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Las bases de datos (BD) se organizan por campos, registros y archivos.
Un campo es una pieza nica de informacin; un registro es un sistema
completo de campos; y un archivo es una coleccin de registros. Por
ejemplo, una gua de telfono es anloga a un archivo. Contiene una lista
de registros, cada uno de los cuales consiste en tres campos: nombre,
direccin, y nmero de telfono.

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Los Sistemas de Gestin de Bases de Datos o mejor conocidos como
SGBD (en ingls Data Base Management Ssystem, DBMS) son un tipo de
software muy especfico, dedicado a servir de interfaz entre la base de
datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. El propsito de los
sistemas de gestin de bases de datos es el de manejar de manera clara,
sencilla y ordenada un conjunto de datos que posteriormente se
convertirn en informacin relevante para una organizacin.

El SGBD junto con la BD y los usuarios constituyen el Sistema de Base

de Datos.

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1. Independencia de los datos respecto a los tratamientos y viceversa.
La mutua independencia de datos y tratamientos lleva a que un
cambio de estos ltimos no imponga un nuevo diseo de la BD. Por
otra parte, la inclusin de nueva informacin, desaparicin de otra,
cambios en la estructura fsica, etc., no deben obligar a alterar los
programas.
2. Coherencia de resultados. Debido a que la informacin de la BD se
recoge y almacena una sola vez, en los tratamientos se utilizan los
mismos datos, por lo que los resultados de todos ellos son coherentes
y perfectamente comparables.
3. Mejor disponibilidad de los datos para el conjunto de los usuarios.
Cuando se aplica la metodologa de BD, cada usuario ya no es
propietario de sus datos, puesto que estos se comparten entre el
conjunto de aplicaciones, existiendo una mejor disponibilidad de los
datos para todos los que necesiten de ellos, siempre que estn
autorizados para su acceso.

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4. Mayor valor informativo. Puesto que la BD ha de ser reflejo del
mundo real, en ella se recogen las interrelaciones entre los datos,
por lo que el valor informativo del conjunto es superior a la suma del
valor informativo de los elementos individuales que lo constituyen.
5. Mejor y ms normalizada documentacin de la informacin, la
cul est integrada con los datos. La documentacin de los datos,
realizada por el analista o programador, es en general insuficiente, y
a veces incluso inexis- tente, adems no existe la estandarizacin.
Este problema se atena con las BD, ya que en la misma base se
incluyen no slo los datos, sino tambin la semntica de los
mismos.
6. Mayor eficiencia en la recoleccin, validacin e introduccin de
los datos en el sistema. Al disminuir las redundancias
(repeticiones), los datos se recogen y validan una sola vez,
aumentando as el rendimiento de todo el proceso previo al
almacenamiento.

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4. Reduccin del espacio de almacenamiento. La disminucin de
redundancias y la aplicacin de tcnicas de compactacin, provoca
en los sistemas de BD una menor ocupacin de almacenamiento
secundario.

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1. Instalacin costosa. La implantacin de un sistema de BD puede
llevar un costo elevado, tanto en equipo fsico (nuevas instalaciones
o ampliaciones), como en el lgico (sistemas operativos, programas,
compiladores, etc.), adems del costo de adquisicin y
mantenimiento del SGBD.

2. Personal especializado. Necesidad de contar con personal

especializado para su manipulacin.

3. Implantacin larga y difcil. Las dificultades que van apareciendo

durante su desarrollo llevan a que se rebasen los plazos
inicialmente previstos.

4. Falta de rentabilidad a corto plazo. El costo en personal y

equipos, as como el tiempo que tarda en estar en operacin, hacen
que no resulte rentable a corto plazo, sino a medio, o incluso, a
largo plazo.
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1. Escasa estandarizacin. La falta de estandarizacin al crear BD
que facilite a los usuarios el manejo de estos sistemas, empieza ya
a corregirse al ir apareciendo estndares, sobre todo para BD
relacionales y BD orientadas al objeto.

2. Desfase entre teora y prctica. Varios aspectos de los SGBD son

todava slo tericos, ya que se ha generado ms fundamento
terico que prctico.

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