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Mdulo 1: La empresa

1.1. LA EMPRESA

A la empresa le dan vida las personas que a ella pertenecen y las personas ajenas a la misma para cuyo servicio
se han creado actividades. Las actividades que han de realizar o controlar las personas de la empresa estn
estrechamente relacionadas entre s.

Es de sentido comn que, antes de empezar a discutir las tcnicas de direccin, se examine con todo
detenimiento lo que se trata de dirigir. El propsito es que los dirigentes de un rea de la empresa o de toda la
empresa, tengan y aprecien la importancia de tener un conocimiento del funcionamiento de ella.

Para que se comprenda con toda claridad a qu se est haciendo referencia cuando se habla de empresa
industrial, primeramente habr que definirla. Se hablar indistintamente de empresa industrial, empresa,
compaa o firma, si bien los ltimos dos trminos se aplicarn generalmente a las empresas del sector
privado.

1.2. EMPRESA INDUSTRIAL

Es toda organizacin de propiedad pblica o privada, cuyo objetivo primordial es fabricar y distribuir
mercancas o proveer servicios a la colectividad o a una parte de ella, con el propsito de entregar un bien o
servicio que satisfaga las necesidades del medio mediante el pago de los mismos.

En esta definicin estn comprendidas las organizaciones de propiedad de los gobiernos centrales o de los
estados, municipios, accionistas de sociedades annimas, sociedades colectivas, agencias administrativas,
familias, particulares y miembros de cooperativas.

Se incluyen en la misma los pequeos establecimientos industriales, pero no las industrias de artesana y
domsticas independientes, las pequeas tiendas de venta al por menor ni las pequeas explotaciones
agrcolas.

Para el fin que se persigue en este curso, las actividades industriales se pueden clasificar en los siguientes
grandes grupos, con algunos ejemplos:

Produccin:

Industrias manufactureras.

Industrias de elaboracin.

Industrias extractivas.

Edificacin, Ingeniera civil y obras pblicas (excepto la edificacin).

Agroindustrial (en escala industrial).

Servicios:

Transporte.

Produccin de energa elctrica y otros servicios pblicos.

Reparacin, conservacin, limpieza y otros servicios.


Distribucin (al por mayor y grandes comercios de venta al por menor).

Hoteles y Restaurantes.

Informacin y servicios de esparcimiento.

Mdulo 2: Administracin de bodegas

2.1. PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIN DE BODEGAS

Para realizar una gestin eficiente en la Administracin de Bodegas se debe seguir procedimientos, los cuales
pueden utilizarse en cualquier tipo de bodega, por su carcter generalista, pudiendo existir otros especficos,
segn el tipo de material y caractersticas propias de la empresa a la cual pertenecen las instalaciones de
almacenamiento.

1. Recepcionar los bienes, materiales y suministros, comprobando que correspondan a las cantidades y
calidades establecidas en la orden de compra y factura o gua de despacho del proveedor, y rechazar productos
que estn deterioros o no correspondan a la compra.

2. Informar al Departamento de Adquisiciones o al Jefe Administrativo segn corresponda, cualquier


irregularidad en la recepcin.

3. Almacenar y resguardar los bienes y materiales en buenas condiciones de uso.

4. Informar a la Jefatura sobre situaciones anormales, tales como: problemas de seguridad, como por ejemplo,
cerraduras en mal estado, puertas o ventanas que pueden ser violentadas o abiertas con facilidad, rejas en mal
estado que impidan el ingreso de personas o animales al interior de las bodegas, instalaciones elctricas
defectuosas, techos o cielos rotos que permitan el ingreso de aguas lluvias o humedad al recinto, mermas,
prdidas, deterioros, peligros de contaminacin e incendio, etc.

5. Despachar los bienes y materiales, segn las cantidades y especificaciones establecidas en el documento
solicitud de abastecimiento u otro documento interno

6. Mantener actualizados los registros de control de existencias de los bienes bajo su custodia.

Recepcin de mercaderas

La Recepcin est relacionada con el control de ingreso de materiales a la bodega de almacenamiento. El


encargado de la recepcin o de la bodega debe recibir las materias primas, materiales, repuestos y mercaderas,
adquiridas por la empresa.

Para la recepcin de estas mercaderas debe actuar en conjunto con un representante del Departamento que
solicit el artculo, verificando que ellos correspondan a alguna Orden de Compra de la Empresa y que sean los
especificados.

Cuando sea necesaria una revisin tcnica, debe solicitar la participacin del solicitante de la compra.

Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento de Adquisiciones de su empresa para


que este lo incluya en la orden de compra o en la nota de pedido del proveedor.
Almacenamiento

Para el almacenamiento de las especies encargadas a su custodia, el encargado de las Bodegas debe atenerse a
las recomendaciones establecidas en los captulos siguientes.

No olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadera, el encargado de bodega es responsable
de la proteccin, cantidad y seguridad de los productos.

Entrega o despacho de mercaderas

Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las rdenes de entrega o de requisicin,
le sean comunicadas, en lo posible, con medio da de anticipacin, a objeto de preparar el despacho de ellas.

Debe encargarse de que la copia de los documentos de requisicin, sean controladas por un Depto. Contralor.
Para ello, se recomienda que los pedidos sean visados por Control de Existencias y l debe remitir la copia con
su firma de Entregado a Contralora.

El encargado de bodega no debe entregar ningn artculo sin emitir o recibir un documento escrito de
respaldo en los formularios dispuestos en la empresa.

Registros

Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el ingreso, la distribucin como la
salida de ellos.

En la Bodega debe mantenerse un Registro y archivo fsico, a lo menos, de:

rdenes de Compra (copia)

Vales de requisicin o entrega

Plano de Bodega y distribucin de las reas de almacenamiento

Guas de Despacho de proveedor o salida

Guas de Ingreso

Registros computacionales

Recuerde que los documentos de registros son el respaldo oficial de los movimientos de materiales dentro de
una Bodega.
Mdulo 3: Recepcin de materiales

3.1. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MATERIALES

El encargado de bodegas, debe recibir todos los materiales que ingresen a las instalaciones de la empresa, sean
estas materias primas, materiales, repuestos y mercaderas en general, que se relacionan con alguna de las
siguientes caractersticas y normas:

1. Que sean adquiridas por la empresa.

2. Que sean semi-elaboradas en la empresa (o en proceso) y que deban almacenarse hasta ser requeridas
posteriormente.

3. Que hayan sido enviadas fuera de la empresa (o a otra sucursal), para recibir algn tratamiento especial.

Por lo tanto, queda prohibido guardar o almacenar productos de proveedores o clientes que no correspondan
segn las normas nombradas, a menos que estn autorizadas por algn funcionario superior que se har
responsable de este hecho.

1. Cada vez que se emita una Orden de Compra, la unidad encargada de la funcin de adquisicin deber remitir
oportunamente copia de ella a la bodega receptora. Esta copia tiene por objetivo informar al bodeguero sobre
los artculos que van a recibir: cantidad, cdigo, calidad (especificaciones tcnicas), proveedor y fecha de
recepcin.

2. Previo a la recepcin de las mercaderas, el bodeguero debe exigir la Gua de despacho del proveedor, que
acompaa los artculos requeridos. Cada gua debe corresponder a una Orden de Compra.

3. El encargado de bodega chequear las cantidades, calidades y especificaciones entre la Orden de Compra y
las Guas de Despacho. Verificar que los artculos recibidos corresponden exactamente a los solicitados.

4. Una vez otorgada la conformidad a los materiales recepcionados, el encargado de bodega procede a firmar
las guas de despacho en original y copia entregando al transportista el duplicado de la gua y archiva el original.
En caso de ausencia de gua, el encargado de bodega indicar su visto bueno en el reverso de la factura original.

Algunas empresas emiten Guas de Recepcin internas, que se adjuntan a las guas de despacho o factura y es el
respaldo oficial de la empresa.

5. Si el encargado de bodega verifica que los materiales recibidos no coinciden con lo sealado con la orden de
compra, procede a las siguientes instrucciones:

Recepcin parcial por cantidad inferior (por esto se usa Gua de Recepcin).

Recepcin parcial por rechazo (constancia en Gua de Recepcin).

Devolucin de gua y materiales proveedor, informando a su superior.

6. El encargado de la recepcin deber realizar inspeccin en aquellos envases con roturas o marcas de dao,
para verificar su contenido, en cuanto a cantidad, calidad y especificaciones de lo pedido.
3.2. DISTRIBUCIN DEL ALMACENAMIENTO

Para el almacenamiento de materiales se recomienda utilizar edificios de un piso, ya que la construccin de una
sola planta ofrece un mayor espacio til por inversin, en parte porque se ahorra espacio destinado a escaleras
y elevadores y porque hay ahorro respecto a las construcciones de mayor resistencia destinadas a soportar
cargas en los pisos superiores.

En la actualidad se dispone de galpones de estructuras metlicas, modulares, de tipos estndares, que reducen
considerablemente los costos de construccin.

La limitante principal a esta recomendacin, lo constituye el espacio disponible en las industrias ya instaladas.

La distribucin de las Bodegas de una empresa hace necesario reunir previamente, una serie de informacin,
relativa a los materiales que se almacenarn, a la capacidad de los recintos destinados al almacenamiento y al
uso de equipo adecuado para funcin, debiendo considerarse los antecedentes relacionados con:

Naturaleza de los productos

Capacidad de la Bodega

Equipos empleados en la Bodega

Respecto los materiales a almacenar, se preparan listas descriptivas de ellos para definir su ubicacin en la
Bodega, por lo que deben contener informacin relativa a las siguientes caractersticas:

Naturaleza

Las condiciones del almacenamiento varan segn esta caracterstica del material, exigiendo en cada caso un
tratamiento diferente.

Por ejemplo, los materiales de mayor valor deben almacenarse en lugares ms seguros, en lo posible bajo llave,
protegiendo adecuadamente los ms expuestos a robos.

Los materiales peligrosos tales como explosivos, materiales inflamables u oxidables, etc., deben almacenarse
separados entre s y de los otros materiales.

Deben tomarse precauciones para proteger a los materiales de la accin de algunos agentes atmosfricos como
humedad, especialmente en los productos que poseen envases de papel o cartn.

Volumen, peso y forma

Los materiales se diferencian entre s en cuanto a volumen, peso y forma, debiendo considerar las posibilidades
extremas de cada una de estas caractersticas, al planearse un almacenamiento racional.

As, por ejemplo, es aconsejable depositar cerca de las entradas o despachos, aquellos que ocupan un mayor
volumen y adems son pesados. Con aquellos bultos que sean frgiles, no es posible formar pilas unos sobre
otros por el peligro de que resulten daados, siendo necesario recurrir a algunos medios auxiliares de
almacenamiento, los que se detallan ms adelante.

Actividad o movimiento de los artculos

Los materiales de uso frecuente, producen continuos movimientos de entrada y salida de bodegas, debiendo
almacenarse en reas de fcil acceso, en donde se les pueda manejar rpida y eficientemente; en tanto aquellos
de una mayor permanencia en almacenamiento, pueden ubicarse en lugares ms apartados o donde por
estructura del edificio su manejo ofrezca una mayor dificultad.

Respecto de esta caracterstica hay que distinguir dos aspectos.

Primero: se refiere a la cantidad de elementos por almacenar en un determinado espacio; ello nos lleva a
considerar que un lugar demasiado amplio en relacin con la cantidad que normalmente se depositar, no solo
representa un desperdicio de espacio sino que tambin de tiempo y esfuerzo.

Segundo: se refiere a la cantidad y tamao de los elementos a almacenar. En este caso, la dificultad en la
distribucin de los lotes de almacenamiento depende de la cantidad y tamao de ellos; tenindose que
cantidades grandes de bultos uniformes son fciles de distribuir, en cambio, cantidades pequeas de bultos
distintos, requieren un planeamiento ms especializado.

Lotes pequeos deben depositarse en hileras cortas, en cajas, estantes, etc., con el objeto de facilitar el
agrupamiento, el aprovechamiento del espacio y el acceso a bultos.
Cuando se almacenan mercaderas en cantidades inferiores a bultos estndares de almacenamiento o despacho,
es recomendable utilizar cajoneras especiales. Si es corriente este caso, habra que dejar un espacio
especialmente destinado a ellos en la distribucin general de las Bodegas.

Capacidad de las bodegas

En relacin a la capacidad de las Bodegas, es necesario considerar:

Dimensiones de las superficies de almacenamiento.

Distancias entre las columnas pertenecientes a la estructura.

Ubicacin de las puertas y ventanas.

Servicios de carga y descarga.

Distancias entre estantes, tanto para la conservacin de las mercaderas, como para su proteccin
contra incendios.

Equipos empleados en las bodegas

La eficacia de un sistema de almacenamiento aumenta con el uso adecuado de:

Estanteras,

Casilleros,

Pallets o tableros,

Cajoneras, etc.

La seleccin misma del equipo depende de la capacidad del rea de almacenamiento, de la altura hasta la que
es posible llegar y el uso a que se les destine. Una clasificacin general de los equipos de almacenamiento que
es posible utilizar, se detalla a continuacin:
Estantes

La utilizacin de estantes permite un acceso fcil a las mercaderas y un mximo aprovechamiento del espacio
cubico; en especial en el almacenamiento de artculos voluminosos de forma irregular que no se adaptan al
manejo de bultos o tableros.

Los estantes pueden ser rgidos y desmontables, construidos en acero en madera.

Los tipos de estantes de uso ms frecuente son: de tubo, de tablero, mixtos de cajonera para el
almacenamiento de artculos de despacho irregular.

Uno de estos tipos son las estanteras de tablero que se utilizan especialmente en el agrupamiento y el apilado
de lotes pequeos. Por lo general son desmontables. Pueden tener entrada por uno o varios costados.

En general, se construyen con fondos y estantes ajustables para permitir su adaptacin al alto de la carga.
Cerrando los extremos y el fondo, los estantes adquieren mayor estabilidad. Agregando listones a los estantes,
pueden hacerse divisiones para almacenar partidas de diferentes tipos.

Tableros

Consisten en una plataforma porttil sobre la cual se colocan los artculos por unidad de carga, con el objeto de
facilitar el apilado por parte del equipo de manejo. Tambin son conocidos como pallets.

Los tableros se construyen, por lo general de madera, pudiendo hacerse de metal o de una combinacin de
ambos.

La utilizacin de tableros sirve para el transporte y el apilado de gran nmero de bultos y artculos por unidades
de carga, aumentando el peso y el volumen del material posible de ser manejado por un operario.

Como puede apreciarse, el planeamiento de la distribucin de la Bodega implica un aprovechamiento racional y


practico del espacio. Las dificultades que se le presentan al encargado de las bodegas, aumentan con la
demanda de l, debiendo considerarse como objetivo primordial de la Distribucin de Bodegas, el mximo y
mejor aprovechamiento del espacio disponible, que permita un control efectivo, una proteccin adecuada y
una atencin expedita de los materiales.

Factores que son necesarios analizar para la determinacin del espacio, es el siguiente:

Tipos de materiales a almacenar, cantidad y frecuencia de uso.

Caractersticas relativas a tamao, peso, fragilidad, facilidades de ser hurtadas, dificultad de manejo,
etc.

Normas para espaciamiento, pasillos, reas de carga y descarga.

Limitaciones fsicas del almacenamiento (pilares, puertas, etc.)

Formas y dimensiones de las superficies en relacin con los tipos de materiales a almacenar.

Situacin con respecto a los equipos de manejo.

Planes de aumento de la produccin o cambio en los planes de venta.

Plan de compras (periodos de llegada de las adquisiciones, frecuencia de consumo de los materiales).
Cargas admisibles de los pisos y su ubicacin.

Altura de las Bodegas.

Especificaciones que pueden afectar al almacenaje, tales como: peso, fragilidad, deterioros y otros que
indiquen necesidades de manejo especial.

En general debe pensarse en un almacenamiento que permita realizar una distribucin flexible, con un
planeamiento dinmico, sujeto a los cambios que la demanda de espacio justifique.

Equipos auxiliares de la bodega para el movimiento de materiales

El manejo y transporte de los materiales en forma mecanizada, proporciona una de las mayores posibilidades
de:

Reduccin de gastos,

Aumento de la eficiencia de las operaciones,

Disminucin de la posibilidad de deterioros de los materiales en el transporte,

Ahorro de mano de obra,

Disminucin de gastos en subsidios por accidentes en el trabajo,

Reduccin de prdidas por ausentismo,

Otros.

En atencin a los mltiples y variados problemas que presenta la manipulacin de los materiales y que afectan a
la eficiencia y economa de la bodega y al servicio que sta presta, es necesario examinar algunos factores
relativos al manejo, tales como:

Posibilidad de economizar movimientos, ya sea eliminndolos o combinndolos,

Mecanizacin mxima de los movimientos,

Recorrido mnimo de los materiales,

Empleo de equipos estndares, que han probado su eficacia,

Necesidad de montacargas, Gras Horquillas, etc.

Capacidad de los aparatos de manipulacin (unidades por hora que puedan manejar),

Caractersticas del material a transportar:

Cantidad de materiales,

Frecuencia de movimientos,

Largo de la ruta,
Direccin de los desplazamientos,

Limitaciones:

Peso que resisten los primeros y segundos pisos (si existieren),

Ancho de pasillos,

Clases de equipos aptos para mover los materiales,

Conservacin y reparacin de los aparatos.

La variedad de equipos de manejo de materiales son numerosos y variados, y la Empresa deber contar con
ellos, de acuerdo a la realidad de cada Bodega, en cuanto al movimiento de productos y capacidad financiera.

Algunas veces parece que hubiese tantas clases de equipos como materiales que hay que manejar. Sin
embargo, para facilitar la seleccin de ellos, se han dividido en cuatro clases principales que son:

Transportadores, o correas,

Gras horquillas,

Vehculos industriales (como puentes gras, gras de alta tonelaje, camiones gras)

Equipo colocador y transbordador.

Mdulo 4: Almacenamiento y distribucin de materiales

4.1. ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIN DE MATERIALES

El objetivo fundamental de las siguientes normas es lograr:

Aprovechamiento adecuado del espacio fsico,

Mayor rapidez de operacin,

Control ms expedito y eficiente en el manejo de los materiales almacenados.

Las normas que se deben tener siempre en cuenta son:

1. Para permitir que la recepcin, y la entrega de materiales sea fcil, rpida y segura, se deber disponer de un
rea dotada con mesones a la entrada de bodega, que permitan efectuar la recepcin y despacho de los
materiales.

2. En el almacenamiento se debe disponer de estantes y casilleros apropiados para los diferentes artculos y
contar con pasillos entre las estanteras para un fcil manejo y transporte de los materiales.

3. Disponer medios de proteccin contra la contaminacin, daos y deterioros de los materiales producida por
organismos vivos, como hongos, bacterias, roedores e insectos.

4 Disponer medios de proteccin contra daos y deterioros de los materiales y contar con extintores de
incendios.
5. Se debern tomar especiales precauciones en el almacenamiento y manejo de los materiales con vigencia o
duracin limitada, y aquellos que se alteran por la accin de la luz, calor y humedad.

6. Queda estrictamente prohibido el ingreso al interior de la bodega de cualquier persona, sean o no


funcionarios de la empresa. El acceso slo ser posible con la autorizacin del Jefe de Bodega o Encargado de
Bodega.

7. Apile sobre Pallets, nunca directamente sobre el suelo, evita el dao de los envases y la absorcin de la
humedad de los pisos. En el suelo puede apilar materiales a granel como arena, ripio, bolones.

4.2. PLANO DE BODEGA Y DISTRIBUCIN

La distribucin del rea de almacenamiento se basa generalmente en la clasificacin de grupos afines o familias,
manteniendo la suficiente elasticidad para el aprovechamiento total del espacio.

De acuerdo al estudio de las mercaderas y sus movimientos, indicarn cuales irn a las reas de menudeo, a la
de bultos o a una combinacin de ellas.

Corresponde al encargado de la Bodega conocer a fondo todos los artculos que se van a almacenar y tener una
idea de los planes de utilizacin que se tenga con los mismos, con el objeto de adaptarse a los cambios
normalmente previsibles. Deber llevar un control constante de las fluctuaciones de los niveles de existencias
para realizar un mximo aprovechamiento del espacio.

Es conveniente que el Jefe de las Bodegas tenga siempre a su disposicin un Plano de bodega y distribucin, en
cada una de las secciones o pisos. En ella debe indicar la disposicin general de los pasillos, las reas de
almacenamiento y sus lmites, la posicin de los bultos, hacer indicaciones de zonas como: papeles, jabones,
pinturas, etc.

La Carta de Distribucin constituye un elemento eficaz para el Control del almacenamiento y mejor
aprovechamiento del espacio, debiendo fijarse en un lugar visible o bien distribuirse como gua e informacin,
entre los encargados de las actividades de Bodega.

4.3. NORMAS DE APILAMIENTO

Las normas de apilamiento permiten evitar deterioros, rompimientos y desorden en el almacenamiento y


traslado de materiales, mercaderas y productos.

Apilamiento de caja

Permite un mejor control y conteo de las cajas y un mejor aprovechamiento de los espacios disponibles, tanto
en los almacenes como en los vehculos de transporte.

En el apilamiento se pueden utilizar diferentes tcnicas:

Empleo de esquineros verticales y ensunchado

Empleo de envoltorios o recubrimientos plsticos

Algunos tipos de pallets

Existen diferentes tipos de pallets, entre los que se encuentran:

Pallet simple
Pallet de doble entrada

4.4. ROTACIN DE PRODUCTOS SEGN FECHA DE VENCIMIENTO

La rotacin de productos es una norma de gran importancia y tiene relacin con la entrega o salida de los
materiales desde la bodega.

La rotacin est en funcin de la fecha de vencimiento, es decir, el despacho de productos ha de corresponder a


aquellos que presenten el vencimiento ms prximo. No deben mantenerse productos vencidos.

El primero en entrar ser el primero en salir. Esta regla tambin se aplica a los materiales que no suelen
deteriorarse, dado que, en realidad, todos los materiales, de cualquier especie que sea, se deterioran en mayor
o menor grado con el transcurso del tiempo. Todos los productos qumicos presentan fecha de vencimiento y
lote de fabricacin, pero su vida til o su calidad se ve disminuida o deteriorada si estn expuestos al calor, a la
humedad o a la luz del sol.

La rotacin debe ser:

Planificada anticipadamente.

Realizada de manera de evitar la formacin de saldos.

A tiempo, para evitar alcanzar el lmite de conservacin de algn producto.

Rotacin fcil y efectiva si:

Las mercaderas poseen etiquetas, timbres o cdigos que indiquen su fecha de elaboracin.

Las mercaderas con una misma fecha estn almacenadas en lotes independientes de otras mercaderas
con fechas diferentes.

La no observacin de esta norma conduce a prdidas innecesarias y perfectamente evitables.

Mdulo 5: Entrega y despacho de materiales

5.1. ENTREGA Y DESPACHO DE LOS MATERIALES

Normas generales

En el despacho de los materiales se han de considerar las siguientes normas:

1. El encargado de bodega, debe pedir que las ordenes de entrega o de requisicin, le sean comunicadas en lo
posible, con anticipacin, a objeto de preparar el despacho de ellas.

2. El encargado de Bodega no debe entregar ningn artculo sin algn documento escrito o los formularios
dispuestos por la Empresa.

3. Todas las unidades de la empresa debern solicitar los materiales a Bodega, mediante un formulario, por
ejemplo, Pedido de Materiales. Este formulario se confeccionara en triplicado y se debe enviar a la Bodega,
debidamente timbrado y firmado por el funcionario autorizado.
4. Recibidos los pedidos, el encargado de Bodega debe verificar las firmas y timbres y, si estn correctos, debe
proceder a preparar el despacho solicitado.

5. La solicitud se utilizar, adems, para registrar el despacho de los artculos, debiendo indicarse en sta los
materiales y las cantidades entregadas.

6. Los ejemplares de la solicitud deber distribuirse de la siguiente forma:

copia 1 : solicitante

copia 2 : bodega despachadora

copia 3 : envo al departamento de compras u otro solicitante

7. Si el stock de materiales no es suficiente para cubrir lo solicitado, el encargado de Bodega mantendr el


pedido en archivo pendiente y activara la reposicin de su stock (pedir al departamento de Adquisicin o
Produccin las cantidades para reponer su stock).

8. En la Carga y Despacho, al utilizar cuerdas para amarrar, emplee canoas protectoras para no daar los
productos en cajas o sacos, y cada cierto tiempo, reemplcelas.

9. Las Bodegas debern establecer horarios de atencin para la recepcin de pedidos y despachos de los
mismos, a fin de tener tiempo suficiente para las labores administrativas de preparacin de documentos,
archivar documentos y poner al da los stocks y formularios en general.

5.2. ALGUNAS CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD

Cuando se manipulen productos que sean riesgosos para la salud de los operarios, se han de considerar algunas
de las siguientes medidas de seguridad:

Los productos riesgosos de contaminacin, deben transportarse en envases seguros y por ningn
motivo junto a productos alimenticios.

En la carga y descarga de productos delicados, deben usarse nicamente equipos y herramientas que no
daen los envases. No debe haber empleo de ganchos que pudieran pinchar o rasgar los envases.

En caso de derrame de productos lquidos qumicos, evitar su escurrimiento haciendo un cerco de


aserrn, arena secos, caoln con un alcalinizante alrededor de la zona, para luego recogerlo. Los qumicos
(como plaguicidas) en polvo recogerlos con aserrn, arena hmedos, caoln con un alcalinizante. En
ambos casos enterrar el aserrn, la arena, caoln con un alcalinizante utilizada al menos a un metro de
profundidad, lejos de cursos de aguas.

El lugar de trabajo debe contar con agua, jabn y paos limpios o de papel para ayudar a combatir las
sobrexposiciones o intoxicaciones.

Utilizar guantes de goma durante la manipulacin de productos qumicos.

No subirse a los equipos de carga y descarga en movimiento.


Mdulo 6: Documentacin en la administracin de bodegas

6.1. DOCUMENTACIN EN LA ADMINISTRACIN DE BODEGAS

Durante las actividades de registro de los materiales, se han de considerar las siguientes normas generales:

1. En la Bodega o recinto deber mantenerse un registro de toda la documentacin que sea utilizada para la
entrega y recepcin de materiales, con el propsito de mantener un respaldo documentado de todos los
movimientos realizados en la Bodega, para justificar su uso, procedencia o despacho.

2. Algunos tipos de documentos utilizados en Bodega (copias) son:

rdenes de Compra

Notas de pedido o entregas internos

Guas de despacho

Guas de devolucin

Guas de ingresos

Tarjetas de registro de cada artculo(si las tuviera)

Notas o solicitud de reposicin de sus stocks

Notas o Guas de productos dados de baja

3. Deber mantener al da todos los registros de la bodega, de manera de mantener informado a todos los
departamentos de la empresa y que tienen relacin con la Bodega, como por ejemplo:

Ventas, para que est enterado de los materiales y productos disponibles en Bodega y a ofrecer a sus
clientes existencias reales.

Despacho, para realizar las entregas de acuerdo a la Gua de Ventas, u otro documento interno y no
tener diferencias entre las cantidades ofrecidas y disponibles.

Produccin, para que abastezca oportunamente los materiales que estn bajo los niveles de inventario
establecidos por la Bodega.

Contabilidad, para mantener actualizados los Costos de los volmenes disponibles en Bodega, como
tambin de los productos dados de baja.

Control de Inventarios, para realizar inventarios y ajustes de diferencias de materiales en bodega.

4. Todo producto dado de baja o por mermas deber quedar registrado en los documentos internos y ser
firmada por el Jefe de Bodega.
Mdulo 7: Control de inventarios

7.1. CONTROL DE INVENTARIOS

Concepto de inventario

Los inventarios tienen un papel fundamental en la economa de las empresas e instituciones. Por lo tanto, debe
encontrarse en la administracin de inventarios (incluyendo las bodegas) un rea fructfera para reducir los
costos. Desde el punto de vista de la Empresa, los inventarios representan una inversin, ya que se requiere de
capital para tener reservas de materiales en cualquier estado.

El inventario corresponde al almacenamiento de bienes y productos, los cuales se mantienen en un sitio de


dispuesto para tal efecto. Estos bienes y productos consisten comnmente en:

Materias primas

Productos en proceso

Productos terminados

Suministros

Control de inventarios

El control de inventarios es la tcnica que permite mantener la existencia de productos a niveles deseados.

En manufactura, como el enfoque es el producto fsico, se da mayor importancia a los materiales y a su control;
en el sector de servicios (como es el caso de ANASAC), el enfoque principal es sobre el servicio y su
manipulacin (a menudo se consume en el momento en que se genera una venta) y se da muy poca importancia
a los materiales, por lo cual los inventarios adquieren una mayor importancia. En las tiendas departamentales,
los inventarios deben ser importantes para estimular las ventas.

Por qu se deben tener Inventarios?

La razn fundamental es que resulta fsicamente imposible y econmicamente poco prctico el que cada
artculo llegue al sitio donde se necesita y cuando se necesita. Por ejemplo, aunque para un proveedor le sea
fsicamente posible suministrar materias primas o productos terminados con intervalos de unas cuantas horas,
esto resultara prohibitivo debido al costo involucrado.

Otras razones son:

Reducir los costos de manejo de materiales

Realizar compras masivas o al mayoreo con descuento

Tener un margen para reducir la incertidumbre de los pedidos

Lograr una recuperacin favorable de la inversin


7.2. TIPOS DE INVENTARIOS

Sistema de inventario perpetuo

Un sistema perpetuo mantiene un registro constante de la cantidad de material o producto que se tiene en la
Bodega, reponindose las Existencias cuando stas llegan a cierto nivel, ordenando una Cantidad Fija. Cada vez
que se retiran existencias, la cantidad se resta del nivel anterior en una tarjeta de existencias (o en el sistema
computacional) para sealar en forma exacta la cantidad que an se tiene disponible en Bodega.

En la mayora de las empresas, hoy se utilizan registros que se mantienen por medio de un sistema
computacional de tiempo real; la cantidad que se utiliza de las existencias se alimenta inmediatamente a una
computadora, en donde se mantiene el estado actual de los artculos. La computadora seala cuando se alcanza
el punto de reordenar o pedir existencias, para mantener los stocks determinados por la empresa.

Importancia del Inventario Perpetuo

La utilizacin del inventario perpetuo permite:

Mantener la informacin de los stocks al da y actualizada.

Verificar la rotacin que tiene el producto, ya que la informacin de Entradas y Salidas es diaria.

Al departamento de Ventas conocer con que materiales cuenta para ofrecer a sus clientes.

Realizar despachos reales a los clientes, no basados en cantidades supuestas

Que el departamento de produccin sepa con que suministros puede contar.

Que el departamento de contabilidad conozca el valor o capital inmovilizado que posee en sus bodegas.

Mantener la informacin al da de los productos que deben ser eliminados de las existencias (dados
de baja por daos, mermas u otras causas).

En aquellas empresas que no cuentan con sistemas computacionales para llevar controlar el inventario
perpetuo, se utilizan Tarjetas de Existencias.

Sistema de inventario peridico

En un inventario peridico el nmero de artculos que se tienen en el almacn se revisa con un intervalo
constante semanalmente, por mes, etc. Los intervalos siguen esencialmente el concepto ABC, los artculos que
tienen una utilizacin monetaria alta se comprueban con ms frecuencia que los artculos de menor valor
monetario o C. Despus de cada revisin, se hace un pedido. La magnitud de ste depende de la tasa de
utilizacin durante el tiempo que media entre las comprobaciones. Esta magnitud variable de la orden est
diseada para que aproxime al nivel de las existencias a un nmero mximo deseado.

En esta forma la magnitud de la orden es mayor cuando la demanda entre las revisiones es alta.

El sistema de intervalo de orden constante es especialmente conveniente para situaciones del intervalo en que
existen muchos retiros pequeos y son bajos los costos de la orden.

Las debilidades del sistema son debidas a fallas humanas, por no llevar a cabo las comprobaciones peridicas a
su tiempo y por no encontrar la existencia presente porque ha sido mal colocada o almacenada en ms de un
lugar.
7.3. CODIFICACIN POR BARRAS

Los cdigos de barras son lneas verticales oscuras que alternan espacios en blanco que etiquetan los artculos
de inventario con informacin codificada digitalmente.

Estos son lebles con lector ptico (plumas de luz) ligadas o unidas con computadores o microprocesadores.

La forma de codificacin de datos Alfanumrica fue ampliamente estandarizada con la adopcin de la Norma
Internacional MIL-STD-1189 en 1982. Los cdigos son ahora un mtodo barato, adaptable y que facilita la
automatizacin de la entrada de datos que identifican una partida de inventario, su costo, su localizacin y otra
informacin necesaria del inventario. Son tambin muy tiles para concentrar la informacin de produccin,
como la fuente del artculo, el trabajo hecho en l y quin lo hizo, y otros datos.

Los cdigos de barra EAN son utilizados en gran variedad de aplicaciones en empresas industriales, comerciales
y de servicios. Su uso ms conocido es la identificacin de los productos comercializados en los supermercados;
pero es slo uno de los campos donde se puede implementar.

En una serie de lneas y espacios (smbolos de cdigos de barras) es posible almacenar gran cantidad de
informacin, la cual puede ser rescatada automticamente con la ayuda de un rayo lser, para ser recuperada
en un computador.

Codificacin de las unidades de consumo

La unidad de consumo es el producto que adquiere el consumidor final: alimentos, vestuario, ferretera, libros,
etc. Se debe identificar usando el cdigo EAN-13 (que consta de trece dgitos), y en artculos de tamao
reducido con el cdigo EAN-8 (que consta de ocho dgitos).

EAN 13 es el cdigo que se utiliza para la identificacin de productos en la comercializacin de los mismos.
Consta de trece dgitos de los cuales 12 son realmente el cdigo y el 13 es un dgito de control que sirve para
detectar lecturas errneas, siendo los dos primeros dgitos los que identifican el pas de origen.

Los cdigos de barra que llevan los productos permiten su registro automtico en el punto de pago y otras
operaciones de control de flujo de mercaderas, como control de inventarios y de productos en proceso,
administracin de bodegas, despacho de mercaderas, etc.

Los sistemas de lecturas computarizados son paquetes programados y las empresas ofrecen su instalacin,
puesta en marcha y manejo. Los cdigos en estos paquetes ya vienen asignados y lo que resta a la empresa que
lo va a emplear es colocar el nombre del artculo, ubicacin y otros datos importantes del producto.

Los lectores se debieran ubicar en la Bodega de Recepcin de Materiales para registrar en forma inmediata los
artculos recibidos (en algunos casos basta leer con el Lector un artculo y digitar manualmente el nmero de
artculos), y en la Bodega de Despacho, donde se registrar en forma rpida la cantidad despachada y que el
computador rebajar automticamente.

El computador arrojar inmediatamente las cantidades de materiales que existan en Bodega, lo que restara por
realizar sera el inventario lgico arrojado por el Computador y que es necesario comprobar en bodega
mediante un inventario fsico.
Que es Empresa?

Es un ente econmico que en las economas industrializadas realiza la mayor parte de las
actividades, es jerarquizada tiene relaciones jurdicas y cuya dimensin depende de factores
endgenos y exgenos.

Es un ente que alberga a trabajadores para desarrollar trabajo

Es una organizacin jerrquica que produce dinero


2

Qu producen las empresas?

Las Empresas producen bienes para satisfacer necesidades.

Las empresas producen servicios para satisfacer las necesidades

) Las empresas producen bienes y servicios para satisfacer las necesidades de las
personas que viven en esa comunidad.
3

Cuan tas son las reas de la empresa?

son 3 reas

son 2 reas

son 4 reas
4

Cules son las reas de la empresa?

Produccin, comercializacin, finanzas, recursos humanos

Produccin, contabilidad, tesorera, recursos humanos

Comercializacin, Produccin, Marketing, recursos humanos


5

Cuntas son las funciones de la administracin?


4 funciones

3 funciones

5 funciones
6

Cules son las funciones de la administracin

Organizacin, direccin, presupuesto y control

Planificacin , organizacin direccin y control

Planificacin, costos, organizacin y direccin


7

A que se llama administracin de bodegas.

Aquella que se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la conservacin de los
materiales y productos, verificando el cumplimiento de stas disposiciones al interior de las
bodegas

Aquella que se dedica a dictar normas necesarias para la conservacin de los materiales
y productos.

Aquella que se dedica a supervisar la conservacin de los materiales y productos, al


interior de las bodegas.
8

En la Bodega o recinto deber mantenerse un registro de:

toda la documentacin que sea utilizada para la entrega y recepcin de materiales, con el
propsito de mantener un respaldo documentado de todos los movimientos realizados en la
Bodega, para justificar su uso, procedencia o despacho.

Toda documentacin requerida para la contabilidad de la empresa

Toda la documentacin requerida para hacer las compras y no quedar sin mercadera.
9

Que tipos de documentos se utilizan normalmente en bodegas.


Documentos contables de la empresa como libros de compra y venta.

rdenes de Compra, Notas de pedido o entregas internos, Guas de despacho, Guas de


devolucin, Guas de ingresos, Tarjetas de registro de cada artculo(si las tuviera), Notas o
solicitud de reposicin de sus stocks, Notas o Guas de productos dados de baja.

Todo tipo de documentos mercantiles para chequear el origen y destino de la mercadera.


10

Que se entiende por inventarios.

El inventario corresponde al almacenamiento de bienes y productos, los cuales se


mantienen en un sitio de dispuesto para tal efecto.

El inventario corresponde al almacenamiento de bienes y productos, los cuales son


modificados para su venta.

El inventario corresponde al detalle de bienes y productos, los cuales se mantienen en un


sitio de para su posterior despacho.
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