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RESUMEN
PRESENTACIN
Otro de los aspectos importantes que se ha logrado, es identificar las apreciaciones del
personal tcnico ms calificado de nuestra institucin en temas de ejecucin de proyectos sobre la
organizacin administrativa que se tiene en la actualidad, as mismo el clima laboral en la que se
desenvuelven. Estos resultados permiten plantear y replantear nuevas pticas por parte de los
gobiernos locales de nuestra provincia y la Regin del Cusco en temas de administracin y gestin
pblica de calidad al servicio de la poblacin en general.
Cabe precisar que las propuestas de solucin planteadas en el presente documento han sido
analizados por mi persona y enriquecidas con las experiencias de profesionales que tiene
experiencia en ejecucin de proyectos en el marco del SNIP, por lo que no lo considero absolutos,
por el contrario es un aporte que puede ser enriquecido por otros profesionales que deseen
cooperar para lograr una mejor gestin administrativa de nuestras instituciones municipales y
regionales.
El Autor.
PRIMERA PARTE
METODOLOGIA
1.1. OBJETIVOS
N
ORDEN PROBLEMA
GRAFICO N 02.- ORDEN DE PROBLEMAS IDENTIFICADOS DESDE EL MAS GRAVE AL MENOS GRAVE - PORCENTAJE
Falta de reuniones de
Coordinacion por Areas
3%
Problema en la atencion de la
Personal Administrtivio no Unidad de Logistica
capacitado en las diferentes 35%
Areas
10%
Falta de Flujogramas y
Fases de Provesos
Administrativos no
establecidos por Tiempos
7%
Deficiente Comunicacin
con las Zonales para
Acciones Administrativas
2%
Rendimientos de Mano de
Obra bajos
2%
SEGUNDA PARTE
TERCERA PARTE
En los siguientes cuadros se observan los problemas identificados y las alternativas de solucin propuestas por esta dependencia.
1. PROBLEMA EN LA ATENCIN EN LA COMPRA Y/O CONTRATACIN DE BIENES Y SERVICIOS POR PARTE DE LA UNIDAD DE LOGSTICA.
2. SOBRE VALORACIN DE PRECIOS DE BIENES Y SERVICIOS POR PARTE DE LA UNIDAD DE LOGSTICA.
ALTERNATIVA DE SOLUCIN:
1. La Jefatura de la Unida de Abastecimiento determinar un da a la semana para realizar trabajo interno, los que incluyen organizacin y
planeamiento de actividades semanales, ejecucin de lanzamiento de procesos, actualizacin de documentacin administrativa, entre
otros.
2. Establecer un listado interno de proveedores o Cartera de Proveedores especializados por rubros (Base de datos de proveedores) los
cuales de acuerdo a Ley debern estar inscrito en el Registro Nacional de Proveedores (RNP), para la atencin de los requerimientos
solicitados por la Municipalidad, de esta forma se garantiza la entrega del bien/servicio en los tiempos establecidos y con la calidad
demandada por el rea usuaria, cabe aclarar que esta base de datos o listado de proveedores no es requisito para la participacin de
procesos de seleccin que la Institucin Municipal convoque, esta lista de proveedores es discrecional y gratuita.
3. Establecer horarios y das de entrega de cotizaciones a los proveedores incorporados en listado interno de proveedores o Cartera de
Proveedores especializados por rubros (Base de datos de proveedores) de acuerdo a las especializaciones declaradas, para una atencin
pronta de bienes y/o servicios considerando como premisa: precio racional y tiempo de entrega ptimo, generando con ello la reduccin
de riegos en la ejecucin de proyectos.
4. Elaborar un estudio de posibilidades de precios y condiciones que ofrece el mercado de bienes y servicios tanto en entrega en almacn
central o caso contrario con entrega puesto en obra considerando para ello todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones,
pruebas y si fuera el caso costos laborales, de manera racional y coherente u otros costos adicionales necesarios para la atencin de
acuerdo al requerimiento por parte del rea usuaria, este estudio ser desarrollado en funcin del anlisis de los niveles de
comercializacin a partir de las especificaciones tcnicas o trminos de referencia y los costos estimados en el Plan Anual de
Contrataciones.
5. El estudio de posibilidades de precios y condiciones que ofrece el mercado de bienes y servicios con precios reales deben ser
actualizados cada tres meses, de esta manera, los requerimientos solicitados por el rea usara tendrn un precio referencial actualizado,
siendo este un filtro importante para controlar costos excesivos de bienes y/o servicios exigidos por parte de algunos proveedores.
6. A la determinacin de los precios reales establecidos por la Unidad de Abastecimiento esta base de datos debe ser socializada, a todas
las unidades, rganos de Lnea o dependencias de la Municipalidad que requieran la atencin de bienes y/o servicios de esta manera
las solicitudes de requerimiento contara un precio referencial ms actualizado, coherente y real, maximizando el valor del dinero de los
contribuyentes en las contrataciones que realicen la Municipalidad.
7. Incorporar los precios de bienes y/o servicios establecidos por la Unidad de Abastecimiento mediante un estudio de posibilidades de
precios y condiciones que ofrece el mercado de bienes y servicios en la elaboracin de estudios de pre inversin e inversin (perfil, pre
factibilidad, factibilidad, expediente tcnico o Plan de negocios), logrando de esta manera sincerar los presupuestos totales del proyecto,
reduciendo la posibilidad de ampliaciones presupuestales adicionales de obra por precios excesivos en la etapa de ejecucin de obra.
8. Determinar claramente la responsabilidad de la unidad de Abastecimiento en la determinacin del precio referencial y del rea usuaria
la verificacin de la calidad de los bines y /o servicios solicitados y entregados por los proveedores, sin embargo debe quedar establecido
que la unidad ejecutora al dar visto bueno para el pago del bien o servicio tambin est dando conformidad al precio y con ello
asumiendo una responsabilidad compartida de la calidad del bien y/o servicio as como del precio pagado por ello.
9. La Unidad de Abastecimiento y la Unidad de Almacn debe contar con profesionales y/o especialistas en los aspectos tcnicos de
insumos, materiales herramientas u otros requeridos por el rea usuaria, enmarcados en las especificaciones tcnicas y/o trminos de
referencia. de esta manera se agilizara las compras y/o contratacin de servicios generando un filtro adicional que permita una atencin
gil por parte de los proveedores considerando un precio racional, calidad ptima y especificaciones tcnicas exigidas por el rea usuaria.
10. Toda Institucin tiene como parte fundamental del xito al factor humano por ello el personal que forma parte de la unidad de
Abastecimiento debe ser personal capacitado en aspectos tcnicos referidos a las normas de contratacin de bienes y servicios del
Estado, en temas de atencin al pblico, relaciones interpersonales, ya que esta dependencia siempre ha sido considerada sensible y
propensa a observaciones, por ello la relacin servidor pblico poblacin debe regirse a parmetros de respeto, trato humano, trabajo
bajo presin, profesionalismo y control emocional del servidor pblico, en el caso del equipo de la Unidad de Abastecimiento deben ser
capacitados en los principios generales del derecho pblico: Principio de promocin del desarrollo humano, moralidad, libre
concurrencia y competencia, imparcialidad, razonabilidad, eficiencia, trasparencia economa, vigencia tecnolgica, trato justo e
igualitario, equidad y sostenibilidad ambiental.
11. Establecer un flujo grama por cada tipo de proceso de seleccin establecido por ley que incorpore tiempos, el que deber ser socializado
con todas las reas de la Municipalidad para su seguimiento y cumplimiento, de esta manera se prever los tiempos desde la solicitud
de requerimiento hasta la fecha de atencin del bien y/o servicio por parte de la Unidad de Abastecimiento al rea usuaria.
12. El rea usuaria deber definir de manera clara las caractersticas, condiciones cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que
requiera para el cumplimiento de sus funciones, siendo estas: Especificaciones tcnicas (para bienes, suministros u obras a contratar) o
Trminos de referencia (caractersticas tcnicas y condiciones en que se ejecutaran los servicios y de consultora), de esta manera se
garantizara en esta etapa el cumplimiento de los plazos por cada tipo de proceso de seleccin.
ALTERNATIVA DE SOLUCIN:
1. Determinar un PIA real para el ao fiscal, en la que se incluya proyectos de impacto a los cuales debern asignarles el presupuesto
necesario para el cumplimiento de metas y objetivos.
2. Identificar proyectos que no tengan la aceptacin de la poblacin o que su ejecucin no genere desarrollo significativo en la zona de
intervencin, para su liquidacin, esto permitir dosificar recursos en otros PIPs que si contribuyan al desarrollo econmico local.
3. Que las instancia encargadas de la ejecucin de los PIP establezcan el monitoreo permanente de las rutas crticas para de esta manera
establecer estrategias para su correccin, evitando con ello las ampliaciones presupuestales que se generen.
4. Establecer un sinceramiento presupuestal y una priorizacin de intervencin con PIPs para garantizar la culminacin de obras de impacto
en la poblacin.
ALTERNATIVA DE SOLUCIN:
1. Que la Unidad de Recursos Humanos se establezcan tiempos exactos para abonar los sueldos al personal obrero y tcnico de la
Institucin.
2. Capacitar al personal responsable de ejecutar las planillas de pago y todo el proceso administrativo para el abono de haberes del personal
municipal.
3. Establecer sanciones a personal de las instancias encargadas del pago de sueldo por el incumplimiento de plazos y procedimientos para
un pronto depsito en las cuentas de los trabajadores de la Municipalidad.
ALTERNATIVA DE SOLUCIN:
1. La Oficina de Planeamiento y Presupuesto, Gerencia de Administracin y Finanzas y sus dependencias junto con la participacin de las
Gerencias de Lnea establezcan un flujo grama da cada actividad administrativa que se ejecute en la Municipalidad, que incluya tiempos
y plazos de manera clara y precisa
2. La Directiva y los parmetros establecidos en el documento de Gestin deber ser aprobados por las reas responsables y visadas por
Asesora Legal para su aprobacin en Sesin de Consejo.
3. Difundir el documento de gestin y emanar la implementacin y cumplimiento del mismo por parte de las instancias que forman parte
de la Municipalidad.
ALTERNATIVA DE SOLUCIN:
1. Determinar la cantidad total de inmuebles propiedad de la Municipalidad, identificando de manera detallada a todas aquellas que
tengan deficiencia de saneamiento fsico.
2. Determinar de acuerdo a la importancia e impacto aquellos inmuebles que sean prioritarios para ejecutar acciones de saneamiento
fsico legal.
3. Establecer un cronograma anual de procesos de saneamientos los cuales deben estar vinculados al Presupuesto Institucional de la
Municipalidad y en coordinacin con la Gerencia General y la Alta Direccin, de esta manera se garantiza su ejecucin de manera tcnica,
financiera y poltica de los bienes de la Institucin.
ALTERNATIVA DE SOLUCIN:
1. Incorporar al Staff de formuladores de las UFs a profesionales que tengan amplia experiencia en la ejecucin de proyectos permitiendo
de esta manera, que los PIPs sean ms precisos y reales de acuerdo a experiencias de campo.
2. Establecer una base de datos exactos de costos de fletes, insumos, materiales de acuerdo a la realidad de cada zonal.
3. Determinar en base a la experiencia de ejecucin de los actuales proyectos los rendimientos por cada zona el cual ser corroborado por
los rganos ejecutores de la institucin.
4. Antes de su aprobacin el PIP elaborado deber ser revisado por el rea encargada de su ejecucin para determinar opinin tcnica de
aspectos vinculados a la Ingeniera del proyecto que permitan una mayor precisin en relacin a presupuesto total y especificaciones
tcnicas para el cumplimiento de objetivos.
5. Proponer un sistema de calificacin de Formulador y Evaluadores de PIP con certificacin similar al que exige OCSE, siendo este un
requisito para que todo profesional forme parte de este equipo de trabajo.
ALTERNATIVA DE SOLUCIN:
1. El rea de Recursos Humanos deba efectuar capacitaciones al personal administrativo que labora en la institucin de acuerdo a las
competencias y labores que ejecutara, siendo estos administrativos, marco legal, funciones especficas.
2. La Unidad de Recursos Humanos establezca Charlas de Motivacin y trato al Usuario de esta manera la atencin a la poblacin ser
mejorada y la calidad del servicio permitir generar una nueva imagen institucional de la actual gestin.
3. Establecer Convenios con Instituciones del estado que permitan el Intercambio de experiencias en la Gestin Municipal y que sean
compartidas con el personal que labora en la Municipalidad.
ALTERNATIVA DE SOLUCIN:
3. Determinar sistemas de comunicacin, verbal, fsico y virtual a travs de las tecnologas informticas actuales en cada zonal, para ello
deber implementarse unidades descentralizadas con personal capacitado permitiendo de esta manera una comunicacin ms rpida
y efectiva entre las instancias y personal de la institucin.
4. Elaborar una base de datos geo referenciada por programas y proyectos que desarrollan los rganos ejecutores de la Municipalidad,
para ello debern crear la unidad de informacin geogrfica de proyectos de Inversin.
5. Sistematizar la experiencia desarrolladas en los ltimos 10 aos en relacin a la ejecucin del PIP en el Marco del SNIP para su evaluacin,
y propuestas para las futuras inversiones con dineros del Estado.
6. Capacitar al personal que labora en la Municipalidad en atencin en primeros auxilios y sistemas de seguridad laboral, siendo este un
requisito para formar parte del plantel de funcionarios y servidores municipales.
7. Estandarizar los paquetes tecnolgicos para su ejecucin en la zona, para ello aplicar el principio de tecnologas adaptables y experiencias
propias de la institucin, las que debern ser corroboradas por el sector competente y las instituciones privadas de experiencia en el
rubro.
AUTOR
Ingeniero Agrnomo
Tropical egresado de la
Universidad Nacional de
San Antonio Abad del
Cusco.