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ESTRATEGIAS DE CO TROL I TER O

PARA EL PROCESO DE ALMAC -


I VE TARIOS DE LA EMPRESA AMAL
PRODUCTOS, C.A.
REPBLICA BOLIVARIA A DE VE EZUELA
U IVERSIDAD JOS A TO IO PEZ
FACULTAD DE CIE CIAS SOCIALES
ESCUELA DE CO TADURIA PBLICA
CARRERA CO TADURIA PBLICA

ESTRATEGIAS DE CO TROL I TER O PARA EL PROCESO DE


ALMAC -II VE TARIOS DE LA EMPRESA AMAL PRODUCTOS, C.A.

EMPRESA:AMAL
AMAL PRODUCTOS, C.A.

Autor
utora:

Mejas, U. Militza, L.

15.528.667
C.I:15.528.667

San Diego, Enero de 2013

2
REPBLICA BOLIVARIA A DE VE EZUELA
U IVERSIDAD JOS A TO IO PEZ
FACULTAD DE CIE CIAS SOCIALES
ESCUELA DE CO TADURIA PBLICA
CARRERA CO TADURIA PBLICA

ESTRATEGIAS DE CO TROL I TER O PARA EL PROCESO DE


ALMAC -II VE TARIOS DE LA EMPRESA AMAL PRODUCTOS, C.A.

CO STA CIA DE ACEPTACI

Tutor Acadmico

Lcda. Marysther GarcaC.I.


Garca V-11.349.078

_______________________________

Tutor Empresarial

Lcda. Marcela Rodrguez C.I. V.-7.069.358

________________________________

Autor:

Militza L, Mejas U.

C.I:
C.I:15.528.667

San Diego, Enero de 2013

3
DEDICATORIA

Dedico este informe y toda mi carrera universitaria a Dios por ser quien ha estado
a mi lado en todo momento dndome las fuerzas necesarias y sobre todo salud, para
continuar luchando da tras da y seguir rompiendo barreras que se me presenten.

A mi madre, por darme la vida y guiarme por el sendero adecuado con sus sabios
consejos.

A mi padre, por ser el pilar fundamental de lo que soy hoy; nunca tendr como
pagarte por los valores y principios enseados. No sabes como me gustara que
estuvieras conmigo compartiendo esta felicidad inmensa, aunque se que desde el
cielo esta orgulloso y feliz ofreciendo su bendicin.

A mi angelito que Dios me esta cuidando, y que siempre llevo en mi corazn


T.Q.M.

A ti Armando por ser el apoyo moral y espiritual cuando mas lo necesite, por
aguantarme tanto en esos momentos difciles, gracias por tanta comprensin.

A mis hermanas (nos), por creer en my estar siempre presente acompandome


en los momentos fciles y difciles y darme fortaleza para seguir adelante, los quiero
muchsimos.

A mis compaeros de clase y amigos por su desinteresada colaboracin que


aportaron y esa amistad que nos mantuvo unidos.

A todos los profesores que siempre han estado all dispuestos a ayudarnos y
ensearnos sus conocimientos para hacer de nosotros profesionales con xito.

Militza Meja

iv
AGRADECIMIE TOS

En el camino de la vida he encontrado que la grandeza de un sueo, toma forma si


tiene la capacidad de visualizacin. Si dominamos la mente y pensamos solo en cosas
positivas y creativas sin dudar en nuestras capacidades, el mundo se abre a tus pies
con la misma energa positiva que emana en ti. Dios nos abraza en su amor y llena de
bendiciones nuestro camino.

Es por eso que quiero agradecerle a l en primer lugar, por ser tan maravilloso, por
darme la fuerza que tanto necesitaba, guiarme siempre en buen camino y por haber
puesto en mi camino tanta gente maravillosa.

A mis tutores, Marysther Garca y Marcela Rodrguez, por ayudarme en la


realizacin de este informe de pasantas facilitando sus conocimientos y experiencias
adquiridas a travs de su exitosa carrera.

A mi cuada, quien con sus conocimientos me ayudo mucho en el transcurso de


mi carrera y en la realizacin de este informe.

A la empresa Amal Productos, C.A. por impulsarme a seguir con mi carrera


universitaria y facilitarme la informacin necesaria para la realizacin de este informe
de pasantas.

A todas aquellas personas que de alguna u otra manera contribuyeron a que este
sueo se materialice.

A todos ustedes mi eterno agradecimiento.

Militza Mejas

v
DICE GE ERAL

CO TE IDO pp.
CONSTANCIA DE ACEPTACION iii
DEDICATORIA iv
AGRADECIMIENTOS v
INDICE DE CUADROS viii
INDICE DE GRAFICOS x
INDICE DE FIGURAS xii
INTRODUCCIN 1
CAPTULO
I LA EMPRESA
1.1. Ubicacin de la Empresa 3
1.2. Resea Histrica 3
1.3 Misin 4
1.4 Visin 4
1.5 Valores 4
1.6 Objetivos de la Empresa 5
1.7 Estructura Organizacional 5
1.8Descripcin del Departamento de Contabilidad 8
1.9 Estructura Organizativa del Departamento de Contabilidad 8
II EL PROBLEMA
2.1 Planteamiento del problema 10
2.1.1 Formulacin del problema 12

vi
2.2 Objetivos de la investigacin 12
2.2.1. Objetivo general 12
2.2.2 Objetivo especfico 12
2.3 Justificacin 12
2.4 Alcance de la Investigacin 14
III MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL
3.1. Antecedentes 15
3.2. Bases tericas 18
3.3 Definicin de Trminos Bsicos 37
IV FASES METODOLGICAS 40
4.1 Fases Metodolgicas 39
41
4
V ANLISIS DE LOS RESULTADOS 4
Fase I. Diagnstico de la situacin actual del proceso de almacn- 4
43
inventarios de la empresa Amal Productos, C.A. 5
Fase II. Descripcin de las debilidades y fortalezas del proceso de 5
61
almacn-inventarios de la empresa Amal Productos, C.A. 5
Fase III. Diseo de Estrategias de Control Interno para optimizar
el proceso de Almacn-Inventarios de la empresa Amal 63
Productos, C.A.
CONCLUSIONES 78

RECOMENDACIONES 80

8
REFERENCIAS 825

ANEXOS 859

A-Cuestionario 869

vii
DICE DE CUADROS

CUADRO pp
1 Conocimiento de la cantidad de mercancas que existe en la empresa 43

2 Existencia de una tarjeta kardex 44

3 Clasificacin de la Mercanca dentro del almacn 45

Ubicacin de la mercanca en el lugar que se ha destinado de acuerdo a su


4 46
tipo

5 Ubicacin de la mercanca de menor circulacin 47

6 Control de la documentacin que se maneja en el almacn 48

7 Actualizacin de los registros contables relacionados con las existencias 49

Realizacin de inventarios peridicos de las mercancas existentes en la


8 50
empresa
Discrepancias entre las cantidades de mercancas que se encuentran
9 registradas en el software contable y lo que se encuentra fsicamente en la 51
empresa
Registro de las salidas de mercancas que se efectan a diario en la
10 52
empresa

11 Coincidencia de la salida de mercancas con la facturacin de la empresa 53

Coincidencia de la entradas de mercancas con la facturacin que envan


12 54
los proveedores

viii
13 Existencia de un mtodo para la valoracin del inventario 55

14 Prdidas monetarias por el manejo actual del inventario 56

15 Influencia del manejo del inventario en la venta de mercancas 57

16 Desorganizacin de la empresa respecto al manejo del inventario 58


Necesidad de implementar un control para el manejo de inventario en la
17 59
empresa

18 Fortalezas y Debilidades 61

19 Procedimiento a seguir para lograr la recepcin de la mercanca 66


Procedimiento para la salida de mercancas cuando el producto no se
20 70
encuentra dentro del almacn
Procedimiento para la salida de mercancas cuando el producto se
21 72
encuentra dentro del almacn

22 Procedimiento para el conteo de la mercanca 75

ix
DICE DE GRFICOS

GRFICOS pp
1 Conocimiento de la cantidad de mercancas que existe en la empresa 43

2 Existencia de una tarjeta kardex 44

3 Clasificacin de la Mercanca dentro del almacn 45

Ubicacin de la mercanca en el lugar que se ha destinado de acuerdo a su


4 46
tipo

5 Ubicacin de la mercanca de menor circulacin 47

6 Control de la documentacin que se maneja en el almacn 48

7 Actualizacin de los registros contables relacionados con las existencias 49

Realizacin de inventarios peridicos de las mercancas existentes en la


8 50
empresa
Discrepancias entre las cantidades de mercancas que se encuentran
9 registradas en el software contable y lo que se encuentra fsicamente en la 51
empresa
Registro de las salidas de mercancas que se efectan a diario en la
10 52
empresa

11 Coincidencia de la salida de mercancas con la facturacin de la empresa 53

Coincidencia de la entradas de mercancas con la facturacin que envan


12 54
los proveedores

x
13 Existencia de un mtodo para la valoracin del inventario 55

14 Prdidas monetarias por el manejo actual del inventario 56

15 Influencia del manejo del inventario en la venta de mercancas 57

16 Desorganizacin de la empresa respecto al manejo del inventario 58


Necesidad de implementar un control para el manejo de inventario en la
17 59
empresa

xi
DICE DE FIGURAS

FIGURA pp.

1 Organigrama General de la Empresa Amal Productos, C.A. 7

Organigrama Estructural del Departamento de Contabilidad de la Empresa


2 9
Amal Productos, C.A.

3 Formato de Control de Existencias en el Almacn 64

4 Formato de Requisicin de Mercancas 64

5 Procedimiento para la recepcin de mercancas 67

6 Procedimiento para la salida de mercancas cuando no est dentro del 71


almacn
7 73
Procedimiento para la salida de mercancas cuando est dentro del almacn
8 Procedimiento para la contabilizacin de mercancas 76

xii
I TRODUCCI

En las entidades cuya fuente de ingreso sea de compras y ventas de mercanca,


es necesario que posean para el control interno de los inventarios para lograr ptimos
resultados en los procesos de adquisicin, resguardo, registro y venta de mercanca,
por lo tanto requieren de la planificacin y ejecucin de estrategias que guen los
procedimientos a llevar a cabo en funcin de evitar dificultades, descontrol y retrasos
que perjudiquen su desarrollo organizacional.

Una de estas gestiones de gran importancia para el proceso productivo y


econmico de las organizaciones es el manejo de inventarios, especficamente los
movimientos de la recepcin y entrega de mercanca en el almacn cuya eficiencia
requiere de la aplicacin de control interno si quiere mantener el normal
funcionamiento de la produccin, ventas y compras. Por esta razn es que en el
presente informe de pasantas se disean estrategias de control interno para el proceso
de almacn inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.; como solucin al
problema que se presenta actualmente en el manejo del inventario. En funcin de ello
se desarrollaron los siguientes captulos:

Captulo I: La Empresa: En l se detalla la descripcin estructural de la empresa


Amal Productos, C.A.

Captulo II: El Problema: El Problema: En este captulo se explica de manera


detallada el planteamiento del problema, la formulacin, los objetivos generales y
especficos y la justificacin.

Captulo III: Marco Referencial Conceptual: En ste se detallan los


antecedentes, las bases tericas y la definicin de trminos bsicos

1
Captulo IV: Fases Metodolgicas: Aqu se muestra el tipo de investigacin y
las fases metodolgicas a llevar a cabo en funcin de lograr los Objetivos Planteados.

Captulo V: Anlisis de los Resultados: En este captulo se desarrollan cada una


de las fases metodolgicas que constituyen el presente informe de pasantas, en las
cuales se evidencian cules son los resultados producto de la aplicacin de la encuesta
a la muestra considerada, las debilidades y fortalezas productos derivadas del estudio
diagnstico y las estrategias de control interno dirigidas al proceso de almacn
inventario

2
CAPITULO I

LA EMPRESA

1.1 Ubicacin de la Empresa

Amal Productos C.A. es fundada La empresa Amal Productos, C.A.; se


encuentra ubicada en la Av. 69 Zona Industrial Castillito, en la Parcela Nro. 26,
Local 9, San Diego, Edo. Carabobo.

1.2 Resea Histrica

el 11 de abril de 2005 e inscrita ante el registro mercantil segundo de la


circunscripcin judicial del estado Carabobo, bajo el tomo 29-A nmero 44, cuyo
capital registrado asciende a Bs. 3.000.000, es dirigida actualmente por sus
accionistas, Sra. Doris Coromoto Garca de Mustaf en el cargo de Presidente y Amal
Milagros Mustaf Garca. Desarrolla sus actividades en 2 galpones de 1000 m2 cada
uno, con un rea de piso de venta de 2000 m2, almacn y 3 reas de oficina, adems
de un amplio estacionamiento privado.

Acta como impulsor de la economa de la regin generando empleos directos


dentro de sus distintas reas organizativas, e indirectos a transportistas o fleteros que
prestan el servicio de despacho a los clientes. Sus compras son 100% nacionales
incluyendo entre sus proveedores a reconocidas empresas como Oster de Venezuela
C.A., Representaciones 499 C.A, Greentech C.A., Inversiones Elecom JC C.A.,
Global Lder C.A., entre otros.

La empresa tiene como objeto la venta y distribucin al mayor y detal de lnea blanca,
audio y video, muebles, colchones, lencera y enseres del hogar y oficina con el fin de
ofrecer mayor variedad a sus clientes.

3
Sus clientes estn conformados por pblico en general, empresas jurdicas y
gubernamentales, revendedores y cajas de ahorros de diversas empresas tales como
Ford Motors de Venezuela C.A, Papeles Venezolanos C.A., Firestone C.A., Cartones
Nacionales, Grupo Polar, entre otros.

1.3 Misin

Contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de nuestros clientes


ofreciendo diversidad de productos para el hogar y la oficina a travs de un equipo
humano enfocado a la excelencia del servicio logrando a su vez la solidez de la
empresa y el bienestar de todos sus integrantes.

1.4 Visin

Persistir exitosamente en el tiempo como empresa lder a nivel nacional con la


mejor relacin en precio y servicio de calidad al cliente.

1.5 Valores

Honestidad: Valorar la rectitud y honradez en cada una de las acciones, y el


manejo transparente de todas las actividades.
Compromiso con la satisfaccin del cliente: Buscar da a da satisfacer las
necesidades de los clientes, en cuanto a calidad de los productos, servicios y
atencin.
Trabajo en equipo: Trabajo en conjunto, en compromisos con la empresa, en
armona, cooperacin y organizacin a fin de crecer juntos y lograr los
objetivos trazados.
Responsabilidad: Realizar el trabajo cumpliendo con los deberes y
compromisos, dando lo mejor como va a la superacin personal, laboral y
profesional.

4
Mejora continua: Buscar constantemente mejorar los procesos, recursos y
procedimientos, a fin de satisfacer y superar las expectativas de los clientes
externos e internos.
Comunicacin Asertiva: La informacin requerida es comunicada de manera
efectiva lo que permite establecer vnculos satisfactorios y eficientes.

1.6 Objetivos de la Empresa

La Empresa Amal Productos, C.A. tiene como objetivos:

Tomar decisiones estratgicas, administrativas y financieras, velando por los


intereses de la empresa y el aumento sostenible de su valor.
Dirigir, coordinar y controlar las actividades de la empresa a fin de garantizar
su funcionamiento operativo.
Gestionar los recursos financieros y materiales de la empresa, atendiendo de
manera oportuna y eficiente, los requerimientos de las diversas reas y
vigilando el cumplimiento de las leyes, normas y reglamentos aplicables a fin
de mantener la operatividad.
Proporcionar a las diferentes unidades el recurso humano competente que se
requiera para la eficiente ejecucin de sus funciones, de manera oportuna y
garantizando un ambiente laboral positivo que conlleve al logro de los
objetivos de la organizacin.
Gestionar las actividades operativas de la empresa, a fin de garantizar su
continuidad y el logro de la satisfaccin del cliente.
Administrar, instalar y mantener en ptimo funcionamiento la infraestructura
informtica de la empresa para lograr su uso eficiente.

1.7 Estructura Organizacional

La empresa Amal Productos, C.A., se encuentra estructurada por una junta


directiva, integrada por el accionista mayoritario de la empresa, y un accionista

5
minoritario, la direccin general se encuentra bajo la tutela y mando de los dos
accionistas; quienes estn encargados de definir estrategias de la empresa y hacer
cumplir su realizacin, cumplir y velar por el cumplimiento de los objetivos,
representar administrativa y judicialmente la empresa, dictar y hacer cumplir los
reglamentos, aprobar y conducir los planes y programas; para una buena marcha de la
empresa.

Las actividades operacionales las dirige el Gerente de Operaciones, quien es el


responsable de implantar polticas de compras que beneficien la empresa, evaluar y
seleccionar proveedores, controlar el inventario, manejar la recepcin,
almacenamiento y despacho del almacn, establecer estrategias de ventas, control de
crditos a clientes, as como determinar precios y descuentos en los productos.

En el departamento de Administracin se controla la exactitud y seguridad de los


datos contenidos en los registros de las operaciones comerciales y contables, realizar
el manejo contable de la empresa, pagar a proveedores, realizar cobranzas, controlar
gastos y egresos, mantener comunicacin con los bancos y revisar el movimientos en
los mismos.

El departamento de Recursos Humanos, se encarga de realizar el reclutamiento,


seleccin y contratacin del personal requerido por la empresa, coordinar la
elaboracin y pago de nminas y dems beneficios de los trabajadores en
conformidad con la ley, elaborar y resguardar los expedientes del personal que labora
en la organizacin, obtener las solvencias ante los respectivos organismos del estado.

El Departamento de Seguridad, Salud Laboral y Mantenimiento, es el responsable


de disear, proponer y divulgar las polticas de seguridad de la empresa, realizar
inspecciones peridicas de seguridad, establecer normas de seguridad alineadas con
las polticas, dotar uniformes y equipos de proteccin personal a los trabajadores,
llevar control de suministros en el rea de mantenimiento.

6
Figura 1 .Organigrama
Organigrama General
Genera de la empresa Amal Productos, C.A.

Fuente: Amal Productos, C.A (2012)

7
1.8 Descripcin del Departamento de Contabilidad

Los departamentos de administracin y contabilidad estn estrechamente


vinculados, en ellos se controlan las transacciones, as como los registros diarios de
los bancos, conciliaciones, cobros y pagos de clientes y proveedores, retenciones de
impuestos, nminas de personas.

1.9 Estructura Organizativa del Departamento de Contabilidad

La estructura organizacional del Departamento de Contabilidad de la empresa


Amal Productos, C.A., est conformada por los siguientes puestos de trabajo:

1. Gerente de Administracin: Es el responsable de planificar y coordinar todas las


actividades de administracin de la empresa.

2. Coordinador de Contabilidad: Se encarga de revisar todas las transacciones y


registros contables, imprimir los balances y llevar un buen uso de los libros
legales de la empresa.

3. Analista Contable: Realiza las actividades diarias, tales como registro, manejo y
actualizacin de las operaciones normales de la empresa en el libro de compras
y ventas, registrar los cheques emitidos, depsitos, tarjetas de dbito y crdito,
clculo de retenciones de impuesto sobre la renta, archivo de documentos, entre
otras.

8
Figura 2

Organigrama Estructural del Departamento de Contabilidad de la Empresa


Amal Productos, C.A.

Gerencia de Administracin

Coordinador de Contabilidad

Analista Contable
(rea de Desarrollo de las
Pasantas)

Fuente:Amal Productos, C.A. (2012)

1.10 Actividades realizadas durante el periodo de pasantas

Revisar los cheques emitidos, depsitos, tarjetas de dbito y crdito


Libro de compras y ventas
Costo de Ventas
Anlisis de Inventario
Anlisis de cuentas contables
Amortizaciones y Depreciaciones de activos
Revisar los cheques devueltos y potsdatados
Y Dems transacciones que se presenten, as como imprimir los respectivos
balances para su revisin y llevar un control de los libros legales de la
empresa.

9
CAPITULO II

EL PROBLEMA

2.1 Planteamiento del Problema


Las empresas venezolanas han sufrido diferentes cambios econmicos producto de
la inestabilidad social, poltica y financiera que atraviesa. Dichos cambios afectan de
una u otra manera su permanencia en el mercado, donde el ms relevante es el
proceso inflacionario; hacindose tpico e incontrolable, causando elevados costos en
la economa.

Por otro lado el crecimiento de las empresas las ha obligado a utilizar ms


controles sobre las operaciones y a ser ms eficientes cada da, tomando en cuenta el
incremento de actividades, la descentralizacin, competencia, economas globalizadas
y cambios tecnolgicos les han puesto nuevos retos a este tipo de organizacin, por lo
que es necesario implementar y desarrollar nuevos mtodos para evaluar sus controles
internos existentes, as como tambin los riesgos que son administrados, tomando en
cuenta que es de mucha importancia tener los controles internos adecuados, ya que de
esto depende, que las operaciones se efecten de manera razonable.

Es oportuno resaltar que la empresa que aplique controles internos en sus


operaciones, conocer su situacin real, de ah la importancia de tener una
planificacin capaz de verificar que las normativas se cumplan para darle una mejor
visin sobre su gestin, por lo que se podra considerar la auditora interna como un
examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad
econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma,

10
utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular
sugerencias para su mejoramiento.

Un auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las


transacciones, operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los mtodos y
procedimientos de control interno que redunden en una operacin ms eficiente y
eficaz. Cuando la auditora est dirigida por Contadores Pblicos profesionales
independientes, la opinin de un experto desinteresado e imparcial constituye una
ventaja definida para la empresa y una garanta de proteccin para los intereses de los
accionistas, los acreedores y el Pblico.

Los inventarios son importante pues permiten establecer en qu grado se han


alcanzado los objetivos de las empresas, son los medios determinativos de los
faltantes y sobrantes originados por varios factores tales como: prdidas, robos,
sustracciones y malos manejos.

En este sentido, las empresas deben comenzar a adoptar una actitud estratgica
orientada hacia el xito en el futuro que permita cada da cumplir con las funciones
del departamento de almacn en el cual registran todas las mercancas que estn en
existencia, adems maneja el flujo interno preciso de informacin.

La Empresa Amal Productos, C.A., ha venido presentando deficiencia en el rea


de almacn, donde se evidencia la falta de normas y procedimientos para el control de
dicho departamento y de una coordinacin para el desarrollo laboral. En el que se
puede determinar que existe diferencia entre el inventario fsico y el terico llevado
en el sistema contable, es decir el sistema arroja una informacin que comparado con
el fsico no es correcta, esto se debe principalmente a que no existe un buen control
de los inventarios.

En este sentido, se requiere revisar sus procesos actuales, mediante la auditora


interna, para determinar las fortalezas y debilidades del sistema utilizado, es por ello
que el informe de pasanta est orientado al diseo de estrategias que permitan

11
controlar los sobrantes y faltantes de inventario evitando as que la gerencia y la
administracin tengan deficiencias en sus registros.

2.1.1 Formulacin del Problema

De acuerdo a la situacin problemtica planteada surge la siguiente interrogante.

Cules seran las estrategias de Control Interno para el proceso de Almacn-


Inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.?

2.2 Objetivos de la Investigacin

2.2.1 Objetivo General

Proponer estrategias de control interno para el proceso de almacn-inventarios de


la empresa Amal Productos, C.A.

2.2.2 Objetivos Especficos

Diagnosticar la situacin actual del proceso de almacn-inventarios de la empresa


Amal Productos, C.A.

Describir las debilidades y fortalezas del proceso de almacn-inventarios de la


empresa Amal Productos, C.A.

Disear Estrategias de control interno para el proceso de almacn - inventarios de


la empresa Amal Productos, C.A.

2.3 Justificacin de la Investigacin

Manejar niveles de existencias de manera exitosa implica establecer mecanismos


de control que estn en capacidad de hacer que se lleven a cabo de manera efectiva
las operaciones en los diferentes departamentos de compra, almacn, despacho y
venta.

Al considerar estos aspectos es necesario aplicar estrategias de control interno en


los inventarios, ya que los mismos contribuyen uno de los componentes del activo

12
ms susceptibles a manipulaciones, lo que puede traer como consecuencia perdidas
no justificadas en los mismos o atrasos en las operaciones normales de una empresa,
razn por la cual requieren de una atencin muy especial ya que de su buena y sana
administracin depende en gran medida el xito de cualquier organizacin.

Por lo que hay que resaltar, que en la actualidad el Departamento de Almacn de


cualquier empresa requiere contar con normas de control interno que permita evaluar
las entradas y salidas de mercancas de manera que los procesos de control se
ejecuten de forma eficaz y as el responsable del almacn desempee sus funciones
bajo parmetros establecidos por la empresa, ya que por el solo hecho de saber que
dentro de la empresa existe un control lo suficientemente fuerte que permita una
adecuada administracin servir de incentivo para que el personal involucrado realice
sus labores de manera ms eficiente y se conviertan en un instrumento para disuadir a
cualquier miembro de la organizacin a cometer un acto inapropiado con el
inventario.

Por tal razn, la realizacin de esta investigacin permiti llevar un inventario ms


confiable, en cuanto a la mercanca que se encuentra en existencia dentro de los
almacenes de la empresa Amal Productos, C.A., ofrecindoles una serie de medidas
que garanticen las mejoras en su proceso de control interno, y determinar sus
debilidades; como tambin sus fortalezas para optimizar sus operaciones en el mismo.

Debido a la problemtica expuesta, se hace indispensable proponer estrategias


para controlar el inventario, ya que esta requiere mejorar los procesos que involucren
cambios positivos y adaptaciones, proporcionando beneficios a la empresa, siendo
una alternativa para mejorar sus actividades en el almacn, el cual facilito un mejor
registro en las entradas y salidas de la mercanca; igualmente el tema de estudio sirvi
como marco referencial para futuras investigaciones y desarrollos organizacionales en
lo que respecta al control interno.

13
2.4 Alcance

La investigacin planteada se aplic en la empresa Amal Productos, C.A,


ubicada en la Av. 69, C.C M.M.S local 8, Urb. Industrial Castillito, dedicada a la
compra y venta de mercanca; con la finalidad de disear estrategias de control
interno en el inventario, adecuarlo al logro de objetivos, para contribuir a optimizar el
manejo eficaz y eficiente de sus operaciones.

14
CAPITULO III

MARCO REFERE CIAL CO CEPTUAL

3.1 Antecedentes de la Investigacin

Para ejecutar la investigacin se tomaron como base de referencial algunos


trabajos de grado que representan un aporte para soportar el contenido terico,
adems proporcionarn soluciones que pueden ayudar a resolver la problemtica
estudiada, planteando estrategias diferentes, de manera que permitan lograr una
mayor eficiencia de los controles internos del proceso almacn-inventarios, para
garantizar el logro de los objetivos y controlar los riesgos que se puedan presentar.
Padrn Alingel, (2010). En su trabajo Sistemas de Control Interno para el
rea de Inventarios de la empresa Perfiles del Centro, C.A presentado en la
Universidad Jos Antonio Pez, para optar al ttulo de Licenciado en Contadura
Pblica, a travs del estudio se conoci que la importancia en el control de
inventarios reside en el objetivo principal de toda empresa y destaca lo siguiente: la
mejor manera de llevar un inventario es utilizando un sistema que debe constar de
normas o reglas que se deben cumplir de acuerdo a los procedimientos previamente
establecidos, los cuales luego de una serie de pasos permita obtener reportes o
informaciones para la toma de decisiones.
La investigacin concluy que las irregularidades presentadas en la empresa
Laminas Perfiles del Centro, C.A. reside a la falla de comunicacin entre los
departamentos relacionados con el almacn y las discrepancias entre las existencias
fsicas y en el sistema mejoraran con las normas y procedimientos propuestos con el
fin de obtener la confianza entre las entradas y salidas de material, a su vez propuso
una nueva distribucin de productos galvanizados en los almacenes de la empresa

15
para facilitar el control interno del inventario para la toma fsica o cualquier otra
medida de control.
Su aporte a la investigacin, es que destaca la importancia que tiene la
comunicacin entre los departamentos que tienen relacin con el inventario, esto
quiere decir que el tener un sistema de control no garantiza el xito en los procesos
que se llevan a cabo, es un conjunto de elementos lo que garantiza la eficiencia en las
actividades que realizan a diario las organizaciones de hoy en da.
Adolfo Villegas (2009). En su trabajo de grado titulado, Evaluacin del control
interno de los inventarios comerciales presentado en la Universidad de Carabobo,
para optar al ttulo de Licenciado en Contadura, este hace referencia a la auditoria de
inventario, planteando que un adecuado control interno sobre las compras requiere
que los pedidos estn autorizados y aprobados. Adems deber existir una separacin
de tareas entre quienes hagan los pedidos y quienes reciban, embarquen o
contabilicen tales operaciones, por otra parte destacan que los inventarios deben ser
contados y comparados con la contabilidad y de esta manera determinar si existen
diferencias.
Su relacin con la presente investigacin, es que aportaron algunas orientaciones
sobre los elementos que se deben incorporar en un adecuado sistema de control
interno, entre los cuales se pueden destacar: definicin de funciones y fijaciones de
responsabilidades en todas las reas y personas relacionadas con el manejo y
administracin de inventario de mercanca, disear los procedimientos para la toma
fsica de la existencia de mercanca y uso de formatos donde queden registrados cada
una de las operaciones que se realicen con el inventario.
Ros Y. (2009) lleva por ttulo Manual de formularios y procedimientos de
compra de materia prima requeridas en la Planta Elctrica CADAFE Para
optar el ttulo de Licenciada en Administracin Comercial, realizo su informe de
pasantas, en la ciudad de Valencia Estado Carabobo, presentado ante la Universidad
de Carabobo, cuyo objetivo es procesar adecuadamente la informacin requerida en
el rea de compras y de esta manera, permitir a la empresa llevar a cabo de manera

16
ordenada los procedimientos requeridos para la ejecucin de las actividades
utilizando como tcnica para la recoleccin de datos, se aplic un cuestionario a una
muestra compuesta de 20 personas, de 10 preguntas.

Su relacin en el presente informe reside en la importancia que se le tiene que dar


a los inventarios y al buen registro adecuado a las compras de mercanca.

Duno, Tirado y Mrquez (2008). Elaboraron un trabajo de investigacin titulado


Propuesta de un sistema de control interno basado en el informe COSO para
optimizar el ciclo de ventas - cuentas por cobrar - cobro. Caso de Estudio:
Benquim C.A. presentado en la Universidad de Carabobo para optar el ttulo de
Licenciados en Administracin Comercial y Contadura Pblica. La investigacin es
un proyecto Factible y se adapta dentro de la categora de diseo de campo, apoyado
en una revisin bibliogrfica, este trabajo tuvo como propsito estudiar el control
interno para mejorar el ciclo de ventas-cuentas por cobrar-cobro en base al enfoque
COSO y el objetivo general de la investigacin fue proponer un sistema de control
interno basado en el informe COSO para optimizar el ciclo de ventas - cuentas por
cobrar cobro. Caso de Estudio: Benquim C.A. Esta investigacin tiene relacin con
en el presente trabajo porque hace referencia a ciertos aspectos sobre el control
interno tales como: ambiente de control, valoracin de riesgos, actividades,
informacin, comunicacin y monitoreo.
Hurtado Karen y Bez Raquel, (2008). Desarrollaron un trabajo titulado Control
Interno, rea de inventario caso en estudio Sistema y Soluciones I , C.A. de la
Universidad Jos Antonio Pez, en el mismo destacan la importancia e influencia de
un buen control interno para proteger los intereses de una organizacin en especial el
inventario con lo cual la empresa en estudio se beneficiara y los empleados del rea
de almacn con la aplicacin de normas y procedimientos para orientar al personal
que tiene relacin directa con el almacn, en el mismo concluy que la eficacia en un
sistema de inventario es el resultado de una buena coordinacin entre las diferentes
reas de la empresa. Los controles facilitan la toma de inventario fsico y su

17
comparacin con el inventario segn libros, para poder realizar ajustes a que hubiere
lugar por los sobrantes o faltantes que se logren detectar, a su vez recomienda realizar
conteos fsicos peridicamente.
La investigacin es un aporte a la presente, ya que destaca la necesidad de
controlar las entradas y salidas de mercancas y la importancia que tiene el control
interno para una organizacin, mediante normas y procedimientos que regulen las
operaciones y resaltar la necesidad de realizar comparaciones entre el conteo fsico y
el inventario en libros.

3.2 Bases Tericas

Las bases tericas del estudio se dirigen a caracterizar los aspectos tericos
relacionados con los controles internos del proceso almacn- inventarios de una
organizacin, y la forma de evaluarlos, as como lo relacionado con las normas y
riesgos. Adems una breve definicin de los trminos bsicos utilizados en el estudio,
en funcin al anlisis de los diferentes puntos de vistas expuestos por diversos autores
del rea.

3.2.1. Estrategias
Mintzberg (1989), lo define como un plan, un patrn, posicin y perspectiva. La
estrategia es un plan que integra las principales metas y polticas de una organizacin
y a la vez, establece la secuencia coherente de las acciones a realizar, adems ayuda a
poner en orden y asignar los recursos con el fin de lograr una situacin viable y
original, as como anticipar los posibles cambios en el entorno y las acciones
imprevistas de los oponentes inteligentes. Una primera forma de clasificar las
estrategias es por su origen en:
-Emergentes (o implcitas o no planeadas): Son estrategias que surgen de manera
casual, desde cualquier nivel de la organizacin, y que muchas veces nicamente el
dueo las conoce y que se van adecuando con el tiempo.

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- Intentadas (o explicitas o no planeadas):Surgen a travs de un proceso sistemtico
y analtico desarrollado desde el ms alto nivel de la organizacin. Las estrategias son
conocidas y aceptadas por los miembros de esta.
Mintzberg (1989), la clasifica segn su desarrollo genrico de la siguiente manera:
A) Crecer: Se aplican en la creacin de opciones para negocios adicionales: Cuando
hay oportunidades que encajan con las fortalezas. Estas pueden ser: adquisicin,
fusin o alianza estratgica.
b) Consolidar: Es un intento dinmico por mantener la actual capacidad de
generacin de riqueza, mantener la participacin en el mercado y optimizar la
operacin de la empresa.

c) Contraerse: Si la empresa ha fracasado en competir exitosamente, estas estrategias


se pueden aplicar para eliminar lo inservible del sistema y quedarse solamente con lo
que genera utilidades: desinvertir.

d) Liquidar: Es la opcin cuando no se tiene ventaja competitiva alguna o no se tienen


fortalezas para anular amenazas.

e) Vegetar: Tiene como significado no reaccionar a los cambios del entorno. Estas
estrategias pueden desembocar en una estrategia de liquidacin.

Stapleton (1992), clasifica las estrategias segn el nivel de la organizacin del que
surgen y aplican:

a) A Nivel Funcional: Son estrategias especficas desglosadas para cada funcin


dentro de la empresa. As, por ejemplo, se puede hablar de estrategias de finanzas,
otro de manufactura, de calidad, de mercadotecnia. Que juntos integran o contribuyen
al plan estratgico global de la organizacin.

b) A Nivel de Negocio: Cuando una empresa est integrada por varios negocios,
unidades de negocio o empresa, en ocasiones se opta por desarrollar planes
estratgicos para cada uno de estos.

19
c) A Nivel Global: Es cuando el plan estratgico se realiza a nivel de toda la
organizacin.

d) A Nivel Corporativo: Son las estrategias a nivel de grupo de empresas.

En el caso de las estrategias de control interno propuestas para la Empresa Amal


Productos, C.A., se caracterizan, segn su origen como planeadas, puesto que, estas
surgieron del anlisis de la situacin en relacin a las debilidades y fortalezas del
procedimiento llevado a cabo para el registro de los inventarios, por consiguiente su
desarrollo fue a nivel funcional pues se trat de dificultades presentadas solo en el
rea de almacn-inventarios.

3.2.2 Control
Cepeda, G. (2001:p.101) establece que el propsito de control es, en esencia,
preservar la existencia de cualquier organizacin y apoyar su desarrollo; su objetivo
es contribuir con los resultados esperados.
La funcin administrativa de control consiste en evaluar y corregir el desempeo
de los trabajadores para asegurar que todos los objetivos y planes de la organizacin
se estn llevando a cabo.
3.2.3 Control Interno
En las organizaciones se ha incrementado en los ltimos aos la necesidad de
tener buenos controles internos que les permitan medir la eficiencia y productividad
de sus operaciones administrativas y contables, en especial si se centran en las
actividades bsicas que realizan para ser ms competitivas. Es por esta razn que
Mantilla, S (2005 P.74), define el control Interno como un proceso, ejecutado por el
consejo de directores, la administracin y otro personal de una entidad, diseado para
proporcionar seguridad razonable con miras a la consecucin de objetivos
De igual forma Millan, (2008,), ha definido el control interno bajo los
siguientes trminos:

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Consiste en una divisin e integracin de los procedimientos en
tal grado que las actividades de los distintos miembros de una
organizacin estn tan relacionadas entre s que sea de presumir
que los errores de contabilidad y las omisiones sean descubiertos
automticamente y que para cometer y ocultar un fraude sea
necesario la colisin de dos o ms personas (P.214).

La responsabilidad de crear y mantener el sistema de control interno recae sobre la


administracin de la empresa. Pero a pesar de que se tome todo el cuidado para
desarrollarlo y mantenerlo en forma adecuada, no podr considerarse como
totalmente eficaz ya que siempre estarn presentes las limitaciones inherentes; es
decir aun cuando se desarrolle un sistema ideal de control, su eficacia depende de la
competencia y confiabilidad del personal que los implemente.
3.2.4 El Propsito del Control Interno
Segn Meigs (1994) el propsito del control interno:
Es promover la operacin, utilizacin de dicho control en la
manera de impulsar hacia la eficaz eficiencia de la organizacin,
esto se puede interpretar que el cumplimiento de los objetivos de
la empresa, los cuales se pueden ver perturbados por errores y
omisiones, presentndose en cada una de las actividades
cotidianas de la empresa, vindose afectado el cumplimiento de
los objetivos establecidos por la gerencia (Pag.120).

Siempre se toma en cuenta los controles internos cuando existen en la empresa


ciertas situaciones irregulares que saben que existen pero se les escapa de las manos a
la administracin de la empresa. Por medio de este punto de vista al tener trazados los
objetivos se tiene la idea de alcance de dicho control, es decir, estableciendo que es lo
que se quiere conseguir, permitiendo encontrar ciertas ventajas que guiarn a la
empresa a mejorarlas operaciones las cuales oriente al logro de los planes ya
establecidos.
3.2.5 Objetivos del Control Interno
Segn Meigs (1994:P.178), los objetivos son los siguientes:

21
Proteger los activos en contra del desperdicio, el fraude y el uso ineficiente.
Promover la exactitud y la confiabilidad de los registros contables.
Alentar y medir el cumplimiento de las polticas de la empresa.
Evaluar la eficiencia de las operaciones. Hernndez W. y Ortiz N. (2007), sealan
los dos primeros objetivos conducen hacia los objetivos especficos del control, que
son los siguientes:

1. Integridad: Permite asegurar que se registren todas las


transacciones en el periodo al cual corresponden.
2. Existencia: Permiten asegurar que solo se registren
operaciones que afecten la institucin. Los siguientes controles
aseguran el cumplimiento del objetivo de existencia.
3. Exactitud: En todo intercambio o transaccin, existe una
consideracin acerca de las cantidades que se estn traspasando.
Bajo controles internos adecuados, los registros contables deben
ser anotados en los libros por el valor que realmente representan.
4. Autorizacin: Un adecuado control interno no puede procesar
transacciones que no se encuentren autorizadas por algn
funcionario competente. Este objetivo debe establecer los lmites
al inicio, continuacin o finalizacin de una operacin contable
con base en polticas y procedimientos establecidos.
5. Custodia: Estos objetivos se establecen para tratar de
controlar el uso o disposicin no autorizada de los activos de la
empresa.
(Pg. 28).

De lo anterior depende que una empresa o institucin debe regirse por objetivos,
ya que ellos proporcionan un sentido de direccin claro, sin ellos los individuos al
igual que las organizaciones tienden a la confusin, de la misma manera ayudan a la
evaluacin del progreso obtenido pues un objetivo claramente establecido, medible y
con una fecha especfica, fcilmente se convierte en un estndar de desempeo que
permite a los individuos evaluar sus progresos. Por lo tanto, los objetivos son una
parte esencial del control.

22
3.2.6 Caractersticas del Control Interno:
El Instituto Mexicano de Contadores Pblicos (1994), a travs de su Manual de
Normas y Procedimientos de Auditoria identifica las caractersticas del Control
Interno:
Adecuada divisin de las responsabilidades y funciones.
Suficientes registros y autorizaciones que proporcin en un control contable
razonable sobre el activo, pasivo y sobre los ingresos y gastos.
Coherencia de las responsabilidades y funciones de cada uno de los
departamentos de la organizacin.
Calidad del personal proporcional a las responsabilidades que les corresponde.

3.2.7 Elementos del Control Interno


Hernndez W, y Ortiz N. (2007), describe los elementos de un buen sistema de
control interno en:
Plan de organizacin que proporcione una apropiada
distribucin funcional de la autoridad y la responsabilidad.
Plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos
adecuados para proporcionar un buen control contables sobre
el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos.
Procedimientos eficaces con los que se lleve a cabo el plan
proyectado.
Personal debidamente instruido sobre sus derechos y
obligaciones, que han de estar en proporcin con sus
responsabilidades. (Pg. 26)
En tal sentido es necesario que exista una gerencia que asuma la responsabilidad
de la poltica general de las partes integrantes de la organizacin en un todo
homogneo y armnico, para lograr una unin que contenga las obligaciones y
necesidades de la institucin, para esto es necesario que se plantee una segregacin de
labores que defina claramente la independencia de las funciones de operacin,
custodia y registro, del mismo modo es deseable el uso de instructivos o manuales de
procedimientos, que sern de gran ayuda al personal al momento de desempear las

23
actividades diarias de la organizacin y que tienen como objetivo principal asegurar
el cumplimiento por parte del personal de las polticas diseadas por la
administracin.

3.2.8 Componentes del Control Interno

La definicin de control interno se entiende como el proceso que ejecuta la


administracin con el fin de evaluar operaciones especificas con seguridad razonable
en tres principales categoras: Efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la
informacin financiera y cumplimiento de polticas, leyes y normas. El control
interno posee cinco componentes que pueden ser implementados en todas las
organizaciones de acuerdo a las caractersticas administrativas, operacionales y de
tamao; los componentes son: un ambiente de control, una valoracin de riesgos, las
actividades de control (polticas y procedimientos), informacin y comunicacin y
finalmente el monitoreo o supervisin.

Segn Mantilla S. (2005), el control interno est compuesto por cinco


componentes interrelacionados. Se derivan de la manera como la administracin
dirige un negocio, y estn integrados en el proceso de administracin. Los mismos
son:

Ambiente de control

El ambiente de control refleja el espritu tico vigente, la responsabilidad para


encaran las actividades, la competencia del personal, as como tambin la filosofa y
el estilo de operacin de la administracin, de igual forma establece el tono de una
organizacin para influenciar la conciencia de control de su personal. El ambiente de
control es la base de todos los dems componentes del control interno, ya que sirve de
soporte de los Sistema de Control Interno, al proporcionar las condiciones fsicas,
sociales, culturales, los valores y principios requeridos para asumir el control interno
de una institucin. Un adecuado ambiente de control se verifica por:

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1. Integridad y Valores ticos

Su propsito es establecer un clima tico corporativo en todos los niveles para el


bienestar de la corporacin. Tal clima contribuye de manera importante a la
efectividad de las polticas de la compaa y de los sistemas de control, y ayuda a
influenciar la conducta que no est sujeta de la misma manera a los ms elaborados
sistemas de control.

La integridad y los valores ticos son responsabilidad de la gerencia tanto en su


determinacin como en su transmisin a los dems miembros de la organizacin y su
monitoreo; de igual forma es fundamental que la gerencia tenga bien definidos los
estndares de comportamiento y de conducta para que no quede lugar a dudas o
confusiones luego que son adquiridos por los dems miembros partcipes. La tica y
los valores ticos son elementos esenciales del ambiente de control, y afectan el
diseo, la administracin y el monitoreo de los otros componentes del control interno
en una organizacin.

2. Compromiso por la competencia

Se refiere a los conocimientos y habilidades que debe poseer el personal para


cumplir adecuadamente con sus tareas. Le corresponde a la gerencia definir los
niveles de competencia para cada puesto de trabajo y cules son las habilidades y
conocimientos que espera de quien ocupa dicho puesto. A su vez, la gerencia
determina cun bien deben ser cumplidas las tareas para contribuir al logro de los
objetivos organizacionales y no apartarse de la estrategia implantada.

3. Consejo de directores o comit de auditoria

El Directorio est integrado por un conjunto de personas que pueden ser internas o
externas a la organizacin, cuyas funciones son las de proveer autoridad, orientacin,
vigilancia y supervisin a la gerencia. El Directorio tiene autoridad para ciertas

25
decisiones claves, como son la fijacin de objetivos al nivel de la entidad y la
planificacin estratgica, y a travs de la vigilancia que realiza, se involucra
fuertemente en el Control Interno.

4. Filosofa y estilo de operacin de la administracin

La filosofa da forma a los valores, los principios y principales polticas operativas


que constituyen la base del sistema de Control Interno, pero es la direccin quien fija
los objetivos a nivel de entidad, toma acciones relativas a la estructura
organizacional, contenido y comunicacin de polticas claves y los tipos de sistemas
de planificacin e informacin que usar la organizacin; todas estas funciones
influirn o afectarn de diferente manera a la organizacin dependiendo de cmo la
direccin las ejecute.

El ambiente de control propicia la estructura en la que se deben cumplir los


objetivos y la preparacin del personal que har que se cumplan, enfrentando as los
cambios que realicen las organizaciones, orientados en parte por las tecnologas
rpidamente cambiantes. El ambiente de control de una organizacin ser tan bueno,
regular o malo como lo sean los factores que lo determinan. El mayor o menor grado
de desarrollo y excelencia de estos har, en ese mismo orden, la fortaleza o debilidad
del ambiente que generan y consecuentemente al tono de organizacin.

Evaluacin de los riesgos


Este componente aborda el tema de los riegos que las entidades enfrentan en
forma constante, los cuales deben ser evaluados tanto a nivel interno como externos a
la organizacin. Es por esta razn que el control interno establece como condicin
para la valoracin de riesgos, el establecimiento de objetivos. La valoracin de
riesgos es la identificacin y anlisis de los riesgos relevantes para la consecucin de
los objetivos, formando una base para la determinacin de cmo deben administrarse
los riesgos. Asimismo se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y

26
manejar riesgos especficos asociados con los cambios, tanto los que influyen en el
entorno de la Organizacin como en el interior de la misma.
El comit Of Sponsonring Organizations Of The Treadway Comisin(COSO)
(1992) categoriza los objetivos de la evaluacin de riesgos as: A pesar de la
diversidad de objetivos, pueden establecer ciertas categoras principales:
1. Objetivos de operaciones: Hacen referencia a la efectividad y eficiencia de las
operaciones de la entidad.
2. Objetivos de informacin financiera: Hacen referencia a la preparacin de
estados financieros publicados que sean confiables.
3. Objetivos de cumplimiento: Estos objetivos hacen referencia a la adhesin a las
leyes y regulaciones a las cuales la entidad est sujeta. La evaluacin del riesgo debe
ser un proceso continuo, una actividad bsica de la organizacin, como la evaluacin
continua de la utilizacin de los sistemas de informacin o la mejora continua de los
procesos, orientados al futuro, permitiendo a la direccin prever los nuevos riesgos y
adoptar las medidas oportunas para minimizar o eliminar el impacto de los mismos en
el logro de los resultados esperados.
Actividades de control
Las actividades de control son las polticas y los procedimientos que ayudan a
asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la directiva administrativa. Tales
actividades ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los
riesgos relacionados con la consecucin de los objetivos de la entidad. Ejemplo de
estas actividades son aprobacin, autorizacin, verificacin, conciliacin, inspeccin,
revisin de indicadores de rendimiento.

El comit Of Sponsonring Organizations Of The Treadway Comisin(COSO)


(1992) establece diferentes tipos de actividades de control delimitadas de la siguiente
forma:

1. Revisiones de alto nivel: Las revisiones se realizan sobre el desempeo actual


frente a presupuestos, pronsticos, periodos anteriores y competidores. Las

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iniciativas principales se rastrean tales como arremetidas de mercadeo,
mejoramiento de procesos de produccin y programas para contener o reducir
costos a fin de medir la extensin en la cual los objetivos estn siendo logrados.
2. Funciones directas o actividades administrativas: Los administradores
dirigen las funciones o las actividades revisando informes de desempeo.
3. Procedimiento de informacin: Se implementa una variedad de controles para
verificar que estn completos y autorizacin de las transacciones. Los datos que
ingresan estn sujetos a chequeos o acotejarse con los archivos de control.
4. Controles fsicos: Equipos, inventarios, valores y otros activos se aseguran
fsicamente en forma peridica son contados y comparados con las cantidades
presentadas en los registros de control.
5. Indicadores de desempeo: Relacionar unos con otros los diferentes conjuntos
de datos operacionales o financieros adems de analizar las interrelaciones e
investigar y corregir las acciones, sirven como actividades de control.
6. Segregacin de responsabilidades: Las diferentes responsabilidades se
dividen, o segregan, entre diferentes empleados para reducir el riesgo de error o
de acciones inapropiadas. Las actividades de control se ejecutan en todos los
niveles de la organizacin y en cada una de las etapas de la gestin, conociendo
los riesgos, se disponen los controles, los cuales ayudan a evitar o minimizar los
riegos, para ello se deben establecer y ajustar polticas y procedimientos que
ayuden a alcanzar una seguridad razonable de que se llevan a cabo en forma
eficaz las acciones consideradas necesarias para afrontar los riesgos que existen
respecto a la consecucin de los objetivos de la unidad.
Informacin y Comunicacin
Establece la manera en que se debe identificar y comunicar la informacin
pertinente a los empleados de la organizacin dentro de un lapso razonable, para que
respondan de manera eficiente con las responsabilidades asignadas. Los sistemas
producen reportes conteniendo informacin operacional, financiera y de
cumplimiento que hace posible conducir y controlar la organizacin. Dichos sistemas

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no slo manejan datos generados internamente, sino tambin informacin sobre
acontecimientos externos, actividades y condiciones relevantes para la toma de
decisiones de gestin as como para la presentacin de informacin a terceros.

Todo el personal debe recibir y entender el mensaje de la alta direccin, de que las
obligaciones en materia de control, ya que si no se conoce el sistema de control, los
cometidos especficos y las obligaciones en el sistema, es probable que surjan
problemas. As como es necesario que todos los empleados conozcan el papel que les
corresponde desempear en la organizacin (funciones y responsabilidades), es
imprescindible que cuenten con la informacin peridica y oportuna que deben
manejar para orientar sus acciones en armona con los dems, hacia el mejor logro de
los objetivos.

Segn El comit Of Sponsonring Organizations Of The Treadway Comisin


(COSO) (1992), la comunicacin debe desencadenar los siguientes pasos:

La efectividad con la cual se comunican los deberes de los empleados y


responsabilidades de control.
Establecimiento de canales de comunicacin para que la gente reporte sus
asuntos indeseables sospechados.
Receptividad por parte de la administracin frente a las sugerencias de los
empleados respecto de maneras de aumentar la productividad, la calidad u otros
mejoramientos similares.
Suficiencia de la comunicacin a lo largo de la organizacin y la totalidad y
oportunidad de la informacin y su suficiencia para permitir que la gente se
descargue efectivamente de sus responsabilidades. Adems de una buena
comunicacin interna, es importante destacar una eficaz comunicacin externa
que favorezca el flujo de informacin necesaria, y en ambos casos importa
contar con medios eficaces, dentro de los cuales tan importantes como los
manuales de polticas, memorias, canales formales e informales, resulta la

29
actitud que asume la direccin en el trato con sus subordinados. Una entidad
con una historia basada en la integridad y una slida cultura de control no
tendr dificultades de comunicacin.
Supervisin o monitoreo
Es un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del
sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de monitoreo o
evaluaciones peridicas. Estas actividades incluyen tanto las actividades normales de
direccin y supervisin, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la
realizacin de sus funciones. Es necesario supervisar continuamente los controles
internos para asegurar que el proceso funciona segn lo previsto. Esto es muy
importante porque a medida que cambian los factores internos y externos, controles
que una vez resultaron idneos y efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar a
la direccin la razonable seguridad que ofrecan antes. Las actividades de monitoreo
permanentes incluyen actividades de supervisin realizadas de forma continua,
directamente por las distintas estructuras de direccin.
3.2.9 Limitaciones del Control Interno
El control interno sirve para proteger a la empresa o institucin de fraudes y
asegurar la confiabilidad de los datos contables, pero tambin es cierto que existen
limitaciones en cualquier sistema de control interno, como lo son errores que pueden
cometerse en la ejecucin de los procedimientos de control, como resultado de
descuidos, incomprensin de las instrucciones, o de otros factores humanos.

Segn Gmez, G (2001) establece una serie de limitaciones del control interno:

Nunca garantiza el cumplimiento de sus objetivos.


Solo brinda seguridad razonable.
El costo est ligado al beneficio que proporciona.
Se puede presentar errores humanos por malentendidos, descuidos o fatiga.
Potencialidad de colusin para evadir controles que dependen de la segregacin
de funciones.

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Violacin u omisin de la aplicacin por parte de la alta direccin.
3.2.10 Inventario
El inventario es una relacin ordenada de bienes y existencias de una entidad o
empresa, a una fecha determinada. Contablemente es una cuenta de activo circulante
que representa el valor de las mercancas existentes en un almacn.
Segn Millar (2000 P.580) establece que los inventarios es algunos de los
problemas de contabilidad ms difciles, tanto en teora como en la prctica.
As mismo la contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para
los sistemas de contabilidad de mercanca, porque la venta del inventario es el
corazn de la organizacin. El inventario es por lo general, el activo mayor en sus
balances generales, y los gastos por inventario, llamados costos de mercancas
vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Es de hacer notar que las empresas dedicadas a la compra y venta de mercanca,
por ser esta su principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones,
necesitaran de una constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios,
lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares
relacionadas con esos controles.
Es importante destacar que los inventarios son importantes para los fabricantes en
general, vara ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composicin
de esta parte del activo es una gran variedad de artculos, y es por eso que se han
clasificado de acuerdo a su utilizacin en los siguientes tipos:

Inventario de Materia Prima


Comprende los elementos bsicos o principales que entran en la elaboracin del
producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artculos (materia
prima) y materiales, los que sern sometidos a un proceso para obtener al final un
artculo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la
produccin se les considera Materia Prima, ya que su uso se hace en cantidades los
suficientemente importantes del producto terminado. La materia prima, es aquel o

31
aquellos artculos sometidos a un proceso de fabricacin que al final se convertir en
un producto terminado.

Inventario de Productos en Proceso


Consiste en todos los artculos o elementos que se utilizan en el actual proceso de
produccin, es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un
grado intermedio de produccin y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos
indirectos inherentes al proceso de produccin en un momento dado.

Inventario Productos Terminados


Son aquellos artculos o productos transferidos por el departamento de produccin
al almacn de productos terminados por haber estos alcanzado su grado de
terminacin total y que a la hora de la toma fsica de inventarios se encuentren aun en
los almacenes, es decir, los que todava no han sido vendidos. El nivel de inventarios
de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel
est dado por la demanda.

Inventario de Materiales y Suministros


En el Inventario de materiales y suministros se incluye:
Materias primas secundarias, sus especificaciones varan segn el tipo de
industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento
de agua.
Artculos de consumo destinados para ser usados en la operacin de la
industria, dentro de estos artculos de consumo los ms importantes son los
destinados a las operaciones, y estn formados por los combustibles y
lubricantes, estos en las industrias tiene gran relevancia.
Los artculos y materiales de reparacin y mantenimiento de las maquinarias y
aparatos operativos, los artculos de reparacin por su gran volumen necesitan
ser controlados adecuadamente, la existencia de estos varan en relacin a sus
necesidades.

32
3.2.11 Control Interno de los Inventarios
Segn Catacora, F (2001) El control de los inventarios implica
un seguimiento estricto sobre las cantidades que se manejan a
travs de las entradas y salidas de inventario. Para el proceso
administrativo de las cantidades ingresadas y despachadas, se
implantan controles que son instrumentados a travs de
formularios que controlan las cantidades que son recibidas o
despachadas a travs de las operaciones de ingreso y de salida
(P.280)

Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios segn Guajardo
C. (1995), incluyen:

Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no


importando cual sistema se utilice.
Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y
procedimientos de despacho.
Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo,
dao descomposicin.
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no
tiene acceso a los registros contables.
Mantener registros de inventarios continuos.
Comprar el inventario en cantidades moderadas.
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir
situaciones de dficit.
No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo,
evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artculos
innecesarios. (Pag.37)
El concepto de control interno, tal como se aplica a los inventarios, requiere la
separacin de las responsabilidades de custodia y contabilidad, la aplicacin de
buenos mtodos de direccin de empresas y de almacenamiento para impedir

33
acumulaciones de existencias, deterioros, cada en desuso de artculos y perdidas
fraudulentas por hurto o malversacin.

Los controles empleados para prevenir el fraude en los inventarios de una empresa
se basan en una distribucin global de las funciones de compra, recepcin,
almacenamiento, tesorera y contabilidad. Consisten en ejercer unas medidas de
proteccin fsica y en mantener una contabilizacin eficaz. Puede que estos controles
no sirvan para impedir todos los fraudes posibles pero, por lo general, deberan
detectarlos antes de que se ocasionen unas prdidas demasiado grandes.

3.2.12 Administracin de los Inventarios


La administracin de inventario implica la determinacin de la cantidad de
inventario que deber mantenerse, la fecha en que debern colocarse los pedidos y las
cantidades de unidades a ordenar.
Segn Schroeder, R (1992; P.391) La Administracin de los Inventarios se
encuentra entre las funciones ms importantes de la administracin de operaciones
porque el inventario requiere gran cantidad de recursos de capital
La administracin de los inventarios debe establecer unos objetivos para lograr
mantener los niveles ptimos de inventario, establecer una rotacin adecuada del
mismo e implantar polticas y medidas que vayan acorde con los intereses de la
empresa como un todo.
3.2.13 Almacn
Al respecto, Romero (1995P.213) define el almacn como: el lugar donde se
depositan o guardan mercancas, repuestos, suministros, etctera, y gozan de una gran
importancia. Se puede decir que el almacn es una unidad de servicio de la
estructura orgnica y funcional, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia y
control de abastecimiento de materiales y productos.
Segn Morante P. (2005 P.42), el almacn es un lugar especialmente estructurado
y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable

34
de la empresa, antes de ser requeridos para la administracin, la produccin o la venta
de artculos o mercancas.
Es gracias a ellos que se realizan las operaciones y actividades necesarias para
suministrar los materiales o artculos en condiciones ptimas de uso y con
oportunidad, de manera de evitar paralizaciones por falta de ellos o inmovilizaciones
de capitales por sobre existencias.
3.2.14 Principios Bsicos del Almacn
Los siguientes principios son bsicos para todo tipo de almacn:
La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse
siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacn.
El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de
recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el
control de inventarios.
Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida
(ambas con su debido control).
Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los
movimientos del almacn (Entradas y salidas) y a programacin de y control
de produccin sobre las existencias.
Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre
comn y conocido de compras, control de inventario y produccin.
La identificacin debe estar codificada.
Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e
identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su
ubicacin. Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas
correspondientes de registro y control.
Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por personal ajeno al
almacn.

35
Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin
autorizada segn sistemas existentes.
La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est
asignada a l, y estar restringida al personal autorizado por la gerencia o
departamento de control de inventarios.
La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder
realizar modificaciones pertinentes con mnima inversin.
Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar.
La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales.
El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento
propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones
de operacin.
Cada uno de los principios mencionados es de gran importancia para que un
almacn cumpla con los objetivos establecidos y mantenga un nivel razonable de
control interno, que le permita un buen desenvolvimiento en sus operaciones y
actividades diarias.

36
3.3. Definicin de Trminos Bsicos
Activo: Conjunto de bienes y derechos reales y personales sobre lo que tienen
propiedad.
Almacenamiento: Accin y resultado de poner o guardar las cosas en un almacn.
Almacenista: Personal encargado de la colocacin y acomodo de los materiales
dispuesto para almacenaje.
Auditoria: Examen objetivo, sistemtico, profesional e independiente aplicado a una
organizacin por un auditor completo.
Componentes del Control Interno: Gua de accin a los fines de enviar fallas o
debilidades que puedan ser reportados en el informe de evaluacin del sistema
financiero (Declaracin sobre Normas de Auditoria N 78, SAS78).
Controles: Planes de organizacin, mtodos y procedimientos cuya misin es la
salvaguarda de los bienes activos existentes en una empresa.
Cuestionario: Instrumento de investigacin, el cual se utiliza de modo preferente en
el desarrollo de una investigacin.
Eficacia: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera en los objetivos
planteados.
Eficiencia: Capacidad de utilizar de la mejor manera los recursos para lograrlos
objetivos.
Entrega: Accin y efecto de entregar.
Evaluacin: Mide y corrige comportamientos actuales para asegurar que estos se
estn logrando y as detectar las fallas que se presenten en los procesos como una
medida para la bsqueda de posibles soluciones.
Kardex: Herramienta que permite imprimir reportes que resumen la informacin
sobre las transacciones de inventario de una compaa o institucin con el fin de
realizar un seguimiento de los movimientos de los inventarios y los costos de los
bienes que se encuentran en los almacenes.
Materiales: Elementos agrupados en un conjunto los cuales, o puede ser, usado con
algn fin especfico.

37
Mercanca: Productos de trabajo destinado a satisfacer alguna necesidad del hombre.
ormas: Reglas u ordenacin del comportamiento humano dictado por la autoridad
competente del caso.
Polticas: Proceso y actividad orientada, ideolgicamente, a la toma de decisiones de
un grupo para la consecucin de unos objetivos.
Procedimiento: Serie de actos en que se concreta la actuacin para la realizacin de
un fin.
Recepcin: El flujo rpido del material que entra al almacn.
Sistema: Conjunto de elementos interrelacionados e interactuantes entre s.
Sistema de Control Interno: Elementos organizacionales interrelacionados e
interdependientes, buscan sinergias y armnicamente alcanzar los objetivos y
polticas.
Stock: Conjunto de mercancas en depsito o reserva.
Suministros: Materiales de cada organizacin o empresa obtenidos por medio de sus
respectivos proveedores.

38
CAPTULO IV

FASES METODOLGICAS

Los objetivos especficos que plantea la presente investigacin, se desarrollaron


posteriormente, por lo que a continuacin se describen los instrumentos de medicin
que se aplicaron en su ejecucin.

4.1 FASE I: Diagnostico de la situacin actual del proceso de almacn-


inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.

En esta fase se emple la tcnica de observacin directa, para captar todo lo


relacionado a las actividades que se realizan en el Departamento de Almacn-
Inventario; y en todas aquellas unidades de trabajo, relacionados con el destino de la
mercanca existente para as, determinar los factores que intervienen en los procesos
de requisicin, orden de compra, entrada, registro, almacenamiento y salidas, de la
mercanca con el fin de establecer las causas y efectos por medio de un estudio
descriptivo, que se originan por la ausencia de un buen control interno.

La observacin directa permiti organizar la informacin obtenida con la finalidad


de conocer cmo estn distribuidas las responsabilidades, acciones y procedimientos
para poder detectar las debilidades existentes.

Segn Arias, (2006), la observacin directa es una tcnica que consiste en


visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemtica, cualquier hecho,
fenmeno o situacin que se produzca en la naturaleza o sociedad, en funcin de unos
objetivos de investigacin preestablecidos (P.69).

Segn lo expuesto, la informacin obtenida debe ser en gran detalle y con


objetividad, las mismas surgieron a travs de la aplicacin de un cuestionario, el cual

39
es definido por Hernndez, Fernndez y Baptista (2006), en los siguientes trminos:
Tal vez sea el instrumento ms utilizado para recolectar los datos, consiste en un
conjunto de preguntas respecto de una o ms variables a medir. (P.310).

As para la presente investigacin, el cuestionario est constituido por diecisiete


(17) preguntas con dos opciones de respuestas (Si o No), para facilitar el manejo
estadstico de los datos, con el propsito de obtener informacin general de las
funciones y el proceso de control interno del Departamento de Almacn-Inventarios.

Al respecto segn Arias, (2006) define la poblacin o universo como: Es un


conjunto finito o infinito de elementos con caractersticas comunes, para los cuales
sern extensivas las conclusiones de la investigacin, esta queda delimitada por el
problema y por los objetivos del estudio. (P.81). As mismo Arias, (2006) seala que
la muestra, es un subconjunto representativo y finito que se extrae de la poblacin
accesible. (P.83).

La poblacin estuvo constituida por ochenta y cinco (85) personas, los cuales son
empleados directos de la empresa.

El tipo de muestreo utilizado es el muestreo intencionado o sesgado, puesto que


fueron seleccionados los trabajadores considerados ms representativos, debido al
conocimiento de sus funciones en la empresa. La muestra la conformaron siete (07)
personas que trabajan de manera directa con el proceso que involucra el inventario de
mercanca de la empresa Amal Productos, C.A., y los mismos trabajan en la
Subdireccin de Apoyo Administrativo, Planificacin, y Control de Gestin.

4.2 FASE II: Descripcin de las debilidades y fortalezas encontradas en el


proceso de Almacn-Inventarios de la Empresa Amal Productos, C.A.

En esta fase se examin el proceso que se realiza en el Departamento de


Almacn-Inventarios con la finalidad de identificar las debilidades y fortalezas que se

40
presentan en el rea; y la falta de uniformidad en los procedimientos, as como la
efectividad de sus procesos.

Cuya informacin obtenida se realizo por medio de un estudio documental,


definido por Arias (2006), bajo el siguiente concepto: La investigacin documental
es un proceso basado en la bsqueda, anlisis, critica e interpretacin de datos
secundarios, es decir, los obtenidos y registrados por otros investigadores en fuentes
documentales: impresas, audiovisuales o electrnicas (P.27).

La revisin documental fue verificada con la informacin que revelo el estudio


de campo descriptivo y desarrollado en la Fase I, en el cual se llevo a cabo el
Diagnostico de la situacin actual del Proceso de Almacn- Inventarios y de esta
manera se describieron las debilidades y fortalezas que deben implementarse para
optimizar su funcionamiento.

Con base en ello, se configuro el Marco Referencial Conceptual, donde se ubican


los antecedentes relacionados al presente estudio, las Bases Tericas y la Definicin
de Trminos Bsicos.

4.3 FASE III: Diseo de Estrategias de Control Interno para optimizar el


proceso de Almacn-Inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.

En esta fase se procede a disear estrategias que deben poseer todos los atributos
necesarios para que su uso pueda mejorar el desarrollo de las actividades
administrativas y contables en el departamento, de manera que se logre optimizar el
control interno a su vez cubrir las expectativas de la empresa.

41
CAPITULO V

A LISIS DE LOS RESULTADOS

Esta etapa, de carcter tcnico, involucra la introduccin de cierto tipo de


operaciones ordenadas y estrechamente relacionadas entre ellas, que facilitaron la
realizacin de interpretaciones significativas de los datos que se obtuvieron mediante
la aplicacin del cuestionario a la muestra seleccionada.

En este sentido, esta fase de desarrollo del informe de pasantas, comprende


adems de la incorporacin de algunos lineamientos generales para el anlisis e
interpretacin de los datos, su codificacin y tabulacin; sus tcnicas de presentacin
y el anlisis estadstico que se introdujeron a los mismos.

Tal como lo refiere Mndez (1995), El propsito del anlisis es resumir las
observaciones llevadas a cabo de forma tal que proporcione respuestas a las
interrogantes de investigacin (P. 127). Asimismo, se permiti visualizar las
debilidades y fortalezas para el proceso de control interno en el inventario de
insumos, para as desarrollar el segundo objetivo especfico de esta investigacin, y
de esta manera analizar los procesos de control interno y como ltimo objetivo
especfico de esta investigacin, se emiten conclusiones acerca de la situacin actual
del control interno para el proceso de Almacn Inventarios de la Empresa Amal
Productos, C.A.

A continuacin se presentan los resultados arrojados en funcin de la


aplicacin de los instrumentos, los resultados fueron organizados, tabulados y
analizados de acuerdo a la naturaleza del instrumento y su correspondencia con los
objetivos de la investigacin.

42
FASE I: Diagnostico de la situacin actual del proceso de almacn-
inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.

tems 1 Tiene usted conocimiento de la cantidad exacta de mercancas


que se encuentra en la empresa?
Cuadro 1 Conocimiento de la cantidad de mercancas que existe en la
empresa
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 01 14%
NO 06 86%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejas (2012).

Grfico 1: Conocimiento de la cantidad de mercancas que existe en la empresa

De las personas encuestadas el 14% seal que tiene conocimiento de la


cantidad exacta de mercancas que se encuentra en la empresa, mientras que el 86%
restante seal lo contrario. A travs de este resultado se puede evidenciar que es
menor la proporcin de personas que conocen las cantidades exactas de mercancas
que posee la empresa, lo que denota que no existe una divulgacin del control que se
realiza sobre el inventario.

43
tems 2 Existe una tarjeta kardex para cada tipo de mercancas?

Cuadro 2Existencia de una tarjeta kardex


ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 02 29%
NO 05 71%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejas (2012).

Grfico 2: Existencia de una tarjeta kardex

De las personas encuestadas el 29% seal que existe una tarjeta kardex para
cada tipo de mercancas, mientras que el 71% restante seal lo contrario. A travs de
este resultado se puede indicar que no todas las personas han observado la existencia
de la tarjeta kardex, por lo que se puede inferir que no se encuentran ubicadas en el
sitio que les corresponde de acuerdo a cada mercanca, lo que dificulta su llenado y
control de las cantidades que se encuentran en el almacn.

44
tems 3 Se encuentra clasificada la mercanca dentro del almacn?

Cuadro 3Clasificacin de la Mercanca dentro del almacn


ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 00 0%
NO 07 100%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejas (2012).

Grfico 3:Clasificacin de la Mercanca dentro del almacn

El 100% de las personas encuestadas sealaron que no existe una clasificacin


de la mercanca dentro del almacn. En este resultado se puede destacar que no existe
un orden de la mercanca dentro del almacn, por lo que es frecuente encontrar dentro
del mismo productos de distinta categora en un mismo lugar, situacin que ha trado
como consecuencia tardanzas en la entrega de la mercancas o que muchas veces se
haya dejado de vender un producto por pensar que no haba, cuando en realidad
estaba fuera de su lugar.

45
tems 4 La mercanca se encuentra en el lugar que se ha destinado de
acuerdo a su tipo?

Cuadro 4Ubicacin de la mercanca en el lugar que se ha destinado de


acuerdo a su tipo
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 00 0%
NO 07 100%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejas (2012).

Grfico 4: Ubicacin de la mercanca en el lugar que se ha destinado de acuerdo a


su tipo.
El 100% de las personas encuestadas sealaron que la ubicacin de la
mercanca no se encuentra en el lugar que se ha destinado de acuerdo a su tipo. Este
resultado ratifica el de la pregunta anterior, existe en la empresa productos que se
encuentran fuera del lugar para el cual se le destin; trayendo como consecuencia que
al momento de entregar una mercanca el almacenista se demore ms tiempo que el
que le corresponde, tratando de buscar la misma por todo el almacn.

46
tems 5 La mercanca de menor circulacin se encuentra ubicada en los
lugares menos accesibles dentro del almacn?

Cuadro 5 Ubicacin de la mercanca de menor circulacin


ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 02 29%
NO 05 71%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejas (2012).

Grfico 5: Ubicacin de la mercanca de menor circulacin

De las personas encuestadas el 29% seal que la mercanca de menor


circulacin se encuentra ubicada en los lugares menos accesibles dentro del almacn,
mientras que el 71% restante seal lo contrario. A travs de este resultado se
constata que no existe un ordenamiento de la mercanca de acuerdo a su rotacin, lo
que aunado a la falta de orden en el almacn, ha ocasionado dificultades en la gestin
del mismo tales como encontrar mercancas o reportar si las cantidades estn llegando
a su margen mnimo crtico

47
tems 6Existe control de la documentacin que se maneja en el almacn?

Cuadro 6Control de la documentacin que se maneja en el almacn


ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 00 0%
NO 07 100%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejas (2012).

Grfico 6:Control de la documentacin que se maneja en el almacn

El 100% de las personas encuestadas sealaron que no existe control de la


documentacin que se maneja en el almacn. A travs de este resultado se puede
evidenciar que existen deficiencias en la gestin de los documentos relativos a la
recepcin y entrega de mercancas y control de las existencias, por lo que justifica el
hecho que el personal del almacn en su mayora desconozca cules son las
cantidades por cada rubro que realmente existen en el mismo.

48
tems 7 El registro contable relacionado con la existencias en la empresa,
se encuentran actualizado?

Cuadro 7Actualizacin de los registros contables relacionados con las


existencias
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 03 43%
NO 04 57%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejas (2012).

Grfico 7: Actualizacin de los registros contables relacionados con las


existencias

De las personas encuestadas el 43% seal que el registro contable


relacionado con la existencias en la empresa, se encuentran actualizado, mientras que
el 57% restante seal lo contrario. Este resultado demuestran que para la mayora de
las personas hace falta introducir en el sistema contable algunas salidas de mercancas
del almacn, esto bsicamente porque se ha evidenciado que muchas veces se han
introducido cdigos en el sistema de venta de mercancas cuando en realidad
pertenecan a otra similar, lo que ha ocasionado retrasos en el registro y actualizacin
de la contabilidad.

49
tems 8Se realizan inventarios peridicos de las mercancas existentes en
la empresa?

Cuadro 8 Realizacin de inventarios peridicos de las mercancas


existentes en la empresa
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 05 71%
NO 02 29%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejas (2012).

Grfico 8: Realizacin de inventarios peridicos de las mercancas


existentes en la empresa

De las personas encuestadas el 71% seal que se realizan inventarios


peridicos de las mercancas existentes en la empresa, mientras que el 29% restante
seal lo contrario. A travs de este resultado se puede evidenciar que aunque los
inventarios son realizados, existe dentro de la empresa personal de nuevo ingreso que
no tiene conocimiento de esta realidad, esto implica que este tipo de personal debe ser
capacitado en todo el proceso de elaboracin de inventarios, previo a la fecha de
ejecucin de esta actividad.

50
tems 9Existen discrepancias entre las cantidades de mercancas que se
encuentran registradas en el software contable y lo que se encuentra fsicamente en la
empresa?

Cuadro 9 Discrepancias entre las cantidades de mercancas que se


encuentran registradas en el software contable y lo que se encuentra fsicamente en la
empresa
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 07 100%
NO 00 00%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejas (2012).

Grfico 9 Discrepancias entre las cantidades de mercancas que se


encuentran registradas en el software contable y lo que se encuentra fsicamente en la
empresa.

El 100% de las personas encuestadas sealaron que no existe control de la


documentacin que se maneja en el almacn. Este resultado ratifica lo obtenido
anteriormente, la no clasificacin y ordenamiento de la mercanca ha ocasionado que
los registros documentales no coincidan con lo que se encuentra en el software
informtico, lo que ha trado como consecuencia que exista desconfianza en los
informes contables que guardan relacin directa con el inventario.

51
tems 10Se lleva un registro de las salidas de mercancas que se efectan
a diario en la empresa?
Cuadro 10 Registro de las salidas de mercancas que se efectan a diario
en la empresa
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 04 57%
NO 03 43%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejas (2012).

Grfico 10Registro de las salidas de mercancas que se efectan a diario en


la empresa

De las personas encuestadas el 57% seal que se lleva un registro de las


salidas de mercancas que se efectan a diario en la empresa, mientras que el 43%
restante seal lo contrario. Este resultado demuestra que no todo el personal tiene
como poltica registrar las salidas de mercancas del almacn, razn que justifica que
los registros contables no coincidan con la documentacin de la empresa.

52
tems 11 Las salidas de mercancas coinciden con la facturacin de la
empresa?
Cuadro 11 Coincidencia de la salida de mercancas con la facturacin de
la empresa
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 00 00%
NO 07 100%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejas (2012).

Grfico 11Coincidencia de la salida de mercancas con la facturacin de la


empresa.

El 100% de las personas encuestadas sealaron que las salidas de mercancas


no coinciden con la facturacin de la empresa. A travs de este resultado se puede
ratificar lo obtenido a travs de la pregunta anterior, existen ventas de mercancas que
no registradas debidamente, bien sea porque no se realizan dentro de los lmites
temporales establecidos o porque se han introducido cdigos de mercancas errneos.

53
tems 12Las entradas de mercancas coinciden con la facturacin que envan los
proveedores?

Cuadro 12Coincidencia de la entradas de mercancas con la facturacin


que envan los proveedores
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 00 00%
NO 07 100%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejas (2012).

Grfico 12Coincidencia de la entradas de mercancas con la facturacin


que envan los proveedores

El 100% de las personas encuestadas sealaron que las entradas de


mercancas no coinciden con la facturacin que envan los proveedores. Al igual que
en el resultado anterior se puede evidenciar que se han cometido errores en la
recepcin de la mercanca, notndose que la mercanca se recibe sin la debida
verificacin de toda la documentacin, as como registro de codificacin errada o de
forma tarda. Lo que ha trado como consecuencia, discrepancias entre el
departamento de almacn, compras y cuentas por pagar.

54
tems 13Existe en la empresa un mtodo de valoracin del inventario?
Cuadro 13Existencia de un mtodo para la valoracin del inventario
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 00 00%
NO 07 100%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejas (2012).

Grfico 13Existencia de un mtodo para la valoracin del inventario

El 100% de las personas encuestadas sealaron que no existe un mtodo de


valoracin del inventario. Este resultado demuestra que no se ha establecido un
mtodo para conocer con certeza cunto es el valor real de cada mercanca que
pertenece al inventario dentro de la empresa.

55
tems 14 Consideras que el manejo actual del inventario ha trado
prdidas monetarias para la empresa?
Cuadro 14 Prdidas monetarias por el manejo actual del inventario
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 07 100%
NO 00 00%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejas (2012).

Grfico 14 Prdidas monetarias por el manejo actual del inventario.

El 100% de las personas encuestadas sealaron que el manejo actual del


inventario ha trado prdidas monetarias para la empresa. Este resultado muestra
cmo las debilidades encontradas en la gestin del inventario ha ocasionado que en
muchas ocasiones se adquieran mercancas que por no encontrarse en el lugar que se
le destin dentro del almacn se consider que debera ser adquirida y sin embargo ya
existan en cantidades superiores a los criterios mnimos para su compra, incurriendo
esta organizacin en un gasto innecesario para ese momento

56
tems 15La venta de mercancas se ha visto afectada por el manejo actual
del inventario?
Cuadro 15 Influencia del manejo del inventario en la venta de mercancas
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 07 100%
NO 00 00%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejas (2012).

Grfico 15Influencia del manejo del inventario en la venta de mercancas.

El 100% de las personas encuestadas sealaron que la venta de mercancas se


ha visto afectada por el manejo actual del inventario. A travs de este resultado se
puede evidenciar que muchos clientes han quedado insatisfechos con la tardanza en la
entrega de la mercanca que han adquirido y por lo tanto no regresan al
establecimiento comercial.

57
tems 16 Consideras que existe desorganizacin en la empresa respecto
al manejo del inventario?

Cuadro 16 Desorganizacin de la empresa respecto al manejo del


inventario
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 07 100%
NO 00 00%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejas (2012).

Grfico 16 Desorganizacin de la empresa respecto al manejo del


inventario.

El 100% de las personas encuestadas sealaron que existe desorganizacin en


la empresa respecto al manejo del inventario. Este resultado ratifica el diagnstico
realizado a travs de preguntas anteriores donde se ha evidenciado el hecho de no
realizar los registros correspondientes en las entradas y salidas de mercancas,
deficiente manejo de la documentacin y mala ubicacin de la mercanca.

58
tems 17 Consideras que se debe implementar un control para el manejo
de inventario en la empresa?
Cuadro 17 Necesidad de implementar un control para el manejo de
inventario en la empresa
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 07 100%
NO 00 00%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejas (2012).

Grfico 17Necesidad de implementar un control para el manejo de


inventario en la empresa

El 100% de las personas encuestadas sealaron que se debe implementar un


control para el manejo de inventario en la empresa. Este resultado constituye una
fortaleza para el presente estudio, debido a que el personal que labora en el
Departamento de Almacn reconociendo las debilidades presentes en la gestin de
inventarios podra colaborar con la implementacin de las actividades de control que
se propondrn en este informe de pasantas. Adems el sistema de control interno
contribuir a la superacin de las debilidades encontradas en el diagnstico, entre los
cuales se destaca el correcto manejo de la documentacin inherente al almacn.

59
Por otra parte, se evidencio a travs de la Observacin Directa mediante la lista
de cotejo que la empresa presenta en el departamento de Almacn-Inventario la
siguiente situacin:

LISTA DE COTEJO

ASPECTOS EVALUADOS SI O

Conoce la Cantidad exacta de Mercanca que se encuentra en


la Empresa

Llevan un Registro de las salidas de Mercanca que se


Efectan a diario en la Empresa

Hay una tarjeta Kardex para cada tipo de Mercanca

Esta Actualizado el Registro Contable relacionado con la


mercanca existente de la Empresa

Hacen Inventarios Peridicos de la Mercanca existente en la


Empresa

Coinciden las Salidas de Mercanca con la Facturacin de la


Empresa

Hay Discrepancia entre la Mercanca Registrada en el Sofware


Contable y la que se encuentra fsicamente en la Empresa.
Existe un Mtodo de Valoracin de Inventarios en la Empresa

Deberan Implementar un Control para el Manejo de


Inventarios en la Empresa

Autor:Mejas (2012)

60
Fase II. Descripcin de las debilidades y fortalezas del proceso de almacn-
inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.

Con la finalidad de diagnosticar las debilidades y fortalezas del proceso


almacn inventarios de la empresa Amal Productos, C.A. se elabora el cuadro N 18
donde se puede realizar una comparacin entre estos dos factores; tomando como
base lo obtenido a travs de la aplicacin de la encuesta al personal que labora dentro
del rea de almacn en esta organizacin.

Cuadro 18Fortalezas y Debilidades


Fortalezas (F) Debilidades (D)
F1: Elaboracin de inventarios peridicos D1: Desconocimiento de la cantidad de
F2: Personal acorde con la mercanca existente en la empresa
implementacin de un control para el D2: Falta de conocimiento de existencia
manejo de inventario. de una tarjeta kardex
D3: Falta de clasificacin de la mercanca
en el almacn
D4: Desorden en el almacn
D5: Falta de control sobre la
documentacin
D6: Falta de actualizacin de los registros
contables
D7: Discrepancias entre las existencias
en el software contable y las cantidades
en fsico
D8: Debilidades en el registro de las
salidas de mercancas.
D9:Descontrol en la salidas de
mercancas
D10: Carencia de un mtodo para la
valoracin de inventarios
D11:Prdidas monetarias para la empresa
D12: Afectacin a la venta de mercancas

Autor:Mejas (2012)

61
4.2.3 FASE III: Diseo de Estrategias de Control Interno para optimizar el
proceso de Almacn-Inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.

A travs del diagnstico realizado y del anlisis de los factores internos que
afectan a la gestin de almacn inventarios de la empresa Amal Productos, C.A., se
desarrollan a continuacin las actividades de control interno:

Las acciones a desarrollar con la finalidad de mejorar las condiciones de


almacn e inventario en la empresa Amal Productos, C.A., son las siguientes:

Actividad de Control 1: Definir las funciones del personal de almacn:

Funciones del Jefe del Almacn

Es el encargado de asignar las responsabilidades del personal a su cargo


Se encarga de la supervisin de la entrada y salida de materiales en el
almacn
Verifica la codificacin y registro de mercancas que ingresa al almacn.
Elabora en conjunto con el jefe de compras la programacin anual de las
adquisiciones para la dotacin del almacn.
Supervisa la clasificacin y organizacin de la mercanca en el almacn.
Elabora rdenes de compra para la adquisicin de materiales e informa a
la unidad de compras.
Supervisa los niveles de existencia de inventario, tanto los mximos
permitidos cmo los mnimos
Debe mantener actualizados los registros en el software de inventarios
Revisa, firma y consigna inventarios en el almacn.
Supervisa la entrega de la mercanca a los clientes de la empresa.
Realiza y/o coordina inventarios en el almacn.
Lleva el control de mercanca despachada contra mercanca en existencia.

62
Establece mtodos de trabajo, registro y control en el almacn.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier
anomala.

Funciones del Auxiliar de Almacn

Archiva requisiciones de mercancas, requisiciones de compra, guas de


despacho y rdenes de entrega.
Realiza reportes diarios de entrada y salida de material del almacn.
Efectuar los recibos y despachos de los objetos segn requisiciones y
documentos que soportan la actividad.
Almacenar los objetos aplicando las tcnicas y normas de seguridad e
higiene establecidas.
Preparar la carga de acuerdo con su naturaleza, medio de transporte y
destino.
Manejar los equipos y medios de transporte segn normas y plan de
operacin.
Cargar y descargar los objetos segn normas tcnicas establecidas por la
organizacin.

Actividad de Control 2: Solicitud de Mercancas

Con la finalidad de solicitar la mercanca que permita mantener un stock en el


almacn se deben mantener los siguientes parmetros.

1. Debe mantenerse un control de los lmites mximos y mnimos que se desea


mantener en la empresa para asegurar su operatividad, de acuerdo al
formato de la figura N 3

63
AMAL PRODUCTOS , C.A.
HOJA DE CO TROL DE EXISTE CIAS
ombre
Cantidad Cantidad
Del Cdigo Fecha Existencia
Mxima Mnima
producto

Figura 3:Formato de Control de Existencias en el Almacn


Autor: Mejas (2012)

2. El Jefe de almacn deber llenar diariamente el formato de la figura N 1,


de acuerdo a la cantidad de mercanca que se encuentra diariamente en l,
una vez finalizado el da.

3. Cuando por concepto de salidas de mercancas la existencia de un


determinado producto se aproxima a la cantidad mnima establecida, el jefe
de almacn debe solicitar ante el departamento de compras y por escrito, la
adquisicin de esa mercanca, de acuerdo al formato de la figura N 4.

AMAL PRODUCTOS , C.A.


REQUISICI DE MERCA CAS
Cdigo Descripcin Marca Cantidad Prioridad
Requerida

Figura 4: Formato de Requisicin de Mercancas


Autor: Mejas (2012)

64
Actividad de Control 3: Elaboracin de procedimientos que permitan
el control de entradas de mercanca al almacn de Amal Productos, C.A.

Con este procedimiento lo que se espera es regular las actividades que se deben
llevar a cabo para controlar las entradas de mercanca al almacn, de igual forma se
indica cul es el personal de la empresa involucrado en esta actividad. Por lo tanto, a
continuacin en el cuadro N 19 se muestra el procedimiento a seguir para lograr la
recepcin de mercancas en el almacn, posteriormente en la figura N 5 se indica el
diagrama que representa el procedimiento mostrado en el cuadro N 19.

65
Cuadro 19Procedimiento a seguir para lograr la recepcin de la mercanca
Responsable Actividad Procedimiento
Proveedor Llega al almacn
Entrega de la
Entrega la orden de compras y la factura la jefe de
documentacin
almacn
Recibe la factura y la coteja con la informacin
contenida en la orden de compras
Si no existe correspondencia
1. Le explica al proveedor los errores
encontrados y no recibe la mercanca
2. Elabora un informe sobre las causas de
devolucin de la mercanca y enva una
copia a compras.
Si existe correspondencia
Verificacin de la
Recibe la factura y procede a la revisin de la
mercanca
mercanca: donde verificar si la misma
cumple con las caractersticas que requiere la
Jefe de empresa.
Almacn Si todo est en orden, firma la factura y obtiene
una copia de ella
Si no est en orden, rechaza la mercanca que est
fuera de especificaciones y recibe la factura con
una nota indicando que es provisional por
inconformidad en algunos de los rubros.
Archiva la copia de la factura en la carpeta
correspondiente
Enva el original de la factura al departamento de
Gestin de los
contabilidad
documentos
Recibe la factura por parte del Jefe de Almacn
Le indica al auxiliar de almacn que ordene la
mercanca segn corresponda
Recibe la mercanca desembarcada de los
camiones
Introduce la mercanca en el almacn
Coloca la mercanca en el lugar destinado para tal
Auxiliar de Recepcin de la fin
Almacn Mercanca Llena las tarjetas kardex de cada mercanca,
indicando cul es la cantidad de productos que
entr.
Archiva la documentacin en las carpetas
asignadas para tal fin
Asistente de
Recepcin de Recibe las facturas y rdenes de compra por parte
Cuentas por
documentacin del jefe de almacn
Pagar
Autor: Mejas (2012)

66
Por su parte en la figura N 5 se muestra el diagrama de flujo que soporta a este
procedimiento.

Figura 5: Procedimiento para la recepcin de mercancas


Autor:Mejas (2012)

67
Actividad de Control 4 ormas para el Almacenamiento de
Mercancas

Los parmetros deben regir esta actividad, son los siguientes:

1. La mercanca debe ser colocada en el lugar dentro del almacn que est
destinado para tal fin.

2. Al recibir la mercanca, debe ser ingresada al software de inventarios,


con la finalidad de mantener actualizada la informacin que all se
encuentra.

3. Debe existir una supervisin mensual del orden dentro del almacn.

4. Se realizar un inventario fsico semestral, en los meses de enero y


agosto y se cotejar la informacin encontrada con las existencias en el
software administrativo de inventarios.

5. Las mercancas de mayor rotacin para Amal Productos, C.A; debern


colocarse en los lugares ms accesibles; mientras que los de menor
rotacin en zonas ms lejanas o ms altas.

6. Deber existir en el almacn un lugar especfico para los productos ms


pesados, tales como juegos de recibo, juegos de comedor, dormitorios,
entre otros.

7. Toda mercanca debe estar identificada.

8. Los contenedores de mercancas (bolsas, cajas, entre otros), una vez


desocupados no deben permanecer dentro de rea de almacn.

9. La mercanca debe estar almacenada por lneas: blanca, marrn, sonido,


entre otros.

68
Actividad de Control 5 Procedimientos para la Salida de Mercanca
del Almacn

Antes de elaborar el procedimiento es necesario sealar cules son los


parmetros que deben regir esta actividad:

1. El vendedor debe llenar el formulario de solicitud de mercancas

2. El cajero debe verificar que la mercanca vendida se rebaje efectivamente


del software administrativo.

3. Se debe llenar el formulario de despacho de mercancas

4. En las situaciones donde, debido a su volumen, la mercanca deba ser


retirada de los almacenes; en ese caso la salida solo se realizar si se
presenta la orden de despacho, acompaada con la factura previamente
cancelada por el cliente.

5. Al finalizar el da, los supervisores de rea cotejarn los productos


vendidos, de acuerdo a factura; con las tarjetas de existencias que se
encuentran en cada producto

6. Al finalizar el da, cada vendedor o supervisor de rea debe verificar que


cada mercanca permanezca en su lugar.

7. Si existiese algn producto colocado por error en otro sitio, debe ubicarse
en los espacios destinados para la misma.

Procedimiento

A continuacin en el cuadro N 20 se muestra el procedimiento a seguir para


la salida de las mercancas cuando son productos que no se encuentran dentro del
almacn, tales como electrodomsticos o muebles en general.

69
Cuadro 20 Procedimiento para la salida de mercancas cuando el
producto no se encuentra dentro del almacn

Responsable Actividad Procedimiento

Adquisicin de Desea comprar un producto determinado dentro


Cliente
mercancas del almacn

Llena la nota de despacho y le indica al cliente que


se dirija a la caja a fin de cancelar el producto

Le lleva al cajero la nota de despacho y el


Verificacin de producto si es un electrodomstico. Si es de mayor
Vendedor existencias de volumen llama a los despachadores para que
mercancas ubiquen la mercanca en la puerta de despacho.

Al finalizar el da, el vendedor debe anotar en la


tarjeta kardex la mercanca que ha vendido, de
acuerdo a su talonario de notas de despacho.

Registra la mercanca en el software de caja,


verificando que ha introducido el cdigo
Cajero Cobranza correspondiente al producto que est cobrando.

Emite factura con copia, original para el cliente y


copia para el despachador

Recibe el juego de facturas, coteja la informacin


de la factura con los productos que ha adquirido el
cliente.

Encargado Si existen discrepancias regresa la mercanca a


Orden de Salida
de la Salida caja y el juego de facturas

Si todo est correcto, firma y sella el original y la


copia de la factura, entrega el original al cliente y
la copia la archiva en la carpeta del da.

Autor:Mejas (2012)

70
Por su parte en la figura N 6 se muestra el diagrama de flujo del
procedimiento a seguir para la salida de mercancas que no se encuentra dentro del
almacn

Figura 6: Procedimiento para la salida de mercancas cuando no est dentro del


almacn
Autor:Mejas (2012)

71
Por su parte a continuacin se muestra el procedimiento para la salida
de mercancas que se encuentran dentro del almacn

Cuadro 21 Procedimiento para la salida de mercancas cuando el


producto se encuentra dentro del almacn

Responsable Actividad Procedimiento

Adquisicin de Desea comprar un producto determinado dentro


Cliente
mercancas del almacn

Llena la nota de despacho y le indica al cliente que


Verificacin de se dirija a la caja a fin de cancelar el producto
Vendedor existencias de
mercancas Indica al personal de almacn que deben buscar la
mercanca solicitada.

Emite factura con copia, original para el cliente y


Cajero Cobranza
copia para el despachador

Recibe del cliente la copia de las facturas

Auxiliar de Salida de Busca la mercanca solicitada


almacn Mercancas
Entrega la mercanca y la copia de la factura al
jefe de almacn para su revisin.

De estar correcto firma y sella la factura y entrega


Jefe de la mercanca al cliente
Verificacin
Almacn Rebaja la mercanca entregada del software de
inventarios.

Autor: Mejas (2012)

Por su parte en la figura N 7 se muestra el diagrama de flujo del


procedimiento a seguir para la salida de mercancas que se encuentran dentro del
almacn

72
Figura 7: Procedimiento para la salida de mercancas cuando est dentro del
almacn
Autor: Mejas (2012)

73
Actividad de control 6: Procedimientos para realizar el conteo de la
mercanca:

Esta actividad tiene como propsito definir los pasos a seguir para realizar el
conteo fsico de la mercanca, sin embargo en primer lugar es conveniente sealar
cules son los parmetros que deben regir esta actividad.

1. Para realizar el conteo de la mercanca es necesario que la tienda est


cerrada.

2. El personal involucrado debe estar constituido por los trabajadores del


almacn, el personal de compras y el de contabilidad.

3. Se har un listado de mercanca, donde se indicar adems la


ubicacin que debe tener la misma dentro del almacn; esto con la
finalidad de que se realice con mayor facilidad el inventario.

4. Se abrirn todas las cajas para verificar que se encuentre el producto


dentro de ella, encaso de electrodomsticos.

5. Para realizar el conteo de mercanca, el personal debe llevar una lista


pre diseada donde se encuentren todos los productos de la tienda

6. El conteo de mercanca se debe realizar cada seis (06) meses, en enero


y agosto

Procedimiento

A continuacin en el cuadro N 22 se muestra el procedimiento a seguir para


el conteo de las mercancas en el almacn

74
Cuadro 22 Procedimiento para el conteo de la mercanca

Responsable Actividad Procedimiento

En los meses de enero y agosto, enva un


Jefe de
Solicitud de Inventario comunicado a los departamentos
Almacn
involucrados

Recibe el comunicado

Suspenden las actividades y proceden al


contaje de mercancas

Se distribuyen la lista de verificacin entre


las personas asistentes al contaje de la
mercanca
Departamento
de almacn, Desarrollo del Cuenta la mercanca y anota las cantidades
compras y Inventario existentes en cada rubro
contabilidad
Verifican que las cantidades coincidan con
lo establecido en el software
administrativo contable

SI: finaliza el contaje para ese rubro


NO: se vuelve a contar ese rubro para
verificar la cantidad

Contabilidad Informe Recibe los formatos de la contabilizacin


de la mercanca y realiza el informe

Autor:Mejas (2012)

Por su parte en la figura N 8 se muestra el diagrama de flujo del


procedimiento a seguir para la contabilizacin de mercancas

75
Figura 8: Procedimiento para la contabilizacin de mercancas

Autor:Mejas (2012)

76
Con la finalidad de que se implemente adecuadamente las actividades de control
propuestas, se deben seguir los siguientes pasos relacionados con el control y la
comunicacin

a. Distribuir al personal de almacn los formularios propuestos para el control


de entradas y salidas de mercancas

b. Realizar minutas con los resultados obtenidos de el conteo fsico de las


mercancas

c. Divulgar el contenido de los procedimientos propuestos a fin de que el


personal conozca cul es la metodologa a seguir en cada una de las
actividades que se desarrollan en el almacn.

Por otra parte es importante el monitoreo de dichas actividades, para ello se


debe:

a. Comprobar al final de la semana que las notas de despacho de mercanca en el


almacn, coincidan con la facturacin de la empresa

b. Comprobar mensualmente que las notas de entrada de mercancas, coincidan


con las facturas que han enviado los proveedores

c. Comprobar semestralmente que las cantidades existentes en el software de


almacn, coincidan las cantidades en fsico, que hay en el almacn y en las
zonas de exhibicin.

d. Establecer acciones correctivas y oportunas de cualquier desviacin detectada


entre lo planificado y lo ejecutado.

77
CO CLUSIO ES

Una vez concluido este informe de pasantas producto del anlisis e


interpretacin del autor, y al finalizar el desarrollo de las fases metodolgicas
relativas al control interno del almacn inventario en la empresa Amal Productos,
C.A., se llegan a las siguientes conclusiones:

1. El personal desconoce cul es la cantidad exacta de mercanca que se


encuentra en los almacenes de la empresa por lo que se infiere que no hay
un control de las existencias en la empresa.

2. Adems no todas las personas conocen de la existencia de una tarjeta kardex


en la empresa lo que ha facilitado el descontrol en las entradas y salidas de
mercancas en el almacn de esta empresa.

3. La mercanca no est clasificada, ni ubicada en su lugar dentro del


almacn, esto ha ocasionado tardanzas en la entrega de mercancas a los
clientes de la empresa

4. Existen debilidades en el control de la documentacin inherente a la gestin


que se realiza en el almacn.

5. Desde el punto de vista contable, se encontr que no existe el conocimiento


por parte de todo el personal inherente a la gestin del almacn sobre la
actualizacin de los registros contables.

6. No todo el personal interviene en la elaboracin de inventarios peridicos


dentro de la empresa

7. Adems desde el punto de vista de gestin de la documentacin, se pudo


indicar que existen discrepancias entre la mercanca encontrada en el
software contable y las que se encuentran fsicamente en la empresa.

78
8. Se encontraron debilidades en el control de las salidas de productos en el
almacn, tales como registros de las salidas y facturacin de productos
dentro de la empresa.

9. Por lo anterior expuesto, no existe un sistema de control interno que


permitiera controlar las actividades que se desarrollan en almacn.

10. Este control interno se desarrollaron seis (06) actividades de control


dirigidas al control de la mercanca que entra y sale del almacn, as como
para la elaboracin y valoracin de inventarios.

79
RECOME DACIO ES

Con la finalidad de llevar a cabo de forma exitosa las actividades de control


inherentes al control de inventarios, se recomiendan las siguientes acciones:

1. Realizar inventarios semestrales en la empresa y cotejar el conteo fsico con


lo que se encuentra en el reporte encontrado en el sistema de inventarios
existente en la empresa, debe existir adems luego de ese contaje fsico, un
control mensual de las existencias, cotejando semanalmente las facturas
emitidas con las notas de salidas emitidas desde el almacn.

2. Mostrar a todos los trabajadores del almacn el modelo de la tarjeta kardex


existente en sus almacenes, y proporcionarles la capacitacin que se
requiere para llenarlas apropiadamente, destacando la importancia que esta
accin tiene para el control de la mercanca.

3. Implementar un programa de orden y limpieza en los distintos almacenes


que posee la empresa Amal Productos, C.A., a fin de procurar que cada
producto se encuentre en el lugar que se destin para tal fin.

4. Mantener un control estricto de la documentacin inherente a la gestin del


inventario.

5. Mantener una comunicacin directa, constante y efectiva con el personal


que labora en el departamento de contabilidad, con la finalidad de mantener
al da los registros contables.

6. Involucrar a todo el personal del almacn, compras y contabilidad en el


contaje fsico de la mercanca que se encuentra en el almacn.

80
7. Semanalmente cotejar la informacin que se encuentra en el software de
inventarios, con la informacin fsica evidenciada a travs de las facturas y
las notas de salida del almacn.

8. Crear la cultura que toda la salida del almacn sea registrada en los
formatos destinados para tal fin, formatos que debe tener la firma del jefe de
almacn, el sello y la fecha de salida de esa mercanca del almacn.

9. Implementar todas las actividades de control propuestas en este informe de


pasantas.

81
REFERE CIAS

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lnea] Disponible en: http://es.scribd.com/doc/11564726/Guia-1-Introduccion-
Recibo[Consulta]Julio,2012

84
A EXOS

85
A EXO 1

CUESTIO ARIO

Items CRITERIO SI O

1 Tiene usted conocimiento de la cantidad exacta de


mercancas que se encuentra en la empresa?

2 Existe una tarjeta kardex para cada tipo de mercancas?

3 Se encuentra clasificada la mercanca dentro del almacn?

4 La mercanca se encuentra en el lugar que se ha destinado de


acuerdo a su tipo?

5 La mercanca de menos circulacin se encuentra ubicada en


los lugares menos accesibles dentro del almacn?

6 Existe control de la documentacin que se maneja en el


almacn?

7 El registro contable relacionado con la existencias en la


empresa, se encuentran actualizados?

8 Se realizan inventarios peridicos de las mercancas


existentes en la empresa?

9 Existen discrepancias entre las cantidades de mercancas que


se encuentran registradas en el software contable y lo que se
encuentra fsicamente en la empresa?

10 Se lleva un registro de las salidas de mercancas que se


efectan a diario en la empresa?

11 Las salidas de mercancas coinciden con la facturacin de la


empresa?

12 Las entradas de mercancas coinciden con la facturacin que

86
envan los proveedores?

13 Existe en la empresa un mtodo de valoracin del inventario?

14 Consideras que el manejo actual del inventario ha trado


prdidas monetarias para la empresa?

15 La venta de mercancas se ha visto afectada por el manejo


actual del inventario?

16 Consideras que existe desorganizacin en la empresa


respecto al manejo del inventario?

17 Consideras que se debe implementar un control para el


manejo de inventario en la empresa?

87