Fiche

Activit-Manifestation
Organiser une manifestation 0001

Rgles et prcautions
Assurer la scurit du public constitue votre premier devoir, avant d'tre une affaire de procdure
administrative. Organiser une manifestation ouverte au public ncessite donc de respecter un
certain nombre de rgles et de prcautions, aussi bien pour obtenir les autorisations
indispensables que pour couvrir votre responsabilit.

Au pralable, essayer de penser tout

Avant toute chose, effectuez une visite approfondie des lieux o vous prvoyez d'organiser la
manifestation. Faites-la plusieurs afin que diverses sensibilits s'expriment et que rien ne vous
chappe. chaque tape du parcours, envisagez tous les risques potentiels, notamment si vous
prvoyez des amnagements spcifiques (buvette, chapiteau, scne, etc.). Dans chaque cas, pensez
aux risques encourus par les diffrents types de publics et d'intervenants : une estrade peut tre
dangereuse pour ceux qui vont monter dessus mais galement pour ceux qui vont la mettre en
place.

Outre les risques, n'oubliez pas galement les nuisances que votre manifestation peut entraner.
Elle est susceptible de gner la libre circulation de manire directe si vous occupez la voie publique
ou de manire indirecte par l'affluence de personnes et de vhicules sur les lieux. Ensuite le bruit
engendr est susceptible de gner le voisinage. Fates le relev de toutes les remarques et des
solutions envisager. Il vous servira raliser le descriptif dtaill de la manifestation contenu dans
le dossier de prvention des risques.

Demander l'autorisation
Vous devez demander l'autorisation d'organiser toute manifestation ds lors qu'elle accueille du public et/ou
qu'elle se droule sur la voie publique. L'autorisation a toutes les chances d'tre accorde si 'la manifestation
respecte les principes suivants : maintien de l'ordre, scurit des personnes, libre circulation, absence de
nuisance et salubrit.

La demande d'autorisation la mairie est systmatique quelle que soit la manifestation. Vous
devez galement obligatoirement en demander une autre la commission de scurit de la
prfecture si la manifestation comprend des amnagements et installations spcifiques, en
extrieur comme en intrieur ou si elle accueille plus de 1500 personnes dans des lieux ou locaux
non prvus cet effet ou dans des conditions inhabituelles. Les diffrentes demandes doivent tre
faites au moins deux mois l'avance.

e passage de la commission de scurit
Vous devez adresser (s'il y a lieu en concertation avec le propritaire des lieux o va se drouler la
manifestation) au maire un dossier descriptif de la manifestation, de ses amnagements et
installations. Le maire adresse ensuite le dossier la direction dpartementale des services
d'incendie et de secours qui le transmet la commission concerne. Si cette dernire estime
ncessaire la prsence de services de secours, elle fera galement suivre la direction de la
protection civile.

Maison des Associations - 6 cours des Allis

02 99 85 89 52mda.assorennes.org
La commission de scurit va se rendre sur les lieux et vrifier toutes les normes respecter et
donner son accord (ou son refus) accompagn d'avis, de rticences, de conseils. Il est donc trs
important de russir l'accueil de cette commission en prparant l'expos du parcours et des points
traiter.

Dfense du dossier de prvention des risques

LOrganisme Interlocuteurs Dmarches
a
Mairie Maire ou service Rendez-vous pour exposer le projet, puis envoi du dossier de
b concern prvention des risques
uDirection
Rendez-vous pour exposer le projet et changer face face
vdpartementale
Pompiers avec les prventionnistes des pompiers, puis envoi du
eServices incendie et
dossier de prvention des risques intgrant les observations.
tsecours
t Envoi du dossier de prvention des risques, puis dfense du
ePrfecture Protection civile
dossier en commission de scurit.
O
utre les aspects fiscaux et organisationnels, la buvette prsente galement des risques d'accidents
et en termes d'hygine. Par exemple, si vous utilisez des verres non jetables, les risques de
coupures ne sont pas ngligeables; d'autre part, les conditions de leur nettoyage sont trs
rglementes. De mme, attention aux boissons chaudes et au matriel qu'elles ncessitent; elles
peuvent tre facteurs de brlures, d'lectrocution, d'explosion... Prcisez donc, dans le descriptif, le
matriel utilis et les prcautions prises.

La manifestation moment par moment

Chaque moment spcifique de votre manifestation doit faire l'objet des prcisions ncessaires (lieu,
horaires, bnvoles requis) et des demandes d'autorisation implicites (fermeture de voie publique).

Descriptif dtaill de la manifestation ( joindre au dossier de prvention des risques)

La manifestation dbutera le samedi 29 15 heures par un concours de boule sur les terre-pleins
de la rue Newton. La circulation sur la totalit de la rue devra tre interdite aux automobiles et aux
deux-roues jusqu' 19 heures en fermant les accs par la place Marie Curie, la rue Copernic et la
rue Niels Bohr. Chaque accs la rue sera en permanence surveill par un bnvole de
l'association. L'accueil du public s'effectuera l'intersection de la rue Copernic et de la place Marie
Curie, en face de la buvette. Les terre-pleins o se drouleront les parties seront dlimits par des
barrires pour viter le passage de promeneurs.

Un apritif d'honneur sera servi 19 heures la buvette situe devant le 14 de la rue Copernic,
l'angle de la place Marie Curie. Il n'y sera servi que des boissons de premire et deuxime
catgorie. La rue Copernic devra tre interdite la circulation de 19 heures 20 heures par la
fermeture des accs par la rue Newton et la rue Thals. Chaque accs la rue sera en permanence
surveill par un bnvole de l'association. La buvette sera tenue par trois bnvoles.

La soire dansante dbutera 22 heures et s'achvera une heure du matin sur la place Marie
Curie qui devra tre interdite la circulation, en y incluant le bout de la rue Copernic o se situe la
buvette.

Maison des Associations - 6 cours des Allis

02 99 85 89 52mda.assorennes.org
Une estrade sera monte devant les 1, 3 et 5 de la place, fournie par la socit SMT
(caractristiques et attestation ci-jointes). Le matriel technique sera fourni par le groupe Les
Insouciants qui animera la soire (caractristiques et attestation ci-jointes). 30 tables et 200 chaises
fournies par la municipalit seront rparties autour de la place. Chaque accs la rue sera en
permanence surveill par deux bnvoles de l'association.

Nuisances sonores
Vous devez vrifier que la sonorisation utilise respecte les normes en matire de nuisances
sonores. Le niveau acoustique ne doit pas dpasser les 105 dcibels, et 120 en niveau de crte.
Veillez galement faire respecter les horaires prvus et informez le voisinage.

Descriptif dtaill de la manifestation ( joindre au dossier de prvention des risques)

Le concours de boule reprendra le dimanche 30 10 heures rue Newton dans les mmes conditions
que la veille. La remise des prix et un apritif auront lieu de 12 heures 14 heures rue Copernic et
termineront la manifestation. L'organisation et la scurit de la manifestation seront assures en
permanence par une quipe de 10 bnvoles coordonne par M. Martin Jrme.

Rcapitulatif des interdictions de circuler par la fermeture des diffrents accs :

- samedi de 15h00 19h00 : rue Newton
- samedi de 19h00 20h00 : rue Copernic
- samedi de 22h00 1h00 : place Marie Curie
- dimanche de 10h00 12h00 : rue Newton
- dimanche de 12h00 14h00 : rue Copernic

Rcapitulatif des pices jointes ( complter au fur et mesure des obtentions) :

- plan de situation
- autorisation de la manifestation par la mairie
- caractristiques du matriel de buvette (tables, chaises, verres, boissons, etc.)
- caractristiques et attestation de la socit SMT concernant l'estrade
- caractristiques et attestation de l'association "Les Insouciants" concernant le matriel
technique du spectacle
- autorisation de la mairie et des services fiscaux concernant la buvette
- avis de la commission de scurit concernant l'ensemble de la manifestation

Descriptif des risques possibles lis la manifestation

Conditions mtorologiques: n'hsitez pas acheter auprs de Mto France une prvision
dtaille.
lectrocution : attention rie pas laisser traner des cbles (scotchez-les au sol faute de mieux). Ils
doivent tre videmment tanches.

Effondrement de structure : faites appel des professionnels pour louer une structure de type
gradin ou chapiteau ou au personnel municipal si la mairie vous met un quipement disposition et
surtout ne sous-estimez pas leur capacit par rapport au public attendu.
Incendie : veillez respecter les normes en vigueur, prsence d'extincteurs, etc.

Maison des Associations - 6 cours des Allis

02 99 85 89 52mda.assorennes.org
Scurit : en fonction du type de manifestation (sportive, musicale, festive, etc.) prvoyez
ventuellement un service d'ordre et peut-tre aussi une antenne mdicale lgre (prsence de
pompiers, Croix Rouge ou Mdecins du monde).
N'oubliez pas non plus les risques encourus pour les artistes et techniciens et notamment les
possibilits de chutes, les problmes lis au matriel (levage, accroche), la conduite d'engins, aux
transports et au non-respect des conditions de travail. Il est donc essentiel de prendre le temps
d'anticiper et d'viter de tout faire au dernier moment dans l'urgence et le stress.

Entraver la circulation
Mme si la mairie vous autorise fermer des rues la circulation, vous devez imprativement
prvoir des couloirs d'accs aux vhicules de scurit et de secours (3 ou 4 mtres de largeur)
pouvant tre dgags instantanment. De plus, en collaboration avec les services de police, vous
devez prvoir et indiquer des itinraires de contournement. Veillez galement, s'il y a lieu, ce
qu'un emplacement de parking proportionnel au public attendu soit amnag.

N'oubliez pas votre assureur

La plupart des compagnies d'assurances proposent aux associations des contrats multirisques qui
couvrent leur responsabilit civile et celle de leurs membres, les dommages corporels et les
dommages matriels. Mais souvent, ceci n'est valable que pour les activits ordinaires. Pensez
contacter votre assureur pour que toutes les personnes et tout le matriel prsents soient
couverts.

Modle de lettre de demande d'autorisation d'une manifestation ouverte au public

Association Les Amis de la Galette

11, rue Andre Chdid
35000 Rennes Rennes, le 3
mars 2011

Madame (Monsieur) le maire,

Je soussign (nom, prnom), prsident de l'association (dnomination) dont vous trouverez la

prsentation ci-joint, ai l'honneur de solliciter l'autorisation d'organiser une fte de quartier avec
les caractristiques suivantes :
-Lieu : le boulevard Magenta et le cours des Allis
-Date : le samedi 11 et le dimanche 12 juin 2011
-Programme d'activits: dmonstration et concours de palets, soire dansante
- Public attendu (nombre et nature): les habitants du quartier et leurs amis, soit sur les deux jours
un maximum de 1000 personnes de tous ges, mais avec une prsence simultane jamais
suprieure 500 personnes.
Pices jointes: plan de situation et caractristiques techniques.

Dans l'attente d'une rponse favorable, recevez, monsieur le maire, l'assurance de ma

considration distingue.

Source : Association Bug Mise jour : Mai 2017

Maison des Associations - 6 cours des Allis

02 99 85 89 52mda.assorennes.org