ACCIONES PARA LA ORGANIZACIN DEL ARCHIVO DE LA UNIDAD

EDUCATIVA NACIONAL SIMN BOLVAR

Presentacin.
Los archivos son la parte ms importante de una organizacin, es el sitio
donde se resguarda la memoria de una institucin y es la fuente testimonial de las
personas; es el lugar donde reposan de manera ordenada, organizada,
sistematizada y valorada los documentos de la gestin administrativa de una
organizacin y que al respecto a esto, es una unidad funcional.
En este sentido Esse (1996) plantea que: el archivo ha de recoger la
memoria nacional, sea oral o escrita, que sus documentos (no son slo
administrativos, sino tambin culturales) forman la memoria cultural nacional (p.
1), de modo tal que entendemos el archivo como el depositario de esa memoria
que nos a dar el conocimiento de la historicidad de las instituciones u
organizaciones.
De la misma forma, en cuanto a archivo, Martn (2009) indica que:
Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su
soporte material, producidos o recibidos por toda persona fsica o moral,
y por todo servicios u organismo pblico o privado, en el ejercicio de su
actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores
para sus propia necesidades, ya transmitidos a la institucin de archivos
competente en razn de su valor archivstico. (p. 1)
Esto nos indica que en razn de la produccin y tratamiento de documentos
juega un papel preponderante los archivos para la conservacin de los mismos por
su valor que tienen para la gestin o para la investigacin.
Los autores del presente trabajo, de acuerdo a los momentos conceptuales
que anteceden a en los prrafos anteriores, realizan el abordaje del estudio de las
acciones para la organizacin del archivo de la U.E.N. Simn Bolvar, en primer
lugar para cumplir con lo exigido en la planificacin de la Unidad Curricular
Gestin Documental perteneciente al trayecto 2 del PNF en Ciencias de la
Informacin y como ejercicios evaluados en la evaluacin de la misma.
En tal sentido, en lo planteado en la presente Acciones para la Organizacin
de Archivo se seleccion a la Unidad Educativa Nacional Simn Bolvar, nmero

1
de Rif J-30550653-1, que se dedica a la educacin primaria (primero a sexto
grado) y los tres primeros aos de bachillerato, y que se encuentra ubicada en el
estado Lara, municipio Iribarren, parroquia Juan de Villegas, urbanizacin Cleofe
Andrade, sector 2, avenida 2 con vereda 5, Barquisimeto.
Continuando con lo antes expuesto, la Unidad Educativa Nacional Simn
Bolvar es una institucin pblica que depende del Ministerio del Poder Popular
para la Educacin de la Repblica Bolivariana de Venezuela y que est bajo la
supervisin de la Zona Educativa del estado Lara.
Adems, para la realizacin de este ejercicio didctico se utiliz el
instrumento de diagnstico archivstico de Prez (2016) para tener el conocimiento
ms preciso de las circunstancias de modo, tiempo y lugar que se presentan en el
archivo de la U.E.N. Simn Bolvar y el posterior desarrollo de este ejercicio
acadmico.
Este trabajo se va a desarrollar en lo referente al ordenamiento, descripcin y
valoracin del fondo documental de la prenombrada institucin a los fines de
mantener al da el archivo y sistematizar las experiencias obtenidas.

Objetivos.
Objetivo General: Estudiar la incidencia de las acciones para la
organizacin del archivo de la Unidad Educativa Nacional Simn Bolvar,
parroquia Juan de Villegas, municipio Iribarren, estado Lara.
Objetivos Especficos:
o Diagnosticar la incidencia de las fases de la Gestin Documental
desarrolladas en las actividades acadmicas, en el archivo de la UEN
Simn Bolvar.
o Describir los procesos de las fases de la Gestin Documental,
aplicadas al archivo de la UEN Simn Bolvar.
o Proponer un manual de normas y procedimientos del archivo de la
UEN Simn Bolvar.

2
 o Realizar un documento escrito sobre las acciones para la
organizacin del archivo para presentarlo al Docente de la Unidad
Curricular Gestin Documental.

Base Legal.
En este aparte se define como base legal, al marco jurdico que soporta y
sustenta la legislacin en materia de las actividades archivsticas en la Repblica
Bolivariana de Venezuela. En este sentido, hace nfasis en la evaluacin,
aplicabilidad y normalizacin de la terminologa de los principales estamentos
legales que rigen el devenir de los archivos del pas y del patrimonio documental
venezolano.
Ciertamente, el tratamiento de los documentos de archivo debe estar
fundamentado en un estricto cumplimiento de la legislacin archivstica
venezolana con el fin de consolidar las acciones en la organizacin del archivo de
gestin de la Unidad Educativa Nacional Simn Bolvar. En el presente trabajo se
hace alusin a los siguientes instrumentos jurdicos:
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. (Gaceta Oficial N
5.908 del 19 de Febrero del 2.009)
o Articulo 28. Toda persona tiene el derecho de acceder a la
informacin y a los datos que sobre s misma o sobre sus bienes
consten en registros oficiales o privados, con las excepciones que
establezca la ley, as como de conocer el uso que se haga de los
mismos y su finalidad, y de solicitar ante el tribunal competente la
actualizacin, la rectificacin o la destruccin de aquellos, si fuesen
errneos o afectasen ilegtimamente sus derechos. Igualmente, podr
acceder a documentos de cualquier naturaleza que contengan
informacin cuyo conocimiento sea de inters para comunidades o
grupos de personas. Queda a salvo el secreto de las fuentes de
informacin periodstica y de otras profesiones que determine la ley.
o Articulo 58. La comunicacin es libre y plural y comporta los deberes
y responsabilidades que indique la ley. Toda persona tiene derecho a
la informacin oportuna, veraz e imparcial, sin censura, de acuerdo
con los principios de esta Constitucin, as como a la rplica y
rectificacin cuando se vea afectada directamente por informaciones
inexactas o agraviantes. Los nios, nias y adolescentes tienen
derecho a recibir informacin adecuada para su desarrollo integral.
o Articulo 143. Los ciudadanos y ciudadanas tienen derecho a ser
informados e informadas oportuna y verazmente por la Administracin
Pblica, sobre el estado de las actuaciones en que estn
3
 directamente interesados e interesadas, y a conocer las resoluciones
definitivas que se adopten sobre el particular. Asimismo, tienen
acceso a los archivos y registros administrativos, sin perjuicio de los
lmites aceptables dentro de una sociedad democrtica en materias
relativas a seguridad interior y exterior, a investigacin criminal y a la
intimidad de la vida privada, de conformidad con la ley que regule la
materia de clasificacin de documentos de contenido confidencial o
secreto. No se permitir censura alguna a los funcionarios pblicos o
funcionarias pblicas que informen sobre asuntos bajo su
responsabilidad.
o Articulo 281. Son atribuciones del Defensor o Defensora del
Pueblo:
numeral 3. Interponer las acciones de inconstitucionalidad,
amparo, hbeas corpus, hbeas data y las dems acciones o
recursos necesarios para ejercer las atribuciones sealadas en los
numerales anteriores, cuando fuere procedente de conformidad
con la ley.
o Articulo 325. El Ejecutivo Nacional se reserva la clasificacin y
divulgacin de aquellos asuntos que guarden relacin directa con la
planificacin y ejecucin de operaciones concernientes a la seguridad
de la Nacin, en los trminos que la ley establezca.
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema
Nacional de Control Fiscal (Gaceta Oficial N 37.347 del 17 de Diciembre
del 2001).
o Artculo 2. La Contralora General de la Repblica, en los trminos de
la Constitucin de la Repblica y de esta Ley, es un rgano del Poder
Ciudadano, al que corresponde el control, la vigilancia y la
fiscalizacin de los ingresos, gastos y bienes pblicos, as como de
las operaciones relativas a los mismos, cuyas actuaciones se
orientarn a la realizacin de auditoras, inspecciones y cualquier tipo
de revisiones fiscales en los organismos y entidades sujetos a su
control.
La Contralora, en el ejercicio de sus funciones, verificar la legalidad,
exactitud y sinceridad, as como la eficacia, economa, eficiencia,
calidad e impacto de las operaciones y de los resultados de la gestin
de los organismos y entidades sujetos a su control.
Corresponde a la Contralora ejercer sobre los contribuyentes y
responsables, previstos en el Cdigo Orgnico Tributario, as como
sobre los dems particulares, las potestades que especficamente le
atribuye esta Ley.
o Artculo 5. La funcin de control estar sujeta a una planificacin que
tomar en cuenta los planteamientos y solicitudes de los rganos del
Poder Pblico, las denuncias recibidas, los resultados de la gestin de
control anterior, as como la situacin administrativa, las reas de
inters estratgico nacional y la dimensin y reas crticas de los
entes sometidos a su control.

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o Artculo 7. Los entes y organismos del sector pblico, los servidores
pblicos y los particulares estn obligados a colaborar con los
rganos que integran el Sistema Nacional de Control Fiscal, y a
proporcionarles las informaciones escritas o verbales, los libros, los
registros y los documentos que les sean requeridos con motivo del
ejercicio de sus competencias. Asimismo, debern atender las
citaciones o convocatorias que les sean formuladas.
o Articulo 41. Las unidades de auditora interna en el mbito de sus
competencias, podrn realizar auditoras, inspecciones,
fiscalizaciones, exmenes, estudios, anlisis e investigaciones de
todo tipo y de cualquier naturaleza en el ente sujeto a su control, para
verificar la legalidad, exactitud, sinceridad y correccin de sus
operaciones, as como para evaluar el cumplimiento y los resultados
de los planes y las acciones administrativas, la eficacia, eficiencia,
economa, calidad e impacto de su gestin.
o Articulo 61. Los rganos de control fiscal, dentro del mbito de sus
competencias, podrn realizar auditoras, estudios, anlisis e
investigaciones respecto de las actividades de los entes y organismos
sujetos a su control, para evaluar los planes y programas en cuya
ejecucin intervengan dichos entes u organismos. Igualmente, podrn
realizar los estudios e investigaciones que sean necesarios para
evaluar el cumplimiento y los resultados de las polticas y decisiones
gubernamentales.
o Artculo 64. Los rganos de control fiscal podrn utilizar los mtodos
de control perceptivo que sean necesarios con el fin de verificar la
legalidad, exactitud, sinceridad y correccin de las operaciones y
acciones administrativas, as como la ejecucin de los contratos de
los entes y organismos sealados en el artculo 9, numerales 1 al 11,
de esta Ley.
La verificacin a que se refiere este artculo tendr por objeto no slo
la comprobacin de la sinceridad de los hechos en cuanto a su
existencia y efectiva realizacin, sino tambin examinar si los registros
y sistemas contables respectivos, se ajustan a las disposiciones
legales y tcnicas prescritas.
o Articulo 66. En ejercicio de sus atribuciones de control, los rganos
de control fiscal externo podrn efectuar las fiscalizaciones que
consideren necesarias en los lugares, establecimientos, vehculos,
libros y documentos de personas naturales o jurdicas que sean
contribuyentes o responsables, definidos de conformidad con lo
previsto en el Cdigo Orgnico Tributario, o que en cualquier forma
contraten, negocien o celebren operaciones con las entidades sujetas
a su control, o que de alguna manera administren, manejen o
custodien bienes o fondos de esas entidades.
o Artculo 91. Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y de lo
que dispongan otras leyes, constituyen supuestos generadores de
responsabilidad administrativa los actos, hechos u omisiones que se
mencionan a continuacin:
5
 numeral 24. Quienes estando obligados a permitir las visitas de
inspeccin o fiscalizacin de los rganos de control se negaren a
ello o no les suministraren los libros, facturas y dems documentos
que requieren para el mejor cumplimiento de sus funciones.
numeral 25. Quienes estando obligados a rendir cuenta, no lo
hicieren en la debida oportunidad, sin justificacin, las presentaren
reiteradamente incorrectas o no prestaren las facilidades
requeridas para la revisin.
Decreto con rango, valor y fuerza de Ley Orgnica de Administracin
Pblica (Gaceta Oficial Extraordinaria N 6.147 del 17 de Noviembre del
2.014):
o Artculo 1. La presente Ley tiene por objeto establecer los principios y
bases que rigen la organizacin y el funcionamiento de la
Administracin Pblica; los principios y lineamientos de la
organizacin y funcionamiento de la Administracin Pblica Nacional y
de la administracin descentralizada funcionalmente; as como regular
los compromisos de gestin; crear mecanismos para promover la
participacin y el control sobre las polticas y resultados pblicos; y
establecer las normas bsicas sobre los archivos y registros pblicos.
o Artculo 6. La Administracin Pblica desarrollar su actividad y se
organizar de manera que los particulares:
numeral 3. Puedan acceder fcilmente a informacin actualizada
sobre el esquema de organizacin de los rganos y entes de la
Administracin Pblica, as como a guas informativas sobre los
procedimientos administrativos, servicios y prestaciones que ellos
ofrecen.
o Artculo 7. Los particulares en sus relaciones con la Administracin
Pblica tendrn los siguientes derechos:
numeral 7. Acceder a los archivos y registros de la Administracin
Pblica en los trminos previstos en la Constitucin de la
Repblica Bolivariana de Venezuela y la ley.
o Artculo 140. A los efectos de la presente Ley se entiende por rgano
de archivo, al ente o unidad administrativa del Estado que tiene bajo
su responsabilidad la custodia, organizacin, conservacin,
valoracin, seleccin, desincorporacin y transferencia de
documentos oficiales sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, pertenecientes al Estado o aquellos que se derivan de la
prestacin de un servicio pblico por comunidades organizadas,
organizaciones pblicas no estatales y entidades privadas.
o Artculo 141. El objetivo esencial de los rganos de archivo del
Estado es el de conservar y disponer de la documentacin de manera
organizada, til, confiable y oportuna, de forma tal que sea
recuperable para el uso del Estado, en servicio de los particulares y
como fuente de la historia.
o Artculo 142. En cada rgano o ente de la Administracin Pblica
habr un rgano de archivo con la finalidad de valorar, seleccionar,
desincorporar y transferir a los archivos intermedios o al Archivo
6
 General de la Nacin, segn sea el caso, los documentos,
expedientes, gacetas y dems publicaciones que deban ser
archivadas conforme al reglamento respectivo.
o Artculo 143. El Estado crear, organizar, preservar y ejercer el
control de sus archivos y propiciar su modernizacin y equipamiento
para que cumplan la funcin probatoria, supletoria, verificadora,
tcnica y testimonial.
o Artculo 144. El Archivo General de la Nacin es el rgano de la
Administracin Pblica Nacional responsable de la creacin,
orientacin y coordinacin del Sistema Nacional de Archivos y tendr
bajo su responsabilidad velar por la homogeneizacin y normalizacin
de los procesos de archivo, promover el desarrollo de los centros de
informacin, la salvaguarda del patrimonio documental y la
supervisin de la gestin archivstica en todo el territorio nacional.
o Artculo 145. Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo
General de la Nacin y los rganos de archivo de los rganos y entes
del Estado. Los entes u rganos integrantes del Sistema Nacional de
Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarn a cabo los procesos
de planeacin, programacin y desarrollo de acciones de asistencia
tcnica, ejecucin, control y seguimiento, correspondindole al
Archivo General de la Nacin coordinar la elaboracin y ejecucin del
Plan Nacional de Desarrollo Archivstico.
o Artculo 146. El Plan Nacional de Desarrollo Archivstico se
incorporar a los planes de la Nacin y se elaborar con la
participacin y cooperacin de las universidades con carreras en el
campo de la archivologa.
o Artculo 147. La documentacin administrativa e histrica de la
Administracin Pblica es producto y propiedad del Estado, ste
ejercer el pleno control sobre los fondos documentales existentes en
los archivos, no siendo susceptibles de enajenacin. Los rganos y
entes de la Administracin Pblica podrn contratar servicios de
custodia, organizacin, reprografa, digitalizacin y conservacin de
documentos de archivos, igualmente podr contratar la administracin
de archivos y fondos documentales histricos con universidades
nacionales e instituciones de reconocida solvencia acadmica e
idoneidad.
o Artculo 148. Los rganos y entes de la Administracin Pblica
podrn incorporar tecnologas y emplear cualquier medio electrnico,
informtico, ptico o telemtico para el cumplimiento de sus fines. Los
documentos reproducidos por los citados medios gozarn de la misma
validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los
requisitos exigidos por ley y se garantice la autenticidad, integridad e
inalterabilidad de la informacin.
o Artculo 149. Los documentos que posean valor histrico no podrn
ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos o almacenados
mediante cualquier medio. La violacin de esta prohibicin acarrear
las sanciones que establezca la Ley.
7
o Artculo 150. Los rganos y entes de la Administracin Pblica que
se supriman o fusionen entregarn sus archivos y fondos
documentales a las entidades que asuman sus funciones. Los entes u
rganos de la Administracin Pblica que sean objeto de privatizacin
transferirn copia de sus documentos histricos al Archivo General de
la Nacin.
o Artculo 151. Las caractersticas especificas de los archivos de
gestin, la obligatoriedad de la elaboracin y adopcin de tablas de
retencin documental en razn de las distintas cronologas
documentales y el tratamiento que recibirn los documentos de los
registros pblicos, notaras y archivos especiales de la Administracin
Pblica, se determinarn mediante reglamento. Asimismo, se
reglamentar lo concerniente a los documentos producidos por las
entidades privadas que presten servicios pblicos.
o Artculo 152. El Archivo General de la Nacin podr, de oficio o a
solicitud de parte, realizar visitas de inspeccin a los archivos de los
rganos y entes del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo
dispuesto en la presente Ley y el respectivo reglamento.
o Artculo 153. El Estado, a travs del Archivo General de la Nacin,
ejercer control y vigilancia sobre los documentos declarados de
inters histrico cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean
personas naturales o jurdicas de carcter privado. A travs del
ministerio de adscripcin podr ejecutar medidas tendentes a impedir
la salida del pas de documentos histricos, an cuando fueren de
propiedad particular, sin que haya constancia de que han sido
ofrecidos en venta a la Nacin y de que ha quedado copia en el
Archivo General de la Nacin. Toda persona que descubra
documentos histricos y suministre los datos necesarios para probar
el derecho que a ellos tiene la Repblica, recibir el resarcimiento
correspondiente de conformidad con el reglamento respectivo. Sern
nulas las enajenaciones o negociaciones que contravengan lo
dispuesto en esta Ley, y los que las efecten y conserven en su poder
sin causa legtima los bienes expresados, sern sancionados de
conformidad con la ley.
o Artculo 154. Son de inters pblico los documentos y archivos del
Estado. Sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el
procedimiento que se establezca al efecto por el reglamento
respectivo, podrn declararse de inters pblico documentos privados
y, en tal caso, formarn parte del patrimonio documental de la Nacin.
Los particulares y las entidades privadas, poseedores o tenedoras de
documentos declarados de inters pblico, no podrn trasladarlos
fuera del territorio nacional, ni transferir a ttulo oneroso o gratuito, la
propiedad, posesin o tenencia de los mismos, sin previa informacin
escrita al Archivo General de la Nacin. El Ejecutivo Nacional, por
medio del reglamento respectivo, establecer las medidas de estmulo
al desarrollo de los archivos privados declarados de inters pblico.

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 Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos (Gaceta Oficial
Extraordinaria N 2.818 del 01 de Julio de 1.981).
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgnica de Simplificacin de
Trmites Administrativos (Gaceta Oficial N 6.149 Extraordinario del 18 de
Noviembre del 2.014).
o Articulo 20. Los rganos y entes de la Administracin Pblica
realizarn un inventario de los documentos que pudieren tener
vigencia indefinida o de aquellos cuya vigencia pudiere ser
prorrogada, a fin de modificar dichos lapsos, segn el caso, y siempre
cuando el mismo no est establecido en este Decreto con Rango,
Valor y Fuerza de Ley.
Ley de Archivos Nacionales (Gaceta Oficial N 21.760 del 13 de Julio de
1.945)
o Artculo 1. Se declara de utilidad pblica la guarda, conservacin y
estudio de los documentos y archivos histricos de la Repblica.
o Artculo 3. La nacin propender a la mejor organizacin de todos los
archivos del pas, por medio de los organismos y funcionarios
competentes que al efecto se crearen en esta Ley y en los
Reglamentos que dictare el Ejecutivo Federal.
o Artculo 8. La Junta Superior de Archivos tendr las siguientes
atribuciones:
numeral 5. Inspeccionar los Archivos de la Repblica de acuerdo
con las instrucciones que en cada caso impartiere el Ejecutivo
Federal.
Ley de Infogobierno (Gaceta Oficial N 40.274 del 17 de Octubre del
2.013).
o Artculo 3. Esta Ley tiene como fines:
numeral 6. Garantizar la transparencia de la gestin pblica,
facilitando el acceso de las personas a la informacin pblica.
numeral 7. Apoyar el fortalecimiento de la democracia participativa
y protagnica en la gestin pblica y el ejercicio de la contralora
social.
numeral 8. Contribuir en los modos de organizacin y
funcionamiento del Poder Pblico, apoyando la simplificacin de
los trmites y procedimientos administrativos que stos realizan.
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley contra la Corrupcin (Gaceta
Oficial Extraordinaria N 6.155 del 19 de Noviembre del 2.014).
o Artculo 10. Los particulares tienen el derecho de solicitar a los
rganos y entes indicados en los artculos 4 y 5 de esta Ley, cualquier
informacin sobre la administracin y custodia del patrimonio pblico
de dichos rganos y entes. Asimismo, podrn acceder y obtener copia
de los documentos y archivos correspondientes para examinar o
verificar la informacin que se les suministre, de acuerdo con el
ordenamiento jurdico vigente, salvo las excepciones que por razones
de seguridad y defensa de la Nacin expresamente establezca la ley.

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 Ley sobre mensajes de datos firmas electrnicas (Gaceta Oficial N
37.076 del 13 de Diciembre del 2.000).
o Artculo 34. Los Proveedores de Servicios de Certificacin realizarn
entre otras, las siguientes actividades:
numeral 3. Ofrecer servicios de archivo cronolgicos de las Firmas
Electrnicas certificadas por el Proveedor de Servicios de
Certificacin.
Procesos de la Organizacin Documental.
En este aparte se indicar los procesos de la Organizacin Documental
(Produccin, Ordenacin, Descripcin y Valoracin Primaria) los cuales se
aplicarn en el archivo de la Unidad Educativa Nacional Simn Bolvar en funcin
de la ejecucin prctica de los conocimientos adquiridos en el aula de clases, que
corresponde tambin al desarrollo de los objetivos especficos del presente
trabajo, los cuales se mencionan a continuacin.
1. Como primer paso se realizar el diagnstico de la incidencia de las fases
de la Gestin Documental desarrolladas en las actividades acadmicas,
en el archivo de la UEN Simn Bolvar. Para cumplir con este paso se
requiri de la aplicacin del instrumento del diagnstico archivstico de
Prez (2015) el cual fue aplicado por los estudiantes de la Unidad
Curricular Archivstica del trayecto 1 del PNF en Ciencias de la
Informacin de la UPTAEB. El referido instrumento es validado por el
Docente titular de la Unidad Curricular Gestin Documental Msc.
Alexander Rafael Prez Mata. Este instrumento de diagnostico fue
respondido por el Director de la U.E.N. Simn Bolvar Prof. Juan Reinaldo
Flores Patio.
2. Como segundo paso se contempla la Descripcin de los procedimientos
de las fases de la Gestin Documental, aplicadas al archivo de la
organizacin, como propuesta de las Acciones para el archivo de la U.E.N
Simn Bolvar. Este paso es el ms importante, por cuanto es la razn de
ser de este estudio y objeto de evaluacin por parte del Docente de la
Unidad Curricular Gestin Documental. En este paso se contextualiza lo
referente a:

10
a. Produccin Documental: Lo que comprende a los aspectos de origen,
creacin y diseo de formatos y documentos conforme al desarrollo de
las funciones de la U.E.N. Simn Bolvar. En tal sentido se har la
propuesta de un formato nico de correspondencia de la organizacin,
y para normalizar el control de los documentos se har la propuesta de
dos formatos de registro: de entrada y salida de documentos.
Ver anexo.
b. Ordenacin Documental: La ordenacin documental la define Prez
(2009) como: unir los elementos (documentos) dentro de un grupo
(Serie) ya definido (por la clasificacin), de acuerdo a una unidad-orden
(fecha, alfabeto, nmero, tamao) establecida de antemano (p. 1). En
este sentido en el contexto del Archivo de la U.E.N. Simn Bolvar es
buscar un sistema de agrupacin de los documentos que se
encuentran dispersos que para este caso el procedimiento para el
fondo documental del archivo es el sistema de ordenacin alfabtica,
clasificando los documentos segn el orden de las letras del alfabeto.
c. Descripcin Documental. La Descripcin al define Heredia (1988)
como: La descripcin es el medio utilizado por el archivista para
obtener la informacin contenida en los documentos y ofrecerla a los
interesados en ella (p.2) en este sentido se har la propuesta para
el archivo de la U.E.N. Simn Bolvar de los siguientes instrumentos de
Descripcin y Control: Inventario y Censos, asimismo del instrumento
de difusin gua.
d. Valoracin Primaria: La Valoracin segn Prez (2015) es la siguiente:
evala en base a un anlisis la informacin documental y a partir
de los resultados se establece su utilidad o valor a lo largo de su ciclo
de vida, se le asigna tiempo y espacio de conservacin o eliminacin.
(p. 2) en este sentido en el archivo de la U.E.N. Simn Bolvar se
aplicara la Valoracin Primaria que es en cuanto a la pertinencia del
documento de tipo administrativo, jurdica, fiscal, contable y tcnico. En

11
 el caso del archivo de la organizacin nos centraremos en el valor
primario administrativo y jurdico que posean los documentos.
3. El tercer paso sera la propuesta de un Manual de Normas y
Procedimientos del archivo de la U.E.N. Simn Bolvar. Para normalizar
los procesos de Gestin Documental y dejarlo como legado y aporte en la
organizacin objeto de estudio por parte de los autores de este trabajo y
as cumplir con uno de los lineamientos de la UPTAEB que es la
pertinencia social.
4. Por ltimo y no menos importante, es la presentacin de un trabajo escrito
al Docente de la Unidad Curricular Gestin Documental, Profesor
Alexander Rafael Prez Mata, del ejercicio acadmico en la aplicacin,
contextualizacin y sistematizacin de las necesidades encontradas en el
archivo diagnosticadas en el instrumento y la promitente realizacin de
las fases de la Gestin Documental: Produccin Documental,
Ordenamiento Documental, Descripcin Documental y Valoracin
Documental primaria.
Descripcin de los Procedimientos del Proceso de Organizacin
Documental.
A continuacin se har la explicacin de los pasos ya planteados en aparte
que antecede a esta seccin y lo concerniente a la organizacin documental del
archivo de la Unidad Educativa Nacional Simn Bolvar, que se enuncia a
continuacin:
1.- Aplicacin de un instrumento de diagnstico del archivo y fondo
documental de la U.E.N. Simn Bolvar.
Para iniciar este ejercicio acadmico de las Acciones para la Organizacin de
Archivos de la U.E.N. Simn Bolvar, se realiz la aplicacin de un Instrumento de
Diagnstico de Archivos que en este caso se us el elaborado y validado por el
Profesor Alexander Rafael Prez Mata en atencin a un ejercicio acadmico
realizado en la Unidad Curricular Archivstica del trayecto 1, que a criterio de los
autores de este trabajo es muy completo y se vincula mucho con el objeto de
estudio del presente trabajo.

12
En este sentido, se hizo el diagnstico y cuyo resultado fue el siguiente:
Fondo Documental: En lo que respecta a este tem no se posee una
organizacin de documentos. Asimismo existe documentos fechados
desde 1988. No se tienen organizados los expedientes.
Infraestructura Fsica: El archivo posee una buena instalacin, muy slida
y amplia, tiene aparato de aire acondicionado para regular el clima interior
y absorber la humedad. Pero tiene la debilidad que no posee ventanas.
Mobiliario: El archivo de la U.E.N. Simn Bolvar no posee mobiliario
adecuado, el fondo documental se encuentra apilados dentro de cajas de
cartn y ubicadas en el piso.
Condiciones Ambientales: Este espacio posee un aparato de aire
acondicionado que regula el microclima interior. No existen evidencias de
planes de fumigacin, tampoco se han hecho limpiezas exhaustivas, no
posee sistema contra incendios y la iluminacin es deficiente.
Servicios: No existe orientacin debida en cuanto a los procesos. Aunque
este archivo se mantiene cerrado y solo dos personas poseen la llave de
acceso (el Director de la Institucin y la Sub Directora Administrativa), no
se observo controles de acceso ni autorizacin para accesar a estas
reas.
Conservacin: no hay planes de conservacin de los documentos.
TICs: No existe digitalizacin de documentos ni cuenta con equipos de
computacin.
Organizacin Administrativa: el archivo de la U.E.N. Simn Bolvar no
posee una estructura organizativa definida, no posee Manual de Normas
y Procedimientos Archivsticos ni tampoco un Reglamento de
Funcionamiento.
Sistema de Clasificacin: No hay sistemas de clasificacin.
Ordenacin Documental: Est ausente.
Descripcin Documental: No hay la presencia de guas, inventarios,
ndices, ni se llevan registros de los documentos.

13
 Valoracin Documental: No existen los criterios para la Valoracin
documental en este archivo.
Expurgo: No existen planes de eliminacin de documentos.
Transferencias de Documentos: No ocurren las transferencias de los
documentos.
2.- Evaluacin de los resultados obtenidos en el instrumento de
diagnstico para detectar las necesidades.
En virtud de lo antes expuesto, la situacin del archivo de la U.E.N. Simn
Bolvar, aunque presenta una slida estructura, con algunas deficiencias que en
este caso es que carecen de ventanas; en la evaluacin de los resultados del
instrumento de diagnstico emergi que en el mismo no se cumplen con las Fases
de la Gestin Documental: Ordenacin Documental, Descripcin Documental y
Valoracin Documental, aplicados al fondo documental que los archivos de la
U.E.N. Simn Bolvar.
En este sentido, en las condiciones actuales no se pueden ofrecer los
servicios de consulta a los usuarios y usuarias en cuanto a atender a las
necesidades de informacin de los mismos.
3.- Propuesta de implementacin de las fases de la Gestin
Documental: Ordenacin Documental, Descripcin Documental y Valoracin
Documental, al fondo documental de los archivos de la U.E.N. Simn Bolvar.
Siendo la razn central de este trabajo acadmico, emergen las propuestas
de implementacin de las fases de la Gestin Documental que fueron
desarrolladas en su teora en las clases presenciales con el Docente de la Unidad
Curricular Profesor Alexander Rafael Prez Mata. En el caso que se nos presenta
se trabajaran con los expedientes de los Profesores y de los alumnos egresados
de la U.E.N. Simn Bolvar.
En tal sentido, se desarrollan las ideas de dentro del sencillo acervo cognitivo
de los autores de este trabajo, en concordancia con la teora fundamentada del
programa de Gestin Documental del trayecto 2 del PNF en Ciencias de la
Informacin impartida por el Docente, a los fines de brindar a la organizacin

14
seleccionada los lineamientos necesarios que puedan tener para tomar las
acciones necesarias en la organizacin del archivo de la U.E.N Simn Bolvar.
Produccin Documental: en este caso, en la produccin documental de la
U.E.N. Simn Bolvar, se estandarizar en un modelo nico para la
correspondencia y que se ubicar en el anexo 1 de este trabajo.
Ordenacin Documental: En el caso que compete, se utilizar el sistema
de ordenacin alfabtico, por cuanto permitir clasificar los expedientes de los
Profesores y alumnos egresados de la Institucin objeto de estudio por apellidos y
nombres siguiendo el orden estricto del alfabeto.
En tal sentido, y en concordancia a la utilizacin del Sistema Alfabtico para
la ordenacin del fondo documental, las series y las secciones, esta ordenacin se
realizar con los nombres y apellidos de los expedientes de los Profesores y los
alumnos de la forma siguiente secuencial: Primer Apellido Segundo Apellido,
(coma) primer nombre segundo nombre.
Primer Apellido Segundo Apellido Primer Nombre Segundo nombre

En este sentido el Fondo Archivstico corresponder al conjunto de

documentos producidos orgnicamente por la Unidad Educativa Nacional Simn
Bolvar.

FONDO
ARCHIVSTICO

U.E.N. SIMN BOLIVAR

Figura 1. El Equipo. UPTAEB. 2016.

Las secciones correspondern a las dependencias subalternas de la
organizacin en cuestin estudiada: Direccin, Sub Direccin Acadmica, Sub

15
Direccin Administrativa, Seccionales, Departamentos de Servicios Generales,
Departamento de Orientacin, Departamento de Control Acadmico, Habilitadura.

DIRECTOR

SUB DIRECTOR SUB DIRECTOR

ACADMICO ADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTO
SECCIONALES DE SERVICIOS
GENERALES

DEPARTAMENTO
HABILITADURA
DE CONTROL
ACADEMICO

DEPARTAMENTO
DE ORIENTACION

Figura 2. El Equipo. UPTAEB. 2016.

La serie vendra a ser la divisin de una seccin que corresponde al conjunto
de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribucin y que versan
sobre una batera o asunto especifico.

Figura 3. El Equipo. UPTAEB. 2016.

En este sentido que los expedientes de los profesores y los alumnos de la
U.E.N. Simn Bolvar sern ordenados de forma alfabtica de acuerdo a los
apellidos y nombres. (Ver figura 4)

16
Figura 4. El Equipo. UPTAEB. 2016.
Descripcin Documental: La descripcin documental esta deducida como
la representacin estructurada del contenido informativo de los documentos de
archivo y su contexto de creacin, y se compone en proceso para la generacin de
instrumentos de consulta para acceder a los conjuntos archivsticos.
En el caso que nos refiere se utilizar como instrumento de descripcin
documental a la Gua, ya que sta suministra informacin del fondo documental,
los describe globalmente, indica las caractersticas fundamentales de los mismos y
resea los productores. A continuacin el modelo de gua a usar.
Asimismo, se propone tambin usar el modelo siguiente de descripcin y
control que es el inventario, censo de archivos y gua; que se muestran a
continuacin en el anexo 1 de este trabajo.
Valoracin Documental: La valoracin es una etapa que tiene como
objetivo fijar los plazos de transferencia, acceso, conservacin, eliminacin o
sustitucin del soporte. El anlisis de las series documentales se centra en el
estudio de sus valores primarios, plazos de presentacin de recursos, resolucin y
reserva, los documentos debern conservarse necesariamente mientras tengan
vigencia administrativa.
En la valoracin se determina la importancia de la documentacin, se fijan
los plazos de transferencia y eliminacin, as como se asegura la conservacin de
los documentos esenciales para la institucin. Todo ello facilita y hace ms
operativo el acceso a los documentos y racionaliza el gasto destinado a equipos e
infraestructuras.

17
 En este sentido y atendiendo a los principios archivsticos de un archivo de
gestin se dispondr como valor primario administrativo los expedientes de los
Profesores y las fichas acumulativas de los alumnos que tengan hasta cinco (5)
aos de vigencia. Como valor secundario sustancial se conservarn los
expedientes de los profesores y fichas acumulativas de alumnos en el archivo de
transferencia que tengan vigencia entre cinco (5) a diez (10) aos. Y los que
tengan ms de diez (10) aos de vigencia se dispondrn en el archivo inactivo
como valor histrico.
Por lo tanto, la valoracin documental se realizar de tipo primario y se
centrar al valor administrativo y jurdico que posea el documento a las cuales se
les ha realizado el estudio de denominacin e identificacin y que sern los que se
ordenarn en el archivo de la U.E.N Simn Bolvar.
Normativas de los Procedimientos.
En este sentido para el cumplimiento de este aparte se redactar el Manual
de Normas y Procedimientos del Archivo de la U.E.N. Simn Bolvar que rija todo
lo concerniente que establezca las normas a seguir para la guarda y custodia de la
documentacin perteneciente a la institucin, para su posterior consulta.
La propuesta de este Manual de Normas y Procedimientos estara
compuesto de:
Objetivo.
o Establecer las normas y el procedimiento a seguir para un adecuado
diseo, elaboracin, administracin, reaprovisionamiento e impresin
de los formularios que forman parte de los procedimientos vigentes,
as como de las dems formas impresas que son utilizadas en
funciones propias en la U.E.N. Simn Bolvar.

Alcance:
o Todas las dependencias de la U.E.N. Simn Bolvar.
Base Legal.
o Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
o Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos.
o Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y el Sistema
Nacional del Control Fiscal.

18
 o Ley Orgnica de la Administracin Central y su Reglamento.
o Ley Orgnica de Simplificacin de Trmites Administrativos.
Normas Generales.
o Toda solicitud de diseo, rediseo y/o reaprovisionamiento de formas
impresas deber realizarse por escrito.
o En el diseo de cada formulario se utilizarn y/o aplicarn las tcnicas
modernas que se consideren necesarias para su elaboracin,
tomndose en cuenta la utilizacin de los mismos, la forma en que
van a ser rellenados y que estn acordes con los procedimientos que
los generan.
o El diseo del formulario contemplar la delineacin o dibujo del
boceto, elaborado atendiendo a las necesidades y/o informacin que
ser requerida en l, por el usuario.
o El rediseo del formulario ser la modificacin del existente para
ajustado a nuevas necesidades en la prestacin de un servicio,
o Los requerimientos para un buen diseo del formulario estn definidos
en los siguientes factores:
Deber presentar una buena apariencia fsica, ya que de ser
agradable a la vista de quien lo va a utilizar facilita la realizacin de
su tarea.
Una buena apariencia fsica se lograr a travs de un en diseo y
de la calidad en la reproduccin o impresin.

Descripcin de los Procedimientos.

o Transferencia de Documento al Archivo General.
1. Solicitante
1.1 Una vez al ao ordena por nmero las carpetas que sern
transferidas al Archivo General y delega la funcin a la persona
encargada.
1.2. Realiza el traslado pautado de los archivos de oficina y actualiza
los existentes, realizando un registro (inventario) detallando las
carpetas con las fechas correspondientes
1.3 Elabora oficio y llena la Transferencia de Documentos ambos en
original y copia solicitando la guarda y custodia de las carpetas a
trasladar.
1.4. Remite original y copia del oficio y la Transferencia de
Documentos con el inventario de las carpetas a trasladar a la
Direccin.

2. Direccin.
2.1 Recibe la documentacin descrita en el punto anterior, firma, sella
y devuelve copia del oficio al solicitante para su control.
2.2 Remite original del oficio y la Transferencia de Documentos.

19
3. Unidad de Archivo.
3.1. Recibe original del oficio y la Transferencia de Documentos.
3.2. Verifica y firma la aprobacin de entrada de los documentos al
Archivo General.
3.3. Asigna a un funcionario para que realice la transferencia de los
documentos.
3.4. Se comunica telefnica mente con el solicitante y le informa que
est autorizado para trasladar los documentos.

4. Solicitante.
4.1. Realiza el traslado de las cajas contentivas de las carpetas a la
Unidad de Archivo, debidamente numeradas e identificadas.

5. Unidad de Archivo.
5.1. Recibe las cajas, revisa que la informacin de la Transferencia de
Documentos se corresponda con las cajas, junto con el funcionario
solicitante.
5.2. Procede a revisar carpeta por carpeta corroborando que todas
estn en perfecto orden y estado.

No estn completas las carpetas:

5.3 Le informa a la gerencia solicitante y procede a colocar una nota
en el inventario.

Estn completas las carpetas:

5.4. Devuelve al remitente la copia de la Transferencia de Documentos
debidamente firmada y sellada para su conservacin permanente con
la finalidad de solicitar los documentos necesarios al Archivo General.
5.5. Retira el contenido de las cajas recibidas y las compara con la
Transferencia de Documentos, anteriormente recibido.
5.6. Ordena las carpetas en orden correlativo de menor a mayor para
proceder a la entrega.
5.7. Los documentos de menor tamao se colocan desde abajo hacia
arriba.
5.8. El funcionario identifica la caja utilizando un marcador por el lado
contrario donde se colocar la etiqueta, indicar cdigo, nmero de
memo, nmero de caja y nmero de carpetas en orden correlativo.
5.9. Se coloca la caja frente al usuario y se procede a introducir los
documentos de izquierda a derecha en los casos de documentos que
vengan almacenados en carpetas y siempre guardando el orden
correlativo que indica el inventario.
5.10. Elabora la etiqueta Identificadora, tomando como referencia la
informacin suministrada tanto en el memo como en el inventario.
5.11. Ordena la (s) caja (s) en orden correlativo de menor a mayor,
recibe las etiquetas y procede a pegadas de acuerdo al nmero
correspondiente.

20
 FIN DEL PROCEDIMIENTO

Aprobacin.
o Considerado por el Director de la U.E.N. Simn Bolvar para su
aprobacin.
o Deroga cualquier disposicin que existiere.

Aplicaciones.
Normalizar el ingreso, almacenamiento, procesamiento y servicio de la
coleccin documental del archivo de la U.E.N Simn Bolvar, a travs de una
unidad receptora que sea responsable del control, procesamiento y administracin
de la documentacin a nivel institucional, y cuya aplicacin est dada con carcter
de obligatoriedad a todas las dependencias de la Institucin

21
 REFERENCIAS
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial de la
Repblica Bolivariana de Venezuela, 5.908, febrero 19. 2.014 [en lnea]
Disponible: http://www.mp.gob.ve/LEYES/constitucion/constitucion1.html
[Consulta: 2.016, mayo 16]

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la Repblica Bolivariana de Venezuela, 6.155 (Extraordinario), Noviembre 19,
2.014 [en lnea] Disponible:
http://www.mp.gob.ve/c/document_library/get_file?p_l_id=23419&folderId=14
478&name=DLFE-325.pdf [Consulta: 2.016, mayo 16]

Decreto con rango, valor y fuerza de Ley Orgnica de Administracin Pblica.

Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela, 6.147
(Extraordinario), Noviembre 11, 2.014 [en lnea] Disponible:
http://www.cgr.gob.ve/site_content.php?Cod=015 [Consulta: 2.016, mayo 15]

Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgnica de Simplificacin de Trmites

Administrativos. Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela,
6.149 (Extraordinario), Noviembre 18, 2.014 [en lnea] Disponible:
http://www.mp.gob.ve/c/document_library/get_file?p_l_id=29942&folderId=60
47602&name=DLFE-8128.pdf [Consulta: 2.016, mayo 16]

Esse, U. (1996). La archivstica: tradiciones nacionales y culturales o disciplina

internacional? En Prez (s.f.). Archivologa [en lnea] Disponible:
https://sites.google.com/site/ciarchivologia/el-archivo [Consulta: 2.016, mayo
14]

Heredia, A. (1988). Archivstica General, teora y prctica. Sevilla: Diputacin

Provincial de Sevilla.

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40.274, Octubre 17, 2.017 [en lnea] Disponible:
http://www.mpppst.gob.ve/mpppst/wp-
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mayo 16]

Ley de Archivos Nacionales. Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de

Venezuela, 40.274, octubre 17, 2.013 [en lnea] Disponible:
https://uvirtual.unet.edu.ve/pluginfile.php/284330/mod_resource/content/1/arti
culos.pdf

Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de

Control Fiscal. Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela,
6.013 (Extraordinario), Diciembre 23, 2010 [en lnea] Disponible:
http://www.cgr.gob.ve/site_content.php?Cod=015 [Consulta: 2.016, mayo 15]

22
Ley sobre Mensajes de Datos Firmas Electrnicas. Gaceta Oficial de la Repblica
Bolivariana de Venezuela, 37.076, Diciembre 13, 2000 [en lnea] Disponible:
http://www.oas.org/juridico/spanish/mesicic3_ven_anexo19.pdf [Consulta:
2016, mayo 16]

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lnea] Disponible:
http://www.ipsfa.mil.ve/html/institucion/aspectosLegales/docAdministrativos/S
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Martn, C. (2009). Concepto y funcin de archivo. [en lnea] Disponible:

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Prez, A. (2016). Instrumento de Diagnstico Archivstico. [en lnea] Disponible:

https://sites.google.com/site/ciarchivologia/cartelera-informativa [Consulta,
mayo 14]

Prez, A. (2009). Sistemas de Ordenamiento y Clasificacin Documental. [en

lnea] Disponible: https://sites.google.com/site/lagestiondocumental/fases-de-
la-gestion-documental [Consulta, mayo 19]

Prez, A. (2015). Valoracin y Transferencia Documental. [en lnea] Disponible:

https://sites.google.com/site/lagestiondocumental/fases-de-la-gestion-
documental [Consulta, mayo 19]

23
 NDICE

Presentacin 1
Base Legal... 3
Procesos.. 10
Descripcin de los Procedimientos. 12
Normativas de los Procedimientos.. 18
Aplicaciones 21
Referencias. 22
ndice 24
Anexos. 25

24
ANEXOS

25