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INDICE
1. Qu es un ERP?
2. Qu es SBO?
3. Conexin al sistema.
5. Usabilidad bsica
6. Gestin de usuarios.
7. Procedimientos de autorizacin.
8. Recordatorios y alarmas.
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Especialista Sap
Business.
Mod.1 1. Qu es un ERP?
1. Qu es un ERP? Los sistemas de planificacin de recursos empresariales
(en ingls ERP, Enterprise Resource Planning) son
sistemas de gestin de informacin que automatizan
muchas de las prcticas de negocio asociadas con los
aspectos operativos o productivos de una empresa.
Por lo que respecta a la cuenta de prdidas y
ganancias o Estado de Resultados se tratar de
agrupar la informacin de manera que permita
ver el verdadero causante del resultado, bien sea
positivo o negativo. Se presentarn por tanto
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Especialista Sap
Business.
Mod.1 2. Qu es un SBO?
SAP Business One (SBO) es una solucin integrada de
2. Qu es SBO? planificacin de recursos empresariales (ERP) para
pequeas y medianas empresas, as como para las
subsidiarias de grandes empresas.
Esta herramienta ayuda a gestionar todos los aspectos de
la empresa brindando acceso a la informacin empresarial
en tiempo real, a travs de un sistema nico. La aplicacin
se divide en varios mdulos, cada uno dedicado a un rea
distinta de los procesos empresariales.
Est diseado para ser una solucin flexible y extensible.
La aplicacin est disponible tanto bajo demanda como
instalado, con las interfaces estndar para fuentes de
datos externas e internas, dispositivos mviles, y otras
herramientas de anlisis.
Ofrece acceso inmediato a informacin crtica en tiempo
real mediante un solo sistema que contiene capacidades
de control de gestin, finanzas, gestin de relaciones con
el cliente y fabricacin. La aplicacin est formada por
mdulos que cubren dichas reas.
SAP Business One se basa en el estndar de Microsoft
Windows.
Especialista Sap
Business.
Mod.1 3. Conexin al sistema
Para la conexin al sistema, simplemente procederemos a
3. Conexin al sistema realizar doble clic sobre el icono situado en el escritorio, y
nos aparecer la siguiente pantalla:
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Al pulsarlo, nos aparecern todas las empresas que
estn disponibles y con las cuales podemos trabajar.
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Arrastrar y vincular
Nos permite buscar y visualizar informacin
importante rpida y eficientemente.
Mi men
Este men se puede personalizar y en l se puede
grabar las funciones ms utilizadas.
Gestin
Contiene las parametrizaciones bsicas del sistema para tipos de cambio de moneda,
configuracin del sistema y autorizaciones, as como parametrizaciones para alertas online y
funciones de importacin y exportacin.
Finanzas
Gestiona todos sus datos de contabilidad y plan de cuentas, el libro mayor, las contabilizaciones
actuales y gestin de informes. Adems, podemos definir presupuestos y centros de beneficio
para gestionar mejor los ingresos y gastos de la empresa.
Oportunidades
Ayuda al empleado del departamento de ventas a gestionar sus oportunidades de ventas y
permite analizar la informacin de ventas. Tambin incluye informes de pronsticos de
oportunidades, oportunidades ganadas, el pipeline de oportunidades y una visualizacin
dinmica de los niveles de ventas.
Ventas clientes
Trata todos los aspectos del proceso de ventas, desde la entrega de ofertas a clientes, pedidos
de clientes y entregas, hasta la salida de facturas de deudores y devoluciones. Adems, se
pueden crear documentos a partir de un documento base sin tener que rellenar nuevamente la
informacin. Es decir, si en el sistema tenemos una oferta se puede copiar fcilmente a un
pedido o una factura. Tambin se pueden enviar cartas a clientes con deudas pendientes.
Compras proveedores
Este mdulo permite gestionar todas las operaciones
de acreedor. Desde aqu se gestiona todo el proceso de
compras, desde los pedidos a la factura de acreedor.
Las empresas que importan mercancas pueden
utilizar la funcionalidad de precios de entrega para
calcular los precios de compra de los artculos
importados, incluyendo aduanas, transporte y seguros,
tasas, impuestos y dems precios de entrega.
Interlocutores comerciales
Archiva los datos maestros de todos sus interlocutores
comerciales, incluida informacin relevante sobre
deudores, intermediarios, acreedores y clientes
potenciales. Adems, podemos archivar la informacin
de actividades de interlocutores comerciales, as como
datos sobre la previsin de los volmenes de negocio.
Gestin de bancos
Gestin y planificacin de las necesidades
Gestiona toda la variedad de operaciones monetarias.
Adems, se pueden utilizar el Motor de pagos para
procesar los pagos automticos.
Inventario
Gestiona el inventario, incluidos los stocks en almacn,
las listas de precios, los acuerdos de precios especiales,
los artculos alternativos y las transacciones de
almacn, as como los procesos de determinacin de
precios y embalaje, y la gestin de nmeros de lote y
de serie.
Produccin
Permite gestionar listas de materiales y rdenes de
fabricacin.
Planificacin de necesidades
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Servicio
Gestiona la interaccin entre los representantes de
servicio y los clientes. Permite introducir y actualizar
informacin sobre los contratos de servicio, los artculos
y los nmeros de serie, las reclamaciones y consultas de
los clientes, as como realizar diversas funciones
relacionadas con los servicios. Cada vez que un cliente
comunica un problema, se registra y se abre una
llamada de servicio.
Recursos Humanos
Actualiza informacin sobre los empleados de la
empresa y permite realizar diversas funciones
relacionadas. Proporciona funciones de gestin del
personal, incluidos detalles sobre el empleado,
informacin de contacto e informes de absentismo.
Informes
Permite compilar informes con datos e informacin de
Control de procesos empresariales
la empresa de la manera en que deseamos verlos. Esto
incluye evaluaciones internas de la empresa, listas de
stock, informes financieros y datos de contabilidad.
Adems de los informes predefinidos, tambin
podemos crear consultas individuales.
2. Para generar un informe sobre todas las facturas de clientes creadas para un cliente en
particular, primero deberemos seleccionar el cliente a travs de la ficha de Interlocutores
comerciales dentro de la pestaa de Mdulos.
Una vez hemos buscado al cliente, a travs de los mtodos de bsqueda correspondientes (por
cualquier campo en amarillo o utilizando * como comodn como por ejemplo, si s que el
nombre del cliente contiene SAP entonces pondremos en el campo nombre *SAP* y le
daremos a buscar), seleccionamos la pestaa de arrastrar y vincular y abrimos el mdulo
correspondiente, en este caso, ventas deudores:
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3. Situaremos el cursor en el campo Cdigo IC del interlocutor comercial correspondiente,
mantendremos pulsado el botn izquierdo hasta que aparezca un rectngulo negro, arrstrelo a
Ventas de deudores Factura de clientes y suelte el botn.
El margen bruto es la
diferencia entre las ventas
y el coste de las mismas.
Es decir, mide la
rentabilidad que se
obtiene de cada euro que
entra en la empresa. Este
margen, que inicialmente
2.sePara
calcula para
generar uncada unosobre todas las facturas de clientes creadas para un cliente en
informe
departicular, primero no
los productos, deberemos
suele seleccionar el cliente a travs de la ficha de Interlocutores
comerciales dentro de la pestaa de Mdulos.
ser constante debido a:
Por Variaciones en elde
ltimo, la pestaa precio
Mi men se utiliza para configurar un men personal que incluya las
ventanas, opciones de men y consultas que utilizamos con mayor frecuencia.
de venta producidas por
descuentos
Nuestro en los precios
men personalizado no afectar a los mens de los otros usuarios de SAP Business One.
de venta, como
consecuencia de rebajas,
Procedimiento
promociones, descuentos
por1. cantidad,
Abriremos la ventana que deseemos aadir al men.
liquidaciones, etc., que
2. Para abrir la ventana Aadir en men usuario, seleccione Herramientas > Mi men > Aadir
suelen en tener como.
men usuario
objetivo el incremento en
3. Seleccione la carpeta a la que desee aadir esta ventana y seleccione Aadir.
el volumen
La ventana se aade al men personalizado.
Variaciones en el coste de
las compras o en el coste
de produccin, debido a
variaciones producidas en
el mercado, como
aumento o disminuciones
de precios, deterioro de
las mercancas, etc.
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Creacin de carpetas nuevas
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Especialista Sap
Business.
Mod.1 5 . Usabilidad Bsica
Barra de Men
5. Usabilidad Bsica
La barra de men de SAP Business One est situada en la
parte superior de la ventana principal y contiene los
siguientes comandos de men:
Fichero
Tratar
Vista
Datos
Pasar a
Mdulos
Herramientas
Ventana
Cerrar Cierra la ventana actual.
Imprimir (Ctrl + P)
Abre la ventana Imprimir estndar de Microsoft Windows.
Abre la ventana Seleccione layout, la cual muestra layouts de PDL
Seleccionar layout e (estndar de SAP Business One) y layouts creados con el software Crystal
imprimir Reports. Seleccionamos un layout, elegimos el botn OK y se abre la
ventana estndar de Microsoft Windows de Imprimir.
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Men Tratar
Utilizaremos el men Tratar para realizar funciones estndar de Microsoft Windows.
Pegar (Ctrl + V) Inserta datos, que previamente ha cortado o copiado, en el lugar que
desea del documento.
Borrar (Del) Elimina datos seleccionados del documento.
Sedeutiliza
venta, como habilitadas correspondientes del men Datos mientras ejecutamos diversas
las opciones
consecuencia
acciones de rebajas,
en SAP Business One. Por ejemplo, puede aadir lneas, borrarlas o desplazarse por los
registros mientras completa una tabla
promociones, descuentos
por cantidad,
liquidaciones, etc., que
suelen tener como
objetivo el incremento en
el volumen
Variaciones en el coste de
las compras o en el coste
de produccin, debido a
variaciones producidas en
el mercado, como
aumento o disminuciones
de precios, deterioro de
las mercancas, etc.
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Men Pasar a
aspectos de la empresa
Por ejemplo, cuando se visualiza una factura de brindando acceso a la
deudores, estn disponibles opciones como
Documento base y Documento destino, Beneficio informacin empresarial
bruto, Medios de pago y Diario contable.... en tiempo real, a travs de
un sistema nico. La
Se puede acceder a muchas de la opciones del aplicacin se divide en
men Pasar a desde el men contextual. varios mdulos, cada uno
dedicado a un rea
Men Mdulos distinta de los procesos
empresariales.
El men Mdulos contiene una lista con todos los Est diseado para ser
mdulos y sus opciones correspondientes. Las una solucin flexible y
opciones del men:
extensible.
Se disponen en el mismo orden que en
los men del men principal
No se pueden modificar
Pueden desactivarse para los usuarios no
autorizados
Men Herramientas
El men Herramientas de SAP Business One contiene diversos comandos que estn activos o
inactivos, segn la ventana abierta en ese momento. Estarn activos aquellos que estn en
negrita, mientras que aparecern en un color grisceo los inactivos.
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Diseador de layouts Permite asignar layouts o secuencias de impresin para la impresin.
Esta opcin est disponible cuando estn activos la mayora de los
tipos de documentos o informes
Vista previa de fichero Nos permite obtener una vista preliminar de los informes o layouts
externo de Crystal creados con el software Crystal Reports, que an no import a SAP
Reports Business One.
Parametrizaciones de Muestra la ventana Parametrizaciones de formulario con una lista de
formulario (Ctrl + todos los campos, lneas y tablas que se pueden organizar en cada
Mays + S) ventana particular.
Las opciones disponibles en cada ventana dependen de la ventana
en s. Por ejemplo, en documentos de compras y ventas, se
encuentran disponibles opciones de lnea y tabla.
Log de modificaciones Hace un seguimiento del sistema de autorizaciones y de los distintos
documentos y datos maestros en SAP Business One.
Log de acceso Muestra la actividad de acceso de los usuarios de SAP Business One.
Consultas Muestra y organiza las consultas de sistema y las consultas definidas
por el usuario, para ejecutar el Gestor de consultas y seleccionar una
configuracin de impresin para la consulta.
Mi men Desde aqu podemos organizar y crear nuevas opciones para el
men de usuario.
Accesos directos de Seleccionamos Personalizar para definir nuestros propios accesos
usuario directos para las ventanas que utiliza con ms frecuencia en SAP
Business One, o bien seleccionamos uno de los accesos directos
definidos previamente.
Valores definidos por Introducimos valores provenientes de un proceso de bsqueda
usuario (Mays + F2) predefinido en cualquier campo de SAP Business One (incluidos los
campos definidos por el usuario).
Ventanas definidas por Muestra y gestiona las ventanas definidas por el usuario, con campos
usuario adicionales que su empresa puede necesitar en las actividades
diarias.
Herramientas de Muestra una lista con las tablas definidas por el usuario que se han
customizing creado previamente en SAP Business One. Nuestra empresa puede
necesitar estas tablas adicionales en sus actividades diarias.
Formularios estndar Muestra una nueva lgica empresarial o nuevos objetos de SAP
Business One basados en una funcionalidad existente.
!
Men Ventana
El men Ventana nos permite visualizar en cascada o cerrar todas las ventanas abiertas, modificar el
color de una ventana, activar una ventana abierta en particular y visualizar o suprimir el men
principal.
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Organiza todas las ventanas abiertas
En cascada actualmente para que se solapen
parcialmente las unas con las otras.
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Support Desk: nos permite:
Su feedback: Nos permite enviar nuestro feedback sobre la funcionalidad de la aplicacin y/o la
documentacin.
Acerca de: muestra la versin y edicin exactas de SBO que estamos utilizando.
Podemos utilizar tanto el ratn como las teclas de acceso rpido para acceder y navegar por los
mens.
Para acceder a esta pestaa desde el men de herramientas elegiremos la opcin acceso
directos de usuario configurar. En esta pantalla, podremos elegir el acceso rpido y a que
entrada de men corresponde. Se pueden asignar desde la tecla de funcin F2 hasta la F12. La
tecla de funcin F1 no se puede utilizar puesto que es la ayuda de SBO.
Una vez seleccionamos la opcin, le indicaremos la tecla de funcin que queremos asignar:
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Chiang et al. (2010), destacan cuatro de las revisiones ms completas realizadas en torno a la
relacin entre estas dos variables (Brayfield y Crocket, 1955; Herzberg et al., 1957; Vroom, 1964; y
Porter y Steets (1973).
Barra de herramientas
La barra de herramientas, ubicada debajo de la barra de mens, es un conjunto de iconos que
permiten acceder con facilidad a las funciones de uso frecuente. Las funciones activas se muestran
en color, mientras que las inactivas aparecen en gris.
Las funciones representadas mediante los pulsadores se encuentran tambin disponibles en la
barra de mens.
Para ocultar o mostrar una barra de herramientas, haga clic con el botn derecho del ratn en el
rea de la barra de herramientas y marque o desmarque la barra de herramientas que
corresponda.
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Muestra el Informe diario operaciones con el resumen de
(Diario contable...)
todas las operaciones de contabilidad.
Pulsamos Ctrl + F.
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Iconos generales en SAP Business One
Un icono es una representacin grfica de un comando para una operacin o accin particular. En
la siguiente tabla se describen los iconos ms comunes en SAP Business One.
Especialista Sap
Business.
Mod.1 6. Gestin de usuarios
Creacin de usuarios
Los usuarios se pueden definir como usuarios normales o
como superusuarios. Tambin se puede definir un nmero
ilimitado de superusuarios, aunque no es recomendable.
Para la creacin de usuarios debemos seguir la siguiente
ruta:
Gestin Definicin General Usuarios
A continuacin introduciremos los datos especficos de
usuario necesarios. Si el usuario debe tener autorizaciones
de superusuario, seleccionaremos la opcin Superusuario.
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Superusuario: Seleccione esta opcin para
especificar el usuarios como superusuario. Un
superusuario:
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Modificar clave de acceso en prxima conexin: Seleccionaremos esta casilla para solicitar al
usuario que introduzca una nueva clave de acceso la prxima vez que se conecte a SAP Business
One.
Bloqueado: Evita que este usuario pueda entrar al sistema SAP Business One. Por defecto, esta
opcin no est seleccionada, pero si el usuario no puede entrar al sistema en la cantidad de veces
definida en Gestin Definicin General Seguridad Administracin de claves de acceso Cantidad
de autentificaciones antes de bloquear la cuenta de usuario, SAP Business One bloquea
automticamente el usuario y selecciona esta opcin.
Slo un superusuario puede desbloquear usuarios bloqueados.
Usuarios normales:
No pueden asignar ninguna autorizacin a otros usuarios
Pueden realizar determinadas acciones,
por ejemplo, conceder descuentos, modificar
precios o acceder a cuentas confidenciales, con la autorizacin adecuada.
Autorizaciones
Los usuarios que no tienen permiso para modificar autorizaciones no tienen la carpeta
Autorizaciones en su vista del mdulo Gestin.
Alcance de la funcin
En el sistema se pueden Es posible otorgar autorizacin a los usuarios para
definir procedimientos visualizar informacin nicamente o excluirlos
de autorizacin para las totalmente de una determinada funcin.
operaciones de compra y Podemos restringir el acceso de usuarios a
venta que sustituyan los documentos. Por ejemplo, puede limitarse el
acceso a ofertas de cliente nicamente a
permisos estndar determinado nmero de series o a ofertas de otras
series, o denegar por completo el acceso.
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Campos de la ventana Autorizaciones.
Descuento mximo sobre compras. Especificamos el descuento mximo que el usuario est
autorizado a introducir en los documentos comerciales de compras. Si se indica 0, el usuario no
podr introducir importes para los que se haya definido el redondeo automtico, puesto que el
redondeo automtico representa un descuento.
Descuento mximo: General. Especificamos el descuento mximo que el usuario est autorizado
a introducir para:
Datos maestros de interlocutor comercial
Condiciones de pago
Salida de mercancas, entrada de mercancas y traslado
Precios especiales
Si se indica 0, el usuario no podr introducir importes para los que se haya definido el redondeo
automtico, puesto que el redondeo automtico representa un descuento.
Importe de caja mximo para pagos recibidos.
Seleccionamos esta opcin e indique el importe de caja mximo que un usuario normal
est autorizado a introducir en un pago recibido (ventana Medios de pago, ficha
Efectivo). Esto se puede sustituir para documentos especficos con la autorizacin de un
supervisor.
Esta opcin no est activa para los superusuarios.
Definicin de autorizaciones
Las autorizaciones se definen por usuario. Cada usuario puede tener las mismas autorizaciones en
todo el sistema o autorizaciones diferentes por mdulo y submdulo. Debemos tener en cuenta
que no se pueden modificar las autorizaciones de los superusuarios.
En la definicin de las distintas autorizaciones para un usuario, se encuentran disponibles las
siguientes opciones:
Autorizacin total: el usuario puede visualizar y modificar datos para esa funcin por
mdulo.
Solo Lectura: el usuario slo puede visualizar pero no modificar datos.
Falta autorizacin: el usuario no tiene acceso a esa funcin.
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Modificacin de autorizaciones
Para utilizar SAP Business One con mayor eficacia, una vez definidas las autorizaciones para un
usuario, podemos copiar su perfil de autorizacin a otro usuario. Por ejemplo, podemos conceder
los mismos permisos a todos los empleados que trabajan en el mismo departamento.
Procedimiento
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Campos de la ventana Autor de
autorizacin adicional.
ID de autorizacin y Nombre
Para utilizar SAP En este campo especificamos un nombre nico y
una descripcin para la autorizacin adicional.
Business One con mayor
eficacia, una vez
Opcin
definidas las
autorizaciones para un Fijamos las opciones de permiso de la nueva
autorizacin.
usuario, podemos copiar
Completo/Ledo/Ninguno
su perfil de autorizacin
Completo/Ninguno
a otro usuario.
Artculo
Indica si la autorizacin es de la clase Artculo o de
la clase Formulario.
Las autorizaciones definidas para un formulario se
aplican a todos los artculos subordinados. Los
permisos que se definen para un artculo no se
aplican al formulario de nivel superior.
Nivel
Define el nivel jerrquico del objeto.
ID de superior
Selecciona un artculo de nivel superior cuando se
aade un objeto de nivel inferior.
Visualizar pedido
Selecciona la ubicacin de un objeto en el nivel
inferior o el mismo nivel en la jerarqua de
autorizaciones.
ID formulario/Tratar
Abre la ventana Autorizacin de usuario: ID
formulario.
Asigna el objeto de autorizaciones a un formulario
de usuario de su eleccin, mediante la introduccin
del ID de formulario.
Importe de caja mximo para pagos recibidos.
Seleccionamos esta opcin e indique el importe de caja mximo que un usuario normal
est autorizado a introducir en un pago recibido (ventana Medios de pago, ficha
Efectivo). Esto se puede sustituir para documentos especficos con la autorizacin de un
supervisor.
Esta opcin no est activa para los superusuarios.
Aadir mismo nivel
Seleccionamos esta opcin para definir una nueva autorizacin adicional con el mismo nivel de la
seleccionada.
Esta ventana muestra a cada empleado con sus permisos por documento.
Creacin de un empleado.
Para dar de alta a un empleado, debemos seguir la siguiente ruta: Recursos humanos Datos
maestros empleado .
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A continuacin iremos viendo los campos que
corresponden a las diferentes pestaas que
encontramos en esta pantalla.
rea General
Se pueden crear Utilizaremos esta rea para introducir informacin
autorizaciones general sobre un empleado.
subordinadas en
autorizaciones rea direccin
adicionales de los niveles Utilizaremos esta ficha para especificar la direccin
laboral y la direccin personal del empleado.
uno al cuatro.
rea pertenecia
Utilizaremos esta ficha para especificar la relacin del
empleado con la empresa
Area administracin
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Si pulsamos si, nos abrir la pantalla de usuario, para que verifiquemos los datos y procedamos a
su creacin, y si pulsamos no, el sistema solo dara de alta el empleado en el programa.
Propiedad de datos.
Slo los empleados que estn vinculados a usuarios en la ventana Datos maestros empleado
pueden ver esta ventana y todas las dems ventanas en la carpeta Autorizaciones.
Las autorizaciones se pueden conceder por usuario, de forma que un usuario tenga los mismos
permisos en todo el sistema. Tambin se pueden asignar individualmente, de forma que cada
usuario tenga diferentes permisos en diferentes documentos.
Puesto que las autorizaciones de los superusuarios no se pueden modificar, estos permisos se ven
en gris. Los empleados vinculados a superusuarios tienen autorizaciones totales. Los dems
usuarios no tienen ningn permiso asignado por defecto.
La propiedad de los datos est determinada por el campo de propietario en las oportunidades y
los documentos de compras y ventas. El propietario slo puede ser un empleado asociado a un
usuario. La propiedad de datos se puede activar o desactivar en todo el sistema, por objeto o por
formulario o informe individuales. Un usuario puede acceder a la oportunidad o al documento de
ventas o compras en tanto tenga una relacin definida con el propietario y se le haya concedido
permiso de S.Lectura o Completo en la propiedad de datos de dicha relacin.
Director: el propietario es el director del usuario segn el campo de director del registro
de empleado del usuario.
Equipo: el usuario y el propietario son miembros del mismo equipo. El equipo se obtiene
de los registros de empleado correspondientes.
En esta ventana se define qu documentos pueden verse, total o parcialmente o si slo aparece el
nombre del documento en un informe y no puede verse el propio documento.
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En la cabecera se pueden definir propietarios para los documentos de compra y venta y las
oportunidades. En este caso el usuario es el propietario del documento o de la oportunidad
completos. Este propietario se define como propietario de la cabecera.
Adems, tambin se pueden definir propietarios para cada partida individual de los documentos
de compra y venta o cada etapa de una oportunidad. Este propietario se define como propietario
de la lnea.
La casilla de seleccin Filtrado responsable activo es un indicador global para activar o desactivar
autorizaciones de propiedad de datos para la empresa completa.
Cuando se activa, slo se concede el acceso a todos los documentos de compra y venta y las
oportunidades si el usuario tiene una relacin con el responsable y dispone de autorizacin para la
relacin, ya sea de Slo lectura o Completo.
Ficha Objetos
La propiedad de datos se puede aplicar a cada documento de compra o venta o cada oportunidad
seleccionados segn una de las opciones siguientes:
Sin filtrado: La propiedad de los datos no est activa para este objeto, independientemente de
los campos de responsable de la cabecera, lnea o etapa.
Ficha Formularios excluidos
Para cada documento seleccionado, seleccione una de las opciones de filtrado siguientes:
Sin filtrado: La propiedad de los datos no est activa para este formulario en concreto,
independientemente de los campos de responsable de la cabecera, lnea o etapa.
Slo por titular de cabecera: El documento o la oportunidad es visible para el responsable del
documento y para todos aquellos usuarios que tienen una relacin definida con el responsable
de la cabecera y la autorizacin necesaria para la relacin especfica. El responsable de
cualquiera de las lneas o las etapas no tendr efecto en el acceso al documento o la
oportunidad.
Si no se selecciona ninguna de las opciones anteriores, tiene efecto la propiedad de datos segn
los propietarios de cabecera y lnea, excepto si se ha desactivado la Propiedad de datos para este
documento en la ficha Objetos.
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Autorizaciones para series de clase de
documento
El proceso de autorizacin se utiliza en las empresas en las
7. Procedimientos de que el procedimiento de trabajo estndar exige la
autorizacin. autorizacin de un gerente o de un miembro snior o
superior para generar ciertos documentos, como pedidos.
El gerente define las etapas del proceso de autorizacin y
los modelos utilizados, esto incluye lo siguiente:
Modelos de autorizacin
Como autorizador, podemos crear varios modelos de
autorizacin que especifiquen los diferentes
procedimientos de autorizacin para la empresa, a qu
usuarios y a qu transacciones se aplican los
procedimientos de autorizacin.
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Por ejemplo, se pueden definir procedimientos de
autorizacin con diferentes condiciones para
distintos autores. Se puede desencadenar un
procedimiento de autorizacin en relacin con el
lmite de crdito para algunos autores de
facturas, y un procedimiento de autorizacin en
relacin con la ganancia bruta y el lmite de
crdito para otros.
Por ejemplo, se puede
Por ejemplo, se puede definir un modelo de definir un modelo de
manera que todos los pedidos creados por un manera que todos los
determinado creador cuyo valor sea superior a pedidos creados por un
EUR 1000,00 tengan que pasar por un
procedimiento de autorizacin. determinado creador
cuyo valor sea superior a
Seguiremos los siguientes pasos:
EUR 1000,00 tengan que
1. Seleccionaremos Gestin pasar por un
Procedimiento de autorizacin procedimiento de
Modelos de autorizacin.
autorizacin.
2. Introduciremos un nombre y una
descripcin nicos para el modelo de
autorizacin
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7. En la ficha Condiciones:
Como autorizador (gerente o miembro snior) podemos crear una etapa de autorizacin que se
puede asignar a un modelo, o ms, del proceso de autorizacin, como qu usuarios pueden
autorizar transacciones especficas y cuntos autorizadores se necesitan. Es posible asignar una
etapa de autorizacin a uno o ms modelos de proceso de autorizacin.
Procedimiento
Por defecto, el valor del departamento se obtiene de la cuenta de usuario. Puede anular este
procedimiento al definir los procedimientos de autorizacin.
Nombre de etapa
Este nombre nico no debe ser demasiado especfico para permitir su utilizacin en varios
procedimientos de autorizacin.
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Descripcin de etapa
Autorizador
Departamento
Aprobacin y controll
Variaciones
Generado por el en el costededeautorizacin
responsable
las compras o en el coste
Es el status de una transaccin que fue autorizada y convertida de documento preliminar en
de produccin,
documento real por eldebido a
autorizador.
variaciones producidas en
Rechazado
el mercado, como
Elaumento
status de o disminuciones
una transaccin que no se autoriz y sigue siendo un documento preliminar. El
autorizador puede dar
de precios, deteriorosu autorizacin
de para una transaccin rechazada, mediante la modificacin de
su status.
las mercancas, etc.
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Cancelado
Especificamos un rango de seleccin para estos campos, para limitar el rango del informe. Se
pueden indicar uno o varios criterios.
Los autorizadores podemos utilizar este informe para visualizar todos los documentos para los
que existe una decisin de autorizacin pendiente. La autorizacin puede realizarse directamente
en la lista de resultados.
Cuando se rechaza una liberacin, el documento seguir siendo un documento preliminar en el
sistema. Este documento preliminar puede modificarse o eliminarse. El procedimiento de
liberacin correspondiente tambin se puede cancelar.
Para acceder a esta ventana, seleccionaremos Gestin Procedimiento de autorizacin Informe
decisin autorizacin .
Introduciremos un mbito de seleccin para estos campos si deseamos reducir el mbito del
informe. Los modelos se definen en la ventana Definir modelos de autorizacin. Se pueden indicar
uno o varios criterios. La seleccin se convierte en el valor de propuesta para el siguiente informe.
Especialista Sap
Business.
Mod.1 8. Recordatorios y alarmas.
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Definicin de parametrizaciones de
alertas
Po d e m o s d e fi n i r a l e r t a s p a r a e n v i a r
automticamente un mensaje interno o externo
(por correo electrnico o fax) a usuarios
seleccionados del sistema cuando se registran
ciertos eventos. Por ejemplo, se puede
Las parametrizaciones de alerta son especficas definir un modelo de
de los usuarios, opcionales y se pueden modificar manera que todos los
en cualquier momento. pedidos creados por un
Procedimiento determinado creador
cuyo valor sea superior a
1. Seleccionamos Gestin Inicializacin sistema
Parametrizaciones generales y EUR 1000,00 tengan que
seleccionamos la ficha Servicios. Aparece la pasar por un
ventana Parametrizaciones generales. procedimiento de
2. Para visualizar la bandeja de entrada interna autorizacin.
de SAP Business One al recibir un mensaje,
seleccionamos la casilla Visualizar bandeja
cuando llegue un mensaje nuevo.
Requisitos
Los usuarios definidos en la ventana Definicin de usuarios pueden recibir alarmas o alertas.
Para consultas definidas por el usuario, el usuario ha definido una consulta en la ventana Gestor de
consultas para permitir la configuracin de la alerta
Procedimiento
Resultado
A partir de ahora, la alerta estar activa y desencadenar un mensaje para el usuario o los usuarios
seleccionados en cuanto se produzca el evento definido en la consulta correspondiente.
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Podemos utilizar la
funcin de alertas para
que SAP Business One
avise automticamente a
los usuarios
seleccionados cuando se 8.3. Activacin de una alarma
produzcan determinados predefinida
eventos de sistema. Las
parametrizaciones de
Las siguientes alarmas predefinidas estn disponibles
alertas se pueden para su utilizacin inmediata:
personalizar para cada
usuario.
Desviacin de lmite crdito: Cada interlocutor
comercial puede tener un lmite predefinido de
facturas y ventas pendientes. Esta alarma se
desencadena cuando una oferta u otro tipo de
documento difiere de este lmite de crdito.
Desviacin stock mnimo: detecta cuando el inventario de un artculo es inferior al nivel mnimo que
se defini en el registro maestro de artculos.
El margen bruto es la
diferenciadeentre
Vencimiento las ventas
recomendacin de MRP: Durante la configuracin, la aplicacin emite alertas si no
y el recomendaciones
liber coste de las mismas.
en los documentos a tiempo para satisfacer las demandas de inventario.
Es decir, mide la
rentabilidad que se
Procedimiento
obtiene de cada euro que
entra
Para en la empresa.
configurar Este seguimos las siguientes instrucciones:
las alertas predefinidas,
1.margen,
En el Menque inicialmente
principal de SAP Business One, seleccionamos Gestin Gestiones de alarma . La
seventana
calculaseparaabrir cada uno
en modo Buscar.
2.deUtilizamos
los productos, no suele
los pulsadores de navegacin de la barra de herramientas para explorar y seleccionar
ser constante debido a:
una de las alarmas predefinidas. Se abre la ventana y se visualizan las fichas Condiciones y
Documentos.
Variaciones en el precio
3. Especificamos una prioridad: Bajo, Normal o Alto. Los mensajes enviados con prioridad alta
deaparecen
venta producidas por
en rojo y con un signo de exclamacin en la carpeta de entrada del destinatario.
descuentos en los precios
4. Para permitir el envo de mensajes para esta alerta, seleccionamos la casilla de seleccin Activo.
de venta, como
5. Especificamos las condiciones en la ficha Condiciones.
consecuencia de rebajas,
6. En la ficha Documentos, seleccionamos las clases de documento que desencadenarn la alarma.
promociones, descuentos
7. Para grabar las entradas, seleccionamos el pulsador Actualizar y luego el pulsador OK.
por cantidad,
liquidaciones, etc., que
suelen tener como
objetivo el incremento en
el volumen
Variaciones en el coste de
las compras o en el coste
de produccin, debido a
variaciones producidas en
el mercado, como
aumento o disminuciones
de precios, deterioro de
las mercancas, etc.
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