CONTABILIDAD

EN LAS
ORGANIZACIONES

MATERIAL
DE FORMACIN 2

LA
CONTABILIDAD
EN LAS
ORGANIZACIONES
Contenido

Introduccin 4 5.3 Dinmica de la cuenta T 21

1. La importancia de la contabilidad 6 Referencias bibliogrficas 22
2. Clases de contabilidad 7 Control del documento 24
3. Ciclo contable 9
3.1 Definicin 10
3.2 Entrada de la informacin 10
4. Soportes contables 10
4.1 Soportes de contabilidad externos: 11
4.1.1 Recibo de caja o comprobantes de ingreso 11
4.1.2 Recibo de consignacin 11
4.1.3 Factura comercial 11
4.1.4 Comprobante de venta con tarjeta de crdito 14
4.1.5 Cheque 14
4.1.6 Comprobante de pago o de egreso 13
4.1.7 Letra de cambio 14
4.1.8 Pagar 14
4.1.9 Nota dbito 14
4.1.10 Nota crdito 14
4.1.11 Recibo de caja menor 15
4.2 Soportes de contabilidad internos 15
4.2.1 Nota de contabilidad 15
4.2.2 Comprobante diario de contabilidad 15
5. La cuenta contable 16
5.1 Clasificacin de las cuentas 17
5.1.1 Segn su naturaleza: 17
5.1.2 Segn los estados financieros 17
5.2 Mtodo de la cuenta T 19
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Introduccin

Muchos colombianos relacionan la contabilidad como una obligacin legal. Infortunadamente no ven la importancia
y la utilidad de esta: la posibilidad reconocer la realidad econmica y financiera de una empresa, lo cual es funda-
mental en un mundo globalizado, porque la competencia se da frente a mercados internacionales y tomar deci-
siones acertadas requiere reconocer esa realidad.

Por esta razn, este segundo material de formacin se centra en sealar la importancia de la contabilidad en
cualquier organizacin, presentando las diferentes clases de contabilidad y los diferentes soportes contables de
acuerdo con la normativa vigente.
 6 7
1. La importancia 2. Clases
de la contabilidad de contabilidad
Segn el artculo. 1 del Decreto Reglamentario 2649/93, la contabilidad es el conjunto de conceptos bsicos y La contabilidad es un campo vasto, por ello debe ser clasificada. Segn la clase de informacin que la ocupe, esta
reglas que permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar la historia de los se tipifica de la siguiente manera:
movimientos contables de una organizacin de manera clara, completa y fidedigna.
Imagen 1. Clases de contabilidad.
De esta manera, la finalidad de la contabilidad es brindar informacin financiera de una empresa, especficamente
en los resultados operacionales y en la situacin econmica de la misma. Por ello, comprende tres conceptos funda-
mentales: causacin (para el estado de resultados), efectivo (para el flujo de caja) y acumulacin (para el balance Clases de
contabilidad
general).

Por lo tanto, la importancia de la contabilidad radica en la

posibilidad de reconocer cul es el estado monetario de
una empresa, incluso de una persona, para definir a
futuro qu vas tomar para intentar producir ms ganan-
cias que prdidas, es decir que la contabilidad es funda-
mental para la gestin empresarial y para la toma de deci-
siones porque es una herramienta que sirve de proyec-
cin.
$

Fiscal Financiera De Costos Administrativos De Gestin

DBITO CRDITO

Fuente: (SENA Equipo de Adecuacin Didctica y Grfica de Recursos Educativos. Risaralda, 2016)
 8 9

1 2
Contabilidad financiera: surge para presentar esta-
dos contables a terceros: organismos pblicos,
accionistas o inversores. Esta es empleada para
obtener estructurada y sistemticamente informacin
cuantitativa formulada de manera monetaria, como
solvencia, liquidez, solidez, rentabilidad econmica y
financiera, ciclo de caja y apalancamiento. Suele ser
presentada como un estado financiero.
Contabilidad fiscal: se basa en criterios fiscales que
establecen las leyes nacionales, en las cuales se
establece cmo debe desarrollarse. Esta regula cmo
deben ser preparados los registros e informes, los
cuales indicarn la cuanta de impuestos que deben
ser pagados. Por eso, esta contabilidad es empleada
por profesionales como los inspectores de hacienda,
especializados en impuestos, quienes calcularn la
responsabilidad fiscal de la empresa.
5
La contabilidad de costos: clasifica y recopila la
informacin sobre los costos comunes de la empresa.
De igual manera, gestiona los costes que se prevn.
Es un caso especfico de la contabilidad de gestin,
que busca vigilar y controlar los costos a partir de la
aplicacin de tcnicas que pueden ayudar a las
preocupaciones de la fabricacin, por lo que es una
contabilidad de inters para empresas industriales.

3. Ciclo contable
3 4 Segn Fierro (2011), el ciclo contable describe el proceso de la contabilidad as:

La contabilidad de gestin: tambin denominada La contabilidad de costos: clasifica y recopila la Recoleccin de todos Ajustes
directiva. Esta, a diferencia de la contabilidad financi- informacin sobre los costos comunes de la empresa. los documentos contables. contables necesarios.
era, genera informacin para uso interno de la empre- De igual manera, gestiona los costes que se prevn.
sa, por ello la recopilacin de la informacin es ms Es un caso especfico de la contabilidad de gestin, Codificacin de los soportes Elaboracin de los estados
detallada. que busca vigilar y controlar los costos a partir de la contables con base en el PUC. financieros del ejercicio
aplicacin de tcnicas que pueden ayudar a las
preocupaciones de la fabricacin, por lo que es una Elaboracin del comprobante Informe de gestin para calificar el
contabilidad de inters para empresas industriales. de contabilidad con los soportes. desempeo de sus directivos.

Registro de libros auxiliares en la cuenta de

control y subcuentas y de los libros principales.
 10 11

3.1 Definicin 4.1 Soportes de contabilidad externos:

El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos econmicos se reconocen
y se transmiten correctamente a los usuarios de la informacin (Articulo. 46, Decreto Reglamentario 2649/93).
4.1.1 Recibo de caja o comprobantes de ingreso El recibo de caja es conta-
3.2 Entrada de la informacin
Es un soporte contable en el que se registran los bilizado como dbito en la
Esta es la informacin que se presenta en la entrada de informacin del ciclo contable:
ingresos en efectivo que recauda la empresa. El cuenta Caja, y el crdito en
original es entregado al cliente y las copias se la cuenta del concepto del
archivan as: una para el archivo consecutivo y otra pago recibido.
para anexar al comprobante diario de contabilidad.
Transacciones comerciales Resumen de las operaciones en el
producto de la naturaleza del negocio. comprobante de contabilidad.

Recoleccin de documentos soportes: Registro en los libros de contabilidad

externos e internos. auxiliar y principal. 4.1.2 Recibo de consignacin
Comprobante elaborado por los bancos para que los cuentahabientes
lo diligencien al realizar una consignacin. El original queda en el
Codificacin de cada soporte en sus Elaboracin de los
banco y la copia con el sello de recibido del cajero o el timbre de la
operaciones o transacciones. estados financieros.
mquina registradora, es el soporte contable de la empresa que con-
signa.

4. Soportes contables 4.1.3 Factura comercial

Es un soporte contable que contiene la descripcin de los artculos
comprados o vendidos, fletes e impuestos causados y las formas de
pago. Desde el punto de vista del vendedor se denomina factura de
venta y del comprador factura de compra. El original es entregado al
Soportes cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra
para anexar al comprobante diario de contabilidad.
de contabilidad
externos

El artculo 617 del Estatuto Tributario seala los parmetros legales para que una factura sea vlida comercial,
legal, civil y tributariamente.
1 Estar denominada expresamente
como factura de venta.
2 Apellidos y nombre, o razn y NIT del vendedor
o de quien presta el servicio o vende el producto.
Apellidos y nombre, o razn social y NIT del
3 adquirente (el cliente) de los bienes o servicios,
junto con la discriminacin del IVA pagado.
Llevar un nmero que corresponda a un sistema
4 de numeracin consecutiva de facturas de venta:
la DIAN pedir las facturas para revisar si
cumple con el consecutivo.
5 Fecha de expedicin.
12 13
Por otro lado, es importante tener en cuenta que, segn el Decreto 1165 (1996), los tiquetes de mquinas registra-
doras, las boletas de ingreso a espectculos pblicos, los tiquetes de transporte de pasajeros, los recibos de pago
de matrculas y pensiones expedidos por los establecimientos de educacin reconocidos por el Gobierno, las pli-
zas de seguros, los ttulos de capitalizacin y los respectivos comprobantes de pago, los extractos expedidos por
sociedades fiduciarias, fondos de inversin, fondos de inversin extranjera, fondos mutuos de inversin, fondos de
Descripcin especfica o genrica de los
6 artculos vendidos o servicios prestados.
valores, fondos de pensiones y de cesantas y las facturas electrnicas, son documentos equivalentes a la factura
7 Valor total de la operacin. 4.1.4 Comprobante de venta con tarjeta de crdito
Cuando una empresa recibe tarjetas de crdito de sus clientes es
porque se encuentra afiliado al sistema suscribiendo un contrato con la
El nombre o razn social y el NIT del
8 impresor de la factura.
entidad financiera, en donde se compromete a aceptar las tarjetas de
crdito como un medio de pago de sus clientes y por su parte la entidad
financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los com-
Indicar la calidad de retenedor del prantes firmados por los tarjetahabientes.
impuesto sobre las ventas: rgimen
9 comn, gran contribuyente o 4.1.5 Cheque
autorretenedor, para realizar las Es un documento en el que el girador ordena al banco (girado) en
retenciones de forma adecuada. donde tiene su dinero a pagar la suma sealada en este a la orden de
un beneficiario.
Las facturas no deben tener enmendaduras
o tachones. Si por algn motivo (evtelo al
mximo) se deben realizar anulaciones la
recomendacin es conservar la original con
4.1.6 Comprobante de pago o de egreso
la copia en el consecutivo de las facturas.
Tambin se denomina orden de pago y es un soporte contable que
respalda el pago de cierta suma de dinero con cheque. Es elaborado
por duplicado: el original se adjunta al comprobante diario de contabili-
dad y la copia va al archivo consecutivo.
 14
4.1.7 Letra de cambio
Este ttulo valor es una orden incondicional de pago dado por un gira-
dor a un girado, con el fin de ser pagado al portador la suma de dinero
que se especifica. El girador hace firmarlas al girado y las denomina
letras por cobrar; mientras que el girado acepta las letras a sus
proveedores y las llama letras por pagar.
4.1.9 Nota dbito
Comprobante adoptado por la empresa para endosar en la cuenta de
sus clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la liqui-
dacin de facturas. De igual manera, los intereses ya sea por financi-
acin o por mora en el pago de sus obligaciones.
4.1.10 Nota crdito
Comprobante empleado para contabilizar descuentos o rebajas que no
estn liquidados en la factura o para registrar las devoluciones totales
o parciales de las mercancas. Se debe preparar un original (para el
cliente) y dos copias (para el archivo consecutivo y para anexar al com-
probante diario de contabilidad).
15
4.1.11 Recibo de caja menor
Soporte que se utiliza para registrar los gastos que son pagados en
efectivo y por valores mnimos, por lo que no requieren el giro de un
cheque. Para ello debe ser establecido un monto que se denomina
caja menor.
4.2 Soportes de contabilidad internos.
4.2.1 Nota de contabilidad
Documento preparado para registrar las operaciones sin soporte
contable como es el caso de los asientos de correccin, ajustes y
cierre.
4.2.2 Comprobante diario de contabilidad
Documento que requiere ser elaborado previamente al registro de
cualquier operacin. Seala el nmero, fecha, origen, descripcin,
cuanta de la operacin y las cuentas afectadas con el asiento. A cada
comprobante se le deben adjuntar los documentos y soportes respec-
tivos.

5. La cuenta contable
La cuenta contable todo lo que recibe o entrega lo acumula en forma ordenada y muestra la diferencia en el saldo.
Las operaciones comerciales estn relacionada con una cuenta en particular (movimiento dbito o crdito) y como
resultado el saldo que implica, segn Fierro (2001):
Disponibilidad: caja general, bancos, fondos.
Inversiones a corto plazo: ttulos, acciones,
cuotas, partes de inters social.
Valores a recaudar: clientes, ingresos por cobrar.
Materias primas: inventarios de materias,
materiales.
Mercancas: productos no elaborados por
la empresa.
Valores con capacidad de ser realizable:
inventarios.
Valores capitalizados en activos:
propiedades, planta y equipo,
maquinaria, muebles y enseres.
Obligaciones por pagar: proveedores
de bienes y servicios.
16 17
5.1 Clasificacin de las cuentas
Siguiendo a Fierro (2011), las cuentas contables se pueden clasificar segn su naturaleza o los estados financieros:
5.1.1 Segn su naturaleza:
Contribuciones al Estado: impuestos,
gravmenes y tasas, nacionales o
municipales.
Obligaciones laborales: sueldos,
prestaciones sociales, aportes Naturaleza dbito: Naturaleza crdito:
patronales, parafiscales. El saldo de la cuenta aumenta con los El saldo de la cuenta aumenta con regis-
registros realizados en dbito y tros hechos en el crdito y disminuye
disminuye con registros en el crdito. El con registros al dbito. El saldo repre-
Cuentas por pagar: gastos a terceros. saldo siempre presenta derechos y senta las obligaciones de la empresa
bienes controlados por la empresa. adquiridos en sucesos pasados.
Deudas con instituciones financieras:
obligaciones financieras.
Valor a reembolsar o restituir a sus
dueos: patrimonio.
5.1.2 Segn los estados financieros
Las cuentas que contienen los estados financieros, balance general y estado de resultados, se clasifican en cuen-
Supervit por realizar: valoracin
tas reales, nominales y cuentas de orden.
econmica de activos pendiente de
realizar en el momento de la
Cuentas reales o de balance:
enajenacin.
Son las cuentas con las cuales se prepara el balance general y corresponden a las clases:
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Cuentas de orden:
Recoge los hechos econmicos que no comprometen directamente la estructura financiera del balance o del
estado de resultados. Se caracterizan porque no se combinan con ninguna otra cuenta real o nominal. Se clasifi-
Activo: Pasivo: Patrimonio:
can en:
Derechos y bienes controlados por Obligaciones contradas por la Aportes de los propietarios para
la empresa. Al ser diferidos empresa con terceros. Aumenta desarrollar la actividad comercial.
aumentan su saldo con los regis- sus saldos con registros en el crdi- Aumenta con registros en el crdito
tros en el dbito y disminuyen su to y disminuye con registros en el y disminuye con registros en el
saldo con registros en el crdito. dbito y su saldo siempre ser de dbito. Su saldo siempre ser de
naturaleza crdito. naturaleza crdito.
De orden acreedora: compromisos o
De orden deudora: hechos que generan contratos relacionados con posibles
derechos que pueden afectar la estruc- obligaciones que pueden afectar la
tura financiera. Se incluyen registros de estructura financiera. Tambin incluye
Cuentas nominales o de resultado: control interno de activos, informacin los registros de control interno de
Acumulan las operaciones realizadas durante un ciclo contable y estn relacionadas con las clases: general o control de futuras situaciones, pasivos y patrimonio. Adems las difer-
as como las diferencias en las concilia- encias en conciliaciones tributarias
ciones tributarias. Son de naturaleza entre los pasivos y patrimonio con las
dbito. declaraciones de renta. Son de natu-
Nominales de ingreso: ingresos por ventas de bienes Nominales de gasto: gastos de administracin y de raleza dbito.
o servicios. Se disminuyen con las devoluciones o distribucin y venta, necesarios en la produccin de la
anulacin de los contratos. renta.

Nominales de costo: costos de la mercanca vencida
o que no fue fabricada por la empresa. Estn com-
puestos por los costos de produccin y venta.
Costos de produccin u operacin: requeridas por
empresa manufacturera, antes de llevar los productos
a los inventarios, los que a su vez en el momento de
la venta contribuyen en costos de la mercanca ven- 5.2 Mtodo de la cuenta T
dida y fabricada por la empresa. La forma grfica de presentar las cuentas es en forma de T:
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Cdigo y concepto o nombre de cuenta

5.3 Dinmica de la cuenta T
De manera tradicional se ha recurrido a la cuenta T para representar el soporte visualmente. Sin embargo, en la
actualidad este proceso no se usa en la elaboracin de la contabilidad. Las cuentas T son reemplazadas en la prc-
Lado dbito Lado crdito tica por el registro diario que sirve para la elaboracin del comprobante de contabilidad y de los libros auxiliares
respectivos, los que a su vez estn siendo sustituidos por software especializado.

a) Mtodo de la partida doble

La partida doble es considerada como el mtodo matemtico de la contabilidad, esta teora expone que en toda
transaccin intervienen mnimo: la cuenta que recibe y otra cuenta que entrega para una operacin sencilla, pero
pueden suceder operaciones mltiples donde sean varias las cuentas que reciben (se debita) y varias las que
entregan (se acreditan), como si fuera una balanza.
Movimientos dbitos dbitos
De esta forma, se mantiene el equilibrio entre los valores recibidos (dbitos) con los valores entregados (crditos)
Saldo crditos crditos y se fortalece el mtodo de la partida doble. Por consiguiente, cada transaccin tendr un doble registro como
mnimo, uno a la cuenta del activo o egresos y otro a la cuenta de pasivo, patrimonio o de ingresos; en forma simple
o mltiple. El saldo de cada cuenta despus de haber acumulado todas las transacciones de un periodo, sirve para
elaborar los estados financieros como resultado final de una contabilidad financiera donde se guarda el equilibrio
de la partida doble.
Si la cuenta es de naturaleza dbito aumenta; Si la cuenta es de naturaleza dbito disminuye;
si es de naturaleza crdito disminuye: si es de naturaleza crdito aumenta:
b) Mtodo de la ecuacin contable
Activos: aumentan. Pasivos: aumentan. A partir del mtodo de contabilidad de la partida doble, resulta entonces la ecuacin contable, que presenta los
Gastos: aumentan. Patrimonio: aumentan. activos en equilibrio con la suma de los pasivos y el patrimonio:
Costos: aumentan. Ingresos: aumentan.

Pasivos: disminuyen. Activos: disminuyen.

ACTIVOS = PASIVO + PATRIMONIO

Patrimonio: disminuyen. Gastos: disminuyen.
Ingresos: disminuyen Costos: disminuyen.
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Esta ecuacin, se seala en Contabilidad y Finanzas (2009), tambin puede ser confeccionada de otras
formas a partir de la primera ecuacin:
Activos + Costos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos
Activos = Pasivos + Patrimonio + (Ingreso Costos gastos)
Activos Pasivos = Patrimonio + (Ingresos costos gastos)
Fundacin IASC. (2009). Material de formacin sobre la NIIF para las PYMES. Consultado el 20 de
noviembre de 2013, en http://www.ifrs.org/Documents/3_PresentaciondeEstadosFinancieros.pdf
Instituto Nacional de Aprendizaje. (s. f.). Contabilidad y finanzas. Aplquelas en su pyme. Consultado el
25 de agosto de 2016, en http://www.ina.ac.cr/FOLLETOINA-8pgs.pdf
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Consultado el 25 de agosto de 2016, en http://www.unilibre.edu.co/CienciasEconomicas/Webcontad
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Nieto Ojeda, C. (2010).Manual contabilidad financiera (I): conceptos bsicos. Aplicaciones didcticas.
Ciclos formativos de administracin. Consultado el 25 de agosto de 2016, en http://www.eduinnova.
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Coral, L. (2007). Contabilidad universitaria. (Sexta Edicin). Bogot, Colombia: Mc Graw Hill.
Decreto 1001. (1997, 8 de abril). Diario Oficial, 43017, 1997, 10 de abril.
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en http://estatuto.co/?e=436
Fierro, A. (2011). Contabilidad General. (Cuarta edicin). Bogot, Colombia: Eco ediciones.
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Control del documento

Nombre del documento: Material de formacin: La empresa.

Nombre del programa de formacin: Contabilidad en las Organizaciones.

Versin: 1

Nombre Cargo Fecha

Experto temtico asignado al Equipo de 2 de agosto

Germn Rodolfo Adecuacin Grfica y Didctica de Recursos
Elabor Rodrguez Pulido de 2016
Educativos - SENA Regional Risaralda

Primera Asesora pedaggica del Equipo de

Diana Clemencia Adecuacin Grfica y Didctica de Recursos 4 de agosto
revisin Snchez Giraldo de 2016
Educativos - SENA Regional Risaralda

Segunda Sandra Milena Guionista del del Equipo de Adecuacin

Grfica y Didctica de Recursos Educativos - 16 de agosto
revisin Henao Melchor
SENA Regional Risaralda de 2016 ATRIBUCIN, NO COMERCIAL, COMPARTIR IGUAL.

Andrs Felipe Lder del del Equipo de Adecuacin Grfica y 17 de agosto Este material puede ser distribuido, copiado y exhibido por terceros si se
Aprob Didctica de Recursos Educativos - SENA Re- de 2016
Valencia Pimienta muestra en los crditos. No se puede obtener ningn beneficio comercial y
gional Risaralda
las obras derivadas tienen que estar bajo los mismos trminos de licencia
que el trabajo original.
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