REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN SUPERIOR

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SUR DEL LAGO

JESUS MARIA SEMPRUM UNESUR

Prof.: Carmen Rueda Integrantes:

Franyelines Vlchez
Yoelis Aguilln
Mary Bracho
Dariana Arenas
Mayerlin Sangronis
Franyerson Vlchez
Vctor Luna

SANTA BRBARA DE ZULIA, MARZO DE 2017

 INTRODUCCION

Hoy en da muchos trabajos, utilizan los archivos como mtodo de

organizacin de papeles importantes y no importantes para la empresa. Para
la prctica de manejo de archivos en una oficina se debe tener en cuenta una
buena colaboracin de los papales ya que muestran una eficiencia completa
de la persona encargada. En general el manejo de archivo muestra muchas
caractersticas del empleado y de la empresa en la cual se desarrolla. Por
eso se debe de tener en cuenta una buena planificacin de los archivos ya
que son de mxima importancia para la empresa. Por otra parta la funcin
del trabajo de oficina es la que se encarga de prestar informacin a todos los
departamentos de la empresa, donde se llevan los controles de todos estos,
tambin se encarga de recibir la informacin suministrada a la empresa luego
es archivada o enviada nuevamente de forma simplificada. Mientras que los
elementos que conforman esta son, porta-ndice utilizada para la parte
superior de la carpeta, el etiqueta utilizada para identificar el archivo, las
cajas usadas para el ordenamiento y empacamiento de los archivos para ser
guardados o enviados a otro destino.
Archivo

Los archivos de oficina o gestin estn formados por los documentos

producidos y recibidos por las oficinas en el desarrollo de las funciones y
actividades que tienen encomendadas, y que son conservados para la toma
de decisiones, apoyo en la tramitacin de asuntos y defensa de derechos.

Importancia

Dentro de las muchas competencias que debes desarrollar

como estudiante del nfasis de Documentacin y Registro de Operaciones
Contables, se encuentra la de reconocer las normas de archivo y el manejo
de los documentos de una empresa. He aqu algo interesante:

Los archivos de una empresa, son muy importantes ya que representan su

memoria, sin ellos sera imposible poder rescatar hechos pasados que
serviran para corroborar situaciones o hechos que se hallan realizado en el
giro ordinario de sus actividades econmicas. Adems permiten uniformidad
en el manejo de la informacin de cualquier empresa, lo que permitir la
localizacin rpida de cualquier clase de documentos.

Un sistema de archivo debe cumplir tres funciones bsicas:

1. Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que
circulan en el negocio.
2. Guardar de manera ordenada el material reunido.
3. Poder sacar los documentos o archivos rpidamente cuando sea
necesario.
Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar
centralizado. La ventaja del archivo centralizado, es que es de mayor eficacia
(responsabilidad de una sola persona) y la ventaja del archivo por
departamento es que la secretaria se familiarizar tanto con el sistema que
podr guardar y sacar los papeles con mayor velocidad.

Planificacin

El presente texto nace del deseo de llenar un dficit, particularmente

sentido, en el campo de la administracin de los documentos y de acuerdo a
las necesidades que plantean, en el manejo de la documentacin, las
distintas organizaciones.
El objetivo del autor es contribuir, con un avance sobre las distintas
cuestiones que comprende la planificacin de los servicios de archivos, a fin
de realizar un replanteo terico de los objetivos, hbitos y rutinas de estos
centros, dado que la revolucin cientfico-tecnolgica incide notablemente en
el proceso de documentacin-informacin-comunicacin.

La estructura de la obra comprende dos partes claramente definidas:

En la primera, retoma conceptos generales, tratados ampliamente en sus
libros anteriores, sobre documentacin y archivo, que son articulados con
elementos de teora de la planificacin.

En una segunda parte desarrolla especficamente todos los aspectos

referidos a la planificacin en forma general y, particularmente, la
planificacin organizacional en el nivel de estructuras y la planificacin de
funciones, contemplando un pormenorizado detalle de las distintas
actividades y tareas que comprende.

Este aporte cobra significacin especial para los alumnos de la carrera de

Archivstica, ya que ayuda a sistematizar los contenidos de una de las
asignaturas que comprende el plan de estudios; y a quienes estn
estrechamente vinculados laboralmente a la problemtica, a reflexionar, en
esta sociedad cambiante, sobre las posibilidades de redefinir y explicar la
finalidad de sus respectivos servicios, a fin de mejorar lo que se est
haciendo y resolver los problemas presentes y futuros.

Sin dudas ser una valiosa contribucin no slo en nuestro medio sino
tambin, y como se ha comprobado, en el resto de las provincias, ya que son
pocas las obras que contemplan esta temtica y muy difcil su distribucin y
acceso.

Funcin del trabajo en la oficina

El contenido de esta definicin nos indica que la funcin principal de

una oficina es la de prestar servicios tanto a la Gerencia como al resto de la
organizacin. Puede considerarse como el proveedor de un espacio fsico
donde la empresa tiene centralizados los distintos departamentos que operan
en las reas de:

- Comunicaciones (tanto internas como externas).

- Informacin (registro y transmisin de datos).
- Control permanente de personas y sistemas de trabajo.

La funcin primaria de la oficina es la de un centro de informacin y de

negocio. La informacin llega al Centro, se procesa y luego es archivada o
es enviada de nueva de forma simplificada o ampliada a los grupos
interesados en esa informacin.

La oficina es la base operativa para el clculo y control permanente de la

empresa donde se encuentran los servicios de contabilidad y se realizan
diariamente las diversas transacciones de negocio. En definitiva la oficina es
la razn de ser de la existencia de cualquier empresa.
Los sistemas de registro de los procesos de informacin son la base principal
de la empresa donde todos los empleados saben dnde encontrar los
distintos informes sobre la evolucin econmica de la misma y los nuevos
datos que quieran incluir como nueva informacin.

La oficina es el lugar fsico donde son archivados los informes,

correspondencia, etc. que reflejan los movimientos econmicos, comerciales,
industriales, etc. Los procedimientos y niveles de los circuitos de documentos
deben ser simples y no complejos, con un orden establecido y que permitan
la existencia de cualquier excepcin, en este sentido.

Elementos De Trabajo En La Oficina

Porta-ndice

Simplificado para carpetas de archivo, caracterizado por estar integrado por

una pieza-soporte y una pieza-funda que se construyen de material plstico
flexible y transparente, que se acoplan entre si manteniendo protegido el
rtulo en posicin inclinada y que disponen de dos orejetas extremas
simtricamente salientes que se anclan en dos apropiadas de la serie de
ranuras colaborantes que presenta el borde superior de la carpeta.

Etiquetas O Rtulos

Las etiquetas para las carpetas de archivos son membretes finos que
se colocan en las pestaas de los flderes para identificar el contenido de los
mismos. Cada etiqueta es tpicamente diferente, por lo que el proceso de
impresin requiere de una informacin nica.
Marbetes

Trozo de papel, cartn u otro material parecido que se pega a un

objeto y sirve para indicar la marca, el contenido, las cualidades o el precio
de este: los paquetes que se envan por ferrocarril tienen que llevar un
marbete con la direccin.

Etiqueta.
Orilla o borde de una cosa: la invitacin de boda tena un marbete dorado.

1. m. Rtulo que se pega a mercancas u objetos donde va escrita la marca,

el fabricante, el contenido, el precio, etc.:
la fecha de envasado vendr en el marbete.
2. Etiqueta que se pega en los bultos de equipaje con el punto de destino y el
nmero del registro.

Etiquetas de color

Las etiquetas se entregan de color o en blanco. Para las etiquetas de

color disponemos de un total de 42 matices. El recubrimiento de las etiquetas
con color se realiza con el mtodo de la impresin trmica. Realizamos
espacios cromticos, signaturas parciales (por ejemplo, signaturas de grupo),
marcas de posesin, logogramas y otras ejecuciones individuales, todas con
estabilidad a la luz. La posterior rotulacin a mano, con la mquina a escribir,
con impresoras de aguja, de lser o de transferencia trmica no presenta
ningn problema. Si fuera preciso, se realiza tambin una versin con
laminado adicional.
Etiquetas de inters

Se proveen versiones diferentes de etiquetas ya preparadas para

distintas reas como "Area de consulta, Libros de texto" etc.

Etiquetas para libros

En muchas bibliotecas de toda Europa las etiquetas Pleuser se utilizan

para el registro y la catalogacin de los fondos bibliogrficos existentes y de
las nuevas adquisiciones. Tenemos etiquetas para libros y para materiales
de archivos en modelos mltiples y para numerosas aplicaciones.

Rtulo:

Ttulo que parece impreso en la pestaa superior de la gua. Identifica

cada gua, describiendo lo que aparece o debe archivarse detrs de ella.

COMPROBACIN
1.- Establezca diferencias entre carpetas individuales y carpetas miscelneas
2.- Cul es la funcin de las guas en un sistema de archivo:
3.- Por qu se dice que la carpeta miscelnea es el hogar temporal de toda
correspondencia?

CAJAS

Las cajas de archivo estn diseadas para el empaque, el transporte y

el almacenamiento de documentos, registros y archivos de oficina.
A caja de una pieza consiste en una caja y una tapa convencional que se
puede levantar, fabricadas juntas para que el producto resulte ms rentable.
Esta caja se monta fcilmente y tiene una base de doble capa que se
mantiene en su sitio gracias a las solapas, que tambin proporcionan una
resistencia adicional a los extremos de la caja.

La caja de archivo con base de montaje sencillo consiste en una caja

previamente encolada y una tapa convencional que se puede levantar
fabricada por separado. Esta caja se monta en unos 20 segundos empujando
los laterales de la caja para que se abran y doblando los extremos de la
bandeja para formar la tapa.
Las cajas de archivo disponen de unas prcticas aberturas para
manipulacin con un diseo reforzado que permiten levantarlas de forma
segura y manipularlas fcilmente. Gracias a su diseo y a su resistencia, son
totalmente apilables.
 CONCLUSIN

Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin

concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos.
Su importancia y planificacin son parte esenciales para el buen
funcionamiento de los registros de la empresa y llevar un control total de
todas las actividades, la funcin del trabajo se encarga de los registros de la
empresa as esta puede estar en un control de todas las actividades, la cual
va de la mano con todos sus elementos para tener un margen mnimo de
errores, con lo cuales se puede llevar un ordenamiento en todos los aspectos
de las funciones.