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So Paulo SP
2015
FUNDAO GETULIO VARGAS
Orientador
TERMO DE COMPROMISSO
RENATO DE SOUZA
A minha esposa Ana Paula, que com sua companhia me proporciona uma vida
incrvel, me fazendo acreditar nos meus sonhos e incentivando-me a ser sempre um ser
humano melhor.
Para minha querida filha Isadora, que muitas vezes deixou de brincar comigo para que
eu estudasse para o MBA.
Sonhos determinam o que voc quer. Ao determina o que voc conquista.
AGRADECIMENTOS
The object of this Work Course Conclusion (TCC) is the preparation of a Project Plan,
based on good PMBOK 5 ED. 2014 practices to convert Litigation Physicists in Digital Legal
Proceedings, allowing to identify the appropriate means of using the practices of PMBOK 5
ED. 2014 the conversion of the physical environment to digital, with regard to the suitability of
these processes for technological tools currently available. The project was created to meet a
market demand, which due to the technological advances of recent years, you need that
currently Litigation spend in physical format to be converted to digital format.
1 INTRODUO ..................................................................................................................... 13
1.1 PROBLEMA ................................................................................................................... 13
1.2 OBJETIVO ..................................................................................................................... 13
1.3 DELIMITAAO DO TEMA.......................................................................................... 13
1.4 JUSTIFICATIVA ........................................................................................................... 14
1.5 METODOLOGIA CIENTFICA .................................................................................... 14
1.5.1 DEFINIO DE PROJETO .................................................................................... 14
1.5.2 CONSIDERAES INICIAIS ................................................................................ 14
1.5.3 BENEFCIOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS ...................................... 15
1.5.4 FASES DO CICLO DE VIDA DE UM PROJETO ................................................. 15
1.5.5 REAS DE CONHECIMENTO DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS ........ 16
2 DESENVOLVIMENTO........................................................................................................ 17
2.1 GERENCIAMENTO DA INTEGRAO .................................................................... 17
2.1.1 TERMO DE ABERTURA ....................................................................................... 17
2.2 DECLARAO DE ESCOPO ...................................................................................... 20
2.2.1 ESTRUTURA ANALTICA DO PROJETO (EAP) ............................................... 24
2.2.2 PLANO DE GERENCIAMENTO DE ESCOPO .................................................... 27
2.3 GERENCIAMENTO DE TEMPO ................................................................................. 30
2.3.1 CRONOGRAMA ..................................................................................................... 30
2.3.2 GRFICO DE GANTT ........................................................................................... 33
2.3.3 LISTA DE RECURSOS .......................................................................................... 34
2.3.4 PERCENTUAL COMPLETO ................................................................................. 35
2.3.5 GRFICO DE MARCOS ........................................................................................ 37
2.3.6 GERENCIAMENTO DE TEMPO .......................................................................... 37
2.3.7 PLANO DE GERENCIAMENTO DE TEMPO ...................................................... 38
2.4 GERENCIAMENTO DE CUSTOS ............................................................................... 42
2.4.1 ORAMENTO DO PROJETO POR RECURSO ................................................... 42
2.4.2 DECOMPOSIO DO ORAMENTO DO PROJETO ........................................ 44
2.4.3 PLANO DE GERENCIAMENTO DE CUSTOS .................................................... 44
2.5 GERENCIAMENTO DA QUALIDADE ....................................................................... 47
2.5.1 LISTA DE VERIFICAO DOS PROCESSOS DE QUALIDADE ..................... 47
2.5.2 PLANO DE GERENCIAMENTO DE QUALIDADE ............................................ 47
2.6 GERENCIAMENTO DE RECURSOS HUMANOS ..................................................... 51
2.6.1 RELATORIO DE ATIVIDADES POR RECURSO ALOCADO ........................... 51
2.6.2 LISTA RECURSOS HUMANOS DO PROJETO ................................................... 53
2.6.3 PLANO DE GERENCIAMENTO DE RECURSOS HUMANOS ......................... 54
2.7 GERENCIAMENTO DE COMUNICAES ............................................................... 58
2.7.1 PLANO DE GERENCIAMENTO DE COMUNICAES ................................... 58
2.8 GERENCIAMENTO DE RISCOS ................................................................................. 69
2.8.1 PLANO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS ..................................................... 69
2.9 GERENCIAMENTO DE AQUISIES ....................................................................... 75
2.9.1 DECLARAO DE TRABALHO CONSULTORIA ............................................ 75
2.9.2 PROGRAMAO DE TRABALHO DE CONSULTORIA .................................. 77
2.9.3 PLANO DE GERENCIAMENTO DE AQUISIES............................................ 77
2.10 GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS............................................. 80
2.10.1 PLANO D EGERENCIAMENTO DE PARTES INTERESSADAS .................... 82
3 CONCLUSES ..................................................................................................................... 85
4 POSSVEIS DESDOBRAMENTOS .................................................................................... 86
5 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS .................................................................................. 87
13
1 INTRODUO
1.1 PROBLEMA
1.2 OBJETIVO
Cleland tambm afirma que, no futuro, o gerenciamento de projetos ser utilizado para
gerenciar as mudanas em todas as infraestruturas sociais em todos os pases,
desenvolvidos ou no.
1.4 JUSTIFICATIVA
Este plano de projeto tem como fundamentao terica as melhores prticas descritas
15
no PMBOK 5 ED. 2014 pelo PMI (Project Management Institute), uma organizao
internacional de profissionais de Gerenciamento de Projetos que promove normas e
certificaes reconhecidas globalmente.
O PMBOK 5 ED. 2014 descreve processos relativos a projetos dentro de 10 reas de
conhecimento (Escopo, Tempo, Custo, Recursos Humanos, Comunicaes, Riscos, Aquisies,
Partes Interessadas, Qualidade e Integrao).
2 DESENVOLVIMENTO
TERMO DE ABERTURA
PROJECT CHARTER
Preparado por SJSouza Verso 1
Aprovado por SJSouza 10/08/2015
Ttulo do Projeto
Converso de Processos Judiciais fsicos em Processos Judiciais digitais
3 - Descrio do projeto
3.1 Produto do projeto
Desenvolver um Plano de Projeto que viabilize a converso de Processos Judiciais
fsicos em Processos Judiciais digitais.
5 - Administrao
5.1. Necessidade inicial de recursos
O gerente ter uma equipe de 3 profissionais, podendo ainda, contratar recursos externos
para o projeto.
APROVAES
SJSouza
Verso 1
Patrocinador
DECLARAO DE ESCOPO
SCOPE STATEMENT
Preparado por RSouza Verso 1
Aprovado por SJSouza 10/08/2015
1 - Patrocinador
SJSouza
3 - Time do Projeto
Tabela 3 - CCB
Nome Descrio
RSouza Gestor do Projeto
APFLSouza Assistente Projeto
SJSouza Patrocinador
5 - Descrio do Projeto
Realizar a converso de Processos Judiciais Fsicos em Processos Judiciais Digitais.
6 - Objetivo do Projeto
Desenvolver um Plano de Projeto que viabilize a converso de Processos Judiciais
fsicos em Processos Judiciais digitais.
7 - Justificativa do projeto
Devido ao avana tecnolgico dos ltimos anos se faz necessria a converso de
Processos Judiciais fsicos em Processos Judiciais digitais para atender as necessidades da
sociedade.
8 - Produto do projeto
Metodologia implementada e documentada com aprovao do patrocinador
9 - Expectativa do cliente
Projeto em conformidade com o Termo de Abertura ou Project Charter
Finalizar o projeto dentro do tempo, custo e escopo
11 - Restries
O oramento limitado, no havendo possibilidade de liberao de mais recursos,
alm dos valores previamente aprovados pelos Stakeholders
O prazo-limite o final do ano fiscal da empresa, sob risco de realocao
oramentria
Os membros do time tero dedicao de 30h por semana ao projeto
Time de projeto deve ter conhecimentos bsicos em GED (Gerenciamento Eletrnico
de Documentos)
Equipamentos a serem utilizados como desktops, servidores e scanner so de
propriedade do Cliente
O local fsico para realizao das atividades pertence ao Cliente
12 - Premissas
As pessoas podem mudar seu comportamento se adequadamente estimuladas e
preparadas
A comunicao dentro do time ser realizada atravs do site
https://redbooth.com/a/#!/projects/1486251/tasks
necessrio o apoio irrestrito de todos os envolvidos dentro da diviso
O time do projeto dever ter conhecimento de gerenciamento de projetos e de
informtica
13 - Riscos
No haver engajamento entre os envolvidos
Falta de Comunicao
Perda de documentos
15 - Excluses especficas
O projeto no tem como objetivo administrar os projetos aps sua implementao.
O projeto no tem como objetivo criar polticas e processos para projetos inter
divisionais.
A equipe de consultoria atuar apenas como apoio, e no como mo-de-obra.
17 - Entregas do Projeto
Documentos classificados
Documentos preparados
Documentos digitalizados
Documentos disponibilizados
18 - Oramento do projeto
O pagamento dos valores orados se efetuar conforme estabelecido no cronograma.
Antecipaes ou atrasos no deslocam o fluxo de caixa do projeto.
REGISTRO DE ALTERAES
Data Modificado por Descrio da Mudana
10/09/2015 RSouza Detalhamento das restries
APROVAES
SJSouza
Verso 1
Patrocinador
24
1.3.4 Indexao
1.3.4.1 Realizar a integrao das imagens
1.3.4.2 Adicionar documentos aos autos
1.3.4.3 Realizar classificao das peas nos autos
1.3.4.4 Realizar liberao das peas nos autos
1.4 Monitoramento e Controle
1.4.1 Revisar Gesto Documental
1.4.2 Revisar Tratamento Tcnico
1.4.3 Revisar Digitalizao
1.4.4 Revisar Indexao
1.4.5 Realizar reunio de acompanhamento
1.5 Encerramento
1.5.1 Obter aceite do Projeto junto ao cliente
1.5.2 Apurar lies aprendidas
1.5.3 Fim do projeto
REGISTRO DE ALTERAES
Data Modificado por Descrio da Mudana
12/09/2015 RSouza Detalhamento das restries
APROVAES
RSouza
12/09/2015
Gerente do Projeto
30
2.3.1 CRONOGRAMA
Tabela 5 Cronograma
Estrutura
de Nome da tarefa Nomes dos recursos Durao Incio Trmino Predecessoras
tpicos
Projeto Seg Qui
1 90 dias
Processo Digital 03/08/15 10/12/15
Seg Seg
1.1 Inicializao 20 dias
03/08/15 31/08/15
Realizar
Seg Seg
1.1.1 Kick-off Meeting SJSouza;RSouza;APFLSouza;JSPasin 2 hrs
03/08/15 03/08/15
do Projeto
Reunir a
Equipe do Qui Qui
1.1.2 SJSouza;RSouza;APFLSouza;JSPasin 2 hrs 3TI+3 dias
projeto e definir 06/08/15 06/08/15
comit
Criar o
Qua Seg
1.1.3 escopo dos SJSouza;RSouza;APFLSouza;JSPasin 3 dias 3TI+2 dias
05/08/15 10/08/15
trabalhos
Criar o
Ter Ter
1.1.4 comit SJSouza;RSouza;APFLSouza;JSPasin 2 hrs 5TI+1 dia
11/08/15 11/08/15
responsvel
Aprovar o
Sex Seg
1.1.6 esforo dos SJSouza;RSouza;APFLSouza;JSPasin 2 hrs 7TI+3 dias
28/08/15 31/08/15
trabalhos
Desenvolver
Seg Ter
1.2.6 Gerenc. RSouza, APFLSouza 1 dia 8TI+1 dia
14/09/15 15/09/15
Qualidade
Desenvolver
Seg Ter
1.2.7 Gerenc. RSouza, APFLSouza 1 dia 8TI+1 dia
14/09/15 15/09/15
Comunicaes
Desenvolver
Seg Ter
1.2.8 Gerenc. Partes RSouza, APFLSouza 1 dia 8TI+1 dia
14/09/15 15/09/15
Interessadas
Desenvolver
Seg Ter
1.2.9 Gerenc. RSouza, APFLSouza 1 dia 8TI+1 dia
14/09/15 15/09/15
Aquisies
Aprovao Qua Qua
1.2.10 SJSouza 3 hrs 18TI+1 dia
do Planejamento 16/09/15 16/09/15
Qui Sex
1.3 Execuo 29 dias
01/10/15 13/11/15
Gesto Qui Qui
1.3.1 5 dias
Documental 01/10/15 08/10/15
Identificar
Qui Seg
1.3.1.1 Temporalidade NAzevedo 2 dias 18TI+12 dias
01/10/15 05/10/15
do Processo
Realizar
Seg Qui
1.3.1.2 classificao do MMSilva 3 dias 22
05/10/15 08/10/15
Processo
Tratamento Qui Ter
1.3.2 7 dias
Tcnico 08/10/15 20/10/15
Realizar
Qui Ter
1.3.2.1 higienizao dos ACPoderino 2 dias 23
08/10/15 13/10/15
documentos
Realizar
Ter Sex
1.3.2.2 tipologia ACPoderino 3 dias 25
13/10/15 16/10/15
documental
32
Realizar
Sex Ter
1.3.2.3 seleo dos GFSabino 2 dias 26
16/10/15 20/10/15
documentos
Ter Qua
1.3.3 Digitalizao 10 dias
20/10/15 04/11/15
Realizar
Ter Sex
1.3.3.1 escaneamento JPMedeiros 3 dias 27
20/10/15 23/10/15
dos documentos
Realizar o
Sex Sex
1.3.3.2 tratamento das JPMedeiros 5 dias 29
23/10/15 30/10/15
imagens
Realizar o
Sex Qua
1.3.3.3 arquivamento Maria Snia Silveira 2 dias 30
30/10/15 04/11/15
fsico
Qua Sex
1.3.4 Indexao 7 dias
04/11/15 13/11/15
Realizar a
Qua Seg
1.3.4.1 integrao das JRosa 3 dias 31
04/11/15 09/11/15
imagens
Adicionar
Seg Ter
1.3.4.2 documentos aos JRosa 1 dia 33
09/11/15 10/11/15
autos
Realizar
Ter Qui
1.3.4.3 classificao das MPedrosa 2 dias 34
10/11/15 12/11/15
peas nos autos
Realizar
Qui Sex
1.3.4.4 liberao das MPedrosa 1 dia 35
12/11/15 13/11/15
peas nos autos
Estrutura %
Nome da tarefa Nomes dos recursos Durao Incio Trmino
de tpicos concluda
Projeto Processo Seg Qui
1 90 dias 58%
Digital 03/08/15 10/12/15
Seg Seg
1.1 Inicializao 20 dias 100%
03/08/15 31/08/15
Realizar Kick-
Seg Seg
1.1.1 off Meeting do SJSouza;RSouza;APFLSouza;JSPasin 2 hrs 100%
03/08/15 03/08/15
Projeto
Reunir a
Qui Qui
1.1.2 Equipe do projeto SJSouza;RSouza;APFLSouza;JSPasin 2 hrs 100%
06/08/15 06/08/15
e definir comit
Criar o
Qua Seg
1.1.3 escopo dos SJSouza;RSouza;APFLSouza;JSPasin 3 dias 100%
05/08/15 10/08/15
trabalhos
Aprovar o
Sex Seg
1.1.6 esforo dos SJSouza;RSouza;APFLSouza;JSPasin 2 hrs 100%
28/08/15 31/08/15
trabalhos
2,38 Seg Qua
1.2 Planejamento 100%
dias 14/09/15 16/09/15
Desenvolver Seg Ter
1.2.1 RSouza, APFLSouza 1 dia 100%
Gerenc. Escopo 14/09/15 15/09/15
Desenvolver Seg Ter
1.2.2 RSouza, APFLSouza 1 dia 100%
Gerenc. Tempo 14/09/15 15/09/15
Desenvolver Seg Ter
1.2.3 RSouza, APFLSouza 1 dia 100%
Gerenc. Custos 14/09/15 15/09/15
Desenvolver Seg Ter
1.2.4 RSouza, APFLSouza 1 dia 100%
Gerenc. Riscos 14/09/15 15/09/15
Desenvolver Seg Ter
1.2.5 RSouza, APFLSouza 1 dia 100%
Gerenc. Recursos 14/09/15 15/09/15
Desenvolver
Seg Ter
1.2.6 Gerenc. RSouza, APFLSouza 1 dia 100%
14/09/15 15/09/15
Qualidade
Desenvolver
Seg Ter
1.2.7 Gerenc. RSouza, APFLSouza 1 dia 100%
14/09/15 15/09/15
Comunicaes
Desenvolver
Seg Ter
1.2.8 Gerenc. Partes RSouza, APFLSouza 1 dia 100%
14/09/15 15/09/15
Interessadas
Desenvolver
Seg Ter
1.2.9 Gerenc. RSouza, APFLSouza 1 dia 100%
14/09/15 15/09/15
Aquisies
Aprovao do Qua Qua
1.2.10 SJSouza 3 hrs 100%
Planejamento 16/09/15 16/09/15
Qui Sex
1.3 Execuo 29 dias 52%
01/10/15 13/11/15
Gesto Qui Qui
1.3.1 5 dias 100%
Documental 01/10/15 08/10/15
36
Identificar
Qui Seg
1.3.1.1 Temporalidade NAzevedo 2 dias 100%
01/10/15 05/10/15
do Processo
Realizar
Seg Qui
1.3.1.2 classificao do MMSilva 3 dias 100%
05/10/15 08/10/15
Processo
Tratamento Qui Ter
1.3.2 7 dias 100%
Tcnico 08/10/15 20/10/15
Realizar
Qui Ter
1.3.2.1 higienizao dos ACPoderino 2 dias 100%
08/10/15 13/10/15
documentos
Realizar
Ter Sex
1.3.2.2 tipologia ACPoderino 3 dias 100%
13/10/15 16/10/15
documental
Realizar
Sex Ter
1.3.2.3 seleo dos GFSabino 2 dias 100%
16/10/15 20/10/15
documentos
Ter Qua
1.3.3 Digitalizao 10 dias 30%
20/10/15 04/11/15
Realizar
Ter Sex
1.3.3.1 escaneamento dos JPMedeiros 3 dias 100%
20/10/15 23/10/15
documentos
Realizar o
Sex Sex
1.3.3.2 tratamento das JPMedeiros 5 dias 0%
23/10/15 30/10/15
imagens
Realizar o
Sex Qua
1.3.3.3 arquivamento Maria Snia Silveira 2 dias 0%
30/10/15 04/11/15
fsico
Qua Sex
1.3.4 Indexao 7 dias 0%
04/11/15 13/11/15
Realizar a
Qua Seg
1.3.4.1 integrao das JRosa 3 dias 0%
04/11/15 09/11/15
imagens
Adicionar Seg Ter
1.3.4.2 JRosa 1 dia 0%
documentos autos 09/11/15 10/11/15
Realizar
Ter Qui
1.3.4.3 classificao das MPedrosa 2 dias 0%
10/11/15 12/11/15
peas nos autos
Realizar
Qui Sex
1.3.4.4 liberao das MPedrosa 1 dia 0%
12/11/15 13/11/15
peas nos autos
onitoramento e 29,5 Qui Seg
1.4 58%
Controle dias 01/10/15 16/11/15
Revisar Qui Qui
1.4.1 RSouza 5 dias 100%
Gesto Doctal 01/10/15 08/10/15
Revisar
Qui Ter
1.4.2 Tratamento RSouza 7 dias 100%
08/10/15 20/10/15
Tcnico
Revisar Ter Qua
1.4.3 RSouza 10 dias 50%
Digitalizao 20/10/15 04/11/15
Revisar Qua Sex
1.4.4 RSouza 7 dias 0%
Indexao 04/11/15 13/11/15
Realizar
Sex Seg
1.4.5 reunio de RSouza;APFLSouza 4 hrs 0%
13/11/15 16/11/15
acompanhamento
Qui Qui
1.5 Encerramento 15 dias 0%
19/11/15 10/12/15
Obter aceite Qui Sex
1.5.1 RSouza 1 dia 0%
do Projeto cliente 19/11/15 20/11/15
Apurar lies Sex Sex
1.5.2 RSouza;APFLSouza 5 dias 0%
aprendidas 27/11/15 04/12/15
Qua Qui
1.5.3 Fim do rojeto RSouza 1 dia 0%
09/12/15 10/12/15
Estrutura de
Nome da tarefa Data Outubro Novembro Dezembro
tpicos
1.2.1.0 Aprovao do Planejamento Ter 31/08/15
1.3.1 Gesto Documental Ter 08/10/15
1.3.2 Tratamento Tcnico Ter 20/11/15
1.3.3 Digitalizao Qua 04/11/15
1.3.4 Indexao Ter 13/11/15
1.5.3 Encerramento Ter 10/12/15
Gesto Documental
Elaborar material especfico para a Equipe de Projeto mais conceitos, cases de outras
companhias
Tratamento Tcnico
Tratamento a ser dado aos Processos Judiciais Fsicos antes da Digitalizao
Digitalizao
Tratamento a ser dado para a correta Digitalizao do Processos Judiciais Fsicos
Indexao
Tratamento a ser dado para a correta indexao das peas escameadas dos Processos
Judiciais.
Controle do Cronograma
As mudanas de escopo sero categorizadas de acordo com a prioridade, conforme segue
abaixo.
38
devero ser atualizados o plano de gerenciamento de tempo com o devido registro das alteraes
efetivadas.
REGISTRO DE ALTERAES
Data Modificado por Descrio da Mudana
12/09/2015 RSouza Detalhamento das restries
APROVAES
RSouza
12/09/2015
Gerente do Projeto
Estrutura
Nome da tarefa Nomes dos recursos Durao Incio Trmino Custo
de tpicos
Projeto Processo Seg Qui R$
1 90 dias
Digital 03/08/15 10/12/15 100.000,00
Seg Seg
1.1 Inicializao 20 dias R$ 1.200,00
03/08/15 31/08/15
Realizar Kick-off Seg Seg
1.1.1 SJSouza;RSouza;APFLSouza;JSPasin 2 hrs R$ 200,00
Meeting do Projeto 03/08/15 03/08/15
Reunir a Equipe
Qui Qui
1.1.2 do projeto e definir SJSouza;RSouza;APFLSouza;JSPasin 2 hrs R$ 200,00
06/08/15 06/08/15
comit
Criar o escopo dos Qua Seg
1.1.3 SJSouza;RSouza;APFLSouza;JSPasin 3 dias R$ 200,00
trabalhos 05/08/15 10/08/15
Criar o comit Ter Ter
1.1.4 SJSouza;RSouza;APFLSouza;JSPasin 2 hrs R$ 200,00
responsvel 11/08/15 11/08/15
Ter Ter
1.1.5 Aprovar o comit SJSouza;RSouza;APFLSouza;JSPasin 2 hrs R$ 200,00
25/08/15 25/08/15
Aprovar o esforo Sex Seg
1.1.6 SJSouza;RSouza;APFLSouza;JSPasin 2 hrs R$ 200,00
dos trabalhos 28/08/15 31/08/15
Seg Qua
1.2 Planejamento 2,38 dias R$ 4.500,00
14/09/15 16/09/15
Desenvolver Seg Ter
1.2.1 RSouza, APFLSouza 1 dia R$ 500,00
Gerenc. Escopo 14/09/15 15/09/15
Desenvolver Seg Ter
1.2.2 RSouza, APFLSouza 1 dia R$ 500,00
Gerenc. Tempo 14/09/15 15/09/15
Desenvolver Seg Ter
1.2.3 RSouza, APFLSouza 1 dia R$ 500,00
Gerenc. Custos 14/09/15 15/09/15
Desenvolver Seg Ter
1.2.4 RSouza, APFLSouza 1 dia R$ 500,00
Gerenc. Riscos 14/09/15 15/09/15
Desenvolver Seg Ter
1.2.5 RSouza, APFLSouza 1 dia R$ 500,00
Gerenc. Recursos 14/09/15 15/09/15
43
Qui Qui
1.5 Encerramento 15 dias R$ 600,00
19/11/15 10/12/15
Obter aceite do
Qui Sex
1.5.1 Projeto junto ao RSouza 1 dia R$ 300,00
19/11/15 20/11/15
cliente
Apurar lies Sex Sex
1.5.2 RSouza;APFLSouza 5 dias R$ 300,00
aprendidas 27/11/15 04/12/15
Qua Qui
1.5.3 Fim do projeto RSouza 1 dia R$ 0,00
09/12/15 10/12/15
O gerenciamento dos custos do projeto ser realizado com base no oramento previsto
para o projeto subdividido por tarefas e recursos.
Todas as solicitaes de verbas devem ser encaminhadas por e-mail diretamente ao
Gerente de Projeto, conforme descrito no plano de comunicaes do projeto.
3 - Reservas gerenciais
Foi aprovado pelo Patrocinador do Projeto uma reserva gerencial de R$ 15.000,00
(quinze mil reais). Essa reserva compe o custo final do projeto.
Reservas de contingncia So reservas destinadas exclusivamente ao processo de
gerenciamento de riscos, conforme descrito no plano de gerenciamento de riscos.
Outras reservas, so todas as outras reservas destinadas a outros eventos que no so
contemplados como riscos do projeto.
As reservas sero consumidas com base nas solicitaes de mudana provenientes dos
outros planos e dentro da autonomia do gerente do projeto e patrocinador.
4 - Autonomias
O gerente de projeto tem as seguintes autonomias quanto utilizao das reservas:
Tabela 10 - Reserva de Contingncia
REGISTRO DE ALTERAES
Data Modificado por Descrio da Mudana
12/09/2015 RSouza Detalhamento das restries
APROVAES
RSouza
12/09/2015
Gerente do Projeto
47
REGISTRO DE ALTERAES
Data Modificado por Descrio da Mudana
12/09/2015 RSouza Detalhamento das restries
APROVAES
RSouza
12/09/2015
Gerente do Projeto
51
Estrutura de
Nome da tarefa Nomes dos recursos Durao Incio Trmino
tpicos
Seg Qui
1 Projeto Processo Digital 90 dias
03/08/15 10/12/15
Seg Seg
1.1 Inicializao 20 dias
03/08/15 31/08/15
Ter Ter
1.1.5 Aprovar o comit SJSouza;RSouza;APFLSouza;JSPasin 2 hrs
25/08/15 25/08/15
Ter Qua
1.4.3 Revisar Digitalizao RSouza 10 dias
20/10/15 04/11/15
Qua Sex
1.4.4 Revisar Indexao RSouza 7 dias
04/11/15 13/11/15
Realizar reunio de Sex Seg
1.4.5 RSouza;APFLSouza 4 hrs
acompanhamento 13/11/15 16/11/15
Qui Qui
1.5 Encerramento 15 dias
19/11/15 10/12/15
Obter aceite do Projeto Qui Sex
1.5.1 RSouza 1 dia
junto ao cliente 19/11/15 20/11/15
1 - Organograma do projeto
4 - Treinamento
No esto previstos treinamentos para a equipe de projeto alm dos treinamentos
descritos no seu escopo. Qualquer necessidade extraordinria de treinamento deve ser aprovada
previamente pelo gerente de projeto, tendo seus custos alocados nas reservas gerenciais.
5 - Avaliao de resultados
O resultado do trabalho da equipe ser avaliado mensalmente pelo gerente de projeto
em reunio individual com cada membro do time do projeto e em reunies conjuntas com os
gerentes dos respectivos integrantes do projeto, quando esses se reportarem a outras reas da
empresa, tais como os profissionais de TI e de Compras.
O gerente de projeto ser avaliado tambm mensalmente pelo patrocinador do projeto
da mesma forma como os membros do time so avaliados.
Ao fim do projeto ser realizada uma reunio de avaliao de cada um dos integrantes
do projeto, quando a avaliao final compilada do profissional ser tabulada e encaminhada
para o Departamento de Recursos Humanos para a avaliao anual de performance profissional.
Essa avaliao final compilada ser feita atravs de um modelo circular sob o qual todos
sero avaliados tanto pelas chefias quanto pelos pares e subordinados.
O gerente de projeto se auto avaliar, ser avaliado pelo patrocinador e ser avaliado,
tambm, por todos os membros do time.
Cada membro do time se auto avaliar, ser avaliado pelo gerente de projeto e ser
avaliado por, pelo menos, outros trs membros do time, escolhidos por sorteio.
Todos os resultados sero compilados em uma ficha nica que mostrar a percepo
56
6 - Bonificao
Sero destinados, no final do projeto, 20% do saldo contido na reserva gerencial para
serem distribudos para todos os integrantes do time, incluindo o gerente de projeto, em parcelas
iguais de valores, independentemente do cargo.
A bonificao somente ser paga aps o trmino do projeto e para os membros do time
que participaram integralmente dele (ver diretrio do projeto), realizando suas atividades
previstas quando foram inicialmente alocados no projeto.
Membros do time realocados ou substitudos no tero direito bonificao.
O patrocinador e os recursos contratados externamente (consultores, instrutores, etc.)
no participaro da bonificao.
APROVAES
RSouza
12/09/2015
Gerente do Projeto
58
2 - Eventos de comunicao
O projeto ter os seguintes eventos de comunicao:
1. Kick Off Meeting
a. Objetivo Dar a partida no projeto, apresentando as informaes quanto ao seu
objetivo e sua importncia para a empresa, aos seus prazos, aos seus custos, etc.
Devem tambm ser apresentadas as principais entregas do projeto e os elementos de alto
nvel no WBS. Outro objetivo do evento motivar e dar suporte gerencial ao gerente de
projeto e ao seu time, de modo a construir um ambiente colaborativo e integrado.
b. Metodologia Apresentao em auditrio com utilizao de projetor, computadores
e sistemas de som.
59
o projeto.
b. Metodologia Apresentao dos resultados pelo gerente do projeto, bem como
discusso direta atravs de mapas mentais sobre todos as questes e melhorias possveis
para futuros projetos.
c. Responsvel - RSouza, gerente do projeto.
d. Envolvidos Todos os envolvidos no time do projeto, patrocinador e convidados
(executivos da empresa).
e. Data e Horrio Dia 07/12/2015 s 16:00.
f. Durao 4 horas.
g. Local Auditrio do Departamento de Comunicao Social.
h. Outros Lista de presena requerida.
Pauta
Decises tomadas
Pendncias no solucionadas
Aprovaes
5 - Relatrios do projeto
Os principais relatrios a serem publicados no sistema de informaes do projeto so
apresentados a seguir.
Todos esses relatrios sero gerados diariamente pelos responsveis e publicados no
site do projeto.
Qualquer outra necessidade de relatrios de progresso para as reunies de CCB previstas
dever ser solicitada com antecedncia de 48 horas e por escrito com autorizao do gerente de
projetos.
Responsvel: RSouza
rea: Gerenciamento de escopo
Figura 14 EAP
Fonte: Autoria prpria.
63
2. Grfico de Gantt
O grfico de Gantt do projeto ser evidenciado atravs de barras no tempo para todas as
atividades do projeto ao longo de sua execuo.
Responsvel: RSouza
rea: Gerenciamento de tempo
3. Diagrama de Rede
O diagrama de rede ser apresentado por elemento do WBS ou da EAP do projeto dentro
de uma escala mensal de trabalho, evidenciando tambm as atividades crticas em vermelho
(cinza) e as no crticas em azul (preto). Cada caixa representa uma atividade com seu nome,
data de incio e trmino.
Cada caixa representa uma atividade com seu nome, data de incio e trmino.
64
Responsvel: RSouza
rea: Gerenciamento de tempo
Responsvel: JSPasin
rea: Gerenciamento de custos
Tabela 14 - Acompanhamento do oramento do projeto
5. Percentual completo
Relatrio que apresenta o percentual completo de cada uma das atividades previstas (de
0 a 100), identificando as atividades concludas, as em andamento e as atividades a iniciar. A
data apresentada no relatrio a data projetada para o incio e trmino do projeto.
Responsvel: RSouza
rea: Gerenciamento de tempo
Tabela 15 - Percentual completo da atividade
Estrutura %
Nome da tarefa Nomes dos recursos Durao Incio Trmino
de tpicos concluda
Projeto Processo Seg Qui
1 90 dias 58%
Digital 03/08/15 10/12/15
Seg Seg
1.1 Inicializao 20 dias 100%
03/08/15 31/08/15
Realizar Kick-
Seg Seg
1.1.1 off Meeting do SJSouza;RSouza;APFLSouza;JSPasin 2 hrs 100%
03/08/15 03/08/15
Projeto
Reunir a
Qui Qui
1.1.2 Equipe do projeto SJSouza;RSouza;APFLSouza;JSPasin 2 hrs 100%
06/08/15 06/08/15
e definir comit
66
Aprovar o
Sex Seg
1.1.6 esforo dos SJSouza;RSouza;APFLSouza;JSPasin 2 hrs 100%
28/08/15 31/08/15
trabalhos
2,38 Seg Qua
1.2 Planejamento 100%
dias 14/09/15 16/09/15
Desenvolver Seg Ter
1.2.1 RSouza, APFLSouza 1 dia 100%
Gerenc. Escopo 14/09/15 15/09/15
Desenvolver Seg Ter
1.2.2 RSouza, APFLSouza 1 dia 100%
Gerenc. Tempo 14/09/15 15/09/15
Desenvolver Seg Ter
1.2.3 RSouza, APFLSouza 1 dia 100%
Gerenc. Custos 14/09/15 15/09/15
Desenvolver Seg Ter
1.2.4 RSouza, APFLSouza 1 dia 100%
Gerenc. Riscos 14/09/15 15/09/15
Desenvolver Seg Ter
1.2.5 RSouza, APFLSouza 1 dia 100%
Gerenc. Recursos 14/09/15 15/09/15
Desenvolver Seg Ter
1.2.6 RSouza, APFLSouza 1 dia 100%
Gerenc. Qualidade 14/09/15 15/09/15
Desenvolver
Seg Ter
1.2.7 Gerenc. RSouza, APFLSouza 1 dia 100%
14/09/15 15/09/15
Comunicaes
Desenvolver
Seg Ter
1.2.8 Gerenc. Partes RSouza, APFLSouza 1 dia 100%
14/09/15 15/09/15
Interessadas
Desenvolver
Seg Ter
1.2.9 Gerenc. RSouza, APFLSouza 1 dia 100%
14/09/15 15/09/15
Aquisies
Aprovao do Qua Qua
1.2.10 SJSouza 3 hrs 100%
Planejamento 16/09/15 16/09/15
Qui Sex
1.3 Execuo 29 dias 52%
01/10/15 13/11/15
Gesto Qui Qui
1.3.1 5 dias 100%
Documental 01/10/15 08/10/15
Identificar
Qui Seg
1.3.1.1 Temporalidade do NAzevedo 2 dias 100%
01/10/15 05/10/15
Processo
Realizar
Seg Qui
1.3.1.2 classificao do MMSilva 3 dias 100%
05/10/15 08/10/15
Processo
Tratamento Qui Ter
1.3.2 7 dias 100%
Tcnico 08/10/15 20/10/15
Realizar
Qui Ter
1.3.2.1 higienizao dos ACPoderino 2 dias 100%
08/10/15 13/10/15
documentos
Realizar
Ter Sex
1.3.2.2 tipologia ACPoderino 3 dias 100%
13/10/15 16/10/15
documental
Realizar
Sex Ter
1.3.2.3 seleo dos GFSabino 2 dias 100%
16/10/15 20/10/15
documentos
Ter Qua
1.3.3 Digitalizao 10 dias 30%
20/10/15 04/11/15
67
Realizar
Ter Sex
1.3.3.1 escaneamento dos JPMedeiros 3 dias 100%
20/10/15 23/10/15
documentos
Realizar o
Sex Sex
1.3.3.2 tratamento das JPMedeiros 5 dias 0%
23/10/15 30/10/15
imagens
Realizar o
Sex Qua
1.3.3.3 arquivamento Maria Snia Silveira 2 dias 0%
30/10/15 04/11/15
fsico
Qua Sex
1.3.4 Indexao 7 dias 0%
04/11/15 13/11/15
Realizar a
Qua Seg
1.3.4.1 integrao das JRosa 3 dias 0%
04/11/15 09/11/15
imagens
Adicionar
Seg Ter
1.3.4.2 documentos aos JRosa 1 dia 0%
09/11/15 10/11/15
autos
Realizar
Ter Qui
1.3.4.3 classificao das MPedrosa 2 dias 0%
10/11/15 12/11/15
peas nos autos
Realizar
Qui Sex
1.3.4.4 liberao das MPedrosa 1 dia 0%
12/11/15 13/11/15
peas nos autos
Monitoramento 29,5 Qui Seg
1.4 58%
e Controle dias 01/10/15 16/11/15
Revisar Gesto Qui Qui
1.4.1 RSouza 5 dias 100%
Documental 01/10/15 08/10/15
Revisar
Qui Ter
1.4.2 Tratamento RSouza 7 dias 100%
08/10/15 20/10/15
Tcnico
Revisar Ter Qua
1.4.3 RSouza 10 dias 50%
Digitalizao 20/10/15 04/11/15
Revisar Qua Sex
1.4.4 RSouza 7 dias 0%
Indexao 04/11/15 13/11/15
Realizar
Sex Seg
1.4.5 reunio de RSouza;APFLSouza 4 hrs 0%
13/11/15 16/11/15
acompanhamento
Qui Qui
1.5 Encerramento 15 dias 0%
19/11/15 10/12/15
Obter aceite do
Qui Sex
1.5.1 Projeto junto ao RSouza 1 dia 0%
19/11/15 20/11/15
cliente
Apurar lies Sex Sex
1.5.2 RSouza;APFLSouza 5 dias 0%
aprendidas 27/11/15 04/12/15
Qua Qui
1.5.3 Fim do projeto RSouza 1 dia 0%
09/12/15 10/12/15
REGISTRO DE ALTERAES
Data Modificado por Descrio da Mudana
12/09/2015 RSouza Detalhamento das restries
APROVAES
RSouza
12/09/2015
Gerente do Projeto
69
Riscos identificados
Os riscos identificados no projeto, segundo o WBS do projeto e a RBS anteriormente
apresentada esto listados na estrutura a seguir.
Status
Descrio do Grau de Tipo de Descrio
ID Tipo do Fase Responsvel Resposta
Risco Impacto Resposta Resposta
Risco
Gestor do
Falta de
Projeto
Conehcimento
1-B- realizar visita
dos Gerenciamento
1.1 Ameaa Aberto RSouza Muito Opcional Mitigar a projetos
integrantes do do Projeto
Baixo similares
time do
antes do
projeto
inicio
Classificao Realizar
Gesto 2-B-
2.1 Ameaa Aberto mal NAzevedo Opcional Mitigar avaliao
Documental Baixo
elaborada prvia
Obrigar
Erro na apresentao
Tratamento 2-B-
3.1 Ameaa Aberto preparao ACPoderino Opcional Mitigar do atestado
Tcnico Baixo
das matrizes comprovando
experincia
Risco no
ser
respondido e
M utilizao Maria Snia 2-B- verba de
4.1 Ameaa Aberto Digitalizao Opcional Mitigar
do maquinrio Silveira Baixo contingncia
ser utilizada
em caso de
necessidade
Obrigar
Erro na apresentao
1-B-
5.1 Ameaa Aberto integrao das Indexao JRosa Opcional Mitigar do atestado
Baixa
imagens comprovando
experincia
7 - Reservas de contingncia
Conforme descrito no plano de gerenciamento de custos, as reservas de contingncia
so reservas destinadas exclusivamente ao processo de gerenciamento de riscos para os eventos
de riscos aceitos ativamente e para os riscos atenuados ou riscos no identificados de modo
preliminar no projeto.
As aes de contorno do projeto (respostas no planejadas aos riscos) devem utilizar
exclusivamente as reservas de contingncia do projeto.
As reservas sero consumidas com base nas solicitaes de mudanas provenientes dos
outros planos e dentro da autonomia do gerente do projeto e do patrocinador.
O gerente de projeto tem as seguintes autonomias quanto utilizao das reservas:
Tabela 17 Reservas
Essa autonomia por cada evento de risco, podendo o gerente de projeto consumir toda
a reserva, desde que em diversas diferentes eventos.
74
Com o fim das reservas, somente o patrocinador poder solicitar a criao de novas
reservas conforme ser apresentado a seguir nesse plano.
devero ser submetidas a reunio do CCB (Comit de controle de mudanas) para aprovao.
Imediatamente aps sua aprovao devero ser atualizadas no plano de gerenciamento de riscos
com seu devido registro de alteraes.
REGISTRO DE ALTERAES
Data Modificado por Descrio da Mudana
12/09/2015 RSouza Detalhamento das restries
APROVAES
RSouza
12/09/2015
Gerente do Projeto
1 - Propsito do documento
Este documento tem como objetivo detalhar as necessidades de trabalho de consultoria
a serem utilizadas no Projeto Transformao de Processos Judiciais Fsicos em Processos
Judiciais Digitais, bem como os padres requeridos pela empresa e pelos consultores
contratados.
6 - Modelo contratual
O contrato a ser firmado ser de Preo Unitrio Fixo e Irreajustvel, onde o custo/hora
dos servios ser fixado em contrato e o nmero de horas previstas ser baseado nas
necessidades oradas para o projeto.
O responsvel pela autorizao e medio dos trabalhos de consultoria ser RSouza,
Gestor do Projeto.
3 - Avaliao de fornecedores
Ser realizada mensalmente uma reunio interna para a avaliao dos resultados dos
fornecedores na 2 segunda-feira de cada ms em seguida reunio de CCB. O objetivo da
reunio ser verificar o cumprimento de prazos e qualidade dos servios fornecidos por
79
terceiros ao projeto.
Nos casos de no cumprimento dos itens de contrato por parte do fornecedor, as
seguintes medidas podem ser tomadas:
Advertncia ao fornecedor, para desvios leves que no comprometam o sucesso no
cumprimento dos prazos e escopo do projeto;
Suspenso do fornecedor, para desvios mdios que comprometam parte do escopo do
projeto ou para fornecedores j advertidos anteriormente;
Cancelamento do contrato, para desvios graves que comprometam o projeto e que
necessitem de interveno direta do gerente do projeto e do patrocinador ou para fornecedores
j suspensos anteriormente.
REGISTRO DE ALTERAES
Data Modificado por Descrio da Mudana
12/09/2015 RSouza Detalhamento das restries
APROVAES
RSouza
12/09/2015
Gerente do Projeto
Radar Interessados
4 - Solicitao de mudanas
Caso mudanas no projeto sejam solicitadas pelas partes interessadas, elas devem ser
tratadas dentro do sistema integrado de controle de mudanas do projeto e imediatamente
refletidas nos demais documentos caso sejam implementadas.
3 CONCLUSES
O objetivo deste trabalho foi de utilizar a gesto de projetos, para viabilizar a converso
de Processos Judiciais fsicos em Processos Judiciais digitais.
O conhecimento em Gesto de Projetos atravs das boas prticas do PMI utilizando-se
do PMBOK 5 ED. 2014 foi fundamental para efetivao do projeto.
Atravs da metodologia do gerenciamento de projetos, ser possvel a aderncia do
Planejado x Realizado bem como atender as expectativas dos Stakeholders quanto a tempo,
custo e qualidade.
Este plano de projeto ir de forma bastante pratica, mas abrangente auxiliar na
converso de Processos Judiciais fsicos em Processos Judiciais digitais.
86
4 POSSVEIS DESDOBRAMENTOS
5 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS