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Informes de uso frecuente Versin 2.

1
Servicio de
Coordinacin y
Informes de uso frecuente Apoyo al
rea
Econmica
Fecha: 04/10/2011 ucpe@pas.ucm.es

Tabla de contenidos
Variantes...........................................................................................................................................2
Creacin .......................................................................................................................................2
Utilizacin ....................................................................................................................................4
Interpretacin ...................................................................................................................................6
Presupuestos .................................................................................................................................6
Informe dotacin del presupuesto del ejercicio........................................................................6
Informe de modificaciones presupuestarias .............................................................................8
Presupuesto de ingresos ...............................................................................................................9
Relacin de contrados elaborados...........................................................................................9
Saldo de partidas de deudor ...................................................................................................10
Usar el listado Saldo de partidas deudor para ver los registros de tiques ..........................12
Gestin de proyectos ..................................................................................................................13
Presupuesto de gastos.................................................................................................................17
Consulta del crdito disponible ..............................................................................................17
Informe de ejecucin total de gastos ......................................................................................18
Listado de gastos on-line........................................................................................................21
Activar la integracin con MS Excel .................................................................................24
Documentos acreedor.............................................................................................................25
Controlling .................................................................................................................................27
Informe de totales...................................................................................................................28
Activar la integracin con MS Excel .................................................................................30
Informe de gastos imputados..................................................................................................31
Informe de dotacin ...............................................................................................................33
Informe de gastos comprometidos .........................................................................................34
Informe de gastos reconocidos...............................................................................................36
Informe de traspasos manuales ..............................................................................................38
Disposiciones .................................................................................................................................40
Documento de tramitacin de una factura (distinta de Caja Fija)..............................................40
Uso de la disposicin desde la pantalla de seleccin .............................................................44
Uso de la disposicin desde el listado del acreedor solicitado...............................................45
Localizacin de documentos de devolucin de IRPF (KF)........................................................46
Exportacin ....................................................................................................................................48
Exportacin a Microsoft Excel...................................................................................................48
Lista -> Exportar -> Hoja de clculo......................................................................................49
Lista -> Exportar -> Fichero local..........................................................................................50
Sistema -> Lista -> Grabar -> Fichero local ..........................................................................51
Exportacin a Microsoft Word...................................................................................................52

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Informes de uso frecuente Versin 2.1

Variantes
Los usuarios pueden crear en Gnesis variantes, que son plantillas de aquellas consultas
peridicas o habituales. Hay que tener en cuenta que las variantes estarn disponibles para todos los
usuarios, aunque pueden protegerse para evitar modificaciones no deseadas.

Para la explicacin detallada del proceso de creacin y uso de estas plantillas se usa como
ejemplo la solicitud de todas las facturas tramitadas por un centro gestor a travs de la opcin de
men SAP Ejecucin del presupuesto de gastos -> Sistema de informes -> Listado acreedor , pero cada
usuario lo puede adaptar a sus propias necesidades y circunstancias.

Creacin

Se accede a la pantalla del informe, listado o


tarea peridica en la que se quiere grabar la
variante, y se rellenan los campos que se consultan
habitualmente.

A continuacin, en el
men superior se selecciona la
opcin Pasar a -> Variantes ->
Grabar como variante En la ventana que aparece debe cumplimentar al menos los dos primeros

campos. En el campo Variante indique un nombre adecuado a la consulta realizada (admite


espacios en blanco y signos de puntuacin) y en el campo Signific. se indicar una especificacin
de la utilidad de este modelo. Tambin es muy conveniente que marque la casilla Proteger
variante, para evitar que otros usuarios modifquen su variante por error.

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En la lista Objetos de imagen seleccin aparecen los distintos criterios de seleccin


(campos) disponibles para solicitar el listado. Para cada uno de ellos, puede indicar estas opciones:

Proteger campo: el campo aparecer bloqueado, no permitiendo su modificacin.

Suprimir campo: ocultar el campo en la pantalla.

Suprimir el campo BIS: en aquellos campos que permiten indicar un intervalo, oculta el
segundo campo, convirtiendo el campo en uno de seleccin individual.

Grabar el campo sin valores: si alguno de los campos es de cumplimentacin obligatoria, pero
no quiere que el dato que ha escrito se guarde como valor predeterminado en la variante, debe
marcar esta casilla.

Campo obligatorio: si quiere forzar que un campo sea de cumplimentacin obligatoria al usar
su variante, debe marcar esta casilla.

Si el listado para el que est grabando la variante permite indicar delimitaciones opcionales
y ha activado la visualizacin de estas, dispondr de una segunda lista en la que aparecern los
campos adicionales seleccionados. En esta lista slo podr escoger si quiere que el campo quede
bloqueado o no.

Despus se graba pulsando Grabar ( ) y Gnesis nos dar un mensaje en la parte inferior
de la pantalla que la variante ya ha sido grabada.

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Utilizacin

Las variantes de seleccin registradas en


Gnesis se visualizarn por todos los usuarios, si
nicamente se quieren utilizar las creadas por uno
mismo, al traerlas se indicar el nombre del usuario
que la ha creado. Desde el men principal, se accede
al listado en el que se ha creado la variante y, una vez

all, se pulsa el icono Seleccionar variante ( ) para


seleccionar una variante de entre las disponibles.

La pantalla de seleccin de variantes es la que


aparece a la derecha. Si no se indica ningn valor en el

campo Creado por, al pulsar Ejecutar ( ) Gnesis


mostrar todas las variantes existentes para ese listado.

Al seleccionar la variante deseada, Gnesis rellenar automticamente los datos que se


grabaron en su momento como modelo de esta plantilla.

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Finalmente, se ejecutar la consulta haciendo clic en Ejecutar ( ). Esta funcionalidad se

podr utilizar en todas aquellas opciones de Gnesis en las que aparezca el icono , pero se
recomienda un uso prudencial de la misma ya que se podrn visualizar por todos los usuarios del
sistema.

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Interpretacin
Cada bloque del men principal de Gnesis tiene su propio sistema de informacin y dada su
amplia casustica nos centraremos en aqullos ms verstiles, respondiendo con ello a las preguntas
y bsquedas ms habituales.

Presupuestos

Informe dotacin del presupuesto del ejercicio

Para conocer la dotacin final que la Unidad de Planificacin y Control del Presupuesto ha
registrado en Gnesis de cada Centro
Gestor se puede acceder a travs de la
ruta de men SAP Presupuestos ->
Sistema de informes -> Elaboracin del

presupuesto -> Dotacin del presupuesto .

Los campos a rellenar en la pantalla son:

Entidad: 1000 (campo obligatorio)

Versin: 0 que es la versin


definitiva del presupuesto de la
UCM (campo obligatorio).

Ejercicio: el que se desee consultar,


por ejemplo: 2006.

Fondo: se puede indicar un intervalo


(campo no obligatorio).

Centro gestor: el centro que gestiona el crdito, por ejemplo: 0390151.

Subtotales: en este apartado se indicar el selector al nivel de detalle que se quiere obtener el
listado. Estos selectores son excluyentes (es decir, no puede escoger simultneamente Por
Captulo y Por Subconcepto).

Seleccin de Presupuesto: en este apartado seleccione el tipo de presupuesto a listar, en este


caso, Gastos.

Tipo de Listado: siempre que solicite un listado de presupuesto de gastos, en este apartado hay
que seleccionar Por Programa.

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Finalmente habr que marcar la casilla de
verificacin Salida inmediata para que el sistema
procese el listado de una manera instantnea. El modelo
de listado que muestra el sistema es:

Los importes reflejados en este listado corresponden a la dotacin ntegra del presupuesto
pero, hay que tener en cuenta las siguientes circunstancias:

Al principio del ejercicio econmico habitualmente no se produce la liberacin del


presupuesto en su totalidad; y

Las sucesivas modificaciones presupuestarias alterarn la realidad de los datos iniciales (es
decir, la dotacin inicial del presupuesto siempre ser la del listado anterior, pero sucesivas
modificaciones presupuestarias pueden alterar al alza o a la baja las cantidades definitivas con
las que puede contar en cada posicin presupuestaria).

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Informe de modificaciones presupuestarias

Para conocer las


modificaciones presupuestarias y en
qu fase se encuentran, es decir, si ya
se ha realizado la transferencia de
crdito y su correspondiente
liberacin, se accede a travs de la
ruta de men SAP Presupuestos ->
Sistema de informes -> Ejecucin del

presupuesto -> Modificaciones de crdito .

Los criterios que puede utilizar para acotar la bsqueda son el fondo, el centro gestor y la
posicin presupuestaria. Por cuestiones tcnicas, este listado no permite indicar patrones de
bsqueda, como G/2* para la posicin presupuestaria. En su lugar, los lmites inferior y superior
pueden escribirse de tal manera que no correspondan a valores existentes, y hacer una funcin
similar a la de un patrn con asterisco. Por ejemplo:

Para indicar todos los fondos de Ttulos Propios de la Facultad de Filosofa (101) del curso
2011/2012, que comienzan por 112T101, antes se usaba el patrn con comodn 112T101*.
Ahora tendra que utilizar el rango 112T101 a 112T101Z. Puesto que los ttulos propios se
codifican como 112T101001, 112T101002 112T101999, y en los ordenadores los nmeros se
ordenan delante de las letras, 9 es menor que Z y 112T101999 es menor que 112T101Z, lo
que nos garantiza estar incluyendo todos los posibles ttulos propios existentes del centro 101
para el curso 2011/2012.

Para indicar todas las posiciones presupuestarias de gastos del captulo II, antes se usaba el
patrn G/2*/2000. Ahora tendra que utilizar el rango G/2 a G/2Z, siguiendo el mismo
razonamiento del ejemplo del punto anterior. Observe que, en este caso, no podra limitar por
programa presupuestario, aunque rara vez un mismo centro gestor trabaja con varios programas
simultneamente.

Tras rellenar los campos visualizados con los datos deseados, se pulsa el botn Ejecutar

( ). El modelo de listado es el siguiente.

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Como puede verse, el listado tiene muchas columnas y, en realidad, en pantalla es necesario
desplazarse horizontalmente para acceder a ellas. Las columnas indican el presupuesto inicial, las
transferencias emitidas y recibidas, los traspasos emitidos y recibidos, los incrementos por
remanentes, las generaciones y ampliaciones de crdito, los crditos extraordinarios, los
suplementos de crditos y el total disponible tras todas esas operaciones.

Presupuesto de ingresos

Relacin de contrados elaborados

Este informe tiene como finalidad conocer


los contrados presupuestarios registrados en
Gnesis y en qu fase de su tramitacin se
encuentran, es decir, si estn en fase preliminar,
contabilizados por el Servicio de Intervencin, o
ya conciliados parcial o totalmente. El informe
puede obtenerse a travs de la ruta de men SAP
Ejecucin del presupuesto de ingresos -> Aplicacin

de ingresos -> Listado de relacin contrados-

aplicaciones .

En esta pantalla se indicarn todos aquellos valores por los que se quiera acotar la bsqueda
de los contrados presupuestarios. Cuantos ms valores se indiquen, ms rpido se procesar la
peticin por parte del servidor (no obstante, este es uno de los informes cuya ejecucin se efecta en
proceso en fondo). Lo destacable de esta ventana se encuentra en el apartado Opciones de
Ejecucin (se pueden indicar los dos valores ya que no son excluyentes):

Documentos Presupuestarios Conciliados por el total: al indicar este selector se listarn


todos los contrados contabilizados y conciliados por el importe total.

Documentos Presupuestarios no Conciliados por el total: al indicar este selector se listarn


todos aquellos contrados que se encuentren en cualquiera de las siguientes situaciones: en

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preliminar (es decir, que an no han sido fiscalizados por el Servicio de Intervencin);
contabilizados pero sin conciliar y finalmente, conciliados parcialmente.

El documento urgente que enva Gnesis informando del final del proceso de este listado
siempre indica, por error, que no se ha generado el listado.

Cuando Gnesis avise del final del proceso del listado y acuda a la lista de rdenes SPOOL,
el informe mostrado es similar al siguiente:

Saldo de partidas de deudor

Al igual que en el presupuesto de


gastos existe un informe para poder
consultar todos los movimientos y
documentos registrados de un acreedor,
Gnesis tiene el informe equivalente en el
presupuesto de ingresos, accesible desde la
ruta de men SAP Ejecucin del presupuesto
de ingresos -> Sistema de informes -> Saldo

de partidas . En esta pantalla se rellenarn

los siguientes campos:

Cuenta de deudor: se indicar el NIF


del deudor a consultar.

Sociedad: 1000.

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Partidas abiertas: se indicar este selector excluyente si se quieren obtener los movimientos y
documentos que an no estn contabilizados por el Servicio de Intervencin (se visualizan con
status ) o contabilizados pero an no conciliados (status ).

Partidas compensadas: se indicar este selector excluyente si se quieren obtener los


movimientos y documentos conciliados en el intervalo de fechas sealado.

Partidas (tod.): se indicar este selector excluyente si se quieren obtener todos los movimientos
y documentos en el intervalo de fechas sealado, la ausencia de intervalo de fecha en este
campo originar un listado con la informacin desde el ejercicio 2003 que se implant Gnesis.

Clase: para obtener todo tipo de documentos se sealarn los cuatro selectores mostrados en la
figura (todos menos el ltimo, Part. saldo acreedor).

A continuacin se pulsa Ejecutar ( ) y se obtiene el siguiente listado:

Este informe destaca por su versatilidad, ya que si se hace doble clic en la lnea de uno de
los contrados contabilizados (status ), Gnesis nos reconduce a la pantalla del
documento financiero de dicho contrado:

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En esta ventana al pulsar en el documento
financiero del campo Compensacin, accedemos
al documento financiero AB y aunque la tabla
especifique que no contiene datos, al hacer doble
clic en el men superior Entorno -> Utilizacin del
pago obtenemos el detalle de las posiciones del contrado y apuntes bancarios conciliados.

Usar el listado Saldo de partidas deudor para ver los registros de tiques

Puede usar las capacidades de filtrado de este listado para ver los registros de tiques de su
centro gestor. Para ello, siga estos pasos una vez en la pantalla de seleccin de partidas de deudor:

Indique como deudor W0000022E (Ingresos de deudores diversos).

En el apartado Status, seleccione Partidas (todas) y filtre el rango de fechas del ejercicio que
desee consultar (p.e.: para 2011, puede usar 01.01.2011 a 31.12.2011).

En el apartado Clase de documento, seleccione Apuntes estadsticos.

Acceda a los delimitadores opcionales ( ).

En la carpeta Documentos, busque y haga doble clic sobre el campo Centro gestor.

En la parte derecha, busque el campo Clase de documento, acceda a la seleccin mltiple ( )


y aada las clases de documento DT y AT (documento de tiques y anulacin de tiques,
respectivamente).

Tambin en la parte derecha, busque el campo Centro gestor y aada su centro gestor; si

dispone de ms de uno, use la seleccin mltiple ( ).

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Pulse el botn Ejecutar ( ) para obtener el listado.

Gestin de proyectos

Uno de los mdulos que se implantaron en el


ejercicio 2006 dentro de Gnesis fue el de gestin de
proyectos. Dentro de la carpeta Sistema de informacin de
este bloque existen diversos apartados especficos de
informes.

En este bloque nicamente analizaremos con detalle el informe Resumen anual de


proyectos, por su rapidez de respuesta y navegabilidad, que se encuentra en la ruta de men SAP
Gestin de proyectos -> Sistema de informacin -> Informes de gastos/ingresos -> Resumen anual de

proyectos .

De entre todos los filtros


disponibles en la pantalla de seleccin para
la emisin del informe, los que el usuario
encontrar ms tiles normalmente son los
siguientes:

Proyecto: aqu puede indicar el cdigo


de un proyecto de gastos para obtener
informacin relativa exclusivamente a ste, o bien indicar un asterisco * para visualizar
informacin sobre todos los proyectos.

Ejercicio: suministre el valor correcto para la anualidad cuya informacin desea consultar.

Si se indica un asterisco en el campo Proyecto y en este instante se pulsa Ejecutar ( ),


Gnesis mostrar el detalle de todos los proyectos para los que tenga autorizacin el usuario. Si
quiere filtrar por centro gestor hay que proceder como sigue en la pantalla de seleccin de filtros:

Se pulsa el botn Delimitadores opcionales ( ).

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En la ventana que aparece en la parte superior
de la pantalla se despliega la carpeta Datos
maestros elementos PEP.

Se hace doble clic en el campo


Responsable, apareciendo dicho
campo a la derecha de esta
ventana.

En la seleccin mltiple del campo Responsable ( ) en los


valores individuales se pueden indicar los dos centros gestores
de tramitacin de proyectos habituales (0390CeGe para
proyectos de Obras y 0412CeGe para proyectos de
Investigacin, donde CeGe es el cdigo de centro gestor, como
por ejemplo 151 para Derecho).

Al pulsar Ejecutar ( ) se vuelve


a la pantalla inicial de solicitud del
informe donde se comprueba que el
campo Responsable recoge uno de
los valores indicados y ha cambiado
de color.

Al pulsar Ejecutar ( ) se accede a la informacin en tiempo real.

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El significado de cada una de las columnas es el siguiente:

Presup.: es el importe de la dotacin del proyecto.

Ingresos: en los proyectos de financiacin afectada, el importe de los ingresos reconocidos con
cargo al proyecto.

Comprom.: es la suma de todos los gastos que se encuentren en fase de retencin, autorizacin
o compromiso. Al igual que en Controlling, esta columna recoger tambin los importes de
todas aquellas facturas que an no han sido incorporadas a un documento presupuestario (sobre
esta columna s se puede solicitar el detalle de las partidas individuales que componen el total).

Real: es la suma de todos los gastos que se encuentren en fase de orden de pago (sobre esta
columna s se pueden solicitar el detalle de las partidas individuales que componen el total).

Asignado: es un campo calculado que arroja el valor del importe total gastado por la suma de
lo comprometido ms real. En este campo no se pueden solicitar partidas individuales.

Disponible: es un campo calculado que arroja el valor del importe total de presupuesto menos el
total gastado. En este campo no se pueden solicitar partidas individuales.

En cuanto a la barra de iconos, contiene


algunos que resultan especialmente tiles. Adems de
las dos pirmides que permiten ordenar la columna (sobre la que previamente haya hecho clic con el
botn izquierdo del ratn) de manera ascendente o descendente, dispone de tres iconos que facilitan
el despliegue de los elementos PEP del proyecto de manera ms rpida:

Use este icono para obtener una lista de opciones. Escogiendo en ella Desplegar
completamente, conseguir que el informe despliegue todos los elementos PEP sucesivamente
hasta el ltimo nivel de detalle.

Use este icono para desplegar los elementos PEP al siguiente nivel inferior.
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Use este icono para comprimir los elementos PEP al siguiente nivel superior.

Otra parte del informe es el panel de navegacin. Este panel da


acceso a los listados de partidas individuales. Para ello debe pulsar el
botn sealado en la imagen tras haber marcado un importe en alguna
de las columnas del informe. Dependiendo de la columna marcada obtendr varios posibles listados
de partidas individuales, o bien acceder directamente si slo hay uno disponible.

Si hace un solo clic en la columna Real, podr elegir entre las opciones "Proyectos: Costes
reales" y "Proyectos: Pagos reales". Normalmente querr elegir la primera opcin, que se refiere a
documentos registrados (contabilizados o no, pagados o no).

Para abandonar el informe, tendr que pulsar el icono correspondiente a la esfera roja o
pulsar la tecla Esc.

Los listados de partidas individuales permiten el acceso al documento presupuestario que


representan haciendo doble clic sobre ellos.

Durante la navegacin puede pulsar el icono de la esfera verde con la flecha hacia la

izquierda para retroceder a la pantalla anterior. Por ejemplo, si ha hecho doble clic en una lnea
de un listado de partidas individuales y est visualizando un documento presupuestario OR, puede
pulsar el icono de la esfera verde para retroceder de nuevo al listado de partidas individuales.
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Presupuesto de gastos

Consulta del crdito disponible

La consulta del crdito disponible


puede hacerse a travs de la ruta de men
SAP Ejecucin del presupuesto de gastos ->
Sistema de informacin -> Consulta de

disponible . En esta opcin se pueden


consultar las posiciones presupuestarias de
una en una. Deber indicar al menos la
entidad CP (siempre 1000), el centro gestor,
la posicin presupuestaria, que ha de ser una
posicin existente (no se admiten
comodines), la versin del presupuesto
(versin 0 para los datos de ejecucin real), el
ejercicio y el ejercicio plurianual (indique el ejercicio en curso si desea los datos corrientes). Puede,
adems, indicar un fondo o un cdigo de proyecto (o elemento PEP de nivel 1). Normalmente,
querr indicar el valor X en el campo de Partidas vinculadas, ya que nos indicar el crdito
disponible teniendo en cuenta las reglas de la bolsa de vinculacin (Art. 5 de las Normas de
Ejecucin del Presupuesto de la UCM).

Al pulsar Ejecutar ( ) nos


mostrar el saldo, en nuestro ejemplo,
de todo el crdito disponible en el
captulo II. Cuando se marcan partidas
vinculadas, el icono sealado en la
parte superior izquierda de la imagen
proporciona una lista de todas las
combinaciones presupuestarias que
forman parte de la bolsa de vinculacin
correspondiente.

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En el caso de no marcar Partidas
vinculadas, entonces el importe reflejado
ser el crdito disponible mximo para poder
realizar, si es necesario, una modificacin
presupuestaria.

Informe de ejecucin total de gastos

Aunque en el
presupuesto de gastos
existen diversos listados
para consultar la evolucin
del gasto a lo largo del
ejercicio, es preferible
solicitar el Listado de
Ejecucin total de Gastos
ya que, en un solo informe,
se nos mostrarn todos los
documentos, los que se
encuentren en situacin
preliminar y los ya
contabilizados por el
Servicio de Intervencin.
Este listado puede
encontrarse en la ruta de men SAP Ejecucin del presupuesto de gastos -> Sistema de informacin ->
Estado de ejecucin total de gastos . Los campos que figuran en la pantalla son (los marcados con *

son obligatorios):

Entidad CP *: su valor es siempre 1000.

Sociedad *: su valor es siempre 1000.

Ejercicio *: se indicar el ejercicio que se quiere consultar, por ejemplo: 2008.

Fecha de contabilizacin *: la fecha lmite de contabilizacin, por ejemplo: el da de la fecha.

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Centro gestor: hay que tener en cuenta que el patrn de la estructura presupuestaria ha sufrido
una variacin sustancial a partir del ejercicio 2006 y as, si se desea obtener informacin de
ejercicios anteriores de todos los gastos justificados se deber indicar, por ejemplo, el centro
gestor seguido de asterisco (0390151*), en cambio a partir del ejercicio 2006 nicamente se
indicar 0390151 (la informacin detallada por departamentos se obtendr a travs de las
correspondientes rdenes de coste del mdulo de Controlling).

Posicin presupuestaria: se indicar un valor si se desea una posicin presupuestaria concreta.


Se puede hacer uso del asterisco como valor comodn, por ejemplo: G/6*/2000 que nos
mostrara todo el captulo VI del programa funcional 2000. Si no se indica ningn valor, el
sistema interpretar que se desean todos los valores posibles (no es campo obligatorio y se
puede indicar un intervalo).

Fondo: se indicar un valor si se desea limitar el listado a un fondo, aunque se recomienda que
para ello se use la opcin especfica Informe de Situacin de Fondos (no es campo obligatorio
y se puede indicar un intervalo).

Los delimitadores de este informe son:

Desglose por aplicacin: se indicar el selector al nivel de detalle que se quiere el listado:
captulo, artculo, concepto o subconcepto. Estos delimitadores son excluyentes entre s.

Los cuatro indicadores siguientes no son excluyentes entre s ni tampoco con el selector de
desglose por aplicacin.

Resumen funcional por programas: si no se detalla ninguna posicin presupuestaria, se


marcar este selector en el caso que el centro gestor tenga en su presupuesto varios programas
funcionales.

Con ruptura por centros gestores: si se marca este selector, nos dar la informacin por cada
centro gestor.

Total fondos sin ruptura por fondos: si se indica un intervalo de fondos, al marcar este
selector, la informacin nos la dar totalizada por el nivel de desglose deseado pero no
individualizando cada fondo.

Slo totales globales: si se indica este delimitador, el listado nicamente mostrar los importes
totales de cada una de las columnas en las que est dividido el informe pero no detallar
ninguna posicin presupuestaria.

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Hay que tener en cuenta que este listado se ejecutar en fondo, una vez pulsado , cuando
Gnesis nos enva el mensaje que nuestra orden de SPOOL ya se ha generado, se visualiza un
informe similar al de la pgina siguiente.

Este informe est estructurado en las siguientes columnas cuyo significado es:

Crditos definitivos: el importe indicado es la liberacin total del crdito que corresponde a ese
ejercicio en esa posicin presupuestaria. Si se efecta una reserva para una posterior
transferencia de crdito, este importe se ver disminuido desde el mismo momento en que se
registra la reserva, aunque no est contabilizada por el Servicio de Intervencin. Asimismo, el
importe de la transferencia de crdito en la posicin presupuestaria no aparecer incrementado
hasta que sea contabilizada.

o Saldo de crdito: este importe indica el crdito disponible. Si el listado se ha solicitado a


nivel de desglose de concepto o subconcepto, hay que tener en cuenta las normas de
vinculacin referidas en las Normas de Ejecucin del Presupuesto de la UCM.
Retencin de crdito: importe de documentos cuya tramitacin ha comenzado en esta fase:
todas las facturas de Caja Fija, las facturas para pago centralizado que no se imputen a un
documento de fase D, las retenciones de crdito y las retenciones de gestin (de RMS o no).

o Saldo retenido: es el sumatorio del importe no consumido de los documentos de Retencin


de Crdito y todos aquellos documentos ADO-FM sin contabilizar.
Autorizacin: importe de documentos cuya tramitacin ha comenzado en esta fase o que se han
elaborado a partir de una retencin de crdito.

o Saldo de autorizacin: es el importe no consumido de los documentos que se encuentran en


esta fase presupuestaria y est pendiente de elaborar el documento de compromiso o un
documento complementario.

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Compromisos: importe de documentos cuya tramitacin ha comenzado en esta fase o que se
han elaborado a partir de una retencin de crdito o un documento de autorizacin.

o Saldo de compromisos: es el importe no consumido de los documentos que se encuentran en


esta fase presupuestaria; implica que est pendiente de reconocer la obligacin o la
realizacin un ajuste de valor de disminucin (o ajuste negativo).
Obligaciones reconocidas: importe de documentos cuya tramitacin ha comenzado en esta fase
(por ejemplo: ADO) o que se han registrado con cargo a un documento en fase compromiso.

o Saldo de obligaciones: es el importe de los documentos presupuestarios pendientes de


efectuar el pago por el Servicio de Caja.
Pagos realizados: importe de los documentos que el Servicio de Caja ya ha abonado a los
acreedores. Hay que tener en cuenta que este importe no indica los pagos efectuados por los
distintos centros/servicios mediante el sistema de Caja Fija.

Listado de gastos on-line

Este listado slo est disponible para los responsables de autorizar documentos
presupuestarios de cada centro (normalmente, el jefe de seccin/negociado).

Este listado est disponible en la ruta de men SAP Ejecucin del presupuesto de gastos ->
Sistema de informacin -> Listado de gastos on-line , con una variante alternativa en Ejecucin del

presupuesto de gastos -> Sistema de informacin -> Listado de gastos on-line por captulos . Es muy

similar en cuanto a la informacin presentada al de ejecucin total de gastos, pero tiene tres
diferencias importantes:

Se obtiene en modo interactivo y es ms rpido que el de ejecucin total de gastos.

Permite acceder al detalle de las cantidades, es decir, a partir de una cantidad presentada, es
posible acceder a la lista de operaciones que han dado lugar a esa cantidad.

Permite su exportacin a Microsoft Excel para el tratamiento posterior.

Tambin tiene algunos inconvenientes menores respecto al de ejecucin total de gastos:

No permite obtener la informacin agregada por captulos, artculos, conceptos o subconceptos


(s permite subtotalizar por todos ellos, pero no limitar el contenido slo a uno de esos niveles).
La informacin se muestra siempre clasificada por subpartidas (slo cuando un subconcepto no
tiene distintas subpartidas el gasto sale desglosado por subconcepto). No obstante, al exportarlo
a MS Excel es fcil solventar este problema.

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Informes de uso frecuente Versin 2.1
Su aspecto impreso no es tan atractivo como el de ejecucin total de gastos.

Al entrar en la pantalla inicial se


pueden indicar varios criterios de
seleccin. Como en otros listados, este no
permite indicar patrones con comodines
tales como G/2* (para obtener todo el
captulo II), o ++++101 (para obtener
todos los centros gestores de la Facultad de
Filosofa). Por ejemplo:

Para indicar todos los fondos de


Ttulos Propios de la Facultad de Filosofa (101) del curso 2011/2012, que comienzan por
112T101, antes se usaba el patrn con comodn 112T101*. Ahora tendra que utilizar el
rango 112T101 a 112T101Z. Puesto que los ttulos propios se codifican como 112T101001,
112T101002 112T101999, y en los ordenadores los nmeros se ordenan delante de las letras,
9 es menor que Z y 112T101999 es menor que 112T101Z, lo que nos garantiza estar
incluyendo todos los posibles ttulos propios existentes del centro 101 para el curso 2011/2012.

Para indicar todas las posiciones presupuestarias de gastos del captulo II, antes se usaba el
patrn G/2*/2000. Ahora tendra que utilizar el rango G/2 a G/2Z, siguiendo el mismo
razonamiento del ejemplo del punto anterior. Observe que, en este caso, no podra limitar por
programa presupuestario, aunque rara vez un mismo centro gestor trabaja con varios programas
simultneamente.

Si tiene un centro gestor que tiene asignados al mismo tiempo presupuestos con y sin
fondos (p.e. algunas subvenciones especficas asociadas a centros gestores 0390*), y desea
excluir esas subvenciones, deje vaco el criterio de seleccin Fondo, haga doble clic sobre
l y escoja Valor individual ( ) en la ventana que aparece.

Una vez indicados los criterios de seleccin deseados, pulse Ejecutar ( ) y obtendr un
listado como el siguiente:

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Informes de uso frecuente Versin 2.1

En ese listado, la barra lateral izquierda acta como selector de filtros, permitiendo restringir
la vista mostrada por el listado en la parte derecha. Cuando no necesite hacer uso de esa barra puede

ocultarla pulsando el botn Barra de navegacin on/off ( ), marcado en la imagen en la esquina


superior izquierda. El listado se ver completo con un aspecto similar al de la imagen siguiente,
dependiendo de la configuracin de su pantalla y el ancho de las columnas:

Puede hacer doble clic en cualquiera de


las cifras mostradas para acceder a un listado
de detalle. Al hacerlo, aparecer una ventana
de dilogo como la de la derecha, donde
deber elegir el tipo de listado. Si hace doble
clic en una cifra de la columna de
presupuestos, deber escoger Buscar documento de entrada; en el resto de los casos, en Buscar
documento de partidas individuales reales.

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Informes de uso frecuente Versin 2.1
Activar la integracin con MS Excel

Puede visualizar la informacin directamente dentro de una hoja de clculo de MS Excel. Al


hacerlo, se establece una comunicacin bidireccional entre SAP y MS Excel, por lo que los datos no
son modificables en ese momento, pero s puede copiarlos y pegarlos en otra hoja de MS Excel, y
usar esta otra hoja para ordenar, clasificar, o generar grficos estadsticos. Para activar o desactivar
la integracin con MS Excel, siga estos pasos:

Pulse el botn Opciones/Integracin Office ( ).

En la ventana que aparece hay un apartado llamado Integracin Office. En l, marque


Microsoft Excel, y acepte la ventana. O bien marque Inactivo para desactivar dicha
integracin, y acepte la ventana.

Si ha activado la integracin con MS


Office, tras unos segundos, aparecer una
ventana como la de la derecha. Debe pulsar
Habilitar macros, ya que, en caso
contrario, la hoja de clculo no tendr
datos. Si no le aparece esta ventana,
probablemente su configuracin de
Microsoft Office no le permite ejecutar
macros y deber modificarla.

Una vez habilitadas las macros, aparecer Microsoft Excel incrustado en la ventana de Gnesis,
en el espacio en el que apareca el listado convencional.

UCM - Servicio de Coordinacin y Apoyo al rea Econmica Pgina 24 de 53


Informes de uso frecuente Versin 2.1
Puede usar la opcin de men Archivo -> Guardar copia como de Microsoft Excel para
guardar una copia en formato XLS del listado que posteriormente podr manipular.

Recuerde que la integracin con MS Office permanece mientras no la desactive. Se


recomienda usarla nicamente para obtener una copia rpida en formato XLS de los datos,
y desactivarla tan pronto como se ha obtenido esta copia.

Documentos acreedor

Esta opcin del sistema, disponible en la


ruta de men SAP Ejecucin del presupuesto de
gastos -> Sistema de informacin -> Documentos

acreedor , es una de las herramientas ms

verstiles de Gnesis dentro del sistema de


informacin de la ejecucin del presupuesto de
gastos. Hay que tener en cuenta que cuando se
solicitan datos de un acreedor, los movimientos
y documentos que se visualizan corresponden a
todos los centros de toda la UCM; por lo cual
hay que emplear diferentes filtros segn la
informacin a obtener.

En el apartado Disposiciones de este manual se explicarn supuestos especiales para


bsquedas especiales.

En esta pantalla se rellenarn los siguientes campos:

Cuenta de acreedor: se indicar el NIF del acreedor a consultar.

Sociedad: 1000.

Status: el estado de las partidas


permite elegir entre partidas abiertas,
compensadas, o ambas.

o Abiertas: las partidas abiertas son


las que estn contabilizadas, pero
pendientes de compensar. Segn
el tipo de documento, esto puede
significar que est pendiente de pagar, o de incorporar en documento presupuestario.

UCM - Servicio de Coordinacin y Apoyo al rea Econmica Pgina 25 de 53


Informes de uso frecuente Versin 2.1
o Compensadas: partidas ya compensadas. Si quiere revisar las partidas pagadas (o
incorporadas, segn el tipo), debe seleccionar este estado, indicando un rango de fechas.
o Todas: todas las operaciones del acreedor indicado. Normalmente usar este listado
limitando las fechas al ejercicio en curso, para revisar lo registrado y pagado durante el ao.
La ausencia de intervalo de fecha en este campo originar un listado con la informacin
desde el ejercicio 2003, ao en que se implant Gnesis.
Clase: la clase de operaciones permite elegir entre diferentes tipos de
documentos. Normalmente, para obtener toda clase de documentos se
marcarn los cuatro selectores mostrados en la figura: Partidas
normales, Operaciones CME, Apuntes estadsticos y Partidas reg.
forma preliminar.

o Partidas normales: documentos contabilizados (conciliados o no). Siempre va a querer esta


casilla marcada, excepto si pretende buscar documentos pendientes de contabilizar.
o Operaciones CME: operaciones de cuenta mayor especial. Las facturas de Caja Fija y Pagos
a Justificar entran en este proceso.
o Apuntes estadsticos: los registros de facturas y abonos, as como las concesiones de
anticipos de Caja Fija a particulares, son apuntes estadsticos. Marcar esta casilla le permite
verlos, aunque no se hayan incorporado en documento presupuestario.
o Part. Registradas de forma preliminar: los documentos preliminares son documentos
presupuestarios que an no han sido autorizados por Intervencin y, por tanto, no estn
contabilizados. Si sabe que ha tramitado una factura en un documento presupuestario pero no
aparece marcando Partidas normales, posiblemente podr encontrarlo marcando esta opcin.

A continuacin se pulsa Ejecutar ( ). Se recomienda ejecutar este informe en fondo


cuando se trate de acreedores con facturacin elevada con la UCM (por ejemplo, Viajes el Corte
Ingls, Clevisa, Misco, etc.). Tenga en cuenta que, si se solicita en fondo, el listado no ser
navegable. El listado que se muestra es similar al siguiente:

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Informes de uso frecuente Versin 2.1
Este informe destaca por su
versatilidad ya que si se hace doble
clic en la lnea de cualquiera de los
datos, por ejemplo en los documentos
OR (ADOs referenciados), Gnesis
nos conduce a la pantalla del
documento financiero de ese
documento presupuestario. Si ste
est compensado, podr observarse la
fecha y el nmero del documento KZ
(Pago de Servicios Centrales) con que se ha abonado.

Controlling

Este apartado explica listados basados en rdenes de coste. A partir de 2008, no todos los
centros gestores tienen asociadas rdenes de coste, por lo que los informes aqu explicados
pueden no ser aplicables a su centro/servicio.

El mdulo de Controlling recoge todos los registros efectuados tanto por Gnesis como por
el gestor de expedientes. El sistema de informes de este mdulo presenta una serie de listados,
algunos de ellos de tipo estndar y otros hechos a medida destinados a cubrir las necesidades
especficas de la informacin a suministrar, por ejemplo, a los departamentos de los distintos
centros gestores.

En los siguientes apartados se detallan cada uno de los informes siguientes:

Informe de totales.

Informe de gastos imputados.

Informe de dotacin (en caso de variaciones).

Informe de gastos comprometidos.

Informe de gastos reconocidos.

Informe de traspasos manuales.

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Informes de uso frecuente Versin 2.1
En el caso de Facultades y Escuelas Universitarias, se recomienda entregar a las distintas
unidades de gastos (departamentos, decanato, biblioteca, etc.) los listados en negrita de la lista
anterior.

Informe de totales

Este informe permite conocer en todo momento cual es el presupuesto asignado, gastado y
disponible de cada una de las rdenes de coste (Departamentos, Decanato, Gerencia, Biblioteca,
etc.) que componen el centro gestor. Se accede desde la ruta de men SAP Controlling -> Sistema de
informacin -> Informes para los centros -> Informe de totales .

Las opciones de seleccin son:

Sociedad CO: 1000.

Grupo de rdenes: se indicar el


valor del grupo de rdenes cuando
se desee conocer la situacin
completa de todo el centro gestor. Obsrvese que dicho valor coincide con el cdigo del centro
gestor. Este campo es excluyente del campo de valor(es).

Valor(es): se indicar el cdigo de una orden de coste o un intervalo de las mismas. Recurdese
que el formato de una orden sera E0390151D000 a partir de 2008 y C0390151D000 para los
ejercicios 2006 y 2007. Este campo es excluyente del de grupo de rdenes.

Al ejecutar esta seleccin ( ) se obtiene el siguiente informe con las siguientes


caractersticas:

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Informes de uso frecuente Versin 2.1
Este informe presenta tres reas diferenciadas: el rea de navegacin de informes, el rea de
navegacin de ejercicio y el rea de navegacin del informe seleccionado.

El rea de navegacin de informes indica los informes que


se ejecutan bajo la misma transaccin. Como puede verse en la
imagen, hay disponibles dos listados: Lista: Presup./Real/Compr. y EJECUCIN PPTO.

Por defecto, siempre


aparecer seleccionado
Lista: Presup. / Real /
Compr. (el listado que
apareca en la imagen
anterior), pero si se desea
visualizar nicamente la
ejecucin del presupuesto se
har doble clic en la opcin
correspondiente y se
mostrarn las rdenes con el
gasto realizado y en qu fase
presupuestaria se encuentra el mismo. A la derecha puede verse el aspecto del listado.

El rea de navegacin de ejercicio permite cambiar el


ejercicio de anlisis de informe.

En el rea de navegacin del informe seleccionado se


visualiza la informacin solicitada, ya sea de todo el centro
gestor (si se solicit el grupo de rdenes) o de una nica orden de coste (si se indic un valor
especfico). Este informe contiene dos reas diferenciadas:

Datos de cabecera: con el nombre del informe, fecha de ordenacin, grupo de rdenes u orden
para el que se ha solicitado y el ejercicio.

Datos de posicin: presenta las siguientes columnas:

o rdenes: visualiza la orden o grupo de rdenes solicitadas


o Presupuesto: es el importe total del presupuesto asignado a cada una de las rdenes. Este
presupuesto se compone de la dotacin inicial, y en su caso, las devoluciones y suplementos.
o Comprometido: es el importe total de todos los documentos en fase R, A, D justificados con
la orden indicada. En este apartado se deben hacer dos consideraciones: la primera, que las
facturas no incorporadas a un documento ADO/O se visualizan en esta columna, ya que
presupuestariamente el gasto no ha llegado a la fase de obligacin hasta que las facturas son
UCM - Servicio de Coordinacin y Apoyo al rea Econmica Pgina 29 de 53
Informes de uso frecuente Versin 2.1
incorporadas al documento ADO/O correspondiente; y la segunda, que los documentos de
ajuste de valor negativos que se encuentren en fase preliminar (an no contabilizados por el
Servicio de Intervencin) no estn incluidos.
o Reconocido: es el importe total de todos los documentos en fase O (positivos o negativos) y
tambin de los traspasos manuales de coste realizados por el centro gestor.
o T. Consumo: es la suma de las columnas de Comprometido y Reconocido.
o Disponible: es la diferencia entre el presupuesto y el consumo realizado.

Desde esta rea, haciendo doble clic en alguno de los


importes indicados en las columnas Presupuesto,
Comprometido y Reconocido, se habilitan las siguientes
opciones de navegacin para acceder directamente a los
listados de partidas individuales correspondientes (PI
presupuesto, PI comprometido y PI reales,
respectivamente), que se explican a continuacin.

Activar la integracin con MS Excel

Puede visualizar la informacin directamente dentro de una hoja de clculo de MS Excel. Al


hacerlo, se establece una comunicacin bidireccional entre SAP y MS Excel, por lo que los datos no
son modificables en ese momento, pero s puede copiarlos y pegarlos en otra hoja de MS Excel, y
usar esta otra hoja para ordenar, clasificar, o generar grficos estadsticos. Para activar o desactivar
la integracin con MS Excel, siga estos pasos:

Pulse el botn Opciones/Integracin Office ( ).

En la ventana que aparece hay un apartado llamado Integracin Office. En l, marque


Microsoft Excel, y acepte la ventana. O bien marque Inactivo para desactivar dicha
integracin, y acepte la ventana.

Si ha activado la integracin con MS


Office, tras unos segundos, aparecer una
ventana como la de la derecha. Debe pulsar
Habilitar macros, ya que, en caso
contrario, la hoja de clculo no tendr
datos. Si no le aparece esta ventana,
probablemente su configuracin de
Microsoft Office no le permite ejecutar
macros y deber modificarla.

UCM - Servicio de Coordinacin y Apoyo al rea Econmica Pgina 30 de 53


Informes de uso frecuente Versin 2.1
Una vez habilitadas las macros, aparecer Microsoft Excel incrustado en la ventana de Gnesis,
en el espacio en el que apareca el listado convencional.

Puede usar la opcin de men Archivo -> Guardar copia como de Microsoft Excel para
guardar una copia en formato XLS del listado que posteriormente podr manipular.

Recuerde que la integracin con MS Office permanece mientras no la desactive. Se


recomienda usarla nicamente para obtener una copia rpida en formato XLS de los datos,
y desactivarla tan pronto como se ha obtenido esta copia.

Informe de gastos imputados

Este informe genera un listado con formato distinto a todos los restantes de Controlling por
lo que no es navegable y su solicitud se realiza orden por orden con un proceso en ejecucin en
fondo (si se indica un intervalo de rdenes, los gastos no se individualizan por cada una de ellas).

La informacin que detalla este listado se compone de todos los gastos registrados a travs
de Gnesis y del gestor de expedientes con la orden de coste solicitada, independientemente de la
fase presupuestaria en que se encuentren (R, A, D, O). Adems, si se trata de facturas se muestra la
informacin contenida en la factura vase: acreedor, nmero de factura, etc. Si la factura an no
est incorporada se incluye tambin el texto indicado durante el registro de la misma.

UCM - Servicio de Coordinacin y Apoyo al rea Econmica Pgina 31 de 53


Informes de uso frecuente Versin 2.1
El listado se accede a travs
de la ruta de men SAP Controlling
-> Sistema de informacin ->

Informes para los centros -> Informe

de gastos imputados . Las opciones

de seleccin son:

Ejercicio: ejercicio del que se quiere obtener la informacin.

Orden: se indicar el cdigo de una orden de coste, un intervalo o bien un filtro (p.e.:
E0390151*).

Posicin presupuestaria: puede limitar el listado a posiciones presupuestarias concretas,


mediante valores individuales, intervalos o filtros (p.e.: G/2*/2000).

Gastos agrupados por partida presupuestaria: si marca esta casilla, el listado aparecer
ordenado y subtotalizado por partidas presupuestarias.

Al ejecutar esta seleccin (pulsando el icono Ejecutar ) se inicia su solicitud en


ejecucin en fondo. Posteriormente, cuando Gnesis nos indica que se ha obtenido nuestra orden
SPOOL se obtiene un informe con las siguientes caractersticas:

UCM - Servicio de Coordinacin y Apoyo al rea Econmica Pgina 32 de 53


Informes de uso frecuente Versin 2.1
Adems de poder visualizarlo e imprimirlo, este informe puede ser exportado a otras
aplicaciones (Word, Excel) como se detallar en el apartado correspondiente del manual.

Tenga en cuenta que el listado indica los importes cargados a presupuesto, por lo que las
obligaciones imputadas al sector II y elementos comunes figurarn con cantidades
minoradas en el IVA deducible (100% para sector II y prorrata variable para elementos
comunes). Las facturas an no incorporadas aparecern con el importe real y un asterisco
que indica que no suman al total del listado.

Informe de dotacin

Este listado muestra las partidas que


componen el presupuesto de una orden o
grupo de rdenes (segn se realice la
seleccin) diferenciando, en todo caso, entre
las partidas del presupuesto inicial y sus
correspondientes devoluciones (minoracin
de la dotacin) o suplementos (incremento
de la dotacin). Al listado se accede a travs de la ruta de men SAP Controlling -> Sistema de
informacin -> Informes para los centros -> Informe de dotacin . Las opciones de seleccin son:

Sociedad CO: 1000.

Orden: se indicar el cdigo de una orden de coste o un intervalo de las mismas. Este campo es
excluyente del siguiente.

Grupo de rdenes: se indicar el valor del grupo de rdenes cuando se desee conocer la
dotacin completa de todo el centro gestor. Hay que tener como referente que el total de este
listado debe coincidir con el crdito total dotado por la Unidad de Planificacin y Control del
Presupuesto del ejercicio corriente. Este campo es excluyente del campo de valor(es).

Ejercicio: se indicar el ejercicio objeto de anlisis.

Valores totales: marque este campo si quiere solicitar varios ejercicios para obtener un total.

Al ejecutar esta seleccin ( ) se obtiene el siguiente informe:

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Informes de uso frecuente Versin 2.1

Informe de gastos comprometidos

Este listado muestra las partidas individuales de los documentos que se encuentren en
cualquiera de las fases de Retencin, Autorizacin o Compromiso (R, A, D), teniendo en cuenta que
las facturas registradas y no incorporadas a un documento presupuestario (sea ADO o ADO FM)
aparecen en este informe, aunque, en este ltimo supuesto, se visualizarn los datos que recoge la
reserva, y no los de la factura propiamente dicha como son el acreedor, el nmero de la factura, etc.

En este informe de compromiso aparecern tambin los ajustes de valor positivos de los
documentos referenciados desde que se encuentren en estado preliminar, en cambio, los ajustes de
valor negativos se incorporarn al comprometido cuando estn contabilizados por el Servicio de
Intervencin.

El informe est disponible en la ruta de men SAP Controlling -> Sistema de informacin ->
Informes para los centros -> Informe de gastos comprometidos .

Las opciones de seleccin del listado


son:

Orden: se indicar el cdigo de una orden


de coste o un intervalo de las mismas. Este
campo es excluyente del de Grupo de
rdenes.

Grupo de rdenes: se indicar el valor


del Grupo de rdenes cuando se desee

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Informes de uso frecuente Versin 2.1
conocer el importe en fase de compromiso de todo el centro gestor. Este campo es excluyente
del campo de valor(es).

Clase de coste: se indicar un valor cuando se desee delimitar la bsqueda a un gasto en


concreto o un intervalo de gastos, por ejemplo: 62900000 indicara el gasto justificado en
material de oficina ordinario no inventariable.

Fecha de contabilizacin: se indicar el intervalo de fechas deseado de evaluacin del listado.

Al pulsar el botn Ejecutar ( ) se obtiene el siguiente informe:

Este tipo de listados se conoce en Gnesis como listados


en formato ALV. El formato ALV permite la utilizacin de los distintos iconos de filtros,
ordenacin ascendente y descendente, bsqueda, etc.; todos ellos se describirn en ms detalle en el
apartado de disposiciones, en este mismo manual. Normalmente (y el listado de gastos
comprometidos no es una excepcin), el formato ALV permite, al hacer doble clic en una de las
lneas, acceder al documento presupuestario indicado en la misma:

UCM - Servicio de Coordinacin y Apoyo al rea Econmica Pgina 35 de 53


Informes de uso frecuente Versin 2.1
Una vez en el documento presupuestario se completa el crculo con la navegabilidad de los
mismos. En otras palabras, se permite consultar su consumo, el importe abierto, etc., como se
describe en el apartado de navegacin de documentos presupuestarios.

Volviendo al informe , si solamente se desea ver el total de comprometido de las rdenes

de coste pero no el detalle de las partidas individuales, se pulsa en la lnea de total del listado,
mostrndose la informacin de la siguiente manera:

Informe de gastos reconocidos

Este listado muestra las partidas individuales de los documentos que se encuentren fase de
Orden de Pago (O) y sus ajustes positivos y negativos independientemente de si se encuentran en
fase preliminar o no. Adems, recoger los importes de los traspasos manuales de coste realizados
entre las rdenes de un centro gestor: el caso ms habitual es el cargo de la telefona Ibercom entre
la orden compensatoria de telefona y las distintas secciones y departamentos de un centro gestor.

Al visualizar los documentos


ADO FM se observar que el
acreedor es el cdigo de Caja Fija y
no el de la factura justificada en el
mismo. Ntese que la denominacin
del listado vara cuando se solicita
desde la ventana de navegacin del
informe total de gastos, figurando
en este caso PI partidas reales. La
ruta de men SAP al listado es Controlling -> Sistema de informacin -> Informes para los centros ->
Informe de gastos reconocidos . Las opciones de seleccin son:

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Informes de uso frecuente Versin 2.1
Orden: se indicar el cdigo de una orden de coste o un intervalo de las mismas. Este campo es
excluyente del siguiente.

Grupo de rdenes: se indicar el valor del grupo de rdenes cuando se desee conocer el
importe justificado en fase de reconocido y traspasos de todo el centro gestor. Este campo es
excluyente del campo de valor(es).

Clase de coste: se indicar un valor cuando se desee delimitar la bsqueda a un gasto en


concreto o un intervalo de gastos, por ejemplo: 62900000 indicara el gasto justificado en
material de oficina ordinario no inventariable.

Fecha de contabilizacin: se indicar el intervalo de fechas deseado de evaluacin del listado.

Al pulsar el botn Ejecutar ( ) se obtiene el siguiente informe:

Este listado tiene las mismas funcionalidades expuestas en el listado de comprometido, pero
la informacin vara si se hace doble clic en una lnea que representa un documento presupuestario
(cuyos documentos en Controlling comienzan por 1) o un documento de traspaso manual de coste
(que comienzan por 2). Se muestra, por diferir su aspecto del mostrado en imgenes anteriores, la
ventana de ejemplo de un traspaso:

UCM - Servicio de Coordinacin y Apoyo al rea Econmica Pgina 37 de 53


Informes de uso frecuente Versin 2.1
Informe de traspasos manuales

Este listado muestra


nicamente las partidas individuales
de los traspasos manuales de coste
realizados desde una orden
compensatoria a otras rdenes de
coste o de rdenes entre s.
Complementa el informe de gastos imputados. Al solicitar la ventana de navegacin del informe
total de gastos, no aparece esta opcin ya que su importe aparece integrado en el listado de partidas
individuales de reconocido. La ruta de men SAP al listado es Controlling -> Sistema de informacin -
> Informes para los centros -> Informe de traspasos manuales . Las opciones son:

Orden: se indicar el cdigo de una orden de coste o un intervalo de las mismas. Este campo es
excluyente del siguiente.

Grupo de rdenes: se indicar el grupo de rdenes cuando se desee conocer el importe total
traspasado entre las distintas unidades de gasto de todo el centro gestor. Hay que tener en cuenta
que solicitando as el listado el importe total ser siempre cero ya que mostrar las rdenes de
coste origen y destino del gasto. Este campo es excluyente del campo de valor(es).

Clase de coste: se indicar un valor cuando se desee delimitar la bsqueda a un gasto en


concreto o un intervalo de gastos, por ejemplo: 82900000 indicara el gasto justificado en
material de oficina ordinario no inventariable. Para facilitar la contabilizacin de los traspasos
manuales de coste se crearon clases de coste especficas con el patrn 8xxxxxxx.

Fecha de contabilizacin: se indicar el intervalo de fechas deseado de evaluacin del listado.

Al ejecutar este informe (pulsando el botn Ejecutar ) se obtiene el siguiente informe:

Este listado tiene las mismas funcionalidades expuestas en el informe de reconocido,


aunque, como su propio ttulo indica, al hacer doble clic en una lnea siempre se acceder a
documentos de traspaso manual de coste.

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Informes de uso frecuente Versin 2.1

Desde 2008, el objeto interlocutor del traslado mostrado (la otra parte que interviene en un
traspaso de costes) siempre es el centro de coste, en lugar de la orden de coste.

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Informes de uso frecuente Versin 2.1

Disposiciones

La disposicin (accesible desde el icono ) es una herramienta de Gnesis que permite


al usuario, dentro de los informes estndar del sistema, crearse listados a medida incorporando los
campos necesarios dependiendo de la bsqueda a realizar.

Analizaremos el proceso de creacin y uso de las disposiciones a travs de la opcin de la


ruta de men SAP Ejecucin del presupuesto de gastos -> Sistema de informacin -> Documentos
acreedor , detallando los supuestos ms habituales de informes, tales como bsqueda del IRPF

registrado, bsqueda de una factura especfica de un acreedor, etc.

Documento de tramitacin de una factura (distinta de Caja Fija)

En esta pantalla se rellenarn los siguientes campos:

Cuenta de acreedor: se indicar el NIF


del acreedor a consultar.

Sociedad: 1000.

Partidas (tod.): para realizar la


bsqueda objeto de este apartado se
seleccionar esta opcin, con el fin de
obtener todos los movimientos y
documentos en el intervalo de fechas
sealado, la ausencia de intervalo de
fecha en este campo originar un listado
con la informacin desde el ejercicio
2003 que se implant Gnesis.

Clase: para obtener todo tipo de documentos se sealarn los cuatro selectores mostrados en la
figura.

A continuacin, se pulsa el botn Ejecutar ( ). El listado que se muestra es similar al


siguiente:

UCM - Servicio de Coordinacin y Apoyo al rea Econmica Pgina 40 de 53


Informes de uso frecuente Versin 2.1

Hay que recordar que el nmero


de la factura se graba en Gnesis en el
campo Referencia. Este campo no se
visualiza por defecto en Documentos
acreedor. Para incluirlo en el listado
mostrado se pulsa el icono Modificar

disposicin ( ) y se muestra una


ventana en la que aparecen dos bloques de
campos. El bloque de la izquierda
representa los campos que se visualizan
por defecto al ejecutar la opcin
correspondiente por Gnesis. Por su parte, el bloque de la derecha representa los campos
disponibles para configurar el listado a nuestra necesidad.

Para buscar rpidamente el campo


Referencia en el bloque de la derecha se
recomienda clasificar los campos por

orden alfabtico pulsando y una vez


localizado se marcar para poder
traspasarlo al bloque de la izquierda.

En cuanto a los iconos centrales,


sus funciones son:

Se traspasan todos los campos

UCM - Servicio de Coordinacin y Apoyo al rea Econmica Pgina 41 de 53


Informes de uso frecuente Versin 2.1
desde el bloque de la derecha hacia la izquierda, eliminndose del listado visualizado.

Se traspasan los campos sealados desde el bloque de la derecha hacia la izquierda,


eliminndose del listado visualizado.

Se traspasan todos los campos desde el bloque de la izquierda hacia la derecha, aadindose
en el listado visualizado.

Se traspasan los campos sealados desde el bloque de la izquierda hacia la derecha,


aadindose en el listado visualizado.

Si se desea incluir el campo


marcado en una posicin concreta del
bloque destino, debe sealarse el campo
delante del cual se quiere colocar y se

pulsar , como puede verse en la


imagen de la derecha.

Una vez, construido el listado de


acuerdo a nuestras necesidades se pulsar

regresando al listado solicitado


pero con los campos seleccionados.

Sobre este informe las operaciones ms habituales son: [Fijar filtros]; [Clasificacin

ascendente]; [Clasificacin descendente]; [Buscar] y [Subtotales]. Para hacer uso de ellas, se


selecciona la columna o columnas a clasificar, filtrar, etc., en nuestro ejemplo ser la del campo
Referencia y despus se pulsa el icono correspondiente, por ejemplo , ordenndose el listado por
el nmero de factura de manera ascendente.
UCM - Servicio de Coordinacin y Apoyo al rea Econmica Pgina 42 de 53
Informes de uso frecuente Versin 2.1

Otro procedimiento para buscar un

nmero de factura especfico es pulsando .


Gnesis mostrar una ventana en la que se
especificar la factura a localizar y se
desmarcar la casilla de verificacin solo a
partir de la lnea actual para que la bsqueda

se realice en todo el listado y se vuelve a pulsar .

A continuacin, el sistema
mostrar una ventana emergente con
las posiciones en que coincide nuestra
bsqueda.

Al hacer clic en la lnea de


datos, Gnesis nos conducir a la
posicin de dicha factura. Obsrvese
que en la columna Ind.agrup. se
recoge el nmero de documento presupuestario en el que se ha justificado la factura.

Es posible que la bsqueda de facturas sea


una tarea habitual por lo que se recomienda grabar
esta disposicin (es decir, este formato de listado)
con la finalidad de no repetir de nuevo el

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procedimiento indicado en sucesivas ejecuciones del informe. Para ello se pulsa el icono Grabar

layout ( ) y en la ventana de dilogo se indicarn los siguientes valores:

Disposicin: es el nombre dado a la disposicin. Se recomienda que sea indicativo de la


bsqueda realizada. Si se desea que esta disposicin est visible para todos los usuarios de
Gnesis debe comenzar por /.

Especif. de usuario: se marcar cuando esta disposicin est destinada nicamente para el
usuario que la ha grabado en Gnesis. En este caso, el nombre de la disposicin no podr
comenzar por el smbolo /.

Denominacin: descripcin detallada de la disposicin creada.

Se mantendrn marcadas las casillas de verificacin del apartado Objetos parciales con la
finalidad de que nuestra disposicin conserve todos los criterios de filtros o clasificacin
utilizados (sirva como ejemplo la clasificacin ascendente usada en la explicacin anterior). A

continuacin, se pulsa y Gnesis mostrar el mensaje "Se ha grabado la disposicin" al

pie de la pantalla ( ).

Para hacer uso de esta disposicin en el informe Documentos acreedor tiene dos
alternativas: directamente desde la pantalla de seleccin, o una vez obtenido el listado en pantalla.

Uso de la disposicin desde la pantalla de seleccin

Para invocar el listado directamente


con la disposicin elegida, se rellenarn los
datos deseados en la pantalla de seleccin
del informe: NIF, intervalo de fechas
deseado, etc. A continuacin, y antes de
proceder a ejecutar el listado, debe dirigirse
a la parte inferior de la pantalla, donde
indicar, en el campo Disposicin, el
nombre de la disposicin a utilizar.

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Al pulsar el

botn Ejecutar ( )
nos mostrar el listado
del acreedor solicitado
con los campos y
clasificacin tal como
se hayan definido en la disposicin indicada.

Uso de la disposicin desde el listado del acreedor solicitado

Se rellenarn los datos deseados en la seleccin del informe: NIF, intervalo de fechas

deseado, etc. y se pulsa directamente el botn Ejecutar ( ).

El resultado ser
el informe con la
disposicin por omisin.
A continuacin, se pulsa
Seleccionar disposicin

( ) y se selecciona la
deseada, obtenindose
el informe adecuado a nuestras necesidades. La disposicin puede cambiarse por otra en cualquier
momento mientras se est visualizando el listado siguiendo este procedimiento, incluso si el
informe se ha solicitado indicando una disposicin en la pantalla de seleccin.

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Localizacin de documentos de devolucin de IRPF (KF)

La mayora de los informes se


pueden filtrar por un nmero mayor de
campos, no visibles automticamente
cuando se accede a ellos. La utilizacin de
estos campos se hace a travs del icono

Delimitadores opcionales ( ). Para


detallar el uso de este icono, se realizar la
bsqueda de todos los documentos de IRPF
registrados por un centro gestor en un
perodo determinado a travs de la opcin
Documentos acreedor.

En el caso especfico de esta


bsqueda el acreedor siempre es
TESORERIA. Adems, se indicar el intervalo de fechas para el que se quiere realizar la bsqueda
y se marcarn las cuatro primeras casillas de verificacin del apartado Clase. A continuacin se

pulsa el icono Delimitadores opcionales ( ) y Gnesis habilita en la parte superior de la pantalla


una ventana en la que se muestran una serie de campos para filtrar nuestra seleccin.

En la parte de la
izquierda de la nueva
ventana habilitada se
encuentran todos los
campos por los que se
puede realizar la bsqueda.
Se recuerda que en la
elaboracin de los
documentos de devolucin
del IRPF (KF), el cdigo de
Caja Fija de cada centro gestor se graba en el campo Referencia.

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Este campo no aparece de manera
predeterminada en la parte derecha de la ventana; por
tanto, se buscar en la de la izquierda.

Una vez localizado se selecciona y se

pulsa para traspasarlo hacia la derecha. A


continuacin, en dicho campo se indicar el
cdigo de Caja Fija del centro gestor a
consultar.

Una vez completados todos los datos, se pulsa Ejecutar ( ) y se mostrarn todos los
documentos KF de devolucin de IRPF a los Servicios Centrales en el perodo indicado.

Con estas delimitaciones opcionales se pueden realizar numerosas bsquedas personalizadas


imposibles de relacionar en un solo documento como ste. Baste decir que los delimitadores
opcionales incluyen campos tales como clase de documento, centro gestor, asignacin, etc. Un
conocimiento de la estructura de los documentos financieros y de sus usos, combinado con el uso
apropiado de los delimitadores opcionales y las disposiciones, permite agilizar notablemente las
bsquedas a travs de este listado.

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Exportacin
En ocasiones puede ser conveniente guardar una copia de un listado emitido por Gnesis
para proceder a su posterior anlisis o con la finalidad de atender situaciones como:

un acreedor ha solicitado un listado de su facturacin en el centro, y se desea enviar esa


informacin por correo electrnico.

se quiere enviar un informe de situacin de fondo a cada titular de un proyecto, ttulo propio,
etc. y archivar la informacin enviada sin ocupar espacio ni gastar papel.

Los informes solicitados en Gnesis se pueden exportar a otras aplicaciones para su


posterior anlisis, siendo las ms habituales Excel y Word. Hay que destacar que, a diferencia de
otras opciones de Gnesis, la posibilidad de exportacin se encuentra en dos opciones del rbol de
men: Lista y Sistema, aunque su funcionamiento es similar.

Exportacin a Microsoft Excel

La explicacin detallada se realiza usando como ejemplo el informe Documentos acreedor,


disponible en la ruta de men SAP Ejecucin del presupuesto de gastos -> Sistema de informacin ->
Documentos acreedor , aunque este proceso se puede realizar en prcticamente todos los informes

disponibles en Gnesis.

Cuando se est
visualizando en pantalla
el informe solicitado, si
se desea analizarlo en
Excel se selecciona en el
men superior la opcin
Lista -> Exportar -> Hoja

de clculo o bien Lista ->

Exportar -> Fichero local .

La diferencia entre
ambas es que si se escoge la primera opcin indicada se abre automticamente la aplicacin Excel
donde se insertan los datos del listado y debern grabarse si se necesitan analizar posteriormente; en
cambio, con la opcin Fichero local primero se graban los datos en la ruta deseada por el usuario.

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Lista -> Exportar -> Hoja de clculo

Para exportar el informe enlazando


directamente con MS Excel, escoja la opcin
del men superior Lista -> Exportar -> Hoja de
clculo del coste (este modo de exportacin

no est disponible en todos los listados).

A continuacin podr escoger el tipo de


exportacin que desea realizar. El formato ms verstil
es Microsoft Excel (en formato MHTML), que genera
un archivo MHTML (HTML codificado con MIME),
que puede ser abierto por navegadores web y por MS
Excel manteniendo la mayor parte del estilo visual, as
como la estructura tabulada de la informacin, por lo
que se recomienda utilizar este formato.

Seguidamente deber guardar el archivo en el directorio y con el nombre que desee


(recuerde mantener la extensin .mhtml). Una vez guardado, se abrir automticamente la
aplicacin registrada para ese tipo de archivos (probablemente, Microsoft Internet Explorer). El
archivo, no obstante, puede abrirse posteriormente sin problemas con Microsoft Excel.

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Lista -> Exportar -> Fichero local

La otra opcin de exportacin a MS


Excel se ejecuta a travs de la opcin del men
superior Lista -> Exportar -> Fichero local .

Si se selecciona esta opcin, Gnesis mostrar la


siguiente ventana de dilogo, donde se indicar la opcin Hoja
clculo para generar un archivo exportado que pueda ser
cargado desde MS Excel. El destino del listado condicionar la
opcin de exportacin ms conveniente:

Sin conversin: use esta opcin para obtener una copia del
listado en texto simple (extensin TXT). Las tablas y
recuadros se mostrarn como guiones y barras verticales.
Es un formato muy adecuado para enviar por correo electrnico, porque ocupa poco y no tiene
peligro de incorporar virus.

Hoja clculo: esta opcin genera un archivo en formato CSV (aunque propone la extensin
XLS), usado habitualmente para su importacin en programas de hoja de clculo, como
Microsoft Excel. No guarda formatos grficos ni de estilo de texto, pero facilita la tabulacin de
datos para hacer operaciones sobre ellos (sumas, filtros, bsquedas, ordenaciones, etc.).

Rich Text Format: usado principalmente para su importacin en procesadores de texto como
Microsoft Word. Tambin puede usarse en ocasiones para importarlo en Microsoft Excel. La
extensin correspondiente es RTF.

Form. HTML: destinado a su publicacin en la web. Preste atencin a los archivos grficos
asociados que pueden guardarse automticamente, que contienen los iconos de partidas abiertas,
vencimientos, etc.

En portapapeles: transfiere al portapapeles aproximadamente la misma informacin que se


genera cuando se exporta en formato de texto simple.

Al pulsar Enter o Gnesis solicita la


ruta y el nombre donde se desea guardar el
fichero con los datos del informe solicitado.
Puede usar el icono redondo de la derecha para acceder a un cuadro de dilogo de apertura de

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archivos prcticamente estndar de Windows, que le permitir navegar por los directorios/carpetas
de su disco duro. Alternativamente, puede escribir directamente la ruta de acceso al directorio
donde quiere guardar el listado exportado.

Junto a la ruta de acceso al directorio, escriba el nombre del fichero que quiere guardar,
terminando el mismo con la extensin XLS, que es la adecuada para los archivos de formato Excel.
Seguidamente pulse el botn Crear o Reemplazar (dependiendo de si ya existe un archivo con el
mismo nombre en el directorio de destino) y Gnesis indicar que la transferencia ha tenido xito
con un mensaje al pie de la pantalla que indica el nmero de bytes transferidos.

Una vez exportado el archivo, debe abrir la aplicacin Excel y, desde dentro de ella, abrir el
archivo en la ruta grabada.

Sistema -> Lista -> Grabar -> Fichero local

Esta opcin de la barra de


mens se encuentra en todos los
informes de Gnesis y su
procedimiento es igual al descrito en
el apartado anterior.

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La opcin Office que aparece en el mismo submen no tiene ninguna relacin con
Microsoft Office y no debe ser usada.

Exportacin a Microsoft Word

En ocasiones, el listado se presenta en pantalla de tal forma que no permite marcar y


seleccionar el texto que contiene. Se distingue a simple vista porque suele incluir el escudo de la
UCM y porque se presenta de una manera que recuerda a un documento .PDF. Ejemplos de este
tipo de listados son el de situacin de fondos, las cartas de pago a acreedores, el listado de ejecucin
total de gastos, etc. Muchos de estos listados se generan en fondo, lo que hace necesario acudir a la
lista de rdenes SPOOL propias.

Se accede a la lista de
nuestras rdenes SPOOL a
travs de la opcin del men
superior Sistema -> rdenes
SPOOL propias . Una vez all,

se visualiza el informe
deseado pulsando en el icono
del TP correspondiente.

Una vez se est visualizando el listado, seleccione en el men superior


la opcin Pasar a -> Visual. Lista . Esto provoca un cambio en la forma de
mostrarse el listado, que a su vez tiene como consecuencia la habilitacin de las

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opciones de exportacin y la posibilidad de copiar y pegar los datos como texto y nmeros tratables
desde otras aplicaciones.

Desde esta pantalla, se realizar el procedimiento detallado en apartados anteriores a travs


de la opcin del men superior Sistema -> Lista -> Grabar -> Fichero local . Puesto que pretendemos
tratar este informe con MS Word, el archivo debe grabarse en formato Rich Text Format (RTF).
Posteriormente, se abrir con Microsoft Word el fichero grabado y podr tratarse por los
procedimientos habituales en el procesador de textos, incluyendo la posibilidad de guardar el
archivo en el formato DOC nativo de MS Word.

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