CURSO: LENGUAJE II

DOCENTES: Liliana Paz Ramos

REDACCIN ADMINISTRATIVA

1. El memorando
1.1. Definicin
Es una comunicacin breve, de carcter interno, muy usada en oficinas pblicas y privadas mediante el cual se transmite un mensaje,
se hace notificaciones, se realiza amonestaciones o breves informes que requieren poco espacio, por eso usualmente se usa hojas A5.
Casas, R. (2006) resalta que el memorando no debe incidir en asuntos que requieren explicaciones prolijas porque eso atentara contra
su principal objetivo: recordar puntualmente un hecho reciente (p. 387).
El memorando es un documento descendente de un superior a un subalterno, quien puede responderle mediante un informe. Tambin
puede circular en forma horizontal entre personal del mismo nivel jerrquico.

1.2. Caractersticas
Un memorando posee las siguientes particularidades:
Es un documento de uso exclusivamente interno.
En su redaccin no debe usarse la primera persona gramatical.
Es un documento especfico y exacto. Es decir, trata por completo el tema planteado.
Utiliza la construccin positiva.
No usa rodeos o circunloquios: Sus oraciones son directas, claras y cortas.
Se redacta usualmente en papel A5.
Existen por lo menos cuatro formatos de memorandos, cuya nica diferencia es la distribucin de los elementos del
encabezamiento. Observa la siguiente tabla:

FORMATO A FORMATO B

Trujillo, 21 de febrero de 2016 Trujillo, 21 de febrero de 2016

MEMORANDO N 001-16-DAH-UPAO MEMORANDO N 001-16-DAH-UPAO
Seor: Ing. Enrique Castillo Ibez Al: Ing. Enrique Castillo Ibez
Jefe de Logstica Jefe de Logstica
Asunto: Rendicin de cuentas Asunto: Rendicin de cuentas

FORMATO C FORMATO D

MEMORANDO N 001-16-DAH-UPAO MEMORANDO N 001-16-DAH-UPAO

A: Ing. Enrique Castillo Ibez Al: Ing. Enrique Castillo Ibez
Jefe de Logstica Jefe de Logstica
De: Dora Castaeda Cedamanos, De: Dora Castaeda Cedamanos,
Directora de Escuela Directora de Escuela
Asunto: Rendicin de cuentas Asunto: Rendicin de cuentas
Fecha: 21 de febrero de 2016 Fecha: 21 de febrero de 2016

1.3. Clases de memorando

Existen dos clases de memorando:
a. Memorando simple. Se utiliza para trasmitir disposiciones, remitir, pedir o transcribir documentos, dar a conocer la realizacin de
actividades o la ejecucin de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario.
b. Memorando mltiple. Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra informacin, en forma simultnea, a varios
destinarios. Tiene las mismas caractersticas que posee el oficio mltiple con la diferencia que se emplea memorando mltiple como
nombre del documento. En algunas entidades lo conocen con el nombre de "memorando circular".

1.4. Recomendaciones a tener en cuenta en la redaccin de un memorando

En la mayora de casos, el texto del memorando est conformado por un solo prrafo por lo que debers:
Usar una frmula de apertura. Esta puede ser: srvase, comunico a Ud., mediante la presente, etc. Ejemplo:
Srvase comunicar a esta Jefatura el reporte de asistencia de Arturo Cotrina Gernimo, correspondiente al mes que
acaba de terminar.
Desarrollar el asunto que motiva el memorando en forma precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos.
Tener en cuenta que el texto del memorando NO posee prrafo de cierre o conclusin. Basta y sobra con usar el directo y corts
Atentamente.
 CURSO: LENGUAJE II
DOCENTES: Liliana Paz Ramos

1.5. Identifiquemos la estructura de un memorando!

Lee el siguiente memorando y deduce cules son sus partes obligatorias.

A) A) Trujillo, 02 julio de 2016

B) B) MEMORANDO MLTIPLE N 117-16-DAH-UPAO
C) Seores: Dr. Carlos Delgado Huamn
C)
Dra. Liliana Ramos Castaeda
D) Asunto: Designacin como jurados en V Concurso Regional de
D)
Declamacin
______________________________________________________________
E) Mediante la presente se les designa como representantes de nuestra
E) universidad en el V Concurso Regional de Declamacin, organizado por la
IE Hermanos Blanco, a realizarse en el auditorio de ese colegio el 1 de julio
del presente a las 9:00 am. Se agradecer la elaboracin de un informe
de participacin para su envo a Oficina de Personal, bajo responsabilidad.
F) Atentamente,
F)

G) 2. El informe G) Dr. Luis Bonilla Mercado

Jefe de Departamento de Humanidades
H) H) C.C.
2.1. Definicin
(1) Archivo
I) (2) Docentes
I) LBM/nac

Destinatario Texto Firma, posfirma y sello Cdigo Antefirma

Con copia Lugar y fecha Asunto Pie de pgina

2. El informe
2.1. Definicin
Es el documento por el cual se hace conocer el avance o culminacin de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerados
de inters dentro de una organizacin. Tiene carcter de declaracin jurada; esto quiere decir que la persona que informa debe hacerlo
con la verdad, de lo contrario podr ser sancionada administrativa y penalmente.
Mateo, M. (2012) resalta que lo ms importante de este documento es que sirve para tomar decisiones y como estas deben ser las
mejores, el informe no solo debe ser veraz sino detallado (p. 277).
Fernndez (2010) destaca su naturaleza tcnica y especializada. Es redactado por un profesional o especialista a solicitud de un mayor
jerrquico o a iniciativa propia para dar cuenta de aquello que se hizo, con qu criterios se realiz y cmo se hizo, qu resultados se
obtuvieron, entre otros.

2.2. Caractersticas
Se utiliza por igual en instituciones pblicas y privadas. Es de carcter interno.
Es un documento vertical, enviado de un subordinado a superior o entre personas que ocupan cargos equivalentes, como parte de la
labor profesional.
Su contenido no depende de la eleccin del informante, sino de las exigencias de una tarea o empleo.
Desarrolla asuntos tcnicos, problemas, incidencias, reconocimientos o labores realizadas por el informante.
Por lo general, puede ir acompaado de fotografas, grficos, tablas, documentos originales, ilustraciones, facturas u otros que
permitan explicar ampliamente el asunto del informe.
Los prrafos son caractersticamente cortos y concisos.
La extensin de un informe depende del tema a desarrollar. Puede ser de una hoja, dos o ms.
Su redaccin es clara, corts y concreta. Sin tecnicismos ni vulgarismos.
Al igual que en el memorando, existen cuatro formas de distribuir los elementos del encabezamiento (revisa las caractersticas del
memorando, tabla de formatos).
En ningn caso, lleva la seccin de con copia o distribucin.
 CURSO: LENGUAJE II
DOCENTES: Liliana Paz Ramos

2.3. Identifiquemos la estructura de un informe!

Lee el siguiente informe y deduce cules son sus partes obligatorias.

A) A) Trujillo, 05 julio de 2016

B) B) INFORME N 001-16-UPAO

C) C) Seor: Dr. Luis Bonilla Mercado

JEFE DEL DEPARTAMENTO ACADMICO DE HUMANIDADES
D)
D) Asunto: Cumplimiento como jurados en V Concurso Regional de Declamacin

E) E) Referencia: MEMORANDO N 177-16-DAH-UPAO, del 2 de julio de 2016

________________________________________________________________________________
F)
F.1) F.1) Tenemos el grado de dirigirnos a Ud. para informarle lo siguiente:
F)

a) Con el memorando de la referencia, se nos design como jurados representantes de nuestra

universidad, en el V Concurso Regional de Declamacin, organizado por la IE Hermanos Blancos.
b) Para ello acudimos el da 01 de julio del presente al local de dicho colegio para cumplir la funcin
designada. As, el concurso empez a las 9:00 a. m. y se extendi hasta las 12:00 m., realizndose
con absoluta normalidad y transparencia. Los ganadores fueron, tal como se detalla a continuacin.
F.2) F.2)
Categora A: Mara Luisa Linares Savedra, IE Santa Rosa.
Categora B: Eduardo Gabriel Neyra Paz, IE San Juan
Categora C: Cristian Andrs Soifer Barraza, IE Repblica de Panam
c) Al trmino de nuestra participacin la Sra. Nury Bazn de Fernndez, directora, expres su
agradecimiento y satisfaccin por el trabajo realizado, enfatizando la alta estima que tienen a la
Universidad Privada Antenor Orrego.
F.3) F.3) Es cuanto informamos a usted.
G) Atentamente,
G)

H) H)
Dra. Liliana Ramos Castaeda Dr. Carlos Delgado Huamn
Docente Docente

Asunto Cdigo Apertura Antefirma Exposicin Firma y posfirma

Cumplimiento Referencia Lugar y fecha Cuerpo Destinatario

esos
2.4. Clases de informe
Al ser el informe una recomendacin basada en datos sustentatorios puede ser estudiado desde diversas perspectivas. As, si tomamos
en cuenta la frecuencia de su presentacin, podemos hablar de informes ordinarios y extraordinarios. Pero si consideramos el contenido
o fondo del informe, podemos clasificarlos en informes de datos e informes de recomendacin. (Cibertec, 2011).

2.4.1. Informe de datos

Este informe transmite informacin a travs de una recopilacin de hechos. Este tipo de informe se subdivide a su vez en:
a. Informativo
Se utiliza para transmitir informacin que se tiene al alcance de la mano. Por ejemplo, presentar un informe sobre imprevistos,
el estado de la maquinaria de una empresa o las existencias de papel que se tienen en almacn, etc.
b. Investigacin
Demanda la bsqueda de informacin de manera fidedigna, ya sea en los expedientes de la compaa o a travs de entrevistas
o encuestas. Por ejemplo, presentar un informe sobre la marcha de los trabajos realizados en una obra, un informe sobre la
comercializacin de un determinado producto, un informe sobre los inconvenientes que se presentaron en las ventas realizadas en
el presente ao, etc.
2.4.2. Informe de recomendacin
Su propsito es aconsejar sobre las medidas que se deben tomar sobre algn hecho o acontecimiento ocurrido dentro de la
empresa. Por ejemplo, el ascenso de un subalterno, que la compaa cambie a un proveedor por otro, un gran proyecto d e
i n v e r s i n , la eleccin de una propuesta, etc.
 CURSO: LENGUAJE II
DOCENTES: Liliana Paz Ramos

2.5. Recomendaciones para la redaccin de un informe

El texto de un informe tiene los siguientes elementos y rasgos:
Frmula de apertura. Podemos usar expresiones como Tengo el honor, tengo el agrado, es grato
Cuando el informe es enviado por iniciativa propia se suele usar: Tengo el grado de dirigirme a Ud. para informarle lo siguiente:
Cuando el informe ha sido pedido por un superior se usa En atencin a lo solicitado por su despacho mediante, cumplo con
informar a Ud., lo siguiente:
Exposicin. Se desarrolla en forma sistemtica el asunto que se comunica. Este desarrollo se organiza en orden cronolgico o
temtico. Las ideas se organizan en prrafos, o mediante ttulos y subttulos. Los cuales pueden enumerarse correlativamente.
Frmula de cumplimiento. La cual finaliza el informe. Es un prrafo separado del resto. La ms difundida: Es todo cuanto tengo
que informar a Ud. para su conocimiento y dems fines.

3. La modernidad en el lenguaje administrativo

En el lenguaje administrativo existe una gran cantidad de expresiones hechas, pero con el paso del tiempo ests se vuelven expresiones
redundantes o arcaicas. Estos clichs administrativos necesitan ser modernizados por expresiones directas y concisas.
Si bien hemos insistido hasta el momento en la importancia de la cortesa y el uso de tratamientos de respeto, no debemos confundir
el lenguaje corts con el lenguaje cortesano. El lenguaje cortesano solo logra que las personas se ubiquen en una posicin de inferioridad.
Tal como seala Bada (2013), las frmulas de cortesa en la Administracin son, y deben ser, solo expresin de urbanidad y correccin
(prr. 3).
Veamos algunos ejemplos de expresiones poco recomendadas hoy en da y sus equivalentes modernos.

EXPRESIONES A EVITAR EXPRESIONES RECOMENDADAS

Srvase ser tan amable de informarme. Srvase informar
Srvase dar a conocer
Le hago de su conocimiento Le comunico
Respetuosamente suplico Solicito
Suplico encarecidamente
Muy seor nuestro y amigo Estimado
Vuestra Ilustrsima (V.I.), Vuestra Excelencia (V.E.),
Excelentsimo (Excmo.) o Ilustrsimo (Ilmo.) Seor, seora
El que suscribe El suscrito
El abajo firmante El firmante
Que creyendo reunir Al reunir
Que estimndose comprendido Al comprender
En mrito de lo expuesto Por lo expuesto

Permtame decirle que estamos sumamente satisfechos Estamos satisfechos

Esperando su respuesta Espero su respuesta

Quedamos de usted Atentamente
Quiero aprovechar esta oportunidad para expresarle mi Agradezco
agradecimiento
Aprovechamos la ocasin para reiterarle las seguridades de Afectuosamente, agradecer su apoyo, agradezco su apoyo
nuestra ms alta consideracin y estima

Con la lectura del cuadro comparativo ltimo, podemos sealar la importancia de trasmitir nuestras ideas de forma directa, sin cometer
redundancias. As mismo, de la importancia de la precisin y la concisin. Por ltimo, en el lenguaje administrativo moderno se evita el uso
del gerundio (esperando haber atendido), por considerrsele obsoleto.
 CURSO: LENGUAJE II
DOCENTES: Liliana Paz Ramos

PRCTICA N 10
MEMORANDO E INFORME

Nombre y apellidos: ________________________________________________________________

Escuela: ______________________________ Fecha: _______________________

1. Lee las siguientes expresiones y modernzalas. S directo y preciso.

EXPRESIONES HECHAS DEBERAMOS USAR

Por medio de la presente me atrevo a informarle a usted que
Me dirijo a usted para informarle sobre los avances hechos en
nuestro proyecto a cargo durante el ltimo semestre de este ao.
Esperando haber atendido su pedido, nos reiteramos sus atentos
y seguros servidores.
Respetuosamente suplico
Sin ms por el momento
Por la presente se le invita a usted para que, en el plazo
improrrogable, enve su informe mensual
En el informe se seala que el recurrente fue [] invitado
reiteradamente a efectuar la prueba de impregnacin alcohlica
en la sangre
Tengo el honor de exponer
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________

2. Cules son las similitudes y diferencias entre un memorando y un informe.

DIFERENCIAS MEMORANDO INFORME

Emisor

Receptor

Clases

Usos o finalidad del

documento

Similitudes
 CURSO: LENGUAJE II
DOCENTES: Liliana Paz Ramos

3. Lee el siguiente caso. Luego, redacta un memorando e informe. No te olvides de determinar qu informacin ir en el memorando y
cul en el informe.
La empresa TERRONES S.A. de esta ciudad, especializada en la venta de electrodomsticos, debe cumplir un pedido muy importante
por campaa navidea, consistente en la compra de 5.000 (cinco mil) hornos microondas. El Gerente General ha enviado un memorando
(MEMORANDO N0234-16-TS.SA) en el que le pide que evale las propuestas de dos reconocidas marcas: OSTER e IMACO. Usted,
como jefe (a) del rea de Presupuesto, debe presentar un informe en el que evale ambas propuestas y determine cul es la ms
adecuada.
As debe considerar los siguientes datos:
1. Los electrodomsticos deben contar, como mnimo, con dos aos de garanta.
2. Los microondas deben tener tres capas de acero.
3. Su empresa cuenta con un monto de $ 50.000 (cincuenta mil dlares americanos) destinados para esa compra.
4. El pedido debe ser entregado, en su totalidad, en un solo embarque.
5. Por la compra se debe recibir un descuento especial del 10% en cada electrodomstico.
Tras una exhaustiva investigacin usted recogi la siguiente informacin:

CRITERIOS OSTER IMACO

Capacidad Mnima: 1.72 litro Mnima: 1 litro
Mxima: 5 litros Mxima: 10 litros
Garanta Un ao Un ao y medio

Material Dos capas de acero Tres capas de acero

Ofertas 10% de descuento en cada producto 10% de descuento en cada producto + un

bono especial
Monto total del pedido $ 48.000 (cuarenta y ocho mil dlares $ 45.000 (cuarenta y cinco mil dlares
americanos) americanos)

Modelos Variados Variados

4. Lee con atencin los siguientes textos. Decide qu documento administrativo es el ms conveniente para tramitar dicho pedido.
Luego realiza todas las correcciones que consideres necesarias (incorpora datos faltantes) y en tu redaccin distribuye la informacin
conforme al formato del documento seleccionado.

TEXTO 1
Se comunica al personal en general que la modalidad empleada para los reclamos, efectuada el 17 del corriente por la maana en la
oficina central, no fue la correcta, por lo que se procede a comunicar un LLAMADO DE ATENCIN a todo el personal que tom esa
medida por abandono de tarea, y, en especial, a los delegados, los cuales conocen la forma correcta de hacer los reclamos. Por lo
expuesto, se proceder, en caso de reiteracin, a dar curso a las sanciones correspondientes.

Memorando Informe
TEXTO 2
En la jornada de inspeccin realizada el da de ayer a los sembros de palta en el sector C3, de la zona a mi cargo, nos enteramos que
el obrero Jess Azabache Sachn sufri un accidente mientras realizaba sus labores de riego al volcarse la carga de un camin sobre
l. Razn por la que se dispuso su traslado al centro de salud ms cercano para su atencin.

Memorando Informe

CRITERIOS DE CALIFICACIN
error ortogrfico,
formato (sangras,

punto por cada

con cohesin y
de su documento

un
tipo de documento

son

o
Redacta el cuerpo

(Se
correctamente el

del

Aplica criterio de
la

documento. Usa los

complementarios si
EN LOS CASOS
PROPUESTOS:

tildacin
presentacin.

TOTAL
coherencia.

puntacin).
mrgenes).
necesarios.
a redactar.

elementos

disminuir
estructura
Identifica

Correcta

Revisin
Respeta

estos

de

0 - 1 0 - 1 0 - 1 0 - 1
CASO A
CASO B
TEXTO 1
TEXTO 2
PUNTAJE FINAL
 CURSO: LENGUAJE II
DOCENTES: Liliana Paz Ramos

4. Proponga casos o situaciones comunicativas en los que pueda utilizar los siguientes documentos:
a. Memorando
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________

b. Informe
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________