En esta unidad veremos cmo crear consultas y manejarlas para la

edicin de registros de tablas creadas con Access 2010.

7.1. Tipos de consultas
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten
recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el
resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:

Consultas de seleccin.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos
datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez
obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto
se podr hacer o no segn la consulta). Una consulta de seleccin genera
una tabla lgica (se llama lgica porque no est fsicamente en el disco duro
sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a
calcular).

Consultas de accin.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de
consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y
de creacin de tablas. Las veremos ms adelante.

Consultas especficas de SQL.

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access
sino que se tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las
de Unin. Estas consultas no se estudiarn en este curso ya que para
definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.
El SQL (Structured query language), lenguaje de consulta estructurado,
es un lenguaje surgido de un proyecto de investigacin de IBM para el
acceso a bases de datos relacionales. Actualmente se ha convertido en
un estndar de lenguaje de bases de datos, y la mayora de los sistemas
de bases de datos lo soportan, desde sistemas para ordenadores
personales, hasta grandes ordenadores
Por supuesto, a partir del estndar cada sistema ha desarrollado su propio
SQL que puede variar de un sistema a otro, pero con cambios que no
suponen ninguna complicacin para alguien que conozca un SQL concreto,
como el que vamos a ver aqu corespondiente al Access2000.
Como su nombre indica, el SQL nos permite realizar consultas a la base
de datos. Pero el nombre se queda corto ya que SQL adems realiza
funciones de definicin, control y gestin de la base de datos. Las
sentencias SQL se clasifican segn su finalidad dando origen a tres
lenguajes o mejor dicho sublenguajes:
el DDL (Data Description Language), lenguaje de definicin de datos,
incluye rdenes para definir, modificar o borrar las tablas en las que se
almacenan los datos y de las relaciones entre estas. (Es el que ms varia de
un sistema a otro)
el DCL (Data Control Language), lenguaje de control de datos, contiene
elementos tiles para trabajar en un entorno multiusuario, en el que es
importante la proteccin de los datos, la seguridad de las tablas y el
establecimiento de restricciones en el acceso, as como elementos para
coordinar la comparticin de datos por parte de usuarios concurrentes,
asegurando que no interfieren unos con otros.
el DML (Data Manipulation Language), lenguaje de manipulacin de
datos, nos permite recuperar los datos almacenados en la base de datos y
tambin incluye rdenes para permitir al usuario actualizar la base de datos
aadiendo nuevos datos, suprimiendo datos antiguos o modificando datos
previamente almacenados.
Caractersticas del lenguaje
Una sentencia SQL es como una frase (escrita en ingls ) con la que
decimos lo que queremos obtener y de donde obtenerlo.
Todas las sentencias empiezan con un verbo (palabra reservada que indica
la accin a realizar), seguido del resto de clusulas,
algunas obligatorias y otras opcionales que completan la frase. Todas las
sentencias siguen una sintaxis para que se puedan ejecutar correctamente,
para describir esa sintaxis utilizaremos un diagrama sintctico como el
que se muestra a continuacin.
Cmo interpretar un diagrama sintctico
Una sentencia vlida se construye siguiendo la lnea a travs del diagrama hasta el punto qu

Cmo se interpretara el diagrama sintctico de la figura?

Hay que empezar por la palabra SELECT, despus puedes poner ALL o bien DISTINCT o na

Por ejemplo:

SELECT ALL col1,col2,col3 FROM mitabla

SELECT col1,col2,col3 FROM mitabla

SELECT DISTINCT col1 FROM mitabla

SELECT col1,col2 FROM mitabla WHERE col2 = 0

Todas estas sentencias se podran escribir y no daran lugar a errores sintcticos.

Cuando una palabra opcional est subrayada, esto indica que ese es el valor por defecto

Cmo se crea una sentencia SQL en ACCESS

Este manual est basado en el SQL del motor de base de datos que utiliza el
Access2000, elMicrosoft Jet 4.x, para que los ejemplos y ejercicios se
puedan ejecutar y probar. Aunque el curso est realizado para Access2000,
sirve tambin para Access en sus versiones posteriores Access 2002, Access
2003 y Access 2007.
Para crear y despus ejecutar una sentencia SQL en Access, lo fcil es
utilizar la ventana SQL de las consultas.
Para crear una consulta de seleccin, seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la izquierda de la
ventana de la base de datos.

Hacer clic sobre el botn Nuevo de la ventana de la base de datos.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Seleccionar Vista Diseo.

Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Aparecer el siguiente
cuadro de dilogo:
Como no queremos utilizar
el generador de consultas
sino escribir nuestras
propias sentencias SQL, no
agregamos ninguna tabla.

Hacer clic sobre el

botn Cerrar.

Aparecer la ventana de
diseo de consultas.

Hacer clic sobre el botn , este botn es el que

permite elegir la vista de la consulta, puede adoptar una
de estas tres formas

Al apretar el botn cerrar de la pantalla anterior se abre esta ventana donde

introducimos la sentencia SQL.
Una vez escrita slo nos queda ver si est bien hecha.

Hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas para ejecutar la

sentencia.
Si nos hemos equivocado a la hora
de escribir la sintaxis, Access nos
saca un mensaje de error y
muchas veces el cursor se queda
posicionado en la palabra donde ha
saltado el error. Ojo, a veces el error
est antes o despus de donde se ha
quedado el cursor.
Si no saca ningn mensaje de error, esto quiere decir que la sentencia
respeta la sintaxis definida, pero esto no quiere decir que la sentencia est
bien, puede que no obtenga lo que nosotros queremos, en este caso habr
que rectificar la sentencia.

Guardar la consulta haciendo clic sobre el botn de la barra de

herramientas.
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