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SUIVI ET PERSONNALISATION
Manuel dutilisation
Anne RACINE
SOMMAIRE
SUIVI DE REALISATION......................................................................................................................... 47
Objectifs : Pour atteindre les objectifs du projet, il faut effectuer un certain nombre de tches.
Dure : Le projet dans sa globalit a des contraintes de dlai, par consquent, il faut dterminer la dure
des tches pour respecter ce dlai. De plus, chacune des tches peut tre soumise des contraintes de
dure, de date, dordre dexcution.
Ressources : Les ressources sont les lments ncessaires pour raliser les tches. Elles peuvent tre
des ressources de type travail ou de type matriel. Elles permettent dvaluer la dure et le cot des
tches.
Microsoft Project aide grer la relation entre ces lments, en calculant les donnes dductibles des
donnes saisies, en organisant les donnes sous forme de tableaux, en gnrant des graphes, afin de
faciliter loptimisation de la planification et le suivi du projet, tout en respectant les contraintes.
1.2 PERT
1.2.1 PRINCIPE
La mthode PERT permet de calculer le meilleur temps de ralisation d' un projet et d'tablir le planning
correspondant. Elle consiste reprsenter les diffrentes tapes du projet de manire identifier les
tches dterminant le dlai total du projet, et la souplesse dont on dispose sur les autres.
Par exemple :
Liste :
Tche 1 : Casser les ufs
Tche 2 : Battre les ufs
Tche 3 : Tamiser le sucre
Tche 4 : Mlanger oeufs et sucre
Dpendances :
La tche 2 ne peut tre excute avant que la tche 1 ne soit termine.
La tche 4 ne peut tre excute avant que les tches 2 et 3 ne soient termines.
Dure :
Tche 1 : 1 minute
Tche 2 : 3 minutes
Tche 3 : 5 minutes
Tche 4 : 4 minutes
ufs
casss
Tche 2
Tche 1 2
3 minutes
1 minute
0 5 9
Dfinitions :
Marge libre = retard que peut prendre une tche sans affecter la date de dbut de ses successeurs, ou du
projet, si la tche na pas de successeur.
Marge totale = retard que peut prendre une tche sans affecter la date de fin du projet.
Chemin critique = succession des tches dont la marge totale est nulle. Tout retard pris sur une des
tches du chemin critique entrane un retard de la fin du projet. La dure du chemin critique dtermine la
dure du projet.
Mode de calcul :
INITIALISATION DU PROJET
Menu Fichier
Item Enregistrer ou Enregistrer sous.
On saisit alors le nom du fichier. Par la suite, quand vous enregistrerez votre projet, MS Project
vous demandera si vous souhaitez lenregistrer avec une planification initiale. Tant que vous ntes pas
parvenu un tat relativement stable du planning, il nest pas ncessaire denregistrer avec une
planification initiale.
Si lon souhaite spcifier un comportement particulier du fichier, il faut cliquer sur le bouton
Options. La bote de dialogue suivante apparat :
- Crer une copie de sauvegarde : Une copie de sauvegarde, dextension .bak est cre
automatiquement lenregistrement du fichier et permet de conserver chaque fois la version antrieure du
fichier, au cas o des modifications malencontreuses auraient t enregistres.
- Mot de passe protgeant le document : Le mot de passe est ncessaire pour lire le document,
- Mot de passe permettant laccs en criture : Le mot de passe est ncessaire pour enregistrer des
modifications sur le document sans modifier son nom de fichier,
- Lecture seule recommande : A louverture du fichier, lutilisateur se verra recommander par le systme
une ouverture en lecture seule.
Menu Outils
Item Modifier le temps de travail
- Liste Pour : Si lon utilise un calendrier unique pour le projet, il est plus simple de
modifier un des calendriers proposs. Si lon a cr dautres calendriers (voir bouton
Crer) , ils apparaissent dans cette liste droulante.
- Ajouter des jours chms (par exemple le 8 mai) : cliquer sur la case du jour, et
activer loption Chm.
- Modifier le temps de travail pour un jour de la semaine (par exemple, tous les
vendredi aprs-midi, la journe se termine 16h) : cliquer sur len-tte de la colonne
( V pour vendredi), et modifier les heures de travail dans les champs De : et A :
- Pour rendre ouvr un jour chm : Slectionner le jour ou la semaine, et activer
loption Ouvr hors dfaut.
- Pour rtablir les horaires et jours chms enregistrs par dfaut dans MS Project :
Slectionner le jour ou la semaine, et activer loption Par dfaut.
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REALISATION DU PLANNING
Pour ces tapes, on se place sur laffichage Diagramme de GANTT, qui est celui propos par dfaut par
MS Project. Pour sy placer, cliquer sur licne correspondante dans la barre verticale des affichages,
gauche de lcran ou :
Menu Affichage
Item Diagramme de GANTT
La barre des affichages se masque et saffiche par clic droit gauche de lcran, Item Barre Affichage.
Henry Laurence GANTT (1861-1919) : Ingnieur amricain qui prolongea laction de Taylor en
dveloppant laspect social de lorganisation du travail.
Si la dure des tches nest pas de lordre de la journe (beaucoup plus long ou beaucoup plus
court), il est possible de modifier lchelle de temps du diagramme.
Vocabulaire :
a) Se placer sur la tche signifie slectionner la case du libell de la tche dans le tableau gauche
de lcran. Se placer sur la barre de tche signifie positionner le curseur sur la barre reprsentant la
tche dans le graphe droite de lcran.
b) Pour slectionner plusieurs tches conscutives dans le tableau de tche, il suffit de faire glisser le
curseur. Pour slectionner plusieurs tches non conscutives, il faut maintenir la touche Ctrl du clavier
appuye pendant que lon slectionne les diffrentes tches.
Se placer sur la premire case du tableau, saisir le libell (ou nom) de la tche et sa dure. La dure est
par dfaut en jour, mais on peut saisir dans lunit que lon souhaite, par exemple : 2 m pour 2
minutes, 1,5 s pour une semaine et demie, 15h pour 15 heures. La barre de la tche apparat dans
le diagramme, de longueur proportionnelle la dure de la tche.
Une dure de 10 jours est compte en jours ouvrs ; elle quivaut une dure saisie sous la forme
2 semaines (dans le cas o lon a 2 jours chms par semaine).
Pour insrer une tche avant une tche dj saisie, on se place sur la tche dj saisie puis :
- On appuie sur la touche [Inser] du clavier
- Ou Menu Insertion
Item Insrer une tche
Si lon appuie sur la touche [Suppr] du clavier, quelle que soit la case slectionne, cest la
tche entire qui est supprime. Pour ne supprimer que le contenu de la case slectionne, il
faut appuyer simultanment sur les touches [Shift] et [Suppr].
Pour dplacer la tche, il faut slectionner la ligne entire dans le tableau (et non une cellule unique) en
cliquant sur le numro gauche de la tche. Toute la ligne apparat alors slectionne. Ensuite on peut
utiliser :
- Les raccourcis clavier : [Ctrl X] sur la tche dplacer, puis, positionnement sur la tche au-dessus de
laquelle ou souhaite placer la tche slectionne, puis [Ctrl V]. MS Project cre automatiquement la
ligne pour la tche dplace.
- La souris : positionnement du curseur sur la ligne de la tche, de manire ce que le curseur ait une
forme de flche, puis, le clic gauche maintenu, glissement de la tche jusqu la position souhaite,
- Le menu Edition : Items Couper la tche puis Coller la tche.
La dure des tches dun projet peut tre dun ordre diffrent du jour (des heures ou au contraire des
semaines). Dans ce cas, il est prfrable de modifier lunit de dure par dfaut de MS Project dans les
options de la manire suivante :
Menu Outils
Item Options
Onglet Prvisions
Cette modification sera prise en compte pour les tches venir et non pour celles dj saisies.
Il faudra dans ce cas modifier galement lchelle de temps du diagramme de GANTT (double-clic sur
len-tte des colonnes du diagramme ou Menu Format, Item Echelle de temps).
Outre le libell et la dure, la tche peut avoir diffrentes caractristiques, que lon peut afficher dune des
manires suivante :
- Clavier : [Shift F2],
- Double-clic sur la tche,
- clic droit sur la tche, Item Informations sur la tche,
- se placer sur la tche puis Menu Projet, Item Informations sur la tche,
- se placer sur la tche, et cliquer sur le symbole :
Longlet Remarques correspond un pense-bte positionn sur la tche, que lon peut ventuellement
faire afficher (cf. Aspect des barres de tches).
La tche prcdente devient tche rcapitulative, le texte de la tche est en retrait par rapport ses
tches filles .
Pour afficher ou non les tches filles dune tche rcapitulative, on clique sur le + ou le prcdant le
libell de la tche.
Pour afficher le dtail de lensemble des tches du projet, on clique sur le symbole :
Une tche insre est par dfaut au mme niveau que la tche au-dessus : si lon insre une tche
la suite dune tche subordonne, la tche insre sera subordonne elle aussi. Il est alors possible de la
sortir de la tche rcapitulative en la rhaussant.
Menu Insertion
Item Tche rptitive
Dans lexemple ci-dessus, le comit de pilotage aura lieu le lundi, tous les 15 jours, et durera une demi-
journe. Il y en aura jusqu la fin du projet.
Si lon souhaite quil ny ait que 5 comits de pilotage, on choisira loption Fin aprs et on slectionnera le
nombre 5.
3.3.2.3 Jalon
Un jalon est une tche affiche de manire particulire, comme une tape dterminante du projet.
Par dfaut, toute tche ayant une dure nulle est considre comme un jalon par MS Project.
Pour afficher comme jalon une tape de dure non nulle :
- Afficher les informations de la tche (cf. Saisie de tches),
- Onglet Confirm
- Cocher la case Marquer la tche en tant que jalon.
3.3.3 CONTRAINTES
3.3.3.1 Dates
Par dfaut, les dates de dbut et de fin dune tche sont calcules par MS Project, mais il peut y avoir une
contrainte de date forte sur une tche.
Si lon saisit directement la date de dbut dans la colonne Dbut du tableau, MS Project considre
que la tche est soumise la contrainte Dbut au plus tt le de la date saisie.
Si lon saisit directement la date de fin dans la colonne Fin du tableau, MS Project considre que la
tche est soumise la contrainte Fin au plus tt le de la date saisie.
Dautres contraintes existent. Pour imposer une contrainte de date une tche :
- Afficher les informations de la tche,
- Onglet Confirm
- Slectionner dans la liste Type de contrainte : Dbut au plus tt le , Fin au plus tard Le ,
Le plus tard possible , etc. Puis slectionner si ncessaire la date de la contrainte dans le
calendrier de la liste Date de la contrainte.
Le code WBS (Work Breakdown Structure) est affect automatiquement par MS Project en onction
de la hirarchie et de lordre de saisie des tches. Il peut tre saisi dans loptique dorganiser les
tches selon une structure personnalise.
Dans MS Project 2000, la liste Echance permet de slectionner une date de fin pour la tche. Cette
date nest pas applique comme une contrainte par MS Project, mais entrane laffichage dun signal
sur le diagramme date dchance.
3.3.3.2 Interdpendances
Le fait quune tche doit imprativement attendre quune (ou plusieurs) tche soit termine pour
commencer peut se saisir de diffrentes manires :
- Afficher les informations de la tche, Onglet Prdcesseurs,
- Slectionner les 2 tches dpendantes, et appuyer sur [Ctrl F2] ou cliquer sur le symbole :
Dans ce cas, la tche prcdente est forcment la premire dans lordre de slection.
Une flche de lien est alors affiche sur le diagramme entre les 2 tches.
La tche successeur doit commencer un laps de temps aprs la fin de la tche prdcesseur, il
sagit alors dun retard. Par exemple, pour peindre la deuxime couche de peinture, je dois attendre
25h aprs la fin de la pose de la premire. Il sagit dun lien Fin Dbut avec retard positif.
La tche successeur doit commencer avant la fin de la tche prdcesseur, il sagit alors dune
avance (Retard ngatif). Par exemple, je peux commencer la traduction dun document avant la fin
de sa rdaction. Dans ce cas, je commencerai la tche de traduction en avance, par exemple une
fois quil me restera 75% de la tche de rdaction (cf. cran ci-dessous).
3.3.3.3 Priorit
La priorit dune tche est prise en compte par MS Project lors de laudit des ressources : elle permet de
savoir quelles sont les tches qui peuvent tre retardes plutt que dautres pour viter la surcharge dune
ressource.
La priorit dune tche se dfinit dans la bote Informations de la tche, Onglet Gnral, Liste ou valeur
Priorit.
Une tche fractionne est une tche qui sinterrompt pour reprendre ultrieurement : par exemple, la
ressource charge de cette tche est en cong maladie. En automatique, MS Project peut utiliser le
fractionnement des tches pour viter quune ressource soit sur-utilise : une des tches de la ressource
est alors suspendue, pendant la priode de la surcharge.
Le type de tche va permettre MS Project dajuster les paramtres de la tche en fonction des
modifications qui peuvent tre effectues.
Le type de tche est pris en compte uniquement si des ressources sont affectes aux tches.
Capacit fixe : Le taux daffectation des ressources est fixe mme si lon modifie dautres paramtres.
Dure fixe : La dure de la tche ne peut tre modifie, si lon modifie laffectation des ressources ou le
travail.
Travail fixe : Le travail est invariable en fonction des autres paramtres.
Option Pilote par leffort : Cette option permet de dfinir si le niveau daffectation peut bouger ou
non.
Par exemple : Le travail dune tche de 3 jours effectue par une ressource affecte temps plein et deux
ressources affectes mi-temps se calcule de la manire suivante :
TRAVAIL = 3 jours x (1 + 2 x 0,5) = 6 jours.hommes.
Selon le type de la tche et loption, MS Project connat son degr de libert pour ajuster les paramtres
de la tche (dure, affectation des ressources, travail) en respectant les contraintes fixes par lutilisateur.
Par exemple, une tche de 4 jours est affecte 2 personnes 100%. Son travail est donc de 8
jours.hommes. Je supprime une ressource :
- Si cette tche est capacit fixe pilote par leffort ou travail fixe, alors la dure passe 8 jours, le
travail est conserv.
- Si cette tche est dure fixe non pilote par leffort, le travail passe 4 jours.hommes,
- Si cette tche est dure fixe pilote par leffort, laffectation de la ressource restante passe 200%.
Police :
La police dune tche du tableau de tches se modifie en slectionnant les cases de texte souhaites
dans le tableau, menu Format, Item Police. Pour modifier la police dans son ensemble, on accde au
menu Format, Item Style du texte.
Aspect de la barre :
Pour modifier laspect dune barre de tche, il faut se placer sur la barre de tche et double-cliquer, ou
cliquer droit, Item Mise en forme de la barre.
On peut ainsi mettre en vidence une tche particulire par sa couleur, insister sur limportance de sa fin
en modifiant lextrmit de fin, dans la bote de dialogue suivante, item Forme de la barre :
Litem Texte de la barre, permet de visualiser sur le diagramme des informations sur les tches, autres
que les ressources affectes, par exemple le travail.
On peut souhaiter modifier laspect de toutes les barres du diagramme en fonction de leur type (jalon,
tche critique, rcapitulative, etc.) :
Menu Format
Item Style des barres
Un style de barre dfini pour une tche spcifique est prioritaire sur le style dfini pour lensemble des
tches ce qui signifie quen modifiant le style densemble, on ncrase pas le style particulier dune tche.
Il est plus simple de passer par lassistant du diagramme de GANTT en cliquant sur le symbole.
Pour afficher les marges dans le diagramme de GANTT, on peut ajouter dans le texte de la barre la
marge libre (cf. ci-dessus, Style des barres) ou utiliser un affichage prdfini :
Menu Affichage,
Item Plus daffichages,
Slectionner Gantt relatif aux marges , bouton Appliquer.
Cet affichage est surtout utile pour visualiser les liens de dpendance entre les tches lorsque ceux-ci
sont complexes.
Lorganigramme des tches affiche par dfaut le chemin critique en rouge. Pour afficher lorganigramme,
on se place dans le Menu Affichage, Item Organigramme des tches. Les options daffichage peuvent tre
modifies en cliquant sur le Menu Format, Item Style des cases. On peut notamment afficher les marges
pour chaque tche.
Atteint par le menu Affichage, item Calendrier, cet affichage permet davoir une vision des tches jour par
jour. Par un double-clic sur len-tte du jour, on affiche le dtail des tches se droulant pendant cette
journe.
On revient au diagramme de GANTT par le Menu Affichage, Item Diagramme de GANTT.
Les tris, filtres et groupes permettent dajuster laffichage des informations du projet en fonction des
besoins, sans modifier le contenu du projet.
3.6.1.1 Tri
Menu Projet
Item Trier
Item Trier par
Dans lexemple ci-dessus, les tches seront classes de la plus lourde en charge la moins lourde, et
pour 2 tches de mme charge, de la plus longue la moins longue.
Si loption Garder la structure du mode plan est coche, les tches filles sont tries lintrieur de leur
tche mre, sinon, ce lien entre tches est ignor.
Si loption Renumrotation permanente des tches est coche, les numros des tches seront attribus
en fonction de ce tri, et il ne sera plus possible de revenir la numrotation initiale, sauf dcocher
loption et dplacer les tches manuellement .
Si loption Renumrotation permanente des tches na pas t coche, on peut revenir au tri initial en
triant les tches par N ou par le bouton Rtablir de la bote de dialogue Trier.
3.6.1.2 Filtre
Le filtre permet de nafficher que certaines tches.
Menu Projet
Item Filtrer pour
Item Plus de filtres,
Slectionner le filtre souhait, puis cliquer sur Appliquer.
3.6.1.3 Groupe
Le groupe permet dafficher ensemble les tches ayant des caractristiques communes..
Menu Projet
Item Regrouper par
Item Plus de groupes,
Slectionner le groupe souhait, puis cliquer sur Appliquer.
Une fois les ressources dfinies, cette option de regroupement permet dafficher les informations relatives
un groupe de ressource, par exemple le cot ou le travail cumul des ressources appartenant au groupe
Expert .
3.6.2 VISUALISATION
3.6.2.3 Affichages
Tant quaucune ressource na t affecte aux tches, les seuls affichages intressants sont le
diagramme de GANTT, lorganigramme des tches et le calendrier.
Des variantes de ces affichages (par exemple Diagramme de GANTT relatif aux marges) peuvent tre
visualises :
Menu Affichage
Item Plus daffichages.
Dans Project 2000, pour afficher la dfinition dune colonne, positionner le curseur sur len-tte de la
colonne (sans cliquer), un lien vers laide apparat.
Menu Affichage
Item Table
Item Nom de la table .
Ou pour afficher une table ne faisant pas partie des tables proposes par dfaut :
Menu Affichage
Item Table
Item Plus de tables.
Une personnalisation de la table par ajout ou suppression de colonne est enregistr dans le projet par
MS Project. Pour rtablir les affichages par dfaut, il faut utiliser la fonction dorganisation : Bouton
Organiser de la bote de dialogue Plus de tables. On reviendra la situation initiale en supprimant la
table modifie de la liste des tables du projet en cours.
3.6.3 IMPRESSION
Il est possible dajouter des informations en en-tte et en pied de page du document imprim :
Menu Fichier
Item Mise en page
Onglets En-tte et Pied de page.
Dans lexemple, cest le nom du fichier qui sera imprim en tte de page.
- Longlet Lgende permet de modifier le cartouche imprim par dfaut par MS Project, qui
contient notamment la signification des tches. Pour ne pas avoir de lgende imprime, il suffit
de cocher dans Lgende sur : loption Aucune page.
- Les onglets Page et Marge ne diffrent pas de ceux des autres applications Microsoft (Word et
Excel par exemple).
Dans la bote de dialogue Imprimer, vous pouvez dfinir la plage de dates imprimer, et imprimer ainsi 1
jour avant la date de dbut de projet, par exemple.
Pour faire tenir le diagramme de GANTT sur la longueur, on peut jouer sur la mise lchelle de longlet
Page de la bote de dialogue Mise en page. Mais il est souvent ncessaire de modifier lchelle de temps.
On pourra notamment jouer sur la largeur des colonnes de temps :
Menu Format
Item Echelle de temps
Onglet Echelle de temps
Modifier la valeur du champ Elargir.
- Pour copier uniquement une partie de la planification, slectionner auparavant les tches copier.
- Option Pour laffichage : copie des informations telles qu' elles apparaissent l'cran en conservant la
mise en forme et la couleur,
- Option Pour limpression : copie des informations telles qu' elles apparaissent limpression, en noir et
blanc,
- Option Dans un fichier image GIF : cre le fichier image .gif,
- Option Telle qu' l'
cran : copie uniquement les tches affiches lcran.
- Option Lignes slectionnes : copie toutes les lignes slectionnes.
- Pour rduire la zone de temps copier taper ou slectionner une date de dbut et de fin dans les zones
De et . Il peut tre ncessaire dans ce cas de reprendre lchelle de temps pour avoir un affichage plus
adapt.
Pour exporter les informations sur les tches (puis ultrieurement les ressources et les cots) vers Excel,
il suffit denregistrer le projet au format Excel, en prcisant les donnes souhaites :
Menu Fichier
Item Enregistrer sous
Type de fichier = Classeur Microsoft Excel (*.xls)
Puis bouton Enregistrer
Un mappage est un format dexportation ou dimportation : il dfinit quelles sont les donnes exporter
et dans quel ordre, vers Excel, ou une autre application (on peut enregistrer de la mme manire le projet
au format HTML ou Access).
Par exemple, le mappage Table dexportation des tches comprend toutes les colonnes dinformations
sur toutes les tches. Il est possible de personnaliser lexport dans la bote de dialogue Mappage
dexportation(cf. le paragraphe sur la personnalisation).
MS Project peut crer des graphes dans Excel. On accde cette fonction de la manire suivante :
Menu Affichage
Item Barre doutils
Item Analyse
On clique ensuite sur le bouton Analyser les donnes chronologiques dans Microsoft Excel :
L'Assistant Analyse des donnes chronologiques souvre alors et mne louverture dun fichier Excel qui
prsente les informations (par exemple le travail et les cots) relatives chaque tche ou ressource jour
par jour.
3.6.6 RAPPORTS
Les rapports de MS Project permettent dimprimer uns synthse du projet sous un certain angle.
Menu Affichage
Item Rapports
Les rapports peuvent tre personnaliss : par exemple on peut y ajouter des donnes (totaux) ou changer
lchelle de temps. Les rapports servent essentiellement limpression.
COUTS ET RESSOURCES
Pour crer les ressources, il faut se placer dans le tableau des ressources.
Menu Affichage
Item Tableau des Ressources
Menu Affichage
Item Table
Item Entre.
Dans la colonne Nom de la ressource, saisir le nom de la ressource, puis dans cette ligne, toutes les
informations sur la ressource.
Les initiales de la ressource permettent de gagner de la place sur les affichages.
On peut accder aux informations sur la ressource comme aux informations sur la tche, de 3 manires :
- En double-cliquant sur la ressource dans le tableau,
- En cliquant droit sur la ressource, Item Informations sur la ressource,
- Une fois la ressource slectionne en cliquant sur le symbole :
Types de ressource :
- Travail : il sagit dune personne, dune quipe ou dquipement (matriel rutilisable).
- Matriel : la ressource est consomme pendant le projet. Elle ne dpend pas de la dure de la
tche, et ne produit aucun travail, par exemple de la peinture ou un voyage.
Le type de ressource nest accessible que depuis la version MS Project 2000.
Capacit max :
La capacit est indiquer pour les ressources de type travail uniquement. Elle correspond au nombre
d'units disponibles pour cette ressource sous la forme d'
un pourcentage.
Par exemple, si on a saisi une ressource cuisiniers et 300% , cela signifie que si trois cuisiniers
travaillent 100% en mme temps, il ny a pas de surutilisation de la ressource cuisiniers . Cela
quivaut saisir 3 ressources cuisinier 100%.
Si lon prfre, un affichage de la capacit sous forme dcimale est possible : Menu Outils, Item
Option, Onglet Prvisions, Option Afficher les units daffectation en :.
Etiquette matriel :
Ltiquette est une indication de la mesure utilise. Pour de la peinture, par exemple, on saisira : Litre
ou seau 5 l .
Groupe :
Le groupe permet des facilits daffichage : tris, filtres et regroupements et dafficher des donnes
cumules pour un groupe de ressources de mmes caractristiques, par exemple le travail ou le cot de
toutes les ressources du groupe peintres .
Le groupe est identifi par son libell : 2 ressources dont le groupe a le mme nom appartiennent au
mme groupe.
Calendrier spcifique :
Si certaines ressources ne travaillent pas selon le calendrier du projet (cf. Calendrier du projet), il est
possible de leur affecter un calendrier particulier. Par exemple si plusieurs personnes ne travaillent pas le
mercredi, il est possible de dfinir un calendrier 4/5 mer (Menu Outils, Item Modifier le temps de
travail).
Il suffit alors de slectionner le calendrier 4/5 mer pour chaque ressource laquelle il convient.
Temps travaill :
Pour saisir des congs ou un calendrier qui ne sera utilis que par une personne, il est plus adapt de
modifier le temps de travail de la ressource sans lui crer de calendrier :
Informations sur la ressource
Onglet Temps travaill.
Cots :
Il existe un cot standard, proportionnel la dure de la tche et au taux daffectation de la ressource la
tche, et un cot par utilisation, indpendant de la dure de la tche, et imput pour chaque affectation de
la ressource une tche (cf. Cots).
Pour affecter les ressources aux tches, il faut revenir sur le diagramme de GANTT.
Menu Affichage
Item Diagramme de GANTT
Une fois plac sur la tche laquelle affecter une ou plusieurs ressources, on peut procder dune des
manires suivantes :
- Ouvrir la bote Informations sur la tche, Onglet Ressources,
- Appuyer sur [Alt F10]
- Cliquer sur le symbole :
Slectionner la ressource dans la liste et cliquer sur Affecter. Dans la colonne Units, saisir le taux
daffectation. Dans lexemple, Jacques Durand ne travaillera qu mi-temps sur la tche. Il pourra tre
affect mi-temps sur une autre tche simultane sans tre en surcharge.
Il est prfrable daffecter les ressources aux tches subordonnes quaux tches rcapitulatives, mais
les deux sont possibles.
A prsent que des ressources sont affectes aux tches, le type de tche prend toute son
importance (cf. Type de tches) : par exemple la dure des tches capacit ou travail fixe est
modifie par MS Project en fonction du nombre de ressources affectes.
Le tableau dutilisation des ressources permet de visualiser laffectation des tches aux ressources.
Menu Affichage
Item Utilisation des ressources
Par dfaut, cest le travail de chaque ressource par jour qui est affich dans la partie droite du tableau. Il
est possible dajouter ou de supprimer des lignes (cot, surutilisation, etc.) :
- en cliquant droit sur le tableau droite, et en slectionnant / dslectionnant les lignes souhaites,
- ou par le menu Format Item Dtail.
On peut afficher les informations sur laffectation en slectionnant une ligne de tche, de la mme
manire quon visualise les informations dune tche ou dune ressource :
On peut modifier laffectation des tches aux ressources en procdant de la manire suivante :
- Slectionner la tche en cliquant sur la zone grise sa gauche.
- La dplacer dune ressource vers une autre avec la souris.
On peut galement mettre jour lavancement dune tche dans la colonne % Achev.
4.2 TRAVAIL
Le travail fourni pour chaque tche peut tre affich dans le tableau du diagramme de GANTT :
Menu Affichage
Item Table
Item Travail.
Menu Affichage
Item Table
Item Utilisation ou Travail.
Le graphe des ressources permet de visualiser le taux dutilisation des ressources, notamment pour
dterminer les ressources en surcharge.
Menu Affichage
Item Graphe des ressources.
Menu Format
Item Dtail
Item Travail ou Taux dutilisation ou Disponibilit restante.
On passe dune ressource la ressource suivante par lascenseur horizontal en bas de la partie gauche
de lcran.
Comme pour le diagramme de GANTT, il est possible de modifier lchelle de temps et la mise en page
pour impression.
Ce travail peut se visualiser dans la table Travail du tableau dutilisation des ressources :
Menu Affichage
Item Table
Item Utilisation ou Travail.
Dans cet affichage, il est possible de saisir le nombre dheures supplmentaires. Les heures
supplmentaires sont comprises dans le travail total. Par exemple, si MS Project a calcul sur une tche
pour une ressource 10h de travail, ce chiffre ne sera pas modifi par la saisie de 2h dans la case Heures
sup.
4.3 COUTS
Pour que MS Project affiche le symbole de monnaie souhait, Menu Outils, Item Options, Onglet
Affichage,
Champ Symbole.
Si le cot des ressources est saisi, MS Project va pouvoir calculer le cot de chacune des tches et de
lensemble du projet, en fonction des affectations des ressources aux tches.
Pour saisir le cot des ressources, il faut se placer dans le tableau des ressources (Menu Affichage Item
Tableau des Ressources / Menu Affichage Item Table Item Entre) ou dans la bote Informations sur la
ressources, Onglet Cot.
Le cot propos par dfaut est un cot horaire. Pour saisir un cot par jour, il est possible de modifier
loption Taux standard par dfaut dans la table des options (Menu Outils, Item Options, Onglet Gnral)
Le taux standard est le cot appliqu lheure pour les heures o la ressource nest pas surutilise. Par
dfaut, le cot est un cot horaire, mais il est possible de saisir un cot par jour, en saisissant par
exemple : 100 / j.
Le taux des heures supplmentaires est le taux appliqu pour les heures supplmentaires saisies
manuellement, et non automatiquement pour les heures o lutilisation de la ressource dpasse 100%.
La colonne Allocation correspond au moment o le cot est imput la tche. Si lallocation est gale
Fin , les tches auxquelles est affecte la ressource ne prendront pas en compte son cot (dans le
cot rel du suivi) tant quelles ne seront pas termines.
Les variations de cots selon la priode se saisissent dans la bote dinformation de la ressource, Onglet
Cots.
Dans lexemple, Pierre Dupont cotera 300 euros par jour partir du mois de juin.
Le cot dutilisation est un cot fixe attribu lutilisation de la ressource pour une tche, mme si la tche
dure plusieurs jours.
Il existe cinq tables de taux de cots : A, B, C, D et E. On peut se servir de diffrentes tables de cots
si la ressource na pas toujours le mme taux.
Exemple : Si Pierre Dupont est en dplacement, son cot est de 400 / jour. Cela peut tre saisi dans la
table B . Ensuite, dans le tableau dutilisation des ressources, on fera afficher la colonne Table des
taux de cots, ou les informations sur laffectation par double-clic, pour imputer le taux B pour les tches
o Pierre est en dplacement.
4.3.1.2 Visualisation
Le cot des tches est calcul par rapport au cot des ressources affectes et la dure de la tche.
Par exemple : Une tche de 4 jours, avec une ressource 100 / jour affecte 100% et une autre
ressource 200 / jour affecte 50% cote : 100 x 4 + 200 x 0,5 x 4 = 800 .
Si lune des ressources a un cot dutilisation, ce cot est ajouter au cot de la tche.
Par exemple, la ressource 200 / jour a un cot fixe de dplacement de 50 . Le cot de la tche est
alors :
100 x 4 + 200 x 0,5 x 4 + 50 = 850
De mme quon peut attribuer un cot dutilisation une ressource, on peut ajouter un cot fixe une
tche, qui sera ajout son cot total. Il est ncessaire pour cela dafficher la colonne Cot fixe dans le
tableau du diagramme de GANTT ou de lutilisation des tches :
Menu Affichage,
Item Table,
Item Cot.
4.3.2.3 Visualisation
De tableau
Menu Affichage
Item Utilisation des ressources
Menu Format
Item Dtail
Item Surutilisation et/ou Travail.
Une fois que les origines de surutilisation des ressources ont t dtectes, le lissage de charge peut se
faire manuellement :
- Modifier le travail dune ressource : en saisissant la nouvelle valeur dans la colonne Travail du
tableau dutilisation des ressources, ou en modifiant le taux daffectation la tche dans le diagramme
de GANTT.
- Affecter une tche une autre ressource : en faisant glisser la tche dune ressource une autre
dans le tableau dutilisation des ressources,
- Affecter du retard une tche de la ressource, en faisant glisser la tche sur le diagramme de
GANTT.
-( ) * +
* ) #
, ( ) * - . / )
0 % #
& ) 1 %
0 2
3 0
$ *
0
4 0
0
(
& %
% 0 #4 % 0 #
Menu Outils
Item Audit des ressources
- Automatique : laudit est lanc chaque fois que les prvisions sont modifies, Sur ordre , il nest lanc
que par le clic sur Auditer maintenant.
- Rechercher la surutilisation : Si loption choisie est jour par jour , une ressource est surutilise plus
de 8 heures par jours (ou dure de la journe dfinie dans les options), multipli par sa capacit
maximale, si loption choisie est mois par mois , une ressource est surutilise si elle est affecte plus
de 20 jours par mois.
- Effacer les valeurs daudit avant dauditer : si cette case est coche, tous les retards prcdemment
entrs comme rsultat d' audit seront effacs avant la prochaine opration d' audit.
- Ordre de laudit : Sil est dfini Standard , MS Project modifie les tches dans lordre des moindres
impacts en fonction des contraintes de la tche, sil est dfini Priorit/Standard , MS Project prend
dabord en compte la priorit affecte la tche, sil est dfini N Ordre , MS Project commence par
les tche de n dordre le plus lev.
- Laudit respecte la marge disponible : MS Project ne modifie pas la date de fin du projet (il ne retarde
pas les tches critiques.
- Laudit peut ajuster les affectations individuelles dune tche : Laudit peut fractionner laffectation une
tche uniquement pour la ressource sur-utilise sans retarder la tche dans son ensemble,
- Laudit peut fractionner le travail restant : Laudit peut modifier laffectation des ressources ou retarder ou
fractionner des tches dj commences.
Si laudit doit respecter la marge disponible, certaines surutilisations ne peuvent tre rsolues en
automatique, MS Project affiche alors un message davertissement.
SUIVI DE REALISATION
5.1 INTRODUCTION
Les tches du chemin critique apparaissent en quadrillage rouge et les autres tches de la planification en
cours en quadrillage bleu.
5.3 PLANIFICATION
Lorsque vous travaillez sur la planification dun projet, il arrive un moment o le planning vous parat
stable. Il est utile de conserver une trace de cet tat. En effet par la suite, en fonction des vnements du
projet, la planification devra tre revue, et visualiser les carts entre les prvisions initiales et les
prvisions mises jour permet danalyser les carts afin de mieux anticiper les glissements.
Menu Outils
Item Suivi
Option Enregistrer la planification initiale.
Dans le diagramme de GANTT, les tches sont alors doubles dune ligne grise, correspondant la
planification initiale. Si je modifie mon planning (allongement de la dure dune tche par exemple), la
ligne bleue (ou rouge), correspondant la planification en cours se dcale par rapport la ligne grise de
la planification initiale enregistre.
Pour visualiser les donnes dune tche valables pour une planification temporaire, il faut afficher les
colonnes correspondantes dans le tableau du diagramme de GANTT. Ces colonnes ont pour libell le
libell par dfaut + planifi . Par exemple : Dbut planifi .
Pour insrer une colonne, il faut se placer sur len-tte dune colonne affiche, cliquer droit et
slectionner litem Insrer une colonneOn verra galement dans les paragraphes suivants comment
crer une table daffichage personnalise.
MS Project vous permet denregistrer plusieurs tats du planning (jusqu 10). Cela peut tre utile lorsque
lon veut pouvoir comparer lvolution de la planification avant et aprs plusieurs vnements marquants,
par exemple, si le planning est revu aprs chaque comit de pilotage, on enregistrera une planification par
comit.
Pour visualiser les donnes dune tche valables pour une planification temporaire, il faut afficher les
colonnes correspondantes dans le tableau du diagramme de GANTT.
Par exemple, pour voir les dates de dbut et de fin et la dure des tches dans ma 7me planification
temporaire, jinsrerai les colonnes suivantes :
Dbut7 , Fin7 , Dure7 .
Seule la planification initiale est affiche graphiquement par dfaut. Pour visualiser graphiquement une
planification temporaire, il faut personnaliser laffichage du diagramme :
Menu Format
Item Style des barres
On pourra par exemple remplacer les barres de planification initiale par les barres de la 7me planification
temporaire en modifiant les valeurs des champs De et A de la manire suivante :
Pour mettre jour le ralis des tches qui avancent exactement comme prvu, il faut slectionner les
tches et cliquer sur le symbole.
La tche est indique comme avance jusqu la date dtat renseigne dans les informations Projet
(Menu Projet Item Information sur le projet).
Il est aussi possible de passer par la bote de dialogue Mettre jour le projet :
Menu Outils
Item Suivi
Item Mettre jour le projet
- Mettre jour le travail comme tant achev jusquau : toutes les tches sont considres comme
ayant t avances exactement selon les prvisions, jusqu la date donne, par dfaut la date du
jour.
MS Project considre la date du jour comme un jour coul.
- Dfinir 0% - 100% achev : MS Project calcule le pourcentage davancement de la tche en fonction
de la dure : si 2 jours sur 8 de la tche se sont couls, la tche est indique comme avance
25%.
- Dfinir 0% ou 100% achev seulement : Une tche non acheve est considre comme avance
0% ( condition que son avancement nait pas t mis jour par ailleurs).
- Prvoir nouveau le travail non achev pour quil commence le : MS Project considre que tout le
travail non achev jusqu la date indique reprend partir de cette date. Cela a pour effet de
dcaler les tches en retard dans leur ralisation.
Si la case cocher Fractionner les tches en cours de ralisation (dans la bote de dialogue Options,
onglet Prvisions) est dsactive, la partie restante des tches en cours de ralisation non acheves n'
est
pas dplace vers cette date.
Les tches qui n'ont pas encore commenc sont dplaces vers cette date moyennant la dfinition
d'
une contrainte Dbut Au Plus Tt Le. Les tches auxquelles d' autres types de contraintes sont
appliques subissent des changements de leur type de contrainte et leur date.
Si les dates ou dures relles mettre jour ne sont pas lies la date du jour (par exemple, vous tes
informs de la fin dune tche 2 jours aprs son achvement), vous pouvez renseigner les donnes
relles de la tche slectionne dune des manires suivantes :
- Menu Outils, Item Suivi, Item Mettre jour les tches
- Clic sur le symbole :
- Si vous mettez jour le % achev, dure relle et dure restante sont calcules par MS Project.
- Rciproquement, si vous mettez jour dure relle et dure restante, le % achev est calcul par
MS Project.
- Si vous mettez jour le % achev et la dure relle, MS Project calcule la dure restante.
- Si vous renseignez la date de dbut relle, MS Project laffectera la date de dbut en cours et
calculera la date de fin en cours, en fonction de cette date de dbut et de la dure restante.
Le bouton Remarques permet de saisir une remarque au mme titre que dans les informations sur la
tche.
Il est possible de saisir lavancement au niveau dune tche mre ou rcapitulative. Cet avancement
est calcul sur les tches en fonction de leur ordre dexcution.
Si la tche rcapitulative du projet a t affiche (Menu Outils, Item Options, Onglet Affichage), sur cette
tche on peut visualiser lavancement du projet, en pourcentage.
Les variations sont reprsentes dans le diagramme de GANTT suivi de la manire suivante :
- Les barres grises correspondent la planification initiale,
- Les barres bleues et rouges non pleines correspondent la planification en cours,
- Lavancement est reprsent par une fraction pleine de la tche . Les grilles reprsentent
lavancement des tches rcapitulatives.
Comme dans le diagramme de GANTT sans suivi, il est possible de modifier laspect des barres de
tches :
Menu Format
Item Style des barres.
Les heures supplmentaires sont comprises dans le travail total. Par exemple, si MS Project a calcul
sur une tche pour une ressource 10h de travail, ce chiffre ne sera pas modifi par la saisie de 2h dans la
case Heures sup. Seul le cot de la tche sera modifi :8 heures seront comptes au cot de la ressource et
2 au cot par heure supplmentaire.
Les cots par tche se saisissent dans laffichage dutilisation des tches :
Menu Affichage
Item Plus daffichages
Item Utilisation des tches.
Menu Affichage
Item Table
Item Cot
MS Project calcule :
Le cot rel, en fonction du travail rel et du cot des ressources affectes, auquel est
ajout le cot fixe,
Le cot total en fonction du cot fixe et du cot calcul,
Le cot fixe en fonction du cot total,
La variation entre cot total et cot planifi.
Il est prfrable de ne pas saisir le cot rel, qui est calcul en fonction du travail rel, des cots
dutilisation ventuels et du cot fixe.
Pour comparer le cot rel dune tche avec le cot prvu, par priode de temps, une fois dans le
tableau dutilisation des tches, slectionner les items Cot et Cot rel dans litem Dtail du Menu Format.
Le cot des ressources se visualise de la mme manire dans le tableau dutilisation des ressources, table
des cots et dtail Cot pour les priodes de temps.
La table daudit des cots permet danalyser les cots prvus, consomms et restants du projet :
Menu Affichage
Item Tables
Item Plus de tables
Item Audit des cots
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#4 C :$=E:$
PROJETS COMPLEXES
Si vous tes nombreux travailler sur des sous-ensembles diffrents dun mme projet, il est pratique de
crer un projet complexe.
Le projet complexe est un projet constitu dun ensemble de projets, ou bien un projet auquel on a insr
un autre projet. Les modifications du projet source apparaissent dans le projet complexe et
rciproquement.
Placez-vous dans le diagramme de GANTT sur la tche au-dessus de laquelle le sous-projet est
insrer, puis :
Menu Insertion
Item Projet
Puis slectionnez le projet.
- Lier au projet : Si cette option est dcoche, le projet insr est comme recopi dans le projet contenant,
et les 2 copies de projet sont compltement indpendantes : une modification dans un des 2 projets
naffecte pas lautre.
- Masquer les tches sub. : Cette option nest pas dterminante, vous pourrez afficher ou masquer les
tches subordonnes du projet insr comme celles dune tche rcapitulative classique, quelle que soit
loption coche.
- Lecture seule : Si le fichier consolid est ouvert avant le fichier composant, les modifications ne
pourront tre enregistres que lorsque lon travaille sur le fichier consolid, et non si lon travaille
directement sur le fichier source.
Pour insrer deux projets ou plus simultanment, maintenez la touche [CTRL] enfonce tout en cliquant
sur chaque projet.
Si vous insrez un projet (ou une tche) la suite dun projet dj insr, MS Project considre que le
projet insr est insrer dans ce projet, crant ainsi un deuxime niveau de composition. Vous ne
pouvez plus alors modifier sa position dans le plan du projet complexe.
Si votre projet complexe se termine par un projet insr, il faudra insrer le nouveau projet en dbut ou en
milieu de projet, sous une tche nappartenant aucun projet insr. Pour rordonner les projets par
ordre de dbut par exemple, vous pouvez trier le projet complexe avec renumrotation des tches.
Vous pouvez crer rapidement un projet complexe partir dun ensemble de projets de la manire
suivante :
Menu Fentre
Item Nouvelle fentre
Le projet ainsi cr par MS Project quivaut un projet vide o vous auriez insr chacun des projets les
uns aprs les autres.
Lorsque les projets sont lis, une modification dans le projet source est applique en mme temps au
projet complexe, et rciproquement. Cette modification ne pourra tre enregistre que si le projet modifi
nest pas en lecture seule.
Vous ne pouvez pas insrer 2 fois le mme projet dans un projet complexe, puisque dans un projet,
les tches sont lies des dates. Si des squences de tches se rptent, vous devez faire un copier /
coller des tches. Les tches ainsi copies ne seront pas lies leurs tches source. Vous pouvez aussi
travailler partir dun modle de projet (cf. ci-dessous).
Vous pouvez afficher et modifier les liens entre un projet consolid et un projet source en affichant les
proprits de la tche Projet comme on affiche les proprits dune tche.
Dans longlet Gnral vous pourrez prciser la priorit du projet pour quelle soit prise en compte dans
laudit des ressources.
La priorit de chaque tche de projet est prise en compte indpendamment de la priorit du projet. La
priorit du projet intervient uniquement si cest lensemble du projet qui est concern par le retard daudit.
Les mises jour du projet consolid sont faites simultanment sur les projets sources.
Il nest pas possible daffecter un ralis une tche reprsentant un projet insr, alors quil est
possible daffecter un ralis une tche rcapitulative classique.
Une fois que vous avez cr un projet consolid, vous pouvez lier des tches de 2 projets distincts.
Par exemple, si lon a consolid dans un projet complexe les projets Plomberie et Peinture, on pourra lier
la tche Poser les tuyaux la tche Peindre les parois.
Cela a pour effet de crer :
dans le projet Plomberie la tche externe Peindre les parois successeur de Poser les
tuyaux.
dans le projet Peinture la tche externe Poser les tuyaux prdcesseur de Peindre les
parois.
La tche externe apparat en texte gris dans le tableau et en barre grise dans le diagramme.
Vous pouvez aussi crer une tche externe sans projet consolid depuis un projet simple. Slectionnez la
tche successeur et affichez ses proprits. Dans longlet Prdcesseur saisissez dans le N de la tche :
Nom du projet \ ID
(Nom du projet tant le nom de fichier du projet contenant la tche lier et ID l'
identificateur de la tche
lier).
Vous ne pouvez pas modifier une tche dans le projet o elle est externe.
Les tches des projets composant un projet complexe ne sont pas des tches externes dans le projet
complexe.
Un double-clic sur la tche externe provoque louverture du fichier contenant la tche externe, la
position de la tche.
Le projet source peut aussi tre affich dans le diagramme de GANTT, en modifiant le texte de barre des
tches externes.
Menu Format
Item Style des barres
Il est possible dafficher la liste des liens avec des tches externes dans une bote de dialogue :
Menu Outils
Item Liaisons entre projets
RESSOURCES PARTAGEES
Pour ne pas crer une hirarchie complexe des ressources entre vos projets, il est prfrable de
consigner la totalit des ressources dans un projet unique, qui ne contiendra ventuellement que des
ressources.
Pour quun projet utilise les ressources les ressources dun autre projet, placez-vous sur le projet qui na
pas de ressources propres puis :
Menu Outils
Item Ressources
Item Partager les ressources
Activez loption Utiliser les ressources, puis slectionnez le fichier du projet qui contient la ressource dans
la liste droulante De.
- Le groupe est prioritaire : les informations du fichier de projet actif deviennent prioritaires lorsque le
fichier actif et le fichier liste des ressources contiennent des calendriers ou des ressources portant le
mme nom,
- Le fichier partag est prioritaire : en cas de conflit, le fichier actif est prioritaire.
Les ressources sont dsormais disponibles dans le fichier de projet actif et vous pouvez les affecter de la
mme manire que vous le feriez pour n' importe quelle ressource. Si votre projet a dj ses propres
ressources, les ressources des deux projets sont combines.
Si des ressources ont des noms identiques, une seule occurrence en est retenue dans la liste.
Toute modification dune ressource dans un des fichiers est prise en compte dans tous les fichiers
partageant les ressources.
Si vous souhaitez revenir la situation initiale, (les 2 projets ont des ressources indpendantes),
slectionnez loption Utilisez les ressources propres de la bote de dialogue Partager les ressources.
Dans ce cas, toutes les ressources communes sont supprimes de votre projet.
Projet 1
Projet 1
partage les ressources de partage les ressources de partage les ressources de
Projet 3
Si vous cherchez partager les ressources dun projet dont les ressources sont dj partages par
dautres projets, la bote de dialogue suivante saffiche :
En cliquant sur Tout ouvrir, vous ouvrez tous les projets qui partagent leurs ressources avec le projet
actif.
7.2.1 PRINCIPE
Une ressource partage est considre comme ayant un calendrier unique, ce qui signifie quelle est
surutilise ds lors quelle dpasse sa capacit maximale sur lensemble des projets o elle est
affecte. Par consquent, une ressource peut apparatre surutilise dans la liste des ressources dun
projet qui ne laurait pas affecte.
Par exemple, si Pierre Dupont est affect 8h sur une tche du projet Plomberie le 5 janvier et 4h sur une
tche du projet Peinture le mme jour, alors, Pierre Dupont apparat comme tant surutilis dans tous les
projets qui partagent les ressources, mme si individuellement, chaque projet respecte les affectations
maximales.
Quel que soit le projet depuis lequel est lanc laudit des ressources, MS Project effectue laudit des
ressources sur la totalit des projets partageant les ressources, comme sil sagissait dun projet unique.
UTILISATION RAPIDE
Ci-dessous, deux fonctionnalits sont prsentes, qui vous permettent de gagner du temps si vous utilisez
frquemment MS Project.
Si vous avez lhabitude de travailler sur un ensemble de fichiers, pour viter de les rouvrir un par un et de
reprciser vos paramtres daffichage, vous pouvez crer un espace de travail.
Un espace de travail est un ensemble de fichiers et de paramtres que vous pouvez enregistrer et rouvrir
en ouvrant un fichier unique d'
espace de travail.
Pour enregistrer un espace de travail, assurez-vous que tous les fichiers dont vous avez besoin et
uniquement ceux-ci sont ouverts puis :
Menu Fichier
Item Enregistrer lespace de travail.
Le fichier ainsi cr a l'
extension .mpw.
& % / ) F
* #& % / )
) G
) / #
Pour connatre les raccourcis clavier permettant daccder aux fonctions de MS Project sans la souris, il
faut ouvrir le bote de dialogue Barre doutils :
Menu Outils
Item Personnaliser
Item Barre doutils
Onglet Options
Slectionnez alors loption Afficher les touches de raccourcis dans les info-bulles.
PERSONNALISATION
MS Project vous permet dans une grande mesure de personnaliser les affichages et les fonctions
daffichage, de rapport et dexport existantes.
Les barres doutils aussi peuvent tre personnalises ; ce point nest pas trait, car il nest pas spcifique
MS Project (identique Word et Excel). Il en est de mme pour le dveloppement des macros.
9.1.1 PRINCIPE
Un modle de projet se comporte comme un projet, mais son statut de modle vous permet de mieux
vous organiser. Un modle contiendra par exemple :
Les tches gnriques dun projet type,
Les ressources utilises gnralement dans vos projets,
Les affichages, tables, rapports, filtres et mappages personnaliss que vous avez crs.
Les macros que vous avez dveloppes (le fonctionnement des macros est identique celui de
Word et Excel).
Il est prfrable de ne pas faire un modle dun projet consolid ou dun projet tches externes, car
les liens entre fichiers seraient lourds grer.
Menu Affichage
Item Table
Item Plus de tables
- Tche ou ressource : Une table tche est utilisable dans les tableaux de tches (type celui de laffichage
Diagramme de GANTT), une table ressource dans les listes de ressources (type Tableau de
ressources),
- Appliquer : Vous affichez la table slectionne,
- Organiser : Vous accdez la table de gestion des lments personnaliss (cf. ci-aprs), onglet
Tables,
- Nom : saisissez le nom de votre nouvelle table (si vous avez choisi Copier ou Crer),
- Visible dans le menu : la table sera propose dans la liste des items (plus besoin de passer par la bote
de dialogue Plus de tables !)
- Table : Slectionnez les diffrentes colonnes que vous souhaitez,
- Verrouiller la 1re colonne : Cette colonne apparatra en gris, comme la colonne N lest par dfaut.
Un filtre permet de nafficher que les ressources ou les tches rpondant des critres particuliers.
Menu Projet
Item Filtr pour
Item Plus de filtres
- Tche ou ressource : Un filtre tche est utilisable dans les tableaux de tches (type celui de laffichage
Diagramme de GANTT), un filtre ressource dans les listes de ressources (type Tableau de ressources),
- Appliquer: Vous filtrez les donnes affiches selon les critres du filtre slectionn,
- Organiser : Vous accdez la table de gestion des lments personnaliss (cf. ci-aprs), onglet
Filtres,
Il nest pas possible de modifier ou de copier le filtre Toutes les tches , qui nen est pas vraiment
un
- Nom : saisissez le nom de votre nouveau filtre (si vous avez choisi Copier ou Crer),
- Visible dans le menu : la table sera propose dans la liste des items (plus besoin de passer par la bote
de dialogue Plus de tables !)
- Filtre : Slectionnez les diffrents critres, relis par des Et ou des Ou . La valeur contrle peut
tre :
une valeur saisie (boolen :oui/non, dure, etc.)
une valeur dun autre champ de la mme donne ((Cot planifi] par exemple).
Si la condition est Compris entre , les 2 valeurs doivent tre spares par un point virgule.
- Afficher les lignes rcapitulatives apparentes : permet de dcider si les tches subordonnes dune
tche rcapitulative qui rpond au filtre doivent tre affiches, mme si elles ne rpondent pas au filtre.
Un filtre interactif est un filtre qui sapplique en prenant en paramtre une valeur saisie par lutilisateur.
Pour construire un filtre interactif, il suffit de rentrer dans la valeur un texte entre suivi dun point
dinterrogation sans espace, comme dans lexemple :
Lorsque vous voudrez appliquer le filtre MS Project fera apparatre au pralable la bote de saisie
suivante o vous entrerez le cot minimal des tches afficher :
Menu Affichage
Item Plus daffichages
Dans un affichage combin, lcran est partag en deux affichages. Crer un affichage combin consiste
simplement slectionner les 2 affichages compatibles qui se partageront lcran.
- Nom : saisissez le nom de votre nouvel affichage (si vous avez choisi Copier ou Crer),
- Ecran : Slectionnez un cran,
- Table : Slectionnez une table, personnalise ou non,
- Filtre : Slectionnez un filtre, personnalis ou non,
- Mettre le filtre en surbrillance : les lments rpondant aux critres du filtres apparaissent en
surbrillance.
- Visible dans le menu : laffichage sera propos dans la liste des items (plus besoin de passer par la
bote de dialogue Plus dAffichages !)
MS Project contrle la cohrence des donnes de votre affichage : On ne peut pas mettre par
exemple une table de ressources avec un cran de tches ou un filtre de tches avec une table de
ressources.
9.5.1 DEFINITION
Un rapport est un ensemble dinformations imprimes concernant les tches et ressources au cours d' une
priode spcifie. Un rapport est vou limpression. Vous ne pouvez pas visualiser un rapport si aucune
imprimante nest connecte.
la liste des tches dans un tat donn (acheves, en cours de ralisation, etc., dans la catgorie
Activits en cours ),
la liste des tches accomplir par chaque ressource (catgorie Affectations ).
Il est possible de crer vos propres rapports, qui contiendront les donnes de votre choix, mises en forme
comme vous le souhaitez :
Menu Affichage
Item Rapport
Slectionnez Personnalis :
- Organiser : Vous accdez la table de gestion des lments personnaliss (cf. ci-aprs), onglet
Rapports,
- Crer : Vous crez un rapport ex nihilo,
- Modifier : Vous modifiez un rapport existant sans le renommer,
- Copier : Vous crez un nouveau rapport partir dun rapport existant.
- Tche : le rapport est une liste de tches, avec leurs proprits (notamment les ressources affectes)
- Ressource : le rapport est une liste de ressources avec leurs proprits (qui peuvent tre des tches
affectes)
- Calendrier mensuel : ce rapport est rapprocher du principe de laffichage calendrier,
- Analyse croise : le temps est en abscisse dans le rapport.
La bote de dialogue affiche dpend du choix effectu. Dans lexemple ci-dessous, il sagit dune analyse
croise.
Onglet Dfinition
Onglet Dtail
Onglet Tri
Le mappage est la dfinition du mode dexportation (ou dimportation) des donnes de MS Project vers
une autre application.
Il prcise quelles sont les donnes importer et dans quel ordre.
MS Project contient un certain nombre de mappages mais vous pouvez en crer de nouveaux.
- Enregistrer : Le projet est enregistr au format souhait, partir des donnes du mappage slectionn,
- Organiser : Vous accdez la table de gestion des lments personnaliss (cf. ci-aprs), onglet
Mappages,
- Crer : Vous crez un mappage ex nihilo,
- Modifier : Vous modifiez un mappage existant sans le renommer,
- Copier : Vous crez un nouveau mappage partir dun mappage existant.
Pour chaque type de donnes, on slectionne les informations et le filtre souhaits de la manire
suivante :
Le bouton Daprs la table permet de slectionner une table (personnalise ou non), tous les champs
de cette table sont alors ajouts au mappage. Vous pouvez ensuite en ajouter ou en supprimer
unitairement.
Dans lexemple ci-dessus, MS Project propose le champ Nom de la feuille de calcul de destination pour
nommer les feuilles du classeur Excel crer. Si lon exporte au format HTML, le libell sera Titre de la
table HTML de destination.
9.7.1 ORGANISATION
A chaque fois que vous accdez la personnalisation dun lment, vous trouvez un bouton Organiser
dans la bote de dialogue. Vous pouvez accder cette fonction galement directement :
Menu Outils
Item Organiser
Les affichages disponibles sont tous les affichages auxquels vous avez accd depuis la cration du
projet.
Vous pouvez les recopier dans GLOBAL.MPT ou dans un autre projet ou modle, afin de pouvoir les
rutiliser.
Vous pouvez aussi personnaliser la barre doutils, les botes de dialogue, le groupe de travail (non vu
dans ce manuel), et renommer les champs existants.
ANNEXES
La ralisation d'
un projet ncessite souvent une succession de tches auxquelles s'
attachent certaines
contraintes :
A B C D
1 2 3 4 5
20s 10s 10s 10s
Tableau n1
Tableau n2
Un rseau est constitu par des tapes et des tches (A, B, C, D).
Le code de prsentation est le suivant :
On symbolise une tape par un cercle (le commencement ou la fin d'
une tche).
Un arc flch pour signifier la tche (au-dessus de la flche vous inscrivez le code de la tche et en
dessous sa dure.
Pour reprsenter un rseau PERT, il existe des rgles :
Chaque tche est reprsente par 1 arc et 1 seul (= une tape ne peut tre reprsente
qu'une fois)
2 tches ne peuvent tre identifies par 2 arcs ayant la mme origine et la mme extrmit.
Ainsi si 2 tches sont simultanes, elles seront reprsentes par 2 arcs diffrents en partant
de la mme origine :
2 Contrainte
A
A de liaison =
arc fictif qui
1 4 ne
1 2 consomme
B ni temps ni
B ressources
3 3
1
A
4
C
3 4
B 2
2 3
Remarque : pour dterminer la (ou les) 1re tche(s) = la (ou les seules) qui ne figure(nt) pas dans
la colonne de gauche du tableau des antriorits.
Rseau PERT :
Le chemin critique est celui qui passe par les tapes : 1,2,5,8 et 9.
Ayant estim les dures de toutes les tches constitutives du rseau, nous pouvons calculer les dates de
dbut et de fin de chacune d'elles. Il faut procder en 2 temps :
Calcul "aller" = dates au plus tt : nous allons chercher quelles dates, au plus tt, peuvent tre
excutes les diffrentes tches du projet. La technique est la suivante :
On initialise 0 (tape 1 = 0) reprsente par un rectangle au-dessus de l'
tape.
Pour les autres tapes :
Soit il y a plusieurs chemins pour aboutir l'tape j
alors date au plus tt j = max((date au + tt i +
Soit il n'y a qu' une seule tche (un seul dure Ti,j);(date au plus tt k + dure Tk,j))
chemin) entre 2 tapes alors date au plus tt
j = date au plus tt i + dure tche Ti,j
3
i Ti,j
1
3 Ti,j 7
0
7 j
1 T,k,j
i j
4 3
k
Dterminer le chemin critique = faire apparatre sur le rseau le chemin qui, form par la succession des
diffrentes tches, nous donne le temps le plus long. Il est appel critique car tout retard pris sur l'
une des
tches de ce chemin entrane du retard dans l' achvement du projet. On part du point terminal et on repre
toutes les tapes qui satisfont l'
galit suivante : date au + tt j - date au + tt i - dure i,j = 0.
Calcul retour = dates au plus tard : nous allons dterminer quelles dates au plus tard doivent tre
excutes les tches sans remettre en cause la dure optimale de fin de projet. La technique est la suivante :
On initialise l'
tape terminale avec date au + tt de cette tape reprsente par un cercle
rouge.
Pour les autres tapes :
Soit 1 seul arc sort du sommet i alors Soit il y a plusieurs arcs qui sortent de
date au + tard j = date au plus tard j - l'
tape i alors date au plus tard i = min((date
dure Ti,j au + tard j - dure Ti,j);(date au + tard k -
Ti,k k
Ti,j
4
i j i
14
12 Ti,j
10 2
14 26
j
26
Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 85/92 Imprim le 14/02/06
Manuel formation
Annexes
Plage de temps maximum dans laquelle peut se dplacer la tche sans modifier la date de terminaison du
projet = fin de date au + tard j - dbut de date au + tt i dure tche Ti,j
Tch
A B C D E F G H I J
es
Marg
es 4-0- 9-0- 8-4- 10-4- 6-4- 10-5- 12-7- 16-6- 16-9- 17-16-
total 4=0 2=7 1=3 1=5 2=0 2=3 2=3 10=0 4=3 1=0
es
L'
entrept doit tre construit pour le 23 fvrier 2001, on complte le planning en tenant compte du rseau
PERT (les personnes charges de ce projet travaillent 5 jours par semaine) :
Remarque :
Seule une tche travail fixe a un travail constant lorsque la dure de la tche volue.
& . * ) * - H. I #
& . ) * - H. -
#
& . * ) * - H.
#
) 5 =<$ % / / 0 &%#
Les valeurs calcules apparaissent dans le diagramme de GANTT (Menu Affichage, Item Diagramme de
GANTT).
Cet exemple a pour but de crer dans Excel une feuille de calcul o nous pourrons visualiser le cot
cumul des tches rcapitulatives ainsi que le cot par groupe de ressources.
I. Donnes du projet
RESSOURCES :
TACHES :
Acceptez toutes les options par dfaut proposes. Excel ouvre alors une nouvelle feuille et la barre
doutils suivantes :
Vous obtenez ainsi le tableau suivant (que vous pouvez remettre en forme) et qui vous donne les totaux
de cots par tche rcapitulative et groupe de ressource :
Groupe_des_r Nom_de_la_
Somme Cot essources ressource
Somme Somme
Intrimaire Intrimaire Interne Interne Total
Nom_de_la_tche_r
capitulative Nom_de_la_tche B C A D
Prparer la salle Nettoyer 320 320 100 100 420
Ranger 160 160 50 50 210
Somme Prparer la
salle 480 480 150 150 630
Prparer le repas Cuisiner 320 320 100 240 340 660
Faire les courses 160 160 50 50 210
Somme Prparer le
repas 480 480 150 240 390 870
Total 480 480 960 300 240 540 1500