanto en columnas como en filas. EN DOS CLASES:
Consultas de datos anexados: permiten DE SELECCIN
agregar datos en tablas existentes. Debe existir
la tabla original (que es la que contiene los O DE ACCIN
datos) y la tabla destino (la cual recibir los
nuevos datos). Es decir que se copiarn los
datos de la tabla original en la tabla destino.
Consultas de eliminacin: eliminan registros de una tabla que
cumplan con los criterios especificados. Este tipo de consultas
permite supresiones giles, pero debemos tener cuidado ya que
luego no es posible recuperar los datos borrados.
Consultas de actualizacin: posibilitan cambiar total o
parcialmente los registros de una tabla de forma automtica.
Esto evita prdidas de tiempo en la modificacin de los datos y
disminuye la probabilidad de errores en la escritura de algn valor.

En este captulo, nos centraremos en las consultas de seleccin.

AGREGAR CAMPOS A LA GRILLA

La inclusin de campos en una grilla es lo que determina los datos que se consultarn. Una manera
distinta de agregar campos en ella es hacer un clic sostenido desde el campo elegido hasta la primera
columna vaca. El procedimiento que utilicemos para agregar los campos no modificar los resultados.

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114 6. CONSULTAS DE SELECCIN

Diseo de consultas
Las consultas se pueden crear manualmente o mediante un asistente.
Para comenzar a trabajar con consultas, aprenderemos a hacerlo de
modo manual, a travs de la Vista Diseo. Esta vista es la que permite
establecer su estructura, es decir, indicar cules
son las tablas que poseen los datos que vamos a
LAS CONSULTAS seleccionar, as como tambin el o los criterios

SE PUEDEN CREAR que utilizaremos para filtrar los datos.


Para crear una consulta desde la Vista Diseo,
EN FORMA MANUAL debemos ingresar en la ficha Crear y hacer clic

O MEDIANTE UN sobre el botn Diseo de consulta, del grupo


Consultas. A continuacin, se presenta el cuadro de
ASISTENTE dilogo Mostrar tabla. En este, debemos seleccionar
todas aquellas tablas que contienen los datos
que queremos consultar y tenemos que pulsar
el botn Agregar cada vez. A medida que agregamos tablas, las vamos
visualizando en la pestaa de la consulta. Despus de ingresar todas
las tablas necesarias, pulsamos Cerrar.

Figura 1. Cada columna de la fila Campo posee


una lista desplegable con el nombre de los campos
que contienen las tablas agregadas.

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Agregar campos en las consultas


Despus de agregar las tablas al diseo de la consulta, debemos
indicar cules son los campos que participarn en la seleccin de datos.
Es posible aadir desde uno hasta todos los campos de las tablas que
hemos agregado. En la fila Campo irn todos los campos que participarn
de la consulta. En nuestro caso, consultaremos los nombres y apellidos
de los empleados que tengan el nmero de identificacin mayor a 6. Por
lo tanto, los que necesitaremos son: Nombre, Apellido e Id. Empleado, ya que
son los nicos que contienen la informacin que deseamos seleccionar.
Para poner los campos en cada columna de la grilla, podemos desplegar
la lista Campo y seleccionarlos, o hacer doble clic sobre el que queremos,
en la ventana de la tabla que corresponda.
Muchas veces, suceder que el nombre de
algn campo sea ms ancho que la columna. Por DESPUS DE AADIR
eso, Access permite modificar el ancho de las LAS TABLAS,
columnas de la grilla, ya sea de manera manual o
automtica. Para ajustarla manualmente, debemos TENEMOS QUE
hacer un clic sostenido desde el borde derecho INDICAR LOS CAMPOS
superior hasta la nueva posicin (ya sea para
aumentar o reducir el tamao). Para ajustarla PARA LA CONSULTA
automticamente, debemos hacer doble clic sobre
el borde y Access aumentar o disminuir el
ancho de la columna, dependiendo de su contenido.
La segunda fila de la grilla es la fila Tabla, que muestra el nombre
de la tabla que contiene el campo elegido en cada columna y no es
posible modificarlo, ya que lo presenta de forma predeterminada. Para
cambiarlo, habra que modificar el nombre de la tabla directamente (la
grilla muestra el nombre actual de la tabla). En este ejemplo, todos los
campos derivan de la misma tabla.

CAMPOS OCULTOS

Es importante tener en cuenta que para realizar una consulta debe mostrase al menos uno de los cam-
pos. Para esto, siempre debemos verificar que est activada, aunque sea, una casilla de la fila Mostrar,
de los campos existentes en la grilla. De lo contrario, cuando intentemos guardar o ejecutar la consulta,
Access mostrar un mensaje de error.

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116 6. CONSULTAS DE SELECCIN

Mediante la tercera fila de la grilla, es decir la fila denominada Orden,


podemos indicar que los datos resultantes de la consulta se ordenen
de manera ascendente o descendente, de acuerdo con uno o varios
campos. Debemos elegir el orden en la columna que contiene el campo
con los valores que queremos ordenar. Para realizar esto, desplegamos
el men de la celda correspondiente a la fila Orden y seleccionamos la
opcin elegida (Ascendente o Descendente). Por ejemplo, si queremos que
la informacin correspondiente a los empleados que posean nmero de
identificacin mayor a 6 se muestren ordenados de forma descendente
segn su apellido, lo que debemos hacer es indicar el orden en la
columna que contiene el campo Apellido.

Figura 2. Cada columna posee una lista desplegable


independiente para elegir el orden (ascendente o descendente).

Al crear consultas, tambin disponemos de la posibilidad de


mostrar u ocultar los campos en el resultado de la consulta. Para ello,
utilizaremos la fila Mostrar. Esta fila posee una casilla de verificacin
en cada columna, que podemos activar o desactivar. Cuando la casilla
correspondiente a un campo se encuentra activada, significa que dicho
campo se mostrar en el resultado de la consulta. En nuestro ejemplo,
vamos a desactivar la casilla correspondiente al campo Id. Empleado, ya
que, aunque lo necesitemos en el diseo para establecer el criterio, no
deseamos visualizarlo en el resultado.

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Criterios de seleccin
El criterio de seleccin es uno de los campos ms importantes de
una consulta porque permite establecer una o varias condiciones que
deben cumplir los registros para ser visualizados en el resultado de la
consulta. Es decir que, cuando aplicamos criterios de seleccin, solo
se mostrarn como resultado de la consulta aquellos registros que
cumplan con las condiciones especificadas. Recordemos que en este
ejemplo queremos visualizar nicamente los datos de los empleados
que tengan un nmero de identificacin superior a 6, por lo tanto, el
criterio de seleccin que debemos establecer es: >6.

Figura 3. Los criterios deben escribirse en la columna


que representa al campo, de lo contrario, no se mostrarn
de manera correcta en los resultados de la consulta.

Ms de un criterio
Es posible asignar ms de un criterio de seleccin en cada
consulta. Entonces, los resultados que se mostrarn son solo aquellos
que cumplan con todos y cada uno de los criterios que han sido
indicados. Es decir que deben cumplir con todas las condiciones
impuestas para que podamos verlos en el resultado.
Por otro lado, existen criterios que pueden tener sintaxis ms
complejas, segn los datos que se deseen seleccionar. Por ejemplo,

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podemos visualizar nicamente las fechas de ventas de la sucursal


2, en las cuales la cantidad de artculos vendidos sea superior a 6. En
este caso, dos campos llevarn criterios, el campo Sucursal (ya que solo
visualizaremos las ventas de la sucursal 2) y el campo Cantidad (ya que
la cantidad de artculos vendidos debe ser superior a 6). Los criterios
deben escribirse en la misma fila para que Access verifique que ambos
cumplan con lo establecido. Mediante la combinacin de criterios de
seleccin, podemos obtener los resultados que se ajusten a lo buscado.

Criterios opcionales
Access tambin ofrece la posibilidad de seleccionar registros que
cumplan con una u otra condicin, es decir, no es excluyente que
ambas condiciones se den, bastar con que se respete, al menos,
una de ellas. Por ejemplo, un criterio puede ser el de visualizar las
fechas de las ventas de la sucursal 3 y, otro, el de visualizar ventas
que superen las 9 unidades. De esta manera, sern vlidos tanto
los registros de la sucursal 3 como los que superen las 9 unidades
(sin importar a cul sucursal pertenezcan). Cuando los criterios son
opcionales, como en este caso, debemos escribir uno de ellos en la fila
O de la grilla, para que la consulta no tome los dos en simultneo.

Figura 4. La fila O de la grilla permite aadir


criterios opcionales en todos los tipos de consultas.

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Criterio de igualdad
Por otro lado, los criterios tambin posibilitan seleccionar datos
mediante la comparacin de igualdad, que consiste en ver solo los
registros que se identifican con un mismo criterio de consulta. Por
ejemplo, si deseamos visualizar los registros
correspondientes a la sucursal 1, debemos escribir
en la fila Criterios del campo Sucursal el nmero 1. EL CRITERIO DE
De esta forma, Access tomar como resultados IGUALDAD SOLO
vlidos todos los registros que tengan el valor
1 en el campo Sucursal. Cuando la expresin de MUESTRA LOS
un criterio necesita comparacin de igualdad, REGISTROS QUE
no hace falta escribir el carcter =, simplemente
bastar con escribir el texto que debe ser igual en COINCIDEN CON L
la tabla, para que se muestren los resultados en la
fila Criterios del campo correspondiente.

Criterios de Fecha/Hora
Cuando los criterios deben estar en un campo de tipo Fecha/Hora,
la fecha que se tomar como referencia debe escribirse entre signos
numerales (#) para que Access la reconozca como tal. Por ejemplo,
para visualizar las ventas realizadas despus del 21 de noviembre de
2012, tenemos que escribir la siguiente expresin en la fila Criterios
de la columna Fecha de la venta: >#21/11/2012#. En cambio, si queremos
que los resultados muestren los registros de diferentes fechas,
debemos incluirlas mediante la expresin In y separarlas por comas.
De este manera, Access reconocer cada fecha por separado y podr
compararlas con los registros existentes en el campo de tipo Fecha/Hora
de la tabla que contiene esos datos.

CAMPOS OCULTOS

Es importante tener en cuenta que para realizar una consulta debe mostrase al menos uno de los cam-
pos. Para esto, siempre debemos verificar que est activada, aunque sea, una casilla de la fila Mostrar,
de los campos existentes en la grilla. De lo contrario, cuando intentemos guardar o ejecutar la consulta,
Access mostrar un mensaje de error.

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120 6. CONSULTAS DE SELECCIN

Por ejemplo, para visualizar las ventas realizadas los das 23, 24
y 26 de noviembre de 2012, tenemos que escribir la expresin: In(#2
3/11/2009#,#24/11/2009#,#26/11/2009#). El resultado de la consulta solo
mostrar las ventas de las fechas ingresadas.
Tambin es posible que los criterios hagan referencia a datos
establecidos entre dos valores. Para esto, debemos utilizar
el operador Y, que permite incluir dentro de un mismo campo dos
o ms condiciones. Por ejemplo, para seleccionar las ventas en las que
la cantidad de unidades vendidas est entre 4 y 8, tenemos que escribir
la siguiente expresin en la fila Criterios del campo Cantidad: >4 Y <8.

Guardar consultas
Para visualizar los resultados de una consulta, no es necesario
guardarla previamente. Sin embargo, para conservarla y poder
utilizarla en otro momento, s debemos hacerlo. Para guardar una
consulta, pulsamos Guardar en la barra de acceso rpido. Aparecer un
cuadro de dilogo en el que debemos indicar el nombre que queremos
asignarle a la consulta y luego pulsamos Aceptar.
Al guardar una consulta, esta aparecer en el Panel de navegacin,
como sucede con todos los objetos que integran la base de datos.

Figura 5. Cada tipo de consulta posee un icono representativo


diferente. En este caso el icono corresponde a una consulta de seleccin.

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Ejecucin y resultados
Para visualizar los resultados de una consulta, debemos ejecutarla
o ir a la Vista Hoja de datos. Todos los tipos de consulta se ejecutan del
mismo modo, por esta razn los procedimientos analizados en esta
seccin sern vlidos para todas las consultas.

Vista Hoja de datos


Al igual que las tablas, las consultas tambin poseen la Vista Hoja de
datos, a la cual accedemos al desplegar las opciones del botn Ver, de la
ficha contextual Herramientas de consulta/Diseo o de la ficha Inicio.

Figura 6. Debemos ir a la Vista Hoja de datos para ver


los registros que cumplen con los criterios establecidos.

BENEFICIOS DE GUARDAR CONSULTAS

Cuando almacenamos consultas, guardamos los diseos y no los resultados. Por eso, cada vez que
las ejecutemos, los datos se actualizarn segn los ltimos registros de las tablas que participan en la
consulta. Esto es una gran ventaja, ya que la ejecucin nos ahorra tiempo y trabajo.

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122 6. CONSULTAS DE SELECCIN

Cuando visualizamos el resultado de una consulta, los datos se


muestran en el orden que establecimos en el diseo. En nuestro
ejemplo, se presentan ordenados alfabticamente segn el apellido de
los empleados, debido a que hemos establecido el orden Descendente
en el campo Apellidos. Tambin es posible ordenar los datos en esta
vista con los botones Ascendente o Descendente, del
grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.
MEDIANTE LA VISTA Mediante la Vista Hoja de datos, visualizamos

HOJA DE DATOS los resultados de una consulta, es decir,


aquellos registros que cumplen con los criterios
VISUALIZAMOS especificados. Sin embargo, esto no significa

LOS RESULTADOS que la estamos ejecutando, solamente estamos


visualizando sus registros. Cuando trabajamos
DE UNA CONSULTA con las consultas de seleccin, no existe
diferencia alguna entre ejecutarla y visualizarla,
ya que este tipo de consulta solo permite la
filtracin de datos y no impide realizar operaciones con los registros.
Por otra parte, es posible que, al visualizar el resultado de una
consulta, no se muestre ningn registro. Esto no significa que haya
un error en el diseo de la consulta, sino que simplemente no existen
registros que cumplan con los criterios establecidos. Tambin debemos
tener presente que no es necesario que una consulta tenga criterios.
Por ejemplo, sencillamente podemos visualizar los nombres y apellidos
de todos los empleados. En este caso, solo agregamos los campos
Nombre y Apellido en la grilla.

Formas de ejecutar consultas


Todos los tipos de consulta pueden ejecutarse de dos modos: con la
cinta de opciones y con el Panel de navegacin.

EJECUTAR DOS VECES UNA CONSULTA

El Panel de navegacin permite ejecutar distintos tipos de consultas con un doble clic sobre su icono
correspondiente. Si ejecutamos dos veces una misma consulta de seleccin, Access no abrir una nueva
pestaa, sino que activar la que se encuentre abierta actualmente en la misma ventana.

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Para ejecutar una consulta con la cinta de


opciones, primero la consulta debe encontrarse TAMBIN PODEMOS
visualizada en la Vista Diseo. Luego, pulsamos EJECUTAR UNA
el botn Ejecutar, situado en el grupo Resultados
de la ficha Diseo, para aplicar todos los clculos CONSULTA DESDE EL
y acciones que hayamos configurado. En el caso GRUPO RESULTADOS
de las consultas de seleccin, la ejecucin solo
mostrar los registros que cumplan con los DE LA FICHA DISEO
criterios establecidos.

Figura 7. El botn Ejecutar aparece


en la ficha Diseo de todos los tipos de consultas.

Para ejecutar una consulta desde el Panel de navegacin, no es


necesario que esta se encuentre abierta, pero s guardada previamente;

MODIFICAR DISEO DE CONSULTAS

Una de las grandes ventajas que ofrece Microsoft Access 2013 es la posibilidad de modificar el diseo de
las consultas sin la necesidad de crearlas nuevamente. Debido a esta razn, podemos crear una consulta
y luego ir cambiando sus campos o criterios, para obtener diferentes resultados. Como siempre, Office
nos ofrece interesantes herramientas que facilitan nuestro trabajo.

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de lo contrario, no se mostrar el icono que la representa en el panel.


Al hacer doble clic sobre el icono, la ejecutamos.

Figura 8. Cada vez que hagamos doble clic sobre


una consulta diferente en el Panel de navegacin,
se abrir una nueva pestaa para mostrar los resultados.

Tipos de vista
Todos los objetos de una base de datos poseen diferentes vistas,
es decir, distintas maneras de visualizar su contenido o estructura. En
este caso, el tipo de objeto consulta posee tres
tipos de vista, a las que accedemos a travs del
LAS CONSULTAS botn Ver, de la ficha Inicio. Estas son: Vista Hoja de

TIENEN TRES datos, Vista SQL y Vista Diseo. Vale la pena aclarar
que cuando alternamos entre las diferentes vistas
VISTAS, A LAS QUE de las consultas no las estamos ejecutando.

ACCEDEMOS DESDE La Vista Hoja de datos es la que utilizamos para ver


los resultados de la consulta. El tratamiento sobre
LA FICHA INICIO los datos es igual al que vimos sobre los registros
de una tabla, es decir, podemos ordenarlos,
cambiarles la fuente, el color, el tamao, modificar
el ancho de las columnas, etctera. El formato de las consultas es
independiente de las tablas donde estn almacenados los datos.

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Figura 9. Al igual que en las tablas, podemos activar/desactivar


los filtros para seleccionar los elementos que deseamos visualizar.

La Vista SQL muestra el diseo de la consulta en el lenguaje de


programacin SQL (Structured Query Language). Este lenguaje
se utiliza para crear y acceder a los datos de una base a travs de
expresiones con sintaxis especfica. Si bien el objetivo de este libro
no es estudiar el lenguaje SQL, vamos a conocer algunos conceptos
generales que permitirn comprender la sintaxis de una consulta de
seleccin con este lenguaje.
Cada vez que creamos o modificamos una consulta en la Vista Diseo,
Access genera el lenguaje SQL correspondiente. Para acceder a l,
debemos ingresar en la Vista SQL.
La sintaxis de una consulta que contiene un solo criterio y sin
establecer un orden es la siguiente:

SELECT NombresDeLosCampos
FROM TablaDeOrigen
WHERE CampoCriterio

SELECT NombresDeLosCampos: la palabra SELECT se utiliza para


indicar cules son los campos que integrarn la consulta. En nuestro
ejemplo, son: N de Sucursal, Fecha de la venta y Cantidad. Primero
se coloca el nombre de la tabla seguido de un punto y, luego, el

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126 6. CONSULTAS DE SELECCIN

nombre del campo. Cada campo debe estar separado por una coma
y los nombres de aquellos que contengan ms de una palabra deben
estar entre corchetes o parntesis rectos.
FROM TablaDeOrigen: la palabra FROM se emplea para indicar cul
es la tabla de la que provienen los campos en cuestin. En nuestro
ejemplo, se trata de la tabla Ventas.
WHERE CampoCriterio: la palabra WHERE se usa para indicar los
criterios de seleccin. Primero se determina el campo que se
utilizar y, despus, se define el criterio.

Figura 10. Las instrucciones SQL permiten


crear y modificar consultas sin utilizar la Vista Diseo.

Cuando asignamos un tipo de orden ascendente en el diseo de una


consulta, se genera de manera automtica la instruccin ORDER BY al
final del cdigo, seguido del nombre del campo que posee el orden. Por
ejemplo, tenemos la siguiente sintaxis:

SELECT Empleados.Nombre, Empleados.Apellido


FROM Empleados
ORDER BY Empleados.Apellido;

En este caso, se indica que el resultado de la consulta se ordenar


con base en el campo Apellido de la tabla Empleados de forma

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ascendente. Cuando el orden es descendente, se agrega la instruccin


DESC al final de la lnea ORDER BY:

SELECT Empleados.Nombre, Empleados.Apellido


FROM Empleados
ORDER BY Empleados.Apellido DESC;

Consultas sobre varias tablas


Access permite realizar consultas con base en una o varias tablas.
Cuando comenzamos el proceso de creacin de consultas con la Vista
Diseo, aparece el cuadro de dilogo Mostrar tabla, que posibilita aadir
la cantidad de tablas deseadas en la pestaa de la consulta.

Figura 11. Para sumar tablas a una consulta, las seleccionamos


en el cuadro Mostrar tabla y presionamos Agregar.

CONSULTAS SOBRE CONSULTAS

La diversidad de soluciones que brinda Access es tan amplia que permite realizar consultas en base a
consultas existentes. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla encontramos la ficha Consultas, que contiene
la lista de consultas disponibles para agregar en el diseo de la nueva consulta.

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Todos los campos de las tablas incluidas se pueden utilizar en una


misma consulta. Por ejemplo, es posible consultar las fechas de venta
de un determinado empleado con sus respectivos datos personales. Es
importante tener en cuenta que para que el resultado sea ptimo, las
tablas deben estar relacionadas.

Figura 12. En este ejemplo, se consultarn los datos


personales de los vendedores y las respectivas fechas de ventas.

Si luego de elaborar el diseo deseamos agregar ms tablas,


debemos pulsar el botn Mostrar tabla, del grupo
Configuracin de consultas de la ficha Diseo.
LUEGO DE ELABORAR Despus de que las agregamos, ya podemos

UN DISEO DE utilizar sus campos en el diseo de la consulta. En


cambio, si lo que queremos es quitarlas, debemos
CONSULTA, hacer clic con el botn secundario del mouse

PODEMOS AGREGAR sobre su ttulo, para mostrar su men contextual


y as elegir la opcin Quitar tabla.
O QUITAR TABLAS Si bien el diseo de una consulta puede
contener varias tablas, no necesariamente
tenemos que utilizar todos sus campos. Por lo
tanto, al momento de ejecutar la consulta, solamente se mostrarn
los registros de aquellas tablas participantes que cumplan con el o los
criterios que hayamos establecido.

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Uso del asistente


Hasta el momento, hemos aprendido a crear consultas de seleccin
en la Vista Diseo, sin embargo, Access ofrece la posibilidad de crearlas
con un asistente que nos gua en todo el proceso. La nica diferencia
radica en que este no posee la opcin de ingresar criterios de seleccin.
En lugar de esto, permite abrir la Vista Diseo de la consulta para
agregarlos manualmente.
Recordemos que, para agregar criterios en las consultas generadas
por el asistente, tenemos que ingresar en la Vista Diseo, ya sea
finalizado el proceso o en el ltimo paso, en este caso debemos
seleccionar la opcin Modificar diseo de la consulta.
Para crear consultas de seleccin sin criterios con el asistente,
debemos seguir el Paso a paso que presentamos a continuacin.

PAP: CREAR CONSULTAS UTILIZANDO EL ASISTENTE

01 Para comenzar, ingrese en la ficha Crear de la cinta de opciones y, a continuacin,


haga clic sobre el botn Asistente para consultas, del grupo Consultas.
De esta manera dar inicio al primer paso de la ventana del asistente.

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130 6. CONSULTAS DE SELECCIN

02 A continuacin, seleccione la opcin Asistente para consultas


sencillas (la primera de la lista) y, despus, pulse el botn Aceptar para
seguir adelante con el procedimiento.

03 En la seccin Tablas/Consultas, elija el origen de los datos que va a consultar


y luego, debajo, con el botn > seleccione los campos que participarn en la
consulta. Pulse Siguiente para continuar.

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04 Seleccione el tipo de consulta que quiere obtener. En este caso, Detalle, y


presione Siguiente.

05 Asgnele un nombre a la consulta, active la opcin Abrir la consulta para


ver informacin y pulse el botn Finalizar.

RESUMEN

Hemos aprendido a crear y modificar uno de los principales elementos de las bases de datos: las consul-
tas de seleccin. Mediante ellas, seleccionamos registros de una o varias tablas que cumplan o no con
los criterios indicados. Si bien Access reconoce distintos tipos de consultas, el diseo y la sintaxis de los
criterios se repiten en todos. El proceso de agregar tablas a consultas existentes, guardar consultas y
utilizar las diferentes vistas forman parte de las tareas comunes. Recordemos que, cuando trabajamos
con consultas de seleccin, es lo mismo ejecutarlas que visualizar los resultados.

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132 6. CONSULTAS DE SELECCIN

Actividades
TEST DE AUTOEVALUACIN

1 Qu es una consulta de seleccin?

2 Cules son los tipos de consultas y qu funcin cumple cada una?

3 Cules son las formas de ejecutar las consultas?

4 Cul es la sintaxis SQL de una consulta de seleccin sin criterios?

5 Cmo se realiza una consulta en base a varias tablas?

EJERCICIOS PRCTICOS

1 En la base de datos de la prcitca del Captulo 2, cree las consultas:


Nombre, Apellido y Direccin de los empleados que poseen el nmero de
identificacin menor a 7.
Todas las ventas realizadas entre dos fechas.
Todos los apellidos que comiencen despus de la letra J.
Todas las ventas de la sucursal 1 o las que vendieron cantidades inferiores a
9 unidades.

2 Ingrese a la vista SQL de cada consulta y observe las instrucciones. Analcelas.

3 Utilice el asistente para consultas para visualizar los apellidos de todos los
empleados registrados en la tabla correspondiente.

PROFESOR EN LNEA

Si tiene alguna consulta tcnica relacionada con el contenido, puede contactarse


con nuestros expertos: profesor@redusers.com

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