INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA

EXPLORACION Y PRODUCCION
PROYECTO CANTARELL
BITACORA DE OBRA O SERVICIO
Dic. 4, 2000
Hoja 1 de 17

INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA BITACORA

DE OBRA O SERVICIO
 INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA
EXPLORACION Y PRODUCCION
PROYECTO CANTARELL
BITACORA DE OBRA O SERVICIO
Dic. 4, 2000
Hoja 2 de 17

INDICE
1. Generalidades.
2. De la forma de la bitcora.
3. Reglas generales para el uso de la bitcora.
3.1 Apertura.
3.2 Numeracin y fechado de notas.
3.3 Redaccin y escritura.
3.4 Errores.
3.5 Tachaduras y enmendaduras.
3.6 Sobreposiciones.
3.7 Inutilizacin de espacios sobrantes.
3.8 Retiro de copias.
3.9 Validaciones.
3.10 Frecuencia y cantidad de notas.
3.11 Compromiso de uso.
3.11.1 Anotaciones de la supervisin.
3.11.2 Anotaciones del contratista o su representante.
3.11.3 Recomendaciones especiales.
3.12 Cierre de notas o asientos de la bitcora.
3.13 Custodia.
3.13.1 Durante la ejecucin de la obra.
3.13.2 En suspensiones de la obra por causas diversas.
3.13.3 Al trmino de la obra o por suspensin definitiva.
3.14 Cierre de bitcora.
4. Reglas de aplicacin de la bitcora.
4.1 Disponibilidad.
4.2 Firmas.
4.3 Retiro de copias.
4.4 Inviolabilidad.
4.5 Actividades peridicas.
4.6 Intervencin de autoridades en la bitcora.
5. Archivo de bitcora.
6. Bitcora de servicios.
 INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA
EXPLORACION Y PRODUCCION
PROYECTO CANTARELL
BITACORA DE OBRA O SERVICIO
Dic. 4, 2000
Hoja 3 de 17

1. Generalidades

La bitcora es un instrumento tcnico de control de los trabajos durante el desarrollo de

los trabajos de construccin o de prestacin de servicio, regulando y controlando el
ejercicio de los mismos. En ella deben registrarse los asuntos relevantes que se
presenten, considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos
en el contrato y sus anexos; as como dar fe del cumplimiento de eventos significativos
en tiempo u situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista. Su uso es
obligatorio en todas las obras y servicios.

La residencia y la supervisin, debern prever que los rganos internos de control

vigilaran el uso y seguimiento de la misma.

La bitcora para los efectos de la ley artculo 46 y del reglamento, ser el medio oficial
y legal de comunicacin entre las partes que firman el contrato y estar vigente durante
el desarrollo de los trabajos, de tal modo que solo deber limitarse a asuntos
importantes que se desarrollen durante la ejecucin de la obra o los trabajos.

La bitcora ser un cuaderno con hojas foliadas consecutivamente a partir del numero
uno, ninguna de las cuales deber sustraerse y todas las que se utilicen debern estar
firmadas por ambas partes, y en su caso por el representante de la empresa a quien se
le encomienda la supervisin.

Su apertura se har previamente al comienzo de los trabajos, y empezar con la fecha

de su apertura, la identificacin y l numero de contrato asignado, la descripcin
general de la obra, su importe y plazo de ejecucin totales y los nombres de los
representantes designados por las partes que sern quienes puedan hacer anotaciones
y firmarlas.
 INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA
EXPLORACION Y PRODUCCION
PROYECTO CANTARELL
BITACORA DE OBRA O SERVICIO
Dic. 4, 2000
Hoja 4 de 17

2. De la forma de la bitcora

El formato de la bitcora se ajustara a las necesidades de cada proyecto pero en todos

los casos deber considerar, como mnimo lo siguiente:

2.1 Utilizar una bitcora por cada contrato;

2.2 La bitcora de la Obra Consistir en una o ms libretas de pastas duras y

resistentes. En la Pasta principal aparecer el nombre de Pemex Exploracin y
Produccin y espacios para indicar la Regin, Sede o Direccin de Proyecto, segn
sea el caso, el nmero del Contrato, la Descripcin de la Obra y la identificacin
Bitcora de Obra y un Rengln para el nmero de libreta.

2.3 Las hojas originales y sus copias deben estar siempre foliadas con nmeros
consecutivos y en la parte superior de las hojas se indicar el nmero del Contrato
de que se trata.

2.4 Se debe contar con un original para la dependencia o entidad y al menos dos
copias, una para el contratista y otra para la supervisin;

2.5 Las hojas de copias deben ser desprendibles no as las originales que
permanecern fijos en la Bitcora. La primera copia desprendible deber ser para el
Contratista o su Representante debidamente acreditado y la otra para el Supervisor.

2.6 En las primeras hojas debe haber espacio suficiente para anotar los datos del
contrato del que forma parte la bitcora.

2.7 El contenido de cada nota debe precisar: numero, clasificacin, fecha, descripcin
del problema o asunto, ubicacin, causa, solucin, prevencin, consecuencia
econmica, responsabilidad si la hubiere, y fecha de atencin, as como la
referencia, en su caso, a la nota que se contesta.
 INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA
EXPLORACION Y PRODUCCION
PROYECTO CANTARELL
BITACORA DE OBRA O SERVICIO
Dic. 4, 2000
Hoja 5 de 17

3. Reglas generales para el uso de la bitcora

Las residencias as como el contratista debern observar las siguientes reglas

generales para el uso de la bitcora.

3.1 Apertura.

Se deber iniciar con una nota especial relacionando como mnimo lo siguiente:
datos generales de las partes involucradas, nombre y firma del personal autorizado,
direcciones y telfonos, datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los
trabajos y las caractersticas del sitio donde se desarrollaran, as como la inscripcin
de los documentos que identifiquen oficialmente al personal tcnico que estar
jurdicamente facultado como representante de la contratante y del contratista, para
la utilizacin de la bitcora, indicando a quien o a quienes se delega esa facultad.

Esta nota deber contar con el acreditamiento de un representante del rgano

interno de Control de PEP.

En las primeras hojas de la bitcora deber de anotarse los datos principales del
contrato, y que como mnimo ser lo siguiente:

Nombre de la dependencia, que supervisara la obra, indicando la direccin del

proyecto, activo o la regin a la que pertenece.

Numero del contrato.

Titulo de la obra y su localizacin.

Nombre o razn social del contratista.

En el caso de supervisin por terceros, anotar los datos de la adjudicacin del

contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisin.
 INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA
EXPLORACION Y PRODUCCION
PROYECTO CANTARELL
BITACORA DE OBRA O SERVICIO
Dic. 4, 2000
Hoja 6 de 17

Nombre, firma, direccin y telfono del supervisor o supervisores en el caso

de trabajo por periodos de 14 x 14 das.

Nombre, firma, direccin y telfono del representante del contratista o

representantes en el caso de trabajo por periodos de 14 x 14 das.

Numero del proyecto

Numero de partida presupuestal

Valor inicial del contrato

Plazo de ejecucin de la obra

Fecha de iniciacin programado y real

Fecha de terminacin programada

Valor del (los) anticipo(s) otorgado(s) y su programa de amortizacin.

Programa financiero y Avance financiero real.

Actividades criticas con fecha de inicio, terminacin y plazo.

3.2 Numeracin y fechado de notas.

Todas las notas debern numerarse en forma seriada y fecharse (en el da en el

que se efecte el asiento) consecutivamente respetando sin excepcin el orden
establecido; cerrndolas con nombre y firmas del supervisor y del contratista o su
representante.
 INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA
EXPLORACION Y PRODUCCION
PROYECTO CANTARELL
BITACORA DE OBRA O SERVICIO
Dic. 4, 2000
Hoja 7 de 17

3.3 Redaccin y escritura.

Las nota o asientos debern efectuarse claramente, con tinta indeleble

preferentemente de tinta negra, letra de molde legible, sin abreviaturas y
utilizando papel carbn o autorreproducible para las copias.

3.4 Errores.

Cuando se cometa algn error de escritura, de intencin o redaccin, la nota

deber anularse, abriendo de inmediato otra nota con el numero consecutivo que
le corresponda y con la descripcin correcta;

3.5 Tachaduras y enmendaduras.

Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras, ser
nula;

3.6 Sobreposiciones.

No se deber sobreponer ni aadir texto alguno a las notas de bitcora, ni entre

renglones, mrgenes o cualquier otro sitio, de requerirse, se deber abrir otra
nota haciendo referencia a la de origen;

3.7 Inutilizaron de espacios.

Se debern cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado

de las mismas;

3.8 Retiro de copias.

Una vez firmadas las notas de la bitcora, los interesados debern retirar sus
respectivas copias;
 INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA
EXPLORACION Y PRODUCCION
PROYECTO CANTARELL
BITACORA DE OBRA O SERVICIO
Dic. 4, 2000
Hoja 8 de 17

3.9 Validaciones.

Cuando se requiera, podrn validar oficios, minutas, memoranda y circulares,

refirindose al contenido de los mismos o bien anexando copias;

3.10 Frecuencia y cantidad de notas.

Estas se definen por cada caso en particular, por las situaciones que durante el
desarrollo de los trabajos resulten distintas a las previstas originalmente en el
contrato;

3.11 Compromiso de uso.

El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad.

Asimismo, deber utilizarse la bitcora para asuntos trascendentes que deriven
del objeto de los trabajos en cuestin;

3.11.1 Anotaciones de la supervisin

a) En general

Toda clase de ordenes e instrucciones dadas al contratista o su

representante, e informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda
influir sobre el desarrollo de la obra, sobre los precios unitarios
establecidos en el contrato, o la recepcin satisfactoria de la obra. En
particular, las que se indican a continuacin.

b) Relativas a los documentos de la obra

Constancia de entrega al contratista de los planos, instrucciones o

especificaciones de la obra.

Instrucciones de los trabajos adicionales y/o extraordinarios.

 INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA
EXPLORACION Y PRODUCCION
PROYECTO CANTARELL
BITACORA DE OBRA O SERVICIO
Dic. 4, 2000
Hoja 9 de 17

Constancia de acuerdos y soluciones que se vallan generando en el proceso

de la obra.

c) Relativas al plazo y programa de la obra

Ordenes sobre adecuaciones presupuestales y modificaciones del programa

de obra.

Estado del tiempo y su influencia en la obra.

Descripcin de la influencia de los trabajos adicionales o extraordinarios

respecto al programa.

Avance de los trabajos, tiempos perdidos por diversas causas y demoras

respecto al programa.

Describir con detalle las causas que originan ampliaciones en el plazo:

Cuando se efecten cambios en especificaciones ingeniera y alcances.

Cuando el inmueble en que deber ejecutarse la obra, o la informacin, o

los accesos necesarios para realizar el trabajo, no estn disponible.

Atraso en la contestacin de aclaraciones.

Atraso con respecto a la entrega de ingeniera y/o especificaciones.

Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEP.

 INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA
EXPLORACION Y PRODUCCION
PROYECTO CANTARELL
BITACORA DE OBRA O SERVICIO
Dic. 4, 2000
Hoja 10 de 17

d) Relativas a la ejecucin de la obra

Inicio de cada una de las fases de la obra.

Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y

reuniones peridicas, as como de los acuerdos y compromisos pactados en
dichas reuniones.

Relacin del personal y equipo existente en la obra, as como el horario de

trabajo de este comparado con lo indicado en el contrato.

Equipos de proceso proporcionados por el contratista, fecha de llegada,

instalacin, interconexin y pruebas.

Materiales y equipos proporcionados por PEP, su fecha de llegada, as

como su estado, comparado con lo sealado en el contrato.

Ordenes de correccin por defectos de obra.

Equipo descompuesto o inapropiado.

Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra.

Condiciones de inseguridad, daos al medio ambiente, falta de higiene en

alguna(s) rea(s) de trabajo.

Accidentes presentados en la obra, si es el caso.

Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades

criticas, enunciando razones y/o motivos as como su terminacin.
 INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA
EXPLORACION Y PRODUCCION
PROYECTO CANTARELL
BITACORA DE OBRA O SERVICIO
Dic. 4, 2000
Hoja 11 de 17

Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal,

equipo, materiales, herramientas, almacenamientos inadecuados y fallas de
calidad.

Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y

sanciones que se aplicaran, de acuerdo al contrato.

Registro de visitas a la obra de personal ejecutivo o tcnico, enunciando el

motivo de su visita.

Constancia de la fecha de recepcin de los generadores y estimaciones

presentados por el contratista o su representante para su revisin,
enunciando los conceptos ms importantes y la fecha que se liberan para
pago.

Ordenes de suspensin de la obra, si es el caso, indicando la causa y

ordenes de reiniciacin de la misma.

Constancia de devolucin de los materiales sobrantes a los almacenes de

PEP, producto de modificaciones y cancelaciones mayores.

Cambio de supervisor de PEP, si es el caso.

Cambio de representante del contratista, si es el caso.

Fecha de la puesta en operacin y fecha del acta de recepcin de la obra.

 INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA
EXPLORACION Y PRODUCCION
PROYECTO CANTARELL
BITACORA DE OBRA O SERVICIO
Dic. 4, 2000
Hoja 12 de 17

e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad

Avisos de incumplimiento de ordenes dadas al contratista o su

representante.

Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o

su representante.

Cancelacin o cambio de ordenes o instrucciones.

3.11.2 Anotaciones del contratista o su representante.

a) En general

Observaciones en relacin a las rdenes que haya recibido del supervisor,

inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a

su juicio influya en la ejecucin de la obra y altere los precios unitarios o las

condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a
continuacin:

b) Relativas a los documentos de la obra

Solicitudes de informacin faltantes, Planos o croquis de la obra, recibidos por el

supervisor.

Acuse de recibo de planos, especificaciones y croquis de la obra, recibidos por el

supervisor.

c) Relativas al plazo y programa de la obra:

Acuse de recibo de ordenes relativas a presupuesto y programa de obra, o

modificaciones de lo mismos.
 INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA
EXPLORACION Y PRODUCCION
PROYECTO CANTARELL
BITACORA DE OBRA O SERVICIO
Dic. 4, 2000
Hoja 13 de 17

Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacin

de plazo y/o modificaciones del programa de obra.

Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la

supervisin sobre demoras y falta de cumplimiento del programa.

d) Relativas a la ejecucin de la obra

Acuse de recibo u observaciones de ordenes de la supervisin relativas a correccin

de defectos, procedimientos de construccin y suministro de personal, equipo y
materiales.

Constancias de mal tiempo, falta de materiales y equipo que deba entregar

PEP, si es el caso, paros obligados y otras circunstancias que, ajuicio del
representante del contratista, se aparten de lo previsto en el contrato.

Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o

extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto.

3.11.3 Recomendaciones especiales

a) Instrucciones que deben efectuarse por escrito

Los cambios del proyecto, con sus trabajos adicionales y/o extraordinarios, cambio
de supervisor, notificaciones de retraso en los trabajos, con aplicacin de sanciones,
suspensiones, reiniciaciones y rescisin, si es el caso, debern comunicarlos PEP por
medio de oficios al contratista, firmados por el jefe de la dependencia de la cual esta
a cargo la supervisin de la obra.

Es importante deslindar la responsabilidad de las modificaciones,

reparaciones, cambios de proyecto o resultados que modifiquen el programa
 INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA
EXPLORACION Y PRODUCCION
PROYECTO CANTARELL
BITACORA DE OBRA O SERVICIO
Dic. 4, 2000
Hoja 14 de 17

de la obra, ya que esto afectar econmicamente; por lo quedebe anotarse

la responsabilidad, que se considera ya sea del contratista o de PEP.

b) Seguimiento de notas e indicaciones

Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden

pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre, para evitar la posibilidad de
olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato.

3.12 Cierre de notas o asientos de la bitcora.

Todas y cada una de las notas debern quedar cerradas y resueltas o

especificarse que su solucin ser posterior, debiendo en este ultimo caso
relacionarse con la nota de resolucin;

3.13 Custodia.

Ser responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este

instrumento, y

3.13.1 Durante la ejecucin de la obra

La bitcora es propiedad de PEP y deber estar permanentemente en la

oficina del supervisor de la obra bajo la responsabilidad de este, desde la
fecha de iniciacin hasta la de su cierre; se encontrar a la disposicin del
supervisor de la obra y del contratista y/o su representante para
anotaciones y consultas as como para revisin de los auditores y
funcionarios internos y externos que se presenten en la obra debidamente
acreditados.
 INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA
EXPLORACION Y PRODUCCION
PROYECTO CANTARELL
BITACORA DE OBRA O SERVICIO
Dic. 4, 2000
Hoja 15 de 17

3.13.2 En suspensiones de la obra por causas diversas

Al presentarse una suspensin de la obra por afectaciones, cierre de

accesos y/o secuestros de instalaciones, equipo o maquinaria, el
supervisor de la obra deber considerar la situacin para determinar si
recoge la bitcora, en cuyo caso se llevara a las oficinas de PEP, para que
una vez resueltas las situaciones descritas, se regrese a la oficina del
supervisor.

3.13.3 Al trmino de la obra o por suspensin definitiva

Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva, la bitcora ser

entregada a las oficinas de PEP que reguarda el contrato original, para su
custodia.

3.14 Cierre de bitcora.

Ser con una ultima nota especial, en la que se dar por finiquitada la relacin
tcnica de campo, Despus se procede a firmar y a anular todas las hojas
sobrantes, inutilizndolas sin arrancarlas de la libreta y sta, por conducto de la
supervisin se anexa al finiquito de la obra.

4. Reglas de aplicacin de la bitcora

Para cada una de las bitcoras se deber reglamentar y validar el uso de este
instrumento, precisando como mnimo los siguientes aspectos, los cuales debern
asentarse inmediatamente despus de la nota de apertura.

4.1 Disponibilidad.

Horario en que se podrn asentar notas.

 INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA
EXPLORACION Y PRODUCCION
PROYECTO CANTARELL
BITACORA DE OBRA O SERVICIO
Dic. 4, 2000
Hoja 16 de 17

4.2 Firma.

Establecer plazo mximo para firma de los interesados, acordando en caso del
vencimiento del plazo, la aceptacin del asunto en cuestin;

4.3 Retiro de copias.

Los interesados podrn retirar su respectiva copia hasta que los actos estn
completos y firmados, o en su caso, se haya vencido el plazo indicado en el inciso
anterior;

4.4 Inviolabilidad.

Se deber enfatizar la prohibicin de modificar cualquiera de las notas ya

firmadas, as sea por el responsable de la anotacin original; y

4.5 Actividades peridicas.

Es recomendable regular en las actividades de carcter tcnico administrativo, lo

relativo a la autorizacin y revisin de estimaciones, nmeros generadores, obra
extraordinaria, as como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que
deban implementarse; y

4.6 Intervencin de autoridades en la bitcora.

Durante el desarrollo de los trabajos cuando sea auditado un contrato y para

especificar la presencia de autoridades en campo o en sitio donde se efectan los
trabajos, los auditores harn constar su presencia mediante una nota especial de
bitcora que marque el inicio, termino y actividad relevante de esa etapa de la
revisin de auditoria.
 INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA
EXPLORACION Y PRODUCCION
PROYECTO CANTARELL
BITACORA DE OBRA O SERVICIO
Dic. 4, 2000
Hoja 17 de 17

5. Archivo de bitcora

Durante diez aos posteriores a la recepcin de la obra, la bitcora se conservar en

caja numerada de fcil localizacin en archivo que designe la dependencia de PEP que
tuvo a su cargo la supervisin de la obra.

6. Bitcora de servicios

Por lo que se refiere a contratos de servicios, se debe abrir una bitcora por cada
contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacin estipuladas en
este reglamento, pudiendo utilizar libretas reducidas.

Las modificaciones autorizadas a los alcances del contrato, las ampliaciones o

reduccin de los mismos y los resultados de las revisiones que efecte la contratante
debern asentarse en bitcora as como las solicitudes de informacin que tenga que
hacer el contratista para efectuar las labores encomendadas.