DN-0103 ADMINISTRACIN DE PROYECTOS Y HERRAMIENTAS PARA ANLISIS

DE DATOS

PRCTICA Tema 4 Planeacin de Proyectos en MS-Project

FICHA TCNICA PARA SU RESOLUCIN

Se requiere generar un archivo en MS-Project que refleje el cronograma de trabajo para el

desarrollo de una solucin de Cuentas por Cobrar CXC@ERP.
Las instrucciones expresan que, con base en los cuadros de recursos y tareas facilitados, debe
levantarse el plan de trabajo. Los resultados esperados un archivo MS-Project con el siguiente
contenido:
Cuadro de Propiedades del archivo con la informacin general del documento y el autor.
Cuadro de recursos asignados al proyecto con su clasificacin, disponibilidad y salario por
hora normal y extra.
Listado de tareas, debidamente clasificados por actividad macro, con su duracin y recursos
asignados para cada una de ellas. As como los requerimientos de tareas predecesoras para
desarrollarse.
Distribucin de recursos entre las tareas, de acuerdo con su disponibilidad (validado que no
tengan una sobreasignacin).
Solucin:
1. La ficha de propiedades se accede por medio de: Archivo > Propiedades

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2. La informacin general del proyecto, se registra por medio de: Proyecto > Informacin del
Proyecto

3. Para configurar los parmetros generales del proyecto, se realiza accediendo: Herramientas
> Opciones
- En la seccin de Vista, se configura el tipo de moneda a utilizar y se marca Mostrar
tarea de resumen de proyecto

- En la seccin de programacin, se valida que la duracin sean en horas y el trabajo

se despliegue en das

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 - En la seccin de calendario, se define el horario, la jornada laboral diaria y semanal,
as como la cantidad de das por mes.

4. Para insertar nuevas columnas de datos, se posiciona en alguna de las columnas donde
requiere instalar a su izquierda la nueva; presiona click derecho y selecciona insertar
columna; luego le especifica el ttulo (para caso de la prctica, se selecciona Trabajo y Costo
(en el nombre de campo, va digitando el nombre y se despliegan los ttulos similares)

5. Para que la tarea Mi primer proyecto ERP@EAN se resalte en azul, marque la lnea y
en formato de letra, le cambia el color
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6. El registro de los recursos, se realiza por medio del siguiente acceso: Ver > Hoja de
Recursos. En esta hoja, se registran los recursos requeridos, de acuerdo con la tabla
suministrada en la hoja de instrucciones. Para regresar a visualizar el diagrama Gantt, se
selecciona: Ver > Diagrama de Gantt

7. Las tareas, se registran en el diagrama, de acuerdo con la lista facilitada, quedando

organizada de la siguiente forma:

Para lograr tener la jerarqua de tareas, se utilizan las flechas . Al ingresarle

tareas a cada etapa, esta ltima ser marcada en Negrita.
La tabla de tareas incluida en la hoja de instrucciones, incluye adems la dependencia que
tienen las tareas entre s. Este dato se ingresa en la columna predecesoras, en la cual se
registra el nmero de la lnea que se requiere ligar. Esta referencia determina que la tarea
no puede iniciar hasta que finalice la indicada en dicha columna. Esta relacin permite que
se realice un clculo automtico de inicio y trmino de cada tarea segn lo especificado en la
duracin y la fecha de finalizacin de la tarea antecesora. Si se requieren referenciar varias
tareas, se utiliza ; entre ellas
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 Para asignar los recursos, se registran en la columna Nombre de los Recursos. Si una
tarea requiere de varios recursos, se selecciona uno, separndolo con ;. Al ingresar los
recursos, automticamente, se mostrar el costo por tarea, etapa y proyecto total. Esto resulta
de la multiplicacin del dato en trabajo por el costo por hora que se registr a cada recurso.

8. Para definir hitos (entregables/productos) de cada etapa, se inserta una tarea y la duracin
se indica en cero. Normalmente, su predecesora debe ser la ltima tarea de la etapa

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9. Conforme se va ingresando la informacin, se puede observar cmo se va construyendo el
calendario a la derecha de la tabla de tareas:

Se puede observar que en la lnea uno muestra una barra gris claro, esta marca la duracin
total del proyecto. La barra gris oscura, marca la duracin de la etapa y las barras azules la
duracin de cada tarea. La flecha que se muestra entre tareas indica que tiene restriccin de
inicio hasta que la tarea indicada como predecesora finalice. Tambin se puede visualizar los
recursos asignados a cada tarea. El rombo muestra el hito y la fecha en que debe ser
entregado.
10. Con el fin de asegurar la adecuada distribucin del tiempo y recursos, se puede acceder a la
opcin: Ver > Hoja de Recursos. Los recursos que se observan en rojo, indica que han sido
sobre asignados en las tareas, segn su capacidad mxima para la jornada de horario
establecida.

Para revisar y realizar los ajustes, con el fin de que se asigne una adecuada jornada, se puede
acceder a: Ver > Uso de Recursos

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Por ejemplo, el Analista 1 tiene un recargo en la semana del 8 de mayo.

Una de las formas de reajustar estas situaciones, es registrar predecesoras, para que se
reajusten las fechas y no choquen

Se indica una relacin entre las etapas. Esto permite un ajuste de fechas y tiempos de
capacidad del recurso. Tambin puede asignarse ms recursos a la tarea, o aumentar la
duracin. Se puede incluir una columna para identificar ms detalle sobre el costo por recurso

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11. Para visualizar rutas crticas de un proyecto, se selecciona Ver > Diagrama de Gantt > En
desplegable todas las tareas, seleccionar tareas crticas

12. Respuesta a las interrogantes presentadas:

a. Cul es la fecha de Inicio del proyecto?
b. Cul es la fecha de finalizacin del proyecto?
c. Cul es la fecha de finalizacin de cada etapa del proyecto?
d. Cul es el costo del proyecto?
e. Cul es el costo de cada etapa del proyecto?
f. Cul es la fecha de inicializacin y finalizacin de cada etapa?
g. Cul es la cantidad de horas total del proyecto?
h. Cul es la cantidad de horas por etapa del proyecto?
i. Cul etapa consume ms horas?
j. Cul es el costo total por recurso para el proyecto?
k. De acuerdo con el diagrama de PERT Cules con las actividades que componen la ruta
crtica del proyecto?
l. Analizar si es posible utilizar herramientas como MS-Project en proyectos giles. Explique
su respuesta.

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