Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA
SENA REGIONAL DISTRITO CAPITAL - CENTRO DE
GESTIN ADMINISTRATIVA COORDINACIN ACADMICA
GESTIN DEL TALENTO HUMANO

Gestin del Talento Humano por Competencias

Metodologa

Fase 2: Hacer

Manual de Induccin y Reinduccin

Instructores
Alexandra Catalina Fajardo Colmenares
Myriam Liliana Rojas Moreno

Aprendices
Juan Carlos Mesa Nieto
Karen Yiseth Ortegn Cardoso
Claudia Milena Aguilar Gonzlez
Gloria Isabel Fontalvo Gmez
Fecha de Entrega
Mayo de 2017
Colombia
 2

Tabla de Contenido
INTRODUCCIN .................................................................................................................. 3
OBJETIVO GENERAL:......................................................................................................... 3
OBJETIVOS ESPECFICOS: ................................................................................................ 3
ALCANCE:............................................................................................................................. 3
APLICABILIDAD DEL MANUAL: ..................................................................................... 3
NIVELES DE AUTORIDAD Y AUTONOMA: .................................................................. 4
POLTICAS: ........................................................................................................................... 4
NIVELES DE RESPONSABILIDAD:................................................................................... 4
PROPSITO:.......................................................................................................................... 4
INDUCCIN GENERAL A LA EMPRESA ESTRATEGIA DEL NEGOCIO: .................. 5
VISIN: .................................................................................................................................. 5
MISIN: ................................................................................................................................. 6
VALORES: ............................................................................................................................. 6
INDICADORES DE GESTIN A EVALUAR COBERTURA:........................................... 6
EFECTIVIDAD: ..................................................................................................................... 6
EFICACIA DE LAS ACCIONES TOMADAS EN LA INDUCCIN: ................................ 7
NIVEL DE SATISFACCIN DE LA INDUCCIN: ........................................................... 7
COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES: ....................................................................... 7
BENEFICIOS SOCIOECONMICOS: ................................................................................. 7
NORMAS GENERALES: ...................................................................................................... 8
INDUCCIN AL PUESTO ESTNDARES DE RECIBIMIENTO:.................................... 8
CARTA DE BIENVENIDA: .................................................................................................. 9
MISIN, OBJETIVOS Y ESTRUCTURA ORGNICA DEL REA: .............................. 10
OBJETIVOS DEL DIRECTOR COMERCIAL: .................................................................. 10
MISIN, OBJETIVOS Y RESULTADOS ESPERADOS: ................................................. 10
RESULTADOS ESPERADOS DE UN DIRECTOR COMERCIAL: ................................. 10
LA QUE OFRECE LA EMPRESA A SUS EMPLEADOS: ............................................... 11
QUE ESPERA LA EMPRESA ESPERA DE SUS EMPLEADOS: .................................... 11
GLOSARIO .......................................................................................................................... 13
 3

INTRODUCCIN

El presente escrito se establece el manual de induccin y reinduccin de la empresa

Distribuidora LAP, con el propsito de integrar a los nuevos colaboradores con la
estructura organizacional.

El Manual de induccin es importante ya que presenta los lineamientos y polticas necesarias

para realizar un adecuado acompaamiento a los nuevos empleados al momento de iniciar
sus labores, esto minimiza las experiencias negativas que se suelen tener los nuevos
empleados.

Constituye un instrumento que les brinda informacin bsica a los empleados para realizar
sus labores de forma satisfactoria. Es un elemento del proceso de socializacin del trabajador
nuevo que debe realizar la persona encargada de gestin humana. Esta socializacin es un
proceso continuo que pretende inculcar en todos los empleados las actitudes, estndares,
valores y patrones de conducta, que la empresa espera de todos y cada uno de ellos.

OBJETIVO GENERAL:
Disear la herramienta que establezca de forma clara las polticas y procedimientos que
permitan realizar el proceso de induccin para los nuevos empleados.

OBJETIVOS ESPECFICOS:

Constituirse en un elemento de recoleccin de la informacin para todo el proceso de

induccin de la empresa.

Dotar a la empresa de un instrumento administrativo que contemple de manera estandarizada,

los pasos que se deben seguir para la induccin de los nuevos empleados y el contenido de
la misma.

Estructurar el proceso de induccin para los empleados nuevos y como refuerzo para los
empleados antiguos.

ALCANCE:
Este manual constituye una gua fundamental de trabajo que debern emplear las personas
encargadas de gestin humana, en l estn contemplados los procedimientos a realizar para
la induccin de los empleados nuevos de la empresa, cuyas directrices deben ser revisadas
peridicamente por parte del personal involucrado en las funciones que cubre, a fin de
garantizar que se cumpla con todos los requisitos y resultados esperados.

APLICABILIDAD DEL MANUAL:

Es aplicable a todos los cargos existentes o nuevos cargos de la empresa ya sea como refuerzo
 4

o apoyo a la estructura organizacional.

NIVELES DE AUTORIDAD Y AUTONOMA:

Est a cargo del rea de gestin humana, el cual debe agotar el proceso de induccin e
informar al responsable del rea cuando y como debe realizar la induccin o reinduccin de
los puestos y la socializacin de las funciones y responsabilidades del cargo.

POLTICAS:
El rea de Gestin Humana ser la responsable de informar peridicamente todo lo
relacionado con la Organizacin, Misin, Visin, Valores, Historia, Estructura, Beneficios
Socioeconmicos, Reglamento Interno de Trabajo y Normas de Conducta Interna.

Toda persona que ingrese nueva a la empresa, sin excepcin debe recibir la induccin de la
empresa, induccin de puesto de trabajo y socializacin de funciones y responsabilidades de
cargo.

Toda persona nueva deber participar de todos los cambios en cuanto a nuevas polticas y
reestructuraciones, que debern informarse tambin a los empleados antiguos.

Se debe revisar peridicamente el proceso de induccin y reinduccin en cabeza del rea de

gestin humana y los jefes de las reas a donde hayan ingresado nuevos colaboradores, con
el fin de establecer los ajustes necesarios que garanticen la permanencia y utilidad del
programa.

El proceso de induccin y reinduccin debe estar sujeto a cualquier cambio que se produzca
en la organizacin con el fin de mantenerlos actualizados a todos los empleados de la
empresa; segn lineamientos de la gerencia de la misma.

NIVELES DE RESPONSABILIDAD:
Es responsabilidad del rea de gestin de talento humano gestionar y realizar la actualizacin
del manual de induccin de la empresa, con la colaboracin de los diferentes jefes de rea,
segn direccionamiento de la gerencia general, cuando se presenten cambios en la estructura
organizacional o sea parte del proceso de mejoramiento continuo despus de realizar la
respectiva evaluacin del proceso.

PROPSITO:
El propsito fundamental de un programa de induccin, es lograr que el empleado nuevo
identifique la organizacin como un sistema dinmico de interacciones internas y externas
en permanente evolucin, en las que un buen desempeo de parte suya, incidir directamente
sobre el logro de los objetivos corporativos.

Para que un programa de induccin y entrenamiento sea efectivo, debe permitir encausar el
 5

potencial de la nueva persona en la misma direccin de los objetivos de la empresa.

Es fundamental lograr un enfoque integral e interdisciplinario y que se desarrolle en un

ambiente de excelente comunicacin y participacin, para que se puedan alcanzar los
objetivos planteados.

Facilidad de ajuste del nuevo empleado a la organizacin: Ayuda al empleado a ajustarse a

la organizacin tanto formal como informalmente.

Proporciona informacin respecto a las tareas y las expectativas en el desempeo: los

empleados desean y necesitan saber lo que se espera de ellos.

Reforzar una impresin favorable: Ayuda al empleado a calmar los temores que podra tener
acerca de que si habr tomado una buena decisin de empleo.

INDUCCIN GENERAL A LA EMPRESA ESTRATEGIA DEL NEGOCIO:

La empresa es de consumo masivo dedicada a la comercializacin de productos de alimentos
y aseo, fundada en 1994 por el seor Luis Alberto Preciado.

Se proyect una oportunidad de negocio al advertir que todos los tenderos, tenan que
desplazarse hasta la central mayorista para surtir de productos sus tiendas, gastando en esto
ms tiempo y dinero. Es as que comenz a satisfacer las necesidades de sus clientes, los
tenderos locales.
La distribuidora empez funcionando en una bodega alquilada, en un sector popular de la
ciudad de fcil acceso para todos.

En los ltimos 10 aos su crecimiento ha sido sostenido y ascendente. Esto permite hacer
presencia en seis ciudades intermedias con un centro de distribucin en cada una, contando
con un parque automotor adecuado para el cumplimiento de sus fines. En cada centro de
distribucin existe una planta de personal directa, que se encargan de las reas administrativa
y comercial. La direccin general est ubicada en la capital y tiene una estructura
organizacional conformada de por: Gerencia, Direccin Financiera, Direccin
Administrativa y de Logstica.

En la direccin general trabajan personas vinculadas de forma directa con la empresa y otorga
posibilidades de ingreso estable ha mltiples familias contratadas de manera indirecta. Es
as como a nivel nacional se cuenta con una planta de personal directa de 168 colaboradores
y una nmina indirecta, manejada por medio de una empresa temporal, de unos 300
empleados en promedio.

VISIN:
Ser una compaa lder en el sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y eficiencia
en la distribucin de productos de consumo masivo, garantizando a nuestros clientes altos
estndares de calidad, oportunidad y satisfaccin tanto en sus necesidades como en sus
expectativas.
 6

MISIN:
Somos lderes en la comercializacin de productos de consumo masivo, con altos estndares
de calidad; lo que logramos a travs de una cadena privada de distribucin, orientada a
satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad de tenderos, ofreciendo un excelente
servicio y precios competitivos. Contamos con un equipo humano comprometido y
capacitado. En concordancia actuamos en procura del bienestar para nuestros empleados,
nuestros proveedores y la comunidad en general, logrando una adecuada rentabilidad.

Nos distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para ello buenas
prcticas para el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos rodea

VALORES:
Estos seis valores esenciales rigen la forma en que nos comportamos y ofrecemos servicios
a nuestros clientes:

Nos importan: la salud y seguridad de nuestros empleados, de todas las personas que
trabajan bajo nuestra responsabilidad, as como de aquellas que se benefician con nuestros
productos y servicios.

Nos importan: nuestros empleados, su crecimiento personal, su desarrollo profesional y

su bienestar general.

Nos importan: las comunidades en las que vivimos y trabajamos, por ello adoptamos
conductas que cuidan del medio ambiente lo que hace que sea un negocio con un
desarrollo sostenible comprometidos con nuestra responsabilidad como ciudadanos del
mundo.

Nos importa: la calidad de nuestros productos y servicios.Nos rige: la transparencia en

el desarrollo de nuestras relaciones interpersonales tanto a nivel externo como interno con
todos los grupos de inters.

INDICADORES DE GESTIN A EVALUAR COBERTURA:

Objetivo:
Apropiar mtodos, medios y estrategias dirigidos a la maximizacin de la cobertura y la
calidad de la induccin, la cual va dirigida a todo el personal nuevo, que ingresa a la
compaa.

EFECTIVIDAD:

Objetivo:
Que el cien por ciento de nuestros empleados conozcan y den aplicacin al presente manual
 7

de induccin.

Medir el impacto que causa el programa de induccin a los nuevos empleados mediante la
evaluacin de los conocimientos adquiridos de la compaa (induccin general) y funciones
a realizar en el puesto que va ocupar (induccin especifica).

EFICACIA DE LAS ACCIONES TOMADAS EN LA INDUCCIN:

Objetivo:Tener conocimiento si la induccin ejecutada es la ms apropiada, para que los

empleados nuevos comprendan en su totalidad la induccin general y la especfica.

NIVEL DE SATISFACCIN DE LA INDUCCIN:

Objetivo:
Medir el ndice de satisfaccin de los empleados en cuanto a la metodologa del proceso de
induccin.

COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES:
Cualifican y caracterizan a todo el personal que labora en la empresa, basadas
fundamentalmente en elementos del ser.

Trabajo en Equipo: Capacidad para cooperar eficazmente con otros, armonizando

intereses en la consecucin de objetivos comunes.

Aprender y cambiar: Estamos abiertos al cambio. Nos interesamos por aprender y

mostramos curiosidad e iniciativa a travs del cuestionamiento y la generacin de ideas y
soluciones novedosas que usamos para renovar los proyectos/actividades en que participa.

Contribuir a resultados: Aportamos al logro de la estrategia corporativa, mediante el

cumplimiento oportuno de sus metas/responsabilidades y la bsqueda consciente y
permanente de mejoramiento, oportunidad y calidad de procesos/proyectos en los que
participa.

Construir juntos: Interactuamos con otros en situaciones cotidianas y/o de crisis

promoviendo relaciones sanas, armnicas y productivas que generan bienestar, a la vez
que facilitan potenciar esfuerzos individuales y orientados hacia el cumplimiento de
soluciones integradas de alto valor para los clientes internos y externos.

BENEFICIOS SOCIOECONMICOS:
Los servicios y beneficios sociales son medios indispensables del complemento y apoyo
proporcionados y financiados por la empresa, para estimular y mantener la fuerza de trabajo
en un nivel satisfactorio de moral y productividad.
 8

NORMAS GENERALES:

Asistir a la induccin, as como a todos los cursos impartidos por la empresa. Esto ayudara
a desarrollar tus habilidades y capacidades.

Conocer, respetar y llevar a cabo las normas y polticas internas de la empresa.

Horario general de trabajo. Horas de comida, horario de descanso.

Sanciones correspondientes.

Uso de tarjeta o reloj de entradas y salidas.

Da, lugar y hora de pago.

Polticas en cuanto a tiempo extra, manejo de compensaciones e incrementos de salario.

Qu se debe hacer cuando se falta. Explicarle al empleado a quin debe dirigirse, si

necesita un permiso o tiene un problema de salud. Explicarle cul es la sancin
correspondiente en caso de faltas no justificadas. Vacaciones y das feriados. Cul es el
periodo vacacional y cmo se pide. Especificarle los das que no se trabaja y, si existen,
en qu das se trabaja nicamente hasta medioda.

Conocer todas las normas de seguridad industrial.

Obtener una copia del presente reglamento.

INDUCCIN AL PUESTO ESTNDARES DE RECIBIMIENTO:

Jams se debe olvidar tener un buen gesto con tus nuevos trabajadores dndoles la bienvenida
ya que con ello logrars motivarlos en su trabajo.

Todo funcionario nuevo en nuestra empresa, tendr el privilegio de conocer de cerca todas
las reas de nuestra empresa, ya que se realizar un pequeo tour y podr socializar con cada
rea para as ir familiarizando al nuevo funcionario, pero a su vez le entregaremos una carta
de bienvenida y as poder hacerle sentir que ser parte fundamental de esta gran empresa.

OBJETIVO:
Conocer fsicamente las instalaciones, tanto de las oficinas centrales como de las agencias,
adems de presentar al nuevo colaborador al personal de dichas reas.
 9

CARTA DE BIENVENIDA:

(Ciudad y fecha)
Apreciado seor (nombre del nuevo trabajador):
En representacin de nuestra empresa es muy grato poder dirigirme a usted para darle
una cordial bienvenida como parte del equipo de trabajo de nuestra compaa. De este
modo, es mi deber hacer de su conocimiento que cada uno de nuestros trabajadores,
desempea un rol o papel diferente dentro de nuestra empresa, por lo que nos ser de
gran ayuda el poder contar con su aporte y conocimientos tanto a nivel profesional
como personal y ms an nos sentimos realmente muy contentos de poder tener un
trabajador tan capacitado y verstil como lo es usted; segn nos lo demuestra su perfil
profesional.

De igual manera, mucho le agradecer que pudiera acercarse a mi oficina veinte

minutos antes del refrigerio o receso, para que pueda indicarle algunos ltimos
detalles importantes sobre la empresa y el puesto de trabajo que usted desempear
de ahora en adelante. Asimismo, deseo darle a conocer cmo es el mtodo de trabajo
en nuestra compaa.

Deseamos sinceramente, que usted se sienta en absoluta confianza en nuestra

empresa; puesto que todos nuestros empleados se caracterizan por ser un gran equipo
de trabajo y una gran unidad capaz de lograr todos los objetivos y metas que nuestra
compaa se fija constantemente.

De esta manera, todos nuestros trabajadores demuestran da a da su capacidad de

trabajo en equipo brindndose apoyo unos a otros en todo lo que necesiten; para as
poder sacar todos juntos la empresa adelante.

Asimismo, el individualismo no encaja en nuestra compaa; por el contrario como

lo indiqu anteriormente, todos somos una gran unidad o familia. Esperamos que
usted pueda integrarse rpidamente a nuestro equipo de trabajo y que pueda demostrar
su buen desempeo, desarrollo y crecimiento como profesional.

Una vez ms le doy la ms sincera y cordial bienvenida a nuestra empresa y le indico

que en caso de tener alguna duda sobre cualquier tema, puede hacrmela llegar a m
personalmente o a cualquiera de sus compaeros de trabajo, porque estoy seguro que
todos estarn dispuestos a apoyarlo y a ayudarlo.
 10

MISIN, OBJETIVOS Y ESTRUCTURA ORGNICA DEL REA:

La misin de la direccin de ventas es planificar, dirigir y controlar al equipo comercial para
cubrir objetivos previstos. Es la direccin de ventas la responsable directa de lograr ingresos,
aumentando la cuota de mercado y optimizando los beneficios del negocio.

OBJETIVOS DEL DIRECTOR COMERCIAL:

Analizar y desarrollar la metodologa de trabajo incluida en el manual de funciones.

Planifica las estrategias de su equipo.

Valorar y controlar su labor para asegurarse de que alcancen los objetivos previstos.

Entender las consecuencias econmicas de la empresa.

Tener capacidad para dirigir y motivar a su equipo. Dirigir es hacer que la gente haga
cosas; motivar es conseguir que lo quieran hacer.

Transmite seguridad.

MISIN, OBJETIVOS Y RESULTADOS ESPERADOS:

Misin Lograr las cuotas de venta previstas en trminos de cifra de ventas y volumen de
negocio; incluyendo aqu los objetivos de mantenimiento, incremento y renovacin de la
cartera de clientes.

RESULTADOS ESPERADOS DE UN DIRECTOR COMERCIAL:

Objetivos cuantitativos:

Previsin de ventas en pesos.

Previsin de ventas en productos.
Previsin de ventas por zonas geogrficas.
Previsin de ventas por vendedores.
Nmero de visitas.
Nmero de pedidos.

Objetivos cualitativos:
Captacin de nuevos clientes.
Recuperacin de clientes perdidos.
Introduccin de nuevos productos.
Ampliar gama en un punto de venta.
 11

LA QUE OFRECE LA EMPRESA A SUS EMPLEADOS:

EMPLEO ESTABLE. Al terminar su perodo de prueba usted pasa a formar parte de

manera permanente del personal de la organizacin y en consecuencia a no ser degradado
o despedido sin causa justificada.

SALARIO. A obtener el pago regular y completo de su remuneracin desde el da de la

toma de posesin del cargo para el que haya sido nombrado.

CAPACITACIN. La empresa promueve la capacitacin de su personal en forma

permanente y obligatoria, dicha capacitacin se realiza a travs de diferentes centros, el
departamento de Recursos Humanos es quien coordina toda actividad relacionada con la
capacitacin.

AUMENTO SALARIAL. El cual se hace atendiendo factores como: eficiencia,

antigedad, actitudes y responsabilidades del empleado.

AUTORIZACIN DE PERMISOS. La direccin general podr autorizar permisos sin

reduccin de sueldos a su personal, para asistir a clases de Universidad o cualquier centro
de enseanza, durante una hora diaria de su jornada de trabajo. Siempre que con ello no
menoscabe el normal desenvolvimiento de las labores, comprobando que no existe otra
hora para recibir dicha clase.

SISTEMA DE VITICOS. Se da a todo trabajador que sea asignado a realizar trabajos

fuera de la sede en que normalmente presta sus servicios, estos se regirn segn tabla.

EQUIPO DE TRABAJO. La empresa proporciona a sus empleados, los tiles,

instrumentos y equipo necesario para el buen funcionamiento de su trabajo.

CONCESIONES ESPECIALES. Todo empleado disfruta de un beneficio econmico

navideo (aguinaldo).

SEGURO COLECTIVO. La empresa ofrece un seguro de vida colectivo, con la

Aseguradora Seguros Bolvar quedando a criterio de cada empleado el que desee suscribir.

RECREACIN Y DEPORTES. Como empleado podr formar parte de las distintas

actividades: deportivas, sociales y culturales como una forma de relacin social.

QUE ESPERA LA EMPRESA ESPERA DE SUS EMPLEADOS:

PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA. La empresa exige a sus empleados presentarse

puntualmente, a sus labores en las horas sealadas para tal efecto. Para el control de
asistencia se dar un carnet el cual deber marcar cada vez que entra o sale del edificio
siempre y cuando cuente con el respectivo pase autorizado por el jefe inmediato.
 12

BUEN DESEMPEO EN EL PUESTO. El empleado debe desempear el puesto para el

que ha sido nombrado, en forma regular y con la dedicacin y eficiencia que requiera la
naturaleza de ste.

PERMANENCIA EN EL PUESTO. Cumplir con sus obligaciones en el puesto de trabajo,

por lo que en horas hbiles es recomendable permanecer en su puesto de trabajo, cuando
por alguna circunstancia tenga que ausentarse deber informar a su jefe inmediato.

PRESENTACIN ADECUADA. Se espera de los empleados vestirse y arreglarse

adecuadamente y poner todo su esmero para una buena presentacin personal.

CONFIDENCIALIDAD. Es indispensable en nuestro trabajo guardar la discrecin

necesaria sobre los asuntos relacionados con l mismo.

CUIDADO DEL MOBILIARIO Y EQUIPO DE TRABAJO. El trabajador se

compromete a mantener en buen estado el equipo y mobiliario, cuidar los objetos,
maquinarias y tiles de oficina que se le asignen para el desempeo de sus funciones y/o
actividades, y en general todas las pertenencias de la Compaa.

BUENAS RELACIONES INTERPERSONALES. Deber mantener relaciones cordiales,

respeto para su jefe inmediato y compaeros de trabajo; evitando discordias y
desavenencias que solo dificultan el buen desempeo.

CORTESA. La actitud haca el pblico debe ser corts, clida y amable, brindar un
excelente servicio de modo que no se originen quejas justificadas por el mal servicio o por
falta de atencin.

LEALTAD. Usted es un miembro de nuestra institucin, por tanto, le debe lealtad,

contribuya con su trabajo y conducta personal al xito y prestigio de la misma.

SEGUIMIENTO
Hacer seguimiento y evaluacin tanto del trabajador como del proceso. El jefe inmediato
deber, as mismo, estar pendiente de que el proceso de induccin del nuevo empleado
dentro del rea de trabajo avance de acuerdo con el plan establecido y de que logre un
aprendizaje prctico del desempeo de las funciones. Igualmente, retroalimentar a la
oficina de Recursos Humanos sobre la calidad del proceso y hacer las sugerencias que
considere pertinentes.
 13

GLOSARIO

INDUCCIN: Es el procedimiento por el cual se presenta a la institucin los nuevos

funcionarios para ayudarles a integrarse al medio de trabajo y tener un comienzo productivo.
Adems, se explican las normas, polticas y reglamentos existentes en la organizacin.

MANUAL: Cuerpo sistmico que contiene la descripcin de las actividades que deben de ser
desarrolladas por los miembros de una organizacin y los procedimientos a travs de los
cuales esas actividades son cumplidas. Constituyen una de las herramientas con que cuentan
las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.
Son fundamentalmente, un instrumento de comunicacin

PROGRAMA DE INDUCCIN: Es un proceso dirigido a iniciar al empleado en su

integracin a la cultura organizacional durante su vinculacin

MISIN: Es el propsito general o razn de ser de la empresa u organizacin que enuncia a

que clientes sirve, que necesidades satisface, que tipo de productos ofrece y en general cuales
son los lmites de sus actividades

OBJETIVOS: Propsitos o metas que se quiere alcanzar.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Es la segmentacin formal de una empresa en

diferentes unidades de negocio. Muestra cmo se localiza la toma de decisiones dentro de la
misma, entrelaza los cargos y adems coordina las actividades de las diferentes unidades de
negocio.