CONTEXTO

DE LA ORGANIZACIN

La norma ISO 9001:2015 en el numeral 4.1 establece:

4.1 COMPRENSIN DE LA ORGANIZACIN Y DE SU CONTEXTO

La organizacin debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes
para su propsito y su direccin estratgica, y que afectan a su capacidad para lograr los
resultados previstos de su sistema de gestin de la calidad.

Que es el contexto? Como se desarrolla?

Para establecer la poltica de calidad, primero se requiere conocer el contexto. Es comn
encontrar gerentes de empresas que al iniciar a implementar la norma ISO 9001, lo primero
que desean elaborar es la poltica de la calidad y los objetivos para colocarla en el portafolio
y pagina web, en algunos casos, esta tarea es asignada al responsable del sistema, sea el
coordinador o el consultor, pero con fecha de entrega, como dice una empresa de
mensajera famosa en Colombia, hoy mismo.

Es un error gerencial, claro que s! Es importante desde la planeacin del sistema de
gestin de calidad, Pero como se desarrolla esto? en espaol como le comento a mis
alumnos, vamos a revisarlo:

PRIMER PASO: MISION y VISION, tener claro que es lo que realiza la empresa, cul es su
misin, pero una misin clara, no las del tipo que le encantan a muchos, que entre ms
palabras tienen se sienten mejor los gerentes. En realidad, se debe tener una misin
concreta, clara, medible, clave para definir los objetivos de la organizacin.

Por ejemplo, una empresa de construccin Ejecutar proyectos de construccin

entregndolos oportunamente complementndola, Ejecutar proyectos entregndolas
oportunamente, satisfaciendo al cliente, socios con el apoyo de un personal competente
y se puede complementar con cada variable o rasgo diferenciador que se quiera desarrollar
por la organizacin.

Ahora la visin, estableciendo como se describira la empresa a futuro, que quiere alcanzar
y en qu tiempo, por ejemplo, para la misma empresa de construccin, En el 2022 ser
reconocidos como la empresa lder en la Costa Atlantica por la entrega de proyectos de
construccin a tiempo

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SEGUNDO PASO:

Debemos conocer que est pasando afuera de

nuestra empresa: En el entorno que est ofreciendo
la competencia? Existen metodologas que podemos
utilizar, como las 5 fuerzas de Porter.

En que consiste esta Metodologa?:
Conocer donde esta nuestra empresa comparada con
otras teniendo en cuenta lo que sucede en el sector
al cual pertenece.

1. Clientes: Poder de negociacin de los clientes. Debemos revisar la capacidad para negociar con
nuestros clientes fijos o que compran reiterativamente el producto o servicio que presta tu
empresa y aquellos que son espordicos. Existen muchos clientes o pocos clientes, esto influye
en su capacidad de negociacin, si su nmero es menor aumenta su poder de negociacin.

Identifica quienes son tus clientes, por ejemplo, para una empresa del sector de la construccin,
existen clientes privados y entidades pblicas. En las entidades pblicas se contrata por medio
de licitaciones o convocatorias, donde prima mucho la experiencia que por lo general tienen
las empresas con gran trayectoria ahora existen convocatorias que pueden cerrarse para las
MIPYMES. Elabora un cuadro de clientes y relaciona las oportunidades y amenazas, con eso
puedes formular un plan de accin a seguir.

CLIENTES OPORTUNIDADES PLAN DE ACCION
1. Buscar clientes donde se
1. Nuestra empresa cuanta con Normas asigne puntaje en la
y procedimientos HSEQ previamente seleccin y convocatorias por
ENTIDADES establecidos y adems con la contar con sistema de gestin
PUBLICAS: certificacin por lo que puede certificado en las normas de
o ALCALDIA participar en procesos licitatorios. calidad, ambiental y
o GOBERNACION
seguridad
o MINISTERIOS
2. Alianzas estratgicas con
2. Experiencia de la empresa en
empresas de otras ciudades
proyectos de construccin por lo que
que no tengan tanta
se cuenta con un potencial para
experiencia para aumentar el
presentarse en diferentes ofertas.
numero de clientes
ENTIDADES 3. La empresa cuenta con equipos 3. Fortalecer la marca con
PRIVADAS: propios por lo que puede presentar publicidad para recibir
o EMPRESAS mejora en los precios que oferta a los mayores invitaciones a cotizar
PETROLERAS clientes.
o MINAS DE CARBON 4. La empresa es MIPYME, por lo que 5. Capacitar al personal en
o CEMENTERAS
puede solicitarse que se cierren los contratacin publica
procesos o convocatorias solo para
este tipo de empresas.

AMENAZAS
1. Aumento de empresas del sector de
la construccin que prestan el
mismo servicio.
2. Disminucin del costo del barril del
petrleo por lo que bajara el nmero
de proyectos.

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3. La rivalidad entre los competidores: Revisaremos quien es nuestra

competencia en el sector al cual pertenece nuestra empresa. Si el nmero es alto esto genera
que el poder de negociacin de los clientes aumente y debamos revisar precios como tambin
establecer estrategias para contrarrestarlo.

Ahora elabora un cuadro donde relaciones los principales competidores, sus ventajas, experiencia
entre otras:

SEGURIDAD Y
CERTIFICADOS
EMPRESA EXPERIENCIA AMBIENTAL SALUD EN EL VENTAJAS
HSEQ
TRABAJO (SST)
Equipos
Polticas de SST
propios.
Reconocimiento
Polticas de gestin 2015 por parte del
CONMAQUINAS 30 aos SI Diferentes
ambiental cliente a su gestin
sectores de la
HSE.
construccin
Calificacin RUC
99%
Equipos
propios
HB Polticas de gestin
10 aos SI Polticas de SST Diversificacin
CONSTRUCCIONES ambiental
(diferentes
sectores)

Reconocimiento en
el Programa de
Excelencia
Especialidad
MARCOPETROL 30 aos SI Ambiental Distrital Polticas de SST
obras de PHD.
nivel IV por parte de
La Secretaria Distrital
de Ambiente

Hace parte de
un grupo
Polticas de gestin empresarial
MASA 28 aos SI Calificacin RUC
ambiental holands
STORK desde
el 2007.
Certificaciones
Polticas de gestin
MAC INGENIERIA 28 aos SI Polticas de SST ASME (S, U),
ambiental
NB, R
Diversificacin.
Talento
PROFESSIONAL Polticas de gestin
25 aos SI Polticas de SST Humano.
CIVIL ambiental
Pulmn
financiero

De acuerdo a lo anterior, debes definir tu plan de accin a seguir el cual puede reforzar el plan
establecido en el punto anterior.

4. Amenaza ante nuevos competidores: Del producto o negocio que ofrece tu empresa, es fcil
para otro competidor ingresar?

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Por ejemplo, en esta empresa de construccin, es fcil que otro

constituya una empresa, compre algunos equipos y participe
ofreciendo los mismos servicios? La respuesta en la mayora de los casos es SI. Pero algo
que no tiene el otro competidor es la experiencia. Tienes experiencia?

Cuando una empresa puede ingresar fcilmente al mercado o al sector industrial de nuestra
empresa, debemos contar con una estrategia, un plan de accin para contrarrestar esto,
aunque no siempre es fcil para cualquier empresa ingresar, existen barreras de entrada,
como anotbamos la experiencia, no contar con personal con conocimiento en el producto
o servicio. Nuestro plan de accin para esto puede relacionarse con la mejora en los
tiempos de entrega por el mismo precio al cliente, reduccin de precios, aumentar nuestra
publicidad, aumentar el financiamiento. Puedes elaborar un cuadro donde se analicen las
barreras de entrada y la estrategia o planes de accin a seguir por tu organizacin. Esto ser
fuente para identificar los riesgos y valorarlos. Ten presente este tema, es fuente de
entrada para el numeral 6.1 de ISO 9001:2015.

INGRESO BARRERAS DE ENTRADA PLAN DE ACCION
FACIL A ESTE
MERCADO
EXPERIENCIA Aumentar nuestra publicidad resaltando
la experiencia y personal competente.
SI No contar con personal con
conocimiento en el producto
o servicio
No contar con Equipos Reduccin de precios,
Mejora en los tiempos de entrega por el
mismo precio al cliente
Aumentar el financiamiento

5. El poder de la negociacin de los diferentes proveedores: Identifica quienes son tus
proveedores principales, que poder de negociacin existe con ellos, por ejemplo, si existen
muchos proveedores del mismo producto o servicio, contaras con un gran poder de negociacin
ya que puedes negociar precios. Tambin puedes analizar amenazas como que donde se est
desarrollando el proyecto o donde ests prestando el servicio, es posible que solo exista un
proveedor, por lo que es bajo tu poder de negociacin. Elabora un cuadro de oportunidades y
amenazas.

OPORTUNIDADES AMENAZAS
o Poder de negociacin de condiciones o Bajo poder de negociacin con los
con los proveedores generales debido proveedores del rea de influencia.
a la fuerte competencia que se
presenta entre ellos. o Incumplimiento de acuerdos
comerciales por parte de proveedores.
o Globalizacin para el caso de compras
internacionales. o Mayores tiempos en la llegada de las
compras internacionales, debido a
o Relaciones estables con la comunidad retrasos del proveedor, generando
del rea de influencia. incumplimiento de hitos.

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OPORTUNIDADES AMENAZAS

o Problemas sociales por no contratacin

de proveedores locales que no cumplen
con los requisitos de contratacin tanto
legales como internos de la compaa.

6. Amenaza de ingresos por productos secundarios: En el mercado puede generarse una cuestin
donde existan sustitutos de tu producto o servicio, pueden ingresar con mayor tecnologa o
menor costo. Se deben establecer un plan de accin para esto, alineado con las fortalezas que
tenga tu empresa.

Listo ya tenemos los dos primeros pasos. Extenso el segundo? Bueno es un anlisis del
entorno, conocer que est pasando. Ahora tienes las herramientas para continuar
determinando el contexto de la Organizacin siguiendo las notas que pide la norma.
Tambin cuentas con planes de accin que pueden ser reforzados por el anlisis del
contexto externo e interno.

TERCER PASO: Anlisis del contexto externo: En la nota 2 del numeral 4.1 de ISO 9001:2015,
La comprensin del contexto externo puede verse facilitada al considerar
cuestiones que surgen de los entornos legal, tecnolgico, competitivo. de
mercado, cultural, social y econmico, ya sea internacional, nacional, regional
o local.

Ahora elaboremos un cuadro donde se analiza cada uno de estos elementos, se identifica
el riesgo de ese elemento, su consecuencia, si existe una oportunidad, luego se valora para
priorizar y establecer acciones o un plan de accin.

Se valora la Prioridad con estas opciones:
Alto: Requiere mejora continua con responsables, fechas, recursos con el fin de
evitar incumplimiento legal
Medio: lo que amerita un plan de accin oportuno para el ambiente laboral de los
empleados.
Bajo: No requiere un plan de accin inmediato.


Observa el siguiente ejemplo de la determinacin del contexto externo para una empresa
que desarrolla explotacin minera y tambin instalaciones elctricas:

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CONTEXTO EXTERNO

Elemento de
Elemento de Prioridad -Reaccin
entorno Consecuencia Oportunidad Plan de accin Responsable Fecha
cambio (Riesgo) del SGI
externo
Alto: Requiere
mejora continua Capacitar al
Incumplimiento con responsables, personal contable
Reforma Talento Enero
legal que genera fechas, recursos en lo relacionado
tributaria 2017 Humano 2017
sanciones con el fin de evitar con la reforma
incumplimiento tributaria
legal
Realizar una
evaluacin
Sanciones por preventiva, con el
Cambios de
incumplimiento, fin de ver la
programa de salud
por no aplicar el evolucin y en que
Decreto 1072 de ocupacional a Coordinador
cap. 6 de porcentaje se 29/11/16
2015 sistema de gestin HSEQ
seguridad y encuentra el
de seguridad y
salud en el sistema de SST,
Legal salud en el trabajo
trabajo segn el decreto
1072 de 2015 cap
6.
Se realiza
seguimiento
Incumplimiento continuo a la
Mineria, Rucom Gerente Todo el
legal que genera norma verificando
de 2015 operativo ao
sanciones su actualizacin o
cambios
realizados.
Se realiza
Gua minero Incumplimiento seguimiento
Gerente Todo el
ambiental de legal que genera continuo a la
operativo ao
explotacin sanciones norma verificando
su actualizacin o

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Elemento de
Elemento de Prioridad -Reaccin
entorno Consecuencia Oportunidad Plan de accin Responsable Fecha
cambio (Riesgo) del SGI
externo
cambios
realizados.

Se realiza
seguimiento
Gua minero
Incumplimiento continuo a la
ambiental de Gerente Todo el
legal que genera norma verificando
beneficio y operativo ao
sanciones su actualizacin o
transformacin
cambios
realizados.
Se realiza
seguimiento
Incumplimiento continuo a la
Coordinador Todo el
RETIE legal que genera norma verificando
Operativo ao
sanciones su actualizacin o
cambios
realizados.
Verificar que el
sistema sottware y
hardware este
funcionando
Cambios de Agilidad en lnea Jefe de
Bajo: No requiere correctamente en
software de Fallas en la de los daos, infraestructura Todo el
Tecnolgico un plan de accin cada uno los
Control de plataforma. soporte tcnico fisica y ao
inmediato. centros de
Instalaciones garantizado tecnologica
computo de la
organizacin.
Se implementara el
nuevo software

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Elemento de
Elemento de Prioridad -Reaccin
entorno Consecuencia Oportunidad Plan de accin Responsable Fecha
cambio (Riesgo) del SGI
externo
Nuevos
competidores en Posible perdida
Medio: Requiere de Buscar licitaciones
el mercado con de clientes
planes de accin y expansin a otros Alta Direccin
Competitivo/ mayor locales, Todo el
para evitar riesgo paises, buscando Licitaciones y
Mercado presupuesto de regionales, ao
de prdidas de ser pioneros en el contrato
publicidad y nacionales e
clientes mercado.
posicionamiento internacionales
de marcas
Realizar campaas
de comunicacin
por medio de la
Alto: Requiere de radio, prensa y
Daos en redes
planes de accin televisin,
Vandalismo en y luminarias,
Social y para evitar daos adicional se le Coordinador Todo el
Instalaciones afectando la
cultural en la hace un llamado a Operativo ao
elctricas flujo de caja de
infraestructura y la polica
la organizacin
comunidad. notificando los
actos que se
presentan en cada
municipio.
La empresa
puede provocar
un aumento Realizar
puede dar lugar a
inicial de los seguimiento
una mejora de la
beneficios ya Alto: Requiere de contino
balanza comercial
que los salarios planes de accin monitoreando este
si se consigue Financiera/ Todo el
Econmico Inflacin y resto de costes para evitar factor econmico,
vender la misma Contable ao
se modifican en prdidas para determinar el
cantidad de bienes
base a las econmicas. impacto que este
pero a mayores
variaciones de presenta en la
precios
precios, es decir, facturacin
que se alteran
una vez que los

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Elemento de
Elemento de Prioridad -Reaccin
entorno Consecuencia Oportunidad Plan de accin Responsable Fecha
cambio (Riesgo) del SGI
externo
precios han
variado.

El gobierno
Realizar
establece o
seguimiento
polticas
continuo a las
Polticas econmicas que
leyes o normativas Financiera/ Todo el
econmicas del regulan el
que sean Contable ao
gobierno. mercado,
impartidas por los
aumento de
organismo de
salario mnimo,
control econmico
empleos nuevos.
Importaciones, Realizar
al no tener seguimiento
acuerdos continuo, vigilando
aduaneros con los nuevos
No hay que pagar
otros pases tratados y actuales
aranceles en Financiera/ Todo el
TLC afecta la que puedan
ciertos pases. Contable ao
operacin, beneficiar la
Ahorro econmico
porque cada vez actividad
que se importe, econmica de la
se debern empresa en cuanta
pagar aranceles. la importacin
Tasas altas, la Realizar
empresa se Tasas bajas, seguimiento
abstiene hacer Prestamos para atravez de noticas
Financiera/ Todo el
Tasas de inters proyectos de comprar o web, por medio
Contable ao
inversin porque maquinaria e del banco de la
le sale costoso inversin republica que es el
endeudarse. ente que establece

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Elemento de
Elemento de Prioridad -Reaccin
entorno Consecuencia Oportunidad Plan de accin Responsable Fecha
cambio (Riesgo) del SGI
externo
las tasas de
inters.

Incremento de realizar
Mayor ingreso de
precio de seguimiento a
pesos al efectuar
insumos como se comporta,
cambio de divisas.
importados. el dlar que nos
Financiera/ Todo el
Tasas de cambio Prdidas en Ganancias en afecta
Contable ao
obligaciones obligaciones directamente con
expresadas en expresadas en las importaciones
moneda moneda de luminarias que
extranjera. extranjera. nos afectan
Empresa que
identificar y vericar
genera
la creacin de
beneficios para
nuevas normas y
el estado a
Generacin de leyes, con el fin de Todo el
traves de pago Contable
impuestos estar al da con el ao
de impuestos,
pago de las
beneficiando
obligaciones
oportunamente
tributarias
al gobierno.

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CUARTO PASO:

Anlisis del contexto interno: En la nota 3 del numeral 4.1 de ISO 9001:2015, NOTA 3 La
comprensin del contexto interno puede verse facilitada al considerar
cuestiones relativas a los valores, la cultura, los conocimientos y el
desempeo de la organizacin.

Ahora elaboremos un cuadro donde se analiza cada uno de estos elementos, se identifica
el riesgo de ese elemento, aqu puedes utilizar los resultados de un anlisis DOFA,
identificado las fortalezas o debilidades que existan por elemento, luego se valora para
priorizar y establecer acciones o un plan de accin.

Se valora la Prioridad con estas opciones:
Alto: Requiere mejora continua con responsables, fechas, recursos con el fin de
evitar incumplimiento legal
Medio: lo que amerita un plan de accin oportuno para el ambiente laboral de los
empleados.
Bajo: No requiere un plan de accin inmediato.

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CONTEXTO INTERNO

Elemento de
Elemento de Prioridad -
entorno Fortalezas debilidades Plan de accin Responsable Fecha
cambio (Riesgo) Reaccin del SGI
interno
Realizar
campaas de
Genera entorno Retroalimentacin socializacin con
organizacional y comunicacin Medio: lo que todo el personal
Respeto
saludable, lo por parte de alta amerita un plan de la organizacin
Responsabilidad
que hace direccin y de de accin incluyendo los Jefe de
trabajo en Todo el
Valores productivo la Talento Humano oportuno para el valores Talento
equipo ao
realizacin de resaltando los ambiente laboral corporativos, Humano
Tolerancia
las diferentes valores de los llevando
Honestidad
actividades de corporativos de la empleados. ambientes
la organizacin. organizacin. saludables y
seguros dentro de
la misma
Capacitar el
Alineacin de personal de HSEQ
cargas y y Supervisores de
competencias zona en el rea
Grupos de Bajo: No requiere Jefe de
laborales con la de seguridad, Todo el
Cultura Personal idneo trabajo un plan de accin Talento
estructura cabe resaltar que ao
interdisciplinario inmediato. Humano
organizacional y se est
procedimientos implementando la
no formalizados. norma OHSAS
18001:2007
Disponibilidad Certificacin en *Realizar
de talento las reas Bajo: No requiere capacitaciones y Jefe de
Todo el
Conocimiento Personal idneo humano operativas de un plan de accin entrenamiento a Talento
ao
certificado nuestro talento inmediato. todo el personal Humano
disponible en humano, en cada de las

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Elemento de
Elemento de Prioridad -
entorno Fortalezas debilidades Plan de accin Responsable Fecha
cambio (Riesgo) Reaccin del SGI
interno
las reas calificado con actividades que
administrativas. conocimiento en desempea en la
la labor a organizacin.
desempear. *Capacitar al
coordinador
operativo de
alumbrado
pblico en
gerencia de
proyectos.
Optimo Capacidad de la
desempeo empresa en
institucional en materia de
Realizar
la ejecucin de investigacin,
seguimiento
sus funciones, desarrollo e Medio: lo que
continua a todos
procesos y integracin de la amerita un plan
los procesos,
Desempeo Mejora continua procedimientos gestin del de accin Coordinador
analizando y Todo el
de la del sistema de requerido, por conocimiento a oportuno para el HSEQ
verificando los ao
organizacin gestin integral. medio de la los procesos ambiente laboral Alta direccin
procedimientos
intervencin de misionales de los
actualizando
auditoras involucrados empleados.
cumpliendo con el
externas para dentro del
ciclo PHVA.
el mejoramiento cumplimiento de
continuo de la la razn social de
empresa. la empresa

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