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1. Tablasde Datos 3
1.1. Introduccin 3
1.2. Crearuna Tabla 4
1.3. Modificarlos Datosde unaTabla 5
1.4. Modificarla Estructura deuna Tabla 7
1.5. Estilodeuna Tabla 8
1.6. OrdenarunaTabla deDatos 9
1.7. Filtraruna Tabla 10
1.8. Funcionesde Bases de Datos 13
1.9. Crearun resumende Datos 19
1.10. Criterios de Filtrado 20
2. TablasDinmicas 22
2.1. Crearuna tabla dinmica 22
2.2. AplicarFiltros a una tabla dinmica 25
2.3. ObtenerPromediosdeuna tabla dinmica 25
2.4. Grficoscon tablas dinmicas 26
3. Caractersticasavanzadasde Excel 28
3.1. Formasde Cambiar unFormato 28
3.2. DefinirFormatosPersonalizados 30
3.3. FormatoCondicional 33
3.4. LaValidacin de Datos 36
3.5. Enlazary Consolidar hojas 38
3.6. Excele Internet 40
4. Macros 43
4.1. Introduccin 43
4.2. Crearuna macroautomticamente 44
4.3. Ejecutar una macro 45
4.4. Crearuna macromanualmente 47
4.5. Guardar un archivocon macros 48
1.1. Introduccin
UnatablaenExcelesunconjuntodedatosorganizadosenfilasoregistros,enlaquelaprimerafila
contienelascabecerasdelascolumnas(losnombresdeloscampos),ylasdemsfilascontienenlos
datosalmacenados.Escomounatabladebasededatos,dehechotambinsedenominanlistasdeba
se
dedatos.Cadafilaesunregistrodeentrada,portantopodremoscomponercomomximounalistacon
255campos y65535 registros.
Lastablassonmuytilesporqueademsdealmacenarinformacin,incluyenunaseriedeoper
aciones quepermiten analizar y administrar esos datos de formamuycmoda.
Entre las operaciones msinteresantes que podemos realizar con las listastenemos:
-Ordenarlalos registros.
-Filtrar el contenidode la tablapor algn criterio.
-Utilizar frmulas para la lista aadiendo algntipo de filtrado.
-Crearun resumende los datos.
-Aplicar formatosa todos los datos.
Lastablasde datos, yase usaban en versionesanteriores de Excel, pero bajo
eltrminoListasdedatos. Inclusoencontrars, que en algunos cuadros dedilogo, se refirealas
Paraabrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en lalista para que est
activa, y pulsar enel icono Formulario .
Comoestaopcin no estdirectamentedisponible en laCinta de opciones, podemos
aadirla a la Barrade acceso rpido,de la formaque yavimos. Pulsando el BotnOffice >
Opciones de Excel > Personalizar, yAgregarel icono Formulario..., en la seccinde
Comandosque no estnenla cinta deopciones.
ParabuscarunregistroyposicionarnosenlpodemosutilizarlosbotonesBuscaranterioryBus
ar sobreOrdenar...yescogerelcriteriodeordenacinobienpulsarsobreunodelosbotones
de
laseccinOrdenaryfiltrarparaquelaordenacinseaascendenteodescendenterespectivamente.
Estosbotonestambinestndisponiblesaldesplegarlalistaqueaparecepulsandolapestaajuntoal
encabezado de la columna.
Para ordenarlalistapormsdeuncriteriodeordenacin,porejemploordenarlalistapor
elprimerapellidomslafechadenacimiento,enlapestaaDatos,pulsamossobre
Ordenar...nosapareceelcuadrodedilogoOrdenardondepodemosseleccionarlos
camposporlosquequeremosordenar(pulsandoAgregarNivelparaaadiruncampo),si
ordenamossegnelvalordelacelda,oporsucoloroicono(enOrdenarSegn),yel
Criteriodeordenacin,dondeelegimossielordenesalfabtico(AaZoZaA)osigueel ordende
unaListapersonalizada.Porejemplo,sienlacolumnadelatablaseguardanlosnombresde
dasdelasemanaomeses,laordenacinalfabticanoseracorrecta,ypodemosescogerunalista
dondeseguardenlosvaloresposibles,ordenadosdelaformaquecreamosconveniente,yaselcriteri
o deordenacin seguirel mismo patrn.
1.7. FiltrarunaTabla
Filtrar el contenido de la tabla
Filtrar unalistano es ni msni menosque de todos los registrosalmacenados en latabla,
seleccionar aquellos que se correspondancon algn criterio fijadopor nosotros.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar unalista.
-Utilizando el Filtro (autofiltro).
-Utilizando filtros avanzados. Utilizar el Filtro.
Parautilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadasalas cabeceras
de campos(podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaa Datosmarcando o
desmarcando el botn Filtro).
Sipulsamos, por ejemplo, sobre laflecha del campo 1er Apellido, nos aparece un
mendesplegable comoeste,donde nos ofreceuna seriedeopcionespara realizar el filtro.
FuncinBDCONTAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios).
Cuentalasceldasquecontienenunnmeroenunadeterminadacolumna(campo),consideran
do nicamente las filasque cumplanuna determinadacondicin.
rango_datos:es el rangode celdas que componenla base dedatos o lista donde se
quiere contar.
nombre_campo:indica el nombredel campo que contiene los valoresa contar.
rango_criterios:eselrangodeceldasquecontienenlacondicinquedebencumplirlosregistr
osque entran en el recuento.
Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Aos";A2:F2)Como resultado obtenemos -->2
FuncinBDCONTARA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios).
Cuentalasceldasquecontienenunvalor(quenoseablanco)enunadeterminadacolumna(cam
Ennuestrocasoestafuncintendraelmismoresultadoquelaanterior,puesenlacolumnaaos
todos los registrostienen completos sus datos.
FuncinBDMAX(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Devuelveelvalormximoencontradoenunadeterminadacolumna(campo),considerandoni
camente lasfilasque cumplanuna determinadacondicin.
rango_datos:es el rangode celdas que componenla base dedatos o lista.
nombre_campo:indica el nombredel campo que contiene los valoresa utilizar enel
clculo.
rango_criterios:eselrangodeceldasquecontienenlacondicinquedebencumplirlosregistr
osque entran en el clculo.
Ejemplo: BDMAX(A5:F14;"Beneficio";A1:A3)Como resultado obtenemos -->123
FuncinBDMIN(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Devuelveelvalormnimoencontradoenunadeterminadacolumna(campo),considerandoni
camente lasfilasque cumplanuna determinadacondicin.
rango_datos:es el rangode celdas que componenla base dedatos o lista.
nombre_campo:indica el nombredel campo que contiene los valoresa utilizar enel
clculo.
rango_criterios:eselrangodeceldasquecontienenlacondicinquedebencumplirlosregistr
osque entran en el clculo.
Ejemplo: BDMIN(A5:F14;"Beneficio";A1:A3)Como resultado obtenemos -->105
FuncinBDPRODUCTO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Devuelveelproductodelosvaloresencontradosenunadeterminadacolumna(campo),consid
FuncinBDPROMEDIO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Obtieneelpromediodelosvaloresencontradosenunadeterminadacolumna(campo),conside
rando
unicamentelasfilasquecumplanunadeterminadacondicin.deunacolumnaolistaquecumplenlos
criteriosestablecidos.
rango_datos:es el rangode celdas que componenla base dedatos o lista.
nombre_campo:indica el nombredel campo que se utiliza en la funcin.
rango_criterios:eselrangodeceldasquecontienenlacondicinquedebencumplirlosregistr
osque entran en el clculo.
Ejemplo: BDPROMEDIO(A5:F14;"Beneficio";A1:A2)Comoresultado obtenemos
-->110,33.
FuncinBDSUMA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Obtienelasumadelosvaloresencontradosenunadeterminadacolumna(campo),consideran
do unicamente las filasque cumplanuna determinadacondicin.
rango_datos:es el rangode celdas que componenla base dedatos o lista.
nombre_campo:indica el nombredel campo que se utiliza en la funcin.
rango_criterios:eselrangodeceldasquecontienenlacondicinquedebencumplirlosregistr
osque entran en el clculo.
Ejemplo: BDSUMA(A5:F14;"Beneficio";A1:A3)Comoresultado obtenemos -->566.
FuncinBDEXTRAER(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
FuncinBDVAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Calculalavarianzabasndoseenunamuestradelosvalorescontenidosenunadeterminadaco
lumna(campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
rango_datos:es el rangode celdas que componenla base dedatos o lista.
nombre_campo:indica el nombredel campo que se utiliza en la funcin.
rango_criterios:eselrangodeceldasquecontienenlacondicinquedebencumplirlosregistr
osque entran en el clculo.
Ejemplo: BDVAR(A5:F14;"Beneficio";A1:A2)Comoresultado obtenemos -->70,33.
FuncinBDVARP(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Calculalavarianzabasndoseentodoslosvalorescontenidosenunadeterminadacolumna(c
ampo), considerando nicamente las filas que cumplan unadeterminadacondicin.
rango_datos:es el rangode celdas que componenla base dedatos o lista.
nombre_campo:indica el nombredel campo que se utiliza en la funcin.
rango_criterios:eselrangodeceldasquecontienenlacondicinquedebencumplirlosregistr
osque entran en el clculo.
FuncinBDDESVEST(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Calculaladesviacinestndarbasndoseenunamuestradelosvalorescontenidosenunadet
erminada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan
unadeterminadacondicin.
rango_datos:es el rangode celdas que componenla base dedatos o lista.
nombre_campo:indica el nombredel campo que contiene los valoresa utilizar enel
clculo.
rango_criterios:eselrangodeceldasquecontienenlacondicinquedebencumplirlosregistr
osque entran en el clculo.
Ejemplo: BDDESVEST(A5:F14;"Beneficio";A1:A3)Como resultado obtenemos
-->8,10
FuncinBDDESVESTP(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Calculaladesviacinestndarbasndoseentodoslosvalorescontenidosenunadeterminada
columna(campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada
condicin.
rango_datos:es el rangode celdas que componenla base dedatos o lista.
nombre_campo:indica el nombredel campo que contiene los valoresa utilizar enel
clculo.
rango_criterios:eselrangodeceldasquecontienenlacondicinquedebencumplirlosregistr
osque entran en el clculo.
Ejemplo: BDDESVESTP(A5:F14;"Beneficio";A1:F3)Como resultado obtenemos
-->7,15
2.Tablas Dinmicas
LASTABLASDINAMICASSONUNAHERRAMIENTAQUESIMPLIFICAEL
SACARREPORTESENEXCEL,A CONTINUACIONMUESTROLAIMAGEN
PARALAAPLICACINDEESTAHERRAMIENTAENEXCEL2003DIFERENTE DE
EXCEL2007.
Paracambiarelformato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos
convengams segn los datos quetenemos.
Alpulsareste botn se abrir el cuadro de dilogo deInsertar grfico, all deberemos
escogerelgrfico quemsnos convenga.
Luego,la mecnica aseguir para trabajarcon elgrficoes la mismaque se vi enel tema
degrficos.
3.2. DefinirFormatosPersonalizados
Excelproveeunagrancantidaddeformatosnumricos,peroesposiblequeenalgnmomento
necesitemos algn formato que no est disponible en los estndares de Excel.
Parasubsanar estacarencia Excel dispone de una herramienta para crear formatos
personalizados.
PordefectotodaslasceldasdeExceltienenelformatodenmerogeneral.Sufuncionamientose
basa
enqueloqueescribimosesloquetenemos,esdecirseadaptaaloquehayamosescrito,yaseatexto,
nmeros con decimales, porcentajes,etc.
Paracrearun nuevoformato debemos acceder alcuadro de dilogo Formato deceldas,
seleccionar la Categora: Personalizada y seguidamente en elcuadro detexto Tipo: debemos
-
EnelcuadrodedilogoGuardarcomotipotendremosqueseleccionareltipoPginaWebenGuardar
comotipo: .
Enestapantalla disponemos de dos posiblesmodos deguardar la pginaWeb:
Unavezhayamoselegidolaopcinquemsnosinteresasegnnuestrasnecesidadespodemo
EnestaunidadestudiaremosqusonlasMacros,enqunospuedenayudarycmocrearmacro
s automticamente.Estaunidadtratardemaneramuysencillaeltemademacrossinentraren
profundidadconellenguajedeprogramacinutilizadoporMSExcel,elVisualBasicApplication
(VBA), yaque esto ocupara un curso entero y se saledel objetivodel curso.
4.1. Introduccin
Cuandotrabajamosconunlibropersonalizado,esdecir,quenoshemosdefinidoconunaseried
e
caractersticasespecficascomopuedansereltipodeletra,elcolordeciertasceldas,losformatosde
losclculosycaractersticassimilares,perdemosmuchotiempoenformateartodoellibrosi
disponemos de muchas hojas.
Ademspodemosseleccionar elmbitode
ejecucin.SiloponemoscomoPblicopodremos utilizarelprocedimiento/funcindesdecualquier
otromdulo,perosilocreamoscomoPrivadosolo podremos utilizarlo dentro deesemdulo.
Una vezseleccionadoeltipodeprocedimientoyel
EstoocurreporqueOfficenoconocelaprocedenciadelasMacros.Comoestncompuestaspor
cdigo podranrealizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestroequipo.
SiconfasenlasposiblesMacrosquecontuvieseelarchivoolashascreadotpulsaelbotnOpci
ndice
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1. Auditora de frmulas 3
1.1. Rastrear precedentes 4
1.2. Quitar flechas 4
1.3. Rastrear dependientes 5
1.4. Evaluar frmula 5
1.5. Mostrar las frmulas 5
1. Auditora de Frmulas
Mostrar frmulas Mostrar las frmulas
Comprobacin de errores
Evaluar frmula
Ahora realiza las frmulas de total y promedio en cada una de las columnas que
corresponden a los meses del ao y en cada una de las filas que corresponden a los
Estados de Venezuela.
1.2.Quitar flechas
1.4.Evaluar frmula
Abre un cuadro de dilogo que muestra la frmula de la celda activa y sus resultados.
1.5.Mostrar las frmulas
Permite ver todas las frmulas de la hoja.
Tambin se pueden rastrear desde la opcin Rastrear error del men Comprobacin de
errores.
2. Anlisis de Hiptesis
El anlisis de hiptesis es el proceso que consiste en cambiar los valores de las celdas
para ver cmo los cambios afectan al resultado de las frmulas de la hoja de clculo.
En Excel se incluyen tres tipos de herramientas de anlisis de hiptesis: escenarios,
tablas de datos y bsqueda de objetivo.
Utiliza la tecla Ctrl para seleccionar la celdas que van en celdas cambiantes
Ahora clic en Agregar para definir el segundo escenario, llena el cuadro asi:
Ahora suponemos que la cuota mensual que debo pagar es muy alta y solamente
puedo pagar Bs.1.200,00 es por ello que debo de calcular cuanto me puede prestar el banco:
Clic en Datos, luego en Anlisis Y Si y ahora llena la tabla as:
Seleccionamos desde D1 hasta E3, clic Anlisis y si, luego en Tabla de datos, rellena
as:
2.4.Solver
Solver es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas
de anlisis Y s con Solver, puede buscarse el valor ptimo para una frmula de celda,
denominada celda objetivo, en una hoja de clculo. Solver funciona en un grupo de celdas
que estn relacionadas, directa o indirectamente, con la frmula de la celda objetivo. Solver
ajusta los valores en las celdas cambiantes que se especifiquen, denominadas celdas
ajustables, para generar el resultado especificado en la frmula de la celda objetivo.
Pueden aplicarse restriccionespara restringir los valores que puede utilizar Solver en el
modelo y las restricciones pueden hacer referencia a otras celdas a las que afecte la frmula
de la celda objetivo.Utilice Solver para determinar el valor mximo o mnimo de una celda
cambiando otras celdas,
Luego Aceptar
2.6. Sub-totales
Con Excel es posible calcular subtotales de los diferentes elementos o componentes de
una base de datos, de manera tal que podemos agrupar elementos para as identificar la
suma de sus valores.
Supongamos un listado de vendedores, de productos y sus respectivas ventas.
Podemos agrupar por vendedores y por productos, de manera que Excel puede calcular
cunto vendi cada trabajador, ya sea de un producto determinado o de todos los productos.
Igualmente agrupar por productos de tal forma que Excel pueda calcular cunto se vendi
de cada producto y cunto vendi cada empleado.
El primer paso es ordenar los datos segn el criterio que queremos subtotalizar. Si
queremos agrupar y determinar los subtotales de los vendedores ordenaremos la columna de
los vendedores, o la de productos si es la que queremos agrupar y subtotalizar.
En nuestro caso queremos averiguar las ventas de cada empleado, por lo que
ordenaremos de menor a mayor la columna de los vendedores.
Una vez ordenados los datos, seleccionamos nuestra tabla y en la opcin Datos de la
barra de tarea de Excel, ubicamos la opcin Subtotal: