Manual de organización del Departamento de Caja de la Universidad de San Carlos de Guatemala

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
DIRECCION GENERAL FINANCIERA
MANUAL DE ORGANIZACIN
DEPARTAMENTO DE CAJA
Aprobado por Acuerdo de

Rectora No. 581-99 de
fecha Mayo de 1999
Actualizacin:
Acuerdo de Rectora No. 1768-2006
De fecha 28 de noviembre de 2006
Guatemala, agosto de 2006

DIRECTORIO
Lic. Estuardo Glvez Barrios

Rector
Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo

Secretario General
Lic. Carlos Ren Sierra Romero

Director General de Administracin
Dr. Jorge Solares Aguilar

Director General de Extensin Universitaria
Lic. Olmedo Espaa Caldern

Director General de Docencia
Lic. Miguel Angel Lira Trujillo

Director General Financiero
Lic. Gerardo Arroyo Cataln

Director General de Investigacin
Msc. Eduardo Enrique Sacayn Manzo

Director del Instituto de Estudios Intertnicos
Ing. Edgar Ponce Villela

Jefe, Divisin de Desarrollo Organizacional
Msc. Milton Antonio Herrera Orozco

Jefe del Departamento de Caja
Elaboracin
ngela Maribel Caceros Yat
Delegada del Departamento de Caja
Apoyo y Asesora
Lic. Frank Emilio Barrios Terreaux
Divisin de Desarrollo Organizacional
Divisin de Desarrollo Organizacional

Edificio de Recursos Educativos, 1er. Nivel Ciudad Universitaria, Zona 12
e-mail dorcas@usac.edu.gt;
telefax 2476-9736; PBX 24439500: ext. 1622 y 1623
NDICE
Contenido Pgina
I Presentacin
II Autorizacin 2
III. Definicin 3
IV Base Legal 3
V. Antecedentes 3
VI. Misin 4
VII. Visin 4
VIII. Objetivos 5
IX. Funciones 5
X. Estructura Organizativa 7
XI. Descripcin tcnica de puestos 14
I. PRESENTAICIN
A medida que aumenta la complejidad de nuestro mundo, se hace cada vez ms difcil
tomar decisiones inteligentes bien documentados, estrategias y acciones para cumplir la
misin institucional. Un desarrollo dentro de la Universidad de San Carlos de Guatemala
significa implementar nuevos procesos de cambio para la satisfaccin de necesidades en
una gestin administrativa. El manual de organizacin es uno de los instrumentos que
contiene informacin detallada sobre los antecedentes, legislacin, funciones, estructura y
descripcin de puestos que lo conforman tanto la organizacin global como la de sus
unidades administrativas.
Por lo que se considera indispensable la elaboracin de dicho instrumentos como una

estrategia tcnica que de una manera u otra facilita los canales de comunicacin y
coordinacin referente a los niveles jerrquicos, grados de autoridad y responsabilidad,
organigramas en forma grafica de la estructura de la institucin.
La utilidad de esta herramienta traer consigo objetivos que se esperan alcanzar en forma
eficaz tales como:
Facilitar la comprensin de los objetivos, funciones y organizacin actual de la

dependencia.
Definir las atribuciones y responsabilidades de cada puesto de trabajo a fin de evitar el

incumplimiento de tareas.
Asegurar y facilitar al personal la adecuada realizacin de las labores encomendadas para

lograr uniformidad en los procedimientos de trabajo, la eficiencia y calidad esperada de los
servicios.
El presente Manual de Organizacin del Departamento de Caja contiene: Base Legal,

Propsitos, Objetivos, Funciones, Organigrama especfico e ndice de descripcin tcnica
de puestos.
II AUTORIZACIN
PROYECTO DE ACUERDO
EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA,

Considerando: Que el Departamento de Caja es la unidad administrativa encargada de la
recepcin y control de fondos provenientes de las distintas fuentes de ingresos para la
Universidad, por concepto de tasas, derechos, cuotas aranceles, y otros que en la ley le
corresponda. Considerando: Que el Departamento de Caja requiere contar con un
instrumento administrativo que permita a su personal conocer con mayor amplitud la
estructura organizativa y de puestos de esta unidad, especialmente las atribuciones y
responsabilidades de su recurso humano, para el efectivo desempeo laboral en funcin de
la misin institucional. Considerando: Que el Manual de Organizacin constituye un aporte
a la gestin administrativa del Departamento de Caja para agilizar y optimizar sus recursos.
POR TANTO: Con las atribuciones que le confiere el Articulo 17 de los Estatutos de la
Universidad de San Carlos de Guatemala; ACUERDA: Primero: Aprobar el Manual de
Organizacin del Departamento de Caja, que fue elaborado conjuntamente con delegados
de esta dependencia y de la Divisin de Desarrollo Organizacional. Segundo: Encargar a la
Jefatura del Departamento de Caja, revisar peridicamente dicho Manual y actualizarlo,
con la asesoria de la Divisin de Desarrollo Organizacional. El presente Manual entre en
vigencia a partir de la fecha de su aprobacin. Comunquese. Dado en la ciudad de
Guatemala, a los del mes de del ao. (ff) Licenciado. Estuardo Glvez Barrios,
Rector; Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo, Secretario General.
III. DEFINICIN
El Departamento de Caja es una dependencia de la Direccin General Financiera que

tiene como especializacin el analizar, registrar operaciones contables con exactitud y
prontitud. Dirigir, coordinar y controlar la recepcin y custodia de ingresos, inversiones
y egresos. Con alta responsabilidad y precisin, de completa discrecin y alto grado de
iniciativa para ejecutar tareas de apoyo hacia los colaboradores y lograr sus objetivos.
IV. BASE LEGAL
El departamento de Caja fue creado segn acuerdo No. 11,172, dictado por Rectora el
12 de septiembre de 1977.
V. ANTECEDENTES
El departamento de Caja nace como seccin adscrita a la hoy Direccin General

Financiera, segn punto 6to. del Acta No. 834 de fecha 20 de abril de 1963,
posteriormente se le da la categora de Departamento dentro de la estructura orgnica de
la Institucin, segn acuerdo No. 11,172, dictado por Rectora el 12 de septiembre de
1977. Es la unidad administrativa que acta por delegacin de la Direccin General
Financiera, encargada de la recepcin y control de fondos provenientes de las distintas
fuentes de ingreso para la Universidad de San Carlos de Guatemala, segn las tasas,
derechos, cuotas, aranceles y otros que en ley le correspondan.
Se creo el Reglamento de Administracin Estudiantil aprobado por el Consejo Superior

Universitario en Punto Octavo del Acta No. 12-85, de fecha 24 de abril de 1985 y Punto
Segundo del Acta No. 20-85, de fecha 21 de agosto de 1985.
Se implanto el Sistema General de Ingresos SGI- aprobado por Acuerdo de Rectora

No. 837-2001.
-Sistema Integrado de Compras -SIC- aprobado por Acuerdo de Rectora No. 096-
1999; -Sistema Integrado de salarios SIS- impresin, de nomina y cheques, anulacin
y reposicin de cheques por medio de tesorera y liquidacin de nomina aprobado por
Acuerdo de Rectora No.464-2002.
IV. MISIN
Ser el Departamento encargado de brindar, a estudiantes, docentes, profesionales y

trabajadores administrativos, clientes y proveedores, servicios especficos del control de
ingresos y egresos en forma confiable y eficaz, que coadyuven a elevar la formacin,
control y evaluacin de la gestin humana y el uso de recursos tecnolgicos para cumplir
con el adeudo de la institucin y optimizar mejor los recursos.(1)
VII. VISIN
Ser la Dependencia lder, entusiasta, interdisciplinaria con personal multiprofesional,

que generen conceptos innovadores y los cambios necesarios para la actualizacin de
programas de las distintas secciones que conforman el Departamento de Caja, a fin de
llevar a cabo el control especifico de los ingresos y egresos, con mayor efectividad y
optimizacin de tiempo y recursos, fomentando el trabajo en equipo, y la creacin de un
espritu de mejora contina para los miembros de la Universidad de San Carlos de
Guatemala. (2)
(1)-Elaborado por personal del Departamento de Caja

(2)-Elaborado por personal del Departamento de Caja
VIII. OBJETIVOS: Son objetivos del Departamento de Caja los siguientes:
a. Captar y ejercer control sobre los ingresos provenientes de las distintas fuentes y
asignar los recursos econmicos necesarios para el funcionamiento de la Institucin.
b. Custodiar fondos oficiales, cheques, valores, documentos y otros que forman el

patrimonio universitario.
b. Ejercer el control auxiliar de las cuentas de depsitos de ahorro y monetarios que se

utilizaran para absorber los gastos de funcionamiento, inversin, extensin y servicio
que desarrolla la universidad.
d. Constituirse responsable del Control de Cuentas Corrientes de Matricula Estudiantil,

de estudiantes regulares, Pensum Cerrado e inactivos, tanto nacionales como
extranjeros.
e. Centralizar el control de pagos de sueldos, gastos y otros necesarios para el

funcionamiento institucional.
IX. FUNCIONES: Son funciones del Departamento de caja las siguientes ingresos:
a. Ejercer la funcin de los formularios oficiales mediante los cuales se comprueban los
ingresos que se perciben, tanto en su receptoria como en las unidades acadmicas y
administrativas autorizadas para la recepcin de fondos.
b. Efectuar cobros por diversos conceptos (matricula, equivalencias, reconocimiento de

especialidades, registro de ttulos, etc.) tanto a estudiantes como trabajadores
pblicos y gobierno central.
c. Centralizar y analizar los reportes de ingresos de las distintas receptorias (Agencias
de Tesorera)
De Control de Cuentas Corrientes:

a. Operar la cuenta corriente de matriculas anuales y consolidadas para aquellos
estudiantes que se encuentran pendientes de exmenes generales, que han dejado de
estudiar y que deciden reincorporarse.
b. Atender gestiones de reingreso de pagos de mas, efectuados por los interesados.
c. Cancelar matriculas de estudiantes a quienes se les ha eximido de pago y aquellos

estudiantes que se retiran y que reportan dicho extremo.
De Control de Cuentas Bancarias:

a. Llevar el control especfico de las cuentas bancarias, ahorros y monetarios que opera
la administracin central.
b. Controlar movimientos de cuentas bancarias por transferencias entre cuentas, pago de

intereses y otros inherentes.
De Pago:
a. Entregar cheques a tesoreras de las Unidades Acadmicas y administrativas,
proveedores, pagos de becas a estudiantes, pagos de ayudas econmicas, pagos de
servicios, Sueldos, Fondos Fijos, rdenes de compra. Etc.
X. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
La Direccin General Financiera esta constituida por los Departamentos de Presupuesto,

Departamento de Proveedura, Departamento de Contabilidad, Departamento de
Procesamiento Electrnico de Datos, y el Departamento de Caja.
Estructuralmente el Departamento de Caja esta formado por la Jefatura, Subjefatura,

Secretaria, Coordinacin de Ingresos, Coordinacin Administrativa y Coordinacin de
Egresos.
La Dependencia por su estructura organizativa se compone de tres Coordinaciones las

cuales son Ingresos, Administrativo, Egresos.
La Coordinacin de Ingresos vela porque los ingresos que se perciban mediante los
formularios oficiales que se manejan en las distintas unidades acadmicas y
administrativas queden centralizados y registrados en su debida forma eficaz y de
manera eficiente dentro del periodo correspondiente. Operar cuenta corriente de
matriculas anuales y consolidadas a estudiantes que requieran de su solvencia. As como
actualizar, tabular registros al Libro Auxiliar de Bancos en forma continua.
La Coordinacin Administrativa en esta se llevan a cabo diferentes actividades como el

presupuesto del departamento, elaboracin del Modelo P para el registro de las
diferentes formas oficiales que se manejan dentro y fuera de la Universidad, la recepcin
de documentos y atencin al publico en general y, la seguridad y mensajera que toda
unidad administrativa necesita para brindar apoyo al personal de la misma.
La Coordinacin de Egresos se faculta para la emisin y pago de cheques voucher a

proveedores, con la mayor eficiencia y eficaz; la recepcin y control de entrega de
cheques de salarios gastos de funcionamiento y privativos a diferentes tesoreras de la
Universidad, de acuerdo a calendarizacin.
1. COORDINACIN DE INGRESOS
1.1 DEFINICIN
Es la encargada de percibir todos los ingresos de formas que se utilizan en la institucin, as

como el control en cuenta corriente de los registros de matricula estudiantil tanto anual
como consolidada.
Llevar a cabo todas las diferentes transacciones, registros de las cuentas bancarias,
monetarias y ahorro en el Libro Auxiliar de Bancos.
1.2 OBJETIVOS
a. Que los ingresos provenientes de las distintas fuentes se puedan captar en forma real y
eficaz para un mayor control de los mismos.
b. Facilitar de manera fcil, rpida solvencia de matricula anual o consolidada.
c. Manejar el Libro Auxiliar de Bancos con el mayor recurso ptimo computarizado.
d. Aprovechar los recursos financieros, tecnolgicos y materiales para ofrecer los

servicios de la recepcin de ingresos y entrega de solvencias
1.3 FUNCIONES
a. Velar que los ingresos que se perciban lleguen en forma ordenada, sistematizada y
verificada por cada una de las tesoreras de las unidades administrativas o acadmicas.
b. Manejar los pagos de matricula estudiantil en cuenta corriente y en programas
especficos para su control y registro.
c. Registrar al libro auxiliar de Bancos lo concerniente a estados de cuentas bancarias,
depsitos, intereses, etc.; con el fin de demostrar informacin oportuna y eficaz.
2 COORDINACION ADMINISTRATIVA
2.1 DEFINICIN
Consolidar todos los recursos financieros aprovechndolos de manera eficiente y ptima

para el buen funcionamiento del Departamento.
Presentar con puntualidad el resumen tanto de las formas utilizadas como las de existencia
ante la entidad correspondiente.
Ejecutar todo lo relacionado a seguridad, mensajera y limpieza.
2.2 OBJETIVOS
a. Optimizar los recursos econmicos del Departamento, hacia diferentes asignaciones que
se requieran para el funcionamiento del mismo.
b. Manifestar en forma precisa y objetiva el resumen y existencias de las formas oficiales.
c. Crear un ambiente agradable de los servicios que brinda el departamento al pblico en

general.
d. Visualizar el reluciente lugar de trabajo por los servicios de seguridad y limpieza as

como la agilidad de todo tramite interno y externo de mensajera.
2.3 FUNCIONES
a. Registrar cuentas bancarias, de ahorros y monetarios que opera la Administracin

Central.
b. Suministrar disponibilidad de presupuesto a los diferentes movimientos que estn

planificados o puedan surgir en su momento.
c. Preparar en forma mensual ante la Contralora General de Cuentas el Modelo P, de las

formas utilizadas y las de existencias.
d. Atender a nivel general, con la recepcin de documentos internos y externos de la

universidad.
e. Enviar y recibir correspondencia de las diferentes unidades acadmicas y administrativa

de la universidad as como notas fuera del campus central.
3. COORDINACIN DE EGRESOS
3.1 DEFINICIN
Encargada de realizar todo tipo de pagos y gastos referente a utilizacin de servicios que
presta y vende la institucin, as como todo tipo de proveedor, pagos de salarios a
trabajadores de la universidad, y la emisin de cheques voucher para el funcionamiento de
la misma.
3.2 OBJETIVOS
a. Desarrollar el control de pagos de sueldos, gastos y otros necesarios para el
funcionamiento institucional.
b. Ejercer con prontitud, exactitud la emisin de cheques para gestionar todo lo referente
al funcionamiento de la Universidad.
c. Centralizar el cobro por diversos conceptos a manera de poder controlar, registrar de

manera sistematizada.
3.3 FUNCIONES
a. Entregar cheques a tesoreras de las unidades Acadmicas y Administrativas como pago

de becas a estudiantes, pagos de ayudas econmicas, pagos de servicios, Sueldos y
Proveedores.
b. Emitir cheques voucher con el fin de ejecutar pagos a diferentes portadores.
c. Llevar la recepcin de cheques sueldos, cheques de becados, en forma peridica, para

el control y revisin de los mismos.
ORGANIGRAMA GENERAL DEL DEPARTAMENTO DE CAJA
Direccin General
Finaciera
Jefatura
Sub
Jefatura
Coordinacin de Coordinacin Coordinacin de

Ingresos Administrativa Egresos
D.D.O agosto de de 2006

ORGANIGRAMA DE PUESTOS DEL DEPARTAMENTO DE CAJA
Error!
Director General
Financiero
Jefe
Sub
Secretaria IV Jefe
Coordinacin de Coordinacin Coordinacin de

Ingresos Administrativa Egresos
Profesional Contador I (2) Profesional Contable

Contable ( I )
Receptor ( I ) Oficinista I Receptor Pagador
Agentes de
Oficinista III Oficinista III
Vigilancia (2 )
Oficinista I Mensajero I Oficinista I
Contador I Mensajero II
Auxiliar de Servicios I
D.D.O agosto de 2006

INDICE DE DESCRIPCION TECNICA DE PUESTOS
Para el cumplimiento de sus fines y desarrollo de sus actividades, el Departamento de Caja,
esta organizada de la siguiente manera:
NOMBRE DEL PUESTO CODIGO DE LA

PLAZA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA 04.10.36

SUBJEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA 04.10.31
SECRETARIA IV 12.05.19
PROFESIONAL CONTABLE 04.05.19
CONTADOR I 04.05.17
RECEPTOR PAGADOR 04.10.21
RECEPTOR 99.99.90
OFICINISTA III 12.05.58
OFICINISTA I 12.05.56
MENSAJERO II 14.15.17
MENSAJERO I 14.15.16
AUXILIAR DE SERVICIOS I 14.05.16
AGENTE DE VIGILANCIA I 14.10.16
I. IDENTIFICACIN
UBICACIN ADMINISTRATIVA: Direccin General Financiera

Departamento de Caja
PUESTO NOMINAL: Cajero General CDIGO: 04.10.36
PUESTO FUNCIONAL: Jefe del Departamento de Caja
INMEDIATO SUPERIOR: Director General Financiero
SUBALTERNOS: 1 Subjefe Del Departamento de Caja 7 Oficinista I

3 Profesional Contable 1 Mensajero II
3 Contadores I 1 Mensajero I
1 Receptor Pagador 2 Agentes de Vigilancia
2 Oficinistas III 1 Receptor
1 Secretaria IV 1 Oficinista
1 Auxiliar de Servicios I
II. DESCRIPCIN
1. NATURALEZA DEL PUESTO

Trabajo de Direccin que consiste en planificar, organizar, coordinar, dirigir, y controlar labores de
recepcin y custodia de ingresos, su inversin y/o los depsitos en cuentas bancarias, as como agilizar el
trmite para el pago de documentos que generan egresos en la Universidad.
2. ATRIBUCIONES
2.1 ORDINARIAS:
a. Gestionar la asignacin estatal y otros aportes por distintos conceptos.

b. Dirigir, coordinar, asignar, supervisar y controlar las labores que realiza el personal a cargo del
Departamento.
c. Efectuar negociaciones o invertir a las mejores tasas de inters los valores de la Universidad
d. Administrar y autorizar los ingresos y egresos, mediante el control diario de los movimientos bancarios
que se realizan en las principales cuentas de la Universidad.
e. Revisar y aprobar las operaciones relativas a los ingresos especficos, que se generan en la Caja Central.
f. Revisar y aprobar las erogaciones que resultan de la ejecucin, emisin de gastos que se canalizan por
medio del fondo fijo asignado.
g. Analizar e interpretar el flujo de caja mensual que refleja el movimiento financiero de la Universidad.
Continan actividades ordinarias...
h. Preparar para el Consejo Superior Universitario y otras instancias administrativas, los informes
especficos sobre la gestin financiera.
i. Participar en reuniones con funcionarios de igual o mayor jerarqua, para tratar asuntos relacionados
con el trabajo del Departamento.
j. Controlar las cuentas de depsito monetario
k. Estudiar y resolver consultas y expedientes relacionados con la gestin financiera.
l. Promover reuniones con personal subalterno para discutir y/o resolver consultas.
m. Firmar cheques para los pagos de correspondientes de sueldos, gastos de funcionamiento, fondos
privativos, becados y otros.
n. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.2 PERIDICAS
a. Evaluar las diferentes coordinaciones, verifica ingresos.
b. Controlar la cuenta corriente.
c. Controlar cuentas bancarias y sus rendimientos.
d. Pagar sueldos correspondientes a las unidades de la Universidad de San Carlos.
e. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.3 EVENTUALES
a. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
3. RELACIONES DE TRABAJO
Por la naturaleza de sus funciones deber mantener relacin estrecha con el personal de Dependencia, as
como con otras dependencias que tengan relacin con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD
a. Es responsable por el buen funcionamiento del Departamento de Caja.
b. Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado.
c. Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo.
III. ESPECIFICACIN DEL PUESTO
REQUISITOS DE FORMACIN Y EXPERIENCIA

a. Personal Interno
Contador Publico y Auditor con aprobacin del 50% de cursos de una Maestra en el rea financiera
y cinco aos en la ejecucin de tareas relacionadas con el puesto, que incluya recepcin y pago de
fondos y supervisin de recurso humano.
b. Personal Externo
Contador Pblico y Auditor y seis aos en la ejecucin de tareas relacionadas con el puesto, que
incluya recepcin y pago de fondos y supervisin de recurso humano.
Otros Requisitos
Puesto del servicio exento

I. IDENTIFICACIN
UBICACION ADMINISTRATIVA: Direccin General Financiera

PUESTO NOMINAL: Subjefe del Departamento de Caja

CDIGO: 04.10.31
PUESTO FUNCIONAL: Subjefe del Departamento de Caja
INMEDIATO SUPERIOR: Cajero General
SUBALTERNOS: Ninguno
II. DESCRIPCIN

Trabajo de direccin que consiste en asistir al Cajero General en planificar, programar, revisar, controlar y
evaluar las actividades propias del Departamento de Caja.
2. ATRIBUCIONES:
2.1 ORDINARIAS
a. Coordina, supervisa, atiende y resuelve consultas de personal subalterno.
b. Efectuar corte y arqueo de caja.
c. Revisar y firmar cheques voucher y sueldos.
d. Revisar y firmar diversos documentos con destino a diferentes dependencias.
e. Controla los ingresos y egresos de los recursos financieros de la Universidad.
f. Atender al pblico.
g. Planificar, programar y evaluar junto con el Cajero General el desarrollo de las actividades tcnicas y
administrativas del Departamento de Caja.
h. Discutir y realizar junto con el Cajero General las ofertas o propuestas de carcter financiero para ser
sometidas a la consideracin del Tesorero y Director General Financiero.
i. Elaborar el plan operativo anual del Departamento, para someterlo a aprobacin del Cajero General.
j. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.2 PERIDICAS
a. Asistir a reuniones diversas en representacin del departamento, en ausencia del Cajero General o por
designacin de este.
b. Representar al departamento ante entidades pblicas y privadas.
c. Realizar reuniones de trabajo en el Departamento.
Continan atribuciones peridicas.
d. Resolver problemas en los bancos donde la universidad tiene cuentas habilitadas.

e. Coordinar la elaboracin del anteproyecto de presupuesto.
f. Revisar y calcular mensualmente los intereses que se generan en las distintas cuentas monetarias de
ahorro e inversin de la administracin central.
g. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.3 EVENTUALES
a. Asumir la Jefatura interinamente.
b. Dar cumplimiento a instrucciones por rganos superiores en casos especiales.
c. Representar al Jefe del Departamento de Caja de ingresos y egresos.
d. Otras inherentes al puesto, que le asigne el jefe inmediato superior.
4. RESPONSABILIDAD
a. Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado.
b. Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo.
REQUISITOS DE FORMACION Y EXPERIENCIA

a. Personal Externo
Contador Pblico y Auditor y cuatro aos como Contador General o Gerente Financiero en
empresas pblicas o privadas.
b. Personal Interno
Contador pblico y Auditor y tres aos en labores de manejo de fondos.
En ambos casos ser colegiado activo.
Reubicacin autorizado por el consejo Superior Universitario, Punto DCIMO PRIMERO,

Acta 20-2002 de fecha 21 de agosto de 2002
I. IDENTIFICACIN

PUESTO NOMINAL: Secretaria IV CDIGO: 12.05.19
II. DESCRIPCIN

Trabajo de oficina de alta responsabilidad y precisin, de completa discrecin y alto grado de
iniciativa para ejecutar tareas de apoyo a un superior responsable de la direccin de una escuela no
facultativa, subdireccin, divisin y dependencia de similar jerarqua.
2. ATRIBUCIONES
2.1. ORDINARIAS
a. recibir, revisar, distribuir correspondencia por medio del libro de control de correspondencia
recibida y entregarla segn indicaciones del Jefe, al personal del Departamento.
b. Efectuar y atender llamadas telefnicas, proporcionar informacin cuando se requiera, previa
autorizacin del Jefe inmediato.
c. Revisar que los documentos recibidos para el trmite correspondiente, cumplan con las leyes
reglamentos y dems disposiciones legales vigentes.
d. Revisar que los documentos para el trmite correspondiente, cumplan con las leyes, reglamentos y
dems disposiciones legales vigentes.
e. Redactar y elaborar mecanogrficamente, proyectos de respuesta de informes, circulares, reportes,
actas, certificaciones y dems documentos, de acuerdo con instrucciones recibidas.
f. Tomar dictados y trascribirlos, as como mecanografiar correspondencia, informes y otros
documentos en espaol u otro idioma.
g. Traducir correspondencia, artculos, folletos u otros documentos, redactar y mecanografiar cartas,
notas en espaol u otro idioma, siguiendo instrucciones de autoridades superiores.
h. Hacer recordatorios de sesiones u otras actividades pendientes a autoridades superiores, as como
revisar y actualizar la agenda respectiva.
i. Suministrar tiles de oficina al personal del Departamento de Caja.
j. Archivar correspondencia enviada y recibida; conciliaciones bancarias, Acuerdos de Rectora,
actas USAC.
k. Controlar la existencia de tiles de oficina y hacer pedido de almacn.

l. Actualizar la base de datos del personal de toda la Universidad, incluido en pliza del Crdito
Hipotecario Nacional.
m. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.2 PERIDICAS
a. Llevar registro de la correspondencia enviada y recibida.

b. Supervisar y/o ejecutar labores de archivo y responder por el buen funcionamiento del mismo.
c. Elaborar cartas a los bancos del sistema solicitando saldos y estados de cuenta.
d. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.3 EVENTUALES
a. Transcribir actas al libro respectivo.
b. Asistir a reuniones, sesione u otras actividades pendientes a autoridades superiores, as como
revisar y actualizar la agenda respectiva.
c. Tabular informacin acadmica estudiantil, previa a la realizacin de eventos electorales.
d. Anualmente elaborar listados de todo el personal de la Universidad que quedar incluido en la
pliza de fianza de fidelidad y pliza de trasporte de valores.
f. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
Por la naturaleza de sus funciones deber mantener relacin estrecha con el personal de la
Dependencia, as como con otras dependencias internas y externas de la Universidad que tengan
relacin con sus labores.
4. RESPONSABILIAD
a. Es responsable por el adecuado uso y cuidado del mobiliario y equipo que tiene asignado.
b. Rendir informe al jefe inmediato por su trabajo.
III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

a. Poseer ttulo de secretaria bilinge u otra carrera afn al campo secretarial, amplios
conocimientos de computacin y tres aos en la ejecucin de trabajos secretariales, que
incluyan supervisin de personal.
b. Poseer ttulo de Secretaria Bilinge u otra carrera afn en el campo secretarial, amplios
conocimientos de computacin y tres aos en la ejecucin de trabajos secretariales, que
incluyan supervisin de personal.
I. IDENTIFICACIN

PUESTO NOMINAL: Profesional Contable CDIGO: 04.05.19
PUESTO FUNCIONAL: Receptor de Ingresos
II. DESCRIPCIN

Trabajo de especializacin que consiste en analizar, dictaminar y registrar operaciones contables con
exactitud y prontitud.
2. ATRIBUCIONES
2.1 ORDINARIAS
a. Atender pblico en la recepcin de fondos por diversos conceptos, extendiendo los respectivos recibos
y comprobantes con firma, sello e impresin de la maquina registradora.
b. Recibir ingresos de fondos por concepto de asignaciones del Estado, exmenes privados, pblicos,
incorporaciones, inscripciones, reinscripciones, ventas y otros.
c. Preparar los depsitos de fondos destinados al banco, adjuntar cinta de la maquina registradora y dems
documentos de reportes de ingresos.
d. Efectuar desglose de formas utilizadas, asignar partida presupuestal de ingresos y realizar sumatoria por
rubros.
e. Efectuar y verificar sumatorias de valores recibidos y los documentos correspondientes.
f. Elaborar la integracin de los valores recaudados y hacer el deposito respectivo
g. Recibir ingresos monetarios.
h. Recibir documentos para su anlisis, interpretacin y registro contable.
i. Recibir documentos para revisin, anlisis y elaboracin de cheques pliza.
j. Controlar el estado de cuenta de estudiantes extranjero.
k. Controlar el estado de cuenta de negocios ambulantes.
l. Controlar el estado de cuenta colegios profesionales.
m. Realizar conteo, depsito bancario, elaborar informe diario de ingresos.
n. Cobrar las ventas de tarjeta de parqueos.
o. Cobrar las cuotas mensuales del Jardn Infantil.
p. Llevar registro contable de Cuentas Corrientes y otros, aplicando normas administrativas, financieras y
contables.
q. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.2 PERIDICAS
a. Preparar informes financieros y estados de cuenta, cuando se solicitan.
b. Atender al Auditor presentando la documentacin y valores recibidos y realizar otras actividades varias,
cuando practican corte y arqueo de caja.
c. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.3 EVENTUALES
a. Analizar rdenes de compra y pago de los mismos, cuando los seores receptores pagadores, lo
solicitan.
b. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
como con otras dependencias internas y externas de la universidad que tengan relacin con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD

a. Personal Externo
Contador Pblico y Auditor, con aprobacin de cursos especializados en el rea contable y tres aos
relativas al rea contable.
b. Personal Interno.
Contador Publico y Auditor y cuatro aos en labores relativas al manejo y control de documentos
contables.

I. IDENTIFICACION

PUESTO NOMINAL: Profesional Contable CDIGO: 04. 05.19
PUESTO FUNCIONAL: Encargado de Ingresos
II. DESCRIPCIN

Trabajo de especializacin que consiste en analizar, dictaminar y registrar operaciones contables con
2. ATRIBUCIONES
2.1 ORDINARIAS:
a. Verificar en forma fsica todos los informes de ingresos recibidos de las diversas unidades de la
Universidad que perciben ingresos (52 dependencias),
b. Revisar y analizar cada uno de ellos para establecer la veracidad y exactitud de sus operaciones
contables as como el correcto manejo de los formularios oficiales.
c. Elaborar y registrar pliza de ingreso.
d. Elaborar devoluciones de todos los informes incorrectos y envo a las diversas dependencias.
e. Con base en todos los informes correctos, elaborar el Informe General de Ingresos, que es el
documento donde se centralizan los ingresos percibidos en todas las dependencias, para establecer
cuanto ingresa diariamente, qu cantidad ha sido depositada, en qu cuentas bancarias se han efectuado
los depsitos y cual es el saldo que les ha quedado en Caja para depsito al siguiente da.
f. Elaborar un informe de los recibos oficiales utilizados en cada dependencia, el cual sirve de base al
Encargado del Modelo P (utiliza las diferentes formas de percibir ingresos en la USAC), de este
Departamento, para rendir cuentas del manejo de los mismos ante la Contralora General de Cuentas.
g. Archivar copias de los informes de ingresos y del Informe General para su consulta posterior.
h. Entregar a las diversas dependencias de la Universidad de los formularios oficiales, (recibos 101-C;
101-C FU; 104-C y 104-C1; previa solicitud especfica, los cuales se encuentran bajo mi custodia.
i. Actualizar las tarjetas de control de la entrega de los formularios oficiales al momento de entregarlos a
las diversas unidades.
2.2 PERIDICAS
a. Semanalmente actualizar el libro de control de formularios oficiales, as como las tarjetas de control de
formularios las que estn autorizadas por la Contralora General de Cuentas.
b. Entregar exenciones de IVA a las diversas dependencias que lo soliciten.
c. Recibir documentos para su anlisis, interpretacin y registro contable.
2.3 EVENTUALES
a. Previa solicitud del Subjefe del Departamento de Caja, entregar cheques de las Cuentas de Fondos
Privativos y de Gastos de Funcionamiento.
b. Previa solicitud del Departamento de Procesamiento Electrnico de Datos, entregar cheques de Becados
que se necesiten.
c. Actualizar las tarjetas de Control de entrega de Cheques.
d. Entregar, trimestralmente al Departamento de Procesamiento Electrnico de Datos, los cheques que
servirn para el pago de salarios de todo el personal de la Universidad, los que se encuentran tambin
bajo su custodia.
e. Otras inherentes al puesto, que le asigne el jefe inmediato superior.
4. RESPONSABILIDAD

a. Personal Externo
Contador Pblico y Auditor, con aprobacin de cursos especializados en el rea contable y tres aos en
labores relativas al rea contable.
b. Personal Interno
Contador Pblico y Auditor y cuatro aos en labores relativas al manejo y control de documentos
contables.

I. IDENTIFICACIN

PUESTO NOMINAL: Receptor CDIGO: 99.99.90
PUESTO FUNCIONAL: Receptor
II. DESCRIPCION

Trabajo tcnico que consiste en recibir fondos por diversos conceptos en la Caja Central de la Universidad.
2. ATRIBUCIONES
2.1 ORDINARIAS:
a. Atender publico en la recepcin de fondos por diversos conceptos, extendiendo los respectivos recibos
y comprobantes con firma, sello e impresin de la maquina registradora.
b. Recibir ingresos de fondos por concepto de asignaciones del Estado, exmenes privados, pblicos,
inscripciones, reinscripciones, ventas y otros.
c. Recibir ingresos por concepto de traslados, incorporaciones de estudiantes.
d. Recibir cobros de cafeteras y ventas internas de todo tipo.
e. Recibir pagos universitarios (matricula estudiantil, negocios ambulantes, jardn infantil).
f. Cuadrar remesas de recibos de acuerdo a mquina registradora.
g. Cuadrar caja.
h. Elaborar informe diario de ingresos.
i. Efectuar y verificar sumatorias de valores recibidos y los documentos correspondientes.
2.2 PERIDICAS
a. Presentar quincenal informe de ingresos.
b. Atender al Auditor presentando la documentacin y valores recibidos y realizar otras actividades
varias, cuando practican corte y arqueo de caja.
c. Otras inherentes al puesto, que le asigne el jefe inmediato superior.
4. RESPONSABILIDAD

a. Personal Externo
Perito Contador, Perito en Administracin Pblica o Perito Contador con especialidad en

computacin comercial y dos aos en tareas relacionadas con recepcin de fondos.
b. Personal Interno
Ttulo de nivel medio y tres aos en tareas relacionadas con recepcin de fondos.
I. IDENTIFICACIN

PUESTO NOMINAL: Oficinista III CDIGO: 12.05.58
PUESTO FUNCIONAL: Coordinador de la Seccin de Matrcula Estudiantil
II. DESCRIPCIN

Trabajo de oficina que consiste en dirigir y ejecutar trmites administrativos, acadmicos y legales y/o
tareas variadas y complejas que requieren experiencia y conocimiento en un rea especifica.
2. ATRIBUCIONES
2.1 ORDINARIAS
a. Asistir a un superior en tareas especficas en un rea del conocimiento y/o supervisar personal de menor
jerarqua, verificando que los documentos presentados se apeguen a instrucciones, procedimientos y
disposiciones legales establecidas.
b. Observar que los documentos que se reciben y tramitan, cumplan con las leyes, reglamentos y demas
disposiciones universitarias.
c. Coordinar, asignar y supervisar el trabajo de oficinistas I.
d. Elaborar toda la correspondencia requiriendo o proporcionando informacin relacionada con Matricula
Estudiantil.
e. Revisar, controlar, tramitar y/o archivar documentacin procesada electrnicamente relacionada con
Cuenta Corriente de Matrcula Estudiantil.
f. Revisar las boletas de pago efectuadas por los estudiantes en los bancos del sistema y preparacin para
su grabacin.
g. Revisar los envos ya procesados en el programa de cuenta corriente previo al traslado del
Departamento de Presupuesto y Contabilidad para su registro contable.
h. Revisar la documentacin recibida por el jefe inmediato sobre retiros de Matrcula Estudiantil,
exoneraciones por acuerdo de Rectora, solicitudes de reintegros de matricula estudiantil y fondos
privativos, modificaciones de los acuerdos.
i. Atender al pblico en general.
2.2 PERIDICAS
a. Planificar las actividades relacionadas con el proceso de impresin de solvencias de estudiantes
regulares y listados de centros regionales y secciones departamentales.
b. Depurar saldos de matrcula del ao actual para la impresin de solvencias y listados de fin de ao.
c. Planificar y calendarizar la entrega de solvencias a los estudiantes para la inscripcin del prximo ao,
de todas las unidades acadmicas del Campus Universitario.
d. Planificar y calendarizar la entrega de solvencias a los Coordinadores de las secciones departamentales.
e. Atender a los diferentes coordinadores de las secciones departamentales, de los centros regionales y
como de las tesoreras de las diferentes unidades acadmicas que solicitan informacin respecto al
estado de cuenta de cada estudiante que tenga algn problema en su saldo.
f. Elaborar los reportes diarios de ingresos de matricula por envo bancario.
g. Analizar y preparar respuesta de expedientes y/o documentos especiales de diversa naturaleza y
entregar para revisin y aprobacin.
h. Elaborar documentos necesarios a fin de poder dar seguimiento a los trmites de reintegros de pagos
efectuados de ms, por matrcula estudiantil y de fondos privativos., y certificaciones provisionales de
recibos de pagos de matrcula extraviados por cada estudiante.
i. Atender a estudiantes de post-grado, maestras y estudiantes regulares por alguna informacin que
requiera.
j. Reunirse en sesiones preliminares con las diferentes dependencias como lo son: Departamento de
Registro y Estadstica, Departamento de Procesamiento de Datos, Departamento de Contabilidad,
Departamento de Presupuesto, Biblioteca Central y la Direccin General Financiera.
k. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.3 EVENTUALES
a. Coordinar con los Departamentos de Procesamiento Electrnico de Datos y Registro y Estadstica, las
comunicaciones necesarias entre las redes de los departamentos.
b. Constituirse a las diferentes agencias bancarias para lograr la depuracin de los cuadres de los envos
para que estn al da mensualmente con los Estados de Cuenta de los bancos a la hora que se presente
algn problema en los envos de pagos de matrcula estudiantil.
c. En perodos de inscripcin prestar colaboracin a las agencias de tesorera y Control Acadmico con las
diferentes unidades acadmicas en la solucin de problemas de matrcula estudiantil.
d. Elaborar solicitudes de compra mobiliario y equipo de computacin, impresin de solvencia regular y
general y sobre el convenio del mantenimiento del equipo de computacin del departamento y otras.
e. Revisar la existencia del material necesario que se emplea, como lo es el papel simple continuo, papel
para impresin de listados y reportes, solvencias regulares, solvencias generales, cintas y cartuchos para
las impresoras que utiliza todo el personal del departamento.
f. Cuando existe algn problema ya sea en la red o en cualquier equipo de cmputo del departamento
hacer el contacto necesario con el Departamento de Procesamiento de Datos para su solucin.
g. Imprimir boletas de primer ingreso.
h. Coordinar y planificar la fecha que en que se llevara a cabo el mantenimiento del equipo de
computacin, con la empresa contratada.
i. Elaborar los documentos para el trmite de tiempo extraordinario del personal que laborara, en las
fechas de fin de ao.
j. Apoyar a mensajera para ir al banco a traer las boletas de pago de matricula estudiantil.
k. Capacitar a personal extraordinario, que se requiera para las inscripciones de cada ao.
l. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
4. RESPONSABILIDAD
b. Velar por el buen funcionamiento de toda la red del Departamento.
III. ESPECIFICACION DEL PUESTO

a. Personal Externo
Ttulo de nivel medio, conocimientos de computacin y tres aos en la ejecucin de trabajo de oficina,
que incluya trmites administrativos.
b. Personal Interno
Ttulo de nivel medio, conocimientos de computacin y dos aos como Oficinista II o Secretaria II.
I. IDENTIFICACIN

PUESTO NOMINAL: Oficinista I CDIGO: 12.05.56
PUESTO FUNCIONAL: Oficinista Seccin de Matrcula Estudiantil
II. DESCRIPCIN

Trabajo de oficina que consiste en realizar diversas tareas mecanogrficas rutinarias y repetitivas, as como
de ejecutar otras labores auxiliares de apoyo en el proceso de trmites administrativos y/o acadmicos.
2. ATRIBUCIONES
2.1 ORDINARIAS:
a. Realizar tareas de recepcin, despacho, clasificacin, registro y archivo de correspondencia y otros
documentos.
b. Ejecutar labores mecanogrficas de diversa naturaleza, rutinarias y sencillas.
c. Atender personal o telefnicamente a catedrticos, estudiantes y pblico que realiza trmites en la
dependencia.
d. Realizar clculos aritmticos y elaborar cuadros estadsticos sencillos.
e. Cuadrar remesas efectuadas por estudiantes en bancos del sistema.
f. Entregar solvencias de matrcula consolidada y estudiante regular, estudiantes extranjeros tanto
Nacionales como Extranjeros.
g. Informar al estudiante para el proceso de actualizacin de saldos e integracin por irregularidades.
h. Elaborar certificacin provisional de recibos.
i. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.2 PERIDICAS
a. Actualizar cuenta corriente (Digitacin de recibos).
b. Realizar inscripciones de estudiantes anualmente.
c. Entregar solvencias a estudiantes retirados que deseen ingresar nuevamente.
d. Capacitar al personal extraordinario en los procesos de inscripcin anualmente.
2.3 EVENTUALES
a. Recoger en bancos del sistema, recibos por pago de matrcula estudiantil.
b. Grabacin de retiros de matricula, enviados por el Departamento de Registro y Estadstica
c. Grabacin de Exoneraciones de becados, provenientes de la Seccin Socioeconmica.
d. Otras inherentes al puesto, que le asigne el Jefe Inmediato Superior.
como con otras dependencias internas dentro de la universidad que tenga relacin con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD

a. Personal Externo
Ttulo de nivel medio, conocimientos de computacin y un ao en ejecucin de labores de oficina afines

al puesto.
b. Personal Interno
Poseer titulo de nivel medio, conocimientos de computacin y seis meses en ejecucin de labores de
oficina.
I. IDENTIFICACIN

PUESTO FUNCIONAL: Oficinista
II. DESCRIPCIN

2. ATRIBUCIONES
2.1 ORDINARIAS:
documentos.
c. Atender personal o telefnicamente a catedrticos, estudiantes y pblico que realiza trmites en la
dependencia.
e. Cuadrar remesas efectuadas por estudiantes en bancos del sistema.
f. Entregar solvencias de matrcula consolidada y estudiante regular.
g. Informar al estudiante para el proceso de actualizacin de saldos e integracin por irregularidades.
h. Elaborar certificacin provisional de recibos.
2.2 PERIDICAS
a. Actualizar cuenta corriente (Digitalizacin recibos).
b. Inscripciones de estudiantes anualmente.
c. Entregar solvencias a estudiantes retirados que deseen ingresar nuevamente.
2.3 EVENTUALES
a. Recoger en bancos del sistema, recibos por pago de matrcula estudiantil.

4. RESPONSABILIDAD

a. Personal Externo
Ttulo de nivel medio, conocimientos de computacin y un ao en ejecucin de labores de oficina

afines al puesto.
b. Personal Interno
Ttulo de nivel medio, conocimientos de computacin y seis meses en ejecucin de labores de

oficina.
I. IDENTIFICACIN

PUESTO FUNCIONAL: Auxiliar de Libro de Caja y Bancos
II. DESCRIPCIN

2. ATRIBUCIONES
2.1 ORDINARIAS
a. Recibir ingresos de las tesoreras de las unidades acadmicas, administrativas, centros regionales
b. Recibir, revisar, registrar y archivar documentos de tipo contable, relacionados con la actividad de la
dependencia.
c. Verificar el control de calidad de la documentacin contable procesada electrnicamente.
d. Proporcionar documentacin contable que sea requerida por la Delegacin de la Contralora de Cuentas.
e. Realizar los Ingresos de informes diarios.
f. Revisar los mismos.
g. Archivar transferencias.
h. Llevar el control y registro de libro de Caja y Bancos.
2.2 PERIDICAS
a. Registrar informes de los centros regionales, que fueron enviados en fecha posterior para su registro
contable en el Libro de Bancos
2.3 EVENTUALES
a. Cuadrar cuentas bancarias.
Continan actividades eventuales
b. Asistir a reuniones que sean requeridas por el jefe inmediato

c. Otras inherentes al puesto, que le asigne el Jefe Inmediato Superior.
4. RESPONSABILIDAD

a. Personal Externo

afines al puesto.
b. Personal Interno
Ttulo de nivel medio, conocimientos de computacin y seis meses en ejecucin de labores de

oficina.
I. IDENTIFICACIN

PUESTO NOMINAL: Contador I CDIGO: 12.05.07
PUESTO FUNCIONAL: Auxiliar de Profesional Contable.
II. DESCRIPCIN

Trabajo de oficina que consiste en realizar tareas auxiliares variadas y de alguna dificultad, en apoyo a la
administracin, docencia, investigacin y extensin.
2. ATRIBUCIONES
2.1 ORDINARIAS
a. Recibir, revisar, registrar, y archivar documentos de tipo contable, relacionados con la actividad de la
dependencia.
b. Proporcionar documentacin contable que sea requerida por la Delegacin de la Contralora de Cuentas.
c. Auxiliar al Profesional Contable, en la entrega de cheques de sueldos a las unidades acadmicas,
administrativas y centros regionales.
d. Auxiliar al Profesional Contable en: pago de cheques voucher a proveedores, indemnizaciones, ayudas
becarias, pensiones por alimentos, fondos fijos de las diferentes unidades y facultades de la USAC.
e. Manejar el libro auxiliar de Caja y Bancos.
f. Llevar el control de los depsitos en la conciliacin bancaria.
g. Control de recepcin de Informes de Ingresos diarios de agencias de tesoreras de todas las Unidades
Acadmicas de la Universidad (52)
h. Revisarlos y grabarlos diariamente en el Libro de Bancos
i. Recepcin diaria de nominas de cheques en Libro de Bancos.
2.2 PERIDICAS
a. Mensualmente realizar conciliaciones bancarias de las cuentas de fondo fijo y documentos pendientes y
cinco cuentas del Banco de la Republica.
b. Resumir mensualmente cheques voucher de las cuentas bancarias.
c. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto
2.3 EVENTUALES
a. Realizar inventario de bienes muebles inservibles o en desuso.
b. Realizar registro de transferencias internas en Libro de Bancos y de Banca Remota realizadas
directamente por la jefatura.
c. Realizar informes para la Contralora General de Cuentas en relacin a conciliaciones bancarias y libro
de bancos.
4. RESPONSABILIDAD
a. Personal Externo
Titulo de nivel medio, conocimientos de computacin y un ao en ejecucin de labores de oficina afines

al puesto.
b. Personal Interno
Ttulo de nivel medio, conocimientos de computacin y seis meses en ejecucin de labores de oficina.
I. IDENTIFICACIN

PUESTO NOMINAL: Contador I CDIGO: 04.05.17
PUESTO FUNCIONAL: Encargado de Valores
II. DESCRIPCIN

Trabajo tcnico que consiste en ejecutar tareas de recepcin, verificacin, archivo y custodia de documentos
contables.
2. ATRIBUCIONES
2.1 ORDINARIAS
a. Recibir, revisar, registrar y archivar documentos de tipo contable, relacionados con la actividad de la
dependencia
b. Controlar y tabular formas (de recibos)
c. Comparar los ingresos con la forma de control de formas utilizadas.
d. Registrar cada uno de esas formas utilizadas a las bases en el programa del Modelo P
e. Elaborar del Modelo P (formularios (formas) que se utilizan para percibir los ingresos de la
Universidad de acuerdo con lo centralizado en el formato establecido y de ah sacar los datos requeridos
para la formulacin del mismo.
f. Reportar mensualmente a la Delegacin de la Contralora de Cuentas el uso de los formularios oficiales
de ingreso que la Universidad utiliza y la existencia de que se dispone.
g. Si existiera faltantes pedir notificacin por parte del Departamento a la Unidad Acadmica o
administrativa, o dependencia y centro regional en donde se tendra la inexistencia de formularios de
formas.
h. Registrar y trasladar notas de crdito y abono y estados de cuentas bancarias
i. Recibir informes de ingresos USAC.
j. Realizar notas a la Contralora General de Cuentas para dar de baja a recibos extraviados en las
unidades o dependencias de la universidad en el Modelo P. As como a la Auditoria Interna de la
universidad.
2.2 PERIDICAS
a. Registrar y enviar en forma trimestral retenciones de IVA a Finanzas de las diferentes unidades
acadmicas o dependencias administrativas.
b. Controlar y archivar tarjetas de distribucin de formas en instituciones de la USAC.
c. Elaborar a desarrollar manuales administrativos del Departamento.
d. Presentar en forma peridica informes sobre sus actividades o cuando sean requeridos por el Jefe
Inmediato.
2.3 EVENTUALES
a. Apoyar al personal interno.
b. Representar al Departamento de Caja en Comisiones para impresiones de cheques voucher y de sueldos
y cheques voucher de funcionamiento y privativos., cheques de becados.
c. Proporcionar documentacin contable que sea requerida por la Delegacin de la Contralora de Cuentas.
d. Otras inherentes al puesto, que le asigne el jefe inmediato superior.
como con otras Dependencias Externas y Centros Regionales de la Universidad como la Contralora
General de Cuentas, Empresas que se adjudican para la impresin de cheques, y todas las que tengan
relacin con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD

a. Personal Externo
Perito Contador, tres aos de estudios universitarios en la carrera de Contador Pblico y Auditor y tres
en aos en labores de manejo y control de documentos contables.
b. Personal Interno
Perito Contador, un ao de estudios universitarios en una de las carreras de Ciencias Econmicas y

cuatro aos en labores de contabilidad.
I. IDENTIFICACIN

PUESTO NOMINAL: Contador CDIGO: 04. 05.17
PUESTO FUNCIONAL: Profesional Contable
II. DESCRIPCIN

Trabajo tcnico que consiste en mantener actualizados registros y controles varios relativos a la actividad de
asignacin y movimiento de fondos y/o activos varios en las dependencias que le son asignadas.
2. ATRIBUCIONES
2.1 ORDINARIAS:
a. Recibir, revisar, registrar, y archivar documentos de tipo contable, relacionados con la actividad de la
dependencia.
b. Proporcionar documentacin contable que sea requerida por la Delegacin de la Contralora de Cuentas.
c. Elaborar acreditamiento de fondos a todos los Centros Regionales y Fincas de la Universidad.
d. Dar disponibilidad a facturas.
e. Efectuar transferencias Bancarias.
f. Enviar Notas de Debito y Crdito Originales al Departamento de Contabilidad
g. Enviar Estados Bancarios originales al Departamento de Contabilidad.
h. Liquidar cheques voucher de funcionamiento y privativos.
i. Elaborar cheques para transferencias bancarias.
j. Controlar el presupuesto del departamento.
k. Enviar notas a los diferentes bancos del sistema.
l. Controlar cheques rechazados por parte de los bancos del sistema.
m. Elaborar respuesta de correspondencia a Contabilidad y Auditoria.
n. Fotocopiar cheques voucher para los Centros Regionales.
o. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.2 PERIDICAS
a. Elaborar requerimientos para personal.
b. Tramitar sueldos de los trabajadores del departamento
c. Extender solvencias en el servicio.
d. Extender solvencias de Biblioteca.
e. Llenar formularios de planillas de IGSS para tramitar tarjetas de afiliacin a los trabajadores del
Departamento de Caja que estn como personal de planta y personal supernumerario.
f. Llenar cuestionarios para creacin de plazas, cuestionarios para prorrogas de plazas
g. Transferencias Bancarias por errores que cometen los tesoreros de las diferentes unidades de la
Universidad de San Carlos.
h. Elaborar planillas de contrato.
i. Realizar declaraciones juradas que se adjuntan a los nombramientos.
j. Elaborar nombramientos de personal de planta y personal supernumerario del Departamento de Caja.
k. Aperturar cuentas bancarias que maneja la administracin central.
l. Solicitar chequeras.
m. Rendir informe al Cajero General de los Cheques Rechazados.
n. Elaborar certificaciones.
o. Elaborar variaciones de sueldos, trmites de sueldos, anular cheques con reposicin y sin reposicin.
p. Elaborar constancias de ingresos.
q. Elaborar recibos por prestaciones.
r. Elaborar ejecucin presupuestaria.
s. Controlar saldos bancarios.
t. Controlar los intereses bancarios de cada uno de los bancos del sistema.
u. Elaborar forma 92 A para el trmite de la asignacin del 5% del Estado.
v. Presentar en forma peridica informes sobre sus actividades o cuando sean requeridos por el jefe
inmediato.
w. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.3 EVENTUALES
a. Controlar las firmas registradas en cada uno de los bancos del sistema.
b. Tramitar cheque de fondo fijo de la Farmacia Universitaria.
c. Liquidar fondo fijo de la Farmacia Universitaria
d. Tramitar las situaciones de fondo y solicitar reintegros por divisas no utilizadas (Departamento de
Proveedura).
e. Elaborar forma 92 A para el trmite de la asignacin del EFPEM.
f. Proporcionar documentacin contable que sea requerida por la Delegacin de la Contralora de Cuentas.
g. Otras inherentes al puesto, que le asigne el jefe inmediato superior.
h. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
como con otras dependencias internas y externas que tengan relacin con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD

a. Personal Externo
Perito Contador, tres aos de estudios universitarios en la carrera de Contador Pblico y Auditor y tres
en aos en labores de manejo y control de documentos contables.
b. Personal Interno
Perito Contador, un ao de estudios universitarios en una de las carreras de Ciencias Econmicas y

cuatro aos en labores de contabilidad.
I. IDENTIFICACIN

PUESTO FUNCIONAL: Recepcionista
INMEDIATO SUPERIOR: Subjefe del Departamento de Caja
II. DESCRIPCIN
de ejecutar otras labores auxiliares de apoyo en el proceso de trmites administrativos y/o acadmicos
2. ATRIBUCIONES
2.1 ORDINARIAS
documentos
c. Atender personal, o telefnicamente a pblico que realiza trmites de la dependencia.
d. Recepcin de documentos dirigidos al pagador central y correspondencia.
e. Liquidar cheques voucher, de funcionamiento y sueldos
f. Llevar control de todas las unidades de Fondos Fijos.
g. Listar correspondencia.
h. Elaborar planillas para trmite de auditoria interna, Contabilidad, Direccin General Financiera
i. Atender planta telefnica.
j. Ante la Direccin General Financiera, tramitar reintegro de todas las unidades acadmicas, Centros
Regionales hasta el pago final.
2.2 PERIDICAS
a. Elaborar planillas para el Departamento de Contabilidad para trmite de cheques de pago de agua, luz,
telfono.
b. Entregar Nomina de sueldos a las unidades acadmicas y administrativas.
como con otras dependencias externas de la universidad tales como las Fincas de la universidad, Centros
Regionales, Juzgados de Familia, Civil, Trabajo y Previsin Social que se relacione con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD

a. Personal Externo

afines al puesto.
b. Personal Interno
Titulo de nivel medio, conocimientos de computacin y seis meses en ejecucin de labores de

oficina.
I. IDENTIFICACIN

PUESTO NOMINAL: Agente de Vigilancia I CDIGO: 14.10.16
PUESTO FUNCIONAL: Agente de Seguridad
II. DESCRIPCIN

Trabajo de servicio que consiste en ejecutar tareas que garanticen las condiciones de seguridad de las
instalaciones de centros regionales, escuelas, facultades y dependencias administrativas en general,
resguardando los bienes muebles y/o inmuebles que tienen asignados los mismos.
2. ATRIBUCIONES
2.1 ORDINARIAS
a. Cuidar el orden y seguridad de las instalaciones, efectuando recorridos en las zonas asignadas.
b. Abrir y cerrar las instalaciones del edificio, as como las puertas de cada coordinacin y las que se le
requieren.
c. Controlar el ingreso y egreso de las personas, vehculos, mobiliario y equipo.
d. Velar porque los vehculos estacionados en su rea no sean daados.
e. Vigilar que ninguna persona, sin autorizacin, permanezca dentro de las instalaciones despus de la
jornada ordinaria de labores.
f. Verificar que al concluir la jornada de trabajo, las luces estn apagadas y que ventanas, puertas y llaves
de agua permanezcan cerradas.
g. Velar por la seguridad de los bienes inmuebles de la universidad.
h. Velar por el orden.
i. Realizar las funciones que le asigne el jefe inmediato superior.
2.2 PERIDICAS
a. Rendir informe de las anormalidades ocurridas durante el turno de trabajo.
b. Brindar seguridad en eventos culturales, deportivos.
c. Cuidar y dar seguridad a los vehculos de los funcionarios.
2.3 EVENTUALES
a. Cubrir turnos de emergencia.
b. Otras inherentes al puesto, que le asigne el jefe inmediato superior.
como con el Ministerio Publico, Organismos Judiciales, Polica Nacional Civil.
4. RESPONSABILIDAD
b. Por la seguridad de la universidad

a. Personal Externo
Diploma de Educacin Bsica, adiestramiento en forma de seguridad y defensa personal y dos aos en
el desempeo en puestos similares.
b. Personal Interno
Diploma de Educacin Bsica, adiestramiento en normas de seguridad y defensa personal y un ao en el

desempeo de puestos similares.
I. IDENTIFICACIN

PUESTO NOMINAL: Mensajero II CDIGO: 14.15.17
PUESTO FUNCIONAL: Mensajero
II. DESCRIPCIN

Trabajo de servicio que consiste en distribuir correspondencia y otros documentos dentro y fuera de la
Ciudad Universitaria, segn instrucciones recibidas.
2. ATRIBUCIONES
2.1 ORDINARIAS
a. Recibir, clasificar, sellar y ordenar la correspondencia geogrficamente, para su distribucin.
b. Llevar o recoger mensajes, paquetes, correspondencia y otros documentos, a pie, motocicleta o vehiculo
automotriz.
c. Hacer depsitos bancarios y recoger o entregar documentos de valor.
d. Solicitar de los destinatarios la constancia de recepcin de los documentos entregados.
e. Distribuir documentos y correspondencia dentro del campus universitario.
f. Entregar correspondencia a bancos y otras dependencias tanto externas como internas del campus
universitario y otros.
g. Trasportar valores y efectuar depsitos bancarios.
2.2 PERIDICAS
a. Pagar retenciones IGSS y cuota patronal en sus respectivas instalaciones.
b. Pagar colegiatura timbre de los profesionales al Colegio de Ciencias Econmicas
c. Cotizar proformas para compra de materiales.
d. Sustituir al mensajero interno cuando se necesite.
e. Otras inherentes al puesto, que le asigne el Jefe Inmediato Superior.
como con otras dependencias externas de la universidad que tengan relacin con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD

a. Personal Externo
Segundo ao bsico, licencia para conducir motocicleta y/o vehculo automotriz, segn lo requiera la
dependencia y un ao en la ejecucin de tareas relacionas con mensajera.
b. Personal Interno
Primaria completa, licencia para conducir motocicleta y/o vehiculo automotriz, segn lo requiera la
dependencia y dos aos como Mensajero I.
I. IDENTIFICACIN

PUESTO NOMINAL: Mensajero I CDIGO: 14.15.16
PUESTO FUNCIONAL: Mensajero
II. DESCRIPCIN
Trabajo de servicio que consiste en distribuir correspondencia y otros documentos en su dependencia y en

otras situadas dentro del campus de la Ciudad Universitaria.
2. ATRIBUCIONES
2.1 ORDINARIAS:
a. Recibir, clasificar, sellar y ordenar la correspondencia geogrficamente, para su distribucin.
b. Entregar o recoger mensajes, paquetes, correspondencia y otros documentos de las distintas oficinas.
c. Solicitar de los destinatarios las constancias o conocimientos de entrega de documentos.
d. Devolver a las oficinas de origen las constancias o conocimientos de entrega de documentos.
e. Entregar correspondencia a dependencias internas del campus universitario y otros.
f. Recoger en el Departamento de Contabilidad, oficios para la elaboracin de cheques voucher,
proveedores, Pago de nomina IGSS, Tesorera, colegio de CC.EE.
g. Recibir tiles de oficina, en el Departamento de Proveedura que sern utilizados para el
Departamento.
h. Entregar bolsas de informes de ingresos al Departamento de Contabilidad.
2.2 PERIDICAS
a. Efectuar algunas labores de oficina y atender telfono cuando se requiere.

b. Recibir y entregar nmina de cheques sueldos.
c. Recibir y entregar nmina de cheques becados.
d. Operar ocasionalmente equipo de fotocopiadora.
2.3 EVENTUALES
a. Repartir eventualmente documentos y correspondencia en reas fuera del campus universitario.

como con otras dependencias externas de la universidad que tengan relacin con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD

a. Personal Externo
Primaria completa, conocimientos de mensajera y un ao en la ejecucin de tareas relacionadas con el

puesto.
b. Personal Interno
Poseer primaria completa, y dos aos como Auxiliar de Servicios I.

I. IDENTIFICACIN

PUESTO NOMINAL: Auxiliar de Servicios I CDIGO: 14.05.16
PUESTO FUNCIONAL: Auxiliar de Servicios
II. DESCRIPCIN
Trabajo de servicio que consiste en realizar tareas relacionadas con limpieza, mensajeria y aquellas
auxiliares, manuales o mecnicas del rea de oficina.
2. ATRIBUCIONES
2.1 ORDINARIAS:
a. Barrer, lavar, trapear, pulir y desarrollar aquellas tareas necesarias para mantener la limpieza en las
reas de trabajo asignadas.
b. Sacudir, ordenar y trasladar mobiliario y equipo, materiales, maquinaria de diversa naturaleza, enseres y
cualquier objeto que se requiera.
c. Depositar la basura en los recipientes y trasladarla al rea respectiva.
d. Abrir y cerrar puertas y llaves de distribucin de agua que corresponda, y/0 estn asignadas al rea bajo
su responsabilidad.
e. Operar maquinas sencillas de reproduccin.
f. Mantener el equipo de oficina ordenado.
g. Preparar caf para el personal.
2.2 PERIDICAS
a. Realizar labores de mensajeria, cuando se requiera necesaria.
b. Cubrir en sustitucin de recepcin en periodo de almuerzo de la misma.
2.3 EVENTUALES
a. Realizar compras de bienes de consumo diario.
b. Realizar eventualmente tareas de mensajeria, llevando, entregando, recogiendo mensajes, objetos y
otros documentos.
Por la naturaleza de sus funciones deber mantener relacin estrecha con el personal de dependencia, as
4. RESPONSABILIDAD

a. Personal Externo
Primaria completa, conocimiento en el manejo de tiles y materiales de limpieza y seis meses en labores
de limpieza.
b. Personal Interno
Primaria completa, conocimiento en el manejo de tiles y materiales de limpieza y seis meses en labores
de limpieza.
I. IDENTIFICACIN

PUESTO NOMINAL: Profesional Contable CDIGO: 04.05.19
PUESTO FUNCIONAL: Pagador
II. DESCRIPCIN

Trabajo de Especializacin que consiste en analizar, dictaminar y registrar operaciones contables con
2. ATRIBUCIONES
2.1 ORDINARIAS
a. Recibir documentos para su anlisis, interpretacin y trmite.
b. Recibir solicitudes para revisin, anlisis y elaboracin de cheques.
c. Llevar control de cuentas corrientes y otros aplicando normas administrativas, financieras y contables.
d. Pagar cheques por medio del fondo fijo asignado.
e. Pagar complementos de sueldos.
f. Actualizar del libro auxiliar de bancos.
g. Elaborar exenciones de IVA.
h. Informar de cheques recibidos y pagados
2.2 PERIDICAS
a. Pagar cheques de sueldos por reposicin - semanal.
b. Elaborar planillas de liquidacin de sueldos y complementos pagadas, as como de fondo fijo
c. Pagar sueldos mensuales a las unidades acadmicas, administrativas y centros regionales.
d. Liquidar nminas de sueldos mensuales, diferidos, bono 14 y Aguinaldo.
e. Elaborar listados de cheques anulados y enviar a los Departamentos de Procesamiento de Datos y
Auditoria Interna.
f. Elaborar cheques por concepto de combustible mensual a funcionarios (Fondo fijo).
g. Informar de constancias de IVA extendidas, trimestralmente ante la SAT.
Continan atribuciones peridicas.
h. Recepcin de Estados de cuenta enviados por el Banco por manejo de la cuenta de fondo fijo, establecer
saldos, previo a la elaboracin de las conciliaciones bancarias.
i. Elaboracin de conciliacin bancaria mensual.
2.3 EVENTUALES
a. Ejecutar retenciones del ISR a las personas sujetas a este.
b. Asesorar compras que efectan las diferentes unidades administrativas, siempre y cuando se relacionen
con el fondo fijo.
c. Entregar circulares a las diferentes tesoreras de la universidad.
d. Pagar cheques sueldos por diferentes conceptos (diferido, bono 14 y aguinaldo).
4. RESPONSABILIDAD

a. Personal Externo
Contador Pblico y Auditor, con aprobacin de cursos especializados en el rea contable y tres aos en
labores relativas al rea contable.
b. Personal Interno
Contador Pblico y Auditor y cuatro aos en labores relativas al manejo y control de documentos
contables.
En ambos casos ser colegiados activos.

I. IDENTIFICACIN

PUESTONOMINAL: Receptor Pagador CDIGO: 04. 10.21
PUESTO FUNCIONAL: Profesional Contable
II. DESCRIPCIN

Trabajo tcnico que consiste en recibir y pagar fondos por diversos conceptos en la Caja Central de la
Universidad.
2. ATRIBUCIONES
2.1 ORDINARIAS
a. Analizar expedientes por orden de compra y sin orden de compra.
b. Atender al Pblico en General.
c. Emitir cheques y efectuar pago de viticos, gastos diversos tramitados por documentos pendientes y
reintegros.
d. Revisar que las facturas y otros documentos de comprobacin de pagos, estn debidamente legalizados
y completos.
e. Realizar pagos por medio de caja chica, documentos pendientes, y fondo fijo y preparar la liquidacin
respectiva.
f. Llevar control de cheques voucher de proveedores y reintegro de fondo fijo entregados a las tesoreras,
as como del pago de servicios brindados a la Universidad.
g. Manejar y custodiar el fondo fijo para documentos de Q100.01 a Q60, 000.00.
h. Liquidar el fondo fijo y caja chica.
i. Elaborar exenciones de IVA.
j. Pagar a Proveedores.
k. Entregar cheques a tesoreros de las diferentes unidades acadmicas, administrativas y centros
regionales.
l. Grabar cheques voucher de funcionamiento y privativos
m. Pagar indemnizaciones.
n. Realizar informe diario financiero del saldo pendiente de pago.
Continan actividades ordinarias
o. Efectuar clculo del Impuesto al Valor Agregado -IVA-, Impuesto Sobre la Renta -ISR-, en solicitudes
de compra.
p. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.2 PERIDICAS
a. Ejecutar informe de las exenciones de Impuesto al Valor Agregado -IVA-, trimestral.
b. Anular cheques que prescribieron, mensualmente.
c. Elaborar Fondo fijo semanalmente.
d. Realizar pagos por servicio telefnico mensualmente.
e. Conciliar mensualmente.
f. Elaborar informe de cheques en tesorera mensualmente.
g. Pagar Impuesto sobre la Renta
h. Pagar Timbre del Colegio de CC.EE.
i. Pagar Timbre del Colegio de Arquitectos.
j. Pagar Banco de los Trabajadores Mensual de prstamos.
k. Pagar Banco Banrural Mensual.
l. Elaborar formulario SIC-10 para reponer cheques de proveedores.
2.3 EVENTUALES
a. Informar cheques pagados por voucher (verificacin de cheque; cuenta, monto, valor).
b. Informar el saldo bancario de la cuenta que est a cargo, contra extracto bancario.
c. Realizar notas de reparo por expedientes que no llenan los requisitos fiscales y los internos.
d. Liquidar Fondo Fijo.
e. Pagar cheques por descuentos judiciales por alimentacin.
f. Otras inherentes al puesto, que le asigne el jefe inmediato superior.
g. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
como con otras dependencias externas como Colegio de CC.EE. y Colegio de Arquitectos, Bancos Privados
y del Estado, que tengan relacin con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD

a. Personal Externo
Perito Contador, Perito en Administracin Publica o Perito Contador con especialidad en computacin
comercial y dos aos en tareas relacionadas con recepcin de fondos.
b. Personal Interno
Titulo de nivel medio y tres aos en tareas relacionadas con recepcin de fondos.
I. IDENTIFICACIN

PUESTO NOMINAL: Oficinista III CDIGO: 12.05.58
PUESTO FUNCIONAL: Oficinista III
II. DESCRIPCIN

Trabajo de oficina que consiste en dirigir y ejecutar trmites administrativos, acadmicos y legales y/o
tareas variadas y complejas que requieren experiencia y conocimiento en un rea especifica.
2. ATRIBUCIONES
2.1 ORDINARIAS
a. Revisar cheques de sueldos en lo que se refiere a reposiciones, complementos IGSS, extraviados y
revocados.
b. Observar que los documentos que se reciben y tramitan, cumplan con las leyes, reglamentos y dems
disposiciones universitarias.
c. Analizar y preparar respuesta de expedientes y/o documentos especiales de diversa naturaleza y su
entrega para revisin y aprobacin.
2.2 PERIDICAS
a. Controlar y revisar nominas con sus respectivos cheques de sueldos, Nominas de cheques de Becados
de Rectora y USAC-USAID, complementos normales y extraordinarios de sueldos, prestaciones.
b. Controlar ingresos y egresos de las Escuela de Ciencias Lingsticas para la transferencia mensual
correspondiente.
c. Elaborar y mecanografiar circulares, informes, reportes y otros.
d. Atender personal o telefnicamente a funcionarios, catedrticos, estudiantes y pblico en general,
proporcionando informacin que soliciten u orientar en el trmite y requisitos legales a cumplir.
e. Revisar, controlar y/o archivar la documentacin procesada.
2.3 EVENTUALES
a. Tramitar la papelera para cheques extraviados de sueldos para su respectiva solicitud de reposicin.
b. Apoyar a personal de matricula para grabacin de recibos de pago.
4. RESPONSABILIDAD

a. Personal Externo
Ttulo de nivel medio, conocimientos de computacin y tres aos en la ejecucin de trabajo de oficina,
que incluya trmites administrativos.
b. Personal Interno
Poseer titulo de nivel medio, conocimientos de computacin y dos aos como oficinista II o Secretaria
II.
I. IDENTIFICACIN

PUESTO FUNCIONAL: Encargada de Emisin de Cheques Voucher
II. DESCRIPCIN

2. ATRIBUCIONES
2.1 ORDINARIAS
documentos.
c. Atender personal o telefnicamente a pblico que realiza trmites de la dependencia.
e. Revisar Expedientes de cheques voucher que se trasladan del Departamento de Contabilidad a Caja
Central.
f. Ejecutar la emisin de cheques Fondos Privativos y de Gastos de Funcionamiento (Fondo Fijo,
Documentos Pendientes, Proveedores, Indemnizaciones, Viticos, Ayudas Becarias, Ayuda Econmica,
Servicios Profesionales).
g. Elaborar Planilla de cheques.
h. Ejecutar la Planilla Electrnica
i. Certificar cheques.
j. Archivar oficios y planillas de listado de oficios.
k. Enviar original y copia del voucher y documentos de respaldo al Departamento de Contabilidad y
Auditoria.
l. Trasladar cheques voucher al Receptor Pagador del Departamento de Caja.
2.2 PERIDICAS
a. Elaborar Planilla de Transacciones Voluminosas.
b. Ejecutar la emisin de cheques de Sindicato de Trabajadores de la Universidad, Plan de Prestaciones,
Banco de los Trabajadores, Banrural, Tesorera Nacional, Colegios Profesionales, Descuentos
Judiciales, Tasas Estudiantiles, Indemnizaciones.
c. Archivar cheques anulados.
d. Archivar Planillas provenientes del Departamento de Contabilidad.
e. Realizar Back-up de Programa de cheques.
2.3 EVENTUALES
a. Realizar emisin de cheques de ayuda funeraria y prestaciones, Pstumas.
b. Elaborar formulario SIC-10 de cheques voucher con y sin reposicin por anulacin.
4. RESPONSABILIDAD

a. Personal Externo
Poseer ttulo de nivel medio, conocimientos de computacin y un ao en ejecucin de labores de oficina

afines al puesto.
b. Personal Interno
Poseer ttulo de nivel medio, conocimientos de computacin y seis meses en ejecucin de labores de
oficina.

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

DIRECCION GENERAL FINANCIERA

Aprobado por Acuerdo de

Guatemala, agosto de 2006

Lic. Estuardo Glvez Barrios

Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo

Lic. Carlos Ren Sierra Romero

Dr. Jorge Solares Aguilar

Lic. Olmedo Espaa Caldern

Lic. Miguel Angel Lira Trujillo

Lic. Gerardo Arroyo Cataln

Msc. Eduardo Enrique Sacayn Manzo

Ing. Edgar Ponce Villela

Msc. Milton Antonio Herrera Orozco

Divisin de Desarrollo Organizacional

Por lo que se considera indispensable la elaboracin de dicho instrumentos como una

Facilitar la comprensin de los objetivos, funciones y organizacin actual de la

Definir las atribuciones y responsabilidades de cada puesto de trabajo a fin de evitar el

Asegurar y facilitar al personal la adecuada realizacin de las labores encomendadas para

El presente Manual de Organizacin del Departamento de Caja contiene: Base Legal,

EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA,

El Departamento de Caja es una dependencia de la Direccin General Financiera que

IV. BASE LEGAL

El departamento de Caja nace como seccin adscrita a la hoy Direccin General

Se creo el Reglamento de Administracin Estudiantil aprobado por el Consejo Superior

Se implanto el Sistema General de Ingresos SGI- aprobado por Acuerdo de Rectora

Ser el Departamento encargado de brindar, a estudiantes, docentes, profesionales y

Ser la Dependencia lder, entusiasta, interdisciplinaria con personal multiprofesional,

(1)-Elaborado por personal del Departamento de Caja

b. Custodiar fondos oficiales, cheques, valores, documentos y otros que forman el

b. Ejercer el control auxiliar de las cuentas de depsitos de ahorro y monetarios que se

d. Constituirse responsable del Control de Cuentas Corrientes de Matricula Estudiantil,

e. Centralizar el control de pagos de sueldos, gastos y otros necesarios para el

b. Efectuar cobros por diversos conceptos (matricula, equivalencias, reconocimiento de

De Control de Cuentas Corrientes:

b. Atender gestiones de reingreso de pagos de mas, efectuados por los interesados.

c. Cancelar matriculas de estudiantes a quienes se les ha eximido de pago y aquellos

De Control de Cuentas Bancarias:

b. Controlar movimientos de cuentas bancarias por transferencias entre cuentas, pago de

La Direccin General Financiera esta constituida por los Departamentos de Presupuesto,

Estructuralmente el Departamento de Caja esta formado por la Jefatura, Subjefatura,

La Dependencia por su estructura organizativa se compone de tres Coordinaciones las

La Coordinacin Administrativa en esta se llevan a cabo diferentes actividades como el

La Coordinacin de Egresos se faculta para la emisin y pago de cheques voucher a

Es la encargada de percibir todos los ingresos de formas que se utilizan en la institucin, as

b. Facilitar de manera fcil, rpida solvencia de matricula anual o consolidada.

c. Manejar el Libro Auxiliar de Bancos con el mayor recurso ptimo computarizado.

d. Aprovechar los recursos financieros, tecnolgicos y materiales para ofrecer los

Consolidar todos los recursos financieros aprovechndolos de manera eficiente y ptima

b. Manifestar en forma precisa y objetiva el resumen y existencias de las formas oficiales.

c. Crear un ambiente agradable de los servicios que brinda el departamento al pblico en

d. Visualizar el reluciente lugar de trabajo por los servicios de seguridad y limpieza as

a. Registrar cuentas bancarias, de ahorros y monetarios que opera la Administracin

b. Suministrar disponibilidad de presupuesto a los diferentes movimientos que estn

c. Preparar en forma mensual ante la Contralora General de Cuentas el Modelo P, de las

d. Atender a nivel general, con la recepcin de documentos internos y externos de la

e. Enviar y recibir correspondencia de las diferentes unidades acadmicas y administrativa

c. Centralizar el cobro por diversos conceptos a manera de poder controlar, registrar de

a. Entregar cheques a tesoreras de las unidades Acadmicas y Administrativas como pago

b. Emitir cheques voucher con el fin de ejecutar pagos a diferentes portadores.

c. Llevar la recepcin de cheques sueldos, cheques de becados, en forma peridica, para

Coordinacin de Coordinacin Coordinacin de