REGLAMENTO OFICIAL VI SITDEF 2017

1. ORGANIZADOR

El trmino ORGANIZADOR utilizado en este documento, se refiere al Organizador del VI

SITDEF PER 2017 (VI Saln Internacional de Tecnologa para la Defensa y Prevencin de
Desastres), sus directivos, oficinas y/o dems trabajadores, que lo representan. El
ORGANIZADOR es el coordinador y responsable general del planeamiento, coordinacin,
produccin y ejecucin de dicho evento.

2. EXHIBIDOR y/o EMPRESA CONTRATISTA

Se entiende por este trmino a toda persona natural peruana o extranjera, o a toda persona
jurdica constituida en el Per o el extranjero, que haya celebrado un Contrato de Alquiler
con el ORGANIZADOR, a efectos de obtener la posesin de uno o ms espacios (stands) en
el VI SITDEF PER 2017. El EXHIBIDOR debe completar todos los datos que se solicitan en el
Contrato y adjuntar el esquema o diseo de su stand en la fecha que se solicite. De lo
contrario, el ORGANIZADOR no se har responsable del incumplimiento de alguno de los
requerimientos del EXHIBIDOR.

3. EL JEFE DE PROYECTO

Representa en todos los casos al ORGANIZADOR ante el EXHIBIDOR y es la persona

encargada de velar por el cumplimiento de las disposiciones y el Reglamento del VI SITDEF
PER 2017.

4. STAND o ISLA

Espacio contratado por el EXHIBIDOR para exhibir sus productos y servicios.

5. LUGAR Y FECHA

Cuartel General del Ejrcito del Per (Pentagonito), San Borja, Lima, del 18 al 21 de Mayo
de 2017.

6. HORARIO DEL EVENTO

Jueves 18 de Mayo, de 0900 hrs a 1800 hrs (Incluido Inauguracin)

Viernes 19 de Mayo, de 1000 hrs a 1800 hrs
Sbado 20 de Mayo, de 1000 hrs a 1800 hrs
Domingo 21 de Mayo, de 1000 hrs a 1500 hrs

7. ADMISIN DE EXHIBIDORES

El ORGANIZADOR se reserva el derecho de aceptar la participacin de cualquier exhibidor,

productos o servicios de ste en el VI SITDEF PER 2017.
8. REPRESENTANTE DEL EXHIBIDOR

Cada EXHIBIDOR deber designar por escrito a un representante ante el ORGANIZADOR. El

EXHIBIDOR reconoce desde ya como vlida, cualquier gestin, solicitud o contrato que su
representante realice en su nombre.

9. RESPONSABILIDADES

El ORGANIZADOR no se responsabiliza por los daos ocasionados por actos que estuvieran
fuera del control del VI SITDEF PER 2017, como actos de terrorismo, vandalismo, desastres
naturales; por la prdida o daos causados a muestras, equipos, herramientas y material de
decoracin del EXHIBIDOR; por los accidentes que pudiera sufrir el personal propio o
contratado, ni por los daos que los bienes del EXHIBIDOR pudieran causar a terceros; por
lo que se requerir que el EXHIBIDOR contrate un seguro que cubra todos estos riesgos. El
EXHIBIDOR ser responsable por cualquier dao o perjuicio que cause a las instalaciones del
VI SITDEF PER 2017. Los daos que pudieran ocurrir sern tasados por el ORGANIZADOR y
pagados por el EXHIBIDOR antes de retirar su mercadera.

10. SUBARRIENDO

El EXHIBIDOR no podr subarrendar parcial ni totalmente el rea contratada. El

incumplimiento dar lugar a la cancelacin automtica del Contrato y a la devolucin
inmediata del mdulo o stand al ORGANIZADOR. El monto pagado por el EXHIBIDOR ser
retenido por el ORGANIZADOR en calidad de penalidad por el incumplimiento de lo
establecido en el presente numeral.

11. REQUISITOS PARA EL INGRESO DEL EXHIBIDOR Y SU PERSONAL A LA FERIA

El ingreso del EXHIBIDOR y su personal autorizado al recinto ferial estar sujeto al

cumplimiento de lo siguiente:

a. El pago por parte del EXHIBIDOR al ORGANIZADOR del monto total de la contraprestacin
y cualquier otro monto por servicios adicionales contratados.

b. La presentacin por parte del EXHIBIDOR y su personal autorizado de las respectivas

credenciales necesarias para realizar los trabajos de montaje y desmontaje.

c. La presentacin de la gua de remisin correspondiente

d. El uso de todos los implementos de seguridad, tales como, cascos, botas arns y chalecos,
entre otros, por parte del personal encargado de realizar los trabajos de montaje y
desmontaje

12. INSCRIPCIONES Y TARJETAS DE INVITACIN

a. El Contrato de Arrendamiento de Espacios da derecho a un formato virtual de invitacin

para ser enviado a las personas que el EXHIBIDOR desee que asistan los das de exhibicin.
 b. El Contrato de Arrendamiento de Espacios, da derecho de hasta tres invitaciones para el
cocktail de bienvenida organizado para los EXHIBIDORES. La cantidad de invitaciones a
recibir solo es determinada por la cantidad de metros adquiridos.

c. El Contrato de Arrendamiento de Espacios da derecho a la inscripcin en el VI SITDEF

PER 2017 y a diez tarjetas de invitacin, vlidas para el primer da de visita al rea de
exhibicin. Las Tarjetas de invitacin no dan derecho al ingreso a las actividades sociales.
Es requisito indispensable completar una Ficha de Inscripcin para el rea de exhibicin,
por cada participante.

13. EXHIBICIN DE EQUIPOS Y MUESTRAS

La exhibicin de equipos en funcionamiento y muestras ser autorizada solo si stos no

representan peligro o incomodidad para los participantes y/o para las instalaciones del
recinto ferial. No se permitir el uso de equipos de amplificacin de sonido, excepto para
presentaciones audiovisuales, en cuyo caso el volumen no deber interferir con el normal
desenvolvimiento del VI SITDEF PER 2017.

14. DE LOS STANDS E ISLAS

a. CAMBIO DE STAND

El cambio del stand, si as lo desea el EXHIBIDOR , se solicitar por correo electrnico a

ms tardar el lunes 15 de Marzo de 2017. Despus de esa fecha y para que el cambio
proceda, EL EXHIBIDOR deber pagar al ORGANIZADOR una penalidad ascendente a
US$300.00 ms IGV contra entrega de la factura correspondiente; caso contrario, el
cambio solicitado no se realizar.

b. DISTRIBUCION DE LOS STANDS E ISLAS

EL ORGANIZADOR distribuir los stands e islas de acuerdo al plano. El EXHIBIDOR

elegir el stand o isla de acuerdo con el contrato. Sin embargo, EL ORGANIZADOR se
reserva el derecho de modificar el tamao de los espacios de los stands o islas que
an no hayan sido arrendados.

EL EXHIBIDOR puede participar en stands o islas separados dentro del recinto ferial
e inclusive en un mismo pabelln, ambiente o zona.

c. LUGAR DE INGRESO DE MATERIAL DE DECORACIN Y/O INSTALACIN Y PRODUCTOS

DE EXHIBICIN

El ingreso del material de decoracin y/o instalacin y de los productos de exhibicin al

recinto ferial se har por la puerta N 4 del Cuartel General del Ejrcito, acceso que
discurre a la Va de Evitamiento Panamericana Sur, San Borja.

El material que ingrese al recinto ferial deber contar con la Gua de Remisin en original
y dos copias, la que deber incluir los datos que se detallan a continuacin y ser visada
por el personal de seguridad:

SITDEF PER 2017 CUARTEL GENERAL DEL EJRCITO SAN BORJA LIMA PER.
d. CARACTERSTICAS DE LOS MDULOS.

1) El VI SITDEF PER 2017 cuenta con mdulos interiores y exteriores. Los mdulos
interiores se encuentran bajo una cobertura de lona tensada a manera de pabelln
y con estructura de fierro acondicionada para tal efecto.

2) Los Stands de 3 x 2 (6 mts2), son de 2 metros de profundidad por 3 metros de

frente, por 2.5 metros de alto.

3) Los Stands de 3 x 3 (9 mts2), son de 3 metros de profundidad por 3 metros de

frente, por 2.5 metros de alto.

4) Para ambos casos anteriores, se proveer una potencia de 0.0625 Kw por mt2, una
pared divisoria a base de paneles de melamina y perfiles de aluminio (Alusett
System), alfombra gris aplicada directamente en el espacio del piso, un friso donde
se colocar el nombre de la empresa, una mesa redonda, dos sillas, luces
fluorescentes y un tomacorriente.

5) Las Islas de 4 x 4 (16 mts2), sern provistas de 1.5 Kw de electricidad.

6) Las islas de 4 x 5 (20 mts2), 5 x 5 (25 mts.2) y 5 x 6 (30 mts.2), sern provistas de
1.5 Kw de electricidad. No llevarn estructura alguna.

7) Las Islas de 5 x 8 (40 mts2), 5 x 10 (50 mts2) y 6 x 10 (60 mts2), sern provistas con
3 Kw de electricidad. No llevarn estructura alguna.

8) Las Islas de 8 x 10 (80m2), 10 x 10 (100m2), 13 x 18 (234 mts2) y otras de mayor

tamao, sern provistas con 7.5 Kw de electricidad. No llevarn estructura alguna.

9) Las Islas de los prrafos 5), 6) , 7) y 8) slo se les proporcionar un punto de energa
(mecha) y el tapizn del mismo evento.

e. INSTALACION, MONTAJE, DECORACIN Y DESMONTAJE DEL STAND O ISLA

1) EMPRESA MONTAJISTA OFICIAL.- Para el presente SITDEF PER 2017, se ha

designado a la empresa Stockholm Exhibiciones (www.skylineperu.com) , como la
empresa Oficial del evento. Stockholm Exhibiciones ser la encargada de garantizar
la distribucin y asignacin de espacios, as como la construccin de toda la
modulacin bsica, estructuras y decoraciones de stands de aquellas empresas que
as lo requieran o soliciten. El telf. de contacto +51-1- 248-3737.

2) El EXHIBIDOR deber declarar ante el ORGANIZADOR el nombre de la empresa o

empresas que estarn a cargo de la construccin, montaje y desmontaje de su
respectivo stand con la finalidad de fidelizar la seriedad y profesionalismo de dicha
empresa y garantizar de esta manera la presentacin exitosa del participante y por
ende del SITDEF. Remitirn por tanto el Formulario A1, que ser enviado
oportunamente, con el Nombre, la Razn Social y el RUC (Registro nico del
Contribuyente) a info@sitdef.com.
3) La fecha lmite para declarar el nombre de la empresa a cargo del montaje es la
siguiente:

Para empresas con un rea de 50 mt2 a ms : 20 Febrero 2017

Para empresas con un rea de 9 mt2 a 50 mt2 : 20 Marzo 2017

4) El material de decoracin y exhibicin ser admitido al recinto, acompaado de la

Gua de Remisin, emitida por duplicado por el EXHIBIDOR, la misma que deber
ser visada por el Responsable de Seguridad designado por el ORGANIZADOR.

5) La carga mxima permitida es de 30 toneladas, incluyendo el medio de transporte.

No estn permitidas las faenas de construccin dentro de las reas de exposicin
(soldadura, compresora, pintura a pistola, sierras, etc.), debiendo llevar los
elementos componentes del proyecto prefabricados, autorizndose solo los
trabajos de ensamble, retoque y amoblado.

6) Las empresas montajistas debern acreditarse ante el ORGANIZADOR y enviar la

relacin de los trabajadores con el Nmero de Cdula o de Documento de Identidad
correspondiente. Deben adems, tener un Seguro Contra Todo Riesgo (SCTR). Todo
trabajador y/o EXHIBIDOR que ingrese al recinto ferial hasta antes de la
inauguracin del evento, debe usar equipos de seguridad y casco de seguridad. En
caso de no contar con ellos, la Organizacin colocar un puesto a la entrada donde
podr adquirirlos. El piso no se podr pintar, perforar, romper o deteriorar en forma
alguna. El deterioro de los elementos de montaje, implicar el cobro de la cantidad
que estipule el ORGANIZADOR, de acuerdo con los daos ocasionados y debern
ser cancelados/pagados antes del retiro de la mercadera.

7) El trabajo de montaje de las empresas contratistas/montajistas y decoradoras de

stands superiores a 100 mts2, empezar el da lunes 10 de Mayo del 2017 desde
las 08:00 horas hasta las 18:00 horas.

8) El trabajo de las empresas contratistas/montajistas y decoradoras de stands de

16mts2 a 100 mts2, empezar el da sbado 13 de Mayo del 2017 desde las 08:00
horas hasta las 18:00 horas.

9) Los stands bsicos de 3x2 mts2 y 3x3 mts2 podrn ingresar a decorar u ocupar sus
respectivos stands los da 15 y 16 de Mayo 2017.

10) El trmino de todos los trabajos de montaje y decoracin ser el martes 16 de Mayo
de 2017 a las 22:00 horas. El incumplimiento dar lugar a una penalidad
ascendente a la suma de US$150.00 + IGV por m2 contratado que el EXHIBIDOR
deber pagar al ORGANIZADOR a ms tardar el primer da del evento, esto es, el
jueves 18 de Mayo de 2017. Si aun as y con la penalidad el stand no ha sido
terminado el mismo 16 de Mayo a las 2400 hrs, el ORGANIZADOR tiene la
potestad de dejar sin efecto la habilitacin de ese stand y por ende se excluye la
participacin de dicha empresa o EXHIBIDOR.

11) No se permitirn trabajos de acondicionamiento durante las horas de exhibicin,

por lo que el EXHIBIDOR que no haya concluido, podr continuar solamente
despus del cierre diario y bajo su absoluta responsabilidad y en coordinacin con
el ORGANIZADOR. Todos los mdulos debern mantenerse montados hasta el final
de la exhibicin, quedando prohibido el retiro de cualquier producto exhibido antes
de la finalizacin del evento.

12) El EXHIBIDOR que habiendo contratado un stand bsico sea 3x2 3x3 con panelera
 de melamina y no haya informado hasta el 1 de Mayo del 2017 el retiro de estas
estructuras para construir en ese espacio su propia decoracin, pagar una
penalidad ascendiente a US$150.00 + IGV. De igual forma este concepto rige para
el stand de 4x4 que tiene perfiles de aluminio con frisos rotulados.

f. OCUPACIN DEL STAND O ISLA

EL EXHIBIDOR solo podr ocupar el stand o isla despus de (a) haber efectuado el pago
total de la contraprestacin sealada en el contrato de participacin y de los servicios
adicionales contratados y (b) haber devuelto al Coordinador el Formulario N A1 a ms
tardar el 18 de Febrero de 2017 y 18 de Marzo de 2017 segn sea el caso, con los datos
del personal de la empresa que estar a cargo del montaje de su stand.

g. HORARIO DE PERMANENCIA EN EL STAND O ISLA

Por seguridad del evento el horario de ingreso del personal del EXHIBIDOR a cargo del
stand o la isla durante los das del evento ser de una (1) hora antes de iniciarse la
atencin al pblico, esto es las 9:00 a.m. y la salida ser media hora despus de cerrarse
la atencin al pblico, es decir, a las 18:30 horas.

h. PRODUCTOS DE EXHIBICION
Durante el horario de atencin al pblico el stand o isla deber permanecer
apropiadamente decorado y abastecido de los productos a ser exhibidos, los que slo
podrn retirarse del recinto ferial a partir de la fecha sealada para el desmontaje.

i. ABASTECIMIENTO DEL STAND O ISLA

El horario, slo para el abastecimiento de los stands o islas con el material y/o productos
de exhibicin ser desde las 08:00am hasta las 09:30 am durante los tres das siguientes
a la inauguracin (19,20,21 de Mayo), luego de este horario no se permitir el ingreso de
ningn material y/o producto de exhibicin, salvo previa coordinacin con la
Organizacin del Evento. El transporte de material a sus respectivos stands se har sin
entorpecer el normal desplazamiento de los asistentes.

j. DECORACIN
La decoracin de los mdulos es responsabilidad del EXHIBIDOR. Tener en cuenta al
momento de realizar el diseo, que la altura mxima permitida para cualquier elemento
decorativo es de 4 metros.

k. DISEO.
Todo diseo deber respetar la armona general del evento; no se podr clavar, pintar ni
exceder las dimensiones establecidas. Cualquier modificacin correr por cuenta del
EXHIBIDOR y deber tener la autorizacin previa del ORGANIZADOR.

l. INGRESO DEL PERSONAL.

El personal del EXHIBIDOR as como sus contratistas, debern registrarse ante el

ORGANIZADOR y obtener la respectiva identificacin para realizar el montaje y la
decoracin del mdulo (stand).

m. DISTRIBUCIN Y/O EXHIBICIN DE MATERIAL PROMOCIONAL.

La distribucin y/o exhibicin de material promocional deber realizarse nicamente
dentro del mdulo del EXHIBIDOR. No se permite la circulacin de personajes
caracterizados, por los ambientes del recinto ferial. Tampoco se permite pegar
calcomanas, afiches, poner ni distribuir publicidad fuera de los mdulos alquilados.
n. DESMONTAJE DE INSTALACIONES Y RETIRO DE MERCADERA.

1) El desmontaje de los mdulos y stands podr realizarse desde el lunes 22 de mayo

de 14:00 hrs a 18:00 hrs y el martes 23 de mayo de 08:00 hrs a 18:00 hrs. Toda
mercadera que salga tendr que ser confrontada con la gua con la que ingres.
Pasadas estas fechas, el ORGANIZADOR no se har responsable por absolutamente
nada. Ni por prdidas, perjuicios o daos de cualquier ndole.

2) El trabajo de desmontaje y retiro de material y productos de exhibicin deber ser

autorizado por el ORGANIZADOR luego de verificar el cumplimiento por parte el
EXHIBIDOR de los requisitos establecidos en el presente Reglamento Interno y del
pago, si lo hubiere, por cualquier dao causado a los stands y /o al recinto ferial. El
personal del EXHIBIDOR deber estar presente de manera permanente en el stand
o isla mientras se realiza este trabajo.

3) El material de decoracin y los productos de exhibicin solo podrn retirarse del

recinto ferial previa presentacin de la gua de remisin de ingreso de los
productos debidamente visada por el personal de seguridad.

4) El ORGANIZADOR retendr la mercadera que no haya sido retirada dentro del

horario establecido, la que ser devuelta previo pago por parte del EXHIBIDOR de
la penalidad correspondiente que le imponga el ORGANIZADOR por los gastos que
origine el depsito de dicha mercadera.

5) El EXHIBIDOR deber pagarle al ORGANIZADOR una penalidad de US $ 150.00 +

IGV por cada da de retraso en el retiro de su stand decorativo y/o mercadera o
productos, luego de la fecha sealada del desmontaje.

6) El EXHIBIDOR deber entregar al ORGANIZADOR el stand o isla en las mismas

condiciones en que lo recibi, libre de desperdicios, material de desecho, basura,
material de construccin, etc.

7) El ORGANIZADOR se reserva el derecho de retener los bienes de EXHIBIDOR en el

recinto ferial hasta que ste haya cumplido con todas sus obligaciones
contractuales y las disposiciones contenidas en el presente Reglamento Interno.

o. INTERNAMIENTO TEMPORAL.

Estar permitido el ingreso de muestras para la exposicin en calidad de internamiento

temporal, siendo responsabilidad del EXHIBIDOR, cumplir con la legislacin aduanera
vigente. Sugerimos realizar ste trmite por lo menos con cinco meses de anticipacin. En
el Almacn General del SITDEF PER 2017, sito en el mismo Cuartel General del Ejrcito,
sern depositados, previo al evento, todo el material, mercaderas, productos, etc, que
hayan ingresado a Per va Aduanas y bajo el mecanismo de Internamiento Temporal, los
mismos que sern llevados los das 15 y 16 de Mayo a los stands correspondientes y en
presencia del EXHIBIDOR.

p. VENTA DIRECTA.

En el caso de que un exhibidor realice transacciones comerciales durante la exhibicin,

ser su responsabilidad cumplir con las leyes tributarias y de aduanas vigentes. No estar
 permitido vender productos durante la exhibicin, tampoco colocar avisos indicando los
productos vendidos o en promocin.

q. MAQUINARIA PESADA

El EXHIBIDOR slo podr ingresar maquinaria pesada (vehculos, areos y terrestres)

hasta el da martes 09 de Mayo de 2017, dentro de un horario especial que el
ORGANIZADOR comunicar oportunamente al EXHIBIDOR, previa coordinacin. La
maquinar pesada deber contar necesariamente con una base que permita transportarla
sin daar las instalaciones (alfombra u otros). Asimismo, es responsabilidad del
EXHIBIDOR contar con el equipo necesario que le permita transportar la maquinaria
desde el rea de descarga (control de seguridad) hasta su zona asignada (stand o isla).

El ingreso se realizar por la puerta N 4 del Cuartel General del Ejrcito, San Borja, y
deber estar acompaado de una Gua de Remisin en original y dos copias que ser
visada por el personal de seguridad del recinto ferial. La Gua deber contener los
siguientes datos:

SITDEF PER 2017 CUARTEL GENERAL DEL EJRCITO SAN BORJA LIMA PER.

15. INSTALACIONES ELECTRICAS

La Direccin Regional Costa Centro del Instituto Nacional de Defensa Civil (INDECI) y la
Oficina de Defensa Civil del Distrito de San Borja, disponen lo siguiente:

a. Est estrictamente prohibido el uso de cables mellizos y llaves de cuchilla en cualquier

tipo de instalacin elctrica. Solo se permitir el uso de cables vulcanizados de doble
chaqueta en toda instalacin elctrica a realizarse y accesorios elctricos conforme a las
normas de seguridad (Cdigo Nacional Elctrico).

b. Todas las instalaciones elctricas, tomacorrientes y equipos elctricos ubicados al interior

del stand o isla (interior y exterior) deben de conectarse al pozo de puesta a tierra, a fin
de cuidar la integridad fsica de las personas que podran verse afectadas como
consecuencia de una descarga elctrica.

c. El Centro de Exposiciones proveer a cada stand o isla (interior y exterior) de energa

elctrica monofsica que las empresas contratistas debern conectar siguiendo los
procedimientos del Cdigo Nacional de Electricidad (CNE 060-002).

d. Las reas de trnsito (pasillos) debern permanecer libres sin obstruir las vas de escape.

e. Los stands o islas interiores o exteriores cuya rea total sea mayor o igual a 24 m2 debern
contar con un extintor PQS clase ABC al interior de ellos durante los cuatro das de la
exposicin.

f. Las islas cuyas medidas sean de 12m2 o ms debern tener una llave trmica colocada a
1 m del piso con una sealizacin que indique atencin riesgo elctrico, de lo contrario
la isla no podr ser abierto al pblico.

16. ENERGA ADICIONAL

En caso de que el EXHIBIDOR necesite energa elctrica adicional en su stand o isla, deber
solicitarlo al ORGANIZADOR a ms tardar el 28 de Abril de 2017. La autorizacin por parte
de El ORGANIZADOR estar sujeta a que esta energa adicional no represente un peligro
 para los participantes y EL EXHIBIDOR deber pagarle al ORGANIZADOR US$150.00 + IGV
por kW. Las instalaciones de esta energa adicional debern conectarse al pozo de puesta a
tierra y contar con un interruptor termo-magntico para su distribucin.

17. DE LA LIMPIEZA

La limpieza de pasillos y espacios comunes del recinto ferial estar a cargo del personal
contratado por el ORGANIZADOR para dicho fin. La limpieza en el interior de cada stand
estar a cargo de cada EXHIBIDOR.

18. DE LA VIGILANCIA

a. El ORGANIZADOR contratar vigilancia privada y general para el recinto ferial. Sin

embargo, este servicio no incluye la vigilancia del stand o isla del EXHIBIDOR.

b. El EXHIBIDOR podr contratar su propio servicio de vigilancia previa aprobacin del

ORGANIZADOR, el que deber cumplir con todas las normas de seguridad establecidas
por el ORGANIZADOR. Es responsabilidad del EXHIBIDOR el cuidado de sus productos de
exhibicin y/o equipos que ingresen al recinto ferial.

c. El ORGANIZADOR no se responsabiliza por la prdida, hurto, robo y/o deterioro de las

muestras de exhibicin, material de decoracin e instalacin de stands o isla y otros
objetos de uso personal requeridos por EL EXHIBIDOR para los fines del evento. Para
minimizar los riesgos de prdida y/o daos al material y/u objetos de uso personal del
EXHIBIDOR, el stand o islas deber contar con la presencia permanente de personal del
EXHIBIDOR o la de un vigilante contratado por ste.

19. DE LOS SEGUROS

PLIZA DE SEGURO CONTRA ACCIDENTES Y VIDA PARA LOS TRABAJADORES

El EXHIBIDOR est obligado a contratar un seguro contra accidentes y vida" (SCTR) cuya
cobertura est vigente a partir de la fecha de montaje hasta la fecha de desmontaje,
inclusive, para sus trabajadores y/o terceros autorizados por el EXHIBIDOR a realizar los
trabajos de montaje y desmontaje de sus respectivos stands, maquinaria y/o equipo y
cualquier otro trabajo. El EXHIBIDOR es responsable por cualquier dao que pudiera
ocasionar a sus propios trabajadores y a los terceros contratados por el EXHIBIDOR.
Asimismo, es responsabilidad del EXHIBIDOR obligar a sus trabajadores a cumplir las medidas
de seguridad necesarias para prevenir accidentes y daos, proporcionndoles todos los
implementos de proteccin necesarios, tales como casco y botas, entre otros, para llevar a
cabo los trabajos dentro de EL EVENTO. El EXHIBIDOR deber entregar al ORGANIZADOR las
plizas referidas antes de la instalacin del STAND y /o LA ISLA.

Se deja expresa constancia que el EXHIBIDOR exime al ORGANIZADOR de cualquier tipo de

responsabilidad civil, penal o administrativa por cualquier dao que genere u ocasione a sus
trabajadores.

20. AMBULANCIA

El evento contar con dos ambulancias TIPO II totalmente equipada y un paramdico

debidamente capacitado del lunes 15 al domingo 21 de Mayo de 2017. Estas ambulancias
se utilizarn exclusivamente para casos de emergencias. Se entiende como emergencia
cualquier enfermedad o accidente que implique un riesgo de vida y que requiera tratamiento
inmediato.
21. OBLIGACIONES DEL EXHIBIDOR

a. Es obligacin del EXHIBIDOR haber cumplido con pagar el 100% de la contraprestacin

sealada en el contrato de participacin y los servicios adicionales contratados, a fin de
poder exhibir sus productos o servicios en el evento.

b. Es obligacin del EXHIBIDOR llenar y devolver al Coordinador dentro de las fechas lmites
sealadas todos los formularios que ste le har llegar oportunamente.

c. Es obligacin del EXHIBIDOR mantener informado al ORGANIZADOR de cualquier cambio

de direccin, telfono, e-mail o persona de contacto.

d. Es obligacin del EXHIBIDOR haber terminado todas las obras de instalacin del stand o
isla a ms tardar el martes 16 de Mayo de 2017 a las 22:00 horas. El incumplimiento de
estas fechas dar lugar a una penalidad ascendente a la suma de US$150.00 + IGV por m2
contratado que EL EXHIBIDOR deber pagar al ORGANIZADOR a ms tardar el primer da
del evento, esto es, el jueves 18 de Mayo de 2017.

e. Es obligacin del EXHIBIDOR decorar el stand o isla en armona con el evento a realizarse.
EL ORGANIZADOR est facultado a detener cualquier trabajo que considere inadecuado,
as como, a dar las pautas para el arreglo o el cambio de los elementos de decoracin.

f. Es obligacin del EXHIBIDOR colocar sus productos en los lugares previamente

contratados con EL ORGANIZADOR, quedando expresamente establecida la prohibicin
de ocupar las vas de escape, pasadizos, escaleras y dems reas de uso comn las que
debern permanecer libres a fin de permitir el normal desplazamiento de los participantes
y del pblico en general. No obstante, el ORGANIZADOR est facultado a efectuar
modificaciones en la ubicacin de los stands e islas cuando sea necesario, previa
coordinacin con el EXHIBIDOR.

g. Es obligacin de EL EXHIBIDOR presentar una carta de responsabilidad firmada por un

Ingeniero Civil para aquellos stands cuyas dimensiones excedan 50 mts2 y/o de dos
pisos, en la que se detalle su documento de identidad, nmero de colegiatura y la
condicin de estar habilitado para ejecutar proyectos, declarando adems que para la
instalacin del stand propio o isla se emplearn los materiales autorizados por INDECI
para este tipo de eventos y que las conexiones e instalaciones elctricas para acondicionar
el stand propio o isla cumplen con los estndares de seguridad correspondientes, bajo
responsabilidad del firmante. Dicha carta se enviar por correo electrnico al coordinador
asignado debidamente firmada en papel membretado. Asimismo es obligacin del
EXHIBIDOR en caso de que su stand o isla sobrepase la altura de 2.48m, pintar y darle un
buen acabado a la pared que colinda con la isla o stand contiguo o posterior.

h. Es obligacin del EXHIBIDOR contar con un extintor PQS clase ABC al interior de su stand
o isla durante los cuatro das del evento, en los casos de stand o islas, interiores o
exteriores, cuya rea sea mayor o igual a los 24m2.

i. Es obligacin del EXHIBIDOR asumir todos los gastos que generen la instalacin,
decoracin y acondicionamiento de su stand propio o isla para la exhibicin de sus
productos y servicios, el que deber guardar armona con el diseo, ubicacin,
distribucin y decoracin de los ambientes del recinto ferial.

j. Es obligacin del EXHIBIDOR que haya contratado stand o islas en el rea ubicada al
 exterior del recinto ferial tomar las medidas necesarias para proteger su maquinaria con
lonas impermeables o cualquier otro material apropiado para tal fin, material que deber
ser previamente aprobado por EL ORGANIZADOR.

k. Es obligacin del EXHIBIDOR ocupar su stand o isla el primer da del evento a las 08:30
horas, a ms tardar; caso contrario, perder el derecho al stand y a la devolucin del total
del importe pagado. Asimismo, es de carcter obligatorio cumplir con el horario de
exhibicin.

l. Es obligacin del EXHIBIDOR devolver el stand estndar y el mobiliario en las condiciones

en que le fueron entregados; caso contrario, el EXHIBIDOR deber pagarle al
ORGANIZADOR el importe correspondiente a los daos ocasionado contra la
presentacin de la correspondiente factura emitida por el ORGANIZADOR una vez que los
daos hayan sido previamente valorizados.

m. El ingreso de mercadera o maquinaria bajo el rgimen de admisin temporal est sujeto

a una serie de trmites y gestiones que el EXHIBIDOR deber realizar con Sunat Aduanas
y coordinar con dicha entidad la fecha y hora de ingreso de su maquinaria y/o mercadera
al recinto ferial, teniendo en cuenta las fechas y horas programadas por el
ORGANIZADOR. Asimismo, el EXHIBIDOR deber realizar las coordinaciones respectivas
con Sunat Aduanas para retirar dicha maquinaria y/o mercadera del evento al almacn
general del SITDEF PER 2017 a partir del domingo 21 de Mayo del 2016. En caso de no
cumplir con lo indicado, EL EXHIBIDOR deber pagar al ORGANIZADOR una penalidad
ascendente a US$ 500.00 + IGV por cada da de retraso en retirar o autorizar el retiro de
la mercadera o maquinaria.

n. Es obligacin de EXHIBIDOR resarcir econmicamente al ORGANIZADOR, previa

evaluacin, por cualquier dao que pueda sufrir las instalaciones del recinto ferial como
consecuencia del transporte, instalacin y exhibicin de maquinaria pesada.

o. Es obligacin del EXHIBIDOR contratar una pliza de seguro de vida y accidentes de

trabajo.

p. Es obligacin del EXHIBIDOR hacer que sus trabajadores cumplan con usar todos los
implementos de seguridad requeridos para los trabajos que se realicen dentro del recinto
ferial.

q. Es obligacin del EXHIBIDOR respetar los decibeles autorizados por el ORGANIZADOR los
que no debern exceder de 15.

r. Es obligacin del EXHIBIDOR solicitar el permiso correspondiente a APDAYC y UNIMPRO

para la msica que ser escuchada en su stand y/o isla, as como realizar los pagos a que
haya lugar; caso contrario el EXHIBIDOR no podr poner msica en su STAND y/o ISLA .

s. Cesin en uso: El EXHIBIDOR no podr subarrendar ni ceder total o parcialmente el rea

contratada. EL incumplimiento dar lugar a la resolucin automtica del contrato y a la
devolucin del stand a EL ORGANIZADOR por parte de EL EXHIBIDOR.

22. IMPOSIBILIDAD DE PARTICIPAR EN EL EVENTO

Si EL EXHIBIDOR se viera imposibilitado de participar en el evento, deber comunicarlo por

escrito a EL ORGANIZADOR dentro de los cuarenta y cinco (45) das calendario antes del
inicio de la feria a fin de conservar la armona del recinto ferial. La cancelacin de su
participacin no le da derecho a EL EXHIBIDOR a la devolucin del importe pagado por el
 stand.

23. DE LAS RESTRICCIONES

Est terminantemente prohibido:

a. El ingreso de menores de edad, solos.

b. El uso de material inflamable.

c. La puesta en marcha motores a combustin y el encendido de prueba de la maquinaria

dentro o fuera del recinto ferial, durante el desarrollo del evento.

d. El bloqueo de las reas comunes.

e. La contratacin de menores de edad para realizar cualquier clase de trabajo.

f. El volumen de los televisores o de los reproductores por encima de los 15 decibeles

autorizados por el ORGANIZADOR, as como el ruido de maquinaria y/o grupo
electrgeno que exceda los 15 decibeles.

g. Perforar, romper, pintar o picar el piso. En caso de que la decoracin exija un soporte, se
recomienda colocar un tabladillo de madera o colocar un falso piso sobre el tapizn. Una
vez terminado el evento es responsabilidad del EXHIBIDOR retirar el falso piso o
tabladillo.

h. Cortar las alfombras y/o daar el material de los stands.

i. El uso de clavos, pinturas, pegamentos, chinches y grapas sobre los paneles de los stands
predecorados (planchas de melamina) y/o estructuras de aluminio.

j. Exhibir mercadera que se considere peligrosa o inconveniente para el evento. El

ORGANIZADOR se reserva el derecho de retirar de la exposicin los bienes que considere
inapropiados.

k. Exhibir o mencionar productos que no se ajusten a la exhibicin.

l. Colocar publicidad engaosa o cualquier tipo de publicidad que afecte la imagen de otras
empresas.

m. Hacer propaganda de sus productos y servicios o distribuir folletos fuera del rea de su
stand o isla o la zona prevista para este fin y usar cualquier aparato habilitado para
publicidad sonora (altavoces, etc.). Colocar carteles

n. Circulacin de personajes caracterizados por los ambientes del recinto ferial

o. Utilizacin de elementos publicitarios inflables o de cualquier otro tipo sin la previa

autorizacin del ORGANIZADOR.

p. Hacer propaganda poltica.

q. Vender boletos de rifa, lotera, sorteo o cualquier forma de colecta, aun cuando sta sea
con fines benficos.

r. Usar sistemas o medios de publicidad que, a juicio del ORGANIZADOR, puedan causar
 molestias a los dems expositores o visitantes.

s. El ORGANIZADOR se reserva el derecho de resolver el contrato de participacin y/o cerrar

cualquier stand y/o isla contratada por el EXHIBIDOR, ya sea de manera temporal o
definitiva, an durante el desarrollo del evento, en caso de incumplimiento por parte del
EXHIBIDOR de cualesquiera de las disposiciones y restricciones establecidas en el
presente Reglamento Interno y el contrato de participacin.

24. EXENCION DE RESPONSABILIDAD:

EL ORGANIZADOR queda eximido frente al EXHIBIDOR de todo tipo de responsabilidad en

los siguientes casos:

a. Por el incumplimiento por parte del EXHIBIDOR de cualquier pago al que estuviese
obligado frente a su personal o contratista.

b. Por el incumplimiento por parte del EXHIBIDOR de cualquiera de sus obligaciones

contractuales, las contenidas en el presente Reglamento Interno y las disposiciones
legales vigentes que le sean aplicables.

c. Por la prdida y daos causados a vehculos, mercadera, instalaciones, herramientas y

material de decoracin e instalacin por parte del EXHIBIDOR y/o sus contratistas.

d. Por la prdida o dao de cualquier maquinaria o producto de exhibicin que se haya

retirado del recinto ferial despus de la fecha de desmontaje.

e. Por la prdida o dao causado a un bien durante el horario de atencin al pblico.

f. Por cualquier clase de accidente que pueda sufrir el personal propio o contratado del
EXHIBIDOR.

g. Por los daos o perjuicios que el EXHIBIDOR pueda ocasionar a terceras personas.

h. Por la cada de voltaje e interrupciones en el suministro de energa a elctrica o la cada

del internet, ya que el evento funciona con un grupo electrgeno que podra sufrir algn
inconveniente o desperfecto.

i. Por prdida, desperfecto o cualquier dao que pudiesen sufrir el equipo, material y/o
estructuras de propiedad del EXHIBIDOR o contratados a terceros, renunciando
expresamente el EXHIBIDOR a interponer cualquier accin de reclamo o demanda en
contra del ORGANIZADOR, sus empleados o funcionarios.

j. Por la prdida de laptops, telfonos celulares, cmaras de video y cmaras fotogrficas y

otros artculos de uso personal.

k. Por la prdida de cualquier objeto que se haya dejado en abandono en el recinto ferial,
stand o isla.

25. SERVICIOS ADICIONALES A CARGO DEL ORGANIZADOR. El ORGANIZADOR proveer los

siguientes servicios a los EXHIBIDORES:

a. Energa elctrica. La energa elctrica es monofsica, de 220 voltios y 60 Hz. La corriente

suministrada no cuenta con estabilizador de potencia, por lo que el EXHIBIDOR lo deber
tener en cuenta en caso de conectar equipos electrnicos. Si el EXHIBIDOR requiriera
 mayor energa, deber solicitarla a ms tardar el da viernes 28 de Abril de 2017. El
ORGANIZADOR evaluar su factibilidad y le har llegar el presupuesto del costo adicional,
el mismo que deber ser cancelado en su totalidad antes del 08 de Mayo de 2017. En
ningn caso se puede conectar potencias superiores a las solicitadas o efectuar
conexiones no autorizadas por el ORGANIZADOR.

b. Muebles. Los mdulos interiores vienen equipados con una mesa circular, dos sillas, un
fluorescente, y un tomacorriente. En las paredes o en los perfiles no se podr pintar,
horadar, atornillar, usar pegamentos, materiales adhesivos, etc. El alquiler de las Islas no
incluye muebles.

c. Limpieza. La limpieza de los pisos de los mdulos, as como la de las zonas de circulacin
reas comunes estarn a cargo del ORGANIZADOR.

26. CRONOGRAMA 2017

Lunes, 20 de Febrero:.- Fecha lmite para declarar el nombre de la empresa montajista

para los stands mayores a 50 mt2.

Viernes 15 de Marzo: .- Fecha lmite para cambio de stand.

Lunes, 20 de Marzo: .- Fecha lmite para declarar el nombre de la empresa montajista

para los stands menores a 50 mt2.

Viernes, 10 de Abril: - Comienzo de la instalacin del rea exterior. De 08:00 hrs. a

18:00 hrs. (Carpas y Estructuras) .

Martes, 14 de Abril: - Fecha lmite para la cancelacin del valor total de los mdulos
reservados. A partir de esta fecha, los nuevos Contratos de Arrendamiento se recibirn
con el pago del valor total.
Fecha lmite para confirmar los datos requeridos para su publicacin en el Catlogo
Oficial.
Fecha lmite para reservar las Salas de Conferencias Comerciales, que aparecern
publicadas en el Catlogo Oficial. Este servicio es solo y exclusivamente para los
EXHIBIDORES.

Lunes, 28 de Abril: - Fecha lmite para solicitar energa elctrica adicional.

Lunes 1 de Mayo: .- Fecha lmite para solicitar retiro de stand bsico 3x2, 3x3 y 4x4.

Lunes 08 de Mayo: - Plazo mximo para pagar le energa elctrica adicional solicitada.

Martes 09 de Mayo: .- fecha lmite para ingreso de maquinaria pesada al recinto ferial,
previa coordinacin con el ORGANIZADOR.

Lunes 10 de Mayo al 16 de Mayo:- Montaje y decoracin de stands y mdulos mayores

a 100 mts2, de 08:00 a 18:00 hrs.

Sbado 13 de Mayo al 16 de Mayo: - Montaje y decoracin de stands y mdulos de 16

mts2 a 100 mts2, de 08:00 a 18:00 hrs.
 Sbado 15 de Mayo al 16 de Mayo: - Montaje y decoracin de stands bsicos
(predecorados) de 3x2 mts2 y 3x3 mts2.

Lunes, 15 y martes 16 de Mayo: - Traslado de material, productos y mercadera venidos

de Aduanas (Internamiento temporal) del almacn general al rea de exhibicin. De
08:00 hrs. a 17:00 hrs.

Martes, 16 de Mayo:- Trmino de los trabajos de montaje, Instalacin y decoracin de

stands. 22:00 hrs.

Mircoles 17 de Mayo:- Actividades administrativas. No hay montaje ni decoracin de

stands.

Jueves, 18 de Mayo:- Inauguracin del evento ,09:00 hrs.

Horarios de Exhibicin: -

Jueves, 18 de Mayo, de 09:00 hrs 18:00 hrs. (Incluida Inauguracin)

Viernes, 19 de Mayo, de 10:00 hrs 18:00 hrs.
Sbado, 20 de Mayo, de 10:00 hrs 18:00 hrs.
Domingo, 21 de Mayo, de 10:00 hrs 15:00 hrs.

Domingo 21 de Mayo :- Clausura del Evento, 16:30 hrs. No hay retiro de mercadera ni
desmontaje alguno.

Lunes, 22 de Mayo:- De 08:00 hrs 13:00 hrs.

Retiro de mercadera, cajas embaladas, etc. hacia el almacn general.
Retiro de productos personales de exhibicin y mercadera

Lunes, 22 de Mayo:- De 14:00 hrs a 18:00hrs

Desmontaje de stands predecorados y decorados.

Martes, 23 de Mayo :- De 08:00 hrs 18:00 hrs.

Desmontaje de stands predecorados y decorados
 FORMULARIO A1
(Declaracin de empresa montajista)

EMPRESA /EXHIBIDOR :___________________________________________________

___________________________________________________

NOMBRE DEL EXHIBIDOR : ___________________________________________________

PAS : ___________________________________________________

PABELLN : ___________________________________________________

Nro STAND : ___________________________________________________

REA DEL STAND : ___________________________________________________

EMPRESA MONTAJISTA : ___________________________________________________

___________________________________________________

RUC / Nro REGISTRO : ___________________________________________________

San Borja, de de 20

_____________________________
EXHIBIDOR O REPRESENTANTE