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Paneles de opciones
Repasemos brevemente algunos conceptos bsicos de Ms Outlook. Podemos dividir la interfaz de inicio de Ms Outlook 2013 en 4 zonas
bsicas configurables por el usuario:
A
E D
C
Notas: Se recomienda utilizar Tareas cuando la ejecucin depende de nosotros en gran medida y es ms o menos panificable y
alternativamente utilizar Calendario cuando las fechas nos las marcan otros y son ms o menos fijas como en citas o eventos.
Aprender ms sobre el uso de Calendarios
El Panel Central.
Para facilitar la bsqueda de mensajes muestra el listado agrupado por fechas. Organizar a gusto (De, Asunto, Recibido, En la carpeta)
Ms Outlook permite almacenar mensajes en varias bandejas, de forma que la bandeja de entrada contenga los mensajes recibidos y la
bandeja de salida los mensajes pendientes de enviarse.
Archivado en lnea.
Haz clic sobre una de las bandejas o carpetas y Windows utilizar el panel de detalle para mostrar los mensajes almacenados en dicha
carpeta.
Bsquedas en Outlook.
A travs de la caja de bsqueda instantnea de la ficha INICIO podemos localizar un elemento en cualquiera de las vistas de Outlook.
Para localizar un mensaje, seleccionaremos en el panel de la carpeta deseada. Buscar tambin en las subcarpetas y se mostrarn los
hallazgos en el panel de resultados.
En las bsquedas podemos utilizar comodines y caracteres *, ?, , -, etc. Y tambin expresiones como por ejemplo leer: no o tiene
datos adjuntos: si para filtrar los mensajes.
Se puede borrar la bsqueda o filtro una vez realizados pulsado el aspa del final del cuadro de dilogo X.
Podemos aadir ms criterios de bsqueda en Ms filtros del grupo Buscar. Que abrir el cuadro de dilogo Herramientas de
bsqueda.
Es una nueva cinta que permite filtrar a travs de criterios como el mbito, Resultados anteriores de bsquedas*, Refinar a travs
de numerosos filtros y desplegar Herramientas de bsqueda actualizadas como la Indizacin, laOpciones de bsqueda y la Bsqueda
Avanza (Ctrl+Mays+F).
Este panel permite leer el contenido de un mensaje previamente seleccionado en el listado de mensajes. Slo es accesible cuando la
funcin Correo est activada.
Si el mensaje contiene solo texto, podrs leerlo sin problemas, pero si tiene el formato de una pgina web (HTML) puede contener enlaces
a imgenes y en tal caso se muestra por defecto el icono.
La imagen de la derecha muestra la vista previa de un mensaje con varias imgenes no visibles. Si deseas ver el mensaje incluyendo las
imgenes, haz clic en la banda superior de la vista previa o haz clic con el botn derecho sobre el recuadro sin imagen y en el men que
aparece selecciona la opcin Descargar Imgenes.
Ahora la vista previa es mucho ms clara. Por defecto, la vista previa se muestra a la derecha, pero puedes cambiar este comportamiento
o deshabilitarlo. Para cambiar la ubicacin del panel de vista previa haz clic sobre la ficha VISTA / Diseo / Panel de lectura y a
continuacin, haz clic en una de las opciones disponibles:
1. Derecha: Muestra el panel en la seccin derecha.
2. Inferior: Muestra el panel debajo del panel de detalle.
3. Desactivado: Oculta el panel de vista previa.
La Cinta de opciones.
Una de las mejoras incluidas en el interfaz Ms Office 2013 es la cinta de opciones denominada Ribbon.
Para utilizar una opcin especfica pulsa ALT + la tecla asociada a la opcin deseada.
Si queremos trabajar en Outlook y tener ms espacio, podemos ocultar temporalmente la cinta de opciones haciendo doble clic en la
ficha activa. Si volvemos a hacer doble clic en la ficha activa se mostrarn de la cinta de opciones completa.
Ficha ARCHIVO.
Si seleccionas la ficha Archivo vers la vista Backstage de Microsoft Office, compuesta por:
Informacin de la cuenta de correo.
Un men de comandos bsicos para trabajar con archivos: Abrir, Imprimir, Guardar
Las opciones del programa ya no estn disponibles en el men Herramientas, haz clic en Opciones dentro del men, para
buscarlas.
Ficha INICIO.
La ficha Inicio se han agrupado muchas herramientas, ya que cambia segn la funcin seleccionada en el Panel de funciones:
Correo.
Contactos.
Tareas.
Notas.
El Grupo Nuevo, donde podemos crear desde un Nuevo mensaje, hasta otros elementos de forma manual como una Cita,
un Contacto, una Tarea y otros menos habituales como un Grupo de contactos, un Anuncio de carpeta (folder), un Fax,
un Formulario InfoPath o un nuevo Archivo de datos de Outlook.
Continuando con el estudio de grupos de herramientas de la ficha Inicio, tenemos al Grupo Eliminar, que permite desde borrar un
mensaje, hasta marcar un elemento como No deseado o Limpiar mensajes redundantes dentro de una conversacin.
El Grupo Responder, permite responder al remitente del mensaje, responder al remitente y al resto de destinatarios y reenviar el
mensaje a otra direccin. Por otro lado podemos, responder con una reunin o con otro tipo de accin como enviar el mensaje como
adjunto, enviarlo como un SMS o realizar una llamada.
Pasos rpidos, nos ayuda automatizar nuestro trabajo con el correo, por ejemplo podemos mover los mensajes a una carpeta
determinada despus de marcarlos como ledos, responde al remitente y elimina el original, marcar un correo como tarea finalizada,
administrar y crear pasos propios personalizados.
El Grupo Mover, los mensajes seleccionados tanto a una carpeta como a Onenote.
El Grupo Etiquetas, para marcar los mensajes como ledos(no ledos, clasificar elementos por categoras, colocar banderas de
seguimiento para recordarnos que tenemos que realizar una determinada accin (al marcar los mensajes aparecern en la barra de
tareas pendientes).
El Grupo Buscar, incluye el cuadro de bsqueda Buscar personas, la herramienta Libreta de direcciones y a la
herramienta Filtros de bsqueda.
Ficha INICIO / CALENDARIO.
En el Grupo Nuevo podemos crear todo lo relacionado con nuevas Citas y Reuniones. Como la solicitud de una nueva tarea.
Con Ir a podemos visualizar Hoy, Siguientes 7 das o pulsado el icono iniciador ir a una fecha determinada.
El Grupo organizar incorpora las opciones Dia, Semana laboral, Semana, Mes y Vista programacin.
Administrar calendarios con Abrir calendario desde la libreta de direcciones, desde la lista de salas, desde Internet Crear calendario
en blanco y abrir calendario compartido. Grupos de calendarios, Calendario de correo electrnico, Compartir para editar los permisos y el
grupo Buscar (personas y libreta de direcciones).
Ficha INICIO / CONTACTOS.
Grupo Nuevo para crear nuevos contactos y nuevos grupos. Tambin da acceso a generar nuevas citas, reuniones, contactos y
tareas
Grupo Eliminar contactos.
Vista Actual para Cambiar vista a Personas, Tarjeta de, Tarjeta, Telfono, Lista,
Eliminar.
Grupo Responder.
Administrar tarea.
Seguimiento.
Cambiar vista.
Acciones.
Buscar.
El Grupo Nuevo incluye el botn de herramienta Nueva carpeta del panel de navegacin y Nueva carpeta de bsqueda.
A travs del Grupo Acciones, podemos cambiar el nombre de una carpeta, copiarla, moverla o eliminarla. Cmo puedes observar stas
acciones tambin disponibles rpidamente con el botn derecho del ratn a travs del men contextual. (Men que obtenemos con el
botn derecho del ratn y que nos informa de todas las posibilidades que tenemos sobre un determinado elemento de la Interfaz.)
El Grupo Limpiar, permite marcar todos los elementos como Ledos, ordenar ymostrar las carpetas en orden alfabtico, Limpiar las
carpetas elimina mensaje redundantes de conversaciones.
Tambin tenemos un Grupo Favoritos para aadir una determinada carpeta en la zona Favoritos del Panel de navegacin.
Y finalmente, el grupo Propiedades, dnde podemos acceder a la configuracin de Autoarchivar, ver los permisos de la carpeta (caso
Ms Exchange) y ver las propiedades de la carpeta.
Ficha VISTA.
El primer grupo de esta ficha es Vista actual e incluye las herramientas Cambiar vista a Compacta, nica y Vista previa, Tambin
podemos a la configuracin de la vista y Restablecer vista.
Mostrar mensajes en conversaciones, es una utilidad muy prctica ya que agrupa los correos por asuntos tratados lo que aporta
cierto orden a nuestras carpetas (folders) repletas de emails.
El Grupo organizacin, permite activar o desactivar la vista precia del mensaje. Ya sabes que es una forma de leer parcialmente el
contenido de un mensaje para as poder decidir qu hacer. La pega es que esta funcionalidad la aprovechan muchos virus para
autoejecutarse.
Organizar por, Fecha, De, Para, Categora, Marca, Tamao, Asunto, Tipo, Datos adjuntos, Cuenta, Importancia. Adems incluye cambiar a
Orden inverso, Aadir columna y Expandir o contraer grupos.
El Grupo diseo, permite configurar las vista de los paneles de lectura, tareas pendientes, etc. para adaptar el entorno de trabajo de la
aplicacin a nuestras necesidades. Incluye al panel de personas que muestra el perfil en redes sociales de nuestros contactos. Para que
funcione previamente hay que establecer la conexin, como por ejemplo Linkedin.
Por ltimo, tenemos el Grupo ventana, para gestionarlas (mostrar/ocultar).
Ficha DESARROLLADOR
Si utilizas los mismos comandos con frecuencia quiz te interese agregarlos a la barra de herramientas de acceso rpido. Esta se
encuentra en la zona superior izquierda de la ventana de Outlook junto a la barra de Ttulo.
Con independencia de la ficha en que nos encontremos, estos comandos permanecern visibles.
Otra forma de personalizar la barra de acceso rpido es hacer clic sobre la flecha de la barra de acceso rpido, y en el men escoge la
opcin Ms comandos:
A continuacin escoge los comandos que deseas aadir y pulsa el botn Agregar>>:
La Minibarra de herramientas.
Para conseguir un mtodo ms rpido para dar formato que ir cada vez a la ficha de Inicio y ver las opciones, selecciona el texto y
aparecer la minibarra de herramientas (atenuada).
Si hacemos clic sobre la minibarra de herramientas, se volver activa y podemos escoger opciones de formato para el texto seleccionado.
En la cinta de opciones encontramos todas las opciones necesarias para trabajar con el documento, pero tambin podemos mostrar
cuadros de dilogo ms completos similares a los mostrados en versiones anteriores de Outlook.
Slo hay que pulsar sobre la flecha que aparece en algunos grupos de la cinta de opciones para abrir el cuadro de dilogo. Esta flecha se
denomina Iniciador de cuadro de dilogo:
El resto de botones de esta barra nos da acceso a otras funciones accesorias de Outlook como son el Calendario, la gestin de
Contactos y las Tareas. Esta barra contiene adems un botn que despliega un men con herramientas menos habituales como son
las Notas, las Carpetas, los Accesos directos y la configuracin de las Opciones de navegacin que estudiaremos ms adelante.
De momento, prueba a pulsar en cada botn de la barra funciones para observar su funcionamiento.
En la imagen de la derecha podemos observar el resultado de pulsar los diferentes botones de la barra de del Panel de funciones.
Calendario
En la imagen inferior, puedes ver el aspecto del Panel de Detalle con la funcin Calendario seleccionada. Muestra una agenda del da,
semana o mes seleccionado en el panel de opciones.
Podemos compartir instantneas de nuestros calendarios envindolos por email o de forma dinmica a travs de la publicacin en Ms
Office Online (requiere registro). Para ello, ve al grupo Compartir de la cinta de opciones.
Los usuarios de Ms Exchange tienen una serie de opciones opciones adicionales, pudiendo crear diversos calendarios que actualizan su
informacin de manera dinmica, pudiendo aplicar permisos o roles a los participantes.
Asignar colores a las actividades del calendario supone una ayuda visual para la organizacin de las tareas. Puedes hacerlo al crear o
editar una tarea en el icono Clasificar.
Caractersticas.
Podemos crear citas o eventos desde cero o directamente arrastrando mensajes a la Barra de tareas pendientes. Tambin podemos
localizar citas y eventos desde el buscador.
Crear y aceptar reuniones, realizando su seguimiento o cancelacin.
Las vistas de calendario son personalizables. Su color es configurable e incluso aceptan formatos condicionales. Tambin es posible ver
varios calendarios a la vez, bien en de forma paralela o superpuestos.
Trabajar con varios calendarios simultneamente.
Habitualmente los usuarios de Outlook mantienen varios calendarios dependiendo del mbito a controlar. Por ejemplo podemos mantener
un calendario Profesional a la vez de otro Personal como ayuda a conciliar mejor. Los calendarios se pueden mostrar al mismo tiempo y
evitar que se solapen citas.
Para crear un Nuevo calendario pulsamos con el botn derecho sobre Calendario. Si seleccionamos ambos se mostrarn a la
vezpermitindonos mover citas y eventos con slo pinchar y arrastrar:
Si mantenemos una cita a la misma hora en los dos calendarios, bloqueamos esta hora para que ningn compaero del grupo pueda
agregarnos a otros eventos. Es sencillo, realizar esta tarea en Outlook pulsando la tecla control mientras arrastramos un cita de un
calendario al otro, ya se se copiar en los dos.
Organizacin
Para organizar el Calendario podemos:
Ver los niveles detalle. Configurar la semana laboral. Asignar categoras a las citas.
E incluir la zona horaria para el caso de reuniones con zonas horarias diferentes.
En en ARCHIVO / Opciones / Calendario podemos definir todos los aspectos de funcionamiento del calendario, como por ejemplo la
hora laboral (en diferentes colores). Agregar das no laborales o ver el n de semana para cada mes.
(clic para ampliar)
Das no laborables
Por defecto el calendario de Outlook, no incluye festivos o das no laborables. Para aadirlos, en la
fichaARCHIVO seleccionamos Opciones / Calendario:
En el apartado Opciones del Calendario pulsamos el botn Agregar das no laborables
A continuacin podemos seleccionar uno o ms pases, cuyos das no laborables deseemos agregar al calendario y pulsamos Aceptar.
Notas: Si queremos eliminar algn da no laborable, basta con seleccionarlo en el calendario y pulsar suprimir.
Vistas
Podemos cambiar las vistas del calendario desde la ficha Inicio, en el grupo Organizar a vista Da, Semana, Semana laboral (sin fin
de semana), o Mes completo. La vista Programacin muestra el calendario en una escala de tiempo horizontal.
En la ficha Vista tenemos ms alternativas para cambiar la Vista Calendario habitual a Vista previa, Lista y Activa.
Citas y reuniones
Citas, convocatorias de reunin y eventos:
Para crear una cita pulsamos el botn , de la ficha INICIO.
Se abrir un nuevo formulario donde debemos completar el asunto, ubicacin, hora de inicio y de hora de finalizacin.
En Aviso podemos personalizar cuando queremos que Outlook nos recuerde la cita.
En Mostrar cmo, podemos seleccionar como se mostrar el estado de la cita en el calendario: Disponible, Trabajando en otro
sitio, Provisional, No disponible o Fuera de la oficina.
Por ltimo pulsamos el botn Guardar y cerrar.
Si queremos crear una reunin, adems de los datos introducidos anteriormente, tendremos que indicar los asistentes y recursos como
salas de reuniones.
Para crear una reunin pulsamos el botn , de la ficha INICIO.
En el botn Para, aadimos los asistentes a la reunin. Para ello podemos ayudarnos con la libreta de direcciones.
Si pulsamos el botn Asistente para programacin, podremos ver la disponibilidad de los asistentes, adems de aadir otros
asistentes y/o salas.
Igual que para las citas podemos modificar las listas Mostrar cmo y Aviso.
Notas: Desde la ficha INSERTAR podemos hacer llegar a los convocados documentos necesarios para la reunin, elementos de Outlook,
firmas y tarjetas de presentacin.
Gestin de tareas
Comparar las citas del Calendario con las tareas diarias resulta muy til, para ello basta mostrar desde la ficha VISTA / Diseo / la Barra
de tareas pendientes.
Cuando el usuario no es el organizador de citas no debe realizar cambios ya que no les llegara al resto de participantes. Pero puede
proponer una nueva hora provisional o rechazarla y proponer una nueva. En cuyo caso se generar un nuevo email.
Exchange nos permite ver varios calendarios de compaeros.
Para facilitar nuestro trabajo podemos configurar una vista desde el calendario del trabajo semanal, teniendo una visin
general de las tareas a realizar de acuerdo con su importancia.
Podemos incluir filtros al conjunto de tareas desde el encabezado. Ver configuracin filtrar y asignar un filtro. Por ejemplo podemos filtrar
las tareas completadas. En Avanzado definir criterios adicionales, Campos usados frecuentemente completada igual a no as los
ocultamos. Se puede guardar la vista como personalizada, en Administrar vistas.
Notas: La informacin introducida en el Calendario de Outlook es exportable y compatible con el estndar i-Calendar.
Compartir
Si tenemos una cuenta de correo electrnico basada en Exchange, podemos dar permiso a otras personas de la organizacin para que
puedan ver nuestro calendario.
Para compartirlo, hacemos clic en el botn Compartir calendario de la ficha Inicio.
Se crear una invitacin donde podemos indicar la persona con la que queremos compartir el calendario, y el nivel de detalle de la
informacin a enviar.
En la lista Detalles, podemos seleccionar el nivel de detalle de la informacin que queremos enviar.
Si pulsamos Aceptar, se crear un correo electrnico con el calendario adjunto que el destinatario podr abrir en Outlook, y tambin se
mostrar en el cuerpo del mensaje:
Grupos de calendario
En la ficha INICIO grupo Administrar calendarios tenemos el botn desplegable Grupos de calendario que nos permite crear o
compartir un calendario con un grupo de contactos.
(Clic sobre la imagen para ampliarla)
Notas: Se recomienda utilizar la vista Programacin cuando tenemos acceso a varios calendarios de grupo, para poder cruzar
informacin.
Predicciones
Predicciones meteorolgicas en la cabecera de los calendarios como ayuda a nuestra programacin de citas y reuniones:
Si pulsamos sobre la prediccin del tiempo de un da determinado conseguimos ampliar dicha informacin. Adems en la ventana flotante
tendremos acceso a la informacin completa en lnea del servicio meteorolgico predefinido en Configuracin:
Configuracin
En la ficha Vista / Configuracin de vista avanzada podemos modificar el modo en el que se presenta el calendario. El cuadro de
dilogo se adapta segn el tipo vista activa:
Por ejemplo, para la vista Calendario podemos cambiar el valor de los intervalos de tiempo segn nuestras necesidades en el botn Ms
opciones:
Mejores prcticas para Outlook 2010
Se aplica a: Outlook 2010 Ms... Menos
Importante: Este artculo se ha traducido con traduccin automtica; vea la declinacin
de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versin en ingls de este
artculo aqu.
Este artculo lo escribi el equipo de producto que cre Microsoft Outlook 2010 por la
mejor de las razones posibles: nuestros clientes lo pidieron. Outlook 2010 se dise para
una amplia audiencia con muchas necesidades y estilos de trabajo. Aunque no hay una
sola "manera correcta", sabemos que algunas formas de trabajar con el programa son
ms fciles que otras. Esperamos que, tras conocer los procedimientos recomendados,
tenga la mejor experiencia posible con Outlook.
Esta gua son nuestros consejos para sacar el mximo partido a Outlook 2010. Sin
embargo, no es exhaustiva. Trata algunos escenarios bsicos, a fin de ensearle a
aprovechar Outlook para administrar su informacin.
Dedican mucho tiempo cada da a usar Outlook 2010 para enviar y recibir mensajes,
y para configurar o asistir a reuniones.
Carpetas
Reglas
Notificaciones
Categoras
Pasos rpidos
Calendario y reuniones
Contactos
Preguntas ms frecuentes
Referencias
Acerca de la autora
Principios bsicos de buena administracin del tiempo
Outlook 2010 es una herramienta que ayuda a administrar los mensajes de correo, el
calendario, los contactos y las tareas. Como tal, se encuentra en el centro no solo de las
comunicaciones, sino tambin de la administracin del tiempo. Para obtener el mximo
provecho de Outlook 2010, le sugerimos algunos principios bsicos:
Reduzca el nmero de lugares donde lee mensajes. Filtre todos los mensajes que
tiene que leer en un solo lugar: su Bandeja de entrada con una serie de reglas.
Haga caso omiso de algunos mensajes. Use reglas para enviar los mensajes que
tiene que leer a la Bandeja de entrada y deje que el resto llegue intacto a las
carpetas del grupo de contactos (o lista de distribucin). No es necesario (y en el
caso de grandes volmenes, probablemente no pueda) leer todos los mensajes que
le envan. Solo los ms importantes deben ir a la Bandeja de entrada. Puede resultar
til conservar los dems mensajes por si, por ejemplo, se ve involucrado en algn
problema.
Procese los mensajes siguiendo estos cuatro criterios. Al leer un mensaje, decida si
quiere:
Eliminarlo
Delegarlo (reenviarlo).
Reduzca a una la lista de tareas pendientes. Use una sola lista de tareas pendientes y
un solo calendario para administrar lo que tiene que hacer.
Aunque no siga todos los procedimientos recomendados que se describen aqu, con que
siga tan solo algunos mejorar su experiencia con Outlook 2010.
Principio de pgina
Configurar Outlook 2010: la disposicin
El primer paso para seguir estos procedimientos recomendados es configurar el sistema
para optimizar la manera en que usa Outlook 2010. Se considera recomendable tener:
Una bandeja de entrada para los mensajes que necesita procesar (tratar). La bandeja
de entrada es para los mensajes que le envan directamente, o que podra ser
importante que lea.
Si recibe muchos mensajes que varios usuarios se envan los unos a los otros, cambie a la
vista Conversaciones. Si no es as, use la disposicin por fecha (la disposicin
predeterminada). Use reglas de formato automtico para volver azules los mensajes
enviados solo a usted.
Una sola carpeta de referencia dentro de la Bandeja de entrada, para todo el material
de referencia que puede tener que consultar ms adelante. Nada se archiva
automticamente (mediante una regla) en esta carpeta. Llame a esta carpeta 1-
Referencia. (Al agregar 1-, ser el primer elemento dentro de la Bandeja de
entrada). Al crear ah esta carpeta, puede quitarla de la vista con solo contraer la
Bandeja de entrada.
Nota: Si esta carpeta se hace demasiado grande (10 000 elementos o ms),
Outlook 2010 podra ralentizarse al entrar en ella.
Nota: Si tiene que leer todos los mensajes de un grupo de contactos, no cree una
carpeta para l. Estos mensajes deberan ir directamente a la Bandeja de entrada.
Si recibe un gran volumen de mensajes (ms de 200 al da), las carpetas de bsqueda
pueden ser un buen modo de redistribuir el correo de distintos remitentes.
Favoritos (opcional)
Favoritos da visibilidad a carpetas que de otra manera quedaran enterradas en la lista
de carpetas de correo.
Se considera recomendable tener las siguientes carpetas entre sus Favoritos: Bandeja
de entrada, 1-Referencia, Elementos enviados y Elementos eliminados.
Principio de pgina
Reglas
El objetivo de organizar Outlook es reducir la cantidad de "ruido" innecesario en la
Carpeta de entrada y lograr que los elementos ms importantes se muestren en la parte
superior. Las reglas pueden ayudarle moviendo mensajes a distintas carpetas, segn los
criterios que establezca. Las reglas filtran los mensajes que llegan a la Bandeja de
entrada para dejar pasar solo aquellos de lectura obligada.
Se considera recomendable disponer las siguientes reglas (tiene ms detalles sobre cmo
configurarlas en la seccin Preguntas ms frecuentes, al final de este documento):
Aplazar elementos enviados Esta regla retrasa los mensajes un minuto o ms.
Cuando use esta regla, asegrese de que los mensajes se han enviado antes que
apagar el equipo.
Nota: Se trata de una regla solo para clientes; no funcionarn en Outlook Web App
(OWA).
Principio de pgina
Barra Tareas pendientes
La barra Tareas pendientes es el panel en el lado derecho de Outlook 2010. Muestra un
calendario, las prximas citas y su lista de tareas unificada, que contiene:
Los mensajes que necesita responder (mensajes marcados).
Mostrar solo tres citas si tiene una resolucin de pantalla baja o no tiene muchas
reuniones en un da dado (predeterminado).
Mostrar cinco citas si tiene una gran resolucin de pantalla o tiene muchas reuniones
todos los das (cinco o ms).
Principio de pgina
Notificaciones
Si recibe muchos mensajes o se distrae fcilmente con los sonidos de notificacin que le
avisan de los nuevos mensajes, recomendamos desactivar las siguientes opciones:
Principio de pgina
Categoras
Las categoras de Outlook 2010 le permiten administrar elementos de muchas maneras
diferentes. Hay tres tipos principales de categora que se recomienda crear:
Tema
Ubicacin o actividad
Las categoras no son un aspecto necesario en este sistema, pero le facilitarn la vida si
las usa con diligencia. Por ejemplo, pueden ayudarle a identificar ms fcilmente lo que
puede hacer ahora y a agrupar tareas similares, de modo que pueda realizarlas todas a la
vez.
Cada uno de sus subordinados directos y su supervisor, para los elementos que
desea revisar la prxima vez que se renan (por ejemplo, una categora llamada
Supervisor 1:1).
Cada uno de los lugares importantes o los tipos de actividades que realiza, de modo
que pueda ejecutar acciones masivas (una parte til de la administracin de tareas);
por ejemplo:
@Trayecto para las tareas que puede realizar en el camino a casa desde el
trabajo.
@Correo para las tareas que implican mensajes de correo, reuniones o cualquier
otro aspecto de Outlook 2010.
@Reunin para los elementos que necesita para preparar una reunin.
@Sin conexin para las tareas que lo alejan del equipo, como fotocopiar un
documento.
@En lnea para las tareas que solo puede realizar en lnea, o a travs de un
explorador web.
@Telfono para las llamadas que tiene que realizar o recibir.
@Leer para las tareas que implican solo leer, no responder. Esta categora es til
para los mensajes largos o los datos adjuntos que tiene que leer, pero a los que
no puede dedicarse inmediatamente.
@En espera para los mensajes o tareas para los que est esperando respuesta,
sin que pueda realizar hasta entonces ninguna accin explcita.
Nota: Usar el smbolo @ resalta las categoras en la lista de categoras. Escribir @ antes
de algunas categoras le ayuda a mantenerlas en lo alto de la lista y le recuerda dnde
debera estar al realizar dicha tarea (por ejemplo, @Telfono es "al telfono").
Cada tema o proyecto importante, de modo que encuentre fcilmente los mensajes
de un tema determinado, sobre todo si no hay en el cuerpo o en el asunto ninguna
palabra que haga que aparezca en una bsqueda.
Como ver, las categoras ayudan a que los mensajes y tareas destaquen en la barra
Tareas pendientes, hacen ms eficaces las bsquedas y ayudan a preparar las reuniones.
Nota: Tenga mucho cuidado a la hora de clasificar los mensajes salientes: es posible que
los destinatarios vean las categoras. Si los destinatarios no usan Outlook 2010 o
Exchange Server 2010, podrn ver las categoras que establezca.
Principio de pgina
Pasos rpidos
Paso
Qu hace Cundo usarla
rpido
Lo mueve a la carpeta 2-
Personal.
Lo mueve a la carpeta 1-
Referencia.
Lo mueve a la carpeta 1-
Referencia.
Marcar, Marca el mensaje como Usa unas pocas categoras para ayudarle a entender
clasificar y ledo. el contexto de las tareas. Ejemplo: @Leer: Marca
mover para maana, clasifica con @Categora lectura.
Marca el mensaje.
Clasifica el mensaje.
Paso rpido Qu hace Cundo usarla
Lo mueve a la carpeta
1-Referencia.
Lo mueve a la carpeta
1-Referencia.
Lo mueve a la carpeta
1-Referencia.
Se abre una ventana de A menudo recibe mensajes rpidos a los que debe
Responder respuesta. responder, pero tras lo cual ya no necesita el
y eliminar Eliminar el mensaje mensaje original. Por ejemplo: "Hola, quieres ir a
original comer?". Su respuesta: "Claro!".
Cuando empiece a crear pasos rpidos, ver que puede haber otras maneras de
optimizar el nmero de clics necesarios para conseguir algo. Cuando vea que repite una y
otra vez los mismos pasos, intente crear un paso rpido. A medida que los proyectos
cambien, actualice los pasos rpidos para que acaben siendo todo lo que hace.
Principio de pgina
Controlar la Bandeja de entrada con los cuatro criterios
Una vez configurado el sistema, est listo para comenzar a administrar los mensajes
entrantes. Al convertir la Bandeja de entrada en el centro de recepcin de mensajes
importantes, puede pasar por ella con la certeza de que cada elemento es algo que tiene
que atender.
Para mantener un registro de las cosas que ha hecho, especialmente para poder
reflexionar cuando llegue el momento de las revisiones anuales, por ejemplo, use el paso
rpido Hecho, que tambin marca los mensajes como completados.
Delegarlo
A veces recibe un mensaje que en realidad debe atender otra persona. En estos casos,
responda e incluya la persona a la que delega el mensaje en la lnea Para. Si se ve
haciendo esto a menudo, considere la posibilidad de crear un paso rpido que responda y
agregue a la persona delegada a la lnea Para.
Si quiere realizar el seguimiento posterior, mrquelo para s mismo antes de enviarlo. En
la barra Tareas pendientes, maque la tarea con la categora @en espera.
Aplazarlo
Cundo aplazar un mensaje
Aplazar un mensaje significa que lo revisar ms adelante, cuando tenga tiempo.
Requiere una accin adicional en otro programa (por ejemplo, "Hay que agregarlo al
documento <nombre>")
Cmo aplazar un mensaje: marcarlo
Cuando decida que no tiene tiempo para atender un mensaje inmediatamente, puede
marcarlo:
Si tiene que hacerlo hoy, mrquelo para Hoy (basta con hacer clic en la marca).
Si necesita hacer referencia al mensaje ms de una vez y quiere tener fcil a acceso
a l, arrstrelo al grupo Ms tarde, en la barra Tareas pendientes. Si no tiene un
grupo Ms tarde, establezca la marca Fecha de inicio en la tarea en 100 aos en
el futuro. (Use esta marca en contadas ocasiones para que no se convierta en un
atestado "cajn de sastre").
Si se trata de algo que va a necesitar en breve, mrquelo Sin fecha para que
aparezca en la parte superior de la barra Tareas pendientes. Use este grupo con
moderacin y brrelo peridicamente, porque se encuentra en la parte superior de la
lista de tareas.
Haga clic en el paso rpido Referencia para marcar el mensaje como ledo, si no lo
est ya, y archivarlo en la carpeta de referencia (1-Referencia).
Tambin puede agregar una categora que le permita detectar de un vistazo dnde se
encuentra la prxima accin. Un vistazo rpido a las tareas clasificadas le permite saber
lo que requiere accin inmediata (@Oficina), qu tareas esperan por otras personas
(@En espera) y lo que se tratar en la siguiente reunin (@Reunin).
Cundo atender las tareas aplazadas?
Despus de procesar los mensajes, puede abordar la lista de tareas. Es entonces cuando
responde a los mensajes aplazados.
Simplemente archvelo
A veces recibe un mensaje que no requiere su intervencin, pero que podra necesitar en
el futuro. Un buen ejemplo es un mensaje con instrucciones. Archive estos mensajes en la
carpeta de referencia (1-Referencia) haciendo clic en el paso rpido Referencia. Si
agrega una categora le ser ms fcil encontrar el mensaje despus en caso de que lo
necesite (por ejemplo, @Proyecto). Haga esto antes de archivar con el paso rpido.
Cuando termine de procesar los mensajes, debe tener una Bandeja de entrada limpia y
podr centrarse en el calendario y las tareas.
Principio de pgina
Revisin diaria: administracin del tiempo y las tareas
Se considera recomendable reservar tiempo todas las maanas para administrar la lista
de tareas y el calendario. Esto incluye:
Enve mensajes para que la gente sepa que trabaja en una respuesta (y asegrese
de marcarlos para s mismo al enviarlos). Es mejor que sepan que va a responder en
un plazo realista que dejar que piensen que se ha olvidado de lo que le pidieron.
Administracin de calendarios
La realidad es que si tiene un da lleno de reuniones, tiene menos tiempo para completar
tareas y escribir mensajes, as que pase tareas a otros das.
Si una tarea va a quitarle mucho tiempo o es algo que ha de realizar (a diferencia de las
tareas que decide que no tiene que realizar), arrstrela de la Lista de tareas diarias al
calendario para reservarle tiempo.
Formas de crear tareas
Mientras avanza a travs de su calendario y tareas, inevitable empezar a pensar ms
cosas que debe hacer. Estas son algunas maneras de crear tareas en Outlook:
Marque el mensaje.
Utilice el mtodo abreviado de teclado Ctrl+Mays+K para crear una nueva tarea.
Agregue las tareas tal como llegan escribiendo en el cuadro Escriba una nueva
tarea de la barra Tareas pendientes, o en la parte superior de lista de tareas, en un
espacio en blanco de la Lista de tareas diarias, o haciendo clic en Nueva tarea, en la
cinta de opciones.
Borre las tareas que no tiene que hacer. La lista de tareas es su espacio sagrado: no
deje que se contamine o perder su utilidad. En el caso de mensajes marcados que
quiera conservar, haga clic en Eliminar de la lista; de lo contrario, haga clic en
Eliminar.
Marque como completadas las tareas finalizadas para quitarlas de la barra Tareas
pendientes.
Seale las tareas sobre las que puede actuar cambiando el asunto de un mensaje
marcado. Por ejemplo, un mensaje marcado con el asunto No se puede cambiar la
pertenencia a grupos mediante el teclado debera cambiar su nombre a
Responder a Toms, que es la siguiente accin en esta tarea. Para cambiar el
asunto de la tarea, haga clic en el elemento de la barra Tareas pendientes y escriba
un nuevo asunto, o haga clic con el botn secundario y luego haga clic en Cambiar
nombre de la tarea. Cambiar el asunto de la tarea no cambia el del mensaje. Solo
cambia el asunto que ve en la lista de tareas.
Aplique categoras que le ayuden a identificar dnde debe estar para realizar el paso
siguiente y para destacar algunas tareas.
Reorganice las tareas para agrupar tareas similares, como, por ejemplo, tareas con la
misma categora. Para mover una tarea, haga clic en ella en la lista de tareas y
arrstrela. De este modo, puede trabajar al mismo tiempo en tareas similares.
Arrastre tareas de la Lista de tareas diarias y la barra Tareas pendientes al da en que
planea realizarlas. En el caso de tareas que le llevarn algn tiempo, arrstrelas al
calendario para reservarles el tiempo necesario.
Como parte de una buena administracin del tiempo, necesita tiempo para ocuparse de
los mensajes, administrar las citas y tareas, y pensar en lo que tiene que hacer.
Puede programar este tiempo para s mismo con citas y reuniones peridicas en el
calendario. Debe considerar el calendario como la autntica planificacin de su tiempo; si
programa algo, eso es lo que se compromete a hacer en ese momento.
Borrar las citas en conflicto, porque no puede estar en dos lugares a la vez.
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Tareas: hacer el trabajo
Revisin semanal
La observacin del tiempo y las tareas en conjunto le ayudar a priorizar el trabajo
importante sobre las tareas menos urgentes. Esto le permitir dejar claro a los dems lo
que pueden y no pueden razonablemente esperar que usted realice. La revisin de la
semana pasada y la prxima tambin resulta til para la preparacin de una reunin
semanal con su jefe, o para la elaboracin de un mensaje de correo sobre el estado.
Dnde realizar el trabajo
Despus de procesar los mensajes, el mejor lugar para realizar trabajo de Outlook
(responder mensajes y tareas similares) es en Tareas. Al cambiar a Tareas, no le
distraern los mensajes que lleguen a la Bandeja de entrada.
Proceso masivo de las tareas
A medida que pase por la lista de tareas y el calendario, realice al mismo tiempo tareas
similares. Por ejemplo, si solo dispone de unos minutos, realice todas las llamadas
telefnicas (si son pocas). Aborde las tareas que le suponen mayor esfuerzo (para
algunas personas, eso sera responder mensajes) cuando se sienta ms fuerte. Ocpese
de las tareas que requieren menos esfuerzo, como leer mensajes de estado, al final de la
jornada o en el momento en que se sienta ms cansado. Al "procesar de forma masiva"
las tareas, avanzar simultneamente en todos sus proyectos.
Nota: Si tiene tareas que impiden que otras personas terminen su trabajo, haga esas
tareas en primer lugar.
Finalizacin de las tareas
Cuando finalice las tareas, mrquelas como completas. Outlook 2010 mantiene
automticamente la lista de las tareas completadas, que supone un resumen til de lo
realizado. Si no necesita mantener un registro de la tarea o el mensaje, elimnelo o quite
la marca.
Cuando cambia entre trabajar en lnea y sin conexin, se modifican todas las cuentas de
correo del perfil de Outlook.
En el grupo Preferencias de la pestaa Enviar y recibir, haga clic en Trabajar sin
conexin.
El comando Trabajar sin conexin queda resaltado cuando trabaja sin conexin.
Haga clic en el Trabajar sin conexin resaltado para volver al modo en lnea.
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Encontrar ese mensaje: bsqueda eficaz
Cmo encontrar un mensaje de una persona en concreto
Si quiere encontrar un mensaje de una persona determinada, haga clic en el cuadro
Buscar de su carpeta de referencia (por ejemplo, 1-Referencia) y luego, en la pestaa
Bsqueda, haga clic en De.
Escriba el nombre de la persona.
O bien, empiece a escribir el nombre y luego presione la tecla de flecha hacia abajo para
seleccionar De y limitar los resultados.
Todos los trminos de bsqueda son aditivos, por lo que si quiere encontrar un mensaje
de alguien con datos adjuntos, haga clic en los comandos de la cinta (De, Con datos
adjuntos) para generar la bsqueda.
Para encontrar mensajes en todo el buzn
A veces no puede encontrar un mensaje buscando nicamente en la carpeta de
referencia, podra tratarse de un mensaje que ya envi o que se archiv incorrectamente.
En estos casos, empiece por buscar en cualquier carpeta (Bandeja de entrada, 1-
Referencia, etc.) y luego haga clic en Intente buscar de nuevo en Todos los
elementos de correo.
Si sospecha que lo que busca puede estar en una convocatoria de reunin aceptada (y,
por lo tanto, se encuentra en el calendario), intente aumentar el mbito a Todos los
elementos de Outlook.
Si se encuentra con que suele realizar bsquedas en todo el buzn, puede establecer en
la vista Backstage que el mbito de bsqueda predeterminado sean todas las carpetas.
Coloque los elementos de accin y las preguntas en lneas separadas para que
destaquen.
Utilice una firma cuando corresponda, pero que sea sencilla, breve, profesional y, si
es posible, sin elementos grficos.
Si quiere una respuesta inmediata, no enve un mensaje de correo. Use el telfono o
un mensaje instantneo.
Haga acuse de recibo de los mensajes que requieren una respuesta ms extensa. Si
est demasiado ocupado para responder inmediatamente de forma desarrollada,
haga saber al remitente que se ocupar del asunto y responder a una hora o fecha
determinadas. Marque la cuestin para ocuparse ms tarde.
Si quiere plantear una pregunta y pueden responder varias personas, elija a una
nica persona en vez de enviar la pregunta a un grupo.
Seguimiento: marcar al enviar
Cuando enve un mensaje a alguien de quien necesita una respuesta, haga lo siguiente:
Cuando realiza estos tres pasos, sabe que su siguiente accin es enviar otro mensaje
o buscar una respuesta.
Sugerencia: Recordarse que enve otro mensaje suele ser ms eficaz que marcar el
mensaje para el destinatario. De igual modo, si promete hacer algo en un mensaje,
mrquelo para usted, de modo que en la barra Tareas pendientes haya una que se lo
recuerde.
Reglas bsicas de mensajes excelentes: prohibiciones
No use diseos de fondo.
No espere una respuesta rpida al enviar mensajes largos (ms de dos prrafos).
No enve un mensaje de seguimiento cuando no ha transcurrido ni un da despus del
primer mensaje. Si no recibe una respuesta en tiempo debido, pruebe a usar el
telfono o la mensajera instantnea.
No ponga marcas o en todos los mensajes que enve. Los destinatarios acabarn
ignorndolos.
No enve datos adjuntos, enve vnculos. Esta regla se aplica especialmente en las
convocatorias de reunin, ya que los datos adjuntos pueden cargar
significativamente las cuotas de servidor.
No escriba nada que no quiere que sepan todos en su empresa. Nunca se sabe dnde
puede acabar un mensaje.
No ponga al grupo de contactos original en la lnea Cco, porque las reglas de los
dems usuarios no filtrarn su mensaje. Lo que debe hacer es dejar el grupo de
contactos en las lneas Para o Cc.
Si est cambiando a una nueva funcin y tiene que reenviar mensajes con
frecuencia, configure un paso rpido.
Cmo ser quitado de un grupo de contactos
Si recibe correo de un grupo de contactos al que no quiere pertenecer, enve un mensaje
al administrador de la red o al propietario del grupo de contactos y solicite que lo quiten.
No responda a todo el grupo de contactos. Para averiguar quin es el propietario del
grupo de contactos, haga doble clic en su nombre en la lnea Para.
Cmo insertar comentarios
Agregar comentarios insertados en un mensaje recibido es un modo conveniente de
responder preguntas y tratar directamente un tema. Lo siguiente se considera
recomendable:
Si solo quiere comentar una pequea parte de un mensaje largo, copie dicha seccin en
su respuesta, usando un color distinto o marcando la cita con comillas, y luego escriba su
respuesta.
Cundo usar Cco
Cuando agrega el nombre de un destinatario al cuadro Cco (copia oculta) de un mensaje,
se enva una copia del mensaje a dicho destinatario, cuyo nombre no ser visible para los
dems destinatarios.
Use la caracterstica CCO para quitar personas de una conversacin de correo cuando
considere que ya no se necesitan mensajes adicionales, o si cambia el tema de la
conversacin.
Por ejemplo, si es una de las cinco personas que recibe una pregunta y quiere responder,
mueva a las otras cuatro personas a la lnea CCO y escriba algo como "Copia oculta
para Juan, Jaime, Jacinto y Julia. Esta es la respuesta...". Los futuros mensajes
sern exclusivamente entre usted y el remitente original.
En vez de informar a un tercero mediante copia oculta, reenvele el mensaje una vez
enviado.
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Calendario y reuniones
Cundo es conveniente convocar una reunin?
Convoque una reunin cuando:
Convoque una reunin cuando sea la manera ms eficaz de avanzar y deje claro cul
es el objetivo de la reunin antes de convocarla.
A quin invitar
Invite solo a personas que tengan que intervenir. Cada persona adicional que invite
aade complejidad de la reunin, hacindola ms difcil de controlar. Por otro lado, si hay
que tomar una decisin, asegrese de que las principales partes interesadas estn
presentes, o la reunin ser una prdida de tiempo y recursos.
Cmo elegir una hora para reunirse
Elija una hora en la que todos puedan reunirse consultando la informacin de
disponibilidad en el calendario. Use el Asistente para programacin para ver la
disponibilidad de todos los asistentes a la reunin.
La cuadrcula de disponibilidad indica la disponibilidad de los asistentes. Una lnea
vertical verde representa el comienzo de la reunin. Una lnea vertical roja representa el
final de la reunin.
Para ver la el Asistente para programacin al redactar una convocatoria de reunin, haga
lo siguiente:
El panel Buscador de salas presenta sugerencias sobre las mejores horas para la
reunin (cuando la mayora de los asistentes estn libres). Para seleccionar una hora,
haga clic en una sugerencia del panel Buscador de salas en la seccin Horas
sugeridas, o seleccione una hora en la cuadrcula de disponibilidad.
Nota: Si el panel Buscador de salas no aparece, en el grupo Opciones de la pestaa
Reunin, haga clic en Buscador de salas.
Si ve que crea reuniones habituales con un mismo grupo de personas, cree un grupo en
el panel de navegacin para poder consultar con ms facilidad su informacin de
disponibilidad. Estos grupos tambin pueden incluir salas, lo que puede facilitar la
bsqueda de una sala disponible en la que reunirse.
Cree una nica tarea, mrquela con la categora @Reunin y establezca la fecha de inicio
o la fecha de vencimiento como fecha de la reunin. A medida que se acerque la fecha de
la reunin y se planteen puntos que tratar, agregue comentarios, vietas, y
pensamientos a la tarea cuando se le ocurran. Esta tarea se convertir en la agenda de la
reunin.
Despus de la reunin, marque la tarea como completa y cree nuevas tareas para los
elementos de accin.
Si hay un mensaje que desee tratar en una reunin, marque el mensaje para el da de la
reunin y mrquelo con la categora @Reunin.
Si son ms de tres los mensajes que desea tratar, no los marque todos porque
contaminara su lista de tareas. Es preferible crear una nueva tarea con el nombre de la
reunin; haga clic con el botn secundario y arrastre los mensajes a la tarea (copindolos
en el proceso). Marque esta tarea con la categora @Reunin.
Si quiere ms espacio para sus pensamientos...
Tal vez quiera que otra persona administre su calendario en su nombre, por ejemplo, un
asistente que pueda aceptar o rechazar reuniones por usted. En ese caso, puede delegar
su calendario. Si delega el calendario, elija solo una persona: no convierta a todos en
delegados del calendario. Tener ms de un delegado puede producir errores en el
calendario.
Cree un calendario de SharePoint para actividades de grupo al que todos tengan acceso,
en vez de compartir su propio calendario. Por ejemplo, cree un calendario en un sitio de
SharePoint para realizar un seguimiento de las vacaciones de los participantes.
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Contactos
Cundo usar contactos de Outlook 2010 en un entorno corporativo
Aunque trabaje en una compaa con una lista global de direcciones, habr ocasiones en
las que desee mantener un contacto en Outlook 2010. Cree contactos para:
Los personas de quienes quiera recordar algo o a cuyo contacto desee agregar
informacin, como su cumpleaos.
Las personas que quiera sincronizar con su telfono mvil, sobre todo si este no se
conecta con su libreta de direcciones de la empresa, o en caso de que no tenga
conectividad.
Cundo crear un grupo de contactos en Outlook 2010
Cree grupos de contactos (antes conocidos como listas de distribucin personales) en
Outlook 2010 cuando quiera que le resulte ms fcil enviar mensajes a un grupo de
personas de fuera de la empresa. Para todos los grupos de la empresa, cree un grupo de
contactos pblico (pregunte al administrador de TI cmo hacerlo).
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Preguntas ms frecuentes
Qu son los pasos rpidos?
Los pasos rpidos, una novedad en Outlook 2010, permiten realizar varias acciones con
un solo clic. Son una herramienta til para mantener limpia la bandeja de entrada y, en
general, ser ms eficaz en el uso de Outlook. Siempre que vea que repite una y otra vez
los mismos pasos en Outlook, intente crear un paso rpido.
Nota: Los pasos rpidos solo se aplican a los elementos de correo (por ejemplo, los
elementos en su Bandeja de entrada).
Por qu mostrar el panel de lectura a la derecha y no la parte inferior (o desactivarlo)?
La lectura de una columna larga y estrecha de texto es ms fcil que la de una seccin
corta y ancha. Esto se debe a que es ms fcil mover los ojos hacia abajo que de
izquierda a derecha en un trecho largo, lo que puede obligarle a mover la cabeza y el
cuello y traducirse en fatiga. Es mejor tener activado el panel de lectura, para que no
tenga que abrir cada mensaje para leer su contenido.
Qu hacer con las carpetas que he ya no necesite?
La lista del panel de navegacin debe reservarla para las carpetas que use con
frecuencia. Si est llena de carpetas que usted ni siquiera reconoce, mueva todo el correo
a la carpeta de referencia y elimine las carpetas existentes.
Cmo puedo volver azules todos los mensajes que me enven a m?
1. En la pestaa Ver, en el grupo Vista actual, haga clic en Configuracin de la
vista.
Comprueba los mensajes con poca frecuencia y, por lo tanto, tiene ms mensajes
que ver al mismo tiempo.
Hay muchos hilos de mensaje con gran cantidad de discusin de un lado a otro.
Esto no quiere decir que no sea necesario examinar los mensajes que se encuentran
todos en un tema o proyecto determinado. Outlook 2010 ofrece mejores herramientas,
como las categoras y las carpetas inteligentes, por lo que se pueden realizar bsquedas
ms eficaces.
Por qu debo tener solo una carpeta de referencia?
Al tener una sola carpeta, no es necesario peguntarse en qu carpeta se encuentran los
mensajes, y sabe que todo el contenido de esta carpeta es algo que ya examin antes y
quiso conservar.
Tener varias carpetas significa que cada vez que archiva un mensaje, se ve forzado a
decidir qu carpeta usar. Esto resulta an ms complicado si hay ms de una carpeta
apropiada por mensaje. Dado que muchas carpetas no se usan cuando hay varias
opciones, se crea desorden.
Aunque tal vez parezca que dejar todos los mensajes en la Bandeja de entrada no tiene
mucha importancia, hay un coste oculto que paga cada vez que mira un mensaje y se
pregunta, "Es esto algo que he de atender o solo est aqu como referencia?". Tambin
se gana tranquilidad teniendo una Bandeja de entrada solo con cosas nuevas. La Bandeja
de entrada es un lugar que otras personas pueden manipular; lo que usted coloca en la
carpeta de referencia depende estrictamente de usted.
Por qu debo tener carpetas diferentes para grupos de contactos?
Distintas tasas de archivado Debera tener carpetas diferentes para distintos
grupos de contactos en funcin del tema y la frecuencia del archivado automtico.
Por ejemplo, si se encuentra en un grupo de contactos de uso compartido del
automvil, los mensajes de la carpeta Uso compartido del automvil se deberan
eliminar diariamente. Los mensajes de un grupo de contactos que trate un tema
relacionado con el trabajo se deberan archivar con menos frecuencia, por ejemplo,
una vez al ao.
4. En el Asistente para reglas, en Iniciar desde una regla en blanco, elija Aplicar
regla a los mensajes que recibo y luego haga clic en Siguiente.
4. En el Asistente para reglas, en Iniciar desde una regla en blanco, elija Aplicar
regla a los mensajes que recibo y luego haga clic en Siguiente.
4. En el Asistente para reglas, en Iniciar desde una regla en blanco, elija Aplicar
regla a los mensajes que recibo y luego haga clic en Siguiente.
5. Seleccione la condicin Invitacin o actualizacin para una reunin (es posible
que tenga que desplazarse hacia abajo para encontrar esta opcin) y luego haga clic
en Siguiente.
4. En el Asistente para reglas, en Iniciar desde una regla en blanco, elija Aplicar
regla a los mensajes que enve y luego haga clic en Siguiente.
5. Haga clic en Siguiente nuevamente para aplicar esta regla a todos los mensajes que
enve.
Nota: Esta es una regla solo de cliente, lo que significa que no funcionar cuando
Outlook 2010 no se est ejecutando.
Cmo se configura la regla listas de distribucin"?
Para cada lista de distribucin o grupo de contactos del que sea miembro y cuyos
mensajes no tenga que leer, cree una regla.
10. En el paso 2, haga clic en Palabras especficas y escriba las palabras clave
que que le haran desear leer el mensaje. Por ejemplo, si est en una lista de
distribucin para problemas generales pero hay algunos de los que solo usted se
ocupa, escriba palabras clave sobre estos problemas. Haga clic en Agregar y luego
en Aceptar.
Sugerencia: Si no hay ningn motivo por el que quiera que un mensaje de correo
enviado a este grupo de contactos se enve a su Bandeja de entrada, plantese la
posibilidad de pedir que lo quiten del grupo de contactos.
Nota: Repita los pasos del 2 al 10 para cada conjunto de listas de distribucin (una regla
por carpeta).
Por qu debo usar reglas?
Con el tiempo, es probable que reciba cada vez ms y ms mensajes. No puede leer
todos los mensajes que recibe, ni debe intentarlo. En vez de eso, lea solo los importantes.
Las reglas le ayudarn a priorizar los mensajes importantes y reducir las distracciones al
mnimo.
La El ltimo da de
prxima El primer da de la prxima semana laboral la prxima
semana semana laboral
Qu debo hacer con las tareas y el correo marcado de hace varios aos que hay en mi barra Tareas pendientes?
Si no est usando activamente las tareas o marcas para ningn fin, seleccione todos los
elementos, haga clic con el botn secundario y elija Eliminar. Esta accin eliminar tareas
antiguas y quitar el indicador de los mensajes y contactos marcados, sin eliminarlos.
Qu debo hacer con las categoras que no se usan?
Elimine todas las categoras que no piense usar. El mismo conjunto de categoras se
aplica a todos los elementos, por lo que si usa una categora para los contactos,
consrvela.
Cul es la mejor manera de elegir colores?
Al crear categoras de color, estudie bien los colores que elige. Por ejemplo, no elija el
mismo color para @telfono que para @correo electrnico, pero elija colores similares
(tonos de verde, por ejemplo) para todas las 1:1 categoras. Con el tiempo, podr ver la
lista de tareas y determinar por el color si la tarea requiere en ese momento que realice
alguna accin. Por ejemplo, si @Casa es prpura y usted se encuentra en el trabajo, no
puede realizar ninguna tarea prpura.
Por qu he de programar tiempo para m mismo?
Al programar tiempo para s mismo en el calendario, se actualizar su informacin de
disponibilidad y es menos probable que dems cuenten con usted en ese tiempo. Si tiene
un calendario muy apretado, esta puede ser la nica forma de que le quede tiempo para
hacer su trabajo.
Puede usar Outlook Web App para ver la lista de tareas desde cualquier parte.
Outlook 2010 se integra con OneNote 2010 y Microsoft SharePoint Server, y con su
dispositivo/telfono mvil.
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Referencias
Encontrar gran cantidad de libros y filosofas excelentes sobre la administracin del
tiempo en las fuentes siguientes:
Libros y otros recursos
McGhee Productivity Solutions, que ofrece servicios de consultora y productos de
eLearning
Getting Things Done (GTD) System, disponible en David Allen & Company
Control total de das laborable usando Microsoft Outlook por Michael Linenberger
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